SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

PREGUNTAS FRECUENTES AL VALIDAR Y CARGAR INFORMACIN DE

CICULAR NICA


CUANTO VALE LA FIRMA DIGITAL?

Para obtener informacin relacionada con La Firma Digital, puede comunicarse directamente a las
siguientes Entidades que suministran Certificados Digitales:

ENTIDADES QUE PROVEEN FIRMAS DIGITALES

ACTUALMENTE SON TRES (3) ENTIDADES AUTORIZADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO QUE PROVEEN CERTIFICADOS DIGITALES ABIERTOS:

1. CERTICAMARA:

Telfono: 7442727, lnea gratuita nacional 018000181531, Fax 3790300 Ext. 1800
e-mail: soporte@certicamara.com y servicioalcliente@certicamara.com
Direccin: Carrera 7 No 26-20 piso 18 - Bogot - Colombia

2. GSE- GESTIN DE SEGURIDAD ELECTRNICA S.A. :
Area Comercial GSE

Telfono: 7051888 Extensin 108 y 316-7422018
e-mail: comercial@gse.com.co
Direccin: Avenida Calle 26 No. 69-63 Oficina 501- Bogot Colombia

3. ANDES ANDES SCD CERTIFICACIN DIGITAL:

Telfono: 7953430 - 7468687- 6001778 Fax: 6000605 -. Edwin Ortiz Luz Aida Parra,
e-mail: sucertificado@andesscd.com.co y comite.politicas.seguridad@andesscd.com.co
Direccin: Av. Carrera 45 No 103 - 34 Oficina 205.


Se les recuerda que TODOS los Archivos a trasmitir deben estar firmados Digitalmente por el
Representante Legal ,Contador y Revisor Fiscal, segn lo establecido en la Circular Externa 002 del 01
de Febrero de 2011.

Cuando una entidad adquiere una firma digital y la descarga, debe esperar un lapso de 7 horas con el fin
de mantener el margen de tiempo de diferencia entre los servidores de la Superintendencia nacional de
Salud y la entidad Certificadora. Una vez pasado ste tiempo puede firmar los archivos y cargarlos en el
sistema.





Mensajes de Error relacionados con archivos firmados digitalmente:

-FIRMA DIGITAL REVOCADA
Caso1: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente,
debe comunicarse con la entidad certificadora para que actualicen el estado de la firma.

Caso2: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente,
debe verificar que no estn utilizando la firma digital con los Representantes Legales, Contadores
Revisores Fiscales anteriores. Si es el caso, debe comunicarse con la entidad certificadora para que
Actualicen el estado de la firma.

CUAL ES LA NORMATIVIDAD QUE DICE QUE EL CONTADOR DEBE FIRMAR LOS REPORTES
(ARCHIVOS) PARA LA SUPERSALUD.

En la Circular Externa 002 del 01 de Febrero de 2011, se estableci que los archivos que reportan
trimestralmente las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios EAPB y semestralmente las IPS
PRIVADAS, deben estar firmados digitalmente por el Representante Legal y Contador obligatoriamente, y
si la entidad vigilada tiene Revisor Fiscal, los archivos deben contener tres (3) firmas incluyendo la firma
digital del Revisor Fiscal.

QUE ES LA FICHA DE MONITOREO DE ENTES TERRITORIALES Y CUAL ES LA FECHA DE
PRESENTACIN

Actualmente la estructura se encuentra en proceso de actualizacin, por lo cual NO se encuentra habilitado
el Link para el reporte de la informacin. De esta forma, no existe obligatoriedad de envo de informacin,
hasta tanto la SNS no indique las nuevas fechas y estructura para el envo del reporte. Dicha instruccin
fue impartida a todas entidades mediante oficio remitido desde el da 31/01/2013 con asunto Sistema de
Monitoreo, Alertas Tempranas y Seguimiento Integral.

La Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolucin 1242 de 2008, crea una seguimiento integral
y un sistema de auditoras a sus vigilados, de estas visitas salen resultados los cuales deben reportar ante
la Supersalud con las Fichas que se encuentra en el link de "monitoreo - seguimiento integral" de la pgina
de la Supersalud, en esta misma resolucin y sus dos modificaciones resolucin 2285 de 2012 y resolucin
2500 del 03 de octubre de 2011, se establece el mtodo para realizar el reporte.

LA IPS QUE TIENE DIFERENTES SEDES DEBEN REPORTAR UNA VEZ O VARIAS VECES LA
CIRCULAR.

La IPS que tiene varias sedes tiene solo un (1) NIT y un (1) Representante Legal, Por lo tanto la
Informacin Financiera la reportan consolidada por todas las sedes, y los Indicadores de Calidad en el
Archivo tipo 062, lo reportan detallados por cada sede relacionando nicamente los indicadores que le
aplican, relacionados con los servicios de salud que presta la IPS.

