CONTROL INTERNO

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Antecedentes y origen.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la
partida doble, que fue una de las medidas de control, pero
que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios
se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados
para la proteccin de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del
crecimiento econmico de los negocios, implic una mayor
complejidad en la organizacin y por tanto en su
administracin.

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Qu es el Control Interno?

El Control Interno es la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa, es decir,
que las actividades de produccin, distribucin,
financiamiento, administracin, entre otras son regidas
por el control interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policaco o de carcter
tirnico. El mejor sistema de control interno, es aquel
que no daa las relaciones de empresa a clientes y
mantiene en un nivel de alta dignidad humana las
relaciones de patrn a empleado.

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La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin
de los negocios, de su efectividad depende que la administracin obtenga
la informacin necesaria para seleccionar de las alternativas, las que
mejor convengan a los intereses de la empresa.

El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y
condiciones de cada empresa.
El control interno se define, segn las Normas y Procedimientos de
Auditora, as:

"Est representado por el conjunto de polticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr
los objetivos especficos de la entidad".

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Cul es el objetivo de un sistema de control
interno?
Tiene varios objetivos como:
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las polticas de operacin sobre
bases ms seguras.
Comprobar la correccin y veracidad de los informes
contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la
adherencia a las normas fijadas por la administracin.

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El control interno, segn se discute en la NIA 315, consta de los siguientes
componentes:
1) El ambiente de control.
2) El proceso de evaluacin del riesgo por la entidad.
3) El sistema de informacin y la comunicacin.
4) Actividades de control.
5) Monitoreo de controles.

La divisin del control interno en los cinco componentes proporciona un
marco de referencia til para que los auditores consideren cmo pueden
afectar la auditora los diferentes aspectos del control interno de una
entidad.
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1- AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control incluye las actitudes, conciencia y acciones
de la administracin y de los encargados del gobierno corporativo,
respecto a la transparencia.

El ambiente de control abarca los siguientes elementos:
a) Comunicacin y ejecucin de la integridad y los valores
ticos
b) Compromiso con la competencia (conocimiento y
habilidades para lograr tareas que definen el puesto)
c) Participacin de los encargados del gobierno corporativo.
d) Filosofa y estilo operativo de la administracin.
e) Estructura organizacional
f) Asignacin de autoridad y responsabilidad
g) Polticas y prcticas de recursos humanos

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2- EL PROCESO DE EVALUACIN DEL
RIESGO POR LA ENTIDAD

El proceso de evaluacin del riesgo por la entidad, es su proceso
para identificar y responder al riesgo de negocio y los resultados
consecuentes.

Para fines de informacin financiera, el proceso de evaluacin
del riesgo por la entidad incluye:
a) Cmo identifica la administracin los riesgos relevantes para
la preparacin de estados financieros
b) Cmo estima su importancia,
c) Cmo evala la probabilidad de su ocurrencia y
d) Cmo decide las acciones para manejarlos.

Los riesgos pueden surgir o cambiar debido a circunstancias
como las siguientes:
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a) Cambios en el entorno de operaciones.
b) Personal nuevo.
c) Sistemas de informacin nuevos o renovados
d) Crecimiento rpido
e) Nueva tecnologa
f) Nuevos modelos
g) Reestructuraciones corporativas
h) Operaciones extranjeras en expansin
i) Nuevos pronunciamientos contables
3- Sistemas de informacin y comunicacin
Un sistema de informacin consiste de infraestructura
(fsica y componentes de hardware), software, personas,
procedimientos y datos.

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Muchos sistemas de informacin hacen uso
extenso de tecnologa de la informacin (TI)

Consecuentemente, un sistema de informacin abarca mtodos y
registros que:
a) Identifican y registran todas las transacciones vlidas.
b) Describen oportunamente las transacciones con suficiente
detalle para permitir la clasificacin apropiada de las
mismas para la informacin financiera
c) Miden el valor de las transacciones en una manera que
permite registrar su valor monetario apropiado en los EF
d) Determinan el periodo de tiempo en que las transacciones
ocurrieron para permitir registrar las transacciones en el
ejercicio contable apropiado
e)Presentan de manera apropiada las transacciones y
revelaciones relacionadas en los estados financieros



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4- Actividades de control
Actividades de control son las polticas y procedimientos
que ayudan a asegurar que las directrices de la
administracin se llevan a cabo, por ejemplo: que se
toman las acciones necesarias para atender a los riesgos
que amenazan el logro de los objetivos de la entidad. Las
actividades de control, tienen objetivos diversos y se
aplican a diversos niveles organizacionales y funcionales.

