Integrantes : Llanos Yoplac Neysser Pezo Mori Jhimi Christian Pillco Noriega Leoncio Luiy Soplopuco Torres Freddy Hubert Vega Casanova Jos Idelso
Tema : Inteligencia Aplicada al Negocio, y la Utilizacin de la Informacin, Gestin del Desempeo Empresarial y los niveles de gestin.
Tarapoto Per
NDICE INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 3 I. INTELIGENCIA APLICADA AL NEGOCIO ................................................................... 4 II. LA UTILIZACIN DE LA INFORMACIN .................................................................... 5 III. GESTIN DEL DESEMPEO EMPRESARIAL. ...................................................... 7 Qu es la gestin Inteligente del Desempeo? ......................................................... 7 Qu elementos tiene? ....................................................................................................... 8 Enfoque Holstico: ............................................................................................................... 8 Transformacin Continua .................................................................................................. 9 Qu se Logra? .................................................................................................................... 9 Cmo se Implementa? .................................................................................................... 10 La Empresa Inteligente: .................................................................................................... 10 Tecnologa: .......................................................................................................................... 10 La nueva Inteligencia Analtica ....................................................................................... 10 Procesos ............................................................................................................................... 11 Procesos cclicos y Gobierno efectivo ......................................................................... 11 Personas: ............................................................................................................................. 11 La cultura de la informacin: .......................................................................................... 11 IV. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS A NIVEL OPERATIVO, TCTICO Y ESTRATGICO ........................................................................................................................ 12 1. Inteligencia de Negocios a Nivel Estratgico ..................................................... 12 Qu es Balanced Scorecard tambin llamados Dashboard? .............................. 13 Herramienta de BI aplicado al nivel estratgico. ....................................................... 14 Balanced Scorecard DEINSA .......................................................................................... 15 2. Estrategia de Negocios a Nivel Tctico ................................................................ 16 Herramienta a nivel tctica de BI. .................................................................................. 16 3. Estrategia de Negocios a Nivel Operativo ........................................................... 17 Herramientas a nivel operativo de BI ............................................................................ 18 Matrix ................................................................................................................................. 18 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 19
INTRODUCCIN
Algo peor que no tener informacin disponible es tener mucha informacin y no saber qu hacer con ella. La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) es la solucin a ese problema, pues por medio de dicha informacin puede generar escenarios, pronsticos y reportes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva. La clave para BI es la informacin y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones. BI apoya a los tomadores de decisiones con la informacin correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La informacin adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa. En la actualidad hay una gran variedad de software de BI con aplicaciones similares que pueden ser utilizados en las diferentes reas de la empresa, tales como, ventas, marketing, finanzas, etc. Son muchas las empresas que se han beneficiado por la implementacin de una sistema de BI, adems se pronostica que con el tiempo se convertir en una necesidad de toda empresa. Vivimos en una poca en que la informacin es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rpido y fcil a informacin til y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es por medio del uso de Business Intelligence o Inteligencia de Negocios.
INTELIGENCIA APLICADA AL NEGOCIO, Y LA UTILIZACIN DE LA INFORMACIN
I. INTELIGENCIA APLICADA AL NEGOCIO En una empresa es necesario tomar decisiones da a da (algunas muy estratgicas) que estn basadas en informacin generada en base a datos reales. Generar esa informacin es la labor de los sistemas de Inteligencia en el Negocio (en ingls, Business Intelligence), en adelante BI (ver glosario). Toda toma de decisiones implica aceptar un riesgo, lo que es indudable es que el objetivo es minimizar ese riesgo. Aqu es donde entran en juego las herramientas de BI. Ellas son las encargadas de transformar los datos corporativos de nuestro sistema de backoffice en informacin. El objetivo de este artculo es dar una introduccin al concepto de BI y a algunas de sus fases a travs de un proyecto de este tipo en el que se opt por las tcnicas OLAP (Online Analitical Processing) para el anlisis de la informacin y para el que se utiliz la metodologa CRISP-DM. Las fases cubiertas en el presente documento son: Preparacin de los datos. Modelado. Evaluacin.
