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Biblioteca Digital da Cmara dos Deputados

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MANUAL DE CONTROLE INTERNO
2012
CONTROLE
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CONTROLE
Braslia | 2012
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Braslia | 2012
MANUAL DE
CONTROLE INTERNO
CMARA DOS DEPUTADOS
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SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
Secretrio: Ricardo Soares de Almeida
GRUPO DE TRABALHO DE ELABORAO DO MANUAL DE CONTROLE INTERNO
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Bento Rodrigo Pereira Monteiro
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Luiz Renato Costa Xavier
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Tarcsio Ximenes Prado Junior
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Diagramao: Janaina Coe e Patrcia Weiss
Reviso: Seo de Reviso e Indexao
SRIE
Fontes de referncia. Guias e manuais
n. 35
Dados Internacionais de Catalogao-na-publicao (CIP)
Coordenao de Biblioteca. Seo de Catalogao.
Brasil. Congresso Nacional. Cmara dos Deputados. Secretaria de Controle Interno.
Manual de controle interno [ recurso eletrnico ]. Braslia : Cmara dos Deputados, Edies
Cmara, 2012.
47 p. (Srie fontes de referncia. Guias e manuais ; n. 35)
ISBN 978-85-736-5907-8
1. Brasil. Congresso Nacional. Cmara dos Deputados. Secretaria de Controle Interno, poderes e
atribuies. I. Ttulo. II. Srie.
CDU 342.532(81)
ISBN 978-85-736-5906-1 (brochura) ISBN 978-85-736-5907-8 (e-book)
SUMRIO
PREFCIO 5
SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO 7
1. CONTROLE INTERNO 8
2. SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO DA
CMARA DOS DEPUTADOS 11
2.1 Atribuies e competncias 12
2.2 Planejamento 13
2.2.1 Planejamento Estratgico da Secin 13
2.2.2 Plano Anual de Controle Interno (Paci) 14
3. FORMAS DE ATUAO DA SECRETARIA DE
CONTROLE INTERNO 16
3.1 Aes de controle 16
3.1.1 Inspeo 16
3.1.2 Assessoramento 16
3.1.3 Anlise obrigatria de atos de pessoal 17
3.1.4 Monitoramento contnuo 17
3.1.5 Acompanhamento de recomendaes (follow up) 17
3.1.6 Levantamento 18
3.1.7 Auditoria 18
3.1.7.1 Auditoria contbil 19
3.1.7.2 Auditoria de tecnologia da informao 20
3.1.7.3 Auditoria de gesto 20
3.1.7.4 Auditoria operacional 20
3.1.7.5 Auditoria de conformidade 21
3.1.7.6 Auditoria especial 21
3.2 Procedimentos de auditoria 21
3.3 Amostragem 24
3.4 Papis de trabalho 25
4. NORMAS FUNDAMENTAIS DE CONTROLE INTERNO 27
4.1 Normas relativas aos servidores lotados na Secin 27
4.2 Normas relativas execuo do trabalho na Secin 29
4.3 Normas relativas superviso dos trabalhos 33
4.4 Normas relativas opinio da Secin 34
4.5 Normas relativas forma de comunicao de resultados 35
4.6 Normas relativas aos controles administrativos 36
4.6.1 Princpios de controles administrativos 37
4.6.2 Finalidade dos controles administrativos 38
5. NORMAS GERAIS 40
5.1 Publicao, reviso e atualizao do
Manual de Controle Interno 40
5.2 Sigilo das informaes 40
5.3 Controle de qualidade dos trabalhos 41
GLOSSRIO 43
REFERNCIAS 46
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 5
PREFCIO
A Secretaria de Controle Interno (Secin) da Cmara dos Depu-
tados atua com o objetivo de aperfeioar continuamente seus
trabalhos, mediante a integrao e racionalizao dos processos
laborais e a utilizao de novas tcnicas de auditoria.
Em consonncia com essa linha de ao e com o Planejamento Es-
tratgico da Secin para 2008-2011, instituiu-se um projeto com o
objetivo de elaborar este manual, que contempla diretrizes, prin-
cpios, conceitos e normas tcnicas para a atuao da Secretaria.
Consolida-se, portanto, com este Manual de Controle Interno
que no pretende tolher a ao ou a criatividade de seus usu-
rios, mas sim estimular o aprimoramento e a pesquisa de novas
tcnicas , posio gerencial no sentido de munir a Secin dos
instrumentos necessrios execuo de suas atividades.
O Manual est dividido em captulos e admitir acrscimos e
aperfeioamentos medida que as atividades forem realizadas
e testadas. Assim, os procedimentos operacionais sero objeto
de construo analtica, via processo de manualizao interna.
Ricardo Soares de Almeida
Secretrio de Controle Interno
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 7
SECRETARIA DE
CONTROLE INTERNO
Para melhor cumprir suas atribuies constitucionais e legais,
assim como para alcanar resultados efetivos, a Secretaria de
Controle Interno (Secin) defniu sua misso, sua viso de futuro
e seus valores, conforme se apresenta a seguir:
MISSO
Zelar pela aplicao regular dos recursos pblicos geridos pela
Cmara dos Deputados e colaborar com a administrao para o
aperfeioamento dos atos de gesto.
VISO
Ser rgo de excelncia no desempenho das atividades de con-
trole interno e alcanar a plena integrao com as unidades ad-
ministrativas da Cmara dos Deputados.
VALORES
Efcincia tica Comprometimento Imparcialidade Razoa-
bilidade Cooperao
8 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
1. CONTROLE INTERNO
Controlar uma atividade de fscalizao, de monitoramento,
ou seja, a inspeo, o exame e o acompanhamento de deter-
minado objeto ou atividade.
Na esfera pblica, controlar examinar os atos da administra-
o para verifcar o cumprimento da legislao e das normas,
evidenciando eventuais falhas ou desvios e orientando o gestor
a otimizar o uso dos recursos disponveis de forma organizada
e ponderada. O controle atua na verifcao da conformidade
dos atos da administrao pblica e nos aspectos discricion-
rios da gesto pela avaliao dos resultados quanto efccia e
efcincia (DI PIETRO, 2006).
A administrao pblica constitucionalmente sujeita a controle
externo por parte do Congresso Nacional, cabendo ainda aos
poderes Executivo, Legislativo e Judicirio manter, de forma in-
tegrada, sistema de controle interno.
Segundo a perspectiva de quem o exerce, o controle pode ser
dividido em externo e interno.
Na administrao pblica, o controle interno exercido por
um rgo sobre seus prprios atos e fatos administrativos, com
vista a assegurar o alcance de sua atividade-fm de forma legal,
efcaz, efciente e econmica. A ideia central a preveno e
a correo de erros ou desvios, constituindo-se esse tipo de
controle em instrumento auxiliar de gesto.
