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1. Objetivo do manual

O objetivo do Portal de Notas Fiscais permitir a troca de informaes relativas gesto
de Documentos de Pagamentos (Notas Fiscais, Faturas de Cobranas e Outros
documentos) com os fornecedores da Brasil Telecom e promover o controle do processo
de pagamento.
O acesso ao sistema atravs da Internet, de forma rpida, segura e eficaz, dinamizando
e facilitando o processo pagamento.
Este aplicativo est integrado ao sistema de gesto empresarial da Brasil Telecom
permitindo a administrao eficiente do processo.
As principais funcionalidades do Portal de Notas Fiscais so:
Agregar maior controle nas reas envolvidas (Controladoria / reas Gestoras do
Contrato / Contas a Pagar / Fornecedor).
Follow-up das Notas Fiscais reduzindo as ocorrncias de extravios;
Acompanhamento do status das Notas Fiscais disponibilizadas na WEB;
Gesto do processo de pagamento das Notas Fiscais objetivando a equiparao
entre o contas a pagar da Brasil Telecom e o contas a receber do fornecedor.
Mapeamento das alteraes do documento (workflow), desde o momento do
protocolo na CRD, at o registro da Nota Fiscal na contabilidade da Brasil
Telecom/Coligadas.

2. Pr-Requisitos

Acesso a internet.
Possuir login e senha de acesso ao sistema.
Ser colaborador/estagirio ou prestador de servios da Brasil Telecom/Coligada
(acesso interno).
Ser fornecedor/parceiro da Brasil Telecom/Coligada (acesso externo).




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3. Termologia

Portal de Notas Fiscais: Ferramenta utilizada pela BrT que propicia a CRD e Fornecedores
o acesso via internet para insero e visualizao de documentos, permitindo a troca de
informaes relativas gesto do processo de pagamento, de forma rpida, segura e eficaz,
dinamizando o processo de recebimento de documentos.

CRD: Central de Recebimento de Documentos. rea da Brasil Telecom designada para
recebimento de todos os documentos de pagamento (Nota Fiscal, recibos, RPAs etc.). Na
CRD tambm realizada toda a logstica de movimentao/trnsito de documentos, tanto
para o arquivo da Brasil Telecom, quanto para devoluo ao fornecedor (quando
necessrio).

Nota Fiscal: o documento que comprova a existncia de um ato comercial (compra e
venda de mercadorias ou prestao de servios). Tem a necessidade maior de atender s
exigncias do Fisco, quanto ao trnsito das mercadorias e das operaes realizadas entre
adquirentes e fornecedores.

Outros Documentos: Documento utilizado para realizar o pagamento de servios
prestados por pessoa fsica/jurdica ISENTA DE EMISSO DE NOTA FISCAL. (Exemplo:
Nota de dbito para cobrar reembolso de despesas, Recibo de patrocnio, RPA Recibo de
Pagamento Autnomo etc.).

Invoice: Documento comercial que formaliza uma operao de compra e venda com o
exterior, contendo quantidade, preo e condies de pagamento de mercadorias ou servios
prestados

SAP/R3: Designao dada ao sistema de gesto utilizado pelo grupo Brasil Telecom.

Fornecedor: Qualquer organizao que fornea bens e servios. A utilizao desses bens
e servios pode ocorrer em qualquer estgio de projeto, produo e utilizao de produtos.
Assim, fornecedores podem incluir distribuidores, revendedores, prestadores de servios
terceirizados, transportadores, contratados e franquias. So tambm fornecedores e
prestadores de servios das reas de sade, treinamento e educao.

Gestor Fsico: Colaborador que cria as requisies de compras conforme necessidade da
rea. Realiza a gesto fsica e financeira do contrato/pedido. Responsvel pela criao e
acompanhamento dos pedidos de compras vinculados ou no a contrato.

Requisio de compra: o documento criado no sistema SAP/R3 para solicitar a compra
de materiais ou servios, junto a rea de compras da Brasil Telecom, com a finalidade de
emitir contrato ou pedido, podendo ser criada por todas as reas da empresa.





