2.1 ORIGEN, ESTRUCTURACIN Y SIGNIFICADO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de la empresa a lo largo de un periodo. Su propsito general es proveer informacin de una empresa acerca de su posicin financiera, del resultado de sus operaciones y los cambios en su capital y en sus recursos. Los estados financieros muestran los resultados del manejo de los recursos encomendados a los administradores, por lo que para satisfacer ese objetivo, deben proveer informacin sobre la evolucin de: a) Los activos b) Los pasivos c) El capital contable o patrimonio contable d) Los ingresos y costos o gastos e) Los cambios en el capital contable o patrimonio contable f) Los flujos de efectivo, en su caso, los cambios en la situacin financiera. Los objetivos de los estados financieros se originan principalmente de las necesidades del usuario general, las cuales a su vez dependen significativamente de la naturaleza de las actividades de la empresa. Sin embargo, los estados financieros no son un fin en s mismo, dado que no persiguen el convencer al usuario de un cierto punto de vista o de la validez de una posicin; ms bien, son un medio til para la toma de decisiones en el anlisis de alternativas para optimizar el uso adecuado de los recursos de la empresa. Los Estados Financieros deben proporcionar elementos de juicio confiables que permitan al usuario general evaluar: a) El comportamiento econmico-financiero de la empresa, su estabilidad y vulnerabilidad; as como su efectividad y eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. b) La capacidad de la empresa para mantener y optimizar sus recursos, obtener financiamientos adecuados, retribuir sus fuentes de financiamiento y, en consecuencia, determinar la viabilidad de la empresa como negocio en actividad. Esta doble evaluacin se apoya especialmente en la posibilidad de obtener recursos y de generar liquidez y requiere el conocimiento de la situacin financiera de la empresa, de su actividad operativa y de sus cambios en el capital contable o patrimonio contable y en los flujos de efectivo, en su caso, en los cambios en la situacin financiera. Por consiguiente, considerando las necesidades del usuario general, los estados financieros deben ser tiles para: a) Tomar decisiones de inversin o asignacin de recursos a las empresas, por parte de inversionistas o patrocinadores. b) Tomar decisiones de otorgar crdito por parte de los proveedores y acreedores que esperan una retribucin justa por la asignacin de recursos o crditos. c) Evaluar la capacidad de la entidad para generar recursos o ingresos por sus actividades operativas. d) Distinguir el origen y las caractersticas de los recursos financieros de la empresa, as como el rendimiento de los mismos. e) Formarse un juicio de como se ha manejado la entidad y evaluar la gestin de la administracin. f) Conocer de la empresa su capacidad de crecimiento, la generacin y aplicacin del flujo de efectivo, su productividad. 2.1.1 ESTADO DE RESULTADOS. Al usuario general no solo le interesa conocer la situacin financiera de la empresa, sino tambin conocer la utilidad o prdida neta obtenida como resultado de las operaciones realizadas durante un periodo contable. 2
La situacin financiera se puede conocer por medio del balance general, ya que dicho estado muestra detallada y ordenadamente los recursos, obligaciones y el capital contable de la empresa. La utilidad y prdida tambin se puede conocer por medio del balance general, puesto que en dicho estado aparece el capital contable aumentado o disminuido por los resultados obtenidos durante el periodo contable. En el balance general aparece el valor de la utilidad o prdida neta del ejercicio, pero no la forma en que se ha logrado, que es el objetivo ms importante para el usuario general. De lo anterior resulta la necesidad de un estado que complemente la informacin del balance general. El estado que muestra con todo detalle dicha informacin es el estado de resultados, al cual se le puede definir de la siguiente forma: Estado de resultados. Es un estado financiero bsico que muestra la utilidad o prdida neta resultante de todos los ingresos, costos y gastos realizados por la empresa durante un periodo. Para entender por qu el estado de resultados complementa la informacin del balance general, a continuacin se presenta un ejemplo que tiene como base el siguiente balance inicial:
Posteriormente se practicaron las siguientes operaciones: 1.- Se vendieron mercancas por valor de $ 150,000 en efectivo, con un costo de $ 100,000 2.- Se pagaron en efectivo gastos de venta por valor de $ 10,000 3.- Se pagaron en efectivo gastos de administracin por valor de $ 20,000 Anlisis de las operaciones: 1.- + Activo en caja $ 150,000 - Activo en almacn (nicamente por el costo) 100,000 + Capital (por utilidad) 50,000 2.- - Activo en caja $ 10,000 - Capital (por los gastos de venta) 10,000 3
3.- - Activo en caja $ 20,000 - Capital (por los gastos de administracin) 20,000
Despus de practicadas dichas operaciones; las cuentas aparecen con el siguiente saldo:
Concepto Caja Almacn Mobiliario Proveedores Capital Saldos iniciales $ 200,000 $ 300,000 $ 200,000 $ 200,000 $ 500,000 1. Por las ventas + 150,000 - 100,000 + 50,000 Totales $ 350,000 $ 200,000 $ 200,000 $ 200,000 $ 550,000 2. Por los gastos de ventas - 10,000 - 10,000 Totales $ 340,000 $ 200,000 $ 200,000 $ 200,000 $ 540,000 3. Por los gastos de administracin - 20,000
Con los saldos anteriores se formula el balance general, el cual queda de la siguiente forma:
Balance General Activo Circulante Caja $ 320,000 Almacn 200,000 $ 520,000 Fijo Mobiliario 200,000 Total activo $ 720,000 Pasivo Flotante Proveedores 200,000 Capital contable $ 520,000
Como podemos ver, en el balance general aparece el capital aumentado en $ 20,000 , que es la utilidad del ejercicio, pero no la forma en que esta se ha obtenido, por lo que es necesario formular un estado que muestre detalladamente como se ha obtenido la utilidad. Dicho estado recibe el nombre de estado de prdidas y ganancias o estado de resultados, y que en el ejemplo quedara as: 4
Estado de prdidas y ganancias Ventas $ 150,000 Menos: Costo de la mercanca vendida 100,000 Utilidad en ventas $ 50,000 Menos: Gastos de venta $ 10,000 Gastos de administracin 20,000 30,000 Utilidad del ejercicio $ 20,000
Como puede observarse, el estado de prdidas y ganancias muestra detalladamente como se ha obtenido la utilidad del ejercicio, mientras que el balance general nicamente muestra la utilidad, mas no la forma en que se ha obtenido, razn por la cual el estado de estado de prdidas y ganancias o estado de resultados se considera como un estado complementario del balance general. Naturalmente, para que el estado de prdidas y ganancias se pueda interpretar con mayor facilidad, es necesario que todos sus elementos estn debidamente clasificados y ordenados. Para facilitar el desarrollo del estado de prdidas y ganancias, se divide en dos partes principales. PRIMERA PARTE DEL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS. La primera parte consiste en analizar todas las operaciones relativas a la compraventa de mercancas hasta determinar la utilidad o perdida de ventas, o sea, la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercancas vendidas. Para determinar la utilidad o prdida de ventas es necesario conocer los siguientes resultados: Ventas netas Compras totales o brutas Compras netas Costo de lo vendido Ventas netas. Las ventas netas se determinan restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y descuentos sobre ventas.
Ejemplo: Durante el ejercicio se vendieron mercancas por valor de $ 1950,000, de los cuales los clientes devolvieron el equivalente de $ 30,000 y, adems, se les concedieron descuentos por valor de $ 20,000.
igual menos Ventas Totales Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ventas Netas 5
Concepto Ventas totales $ 1,950,000 Menos: devoluciones sobre ventas $ 30,000 Descuentos sobre ventas 20,000 50,000 Ventas netas $ 1900,000
Compras totales o brutas. Las compras totales o brutas se determinan sumando a las compras el valor de los gastos de compra.