Es importante tener en cuenta que los Indicadores de Calidad: I.3.3.0 (Proporcin de Vigilancia de Eventos
Adversos) y I.4.1.0 (Tasa de Satisfaccin Global) son de reporte obligatorio en el Archivo tipo 062 (IPS
Privadas) y 071 para las (IPS Pblicas), sin embargo si no se present ninguno de los 36 Eventos adversos
relacionados LISTADO DE REFERENCIA DE EVENTOS ADVERSOS TRAZADORES DE LA CALIDAD
DE LA ATENCIN EN SALUD, numeral 1. Eventos Adversos Prestadores de Servicios de Salud (IPSs), del
Anexo Tcnico de la Resolucin 1446 de 2006 del Ministerio de Proteccin Social, NO deben relacionar
indicadores de Calidad con datos en cero en el Numerador y Denominador en el archivo tipo 062, sin


embargo debe existir un Acta del Comit de Calidad que al revisar los servicios prestados, concluy que no
se presentaron eventos adversos.

LA CIRCULAR DE INDICADORES DE CALIDAD SE EST ENVIANDO?

Los indicadores de Calidad requeridos en los Archivos tipo 062 para (IPS Privadas) , 071 para (IPS
Pblicas) se continan reportando en los periodos y fechas establecidas de la Circular nica (Periodos: 41
Junio y 43 Diciembre plazo: 31 de Julio y 25 de Febrero del ao siguiente.

Los indicadores de calidad y alerta temprana estipulados en la Circulares 047 de 2007 y 056 de 2009, se
siguen reportando normalmente, porque la Superintendencia Nacional de Salud no ha confirmado la fecha
de inicio de la Circular Externa 009, De esta forma las IPS debern reportar los ARCHIVOS 062 - 071,
mientras que las EPS debern reportar los ARCHIVOS 032 120 y 121 si requieren.

LAS IPS TIENE QUE REPORTAR INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA?

Actualmente, las IPS no deben reportar indicadores de alerta temprana directamente por la pgina web de
la Superintendencia Nacional de Salud. No obstante, conforme a los establecido en el TTULO IV
INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - CAPTULO PRIMERO - NUMERAL 7. Las
Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud IPS debern enviar la informacin de calidad. Los
indicadores de calidad para las IPS se debern reportar bajo las directrices establecidas en la Circular
nica. De esta forma, las IPS debe hacer el envo por la pgina supersalud los Archivos: 062 Indicadores
de Calidad (Semestral) y 071 Indicadores de Calidad (Semestral).

CUANDO SALI EN LA PAGINA DE LA SUPERSALUD LA INFORMACIN SOBRE EL
APLAZAMIENTO DE LA CIRCULAR 009 de 2012?
La Nota de la vigencia de la Circular 009 de 2012, "Dicho cambios comenzarn a regir a partir de la
fecha de vigencia que prximamente notificara la Superintendencia. De esta forma hasta nuevo
aviso se deber seguir reportando segn como se vena realizando" se public y se inform a travs
de la pgina web de la Superintencia Nacional de Salud, por medio del banner institucional en la pgina
principal, as como tambin en el link Recepcin Datos Vigilados, desde el mes de Septiembre de 2012.





COMO SE CARGA EL CDIGO DE BUEN GOBIERNO EN LA SNS?

En el ttulo XI Anexos Tcnicos, Captulos: INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE
SALUD - IPS NATURALEZA PRIVADA y IPS NATURALEZA PBLICA , entre los archivos a reportar, NO
se relacion un archivo para el Cdigo de tica y Buen Gobierno y Por lo tanto las IPS actualmente no
trasmiten este tipo de informacin.

En cambio para las ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB), en los
Anexos Tcnicos, Captulos (ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD REGIMEN CONTRIBUTIVO, SUBSIDIADO, EMPRESAS
DE MEDICINA PREPAGADA, REGIMEN DE EXCEPCION Y ESPECIALES) Subtitulo ARCHIVOS ADICIONALES SOGC se
estableci que semestralmente reportan el Archivo 516 Cdigo de tica y Buen Gobierno, como se
muestra a continuacin.




EN LA CIRCULAR 049 CUANDO DICE QUE PRESTAN SERVICIOS DE SALUD A TERCEROS A
QUE HACE REFERENCIA?

El prestar servicios de Salud a Terceros se refiere a que preste servicios de salud a personas naturales y
jurdicas y que el servicio prestado genera un ingreso para el que lo ofrece.

Es importante precisar que la Circular 057 del (28 de Octubre 2009) excluy el numeral 3. Instituciones
exceptuadas de reportar, como se muestra a continuacin:




Igualmente la Circular 057 modific el numeral 2 Instituciones obligadas a reportar del Captulo 4, as:



LAS IPS TIENE QUE REPORTAR INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA?

Las IPS actualmente NO reportan Indicadores de Alerta Temprana, directamente a la
Superintendencia Nacional de Salud, por la pgina web http://www.supersalud.gov.co.











EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO COINCIDE CON LA FORMA DEFINIDA



Se puede presentar por lo siguiente:

El nombre del archivo no cumpla con la sintaxis establecida en los Anexos Tcnicos de la
Circular nica.
Al seleccionar la opcin Validar adjuntan archivos firmados digitalmente, seleccionan la
opcin Cargue Archivo Oficial y adjuntan archivos sin firma digital.

Nota: Es indispensable que se tenga instalado el plugin de Java (JRE) para el correcto uso de la validacin
de archivos. En caso de no tenerlo instalado, se puede descargar del siguiente enlace
http://www.java.com/es/
Si ya lo tiene instalado debe entonces confirmar su uso para poder continuar con el proceso de validacin.


La versin de la Mquina Virtual de Java a usar puede ser desde la 1.6 . hasta la versin actual. Confirme
que su PC no tiene instaladas versiones anteriores de Java. Si aparece una ventana de alerta con el
mensaje Desea impedir la ejecucin de componentes que son potencialmente no seguros (Ilustracin 6a)
seleccione la opcin NO.







CUENTA del PUC NO EXISTEN, CUENTAS NEGATIVAS, CUENTAS OBLIGATORIAS



Las cuentas que relacionan en el archivo no se encuentran en el PUC que le aplica a la entidad
(Pblico privado). En el caso de las cuentas negativas los saldos diferentes de cero que se reporten les
deben anteponer el signo menos. Existen cuentas de obligatorio reporte.



LA ECUACION CONTABLE

No se est cumpliendo la ecuacin contable en el balance, que es ACTIVO = PASIVO+PATRIMONIO, el
Sistema verifica que ACTIVO-PASIVO-PATRIMONIO =0

CRUCES ENTRE ARCHIVOS DE IPS PRIVADAS

Para las IPS, despus del proceso de Validacin se supone que los archivos han quedado sin
errores de estructura o de referencia. Sin embargo, posteriormente, en el proceso de Cargue es posible
que aparezcan errores nuevos. Estos errores se generan a raz de Cruces de
informacin que el Sistema realiza, as:

1. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 059 (Cartera por Deudor): La sumatoria de las cuentas
131 y 132 del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de las columnas 10 y 11 del Archivo 059.

2. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 060 (Pasivos externos): La sumatoria de las cuentas del
pasivo del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de las columnas 9 a 14 del Archivo 060.

3. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 058 (Estado de resultados): La Cuenta 36 del Archivo 057
debe ser igual a la cuenta 59 del Archivo 058.

4. En el Archivo 057 (Balance General): La cuenta 19 debe ser igual a la Cuenta 38.

5. En el Archivo 057, el valor reportado en las cuentas padre del Patrimonio (cuentas 31,32,33,34,35,36,37
y 38) debe corresponder a la sumatoria de las cuentas hijo.



LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

Todos los campos son de obligatorio reporte, si el dato a reportar es numrico y no le aplica puede
reportar cero 0 si es un dato alfanumrico puede relacionar NO APLICA.

El archivo no se pudo procesar por favor intente nuevamente en unos minutos Usted No tiene
asociado ningn tipo de envo, Id de validacin = 0

Este error se debe a fallas de conectividad por restricciones en el PC (Computador) en la red de
Internet que utilizan para trasmitir los archivos.

Para solucionar este inconveniente realice lo siguiente:

Desactive el Firewall de Windows en el Computador PC
En el instante de subir archivos, el computador debe tener disponible conectividad con el
servicio de transferencia de archivos FTP, deben tener habilitado el puerto 21, en la red a
fin de permitir el acceso va protocolo FTP para el cargue y validacin de la informacin en
la pgina WEB de Supersalud.

ERROR DE JAVA.LANG SECURITY EXCEPCION



Cuando al vigilado no se le visualizan los archivos que va a validar o a cargar, por lo tanto se le debe
suministrar el
siguiente archivo, donde pegarlo en la siguiente ruta:

Para dar permisos de seguridad a las applets hay que modificar el fichero java.policy en el subdirectorio
lib/security/ del directorio donde est instalado el JRE. En Windows, para una instalacin tpica, la ruta
hasta este fichero es:

c:/Archivos de Programa/Java/JRE/1.6.1/lib/security/java.policy
All se deben editar el archivo java.policy
y adicionar las siguientes lneas al final del archivo
grant {permission java.security.AllPermission;};

Despus de realizar los pasos anteriormente descritos se debe cerrar el navegador, verificar que no este
ningn proceso de Java ejecutndose y posteriormente ingresar al aplicativo de circular nica.
ERROR NUMERO DE COLUMNAS ESPERADAS



Log 8909002860012012277linea: 1| columna: | Log: No tiene el nmero de columnas esperado.
El error obedece a que el nmero de columnas que aparece en la estructura del archivo no concuerda con
el nmero de columnas que tiene reportado en el archivo. Recuerde que todos los campos de un archivo
son de obligatorio reporte.