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Pedidos de compra: o documento que autoriza o fornecedor a proceder entrega de
materiais e/ou a prestao de servios. Os pedidos de compras devem ser emitidos pelo
sistema SAP, numerados automaticamente com um nico seqencial para todos os tipos e
filiais/coligadas. Os Pedidos de Compras podem ser ou no vinculados a um contrato.

PADA: Poltica de Aladas e Delegao de Autoridade (Brasil Telecom)

DELF: Documento Eletrnico de Liberao Financeira. (Realiza MIGO e MIRO)

AF: Aceite Fsico. No SAP/R3 h duas transaes para realizao do pagamento por parte
do gestor fsico do contrato/pedido (Aceite Fsico operacional e Aceite Fsico gerencial).

Recebimento Fsico (MIGO): Consiste no recebimento de materiais adquiridos pela BrT e
seu posterior registro no Sistema SAP/R3 efetivando a entrada do material no Centro ou
Deposito, contabilizando previamente na conta contbil de estoque, investimento ou
despesa, contra uma conta transitria

Recebimento Fiscal (MIRO): Consiste na efetivao do recebimento fiscal do material e/ou
servios no Sistema SAP/R3, registra contabilmente os valores para pagamento da referida
obrigao aos fornecedores, os lanamentos dos impostos incidentes, baixando a conta
transitria de recebimento, se for o caso, efetuando os respectivos lanamentos nos Livros
Fiscais conforme a obrigatoriedade.

ISS: Imposto sobre Servios. O Imposto Sobre Servios de Qualquer Natureza (ISSQN), de
competncia dos Municpios e do Distrito Federal, tem como fato gerador a prestao de
servios constantes da lista anexa Lei Complementar 116/2003.

Cdigo IBGE: o cdigo de municpio.





Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 5 / 1
4. Acesso ao Portal de Notas Fiscais

O acesso ao portal de notas fiscais feito via internet, atravs do endereo eletrnico:

http://e-nf.brasiltelecom.com.br/portalNF/

H um link especfico conforme demonstrado na figura abaixo.

O usurio deve preencher os dados solicitados e clicar no boto .



Login dos USUARIOS:

O login e senha inicial sero informados por e-mail, diretamente ao solicitante, quando o
cadastramento for feito pela Brasil Telecom.

O login no sistema ser efetuado da seguinte forma:
LOGIN:
TR + 6 primeiros dgitos do CPF.
SENHA:
A senha inicial composta pelos 4 primeiros dgitos do CPF
Aps o login inicial, obrigatria a troca de senha;
A tentativa de login com senha errada por 3 vezes consecutivas, bloqueia o
usurio, necessitando a solicitao do desbloqueio da mesma.

* Login: TR 123456
* Senha Inicial: 1234.

As solicitaes de bloqueio/desbloqueio de usurios no Portal de Notas Fiscais devem
ser realizadas atravs do endereo eletrnico: ggiportalnf@brasiltelecom.com.br




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 6 / 1
4.1. Como solicitar acesso ao Portal de Notas Fiscais.















As solicitaes de bloqueio/desbloqueio de usurios no Portal de Notas
Fiscais devem ser realizadas atravs do endereo eletrnico:
ggiportalnf@brasiltelecom.com.br




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 7 / 1
5. Utilizando o Portal de Notas Fiscais


Para acessar o sistema necessrio o preenchimento do login e senha:


Tela inicial do sistema.





Aps a autenticao do usurio, o sistema estar apto para utilizao, conforme perfil de
acesso atribudo.























Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 8 / 1
5.1. Utilizando o sistema

A pgina inicial do Portal de Notas Fiscais contm diversos documentos para realizao
de Download, que podem ajudar ao fornecedor e gestor do contrato a entender os
procedimentos adotados pela Brasil Telecom.
O sistema disponibilizar 04 (quatro) opes de menu para que o usurio possa realizar
cadastros e consultas de documento de pagamento.
Veja figura abaixo:







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5.2 Registro de documentos
Etapas do processo manual de insero de documentos pelo Fornecedor:

NOTAS FISCAIS:

Clicar no boto no menu Documento:

Tela de insero das Notas Fiscais:

Nesta tela o usurio dever preencher os campos com as informaes constantes na nota
fiscal. No caso de existir mais de um item para a mesma nota fiscal, clique no campo
Inserir Novo Item, para a insero dos mesmos (veja a indicao abaixo).
Aps o preenchimento dos dados clique no boto salvar.