O controle interno preconizado na Carta Magna objetiva
avaliar o grau de confabilidade e a efccia dos controles
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 9
administrativos por meio da implantao de uma unidade
especializada. Essa unidade possui atribuies de auditoria,
fscalizao e acompanhamento da gesto administrativa, f-
nanceira, contbil, oramentria e operacional, a fm de dar
sugestes para tornar os controles primrios mais efcientes
e detectar possveis falhas e irregularidades. Na Cmara dos
Deputados, essas atribuies foram conferidas Secin, nos
termos da Resoluo n 69, de 21 de junho de 1994.
Cumpre salientar a distino entre o controle interno, atribudo
Secin, e os controles primrios, implantados pelos gestores no
processo administrativo, tais como conferncias, aplicativos, ro-
tinas operacionais e atividades ou mecanismos utilizados pelos
diversos rgos da Casa no desempenho de suas atribuies,
com o objetivo de evitar aes que resultem em falhas, fraudes,
desvios, disfunes, duplicidades e omisses.
O controle primrio, de responsabilidade dos gestores, um
processo de carter contnuo, realizado pela direo e pelo cor-
po de servidores em todos os nveis e unidades administrativas
e estruturado pela Casa de forma a enfrentar os riscos e for-
necer razovel segurana para que as metas e os objetivos da
administrao sejam alcanados.
A atividade de auditoria interna tem cunho estratgico e foco
administrativo. fundamentada na anlise de risco e consti-
tuda por procedimentos sistematizados em planejamentos
e programas de auditoria, mapas de processo e tcnicas de
auditoria, devidamente registrados em papis de trabalho,
relatrios e pareceres.
10 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
A auditoria interna, instrumento de controle interno, deve ava-
liar e contribuir para a melhoria dos processos de gesto de
riscos, de controle e de governana, aplicando uma abordagem
sistemtica e disciplinada. Segundo as normas internacionais
do Instituto de Auditores Internos (INSTITUTE OF INTERNAL
AUDITORS, 2006):
a auditoria interna uma atividade independen-
te, de avaliao objetiva e de consultoria, desti-
nada a agregar valor e a melhorar as operaes
de uma organizao, assistindo-a na consecuo
de seus objetivos, mediante uma abordagem sis-
temtica e disciplinada, na avaliao da efccia
da gesto de risco, dos controles internos e do
processo de governana.
Em consonncia com a orientao internacional, as normas
brasileiras emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade
(CFC) especifcam que a auditoria interna (NBCT-TI 01):
compreende os exames, anlises, avaliaes,
levantamentos e comprovaes, metodologica-
mente estruturados para a avaliao da integri-
dade, adequao, efccia, efcincia e economici-
dade dos processos, dos sistemas de informaes
e de controles internos integrados ao ambiente,
e de gerenciamento de riscos, com vistas a assis-
tir a administrao da entidade no cumprimento
de seus objetivos.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 11
2. SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
DA CMARA DOS DEPUTADOS
A Resoluo da Cmara dos Deputados n 20/1971, alterada
pela Resoluo n 69/1994, posiciona a Secin na estrutura ad-
ministrativa da Casa, conforme seus artigos 1 e 2:
RESOLUO CD N 20, DE 1971.
Art. 1 A Cmara dos Deputados tem a seguinte
estrutura administrativa bsica:
I Mesa
[...]
II Assessoria Jurdica
III Assessoria de Divulgao e Relaes Pblicas
IV Secretaria-Geral da Mesa
V Diretoria-Geral
VI Secretaria de Controle Interno
[...]
Art. 2 Compete Mesa da Cmara dos Deputa-
dos, de conformidade com o Regimento Interno,
a suprema direo dos rgos que integram a es-
trutura administrativa da Cmara dos Deputados.
A Secin, dessa forma, ligada ao rgo mximo de direo admi-
nistrativa da Cmara dos Deputados, reportando seu titular, nos
termos da Resoluo n 69/1994, diretamente ao presidente da
Casa, conforme preconizado pelo Instituto de Auditores Internos.
Na realizao de suas atividades, quando verifcada a existn-
cia de impropriedades, tais como falhas, desvios, disfunes,
duplicidades e omisses, ou de irregularidades, oriundas da
12 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
inobservncia de normas ou da defcincia nos controles inter-
nos, a Secin informa Diretoria-Geral as situaes encontradas
e prope, sempre que possvel, medidas corretivas capazes de
mitigar as causas que geraram tais distores.
Para informar as situaes encontradas aos setores respons-
veis na Casa, a Secin emite relatrios de auditoria contendo
a descrio dessas situaes, as evidncias que as suportam
e propostas de encaminhamento pertinentes. Tais encaminha-
mentos devem ser cuidadosamente estudados e ter como foco
a origem do problema que se pretende solucionar. O resultado
dos trabalhos desenvolvidos pela Secin levado ao conheci-
mento do presidente da Cmara dos Deputados e da Mesa
Diretora, na forma de recomendaes.
2.1 ATRIBUIES E COMPETNCIAS
Na Cmara dos Deputados, o controle interno exercido pela
Secin, mediante a verifcao dos atos e fatos administrativos.
Esse controle pode ser defnido como um procedimento orga-
nizado, de carter permanente, voltado para a preservao do
patrimnio e a avaliao do resultado da gesto.
No cumprimento de suas responsabilidades, compete Secin,
dentre outras atribuies previstas na Resoluo n 69/1994:
o assessoramento, dentro de sua rea de competncia, Mesa
Diretora da Cmara dos Deputados; a verifcao e a avaliao
dos resultados obtidos pelos administradores; a realizao das
auditorias contbil, fnanceira, patrimonial, operacional e de na-
tureza especial; e o atendimento constitucional de apoio ao con-
trole externo e integrao sistmica com os demais poderes.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 13
A ao integrada da administrao e da Secin concorre para a
preservao do patrimnio pblico, o cumprimento das nor-
mas legais e a obteno do melhor resultado possvel com o
emprego do menor volume de recursos pblicos, privilegiando
os princpios da efccia, efcincia, economicidade e legalidade.
2.2 PLANEJAMENTO
O planejamento da Secin est estruturado em duas aes funda-
mentais: o Planejamento Estratgico, que contm os objetivos
estratgicos orientados para o cumprimento da misso institu-
cional; e o Plano Anual de Controle Interno (Paci), que abrange
as aes pretendidas para o perodo anual de trabalhos.
2.2.1 PLANEJAMENTO ESTRATGICO DA SECIN
Desde 2004, a Cmara dos Deputados organiza suas aes com
base em planos estratgicos. Em 2006, foi adotada como ins-
trumento e ferramenta de trabalho a metodologia do Balan-
ced ScoreCard (BSC), elaborada por Norton e Kaplan (2004) e
traduzida como Painel de Desempenho Balanceado. Essa me-
todologia prev a avaliao da organizao no somente na
perspectiva fnanceira, mas tambm em outros aspectos que
agregam valor organizao.
Adaptando a metodologia sua realidade, a Casa identifcou
quatro perspectivas que agrupam, por afnidade, alguns obje-
tivos estratgicos:
Papel institucional;
Pblico-alvo;
14 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
Processos internos; e
Pessoas e tecnologia.
Nesse sentido, a Secin defniu suas diretrizes e elaborou seu
Plano Estratgico, com a defnio do mapa, dos objetivos e
dos projetos estratgicos para o primeiro quadrinio, com revi-
ses a cada quatro anos. Com a posterior adoo pela Casa dos
Ciclos de Curto Prazo bienais, esta ser a nova periodicidade de
avaliao e reviso.
Esse Plano Estratgico traduz a misso, a viso e a estratgia da
Secin em um conjunto abrangente de objetivos que direcionam
seu comportamento e desempenho. Conhecer bem a misso
constitui ponto inicial do processo de convergncia do esforo
coletivo visando realizao de suas atribuies e competn-
cias e, dessa forma, ao cumprimento de seu papel institucional
com efetividade. A viso representa o estado que se pretende
ver transformado em realidade no futuro, tendo em vista os
propsitos estabelecidos na misso da unidade.
Foram eleitos como valores, que constituem princpios que de-
vem nortear as aes e a conduta dos servidores da Secin: a
tica, a efcincia, o profssionalismo, o comprometimento, a
imparcialidade, a razoabilidade e a cooperao.
2.2.2 PLANO ANUAL DE CONTROLE INTERNO (PACI)
O Paci estabelece aes anuais de auditoria fundamentadas na
avaliao de risco, que compreende a avaliao de materiali-
dade, relevncia e criticidade dos objetos que compem o uni-
verso auditvel, atendendo, ainda, a demandas externas para a
realizao de auditorias especiais.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 15
A implementao do Paci ocorre em consonncia com o Pla-
nejamento Estratgico da Secin, objetivando zelar pela regular
aplicao dos recursos geridos pela Casa e pelo aperfeioamen-
to dos atos de gesto. Ele elaborado no mbito das coorde-
naes da Secin, com a superviso do secretrio de Controle
Interno, at o ms de janeiro do ano a que se refere.
Na elaborao do Paci, so considerados os seguintes fatores:
normas relativas a planejamento, execuo e controle das
atividades de auditoria;
tempo em dias teis disponveis no ano, em conformida-
de com o calendrio da administrao federal, bem como
conhecimento sobre eventos que afetaro a Cmara dos
Deputados e, por consequncia, os trabalhos de auditoria;
objetos prioritrios para os trabalhos, de acordo com a ava-
liao de riscos;
efetivo de servidores alocados e carga horria disponvel,
observando-se perodos de frias, recesso, participao em
treinamentos e outros afastamentos.
16 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
3. FORMAS DE ATUAO DA SECRETARIA
DE CONTROLE INTERNO
3.1 AES DE CONTROLE
As atividades de controle interno da Secin so exercidas me-
diante as aes descritas a seguir.
3.1.1 INSPEO
A inspeo consiste em verifcaes especfcas com o objetivo
de constatar o funcionamento regular do objeto em exame e
a existncia, consistncia ou procedncia de fatos ou indcios
de irregularidades. Destina-se a suprir omisses e lacunas de
informaes, esclarecer dvidas ou verifcar denncias que ver-
sem sobre a legalidade, a legitimidade e a economicidade dos
recursos geridos pela Cmara dos Deputados.
As inspees independem de incluso no Paci.
3.1.2 ASSESSORAMENTO
O assessoramento consiste na elaborao de pareceres tc-
nicos exarados em face de consultas formuladas pela Mesa
Diretora da Cmara dos Deputados. Essa atividade no se
confunde com as de consultoria e assessoramento jurdico,
que competem a outros rgos da Casa.
Constitui, ainda, ao de assessoramento a participao de ser-
vidores da Secin em grupos de trabalho, comisses ou projetos
que visem a auxiliar a administrao no aperfeioamento dos
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 17
atos de gesto, desde que tais trabalhos no afetem de forma
real ou aparente a independncia da Secin na realizao das
aes de controle.
3.1.3 ANLISE OBRIGATRIA DE ATOS DE PESSOAL
A anlise obrigatria de atos de pessoal consiste na verifcao
da legalidade de todos os atos de admisso e de desligamento
de pessoal, de concesso de aposentadoria e de penso a servi-
dores e a parlamentares, com a emisso de parecer conclusivo,
visando subsidiar o Tribunal de Contas da Unio (TCU) no cum-
primento do disposto no inciso III do art. 71 da Constituio
Federal, que trata da apreciao dos atos para fns de registro.
3.1.4 MONITORAMENTO CONTNUO
O monitoramento contnuo a atividade de controle pela qual a
Secin avalia os controles administrativos e o gerenciamento dos
riscos operacionais, mediante acompanhamento dos registros
contbeis, fnanceiros e gerenciais, anlise de comportamento
das variveis, cruzamento de dados de sistemas de gesto e tra-
tamento de excees ou imprevistos.
3.1.5 ACOMPANHAMENTO DE RECOMENDAES (FOLLOW UP)
O follow up exercido pelo acompanhamento das recomen-
daes expedidas nos relatrios de auditoria e dos resultados
delas advindos, de modo a garantir a efccia do trabalho
realizado, de acordo com detalhamento constante do Roteiro
de Auditoria aprovado por meio de portaria do secretrio de
Controle Interno.
18 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
responsabilidade da Secin estabelecer e manter um sistema
para acompanhar as atividades de auditoria e monitorar as
recomendaes resultantes desse trabalho, assegurando que
as aes gerenciais tenham sido efetivamente implantadas
ou que o gestor tenha aceitado formalmente o risco da no
implantao.
3.1.6 LEVANTAMENTO
O levantamento a atividade de controle que objetiva conhe-
cer a organizao e o funcionamento de uma rea, rgo, pro-
cesso ou matria passveis de aes de controle, produzindo in-
formaes sobre estrutura, materialidade, funes, operaes,
vulnerabilidade e risco dos objetos auditveis.
Deve ser empregado para produzir conhecimento sobre temas
novos ou desatualizados para a Secin e avaliar a viabilidade
da realizao de outras aes de controle com potencial para
contribuir com o processo de gesto.
3.1.7 AUDITORIA
A auditoria uma ao de controle que compreende um con-
junto de tcnicas necessrias ao exame analtico dos atos e
fatos da administrao e avaliao dos sistemas contbil, f-
nanceiro, administrativo, patrimonial e de pessoal. Tem como
fnalidade bsica o exame da legalidade e legitimidade dos atos
e fatos administrativos e a avaliao dos resultados alcanados
quanto aos aspectos de efcincia, efccia e economicidade da
gesto oramentria, fnanceira, patrimonial, administrativa,
operacional, contbil e fnalstica das unidades administrativas
da Casa e entidades a ela conveniadas.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 19
Os trabalhos desenvolvidos pela Secin podem ter uma combina-
o de objetivos que incluem mais de um tipo de auditoria, quais
sejam: auditoria contbil, auditoria de tecnologia da informao,
auditoria de gesto, auditoria de conformidade, auditoria opera-
cional e auditoria especial, que sero qualifcadas a seguir.
A sequncia das etapas ou fases de realizao das aes de
controle desenvolvidas compe um ciclo de atividades. Tais
etapas so: o planejamento, a execuo, o relatrio e o acom-
panhamento das recomendaes expedidas. Essas etapas, as-
sim como as atividades constantes em cada uma delas, esto
detalhadas no Roteiro de Auditoria.
Cabe ressaltar que a seleo dos objetos das aes de controle
realizada pela Secin na elaborao do Paci.
3.1.7.1 Auditoria contbil
A auditoria contbil compreende o exame dos registros con-
tbeis e fnanceiros lanados no Sistema Integrado de Admi-
nistrao Financeira (Siaf) e dos documentos que lhes deram
suporte, bem como a coleta de informaes e confrmaes,
mediante procedimentos especfcos e pertinentes ao controle
contbil do patrimnio da Cmara dos Deputados.
Busca obter elementos comprobatrios sufcientes que permi-
tam opinar se os registros contbeis foram efetuados de acordo
com os Princpios de Contabilidade e se as demonstraes deles
originadas refetem, adequadamente, em seus aspectos mais
relevantes, a situao econmico-fnanceira do patrimnio, os
resultados do perodo administrativo examinado e as demais
situaes nelas evidenciadas.
20 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
3.1.7.2 Auditoria de tecnologia da informao
A auditoria de tecnologia da informao (TI) o processo pelo
qual se busca assegurar que os recursos, processos e prticas de
tecnologia da informao atendam aos critrios de qualidade e
de segurana exigidos pela gesto, observando os requisitos de
governana, riscos e conformidade.
Entre os critrios de qualidade esto a efetividade e a efcincia;
entre os de segurana, a disponibilidade, a confdencialidade e
a integridade das informaes.
3.1.7.3 Auditoria de gesto
A auditoria de gesto emite relatrios sobre a gesto nos ter-
mos do processo de contas do TCU, certifca a regularidade de
contas e verifca a execuo de contratos, convnios, acordos
ou ajustes, a probidade na aplicao dos dinheiros pblicos e a
guarda ou administrao de valores e outros bens da Unio ou
a ela confados.
3.1.7.4 Auditoria operacional
A auditoria operacional consiste na avaliao sistemtica da
gesto de rgos ou sistemas integrantes do escopo da audito-
ria quanto aos aspectos da economicidade, efcincia e efccia,
tendo como foco a utilizao dos recursos, os controles inter-
nos, o cumprimento das metas previstas e a obedincia aos
normativos legais aplicveis aos aspectos citados.
Tem por objeto as aes gerenciais e os procedimentos relacio-
nados ao processo operacional. Sua fnalidade emitir opinio
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 21
sobre a gesto quanto aos aspectos da efcincia, da efccia
e da economicidade, procurando auxiliar a administrao na
gerncia e nos resultados por meio de recomendaes que vi-
sem a aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e
aumentar a responsabilidade gerencial.
3.1.7.5 Auditoria de conformidade
A auditoria de conformidade examina a legalidade e a legitimi-
dade dos atos de gesto quanto aos aspectos contbil, fnancei-
ro, oramentrio e patrimonial e avalia as normas internas e os
controles internos relativos ao escopo da auditoria.
3.1.7.6 Auditoria especial
A auditoria especial compreende o exame de fatos ou situaes
consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordin-
ria. realizada para atender solicitao da Mesa Diretora ou de
autoridade competente e inclui, ainda, os trabalhos de audito-
ria no abrangidos nos conceitos anteriores.
3.2 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
Os procedimentos de auditoria constituem investigaes tcni-
cas que permitem Secin formar opinio a respeito do trabalho
realizado. Trata-se de um conjunto de verifcaes e de averi-
guaes, previstas em um programa de auditoria, que permite
obter evidncias ou provas sufcientes e adequadas para analisar
as informaes necessrias formulao e fundamentao da
opinio do auditor. Os procedimentos representam a essncia
do ato de auditar, defnindo o ponto sobre o qual se deve atuar.
22 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
O fundamental descrever o que se deve fazer, ou seja, como
deve ser o exame. Os procedimentos abrangem testes de obser-
vncia e testes substantivos:
a. testes de observncia: visam obteno de razovel
segurana de que os procedimentos de controle inter-
no estabelecidos pela administrao estejam em efetivo
funcionamento;
b. testes substantivos: visam obteno de evidncias
quanto sufcincia, exatido e validao dos dados pro-
duzidos pelos sistemas contbil e administrativo da enti-
dade, dividindo-se em testes de transaes e saldos em
procedimentos de reviso analtica.
necessrio observar a fnalidade especfca de cada procedi-
mento de auditoria para evitar a aplicao de procedimentos
inadequados, a execuo de exames desnecessrios e o desper-
dcio de recursos humanos, de materiais e de tempo. As inme-
ras classifcaes e formas de apresentao dos procedimentos
de auditoria so agrupadas nos seguintes tipos bsicos:
a. indagao escrita ou oral: uso de questionrios e de
entrevistas para a obteno de dados e informaes junto
a pessoas com conhecimento sobre o assunto auditado,
dentro ou fora da Cmara dos Deputados;
b. anlise documental: exame de processos, de atos for-
malizados e de documentos avulsos;
c. conferncia de clculos: reviso das memrias de clcu-
los ou a confrmao de valores por meio do cotejamento
de elementos numricos correlacionados, de modo que se
constate a adequao dos clculos apresentados;
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 23
d. confrmao externa: verifcao, junto a fontes externas
ao auditado, da fdedignidade das informaes obtidas
internamente. Uma das tcnicas consiste na circularizao
das informaes com a fnalidade de obter confrmaes
em fonte diversa da origem dos dados;
e. exame dos registros: verifcao dos registros constan-
tes de controles regulamentares, relatrios sistematizados,
mapas e demonstrativos formalizados, elaborados manual-
mente ou por sistemas informatizados. A tcnica pressupe
a verifcao desses registros em todas as suas formas;
f. correlao das informaes obtidas: cotejamento de
informaes obtidas de fontes independentes, autnomas
e distintas, no interior da prpria organizao. Essa tcni-
ca procura a consistncia mtua entre diferentes amostras
de evidncia;
g. inspeo fsica: exame usado para testar a efetividade
dos controles, particularmente daqueles relativos segu-
rana de quantidades fsicas ou qualidade de bens tan-
gveis. A evidncia coletada sobre itens tangveis;
h. observao das condies de realizao das ativida-
des: verifcao das atividades que exigem a aplicao
de testes fagrantes, com a fnalidade de revelar erros,
problemas ou defcincias que, de outra forma, seriam
de difcil constatao. Os elementos da observao so:
i) identifcao da atividade especfca a ser observada;
ii) observao da sua execuo; iii) comparao do com-
portamento observado com os padres predetermina-
dos; iv) avaliao e concluso;
24 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
i. corte das operaes (cut-off): corte interruptivo de
operaes ou transaes a fm de apurar, de forma sec-
cionada, a dinmica de um procedimento. Representa a
fotografa do momento-chave de um processo;
j. rastreamento: exame minucioso de documentos, setores,
unidades e procedimentos interligados, visando dar segu-
rana opinio do responsvel pela execuo do trabalho
da auditoria sobre o fato observado.
3.3 AMOSTRAGEM
Amostragem a seleo de uma parcela representativa dos
elementos que compem uma totalidade ou um conjunto so-
bre o qual se pretende inferir concluses. Para uma amostra
ser vlida, deve possuir as qualidades de todos os elementos
do universo considerado, assegurando-se a representatividade
da populao.
Em auditoria, a amostragem aplicada como forma de via-
bilizar a avaliao sobre informaes, itens ou elementos ca-
racterizados por apresentarem-se em grandes quantidades ou
distribudos de forma pulverizada, difcultando ou impossibili-
tando a anlise. Motivam ainda a adoo desse recurso o tem-
po disponvel e a relao custo-benefcio de um exame inte-
gral. Os procedimentos amostrais, bem como os parmetros
empregados, devem ser documentados, integrando os papis
de trabalho.
A aplicao da amostragem deve considerar o uso de procedi-
mentos de amostragem especfcos a cada situao.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 25
3.4 PAPIS DE TRABALHO
Os papis de trabalho representam um conjunto de informa-
es e provas destinado a registrar os achados e aspectos rele-
vantes de uma auditoria. So organizados de forma a funda-
mentar concluses, propostas e recomendaes constantes do
relatrio; registram a natureza da auditoria, o planejamento
e a extenso dos trabalhos, formando a base para a reviso
da auditoria em curso e a execuo de auditorias futuras. So
estruturados para atender s circunstncias de cada trabalho, e
sua dimenso, tamanho, forma e contedo so defnidos pela
equipe de auditoria.
Desse modo, os papis de trabalho, independentemente da
forma, do meio fsico ou das caractersticas, correspondem
documentao que constitui o suporte de todo o trabalho de-
senvolvido pelo servidor que executou a auditoria, contendo o
registro das informaes utilizadas, das verifcaes a que pro-
cedeu e das concluses a que chegou.
Alm daqueles previstos no Roteiro de Auditoria da Secin, os
papis de trabalho podem incluir, entre outros, planilhas e
demonstrativos de clculo, formulrios de reviso contbil e
fnanceira e outros exames empregados, questionrios preen-
chidos, fotografas, arquivos de vdeo ou udio, arquivos mag-
nticos, ofcios, memorandos, portarias, cpias de contratos ou
termos de convnios.
Os papis de trabalho produzidos durante uma auditoria po-
dem ser classifcados em transitrios e permanentes.
26 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
Transitrios so aqueles necessrios auditoria somente por um
perodo limitado, assegurando a execuo de um procedimento
ou a obteno de outros papis de trabalho subsequentes. Os
papis de trabalho transitrios podem ser descartados aps a
emisso do relatrio de auditoria.
Permanentes so os papis de trabalho que:
esto previstos no Roteiro de Auditoria;
documentam a execuo dos testes de auditoria;
constituem evidncias dos achados.
Os papis de trabalho permanentes devem ser organizados
e armazenados na Coordenao de Auditoria em que foram
produzidos. Aqueles registrados em meio magntico devem ser
armazenados em diretrios padronizados.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 27
4. NORMAS FUNDAMENTAIS DE CONTROLE INTERNO
As normas fundamentais de controle interno aplicveis Secin
tm por fnalidade:
orientar seus servidores para o exerccio de suas funes e
assuno de suas responsabilidades;
padronizar e esclarecer a terminologia utilizada no Sistema
de Controle Interno, nas suas vrias reas de atuao, mo-
dalidades e enfoques tcnicos;
levar ao conhecimento da administrao seu papel, suas
responsabilidades, a capacitao de seus servidores, sua
forma de atuao, suas atribuies, o mbito dos trabalhos
desenvolvidos, e, principalmente, suas contribuies me-
lhoria do desempenho da gesto.
4.1 NORMAS RELATIVAS AOS SERVIDORES
LOTADOS NA SECIN
O servidor da Secin membro de uma unidade de controle
com diferentes profssionais. Cada um deve cooperar com seu
talento e profssionalismo no sentido de agregar o mximo de
valor ao trabalho realizado.
A conduta do servidor pautar-se- pelas regras estabelecidas
neste manual, no Cdigo Profssional do Servidor Pblico e
na defesa do interesse pblico, orientando-se pelas normas
tcnico-profssionais no cumprimento dos objetivos e valores
institucionais da Secin. O comportamento do servidor deve pri-
mar pela cortesia no tratamento verbal e escrito, respeitando
28 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
superiores, subordinados e pares, bem como aqueles com os
quais se relaciona profssionalmente.
No desempenho de suas funes, o servidor deve, ainda, ob-
servar os seguintes aspectos:
cautela e zelo profssional: agir com prudncia, habili-
dade, bom senso e ateno, observar as normas de tica
profssional, o cumprimento das normas gerais de controle
interno e guardar confdencialidade das informaes obti-
das, ressalvada obrigao legal ou profssional;
independncia: manter uma atitude de independncia,
permitindo o livre julgamento profssional;
imparcialidade: abster-se de intervir em casos nos quais
haja confito de interesses que possam infuenciar a impar-
cialidade do seu trabalho, devendo comunicar o fato aos
seus superiores;
objetividade: apoiar-se em documentos e evidncias que
permitam convico da realidade ou veracidade de fatos ou
situaes examinadas;
conhecimento tcnico e capacidade profssional: possuir
um conjunto de conhecimentos tcnicos multidisciplinares,
experincia e capacidade para o adequado desempenho de
suas responsabilidades, buscando aprimorar sua capacidade
profssional por um desenvolvimento contnuo que acom-
panhe a evoluo das normas e procedimentos aplicveis
ao controle interno.
Os servidores lotados na Secin no podero participar de co-
misso de sindicncia ou de processo administrativo disciplinar,
comisso de licitao, equipe de apoio a pregoeiro ou quaisquer
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 29
atividades que possam infuir na independncia dos trabalhos
da Secin.
4.2 NORMAS RELATIVAS EXECUO
DO TRABALHO NA SECIN
O servidor da Secin, no exerccio de suas funes, ter livre
acesso a documentos, valores, informaes, sistemas e dados
considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribui-
es, nos termos do pargrafo nico do artigo 3 da Resoluo
da Cmara dos Deputados n 69/1994.
Quando houver limitao da ao, o fato dever ser comunica-
do prontamente e por escrito ao superior imediato, que solici-
tar administrao as providncias necessrias ao andamento
dos trabalhos.
Os trabalhos realizados devem seguir as orientaes do plane-
jamento, consoante o disposto no item 2.2 deste manual, e dos
processos de trabalho, atos normativos e demais rotinas insti-
tudas pela Secin. A cada novo trabalho, deve ser elaborado ou
revisto o plano de auditoria referente ao objeto.
Com o objetivo de obter os elementos necessrios ao plane-
jamento dos trabalhos, o servidor deve preparar a viso geral
do objeto em anlise, que consiste da legislao aplicvel, das
normas e das instrues vigentes, bem como dos resultados
dos ltimos trabalhos realizados e das diligncias pendentes de
atendimento, quando for o caso. O servidor deve, ainda:
avaliar os procedimentos e registros que compem os con-
troles administrativos referentes ao objeto, a fm de constatar
30 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
se proporcionam razovel segurana de que as atividades e
operaes esto sendo realizadas de forma satisfatria em
termos de economia, efcincia e efccia;
certifcar a existncia, a propriedade, o uso e o funciona-
mento dos procedimentos e dos mecanismos de salvaguar-
da dos recursos humanos, fnanceiros e materiais;
constatar se os sistemas de registros incluem a totalidade
das operaes realizadas e utilizam mtodos e procedimen-
tos adequados, oferecendo informaes fnanceiras e opera-
cionais confveis sobre a utilizao dos recursos;
comprovar se os procedimentos estabelecidos asseguram,
razoavelmente, o cumprimento das diretrizes, das leis, dos
regulamentos, das normas e de outras disposies de obser-
vncia obrigatria na atividade de controle interno.
Os controles administrativos devem conter procedimentos,
mecanismos e diretrizes que evitem a ocorrncia de impro-
priedades ou irregularidades. Em atendimento aos objetivos da
atividade, o servidor deve aplicar, na extenso julgada neces-
sria, testes ou provas adequadas s circunstncias, para obter
evidncias qualitativamente aceitveis que fundamentem, de
forma objetiva, seu trabalho.
A evidncia consiste na obteno de elementos sufcientes para
sustentar a emisso de opinio, permitindo chegar a um grau
razovel de convencimento sobre a realidade dos fatos e das
situaes observadas, da veracidade da documentao exami-
nada, da consistncia da contabilizao dos fatos e da fdedig-
nidade das informaes e registros gerenciais.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 31
A validade dos trabalhos depende diretamente da qualidade
das evidncias, que so consideradas satisfatrias quando re-
nem as seguintes caractersticas:
sufcincia: ocorre quando, mediante a aplicao de testes
que resultem na obteno de uma ou vrias provas, o ser-
vidor levado a um grau razovel de convencimento a res-
peito da realidade ou da veracidade dos fatos examinados;
adequao: ocorre quando os testes ou exames realizados
so apropriados natureza e s caractersticas dos fatos
examinados;
pertinncia: ocorre quando h coerncia entre as ob-
servaes, concluses e recomendaes eventualmente
formuladas.
Na obteno da evidncia, o servidor deve guiar-se pelos cri-
trios de importncia relativa e de nveis de riscos provveis.
A importncia relativa refere-se ao signifcado da evidncia
no conjunto de informaes, e os nveis de riscos provveis,
s probabilidades de erro na obteno e na comprovao da
evidncia.
Os achados de auditoria consistem em um conjunto de evidn-
cias especfcas coletadas pela equipe de auditoria, os quais,
por apresentarem discrepncia com os critrios adotados, indi-
cam divergncias entre o propsito (normas, objetivos, metas
e resultados) e a efetiva atuao do auditado.
Identifcado o achado, a equipe de auditoria dever proceder
determinao das suas causas e efeitos, que serviro de base
para as recomendaes e para a avaliao dos benefcios de
sua implementao. Cabe destacar que as recomendaes
32 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
devem apontar o que precisa ser aperfeioado, e no o modo
de agir do gestor.
O servidor, no decorrer de qualquer atividade, deve prestar es-
pecial ateno s transaes ou situaes que denotem indcios
de impropriedades e/ou irregularidades.
Impropriedades so falhas de natureza formal, ocasionadas
pela no observncia dos princpios de legitimidade, efcincia,
efccia e economicidade, e que no resultam em dano ao
errio. A irregularidade caracterizada pela no observncia
desses mesmos princpios, e pela existncia de desfalque, al-
cance ou desvio de bens que resulte em prejuzo quantifcvel
ao errio. Tambm ocorre irregularidade quando se constata,
independentemente de dano material, qualquer ilegalidade
nos atos e fatos da gesto.
O servidor deve estar consciente da possibilidade de, no
decorrer dos exames, defrontar-se com impropriedades ou
irregularidades, embora no seja esse o objetivo das ativida-
des da Secin. Compete-lhe, assim, prestar especial ateno
s transaes ou situaes que apresentem indcios de pro-
blemas e, quando obtidas evidncias, comunicar o fato ao
superior imediato, para que a administrao seja informada e
providencie a adoo das medidas corretivas cabveis.
A aplicao dos procedimentos de auditoria no garante, ne-
cessariamente, a deteco de toda impropriedade ou irregu-
laridade. Portanto, a identifcao de situao imprpria ou
irregular ocorrida em perodo submetido a exame anterior no
signifca que o trabalho tenha sido inadequado.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 33
4.3 NORMAS RELATIVAS SUPERVISO DOS TRABALHOS
Toda atividade da Secin deve ser supervisionada pela chefa
imediata ou por servidor a quem a funo seja delegada.
O diretor de Coordenao deve supervisionar todas as ativida-
des da sua rea, cabendo-lhe instruir e dirigir, adequadamente,
seus subordinados, no que tange execuo dos trabalhos e
ao cumprimento das atividades e, ainda, contribuir para o de-
senvolvimento de conhecimentos e da capacidade profssional.
O trabalho de superviso pode ser delegado a servidores com
capacidade profssional e conhecimentos tcnicos sufcientes,
devendo o diretor defnir procedimentos para avaliar a atua-
o dos delegados.
A superviso est diretamente relacionada ao conhecimento e
capacidade profssional dos membros da equipe e complexi-
dade dos trabalhos a serem executados. As evidncias da super-
viso exercida devero fcar registradas nos papis de trabalho.
A superviso deve abranger a verifcao:
do correto planejamento dos trabalhos;
da aplicao de procedimentos para atingir as metas e os
objetivos previstos para a execuo dos trabalhos;
da adequada formulao dos papis de trabalho;
da necessria consistncia das observaes e concluses;
da fel observncia dos objetivos estabelecidos no Planeja-
mento Anual;
do cumprimento das normas e dos procedimentos de apli-
cao geral.
34 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
4.4 NORMAS RELATIVAS OPINIO DA SECIN
A opinio da Secin deve ser expressa por meio de relatrio,
parecer ou certifcado.
O certifcado de auditoria ser emitido por ocasio da verif-
cao do Processo de Contas Anual e Tomadas de Contas Es-
peciais dos responsveis pela aplicao, utilizao ou guarda
de bens e valores pblicos, e de todo aquele que der causa
perda, subtrao ou estrago de valores, bens e materiais de
propriedade ou responsabilidade da Cmara dos Deputados.
Os tipos de certifcado so:
Certifcado de Regularidade Plena ser emitido quando
se formar a opinio de que, na gesto dos recursos pblicos,
foram adequadamente observados os princpios da legali-
dade, legitimidade e economicidade;
Certifcado de Regularidade com Ressalvas ser emiti-
do quando se constatarem falhas, omisses ou improprieda-
des de natureza formal no cumprimento de diretrizes e nor-
mas, quanto legalidade, legitimidade e economicidade;
Certifcado de Irregularidade ser emitido quando se
verifcar a no observncia dos princpios de legalidade, le-
gitimidade e economicidade, constatando a existncia de
desfalque, alcance, desvio de bens ou outra irregularidade
que resulte em prejuzo quantifcvel para a Cmara dos
Deputados e/ou que comprometa, substancialmente, as de-
monstraes fnanceiras e a respectiva gesto, no perodo
ou exerccio examinado.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 35
A Secin, quando da emisso de certifcado de auditoria, deve
levar em considerao a jurisprudncia do TCU de modo a ga-
rantir adequada uniformidade de entendimento.
A Secin deve usar de toda acuidade e prudncia no momen-
to de defnir o tipo de certifcado que emitir como resultado
dos trabalhos realizados. O acurado exame de todas as circuns-
tncias envolvidas na situao deve avaliar os seguintes fatores
em conjunto e sem dispensar outros que possam contribuir
para a adequada defnio do tipo de certifcado a ser emitido:
frequncia da incidncia no exerccio;
reincidncia de constatao em exerccios anteriores;
descumprimento de recomendaes anteriores;
evidncia da inteno;
ocorrncia de prejuzo aos cofres da Cmara dos Deputados;
jurisprudncia do Tribunal de Contas da Unio.
4.5 NORMAS RELATIVAS FORMA DE
COMUNICAO DE RESULTADOS
Para cada trabalho realizado, devem ser registrados os resulta-
dos dos exames efetuados e, quando couber, deve ser elabora-
do relatrio ou parecer. Esses documentos so genericamente
denominados de formas de comunicao de resultados.
O relatrio de auditoria o instrumento formal e tcnico por
intermdio do qual a equipe de auditoria comunica aos leitores
o objetivo e os achados de auditoria, as concluses e as propos-
tas de encaminhamento.
36 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
O parecer refete o entendimento da Secin acerca dos dados
que examinou, elencando os aspectos relevantes do trabalho a
que se refere e, principalmente, a sua concluso.
As manifestaes da Secin devem ser precisas, objetivas, claras,
concisas, construtivas, completas e oportunas, conforme deta-
lhamento oferecido no Roteiro de Auditoria da Secin.
4.6 NORMAS RELATIVAS AOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Controles administrativos, tambm conhecidos como controles
primrios, so os mecanismos ou as atividades utilizadas pelos
rgos administrativos com o objetivo de evitar ocorrncias que
resultem em falhas, fraudes, desvios e omisses. O emprego dos
controles administrativos visa ao melhor resultado dos proces-
sos de trabalho em termos de efccia, efcincia e economia.
A organizao, a manuteno e a evoluo dos controles ad-
ministrativos so de responsabilidade do gestor, a quem cabe,
primordialmente, gerir o patrimnio e os recursos da instituio,
observados os princpios de governana e transparncia.
A avaliao dos controles administrativos implementados pelos
gestores nas unidades sob exame constitui propsito funda-
mental do Controle Interno. Somente com o conhecimento da
estruturao, das rotinas e do funcionamento desses controles,
podem os servidores da Secin avaliar, com a devida segurana,
a gesto.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 37
4.6.1 PRINCPIOS DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Os princpios de controles administrativos constituem-se no
conjunto de regras, diretrizes e sistemas a serem observados
pelos gestores, a saber:
relao custo-benefcio: consiste na avaliao do custo
de um controle em relao aos benefcios que ele possa
proporcionar;
qualifcao adequada, treinamento e rodzio de servi-
dores: a efccia dos controles administrativos est direta-
mente relacionada competncia, formao profssional
e integridade do pessoal, elementos de uma poltica de
pessoal que contemple a seleo e o treinamento de forma
criteriosa e sistematizada;
delegao de poderes e defnio de responsabilida-
des: a delegao de competncia, conforme prevista em
lei, ser utilizada como instrumento de desconcentrao ad-
ministrativa para assegurar maior rapidez e objetividade s
decises. O ato de delegao dever indicar, com preciso, a
autoridade delegante, a delegada e o objeto da delegao;
segregao de funes: a estrutura das unidades deve pre-
ver a separao entre as funes de autorizao e aprovao
de operaes, de execuo, de controle e de contabilizao,
de tal forma que nenhuma pessoa detenha competncias e
atribuies em desacordo com esse princpio;
instrues formalizadas: para atingir um grau de seguran-
a adequado, indispensvel que as aes, os procedimen-
tos e as instrues sejam disciplinados e formalizados por
38 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
meio de instrumentos efcazes e especfcos, isto , claros,
objetivos e emitidos por autoridade competente;
controles sobre as transaes: imprescindvel estabele-
cer o acompanhamento dos fatos contbeis, fnanceiros e
operacionais, no intuito de que sejam efetuados mediante
atos legtimos, relacionados com a fnalidade da unidade e
autorizados por quem de direito;
aderncia a diretrizes e normas legais: o controle ad-
ministrativo deve assegurar observncia s diretrizes, aos
planos, s normas, s leis, aos regulamentos e aos procedi-
mentos administrativos.
4.6.2 FINALIDADE DOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS
A fnalidade dos controles administrativos evitar improprieda-
des e irregularidades na gesto dos recursos pblicos. Dentre
seus objetivos, destacam-se os seguintes:
observar as normas legais, as instrues normativas, os esta-
tutos e os regimentos;
assegurar, nas informaes contbeis, fnanceiras, adminis-
trativas e operacionais, a exatido, a confabilidade, a inte-
gridade e a oportunidade;
evitar erros, desperdcios, abusos, prticas antieconmicas
e fraudes;
salvaguardar os ativos fnanceiros e fsicos quanto sua boa
e regular utilizao e assegurar a legitimidade do passivo;
permitir a implementao de programas, projetos, ativida-
des, sistemas e operaes que visem efccia, efcincia
e economicidade na utilizao dos recursos;
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 39
assegurar a aderncia das atividades s diretrizes, aos pla-
nos, s normas e aos procedimentos da unidade.
Os controles administrativos implementados em uma organi-
zao devem:
ter, prioritariamente, carter preventivo;
estar permanentemente voltados para a correo de eventu-
ais desvios em relao aos parmetros estabelecidos;
prevalecer como instrumentos auxiliares de gesto;
estar direcionados ao atendimento a todos os nveis hierr-
quicos da administrao.
Quanto maior for o grau de adequao aos controles administra-
tivos, menor ser a vulnerabilidade aos riscos inerentes gesto.
40 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
5. NORMAS GERAIS
5.1 PUBLICAO, REVISO E ATUALIZAO
DO MANUAL DE CONTROLE INTERNO
O Manual de Controle Interno institudo por Ato da Mesa
e demanda constante atualizao. Ser revisado a cada dois
anos pela Secin, de forma a manter-se atualizado em relao
s melhores prticas de controle.
5.2 SIGILO DAS INFORMAES
A natureza das atividades de controle interno envolve a busca
de informaes relevantes que deem suporte s concluses e
aos resultados da atividade avaliada. Essa caracterstica requer
o acesso amplo aos procedimentos internos, sendo franquea-
do ao servidor da Secin, no desempenho de suas funes, todo
e qualquer processo, documento e informao necessrios ao
desenvolvimento do seu trabalho.
Em razo dessa prerrogativa, o sigilo profssional regra no
exerccio da funo de controle, sendo a confdencialidade das
informaes e dos dados obtidos responsabilidade dos servi-
dores encarregados. Os papis de trabalho produzidos para
suportar as concluses e as recomendaes so de proprieda-
de da Secin, cabendo-lhe o sigilo, a guarda e a conservao.
O registro de informaes em arquivos, documentos e papis
de trabalho exige tratamento sigiloso, sendo objeto de controle
de acesso e de responsabilidade dos diretores de coordenao
e do secretrio de Controle Interno.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 41
A quebra do sigilo ou reproduo no autorizada de qual-
quer documento implica o comprometimento do responsvel,
devendo essa ocorrncia ser comunicada imediatamente ao
secretrio de Controle Interno ou autoridade administrati-
va mais prxima, os quais avaliaro a extenso do fato, bem
como as medidas previstas na legislao em vigor.
O acesso a documentos sigilosos existentes no acervo ou a
prestao de informaes sobre eles, ainda que parciais, so-
mente sero permitidos aos servidores da Secin.
5.3 CONTROLE DE QUALIDADE DOS TRABALHOS
O controle de qualidade dos trabalhos da Secin visa a avaliar
as atividades realizadas em todas as suas etapas e os resulta-
dos produzidos, com o objetivo de promover correes e me-
lhoramentos. Sua funo aprimorar as atividades da Secin,
agregando valor e melhorando suas operaes.
Esse trabalho consiste em revises peridicas, internas e exter-
nas, com foco nos seguintes aspectos, dentre outros:
organizao administrativa: recursos humanos, materiais
e instrumentais; gesto do conhecimento produzido; con-
trole de arquivos, papis de trabalho e demais documentos
inerentes atividade;
planejamento dos trabalhos: adequao das potenciali-
dades s necessidades em curto, mdio e longo prazos;
execuo dos trabalhos: conformidade s normas; com-
provao sufciente e satisfatria; clareza, objetividade e
conciso nos relatrios e papis de trabalho; observncia
42 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
das normas gramaticais; iseno e racionalidade voltadas ao
exame dos procedimentos, e no de pessoas.
aderncia ao Roteiro de Auditoria.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 43
GLOSSRIO
Achado de auditoria: qualquer fato signifcativo, digno de
relato pelo auditor, decorrente da comparao da situao
encontrada com o critrio de auditoria e devidamente com-
provado por evidncias juntadas ao relatrio. Pode ser nega-
tivo (revelar irregularidades ou impropriedades) ou positivo
(apontar boas prticas de gesto).
Amostragem: campo da estatstica que estuda tcnicas de
planejamento de pesquisa para possibilitar inferncias sobre
um universo a partir do estudo de uma pequena parte de seus
componentes, uma amostra.
Anlise de risco: processo de compreender a natureza do risco
e determinar a sua magnitude, expressa em termos da combi-
nao de consequncias e de suas probabilidades.
Atos de gesto: espcie de ato administrativo praticado pela
administrao em situao de igualdade com o particular,
no se utilizando de seu poder de coero ou do atributo da
imperatividade.
Circularizao ou pedido de confrmao: procedimento
de auditoria que consiste na confrmao, junto a terceiros, de
44 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
fatos alegados pela entidade auditada; obteno de declarao
formal de pessoas no ligadas entidade auditada sobre fatos
relativos a operaes por esta realizadas.
Conformidade: aderncia ao cumprimento de leis, normas e
regulamentos aplicveis.
Criticidade: representa o quadro de situaes crticas efetivas ou
potenciais a ser controlado em uma determinada unidade orga-
nizacional ou um programa de governo. Trata-se da composio
dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos
pontos de controle com riscos operacionais latentes, etc.
Gesto de risco: processo conduzido em uma organizao
por todos os seus profssionais, em todos os nveis, e aplicado
no estabelecimento de estratgias formuladas para: 1) iden-
tifcar em toda a organizao eventos em potencial capazes
de afetarem-na; 2) administrar os riscos de modo a mant-los
compatveis com o apetite a risco da organizao; e 3) possi-
bilitar garantia razovel do cumprimento dos seus objetivos.
Governana: conjunto de processos e regulamentos que fazem
com que as pessoas e as unidades administrativas de uma or-
ganizao tenham uma conduta determinada dentro da sua
rea de atuao e produzam os resultados esperados.
Manualizao: coleta, em um nico documento elaborado de
forma sistemtica e criteriosa, das informaes que possibili-
tem a assimilao do todo organizacional de uma seo ou de
uma unidade de trabalho, de um processo ou de uma entidade,
de maneira compreensiva e integrada.
MANUAL DE CONTROLE INTERNO 45
Materialidade: expresso em termos monetrios e mensur-
veis dos objetos de auditoria.
Mapa de processo: representao esquemtica, baseada em
padres de notao, que explicita etapas, responsveis, entra-
das e sadas de um processo de trabalho.
Papis de trabalho: documentao que, independentemente
da forma, do meio fsico ou das caractersticas, constitui o su-
porte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo
o registro de todas as informaes utilizadas, das verifcaes a
que procedeu e das concluses a que chegou.
Princpios de contabilidade: essncia das doutrinas e teorias
relativas cincia da contabilidade, consoante o entendimento
predominante nos universos cientfco e profssional. Os princ-
pios so aplicveis contabilidade no seu sentido mais amplo
de cincia social, cujo objeto o patrimnio das entidades, e es-
to descritos na Resoluo n 1.282/2010 do Conselho Federal
de Contabilidade.
Relevncia: medida da importncia da informao para o pro-
cesso decisrio.
46 SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
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