Ejemplo: Durante el ejercicio se compraron mercancas por valor de $ 800,000, y se tuvo que pagar para trasladarlas hasta el almacn $ 20,000 por fletes y acarreos. Concepto Compras $ 800,000 Ms: Gastos de compra 30,000 Compras totales o brutas $ 820,000
Compras netas. Las compras netas se obtienen restando de las compras totales el valor de las devoluciones y descuentos sobre compras.
Ejemplo: Consideremos como compras totales los $ 820,000 del caso anterior; adems supongamos que los proveedores se les devolvieron mercancas por $ 60,000 y que nos concedieron descuentos por valor de $ 10,000.
Concepto Compras totales o brutas $ 820,000 igual mas Compras Gastos de Compras Compras Totales igual menos Compras Totales Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Compras Netas 6
Menos: Devoluciones sobre compras $ 60,000 Descuentos sobre compras 10,000 70,000 Compras netas $ 750,000
Costo de lo vendido. El costo de lo vendido se obtiene sumando al inventario inicial el valor de las compras netas y restando de la suma que se obtenga el valor del inventario final.
Ejemplo: Consideremos como compras netas los $ 750,000 del caso anterior; adems, supongamos como existencia inicial la cantidad de $ 1250,000 y como existencia final $ 600,000. Concepto Inventario Inicial $ 1250,000 Ms: Compras netas 750,000 Suma o total de mercancas $ 2000,000 Menos: Inventario final 600,000 Costo de lo vendido $ 1400,000
Utilidad en ventas. Una vez determinado el valor de las ventas netas y el costo de lo vendido, la utilidad en ventas se determina restando de las ventas netas el valor del costo de lo vendido.
Ejemplo: Considerando las ventas netas y el costo de lo vendido de los casos anteriores, la utilidad en ventas seria de: Concepto Ventas netas $ 1900,000 Menos: Costo de lo vendido 1400,000 Utilidad en ventas $ 500,000
La utilidad obtenida en las ventas tambin recibe el nombre de utilidad bruta.
menos igual igual mas Inventario Inicial Compras netas Total de mercancias
Inventario final Costo de lo vendido igual mas Ventas netas Costo de lo vendido Utilidad en ventas 7
SEGUNDA PARTE DEL ESTADO DE RESULTADOS. La segunda parte consiste en analizar detalladamente los gastos de operacin, as como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio, y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener o la utilidad o la perdida liquida del ejercicio. Para determinar la utilidad o la prdida liquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados: Gastos de operacin Utilidad de operacin Valor neto entre otros gastos y otros productos
Gastos de operacin. Los gastos de operacin son las erogaciones que sostiene la organizacin implantada en la empresa y que permite llevar a cabo las diversas actividades y operaciones diarias. Se consideran gastos de operacin los de ventas, los de administracin y los financieros, ya que sin ellos no sera posible alcanzar los propsitos de la empresa. De acuerdo con lo anterior, se llama gastos de operacin al total e la suma de los gastos de venta, gastos de administracin y gastos financieros.