Se implementaron nuevas validaciones en el sistema de Recepcin, Validacin y Cargue RVCC de la
Circular nica, que se tendrn en cuenta a partir de los periodos de corte: 43 Cuarto Trimestre y 80 Anual


Estados Financieros para la vigencia Diciembre 31 de 2011 en adelante, para los siguientes Tipos de
Entidades Vigiladas de la siguiente manera:

ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB)

Archivo Tipo 001 Catalogo de Cuentas

I. En la Resolucin 001051 del 04 de Julio 2013 se incluyeron nuevas cuentas y subcuentas, por lo
tanto debe relacionar las subcuentas hasta el ltimo nivel de desagregacin que corresponda, por
ejemplo (a nivel 10).
II. La sumatoria de cuentas hijo debe ser igual a lo reportado en las cuentas padre.
III. La validacin verifica que la sumatoria de cuentas a 4 dgitos debe ser igual a lo reportado en la
cuenta respectiva a 2 dgitos.
IV. Para dar consistencia a la validacin de sumatoria de cuentas padre e hijo, el sistema validar que
toda cuenta reportada a 4 dgitos o mayor debe tener su correspondiente cuenta padre a 2 dgitos y
la cuenta raz de un dgito. Adems, que toda cuenta padre a 1 y dos dgitos, debe reportar por lo
menos una cuenta hijo.

OPERADORES DE JUEGO LOTERIA TRADICIONAL, OPERADORES DE JUEGO APUESTAS
PERMANENTES CHANCE, JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DISTINTOS A LOTERIA Y CHANCE,
EMPRESA TERRITORIAL PARA LA SALUD (ETESA), PRODUCTORES DE LICORES VINOS
APERITIVOS Y SIMILARES, PRODUCTORES DE CERVEZAS Y SIFONES, FONDO CUENTA
IMPUESTO AL CONSUMO DE PRODUCTOS EXTRANJEROS


Archivos de Estados Financieros Tipo: 206, 208, 211, 215, 240, 245 y 249

Para estos archivos le aplican las validaciones de los numerales II, III y IV, y adicionalmente para los
Archivos Tipo: 240, 245 y 249; se les validar que el Cdigo del tipo de la cuenta que registran en el
campo 9 corresponda con el Cdigo de cuenta que registra en el campo 10.

IPS PRIVADAS y PBLICAS ARCHIVOS TIPO: 062 y 071 INDICADORES

Para cada IPS se deber realizar la validacin por servicios reportados en el REPS y de esta manera
determinar la obligatoriedad de cada uno de los indicadores.

Cdigo Indicador Numerador Denominador Longit
ud
Mxim
a
OBSERVACION
Descripcin Descripcin Solo deber permitir el
ingreso de nmeros
enteros
I.1.1.0 OPORTUNIDAD DE
LA ASIGNACIN DE
CITAS EN LA
CONSULTA MDICA
GENERAL
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita para
ser atendido en la
consulta mdica general
y la fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
generales
asignadas en
la Institucin
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 90
veces el valor del
denominador


I.1.2.1 OPORTUNIDAD DE
LA ASIGNACIN DE
CITAS EN LA
CONSULTA DE
MEDICINA INTERNA
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita para
que ser atendido en la
consulta mdica
especializada y la fecha
para la cual es asignada
la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 200
veces el valor del
denominador
I.1.2.2 OPORTUNIDAD DE
LA ASIGNACIN DE
CITAS EN LA
CONSULTA DE
GINECOBSTETRICIA
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita para
que ser atendido en la
consulta mdica
especializada y la fecha
para la cual es asignada
la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 120
veces el valor del
denominador
I.1.2.3 OPORTUNIDAD DE
LA ASIGNACIN DE
CITAS EN LA
CONSULTA DE
PEDIATRA
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita para
que ser atendido en la
consulta mdica
especializada y la fecha
para la cual es asignada
la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 120
veces el valor del
denominador
I.1.2.4 OPORTUNIDAD DE
LA ASIGNACIN DE
CITAS EN LA
CONSULTA DE
CIRUGA GENERAL
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita para
que ser atendido en la
consulta mdica
especializada y la fecha
para la cual es asignada
la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 200
veces el valor del
denominador
I.1.3.0 PROPORCIN DE
CANCELACIN DE
CIRUGA
PROGRAMADA
Nmero total de cirugas
canceladas en el perodo
Nmero de
cirugas
programadas
en el perodo
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador,
ya que es una proporcin,
es decir una parte del
todo.
I.1.4.0 OPORTUNIDAD EN
LA ATENCIN EN LA
CONSULTA DE
URGENCIAS.
Sumatoria del nmero de
minutos transcurridos
entre la solicitud de
atencin en la consulta
de urgencias y el
momento en el cual es
atendido el paciente en
consulta por parte del
mdico
Total de
usuarios
atendidos en
consulta de
urgencias
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 240
veces el valor del
denominador


