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INTRODUCCIN
La auditora administrativa en el sector pblico es similar a la que se realiza en
el privado, sin embargo, tiene implicaciones sociales por tratarse de
organismos gubernamentales.
Una auditora administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de una
estrategia, de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un
consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin tenga
capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.
Tambin parte del convencimiento de que no constituye un fin en s misma,
sino que est ligada a todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la
aportacin de distintos puntos de vista y experiencias, as como la toma de
conciencia generalizada en todos los niveles, son determinantes para que esta
herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.
El anlisis sistemtico de todos y cada uno de los aspectos inmersos en su
ejecucin demanda el establecimiento de toda una infraestructura que haga
posible que fluya informacin suficiente, relevante, oportuna y veraz, para
disponer en el momento y en el lugar adecuado de elementos de decisin y
calidad idneos.
Por medio de los resultados que se arrojen en la auditoria, tomar el control de
las situaciones que lleguen a comprometer las metas que se pretender lograr
en la institucin.
El saber cmo se realiza una auditoria ayudara a los futuros Licenciados en
Administracin a tener un mejor manejo de las empresas y/o negocios que
estn a su cargo, y as evitar cometer errores que lleguen a perjudicar a todos.




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OBJETIVO GENERAL
Conocer como se lleva a cabo una auditoria en el sector pblico y comprender
las distintas situaciones y soluciones que arrojen las auditorias en las distintas
reas en el sector pblico.




OBJETIVO PARTICULAR
Saber cmo se maneja el presupuesto de los sectores pblicos, como se lleva a
cabo el control en las distintas reas y como resolver los problemas que surjan
dentro de la evaluacin.












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MARCO TERICO
La auditora administrativa nace como una necesidad de evaluar el
funcionamiento de las organizaciones, enfocndose principalmente a
cuestiones de control.
Auditora Administrativa. Accin utilizada para verificar, evaluar y promover el
cumplimiento y apego a los factores o elementos del proceso administrativo
instaurados o a seguir en las dependencias y entidades que conforman el
sector gubernamental, adems de evaluar la calidad de la administracin en su
conjunto.
Con el paso del tiempo, la administracin le ha conferido mayor importancia a
la auditora administrativa, ya que esta ltima ha contribuido a varios aportes
dentro de la administracin y hoy en da se considera a la auditora
administrativa como una herramienta fundamental para las organizaciones.
Debido a que implica efectuar un examen parcial o integral con el propsito de
identificar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Entre los objetivos prioritarios para ejercerla de manera consistente estn los
siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder
evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares
preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica
administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la
estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo
efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la
organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

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De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la
organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca
bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable
y receptiva a la organizacin.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de
mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en
un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la
organizacin.
Un beneficio de la auditora administrativa es que los problemas
administrativos y las dificultades operacionales que se relacionan con ellos,
pueden detectarse antes de que sucedan, en lugar de ms tarde, como
acontece con la auditora financiera. Esta caracterstica de anticipar los
problemas, es anloga al concepto de mantenimiento preventivo, aplicado en el
rea de produccin: es decir, las auditoras administrativas peridicas pueden
sealar lo problemas conforme crecen a partir de una pequea escala.

En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en
todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.
En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones,
mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de
trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las
instituciones del sector se clasifican en:
Secretaras de Estado: son aquellas instituciones pblicas subordinadas
en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercicio de
sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden
administrativo que tiene encomendados.