Ejemplo: Durante el ejercicio se efectuaron gastos por los valores siguientes: Renta de almacn $ 17,000; propaganda y publicidad $ 9,000; sueldos de agentes y dependientes $ 32,000; comisiones de agentes y dependientes $ 16,000; consumo de luz del almacn $ 1,000; renta de las oficinas $ 12,000; sueldos del personal de oficinas $ 43,000; papelera y tiles de oficina $ 3,000; consumo de luz de las oficinas $ 2,000; intereses pagados $ 5,000; perdida en cambios $ 4,500 y gastos de situacin $ 500. Concepto (1) (2) (3) (4) Gastos de operacin
Gastos de ventas Renta de almacn $ 17,000 Propaganda 9,000 Sueldos de agentes y dependientes 32,000 Comisiones de agentes y dependientes 16,000 Consumo de luz del almacn 1,000 $ 75,000
Gastos de administracin Renta de las oficinas $ 12,000 Sueldos del personal de oficinas 43,000 Papelera y tiles de oficina 3,000 igual mas mas Gastos de Venta Gastos de administracion Gastos de operacin Gastos financieros 8
Consumo de luz de las oficinas 2,000 60,000
Gastos financieros Intereses pagados $ 5,000 Perdida de cambios 4,500 Gastos de situacin 500 10,000 $ 145,000
Clasificacin de gastos y productos financieros. Cuando existan gastos y productos financieros, se deben clasificar en primer trmino los productos, si su valor es mayor que el de los gastos, y clasificar en primer trmino los gastos cuando su valor sea mayor que el de los productos. La clasificacin se debe hacer de esta forma con objeto de efectuar la resta con ms facilidad. El resultado que se obtenga de restar el valor menor del mayor puede ser perdida financiera o utilidad financiera, segn el caso; es perdida cuando el valor de los gastos es mayor que el de los productos, y es utilidad financiera en el caso contrario. Cuando el resultado sea perdida financiera, su valor se debe agregar a la suma de los gastos de venta con los de administracin, para obtener el total de gastos de operacin. Ejemplo: Supongamos los mismos gastos de venta, de administracin y financieros del caso anterior, y adems, los siguientes productos: intereses cobrados $ 1,000 y utilidad en cambios $ 3,000. Concepto (1) (2) (3) (4) Gastos de operacin
Gastos de ventas Renta de almacn $ 17,000 Propaganda 9,000 Sueldos de agentes y dependientes 32,000 Comisiones de agentes y dependientes 16,000 Consumo de luz del almacn 1,000 $ 75,000
Gastos de administracin Renta de las oficinas $ 12,000 Sueldos del personal de oficinas 43,000 Papelera y tiles de oficina 3,000 Consumo de luz de las oficinas 2,000 60,000
Como puede verse, primero se clasificaron los gastos financieros, por ser mayor su valor, y despus se clasificaron los productos financieros, la diferencia entre ambos fue la perdida financiera, la cual se sum a los gastos de venta ms los de administracin, para obtener de esta manera el total de los gastos de operacin. Cuando el resultado obtenido sea utilidad financiera, su valor se debe restar de la suma de los gastos de venta con los de administracin, para obtener el total de los gastos de operacin. Ejemplo: Consideremos los mismos datos del caso anterior, con la diferencia de que el valor de los intereses cobrados es de $ 7,000 y el de la utilidad en cambios es de $ 5,000. Concepto (1) (2) (3) (4) Gastos de operacin
Gastos de ventas Renta de almacn $ 17,000 Propaganda 9,000 Sueldos de agentes y dependientes 32,000 Comisiones de agentes y dependientes 16,000 Consumo de luz del almacn 1,000 $ 75,000
Gastos de administracin Renta de las oficinas $ 12,000 Sueldos del personal de oficinas 43,000 Papelera y tiles de oficina 3,000 Consumo de luz de las oficinas 2,000 60,000 $ 135,000
Primero se clasificaron los productos financieros por ser mayor su valor, y despus, los gastos financieros; la diferencia entre ambos fue la utilidad financiera, la cual se rest de la suma de los gastos de venta con los de administracin para determinar el total de los gastos de operacin. Naturalmente que cuando no existen gastos y productos financieros, la suma de los gastos de venta con los de administracin forma el total de los gastos de operacin. Utilidad de operacin. La utilidad de operacin se obtiene restando de la utilidad de ventas o bruta los gastos de operacin.