I.1.5.0 OPORTUNIDAD EN
LA ATENCIN EN
SERVICIOS DE
IMAGENOLOGA
Sumatoria del nmero de
das transcurridos entre
la solicitud del servicio de
imagenologa y el
momento en el cual es
prestado el servicio
Total de
atenciones en
servicios de
imagenologa
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 90
veces el valor del
denominador
I.1.6.0 OPORTUNIDAD EN
LA ATENCIN EN
CONSULTA DE
ODONTOLOGA
GENERAL
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita para
ser atendido en la
consulta de odontologa
general y la fecha para la
cual es asignada la cita
Nmero total
de consultas
odontolgicas
generales
asignadas en
la Institucin
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 90
veces el valor del
denominador
I.1.7.0 OPORTUNIDAD EN
LA REALIZACIN DE
CIRUGA
PROGRAMADA
Sumatoria total de los
das calendario
transcurridos entre la
fecha de solicitud de la
Ciruga programada y el
momento en el cual es
realizada la ciruga
Nmero de
cirugas
programadas
realizadas en
el perodo
10 El numerador no deber
ser mayor al valor de 200
veces el valor del
denominador
I.2.1.0 TASA DE
REINGRESO DE
PACIENTES
HOSPITALIZADOS
Nmero total de
pacientes que reingresan
al servicio de
hospitalizacin, en la
misma institucin, antes
de 20 das por la misma
causa en el perodo
Nmero total
de egresos
vivos en el
perodo
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador
I.2.2.0 PROPORCIN DE
PACIENTES CON
HIPERTENSIN
ARTERIAL
CONTROLADA
Nmero total de
pacientes que seis
meses despus de
diagnosticada su
hipertensin arterial
presentan niveles de
tensin arterial
esperados de acuerdo
con las metas
recomendadas por la
Gua de Prctica Clnica
basada en Evidencia
Nmero total
de pacientes
hipertensos
diagnosticados
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador,
ya que es una proporcin,
es decir una parte del
todo.
I.3.1.0 TASA DE
MORTALIDAD
INTRAHOSPITALARIA
DESPUS DE 48
HORAS
Nmero total de
pacientes hospitalizados
que fallecen despus de
48 horas del ingreso
Nmero total
de pacientes
hospitalizados
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador
I.3.2.0 TASA DE INFECCIN
INTRAHOSPITALARIA
Nmero de pacientes con
infeccin nosocomial
Nmero total
de pacientes
hospitalizados
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador


I.3.3.0 PROPORCIN DE
VIGILANCIA DE
EVENTOS
ADVERSOS
Nmero total de eventos
adversos detectados y
gestionados
Nmero total
de eventos
adversos
detectados
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador,
ya que es una proporcin,
es decir una parte del
todo. Todas las IPS sin
excepcin deben reportar
este indicador, no deber
permitir el cargue
completo del reporte si no
se ha ingresado los datos
correspondientes a este
indicador.
I.4.1.0 TASA DE
SATISFACCIN
GLOBAL
Nmero total de
pacientes que se
consideran satisfechos
con los servicios
recibidos por la IPS
Nmero total
de pacientes
encuestados
por la IPS
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador,
ya que es una proporcin,
es decir una parte del
todo. Todas las IPS sin
excepcin deben reportar
este indicador, no deber
permitir el cargue
completo del reporte si no
se ha ingresado los datos
correspondientes a este
indicador.

ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB)
ARCHIVO TIPO: 032 INDICADORES

El Sistema de Recepcin Validacin y Cargue Circular RVCC, para cada EAPB realiza la siguiente
verificacin de los datos de numerador y denominador de cada uno de los indicadores.

Cdigo Indicador Numerador Denominador Long.
Mxim
a
OBSERVACION
Descripcin Descripcin Solo deber permitir el ingreso
de nmeros enteros
E.1.1.0 OPORTUNIDAD
DE LA
ASIGNACIN
DE CITAS EN
LA CONSULTA
MDICA
GENERAL
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para ser atendido en
la consulta mdica
general y la fecha
para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
generales
asignadas en
la Institucin
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 90 veces el valor del
denominador


E.1.2.1 OPORTUNIDAD
DE LA
ASIGNACIN
DE CITAS EN
LA CONSULTA
DE MEDICINA
INTERNA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 200 veces el valor del
denominador
E.1.2.2 OPORTUNIDAD
DE LA
ASIGNACIN
DE CITAS EN
LA CONSULTA
DE
GINECOBSTET
RICIA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 120 veces el valor del
denominador
E.1.2.3 OPORTUNIDAD
DE LA
ASIGNACIN
DE CITAS EN
LA CONSULTA
DE PEDIATRA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 120 veces el valor del
denominador
E.1.2.4 OPORTUNIDAD
DE LA
ASIGNACIN
DE CITAS EN
LA CONSULTA
DE CIRUGA
GENERAL
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 200 veces el valor del
denominador
E.1.3.0 NMERO DE
TUTELAS POR
NO
PRESTACIN
DE SERVICIOS
POS O POSS
Nmero de tutelas
falladas a favor del
afiliado por no
prestacin de
servicios
No Aplica No
debe
permiti
rle el
ingreso
de
valor
No debe ingresar valor en el
espacio designado para
denominador dado que es una cifra
absoluta.