Los sistemas de informacin se dividen de acuerdo al siguiente esquema, representado en la Figura 1:
II. LA UTILIZACIN DE LA INFORMACIN
El objetivo es generar informacin que pueda ser trabajada y analizada de forma intuitiva, ms o menos en tiempo real, y con la posibilidad de integrar diferentes fuentes de datos para ofrecer una visin global que puede ser compartida y distribuida por todos los departamentos de la empresa. No es que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin, se trata de que todo el mundo tenga acceso y genere la informacin que necesita para que su trabajo sea los ms eficiente posible. Aunque este tipo de herramientas llevan existiendo desde hace aos, la mayora ha sufrido importantes procesos de reingeniera para permitir el despliegue de sus funcionalidades a travs de internet. La evolucin ltima de estos productos ha hecho que estn preparados para poder generar un portal como acceso a la informacin desde donde todos los usuarios de la empresa podrn realizar procesos de consulta (query), anlisis, informes, grficos, entre otros. Estamos hablando de un portal, que puede estar totalmente integrado con sistemas de gestin del conocimiento. De esta forma, la organizacin podr crear un modelo comn de informacin que soporte fuentes de datos heterogneas y mltiples aplicaciones, tanto del interior como del exterior de la organizacin. El concepto de BI es lo suficientemente amplio como para que entremos a determinar en detalle los componentes que en l se engloban. En este sentido aqu debemos considerar desde entornos operacionales para la captacin de datos (y esto implica la recogida de datos de diferentes canales), pasando por contenedores de estos datos, y acabando con las herramientas que trabajan para generar la informacin a partir de los datos.
En la Figura 2 se muestra un diagrama de cada uno de estos componentes.
FIGURA 2 - COMPONENTES DEL ENTORNO BI A partir de los sistemas operacionales de una compaa se extrae la informacin relevante y significativa, se limpia, ordena e introduce en un centro de informacin especial, a partir del cual los responsables departamentales y ejecutivos analizan la marcha del negocio utilizando alertas, semforos o mecanismos de anlisis interactivo.
Es necesario limpiar e integrar los datos que proceden de distintas fuentes. Esta funcin, soportada por las herramientas de Extraccin, Transformacin y Carga (en ingls Extraction, Tranformation and Loading), en adelante ETL (ver glosario). Ver Figura 2.
Una vez que se han obtenido los datos, es necesario guardarlos en un contenedor eficaz Esta funcin est cubierta por los gestores de bases de datos que realizan la carga de los mismos, los aceptan comprobando su integridad, los interrelaciona y posteriormente procesa las peticiones realizadas por las consultas del usuario obteniendo como resultado el datawarehouse un datamart (ver glosario). Es el usuario final, quien dependiendo de sus requerimientos, define el tipo de herramientas de anlisis a utilizar, desde el simple query & reporting, que realiza informes predefinidos, hasta la posibilidad de analizar informacin mediante queries ad hoc (OLAP), la implementacin de tcnicas de minera de datos que permiten encontrar normas de comportamiento en los conjuntos de datos analizados, para realizar, por ejemplo, clasificaciones o predicciones, o generar informacin para los EIS (Executive Information Systems), DSS (Decisin Support Systems, Sistemas de ayuda a la toma de decisiones) el BSC (cuadro de mandos integral).
III. GESTIN DEL DESEMPEO EMPRESARIAL.
Competir con Informacin e Inteligencia es un impulsador fundamental de los resultados empresariales en los negocios del siglo 21.
Sin Embargo Las organizaciones han invertido millones en implementar y mantener sistemas de Informacin transaccionales y analticos pero aun no logran obtener todo el valor en el uso de la informacin para actuar sobre los resultados mejorando el desempeo
Qu es la gestin Inteligente del Desempeo? La gestin Inteligente del desempeo es un enfoque organizacional para definir, evaluar, implementar y continuamente mejorar la ejecucin de la estrategia de la organizacin a travs del uso inteligente de la informacin. La mejora del desempeo requiere una cuidadosa integracin en los procesos de planeacin y ejecucin estratgica que estn soportados por informacin relevante y con visin de futuro.
Qu elementos tiene? Enfoque Holstico: Se requiere un enfoque holstico para entregar un cambio paso a paso hacia una organizacin inteligente. Nuestro programa de mejora del desempeo trabaja sobre seis elementos as:
Transformacin Continua Las empresas lderes usan la inteligencia para transformar continuamente su negocio:
Qu se Logra? Los resultados ms importantes que se obtienen son: Entendimiento completo de que produce valor y que destruye valor en la organizacin Alinear la organizacin y los individuos hacia las actividades productoras de valor.
Un lnea clara de entendimiento desde los objetivos corporativos a las actividades operativas
Habilidad para establecer metas correctas.
Cmo se Implementa? La Empresa Inteligente: En la empresa inteligente el enfoque tradicional centrado en aplicaciones y procesos se transforma en el logro de una visin centrada en la informacin que integra los Procesos, las Personas y la Tecnologa.
