Carla Delgado - Karina Vaca V. 8vo C Anlisis de la Organizacin Iguana Groove Calidad Un sistema de gestin de la calidad es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la informacin de la organizacin de manera prctica y coordinada y que asegure la satisfaccin del cliente y bajos costos para la calidad. (Wikipedia, 2014) Para ello la organizacin debe cumplir la siguiente estructura: Estructura Iguana Groove Recomendaciones Estrategias: Definir polticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y satisfaccin del cliente. (Wikipedia, 2014)
La organizacin cuenta con misin y visin, en el cul se incluye las necesidades de los clientes y la calidad de los servicios.
Se recomienda que se plantee una poltica de calidad, que est relacionada con la visin y la misin. Procesos: Se deben de determinar, analizar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos para la realizacin del producto o servicio (Wikipedia, 2014)
La empresa no cuenta con un sistema de procesos y recompensas, puesto que es muy pequea, y en administrador, estima que l, puede verificar que los procesos se lleven a cabo. Se recomienda la creacin de un sistema de procesos, que a su vez este alineado con los objetivos planteados, y se haga seguimiento y control Recursos: Definir asignaciones claras del personal, Equipo y/o maquinarias necesarias para la produccin o prestacin del servicio. (Wikipedia, 2014) La organizacin cuenta con roles determinados para cada empleado, cocinero, ayudante de cocina, meseros. Pero no se cuenta con una estructura financiera definida, puesto que se gasta al da. Se recomienda tener un ejercicio financiero claro, y planificar a largo plazo, para que el recurso financiero apoye las actividades de calidad Estructura Organizacional: Definir y establecer una estructura de responsabilidades, autoridades y de flujo de la comunicacin dentro de la organizacin. (Wikipedia, 2014) Existe una estructura organizacional jerrquica, fcil de identificar puesto que la organizacin es pequea. Y por esa misma razn tiene un flujo de comunicacin. Nos parece que en esta rea se necesita una estructura clara, pero nos parece que se maneja bien. Documentos: Establecer los procedimientos documentos, formularios, registros y cualquier otra documentacin para la operacin eficaz y eficiente de los procesos y por ende de la organizacin. (Wikipedia, La organizacin no cuenta con un registro de documentos. Se recomienda tener los procedimientos en documentos y llevarlos de forma adecuada y responsable. 2014)
Talento humano La administracin del Talento Humano consiste en la planeacin, organizacin, desarrollo y coordinacin, as como tambin como control de tcnicas, capaces de promover el desempeo eficiente del personal, a la vez que el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directamente o indirectamente con el trabajo. (sena, 2014) A continuacin analizaremos el trabajo de la organizacin con relacin al talento humano funciones Iguana Groove Recomendaciones Direccin y administracin del talento humano No existe un departamento de talento humano, por tanto, el administrador se encarga de esta rea. No existe un plan de accin, en el restaurante, en tanto talento humano, recomendamos realizarlo Capacitacin y desarrollo No existe capacitacin constante, no hay un esfuerzo por hacerla. Se recomienda desarrollar a los empleados y capacitarlos en tanto servicio al cliente y calidad. Administracin de salarios El administrador hacer un anlisis de los salarios, pero no hay un estudio de mercado para hacerlo, as como una organizacin adecuada. Se recomienda determinar salarios fijos y de acuerdo al mercado. Sistema de informacin No existe un sistema de informacin sobre los empleados. Se recomienda realizar un sistema, que permita tomar decisiones tiles para la organizacin. Salud ocupacional Slo un empleado cuenta con el seguro social, no se cuenta con planes de salud. Se recomienda asegurar a todos los empleados para evitar problemas y riesgos de trabajo. Provisin y seleccin del personal El administrador se encarga de esta rea. Se recomienda evaluar de mejor forma a los empleados. Es decir de forma ms planificada. Nomina No hay una nmina en el sentido del trmino, ni un registro de los pagos. Se recomienda llevar un registro.