E.1.4.0 OPORTUNIDAD
DE ENTREGA
DE
MEDICAMENTO
S POS
Nmero total de
medicamentos POS
ordenados por el
mdico que son
entregados por la
farmacia desde la
primera vez que el
afiliado o su
representante
presenta la frmula
Nmero total
de
medicamentos
POS
solicitados a la
farmacia por el
afiliado o su
representante
durante el
perodo
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.
E.1.5.0 OPORTUNIDAD
EN LA
REALIZACIN
DE CIRUGA
PROGRAMADA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha de solicitud de
la Ciruga
programada y el
momento en el cual
es realizada la
ciruga
Nmero de
cirugas
programadas
realizadas en
el perodo
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 200 veces el valor del
denominador
E.1.6.0 OPORTUNIDAD
EN LA
ASIGNACIN
DE CITAS EN
LA CONSULTA
DE
ODONTOLOGA
GENERAL
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para ser atendido en
la consulta de
odontologa general y
la fecha para la cual
es asignada la cita
Nmero total
de consultas
odontolgicas
generales
asignadas en
la Institucin
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 90 veces el valor del
denominador
E.1.7.0 OPORTUNIDAD
EN LA
ATENCIN EN
SERVICIOS DE
IMAGENOLOG
A
Sumatoria del
nmero de das
transcurridos entre la
solicitud del servicio
de imagenologa y el
momento en el cual
es prestado el
servicio
Total de
atenciones en
servicios de
imagenologa
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 90 veces el valor del
denominador
E.1.8.0 OPORTUNIDAD
DE LA
REFERENCIA
EN LA EPS,
ARS, CCF, EA,
MP
Sumatoria del
nmero de horas
transcurridos entre la
solicitud de la
referencia y el
momento en el cual
es autorizada por la
EAPB
Total de
solicitudes de
referencia
10 El numerador no deber ser mayor
al valor de 90 veces el valor del
denominador
E.2.1.0 PROPORCIN
DE ESQUEMAS
DE
VACUNACIN
ADECUADOS
EN NIOS
MENORES DE
UN AO
Nmero de nios
menores de un ao
con esquema de
vacunacin
adecuado segn las
normas del Programa
Ampliado de
Inmunizaciones
Nmero total
de nios
menores de un
ao afiliados a
la EAPB
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.


E.2.2.0 OPORTUNIDAD
EN LA
DETECCIN
DE CNCER
DE CUELLO
UTERINO
Nmero total de
pacientes con CA de
cuello uterino
detectados in situ
Nmero total
de pacientes
detectados con
cncer de
cuello uterino
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.
E.3.1.1 TASA DE
MORTALIDAD
POR
NEUMONA EN
MAYORES DE
65 AOS
Nmero de muertes
de pacientes con
diagnstico de
neumona en
mayores de 65 aos
Nmero total
de pacientes
afiliados
mayores de 65
aos
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.
E.3.1.2 TASA DE
MORTALIDAD
POR
NEUMONA EN
MENORES DE
5 AOS
Nmero de muertes
de pacientes con
diagnstico de
neumona en
menores de cinco
aos
Nmero total
de pacientes
afiliados
menores de
cinco aos
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.
E.3.2.0 RAZN DE
MORTALIDAD
MATERNA
Nmero de muertes
de maternas por
causas atribuibles al
embarazo
Nmero de
nacidos vivos
10 En ningn caso el valor ingresado
en el numerador deber superar al
valor ingresado en el denominador
E.4.1.0 TASA DE
SATISFACCIN
GLOBAL
Nmero total de
pacientes que se
consideran
satisfechos con los
servicios recibidos
por la IPS
Nmero total
de pacientes
encuestados
por la IPS
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.
E.4.2.0 PROPORCIN
DE QUEJAS
RESUELTAS
ANTES DE 15
DAS
Nmero de quejas en
las cuales se
adoptan los
correctivos
requeridos antes de
15 das
Nmero total
de quejas
recibidas
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.
E.4.3.0 TASA DE
TRASLADOS
DESDE LA EPS,
ARS, CCF, EA,
MP
Nmero de afiliados
que se traslad a
otras EAPB del
mismo rgimen, en el
perodo
Nmero total
de afiliados en
el perodo
10 En ningn caso el numerador
puede superar el valor del
denominador, ya que es una
proporcin, es decir una parte del
todo.


















INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA
ARCHIVO 120

El Sistema de Recepcin Validacin y Cargue Circular RVCC, para cada EAPB realiza la siguiente
verificacin de los datos de numerador y denominador de cada uno de los indicadores de Alerta Temprana.