Caso a NF contemple mais de um item
do pedido de compras, o usurio deve
clicar neste boto para incluir novo




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 10 / 1
OUTROS DOCUMENTOS

Clicar no boto no menu Documento:

Tela de insero de Outros documentos:

Nesta tela o usurio dever preencher os campos com as informaes constantes no
documento. No caso de existir mais de um item para um mesmo documento, clique no
campo Inserir Novo Item para a insero dos mesmos (veja a indicao acima).
Aps o preenchimento dos dados clique no boto salvar.



Caso a NF contemple mais de um item
do pedido de compras, o usurio deve
clicar neste boto para incluir novo




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 11 / 1
ATENO: Somente os campos habilitados so de preenchimento obrigatrio:

NOTA FISCAL

N Pedido; (55xxxxxxxx)
Contrato;
Documento Eletrnico (sim/no)
Tipo de Nota (material/servio/mista)
CNPJ do Fornecedor;
Nmero da NF;
Srie;
Data de Emisso; (dd/mm/aaaa)
Valor Total da NF; (valor bruto da nota fiscal)
CNPJ do destinatrio; (CNPJ da Brasil Telecom/Coligada);
Filial (sigla da empresa BrT)
Modelo. da NF

Caso a nota fiscal seja do tipo SERVIO, o sistema apresentar mais estes campos
para preenchimento:
Incidncia de ISS?; (sim/no)
Base Clculo ISS ;
Alq. ISS (%);
Cdigo IBGE; (a lista com todos os cdigos dos municpios encontra-se na pgina
inicial do sistema, atravs do link Download do Novo layout do arquivo de carga.

Caso a nota fiscal seja do tipo MISTA, o sistema apresentar mais estes campos para
preenchimento:
Valor Servio;
Valor Material;

ITENS
N de item (10,20,30, ...);
Quantidade;
Valor Total do item (com Imposto); O somatrio dos valores dos itens deve ser
igual ao valor total da nota fiscal.




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 12 / 1
Orientao com relao a incluso da SRIE da Nota Fiscal no Portal de Notas Fiscais:


1) No momento do cadastro da Nota Fiscal no Portal de Notas Fiscais, no campo 'srie',
SEMPRE dever ser inserido a srie descriminada na prpria Nota Fiscal.

2) Para os casos onde no consta a srie na Nota Fiscal, a CRD dever seguir a regra abaixo:

- NOTA FISCAL - MATERIAL: Utilizar srie "U"
- NOTA FISCAL - SERVIO: Utilizar srie "99"
- NOTA FISCAL - MISTA: Utilizar srie "U"





Campos adicionais para preenchimento (Unidade de propriedade):

Para atender as Resolues 396 e 447 da Anatel no tocante aos registros dos Ativos
Imobilizados, estaremos acrescentando os seguintes campos ao registro dos itens das
Notas Fiscais no Portal de Notas, quando tratar-se de equipamento considerado Unidade
de propriedade (UP):

Descrio do Equipamento;
Marca / Modelo / Tipo;
Capacidade;
Unidade de Medida da Capacidade;
Fabricante;
Nmero de Srie do Equipamento.

Esses novos campos devero ser preenchidos somente para os itens de equipamentos
considerados UP's - Unidades de Propriedades, sendo que o Nmero de Srie ser
obrigatrio para as UP's consideradas "Marcveis".
Para facilitar o entendimento e a correta identificao dessas UP's, ser disponibilizado
no Portal de Notas uma um relatrio de pedidos de compras, onde identificado se o item
do pedido indicador de UP ou no.

H disponibilizado na pgina inicial do sistema uma tabela com as Unidades de Medidas
da Capacidade para padronizao dos cdigos a serem utilizados.