En el caso de talento humano se recomienda mejorar, puesto que no hay un cuidado hacia el personal, y su desarrollo. Administracin Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas engloban los elementos de la administracin. Estos mismos elementos constituyen el proceso administrativo que pueden ser encontrados en cualquier rea de la empresa. (Cceres, 2011) Fayol, nos ayuda a determinar bajo esta base, si estamos realizando una administracin adecuada. A continuacin analizaremos de acuerdo a nuestra organizacin, si se realiza una administracin adecuada: Elementos Iguana Groove Recomendaciones Organizacin: proporciona todas las cosas tiles al funcionamiento de la empresa (Cceres, 2011) Hay una organizacin pero esta es muy dbil, en ocasiones, no se cuenta con los recursos necesarios. Se recomienda reforzar la organizacin, a travs de la planificacin. Direccin: conduce la organizacin a funcionar. Su objeto es alcanzar el mximo rendimiento de todos los empleados en el inters de los aspectos globales. (Cceres, 2011) Hay una direccin, pero como quin la realiza es el administrador, en ocasiones, este se ausenta, es por ello que no es adecuada. Se recomienda que el administrador sea ms responsable con su trabajo, y se refuerce la direccin. Coordinacin: armoniza todas las actividades del negocio, facilitando su trabajo y sus resultados. (Cceres, 2011) Hay una coordinacin entre los empleados, que permite que las acciones se hagan con facilidad Se recomienda incentivar ms a los empleados y plantear las actividades de cada uno, para mejorar la coordinacin. Control: consiste en la verificacin para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado. Su objetivo es localizar los puntos dbiles y los errores para rectificarlos y evitar su repeticin. (Cceres, 2011) Hay un control por parte del administrador, en cuanto a presentacin de los platos. Se recomienda un control y evaluacin ms sistmica y planificada.
Seguridad Es la parte de un sistema general de gestin establecido por una organizacin que incluye la estructura organizativa, la planificacin de las actividades, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al da la poltica de prevencin en materia de accidentes graves. (Zaragoza, 2014) Iguana Groove no cuenta con ningn sistema de seguridad, ni externo, ni interno. Recomendamos que se realice un informe de seguridad donde se plantee los riesgos de trabajo, as, como una planificacin ante las situaciones de emergencia. Junto a ello, que se haga un seguimiento a los objetivos y evaluacin peridica. Procesos Un proceso es una sucesin de actividades interdependientes que buscan la consecucin de un resultado orientado a un cliente interno o externo, en la que se agrega valor a un insumo y que contribuye a la satisfaccin de una necesidad manifestada por los clientes, es decir, un proceso es una secuencia de actividades que crean valor para el cliente. (Antezana, 2006) Fayol defini en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus cuatro elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Procesos Iguana Groove Recomendaciones Planificacin: Se preocupa sobre los objetivos, se definen planes para alcanzarlos y se programa actividades. (Antezana, 2006) Debido a que la empresa es pequea la planificacin y decisin de sus objetivos son claras puesto que el administrador se encarga de A pesar de que el administrador se encarga sin mayores problemas es necesaria la creacin de un calendario de planificar las actividades posibles. modo que le permita mayor organizacin o mantener la misma. Organizacin: Consiste en el diseo y determinacin de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, as como el establecimiento de mtodos y aplicacin de tcnicas tendiente a la simplificacin del trabajo. (ADMINISTRACIN 1, 2012) El administrador se encarga de la organizacin de las actividades y recursos con algunas dificultades puesto que a veces cumple con varias funciones lo cual le causa en ocasiones dificultades puesto que debe encargarse del funcionamiento correcto de la misma Se recomienda que delegue las actividades de los recursos existentes a una sola persona que verifique y se encargue de que no la empresa tenga todos los materiales y recursos para cumplir con el servicio a cabalidad. Direccin: Consiste en la ejecucin de todas las fases del proceso administrativo mediante la conduccin y orientacin de recursos y el ejercicio de liderazgo. (ADMINISTRACIN 1, 2012) En ocasiones el administrador tiende a encargarse de todas las actividades de la empresa y descuidando a veces el bienestar del personal adems de una adecuada motivacin lo cual sus objetivos no son comunicados entre los miembros Se propone delegar funciones como verificar inventarios de productos para el restaurante, verificar que todos los materiales en donde se realizan alimentos estn en adecuado funcionamiento y motivar e informar ms a los miembros del restaurante para alcanzar los objetivos propuestos. Control: Es la fase a travs de la cual se establecen estndares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (ADMINISTRACIN 1, 2012) En esta fase el administrador suele verificar y evaluar el desempeo en general sin embargo olvida la participacin frecuente de sus empleados Se recomienda reuniones junto al personal para conocer las opiniones del desempeo del restaurante as como su propio trabajo y buscar soluciones en conjunto para mejorar pequeas falencias.