Ejemplo Supongamos una utilidad bruta de $ 500,000 y gastos de operacin por $ 133,000. Concepto (1) (2) (3) (4) Utilidad bruta $ 500,000 Menos: Gastos de operacin 133,000 Utilidad de operacin $ 367,000
Observaciones: 1. Cuando el valor de los gastos de operacin sea mayor que el de la utilidad bruta, la diferencia ser perdida de operacin. 2. Ahora bien, cuando se tenga perdida bruta, los gastos de operacin se deben sumar a ella, resultando perdida de operacin. 2.1.2 BALANCE GENERAL. Balance general, estado de situacin financiera o estado de posicin financiera. Es el documento contable que muestra la situacin financiera de la empresa a una fecha determinada. Muestra informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieras de la entidad. La situacin de una empresa se advierte por medio de la relacin que haya entre los recursos que integran su activo y las obligaciones que constituyen su pasivo; para mayor claridad se va a suponer dos empresas que tienen los siguientes activos y pasivos.
El Progreso La Quebrada Balance General Balance General Activo Activo Activo circulante $ 600,000 Activo circulante $ 200,000 Otros activos 400,000 Otros activos 800,000 Total activo $ 1,000,000 Total activo $ 1,000,000 igual menos Utilidad bruta Gastos de operacin Utilidad de operacin 11
Pasivo Pasivo Pasivo Circulante $ 50,000 Pasivo Circulante $ 200,000 Otros pasivos 150,000 Otros pasivos 600,000 Total pasivo 200,000 Total pasivo 800,000 Capital $ 800,000 Capital $ 100,000
En el Progreso se percibe que la situacin financiera es favorable, ya que tan solo el valor del activo circulante garantiza ampliamente tanto el importe del pasivo circulante como el de otros pasivos, mientras que en La Quebrada se advierte que la situacin financiera es desfavorable debido a que el valor del activo circulante no alcanza ni para cubrir el pasivo circulante o de corto plazo, por lo que se tendran que realizar los otros activos, a veces a menos del costo, para poder liquidar ambos pasivos, y quiz no totalmente. El balance general nicamente muestra la situacin financiera de la entidad a una fecha determinada, porque si se hiciera un nuevo balance al da siguiente, no mostrara exactamente la misma situacin, debido a que los saldos de las cuentas serian distintos, aun cuando la empresa no hubiera operado ese da, pues hay infinidad de partidas que se realizan por el trascurso del tiempo, como las depreciaciones , las amortizaciones, las estimaciones para cuentas de dudoso cobro, etc.; solo por citar algunas partidas y eventos que modifican la situacin financiera de la empresa. Los estados financieros deben presentarse, por lo menos, anualmente o al termino del ciclo normal de operaciones de la empresa, cuando este sea mayor a un ao. Esto no impide que se emitan estdos financieros en fechas intermedias. Formas de presentar el balance general. El balance general se puede presentar mediante estructuras diferentes, las mas usuales son dos: Con forma de reporte. Con forma de cuenta Balance general con forma de reporte. Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola pgina, de tal manera que a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital. De acuerdo con lo anterior se puede apreciar que el balance general con forma de reporte se basa en la frmula: Activo Pasivo = Capital Que expresada en literales queda: A P = C La frmula anterior se conoce con el nombre de frmula del capital. Estructura del balance general con forma de reporte.