Tecnologa: La nueva Inteligencia Analtica En la empresa inteligente el enfoque tradicional de la inteligencia de negocios se complementa con nuevas posibilidades para la obtencin y anlisis e Informacin como: los analticos BIG Data, las metodologas agiles y la autogestin de la informacin por el usuario final, lo que permite agilidad y flexibilidad para el uso de la tecnologa de Informacin como un habilitador del desempeo organizacional.
Procesos Procesos cclicos y Gobierno efectivo En la empresa Inteligente la gestin del desempeo es un ciclo continuo que abarca desde la planeacin de las actividades de negocio, la disposicin de recursos en las reas mas rentables hasta el monitoreo del desempeo y la toma de acciones correctivas.
Personas: La cultura de la informacin: En la empresa inteligente la cultura de la informacin se fortalece constantemente poniendo a disposicin del talento humano recursos de aprendizaje adaptables a la forma de aprendizaje, la ubicacin geogrfica y rol del recurso.
IV. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS A NIVEL OPERATIVO, TCTICO Y ESTRATGICO
Se le conoce como inteligencia de negocios o business Intelligence, al conjunto de productos y servicios que permite que los usuarios puedan acceder y analizar de forma rpida y sencilla, a la informacin para su adecuada toma de decisiones a nivel operativo, tctico y estratgico como a continuacin se presenta:
1. Inteligencia de Negocios a Nivel Estratgico La Inteligencia de Negocios a Nivel Estratgico permite que la alta direccin de las empresas pueda analizar y monitorear tendencias, patrones, metas y objetivos estratgicos de la organizacin. Un ejemplo de Inteligencia de Negocios a nivel estratgico lo constituye el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard concepto introducido por Robert Kaplan y David Norton el cual definen como:
"Un esquema de trabajo multidimensional para describir, implementar y administrar estrategia a todo nivel dentro de una empresa, a travs de la vinculacin de objetivos, iniciativas y mediciones a la estrategia de la organizacin"
Con la implementacin de un Cuadro de Mando Integral se obtienen los siguientes beneficios: Promueve la alineacin estratgica de toda la organizacin a partir de la transformacin de la Visin y Estrategia en planes concretos de accin. Fomenta el trabajo en equipo y por consiguiente la colaboracin y la coordinacin al conducir a toda la organizacin hacia la consecucin de la estrategia definida. Facilita la comunicacin de los planes estratgicos a toda la empresa. Integra y sintetiza un gran volumen de datos e indicadores que surgen de la gestin diaria de las operaciones. Desarrolla el conocimiento y el capital humano, bases fundamentales para alcanzar los objetivos estratgicos. Qu es Balanced Scorecard tambin llamados Dashboard? Balanced Scorecard provee una visin de negocios del desempeo global de la organizacin a travs de la integracin de mtricas financieras con indicadores de desempeo relacionadas con clientes, procesos de negocio internos y crecimiento y aprendizaje del personal. La metodologa Balanced Scorecard comienza con una estrategia bien definida y bien comunicada. Incorporados a esa estrategia estn metas y objetivos, las iniciativas que la soportan y los caminos definidos para determinar cmo llegar del estado actual al estado deseado. Una vez que la estrategia y los detalles relacionados han sido definidos, las organizacin puede hacer un mapa e interrelacionar metas y objetivos a travs de las siguientes perspectivas, tal como lo define la metodologa Balanced Scorecard:
Perspectiva Financiera. Esta perspectiva incluye todo los objetivos financieros clave para conducir el desempeo del negocio hacia el estado final deseado.
Perspectiva Cliente. Esta perspectiva incluye todos los objetivos relacionados con clientes, tales como, nivel de servicio, fidelidad del cliente, iniciativas de ventas complementaria (cross-sell) y venta aumentada (up-sell), etc.
Perspectiva de Procesos Internos. Mejora de procesos y tecnologa internos relacionados con los objetivos e iniciativas estratgicos son incluidos en esta perspectiva.
Perspectiva de crecimiento y aprendizaje. Esta perspectiva examina una visin interna de los empleados para establecer planes y patrones de crecimiento a los empleados involucrados en la estrategia.
Herramienta de BI aplicado al nivel estratgico. Delphos, permite implementar de manera clara y concisa el Balanced Scorecard, Administra las organizaciones en sus puntos clave, indicadores, metas y objetivos, de una forma integral, que trabaja coherentemente con la estrategia de la organizacin. Este sistema manda alertas y enva correos electrnicos de forma automtica para que todos los destinatarios designados para recibir la informacin y estn enterados sobre la problemtica y el mensaje llegar de forma automatizada aquella persona con las habilidades y conocimientos listos para darle una solucin, a continuacin se muestra la ficha tcnica de Delphos.