Hay que recordar que nuestra empresa es pequea por lo cual establecer todas estas reas depende de la acogida en el negocio de la comida lo cual el visto bueno y sugerencias lo da el cliente, sin embargo, encontramos ciertas falencias debido a que el negocio tiene como objetivo principal ser un bar cultural en la que se promueva actividades artsticas culturales, lo cual es secundario la acogida que tenga entre los clientes en su mayora ejecutivos. Operaciones La administracin de operaciones es la actividad mediante la cual los recursos, fluyendo dentro de un sistema definido, son combinados y transformados en una forma controlada para agregarles valor en concordancia con los objetivos del a organizacin. Bsicamente tiene que ver con la produccin de insumos de bienes y servicios. (Higuera) Siendo la encargada de los recursos productivos de la organizacin as como el cliente es el cimiento de esta organizacin en la que determina su naturaleza as como le permitir producir y prosperar frente a las dems, por lo que es necesario recordar que siendo una pieza clave para la prosperidad de la empresa, buscar comprar una utilidad ms que un producto, busca lo que ese producto o servicio le aporta. Por tanto su propsito esencial es crear y mantener un cliente la empresa tiene solamente cuatro funciones bsicas: la comercializacin, la innovacin, la productividad y la ganancia, que son las funciones que producen resultados: todo el resto de las actividades son costos. (Administracion De Operaciones) Por tanto su papel principal funcin es crear valor para alguien. Organizacin Operacin Entrada de Insumos Proceso de Transformacin Salida de productos. Monitoreo/ Control Ambiente
Resto Bar Cultural Iguana Groove (Restaurante) Cocineros, ayudantes de cocina, meseros. Instalaciones para la cocina y sanitarios y mesas respectivas para el restaurante. Artculos de limpieza y de cocina. Televisin Computadora y amplificadores Preparacin y venta de alimentos Preparacin de eventos artsticos culturales, presentaciones en vivo. Buena msica. Entretenimiento e inters por el lugar. Clientes Alimentos Financiero(depsi tos, pago de prstamos y salarios) Tasas de Inters Tasas de salarios Tasas de clientes Inversin Ingresos y egresos Negocio de Alimentos y entretenimiento cultural y artstico con un buen servicio de calidad
El objetivo de Iguana Groove en lo comercial es incursionar en el negocio de la comida con un buen ambiente cultural y artstico dirigido a un pblico joven y adulto y el rea ejecutiva en la cual existen mayores ingresos. Esta rea la maneja la empresa en el da y en las tardes y noches; la parte cultural y artstica en la que intenta darle una caracterstica especial a su empresa como distintivo. Busca adems atraer a su pblico con estilos llamativos a la vista y al gusto. Sin embargo se recomienda que se integre estas dos actividades al personal para permitir mayor rapidez y calidad en el servicio. Iguana Groove en la innovacin de su negocio busca llamar la atencin de sus clientes con un ambiente entretenido y comida llamativa como almuerzos ejecutivos, bebidas, cocteles, cafs. (Villacs, 2013) Sin embargo, sus precios son un poco altos lo cual hace que sus clientes piensen antes de comprarlos, esto hace que ciertos clientes no lleguen a comprar la utilidad del producto porque se preocupan en su valor. En este caso se sugiere darle ms importancia a esta rea para alcanzar el mximo inters de sus clientes. En cuanto a la productividad del servicio que ofrece el restaurante depende mucho de la afluencia de clientes en el da, tarde y noche lo cual permite mayor o menor flujo de alimentos solicitados tanto para servirse en ese momento y para llevar, en ocasiones se recurren a planes de contingencia en las cuales el administrador en ocasiones cumple la parte administrativa y como mesero. En ocasiones se llega a contratar personal por mayor afluencia y otras disponer de sus servicios, esto crea un poco de