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Entidad paraestatal: es una empresa que cuenta con recursos del
gobierno para poder ofrecer un servicio, el ejemplo que hubo hace mucho
tiempo fue el de TELMEX que fue una empresa que ofreca el servicio de
telefona, que contaba con subsidios que otorgaba el gobierno y que al
mismo tiempo, las utilidades y/o perdidas las absorba el mismo
gobierno, as como dicha paraestatal deba pagar impuestos al mismo
gobierno.
Organismos autnomos: son entidades pblicas dotadas de personalidad
jurdica y patrimonio propio, creado por decreto para no depender del
Poder Ejecutivo ni de ningn otro Poder (Legislativo o Judicial), con
objeto de actuar con independencia, imparcialidad y objetividad en sus
funciones; para efectos presupuestarios y contables, como ejecutores de
gasto, estn obligados a cumplir con las leyes y normatividad vigentes en
las materias; para fines de presentacin su informacin presupuestaria y
contable se incluyen en el Sector Central.
Gobiernos de los estados (entidades federativas): Los estados de la
Federacin Mexicana son libres, soberanos, autnomos e independientes
entre s. Tienen la libertad de gobernarse segn sus propias leyes; tienen
una constitucin propia que no ha de contradecir la constitucin federal.
Organismo Descentralizado: son aquellas entidades pblicas que
cuentan con personalidad jurdica y patrimonio propios, es decir, son
autnomos. Ejemplo de estos organismos son PEMEX y CFE.
Organismos Desconcentrados: son aquellos que dependen
presupuestalmente de alguna entidad pblica pero sin embargo cuentan
con autonoma orgnica, un ejemplo de este tipo de organismos es la
Comisin Nacional para la Defensa de los Usuarios de las Instituciones
Financieras (CONDUSEF).
Comisiones intersecretariales: son organismos intermedios creados por el
gobernador del estado, para atencin de asuntos que requieren el
ejercicio de la actividad administrativa, para el despacho de los asuntos
en que deban intervenir varias dependencias.

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Mecanismos especiales: son los fideicomisos. El fideicomiso es un
convenio por el cual una persona (fiduciante) transmite a otra (fiduciario)
la propiedad de ciertos bienes, obligndose el que los recibe a
administrarlos bien y fielmente por cierto tiempo, al cabo del cual debe
entregarlos a la persona indicada en el contrato que puede ser el primer
transmitente o un tercero.
Para las instituciones pblicas, las auditoras administrativas son realizadas
por el rgano interno de control. Son los responsables de brindar el apoyo
tcnico y normativo a las mismas, con un apego estrecho al Programa Anual de
Control y Auditora, creado por el gobierno para garantizar el cumplimiento
eficaz de las funciones y responsabilidades de la institucin pblica.
El Programa Anual de Control y Auditora contiene los lineamientos generales
de la auditora, la definicin, actividades previas o planeacin, el desarrollo de
la misma y la presentacin del informe. Adems, est seccionado en apartados
en los que se describen los principales aspectos que deben ser revisados, como
la organizacin de las reas, las medidas presupuestarias, la eficiencia en el
logro de las metas y objetivos, as como el cumplimiento de las disposiciones
legales.
El auditor, supervisado por el titular del rgano de control interno, deber
realizar una investigacin de la situacin de la institucin. Es importante
mencionar que el auditor es seleccionado por el titular del rgano de control
interno, para garantizar que cuenta con la suficiente experiencia y tica
profesional como para desempear esta labor.
En la planeacin debe quedar detallado el trabajo que se llevar a cabo. Se
deben definir las unidades administrativas que son prioritarias de ser
revisadas, los objetivos que se pretenden lograr, el alcance o resultados a
entregar, los procedimientos, los recursos y los tiempos requeridos.
En el desarrollo se presentan los siguientes puntos: Secciones del programa
anual de control.

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En el resumen se muestra de manera grfica las auditoras calendarizadas y el
personal que participar en la misma. En caso de tratarse de varias
dependencias se pueden programar actividades de manera simultnea, a fin de
llegar a un diagnostico general final. Tambin es importante indicar en esta
seccin el nmero y nombre del proyecto.
Despus en los detalles del programa se establecen los objetivos que se
pretenden lograr, los aspectos especficos que se revisarn en las instituciones,
la fecha de inicio y trmino de la misma, as como el total de horas-hombre que
se utilizarn.
Como informacin complementaria se describen las bases que sustentan la
auditora, como son: los criterios que se utilizaron para la seleccin del
personal participante, el organigrama, la plantilla y el presupuesto asignado al
rgano de control interno.
Con la finalidad de agilizar el trmite burocrtico de aprobacin y autorizacin,
los rganos de control interno deben presentar el desarrollo del programa con
dos meses de anticipacin, al inicio del mismo.
Al terminar es necesario elaborar un informe fina, el cual debe contener la
evidencia suficiente, relevante y pertinente que permita al auditor o auditores
demostrar la confiabilidad de los resultados presentados. Este informe debe
estar redactado en forma clara, precisa, alcanzable y convincente. Finalmente,
se requiere la firma del titular del rgano de control interno para avalar el
documento.
Esta tcnica es una herramienta magnfica de la administracin, pero no es
infalible, en virtud de que su principal limitacin consiste en que no cuenta,
con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado de
eficiencia con que se cumple una funcin; por tanto, el resultado de tal revisin
adolece de cierta subjetividad, ya que es el responsable de ella quien determina
el patrn ideal que usar como base para la evaluacin.