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 13 / 1
ATENO: Somente os campos habilitados so de preenchimento obrigatrio:

OUTROS DOCUMENTOS

N Pedido; (55xxxxxxxx)
Contrato;
Tipo de Documento (outros ou RPA Recibo de Pagamento Autnomo)
CNPJ do Fornecedor;
Nmero do Documento;
Data de Emisso; (dd/mm/aaaa)
Valor Total do Documento; (valor bruto do documento)
CNPJ do destinatrio; (CNPJ da Brasil Telecom/Coligada);
Filial (sigla da empresa BrT)

Caso o documento seja do tipo RPA o sistema apresentar mais estes campos para
preenchimento:
Incidncia de ISS?; (sim/no)
Base Clculo ISS ;
Alq. ISS (%);
Cdigo IBGE; (a lista com todos os cdigos dos municpios encontra-se na pgina
inicial do sistema, atravs do link Download do Novo layout do arquivo de carga.

ITENS
N de item (10,20,30, ...);
Quantidade;
Valor Total do item (com Imposto); O somatrio dos valores dos itens deve ser
igual ao valor total da nota fiscal.









Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 14 / 1
5.3. Upload de Notas Fiscais Entrada por arquivo texto

Tela inicial do Upload do Arquivo de Notas Fiscais

Clicar no boto





Para carregar o arquivo, o usurio pode digitar o caminho do diretrio no qual se encontra
seu arquivo de carga, ou poder clicar no boto
Logo aps essa ao, aparecer uma nova tela na qual o usurio dever indicar o
caminho onde est armazenado o referido arquivo. Ento basta dar um clique em:
para concluir o carregamento (upload) do arquivo.

O boto enviar arquivo ser usado
para Salvar o Arquivo de Carga.




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 15 / 1
5.4. Consulta de documentos que foram inseridos por meio de arquivo de carga
(Entrada por Arquivo)

Esta opo permite a consulta dos documentos que tiveram seu registro realizado por
meio de arquivo de carga (arquivo txt.)
Para iniciar a pesquisa:
Clique no boto






Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 16 / 1
Lembramos que os dados contidos no arquivo de carga devem seguir as definies
contidas no arquivo de layout de carga, exibida na pgina inicial do sistema.
Tambm consta modelo do arquivo de carga para notas fiscais (com e sem Unidade de
Propriedade UP).








Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 17 / 1
6. Consulta de documentos no sistema

O usurio deve clicar no boto para o sistema apresentar a tela de
consulta.
Aps preenchimento dos dados relativos ao documento (campos contidos na figura)
usurio deve clicar no boto para iniciar a pesquisa.

Tela inicial da consulta.















Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 18 / 1
TELA APS CONSULTA

Caso o usurio deseje observar os detalhes do documento, dever clicar no nmero
correspondente, no campo N da Nota Fiscal. (Ver indicao abaixo).







Clique no nmero da nota
fiscal para visualizar detalhes
do documento




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 19 / 1
TELA COM DETALHES DO DOCUMENTO CONSULTADO















Se o recebimento fsico da nota no foi realizado pela CRD, e a nota fiscal
encontra no status Documento Registrado pelo Fornecedor. Nesta
etapa o usurio poder modificar alguns dados que no estejam de acordo
com o documento e salvar novamente.




Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 20 / 1
6.1 Consultas de pagamentos e pedidos de compras

O sistema disponibiliza no menu RELATRIOS, consultas referente a:

Veja figura abaixo:





Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 21 / 1
6.2 Fluxo do processo de pagamento das empresas do Grupo Brasil Telecom.







Gerncia de Gesto Integrada Julho/2008 22 / 1
7. Perguntas Freqentes
Para os tipos de dvidas mais comuns, elaboramos um documento com as
Perguntas Freqentes que esto disponveis atravs de link no Menu. O usurio
dever utilizar essa opo e verificar se sua dvida no atendida antes de enviar
mensagem atravs do Fale Conosco.

8. Fale Conosco
Caso as dvidas no sejam sanadas atravs do menu Perguntas Freqentes ou no
Manual, o usurio poder utilizar essa opo para encaminhar suas dvidas
Brasil Telecom (Gestor do sistema).