inestabilidad laboral para el empleado y gastos extras para el administrador se sugiere distribuir las tareas de la cocina con el servicio y la administracin para evitar estos problemas. En cuanto a la ganancia de Iguana Groove suele mantenerse en buen nivel debido a que estos problemas que enfrenta dependen mucho de la afluencia de clientes dependiendo del da o de ocasiones especial. El proyecto de iguana Groove est dirigido a promocionar eventos culturales y artsticos lo cual le permite llamar la atencin de otro pblico diferente que no necesariamente es ejecutivo pero si siente inters por este campo, se sugiere mantener esta estrategia puesto que permite otros ingresos a parte de los almuerzos y desayunos ejecutivos, pero si se recalca mejor distribucin de actividades e inclusin del personal de estas actividades que permita a Iguana Groove no estancarse a ciertos problemas como demora de servicio, meseros y productos alimenticios para cubrir la demanda. Marketing Social, Comercial y Poltico El marketing es el proceso de comunicar el valor de un producto o servicio a los clientes, a los efectos de la venta de ese producto o servicio. (Wikipedia, 2014) En este proceso busca crear un valor con el cliente y establece relaciones solidad obteniendo a cambio el valor del cliente. Iguana Groove ofrece el valor de su servicio en el rea de la comida un ambiente cmodo y entretenido junto con buena msica de ambiente y eventos culturales en los cuales intenta promover grupos o solistas independientes interesados en dar a conocer su propuesta. El local se encuentra junto a una fundacin de Esclerosis en la cual a cambio de su consumo ofrece estos servicios y con estilos novedosos en su comida y prioridad a los pacientes de la fundacin. Para mantener este pblico fijo es necesario que reduzca su precio y ofrezca ms variedad en mens en los desayunos y almuerzos ejecutivos para mantener el inters de sus clientes ms cercanos y posicionarse junto a sus competidores. Adems de verificar constantemente tener suficientes recursos para cumplir con la demanda de los clientes que depende mucho de la afluencia de clientes, sin embargo, la solucin es controlar y verificar los alimentos en el da. Con la variedad de alimentos y precios cmodos permite que los ingresos suban y permitan mejor desempeo de su servicio en el rea de la comida. En cuanto a la parte artstica y cultural de la que se encarga el marketing poltico recomendamos mayor difusin y crear una agenda fija de contactos y medios que la manejen el administrador y dos personas encargadas de la organizacin de eventos y difusin de los mismos. Esto le permitir al administrador encargarse de otras actividades de igual importancia sin olvidar el rea cultural y artstica que es parte de su visin y misin. Gestin de la Comunicacin Gestionar la comunicacin implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicacin para apoyar la labor de las organizaciones. (Cirigliano)
Hemos encontrado una serie de falencias ya mencionados en nuestra organizacin a continuacin presentamos los procesos a realizar: Diagnstico Iguana Groove resto bar cultural como organizacin que incursionar en el rea de la comida dirigida a un pblico adulto joven y ejecutivo. VENTAJAS: Inters en el rea de la comida original con un ambiente cmodo. Interesar en el rea artstica y cultural independiente. Promocionar servicios de calidad en bebidas, almuerzos y desayunos. Publico fijo al encontrarse alado de la Fundacin de Esclerosis y clientes aledaos. DESVENTAJAS: Debido a que su pblico es la clase media y alta, los precios se mantienen de acuerdo a la competitividad del sector de Iaquito. Ofrecer de acuerdo a las sugerencias en lo posible diferentes mens que llamen la atencin de sus clientes o preocupacin en el rea de la alimentacin y nutricin puesto que tambin tiene clientes de la fundacin. Establecer estrategias para mantener el pequeo personal fijo que maneja en el desempeo de sus servicios sin requerir de mayor personal. Distribuir ciertas actividades que maneja el administrador para permitirse mejor gestin y mayor posibilidad de ingresos. Planificacin Crear un rea de comunicacin encargada del rea de creacin de eventos, difusin y marketing de modo que le permita al administrador encargarse como prioridad de otras reas adems de esta. Calendario de eventos, agenda de contactos y medios fijo para la difusin de la misma. Asignar actividades al empleado ms antiguo con mayor conocimiento del rea de la comida para el abastecimiento de la comida. Profundizar en la dieta y alimentacin de sus consumidores de modo que atraiga el inters de ciertos clientes. Establecer precios alternativos que llamen la atencin tanto del publico de clase media y alta (Esto como estrategia alternativa que en un principio atrae la atencin de los clientes de sus competidores, alternativo debido a la extensin de su local y costos en general) Gestin En primera instancia la primera accin es capacitar al personal de modo que le permita resolver pequeos inconvenientes en el rea de servicio y cocina sin olvidar motivar a su personal para mantener un servicio de calidad en la que cada uno se ayude en periodos de afluencia de clientes. Permitir conocer las opiniones de su personal en cuanto a su estabilidad laboral y funciones en el trabajo. Seleccionar entre su personal al trabajador que cumpla con las expectativas en el rea de la comida y alimentacin y quien disponga de menos funciones en su hora de trabajo. Bsqueda y seleccin de un personal que cumpla con parte de la Comunicacin. El administrador debe verificar tantas nminas del personal que tenga todos los documentos en regla seguros de salud y bienestar social. Salarios justos dependiendo de su tiempo. Permitirse crear ideas innovadoras en cuanto a la adecuada alimentacin de sus clientes.
Evaluacin Se medir de acuerdo a su visin, misin, objetivos y valores de la organizacin. La evaluacin y control ser en un inicio semanal para medir las falencias tanto interna y externa y luego mensual.
Iguana Groove busca liderar el mercado local de bares culturales, adems de ser el espacio referente que difunda y refleje la cultura, generador de encuentros y buenos momentos lo cual define el actuar de Iguana Groove con perfeccionamiento, cortesa, confianza y responsabilidad. (Villacs, 2013) Normas ISO 9004, esta Norma Internacional proporciona orientacin para ayudar a conseguir el xito sostenido para cualquier organizacin en un entorno complejo, exigente y en constante cambio, mediante un enfoque de gestin de la calidad. (Iso, 2009) Existen ocho principios los cuales maneja esta ISO que a continuacin se har el anlisis en conjunto con la organizacin Iguana Groove. Principio 1: Enfoque al cliente Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras del cliente, satisfacer los requisitos del cliente y esforzarse en exceder las expectativas del cliente. (Iso, 2009) Durante el desarrollo de esta anlisis encontramos que existen algunos inconvenientes en su men en el cual se sugiere mayor variedad y precios menos caros debido que el cliente busca satisfacer su alimentacin pero tambin encontrar precios cmodos, variedad en el men de su alimentacin, algunos sectores de sus pblicos fijos sufren de ciertos problemas de salud como colesterol o problemas de esclerosis, diabetes exigen una dieta adecuada para mantener su buena salud, en lo cual es necesario crear un men alternativo as como profundizar en el rea de comida en cuanto a la alimentacin y nutricin como se puede observar en la cafetera de la Politcnica en la que un nutricionista se encarga de la comida de los estudiantes y profesores del lugar. Principio 2: Liderazgo Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la organizacin. Deberan crear y mantener un ambiente interno en el cual las personas pueden llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin. (Iso, 2009) Iguana Groove