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PRESUPUESTACIN
Un presupuesto es la previsin de gastos e ingresos para un determinado
lapso, por lo general un ao. Permite a las empresas, los gobiernos, las
organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la
consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario
incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario,
puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un
supervit (los ingresos superan a los gastos).
Los presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la
organizacin, proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de
los distintos segmentos, o reas de actividad de la empresa y de la gerencia. El
proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evala el
resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un
proceso de ajuste que posibilite la fijacin de nuevos objetivos.
El Presupuesto de Egresos de la Federacin especifica el monto y destino de los
recursos econmicos que el Gobierno requiere durante un ao, para obtener
los resultados comprometidos y demandados por los diversos sectores de la
sociedad. El PEF es el documento jurdico y financiero que establece las
erogaciones que realizar el gobierno federal entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre de cada ao.
Las dos principales fuentes tributarias son: el impuesto sobre la renta (ISR),
que pagan tanto las empresas como las personas por concepto de ingresos. El
impuesto al valor agregado (IVA), que es el impuesto que se paga en cada
compra de algn producto y grava todo el valor que se le agrega a una
mercanca en su proceso de produccin. El gobierno tambin obtiene recursos
a travs de los bienes y servicios que genera. Y otra fraccin del gasto es la
deuda que contrae el gobierno.
Antes del 15 de noviembre el Presidente enva su iniciativa de Ley de Ingresos a
la Cmara de Diputados y Senadores para su aprobacin. En dicho documento

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se especifican los conceptos y cantidades estimadas de donde se percibirn los
ingresos para el siguiente ao fiscal.
Las fechas del proceso de presupuestacin son las siguientes:

De Febrero a Agosto, el gobierno elabora la estructura programtica.

De Junio a Agosto lleva a cabo la preparacin preliminar del

presupuesto.

De Julio a Agosto se determinan las referencias de gasto preliminares

En Agosto se determinan los techos financieros para el gasto de cada

programa, proyecto, entidad o dependencia.

En Septiembre se formula e integra el proyecto de PEF, para presentarlo

el 8 de Septiembre.


A grandes rasgos el calendario del Presupuesto es el siguiente:

FORMULACION-PROGRAMACION: 1 Junio 8 de Septiembre
(Poder Ejecutivo, Poder Legislativo, Poder Judicial, IFE, CND, Dependencias y
Entidades)

DISCUSIN- APROBACIN: 8 Septiembre-15 de Noviembre
(Poder Legislativo: Cmara de Diputados)

EJECUCIN: 1 Enero- 31 Diciembre
(Poder Ejecutivo SHCP, Dependencias y Entidades, Congreso, IFE, y Poder
Judicial)

CONTROL/ AUDITORIA
(Poder Ejecutivo SECODAM Y SHCP, Poder Legislativo Contadura Mayor de
Hacienda y cuenta de la Hacienda Pblica Federal)

El proceso no es lineal, ya que las etapas que lo integran suman una duracin

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mayor a un ao: al mismo tiempo que se prepara el presupuesto del ao
entrante, se ejecuta el preparado el ao anterior.

Actualmente, en Mxico se utilizan tres tipos de clasificaciones para el anlisis
presupuestal, que se diferencian por sus objetivos y criterios de distribucin: la
administrativa, la econmica y la funcional que permiten entender quin, en
qu, y para qu se gasta el dinero.
Clasificacin Econmica: Se divide en gasto corriente que es el pago de
sueldos, adquisicin de materiales y suministros para el funcionamiento de las
dependencias. Y el gasto capital indica que tanto se transfiera a la sociedad a
travs de obras pblicas y proyectos de inversin.
Clasificacin Administrativa: Es el gasto desglosado por dependencias y
entidades a las que se le asignan y ejercen los recursos pblicos.
Clasificacin Funcional: Define los objetivos por los que se gastan los recursos.
Programas, proyectos y actividades donde se aplican los recursos.