Delphos es la herramienta que ofrecemos para satisfacer las necesidades de Inteligencia de Negocios a nivel estratgico.
Balanced Scorecard DEINSA
Nuestro aliado estratgico DEINSA, ha compilado y traducido toda una serie de documentos publicados por diferentes autores en relacin al Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral Deinsa fue fundada en 1990 con el propsito de desarrollar y comercializar software en el rea de los sistemas gerenciales, donde ha logrado una penetracin muy importante en toda Iberoamrica, siendo lderes en la regin. Deinsa abarca tanto el sector pblico como el privado, proveyendo soluciones de Inteligencia de Negocios y de Control de Gestin, tanto operativa como estratgica, e implementando metodologas como el Cuadro de Mando Integral y el Marco Lgico.
2. Estrategia de Negocios a Nivel Tctico
La Inteligencia de Negocios a Nivel Tctico permite que los analistas de datos y la gerencia media de la empresa utilicen herramientas de anlisis y consulta con el propsito de tener acceso a la informacin sin intervencin de terceros.
Como ejemplo un gerente de ventas recibe un reporte pre-impreso en donde se indica que las ventas de una determinada categora de productos o servicios, se incrementaron de manera inusual con relacin al periodo anterior, una herramienta de anlisis y consulta le permite analizar ste incremento y establecer si el mismo se debe a nuevos productos, nuevos clientes o una estrategia de promociones que haya producido el incremento en la demanda.
Con ste tipo de herramientas tambin se puede determinar si en un perodo especfico es usual o inusual que se produzcan stos comportamientos anormales en la demanda, de manera de poder anticiparnos a ellos y poder aprovechar sta situacin para aumentar el impacto positivo o minimizar el impacto negativo segn sea el caso.
En el siguiente apartado se muestra como la herramienta de Deinsa Funcion sirve de apoyo para el nivel tctico en las empresas BI. Herramienta a nivel tctica de BI. Deinsa Funcion sta herramienta es muy importante desde el punto de gerencial, es de gran ayuda para las siguientes reas: finanzas, auditora, tesorera, planificacin, entre otras. Esta herramienta nos ahorra tiempo en cuanto la elaboracin y generacin de un reporte como un estado financiero, y permite dedicar ms tiempo a su anlisis. A continuacin se detalla la ficha tcnica de para esta herramienta de BI. Sus caractersticas principales son: Ficha tcnica del programa:
3. Estrategia de Negocios a Nivel Operativo
La Inteligencia de Negocios a Nivel Operativo permite que los empleados que trabajan con informacin operativa puedan recibir la misma de una manera oportuna, exacta y adecuada y se componen bsicamente de herramientas de reportes u hojas de clculo con un formato fijo cuya informacin se actualiza frecuentemente.
El nivel de operativo maneja principalmente herramientas de reportes u hojas de clculo con formatos fijos que est en constante actualizacin. Pongamos el ejemplo de un supervisor de ventas cuya principal apoyo para realizar satisfactoriamente su trabajo es una hoja de clculo, para que monitoree que se cumplan las cuotas de ventas de los vendedores que estn a su cargo, una delas columnas tendra informacin fija (cuota de ventas) y la siguiente columna donde se anoten los datos diarios de ventas ( en trminos monetario) de cada uno de sus vendedores y con stos datos puede realizar un anlisis y tomar decisiones respecto a las metas que cumple cada trabajador o en su caso sus deficiencias. Herramientas a nivel operativo de BI Matrix Es una plataforma de infraestructura convergente del sector, lo que significa que es una nube virtual, que se relaciona con el almacenamiento de datos para entregar la mejor solucin integral. Se adapta a las demandas de las empresas dinmicas y modifica infraestructuras complejas en minutos y no en meses, como ocurre en la vida real. Y entrega soluciones de los anlisis que se solicita al programa. Caractersticas del programa
Matrix es una herramienta que satisface las necesidades de Inteligencia de Negocios a nivel operativo. CONCLUSIONES La inteligencia de los negocios es utilizada por un gran nmero de empresas a nivel mundial. Son tecnologas vitales para muchas empresas que manejan datos tan complejos y dinmicos que sera inexacto e incluso riesgoso trabajar manualmente. A de ms que una de sus ventajas es que disminuye el tiempo de elaboracin, para que la alta gerencia, tenga el tiempo necesario para analizarlas. Los productos de BI, son muy similares, sin embargo se seleccionan en base a las necesidades de cada empresa.