busca posicionarse entre las empresas y microempresas en el mercado de la comida por ofrecer un valor agregado que son las propuestas culturales y arte, dirigindose a un pblico especifico aunque este abierto a otros pblicos que quiera degustar de su comida as como un ambiente diferente. (Villacs, 2013) Se propone mantener esta caracterstica y reforzarla con pequeos eventos en el da que atraiga la atencin de sus clientes y tambin profundizar en el rea de comida para ser lder en preocuparse del bienestar de sus clientes. Principio 3: Participacin de las personas Las personas, a todos los niveles, son la esencia de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades se utilicen en beneficio de la organizacin. (Iso, 2009) Iguana Groove en esta rea al no constar con un personal grande por el momento no cuenta con programas de capacitacin y motivacin del personal lo cual es importante debido a que si se busca alcanzar el xito de la organizacin es necesario mantener la confianza con su personal y sus debilidades en sus funciones laborales. Plantear estrategias en la resolucin de pequeos y grandes conflictos as como permitir sugerencias de clientes para mejorar en lo posible pequeas falencias que se dan de paso y la participacin de sus clientes con ideas innovadoras para el local. Principio 4: Enfoque basado en procesos Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. (Iso, 2009) Iguana Groove que por el momento incursiona dos aos en el rea del mercado de comida busca estabilizarse econmicamente para ofrecer otro tipo de difusin y publicidad que le permita crecer entre sus competidores que ofrecen variados mens al distintos pblicos nacionales e internacionales, a medida que esto le permita mayor estabilidad se podr crear departamentos por tanto estas actividades propuestas deben asignarse al personal con menor carga de actividades en su hora de trabajo y si existe posibilidad ampliar su personal para las distintas actividades en el da y la tarde.
Principio 5: Enfoque de sistema para la gestin Identificar, entender y gestionar procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organizacin en el logro de sus objetivos. (Iso, 2009) Se aplica este principio, puesto que el proceso para gestionar el servicio y producto en Iguana Groove, est centrado en garantizar la calidad hacia el cliente, pero los empleados no saben los valores, misin y visin, as que no se cumple del todo sus objetivos. Recomendamos que se socialice los valores de la empresa, para que los empleados puedan identificar, entender y gestionar los procesos de forma adecuada. Principio 6: Mejora contina La mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta. (Iso, 2009) No hay un proceso de mejora continua, puesto que no hay un proceso de capacitacin a los empleados para mejorar sus servicios. As como no existen metas que puedan guiar hacia una mejora. Recomendamos al administrador establecer capacitacin y metas, para que el empleado pueda tener como objetivo la mejora continua. Principio 7: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y de la informacin (Iso, 2009) Existen datos sobre los proveedores, que permiten que el administrador toma las decisiones sobre este pblico, tambin existen datos sobre los clientes fijos. Pero no existen datos sobre los empleados, que sean fiables y exactos. Por ello recomendamos asegurarse que los datos sean exactos que sean de conocimiento a quin los necesite, y que se haga una anlisis de ellos. Principio 8: Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. (Iso, 2009) Se han identificado proveedores clave y con ellos se ha establecido planes a corto plazo. Y se ha mantenido una comunicacin clara. Por ello recomendamos aunar experiencias y recursos con ellos, puesto que no siempre se recurre a ellos y trazar planes a largo plazo, para que se pueda reconocer las mejoras y los logros de los proveedores.
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