Cdigo Indicador Numerador Denominador Longitud
Mxima
OBSERVACION
Descripcin Descripcin Solo deber permitir el
ingreso de nmeros
enteros
1 TIEMPO DE ESPERA
EN CONSULTA
MDICA GENERAL
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para ser atendido en
la consulta mdica
general y la fecha
para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
generales
asignadas en
la Institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 90 veces
el valor del denominador
2 TIEMPO DE ESPERA
EN CONSULTA
MEDICA
ESPECIALIZADA -
MEDICINA INTERNA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 200 veces
el valor del denominador
3 TIEMPO DE ESPERA
EN CONSULTA
MEDICA
ESPECIALIZADA
GINECOLOGA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 120 veces
el valor del denominador


4 TIEMPO DE ESPERA
EN CONSULTA
MEDICA
ESPECIALIZADA -
PEDIATRIA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 120 veces
el valor del denominador
5 TIEMPO DE ESPERA
EN CONSULTA
MDICA
ESPECIALIZADA -
CIRUGA GENERAL
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 200 veces
el valor del denominador
6 TIEMPO DE ESPERA
EN CONSULTA
MDICA
ESPECIALIZADA
OBSTETRICIA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para que ser
atendido en la
consulta mdica
especializada y la
fecha para la cual es
asignada la cita
Nmero total
de consultas
mdicas
especializadas
asignadas en
la institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 120 veces
el valor del denominador
7 TIEMPO DE
CONSULTA DE
ODONTOLOGA
GENERAL
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha en la cual el
paciente solicita cita
para ser atendido en
la consulta de
odontologa general
y la fecha para la
cual es asignada la
cita
Nmero total
de consultas
odontolgicas
generales
asignadas en
la Institucin
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 90 veces
el valor del denominador
8 TIEMPO DE ESPERA
DE SERVICIOS DE
IMAGENOLOGIA Y
DIAGNOSTICO
GENERAL
RADIOLOGA SIMPLE
Sumatoria del
nmero de das
transcurridos entre la
solicitud del servicio
primera vez o
prioritaria de
imagenologa-
radiologa simple y el
momento en el cual
es prestado el
servicio
Total de
atenciones en
servicios de
imagenologa-
radiologa
simple
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 90 veces
el valor del denominador


9 TIEMPO DE ESPERA
DE SERVICIOS DE
IMAGENOLOGIA Y
DIAGNOSTICO
ESPECIALIZADO TAC
Sumatoria del
nmero de das
transcurridos entre la
solicitud del servicio
de primera vez o
prioritaria
imagenologa-TAC y
el momento en el
cual es prestado el
servicio
Total de
atenciones en
servicios de
imagenologa-
TAC
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 90 veces
el valor del denominador
10 TIEMPO DE ESPERA
TOMA DE MUESTRAS
LABORATORIO
BSICO
Sumatoria del
nmero de das
transcurridos entre la
solicitud del servicio
de muestra de
laboratorio y el
momento que
genera el resultado
del examen
Total de
atenciones en
servicios de
muestras de
laboratorio
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 90 veces
el valor del denominador
11 TIEMPO DE ESPERA
EN LA REALIZACIN
DE CIRUGA GENERAL
PROGRAMADA
Sumatoria total de
los das calendario
transcurridos entre la
fecha de solicitud de
la Ciruga
programada y el
momento en el cual
es realizada la
ciruga
Nmero de
cirugas
programadas
realizadas en
el perodo
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 200 veces
el valor del denominador
12 TASA DE INFECCIN
INTRAHOSPITALARIA
(Por cada 100 pacientes
hospitalizados)
Nmero de
pacientes con
infeccin
intrahospitalaria
general. No incluye
UCI.
Nmero de
pacientes
hospitalizados
general. No
incluye UCI.
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador, ya
que es una parte del todo.
13 TIEMPO DE ESPERA
CONSULTA DE
URGENCIAS TRIAGE II
Sumatoria del
nmero de minutos
transcurridos entre la
solicitud de atencin
en la consulta de
urgencias y el
momento en el cual
es atendido el
paciente en consulta
por parte del mdico
Total de
usuarios
atendidos en
consulta de
urgencias
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 240 veces
el valor del denominador
14 RAZN DE
MORTALIDAD
MATERNA (Por cada
100.000 nacidos vivos)
Nmero de
defunciones de
maternas por causas
atribuibles al
embarazo, parto y
puerperio
Nmero de
nacidos vivos
en un ao
10 En ningn caso el valor
ingresado en el numerador
deber superar al valor
ingresado en el
denominador


15 TASA DE
MORTALIDAD EN
MENORES DE CINCO
AOS (Por cada
100.000 atendidos
menores de cinco aos)
Nmero de
defunciones en
menores de cinco
aos
Nmero de
menores de
cinco aos
10 En ningn caso el
numerador puede superar
el valor del denominador, ya
que es una parte del todo.
16 TASA DE
MORTALIDAD
INFANTIL (Por cada
1.000 nacidos vivos)
Nmero de
defunciones
menores de un ao
Nmero de
nacidos vivos
10 El numerador no deber ser
mayor al valor de 3 veces el
valor del denominador


TIPO DE CONTRIBUYENTE NO EXISTE


Para este tipo de error debe verificar que los Tipos de Contribuyente que relacionan en en el archivo
tenga relacin con los Cdigos de Contribuyente, a su vez debe tener en cuenta la siguiente tabla:
Tipo de contribuyente:



Caso1: Cuando relacionan un valor en el campo 14 el valor recaudado por transferencias 1, en el campo
16 Contribuyente debe relacionar el cdigo 501 que corresponde a (Etesa), y en el campo 17 Tipo de
Contribuyente segn tabla de Referencia debe relacionar el tipo 06.