Balance general en forma de reporte Activo _________ $ ______ _________ ______ ___________________ _____ Total activo $ 5,000,000 12
Pasivo _________ $ ______ _________ ______ ___________________ _____ Total Pasivo 2,000,000 Capital $ 3,000,000
Balance general con forma de cuenta. En esta forma se emplean dos pginas; en la de la izquierda, se anotan clasificadamente las cuentas que constituyen el activo, y en la de la derecha, las del pasivo y capital. Estructura del balance general con forma de cuenta. Balance general en forma de cuenta Activo Pasivo _________ $ _____ _________ $ ______ _________ ______ _________ ______ ______________ _____ ______________ _____ _________ ______ Total Pasivo $ 2,000,000 _________ _____ Capital 3,000,000 ______________ _____ __________ _____ Total activo $ 5,000,000 Total pasivo ms capital $ 5,000,000
Como puede observarse, el total del activo es igual al total del pasivo ms el capital, razn por la cual el balance general con forma de cuenta se basa en la frmula: Activo = Pasivo + Capital Que expresada en literales queda: A = P + C La frmula anterior se conoce con el nombre de frmula del balance general. EJEMPLO DE BALANCE EN FORMA DE REPORTE La Comercial Mercantil, S.A. Balance general, al 31 de Agosto del 2014 Activo Circulante 13
1 Caja $ 1,000,000 2 Bancos 500,000 3 Almacn 1,500,000 4 Clientes 500,000 5 Documentos por cobrar 700,000 6 Deudores diversos 300,000 $ 4,500,000 Fijo 7 Edificios $ 2,000,000 8 Mobiliario y equipo 1,200,000 9 Equipo de reparto 800,000 4,000,000 Cargos diferidos 10 Gastos de instalacin 200,000 $ 8,700,000 Pasivo Circulante 11 Proveedores $ 1,000,000 12 Documentos por pagar 800,000 13 Acreedores diversos 200,000 $ 2,000,000 Fijo 14 Acreedores hipotecarios 1,000,000 Crditos diferidos 15 Rentas cobradas por anticipado 100,000 3,100,000 Capital $ 5,600,000
EJEMPLO DE BALANCE EN FORMA DE CUENTA La Comercial Mercantil, S.A. Balance general, al 31 de Agosto del 2014 Activo Circulante Pasivo 1 Caja $ 1,000,000 Circulante 2 Bancos 500,000 11 Proveedores $ 1,000,000 3 Almacn 1,500,000 12 Documentos por pagar 800,000 4 Clientes 500,000 13 Acreedores diversos 200,000 $ 2,000,000 5 Documentos por cobrar 700,000 Fijo 6 Deudores diversos 300,000 $ 4,500,000 14 Acreedores hipotecarios 1,000,000 Fijo Crditos diferidos 7 Edificios $ 2,000,000 15 Rentas cobradas por anticipado 100,000 8 Mobiliario y equipo 1,200,000 Total pasivo $ 3,100,000 9 Equipo de reparto 800,000 4,000,000 Capital 5,600,000 Cargos diferidos 10 Gastos de instalacin 200,000 14
Tota l activo $ 8,700,000 Total pasivo mas capital $ 8,700,000
2.1.3 FLUJO DE EFECTIVO. Representa el efectivo neto y real que una empresa genera durante algn perodo especfico, muestra el origen y la aplicacin a largo plazo de los fondos de una empresa. Este se da en un ciclo, que muestra como el efectivo neto fluye hacia adentro o hacia afuera de la empresa durante un periodo de tiempo especfico. Un flujo de salida, es un costo o una cantidad pagada; un flujo de entrada es un ingreso. 2.2 INTERRELACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. El Estado de resultados recoge ingresos de la empresa y los gastos durante un perodo contable. El balance se informa sobre la situacin financiera de una empresa de los activos, pasivos y patrimonio al final de un perodo contable. El estado de flujos de efectivo cuenta los flujos de efectivo procedentes de actividades diversas de una empresa durante un perodo contable. Los ingresos y gastos registrados en el Estado de resultados pueden tener una relacin con determinado activo y pasivo en el Balance general. Un ingreso no monetario de las ventas a crdito se considera un activo circulante de la empresa hasta que sean cobrados de los clientes. Por lo tanto, cualquiera de los ingresos no monetarios del estado de resultados estn relacionados con un activo corriente en las cuentas por cobrar en el balance general. Los flujos de efectivo son el resultado de los ingresos devengados y los gastos incurridos. El balance tambin est estrechamente relacionado con el estado de flujos de efectivo. Las empresas informan sobre su efectivo al final de un perodo contable a las cuentas de banco y caja del balance. El estado de flujos de efectivo narra las transacciones en efectivo en todas las actividades de negocio, incluyendo operacin, inversin y financiacin. Por ejemplo, la compra de un activo de inversin reportado en el balance se cuenta como salida de efectivo en el estado de flujos de efectivo.