EVALUACIN
La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite
establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se
identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo
pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una
evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce
el alcance y se sectoriza la concepcin de la entidad, as como la potencialidad
de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un
instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los
integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son
relevantes.

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La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de
ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus
respectivos trabajos. Sino que se encarga de llevar a cabo un examen y
evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, las
personas responsables de la administracin de funciones operacionales y
verificar si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de
controles administrativos adecuados. Para que la calidad del trabajo est de
acuerdo con las normas establecidas, y pueda llevar a que los planes y
objetivos se cumplan, y que los recursos se apliquen en forma econmica.

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que
s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y
operativos. La prctica indica que no siempre coincide con lo que l
responsable del rea o el supervisor piensa que se est realizando. Los
procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la
comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de
terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.

El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de
un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y
pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en
sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor
administrativo.

CONTROL
La auditoria se genera por mltiples causas dentro de la administracin de una
entidad; su gnero, su especie pertenece al rea del control, que ubicado
mediante evaluaciones y exmenes que se realizan en los diferentes elementos

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mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administracin
general.
A continuacin se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que
pueden contribuir a una deficiente administracin:
Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos.
Violacin de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada.
Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad.
Difcil y costoso control.
Deformacin de la comunicacin y de la informacin entre los niveles de
la dependencia.
Conflictos de competencia y personal falto de motivacin.
Difcil visin integral de conjunto de la misin de la entidad.
Decisiones lentas, demoras a la orden del da.
Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusin.
Falta de coordinacin, privan los intereses personales a los generales.
Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero.
Lo anterior se evita en lo posible con exmenes peridicos que se hagan en el
informe de auditora administrativa.
Desde ningn concepto podr considerarse completo el sistema de control
superior, sin incluir la auditoria administrativa. El control interno en su
sentido amplio requerir la intervencin de, por lo menos, un supervisor
destinado a controlarla y mantenerla en eficientes condiciones de operacin.
Por consiguiente, la direccin superior, auditores internos o externos, y otros
interesados, deben de confiar en la auditoria administrativa como una
prevencin de inconvenientes y para garantizar la adecuada marcha del
sistema.
Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una tcnica e
instrumento que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la estructura,

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sistemas, procedimientos y mtodos de la administracin lo cual constituye su
ubicacin en la fase del control dentro del proceso de la administracin.
La auditoria administrativa tiene como finalidad trascendente sacar a la luz
irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados, e
indicar a la vez posibles soluciones para mejorar sus operaciones.
Por consiguiente, siendo el anlisis un elemento primordial para separar las
partes de un todo, se deber de considerar todos los factores, hasta conocer
con profundidad los elementos de que est compuesto; para verificar la
viabilidad de los diversos procesos especializados. Una de los principales
auxiliares en que se basa la auditoria administrativa es la investigacin
cientfica, por lo cual el auditor administrativo se apoya en la lgica siguiendo
los pasos del razonamiento "inductivo y deductivo" que aconseja la decisin a
tomar.













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CONCLUSIN
La auditora que se realiza a los organismos pblicos pretende garantizar que
las instituciones de gobierno hagan buen uso de los recursos que se les han
asignado y contribuyan a aumentar la eficiencia administrativa de las mismas,
as se asegura que stas cumplan con los objetivos para los que fueron
creadas.
La auditora pblica deber realizarse siempre en apego a la legalidad o
normatividad vigente, aunque en muchas instituciones gubernamentales ( al
menos en nuestro pas) tienden a maquillar los resultados que las auditorias
arrojan, y lo hacen con el fin de tener algo de los recursos que le fueron
asignados a la institucin.
Estos resultados tienden a revelarse al culminar los sexenios o el mandato de
algn presidente municipal, esto para la gente tiende a ser molesto para la
gente aun despus de saberlo despus de un tiempo transcurrido.