Generalmente, las actividades de control que pueden ser
relevantes para una auditora pueden categorizarse como
polticas y procedimientos correspondientes a lo
siguiente:
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a) Revisiones de desempeo
b) Procesamiento de informacin
c) Controles fsicos
d) Segregacin de deberes

5- Monitoreo de controles
Una importante responsabilidad de la administracin es
establecer y mantener el control interno de manera
continua.
El monitoreo de los controles por la administracin
incluye considerar si estn operando como se plane y
que stos se modifican segn sea apropiado por cambios
en las condiciones.
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El monitoreo de los controles es un proceso para evaluar la calidad
del desempeo del control interno despus de un tiempo. Implica
evaluar el diseo y operacin de los controles de manera puntual y
tomar las acciones correctivas necesarias.

El monitoreo se hace para asegurar que los controles siguen
operando de manera efectiva. Por ejemplo, si la puntualidad y
exactitud de las conciliaciones bancarias no se monitorean, es
probable que el personal deje de prepararlas. El monitoreo de los
controles se logra mediante actividades continuas de monitoreo,
evaluaciones separadas, o una combinacin de ambas

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EL CONTROL INTERNO EN LA AUDITORA DE
ESTADOS FINANCIEROS

Al estudiar las normas de auditora se concluye, que el
Contador Pblico debe efectuar un estudio y evaluacin
adecuados del control interno existente en la empresa
que examina, con el fin bsico de determinar la confianza
que puede asignar a cada fase y actividad del negocio,
para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha
de dar a sus pruebas de auditora.

El estudio de la evaluacin del control interno, tienen
como objeto primario la formulacin de un programa de
auditora, que al ejecutarse permite al Contador Pblico
emitir un dictamen sobre los estados financieros.

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El fin de la revisin de los procedimientos de contabilidad y de
control interno, es averiguar cules son los procedimientos
empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente,
como base para determinar el alcance del examen.

La revisin no termina con las investigaciones realizadas al principio
de la auditora sino que continan en el transcurso de ella.

Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificacin que
pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema
existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de
memorndums de sugerencias, conteniendo las deficiencias
localizadas en la organizacin del negocio.

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ESTUDIO Y EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO


El control interno comprende el plan de organizacin y todos los
mtodos y procedimientos que en forma coordinada se
adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos,
verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin
financiera y la complementaria administrativa y operacional,
promover eficiencia en la operacin y provocar adherencia a
las polticas prescritas por la administracin.
El estudio del control interno tiene por objeto conocer
como es dicho control interno, no solamente en los
planes de la direccin sino en la ejecucin real de las
operaciones cotidianas.


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La evaluacin del control interno es la estimacin del auditor, hecha sobre los datos
que ya conoce a travs del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales,
del grado de efectividad que ese control interno suministre.

De este estudio y evaluacin, el Contador Pblico podr desprender la naturaleza
de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello depender la extensin
que deba dar a los procedimientos de auditora empleados y la oportunidad en que
los va a utilizar para obtener los resultados ms favorables posibles.

Formas de hacer el estudio y evaluacin del control interno

Mtodos:
a) Mtodo Descriptivo o de memorndum.
b) Mtodo Grfico.
c) Mtodo de Cuestionario.


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MTODO DESCRIPTIVO:

Consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos
utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas
que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o
registros contables relacionados con esas actividades y
procedimientos.

La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen,
nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad

Detallar ampliamente por escrito los mtodos contables y
administrativos en vigor, mencionando los registros y formas
contables utilizadas por la empresa, los empleados que los
manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto
perciben por sueldos, etc.
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La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el
Contador Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que
sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensin en la aplicacin de este procedimiento depender desde
luego de la prctica y juicio del Contador Pblico observada al respecto, y que
puede consistir en:
a) Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que
cubran todos los aspectos de su revisin
b) Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a
las deficiencias del control interno encontradas y deben ser
mencionadas en sus papeles de trabajo, tambin cuando el control
existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.
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Ventajas:
El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un
mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un ndice de eficiencia.

MTODO GRFICO
Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a
travs de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas
las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
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Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o
aspectos donde se encuentran debilidades de control, an cuando
hay que reconocer que se requiere de mayor inversin de tiempo
por parte del auditor en la elaboracin de los flujogramas y
habilidad para hacerlos.

VENTAJAS
Proporciona una rpida visualizacin de la estructura del negocio.

DESVENTAJAS
Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o
no cubre las necesidades del Contador Pblico.
Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que
se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros mtodos.

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MTODO DE CUESTIONARIOS
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor,
los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las
operaciones y quin tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas
indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las
respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido.

VENTAJAS
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si
algn procedimiento se alter o descontinu. Es flexible para conocer la mayor
parte de las caractersticas del control interno.



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DESVENTAJAS

El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes; si no existe una idea completa del por qu de
estas respuestas.

Su empleo es el ms generalizado, debido a la rapidez de la
aplicacin.

De los mtodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con
relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
Para cubrir ese vaco se presenta un cuarto mtodo:

DETECCIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectar
funciones incompatibles del personal involucrado en la operacin,
administracin, control y marcha de la entidad sujeta a auditora.

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EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO

1- DISPONIBLE

A- OBJETIVOS DEL EXAMEN
Objetivos generales
1. Verificar la correcta valoracin de acuerdo con
principios de contabilidad generalmente aceptados y su
adecuada presentacin en los estados financieros. Y
2. Obtener seguridad razonable acerca de:
a) Todos los conceptos relacionados con el disponible han
sido estimados adecuadamente.
b) Los valores correspondientes a las cuentas del
componente estn debidamente clasificados y revelados
de acuerdo a sus condiciones.

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OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Verificar la existencia fsica de los recursos de liquidez
inmediata con que cuenta la entidad
2. Determinar si los fondos y depsitos que se presentan dentro de
rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones bsicas de
disponibilidad.
3. Comprobar si se presentan todos los fondos y depsitos
existentes
4. Determinar si los fondos de efectivo y de depsitos a la vista que
se representan en los estados financieros son autnticos
5. Examinar el manejo adecuado de los procedimientos
polticas
y prcticas que se siguen en la administracin de los recursos
de liquidez
6. Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del
efectivo

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B- CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/20XX
Fecha de evaluacin: Enero de 20XX
Fecha de elaboracin: Febrero de 20XX
CRITERIOS DE EVALUACIN SI- NO- N/A OBSERVACIN

1. CAJA
1.1 Proteccin
1.1.1 La dependencia de caja es un rea restringida.
1.1.2 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus
documentos.
1.1.3 Es conocida la clave por personal deferente al cajero,
tesorero y gerente.


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1.1.4 Se conservan en la caja fuerte los ingresos del da,
hasta su depsito en bancos.
1.1.5 Se encuentran con plizas de manejo el tesorero y el
cajero.
1.1.6 Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de
las cuentas con cheques, detallando claramente los
nombres de los responsables.
1.1.7 Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los
comprobantes que soportan tanto ingresos como
egresos.
1.1.8 Son adecuados los custodios para salvaguardar
fsicamente el dinero en operacin

1.2 Entrada de ingresos
1.2.1 Los valores recibidos diariamente son ingresados a caja.

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1.2.2 Son registrados en respectivo libro.
1.2.3 Se expiden los respectivos recibos de caja.
1.2.4 Estn debidamente clasificados de acuerdo a su
naturaleza los ingresos.
1.2.5 Estn debidamente registrados los ingresos en libro
auxiliar.
1.2.4 Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser
recibidos para evitar que se cobren en efectivo
1.2.5 Son adecuados los controles para asegurar que se
cubren las mercancas, servicios entregados o vendidos.
1.2.6 Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de
no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.
1.2.7 Se listan los cheques y otros valores recibidos por
correspondencia por una persona diferente al cajero
antes de entregrselos a este.
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1.3 Recibos de caja o facturas
1.3.1 Se expiden los recibos de caja al momento de
efectuarse la recepcin de valores.
1.3.2 Existe numeracin consecutiva y prenumerada.
1.3.3 Los recibos anulados son conservados en forma
consecutiva.
1.3.4 Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.
1.3.5 Se confrontan los valores estipulados en nmeros y
letras.
1.3.6 Se confrontan los originales con las copias
posteriormente.

1.4 Arqueos
1.5.1 Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos
recaudados.
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1.5.2 Existen formatos apropiados para realizar los arqueos.
1.5.3 Existen medidas correctivas cuando se presentan
inconsistencias.

2. BANCOS

2.1 Apertura de cuentas
2.1.1 Son autorizadas por la junta directiva cada una de las
cuentas corrientes.
2.1.2 Estn registradas a nombre de la entidad las cuentas de
cheques que se manejan en ella.
2.1.3 Son estudiados los servicios prestados por cada uno de
los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente.
2.1.4 Las firmas giradoras estn debidamente autorizadas.
2.1.5 Las cuentas corrientes tienen destinacin especfica
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2.2 Proteccin
2.2.1 Es verificado el nmero de cheques, al momento de
entregadas cada una de las chequeras por parte del
banco.
2.2.2 Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en
blanco.
2.2.3 Se encuentran debidamente protegidos los cheques
girados y no cobrados.
2.2.4 Se encuentran debidamente custodiados los diversos
sellos restrictivos
2.2.5 Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde
aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.
2.2.6 Se mantienen permanentemente actualizado, en el
banco y en las oficinas de la entidad, el registro y
autorizacin para expedir cheques.

2.2.7 Se encuentran archivados en orden secuencial los
cheques anulados.

2.3 Giro de cheques
2.3.1 Estn prenumerados todos los cheques.
2.3.2 Se giran en orden secuencial
2.3.3 Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja
menor.
2.3.4 Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.
2.3.5 Existe verificacin de soportes antes del giro.
2.3.6 Se realiza verificacin de cifras y nmeros antes de su
firma.
2.3.7 Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer
beneficiario.
2.3.8 Existe ms de una firma en el giro de pagos por cheque.
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2.3.9 Se expiden cheques con firmas mancomunadas
2.3.10 Se realiza confirmacin telefnica por parte del
banco para pagos por sumas superiores a $500.000.
2.3.11 Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la
vista.
2.3.12 Son entregados los cheques previa presentacin de la
respectiva autorizacin del beneficiario.
2.3.13 Existen horarios y das especiales para la entrega de
cheques.
2.3.14 Se utiliza sello protector de cheques.
2.3.15 Existe alguna clase de poltica que contemple la
posibilidad de cancelar en un tiempo determinado
aquellos cheques en trnsito que no hayan sido
cobrados.

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2.4 Conciliaciones
2.4.1 Se realizan conciliaciones de manera peridica.
2.4.2 Se descuentan oportunamente las notas dbito.
2.4.3 Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.
2.4.4 El funcionario que realiza el pago y el que concilia son
diferentes.
2.4.5 Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las
conciliaciones.

3. GENERALES A CAJA Y BANCOS
3.1 Estn separadas adecuadamente las actividades de
ingresos y egresos.
3.2 Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias,
en lo relacionado al dinero en operacin.
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3.3 Las monedas extranjeras propiedad de la entidad , se
valan, para efectos del balance general, a precios de
cotizacin a la fecha del referido.

Al final de este anlisis se espera que el auditor o la persona
que est realizando la evaluacin empresarial de la gestin y
el cumplimiento de los controles, pueda tener una clara visin
de la entidad y su comportamiento frente al rubro del
disponible.

La informacin que se recopile de ste examen es vital para la
toma de decisiones del auditor y por ende de la gerencia.

El examen que el auditor realiza del disponible no debe
estructurarse sobre un sistema de control dbil o sobre
procedimientos que afecten el ptimo funcionamiento de
esta dependencia

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