Caso2: Cuando relacionan un valor en el campo 15 el valor recaudado por transferencias 2, en el campo
16 Contribuyente debe relacionar el cdigo 9999 que corresponde a (Rifas de carcter municipal), y en el
campo 17 Tipo de Contribuyente segn tabla de Referencia debe relacionar el tipo 07.

ERROR DE DUPLICIDAD DE DATOS

Log 8001311335412008060.txt
1 1 060 Validacin de unicidad False Existen filas repetidas, porque la combinacin de los datos en
las columnas 1-2-3-4-5-6-7-8 se repiten en dos o ms filas.

Este error se presenta porque en dos o ms filas (registros) en el archivo est relacionando datos
iguales en las columnas (campos) a que hace referencia al mensaje de error.



Para solucionarlo debe identificar cuntas y cules filas repetidas contiene el archivo, esto lo puede
realizar utilizando Excel para una mejor visualizacin de los registros duplicados.

Ejemplo del error:
800131133,5,41,2008,060,23,800130907-4,saludtotal,67,0,0,0,0,0
800131133,5,41,2008,060,23,860013816-1,institutodesegurosocial,50,0,0,0,0,0
800131133,5,41,2008,060,23,800224808-1,fondodepensionesporvenirsa,77,0,0,0,0,0
800131133,5,41,2008,060,23,860013816-1,institutodesegurosocial,164,0,0,0,0,0

1. El tipo de archivo no existe

Este mensaje se genera debido a que se reporta el nmero del archivo (columna 5 en
EAPB y Generadores y 4 en el resto) como un nmero entero, este campo debe
ser diligenciado anteponiendo ceros para completar 3 caracteres (ej. 001, 028, 303)

2. El cdigo de departamento y/o municipio no existe
Se puede estar incurriendo en alguno de estos tres errores:

a) El cdigo del departamento o el municipio no existe,
b) No est anteponiendo el cero a la izquierda del cdigo de departamento o municipio
cuando el departamento es de un solo digito (ej. Antioquia debe ser 05 y Medelln 05001)
c) no est colocando el cdigo del departamento junto con el cdigo del municipio
para completar los cinco caracteres (ej. Reportan Medelln como 001 cuando debe ser
05001).

3. Mensajes de error respecto a: ao, mes y quincena en generadores
Se deben reportar los 4 dgitos del ao, dos del mes (anteponiendo cero cuando el mes es
de un solo dgito) y las quincenas solo pueden ser 1 o 2.

LA MANERA DE CONSTRUIR EL ARCHIVO TIPO 230 Declaraciones Impoconsumo
es la siguiente:

La informacin se diligencia de forma horizontal, creando una fila para cada uno de los
productos declarados en el perodo gravable (quincena) y departamento.

La estructura vertical es definida por cada uno de los campos establecidos en los
Anexos Tcnicos de la Circular nica.

Los datos de los campos 1 al 14, que corresponden a la informacin general de la
declaracin, deben ser iguales, y repetirse en tantas lneas como productos se declaren en el mismo
periodo gravable y departamento.

Los datos de los campos 15 al 24, que corresponden al detalle de productos, deben
diligenciarse por cada producto declarado, de acuerdo a sus especificaciones.

Los datos de los campos 25 al 43, correspondientes a la liquidacin del impuesto, solo
deben ser diligenciados en la primera fila (primer registro, independientemente del
producto), de cada declaracin reportada, dado que corresponde a los totales de la
declaracin y a la distribucin del IVA. Las filas restantes deben ir en ceros.

Cada vez que se reporte un perodo gravable y/o departamento diferente (cada nueva


declaracin), se debern diligenciar en la primera fila (primer producto de la nueva
declaracin) los valores generales de la liquidacin.

Es importante aclarar que los campos 35, 36 y 37 deben ser diligenciados nicamente
en los casos de las declaraciones presentadas en departamentos diferentes de
Cundinamarca. Los campos 38 al 43 deben ser diligenciados exclusivamente para las
declaraciones presentadas en Cundinamarca.

Los datos de los campos 44 al 50, correspondientes a los pagos realizados, se debern
diligenciar en tantas lneas como pagos se hayan efectuado. Las filas restantes deben ir
en ceros, con excepcin del campo 45 (fecha), donde debe colocar una fecha coherente
para respetar el formato.

En el campo 48 (cdigo tipo de pago) se deben utilizar, dependiendo de cada pago, los
siguientes cdigos: