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Plataforma vortalGOV

Outubro 2008
Guia de utilizao


Guia Utilizao
Plataforma vortalGOV


II - Esta informao propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reproduo. Pg. 2 de 100



ndice

Prembulo........................................................................................... 3
Acesso................................................................................................. 4
rea de Trabalho................................................................................. 5
Gerir Centros de Custo...................................................................... 10
Criao de Procedimentos Pblicos de Aquisio .............................. 13
1 PASSO REGISTAR E CARACTERIZAR PROCEDIMENTO.............................................................................. 13
1.1. Dados Gerais ...................................................................................................................................... 13
1.2. Avaliao e Divulgao................................................................................................................... 18
1.3. Categorizao e Grupos de Utilizadores .................................................................................. 20
1.4. Peas do Procedimento................................................................................................................... 23
1.5. Formulrio de Resposta.................................................................................................................. 33
1.6. Seleco de Concorrentes............................................................................................................. 35
1.7. Formalizar PROCEDIMENTO.......................................................................................................... 39
2 PASSO APROVAR O PROCEDIMENTO......................................................................................................... 40
3 PASSO COLOCAR O PROCEDIMENTO NO MERCADO................................................................................. 43
Solicitao e Prestao de Esclarecimentos/Comunicaes .............. 46
Criao de aditamentos..................................................................... 51
Registo de Propostas Externas.......................................................... 57
Abertura do Procedimento ................................................................ 69
1) ABRIR PROCEDIMENTO POR UM NICO ELEMENTO DO JRI..................................................................................... 69
2) ABRIR PROCEDIMENTO COM TRS ELEMENTOS DE JRI .......................................................................................... 72
3) QUALIFICAO DAS PROPOSTAS............................................................................................................................. 76
4) CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS ASSOCIADOS S PROPOSTAS ........................................................................... 80
A) CONCLUSO DO REGISTO DE PROPOSTAS EXTERNAS .............................................................................................. 82
Comparar, Analisar e Adjudicar Propostas ........................................ 89
1 PASSO ELABORAR AS ANLISES COMPARATIVAS DAS PROPOSTAS............................................................. 89
1.1 Anlise de Preos/Financeira........................................................................................................ 90
1.2 Anlise de Critrios/Tcnica ......................................................................................................... 94
2 PASSO APROVAR AS ANLISES............................................................................................................................. 95
3 PASSO ADJUDICAR ............................................................................................................................................... 96
Terminar procedimento..................................................................... 99
Fluxo do Procedimento ................................................................... 100









Manual de Utilizador
Plataforma vortalGOV


Esta informao propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reproduo. Pg. 3 de 100



Prembulo

Este Guia de Utilizao pretende ser uma ferramenta til, de consulta simples, onde seja
possvel esclarecer as diversas fases da criao de um Procedimento Pblico de Aquisio
(PROCEDIMENTO) at adjudicao, quer na Plataforma Electrnica de Contratao
vortalGOV, quer a nvel de processo.
A Plataforma de contratao pblica vortalGOV dirigida a todas as entidades que, de acordo
com o DL n. 18/2008, estejam obrigadas a respeitar as normas da contratao pblica. Esta
plataforma suporta todos os procedimentos e requisitos legais previstos no DL n. 18/2008,
de uma forma centralizada e optimizada.
A Plataforma vortalGOV inclui, ainda, um sistema de gesto de informao que permite
acompanhar a evoluo de todos os procedimentos, dar a conhecer o estado de cada um, os
intervenientes, os aprovadores, as avaliaes efectuadas e a deciso final, entre outras
informaes. Desta forma, vai agilizar o processo de consulta ao mercado, aproximando e
tornando mais cmoda a comunicao entre as Entidades Pblicas e as Empresas que
pretendem ser seus proponentes na supresso dos mais variados campos de necessidade.
A plataforma pretende seguir o fluxo total de um Procedimento, na sua interaco com o
mercado, cobrindo as necessidades das seguintes fases:












Requisio Interna e
workflow de aprovao
Interface
I
n
t
e
r
f
a
c
e
Preparao e
Publicao do
Concurso
Consulta e obteno
das peas do
procedimento pelo
concorrente
interessado
Pedido de
esclarecimento
Esclarecimento e
rectificao das
peas do
procedimento
Apresentao de
propostas /
candidaturas
Abertura e anlise
de propostas /
candidaturas
Envio de
comunicaes e
notificaes
(audincia
prvia, etc)
Publicao de
contrato (todos
os tipos de
procedimentos)
Portal de Contratos
Pblicos
DR Electrnico
Sistema de
Informao da
Entidade
Workflow de
aprovao de
anlises

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Acesso

1 Passo Entrar na Plataforma vortalGOV
Entrar em www.vortalgov.pt e clicar em .

Figura 1 Mercado vortalGOV.
Ser chamada a pgina https://www.vortal.biz/Portal.WebUI/App/vortalGov/vortalGov.aspx.

2 Passo Inserir nome de utilizador e palavra-chave
Insira o seu nome de Utilizador (username) e a respectiva Palavra-chave (password)
e prima .
A sua rea de trabalho ser apresentada e poder identificar o seu nome no cabealho da
pgina.





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rea de Trabalho

Aps a introduo do nome de utilizador e da respectiva palavra-chave, o login no sistema
direcciona-o(a) para a rea de Trabalho, onde poder visualizar os Procedimentos que tem
disponveis para si, de acordo com o estado em que esto. Estes esto distribudos pelas
pastas que se podem observar na imagem, na coluna do lado esquerdo.


Figura 2 rea de Trabalho.


O ambiente de trabalho est dividido em quatro reas:
1. rea de Identificao da Entidade;
2. rea de servios;
3. rea de pesquisa;
4. rea de Listagens de Procedimentos e visualizao de Pastas Resumo de Processos.










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Figura 3 Separao do ecr por zonas de trabalho.

Na rea de identificao para alm do nome do utilizador e identificao da entidade
apresentada a data e hora em tempo real (sincronizado com a Hora Legal), e esto
disponveis as aces para editar perfil e sair da plataforma.
Na edio do perfil, o utilizador poder alterar os seus dados pessoais e a sua palavra-chave.


Figura 4 Detalhe da rea de Trabalho.



Identificao do cliente
rea de pesquisa




Listagem de Procedimentos
+
Pastas Resumo de Processo
Informao Institucional







rea
de Servios

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Na rea dos servios, na coluna da esquerda, so apresentados os principais grupos de
informao:
Gesto de Procedimentos onde esto disponveis todos os procedimentos
enviados.
Directrio de Empresas onde so apresentadas todas as entidades registadas nas
plataformas Vortal.


Grupo de Informao Gesto de Procedimentos
No grupo de informao Gesto de Procedimentos esto disponveis todos os procedimentos
de mbito pblico bem como a respectiva evoluo, ou seja, possibilidade de consulta dos
diversos procedimentos desde o momento de criao at sua concluso.
Esta informao est organizada em pastas, segundo o estado de evoluo dos
procedimentos, descrito no quadro seguinte:


Grupo de
Informao
Descrio
Em Elaborao
So apresentados todos os procedimento em
elaborao, at serem disponibilizados no
mercado.
Para aprovao
So apresentados todas os procedimentos
elaborados que aguardam aprovao para a
sua disponibilizao no mercado.
Activos
So apresentadas todos os procedimentos
disponibilizados no mercado.
Em anlise
So apresentados todos os procedimentos que
foram abertos e esto em perodo de anlise.
Adjudicados
So apresentados todos os concursos
adjudicados
Encerrados
So apresentadas todos os procedimentos
Encerrados.

Chamando cada grupo de informao apresentado a listagem respectiva com a seguinte
informao (Exemplo Procedimentos Para aprovao):






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Cada linha corresponde a um procedimento e para cada procedimento identificado a sua
referncia, descrio, o centro de custo associado, a data de criao e a respectiva data limite
para apresentao de proposta e o estado do procedimento.

As listagens apresentadas permitem as seguintes funcionalidades:
1. Ordenao;
2. Aplicao de filtros;
3. Criar agrupamentos, arrastando a coluna para a rea azul (como exemplificado nas
figuras seguintes);



Figura 5 Aplicao de filtros.

Para visualizar o detalhe dos Procedimentos deve seleccionar o procedimento na listagem e
fazer duplo-clique na linha, como visvel na figura seguinte. Esta operao serve para
qualquer tipo de estado de procedimentos.


Figura 6 Seleco de Procedimento.


Aps fazer duplo-clique apresentado uma pgina resumo do procedimento, tal como
apresentado na figura seguinte.


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Figura 7 Ecr resumo de um Procedimento (Aps fazer duplo clique).


No detalhe resumo pode ser visualizada diversa informao de acordo com o procedimento
seleccionado.
Convm referir que tambm no detalhe resumo que se encontram disponveis as aces
sobre o procedimento em causa (barra azul escura) e o acesso a mais informaes de detalhe
sobre o procedimento (barra azul clara).











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Gerir Centros de Custo

Todos os procedimentos criados na plataforma devero estar a associados a centros de custo.
O centro de custo uma unidade de informao que permitir organizar todos os
procedimentos e servir como elemento para dados estatsticos.
Um centro de custo poder representar uma Direco, um Departamento, uma Unidade
Organizacional, uma conta de centro de custo financeira, uma obra, etc.
Antes de criar um procedimento necessrio que o respectivo centro de custo ao qual estar
associado esteja criado.
Para criar um centro de custo o utilizador dever carregar em Configurar Centro de
Custo.



De acordo com a seguinte figura, aqui esto disponveis todos os centros de custo existentes
na entidade, e poder criar novos, editar ou apagar.
Antes de criar o primeiro Procedimento, o respectivo centro de custo tem de ser criado.


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Os campos obrigatrios esto assinalados a Bold.







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Aps o preenchimento de todos os campos obrigatrio, prima gravar.

Se toda a informao estiver correctamente inserida, ir surgir uma nova janela com uma
mensagem de confirmao.






A qualquer momento possvel alterar a informao constante no centro de custo criado,
nomeadamente para actualizao de dados.


Apenas podem ser apagados os centros de custo que j no tenham qualquer
PROCEDIMENTO activo.





















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Criao de Procedimentos Pblicos de Aquisio


1 Passo Registar e Caracterizar PROCEDIMENTO

Clique em Criar Procedimento.


A criao de um procedimento deve obedecer aos seguintes passos:




1.1. Dados Gerais

Neste passo, de acordo com o tipo de procedimento a seleccionar, iro surgir os campos
especficos e de preenchimento obrigatrio, de acordo com a legislao vigente.


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De forma a demonstrar todos os campos de insero existentes no sistema para a criao de
um procedimento pblico de aquisio, utilizaremos o procedimento com maior complexidade,
o Concurso Pblico.

Preencha os campos em branco (os campos de cor laranja e a cinzento so de preenchimento
obrigatrio):
Ref. do Procedimento
(Referncia que identificar o procedimento)
Descrio do Procedimento
(Descrio Sumria do mbito do Procedimento)
Enquadramento legal aplicvel
(regido pelo DL 18/2008 ou pelo Direito Privado)
Tipo de procedimento
(Consoante o procedimento, escolher em que modelo legal se enquadra)
Moeda
(qual a moeda a utilizar quando o utilizador coloca o preo do procedimento)




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Fase
(Somente nos procedimentos por negociao, nos concursos limitados por prvia
qualificao e no dilogo concorrencial est disponvel esta identificao. Servir para o
utilizador colocar se encontra-se na fase de recepo de candidaturas, solues ou
propostas, consoante o tipo de procedimento escolhido)
Instrumentos Procedimentais Especiais
(De acordo com o que se encontra estipulado no Ttulo IV,V e VI do DL 18/2008 o
utilizador o procedimento poder ser ao abrigo dos instrumentos procedimentais
especiais)
Objecto
(Se se trata de um procedimento de fornecimentos, obras ou servios)
Tipo de Objecto
(Consoante o objecto, escolher o tipo de objecto)

Execuo
Concepo e execuo
Realizao, por qualquer meio, de uma obra que responda s
necessidades especificadas pela entidade adjudicante
Obras
(No aplicvel)
Compra
Locao financeira
Aluguer
Locao - venda
Combinao das anteriores
Fornecimentos
(No aplicvel)
1 Servios de manuteno e de reparao
2
Servios de transporte terrestre, incluindo os servios de
veculos blindados e os servios de mensagens, com
excepo do transporte do correio
3
Servios de transporte areo: transporte de passageiros e de
mercadorias, com excepo do transporte de correio
4 Transporte terrestre e areo de correio
5 Servios de telecomunicaes
6 a) Servios financeiros : servios de seguros
6 b) Servios financeiros : servios bancrios e de investimento
7 Servios informticos e afins
8 Servios de investigao e desenvolvimento
9 Servios de contabilidade, auditoria e de escriturao
10 Servios de estudos de mercado e de sondagens
Servios
11 Servios de consultoria em gesto e afins

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12
Servios de arquitectura, servios de engenharia e servios
de engenharia integrados; servios de planeamento urbano e
de arquitectura paisagstica; servios afins de consultoria
cientfica e tcnica; servios tcnicos de ensaio e anlise
13 Servios publicitrios
14
Servios de limpeza de edifcios e servios de gesto de
propriedades
15
Servios de edio e de impresso obra ou de forma
continuada
16
Servios de arruamentos e de recolha de lixo: servios de
saneamento e afins
17 Servios de hotelaria e restaurao
18 Servios de transporte ferrovirio
19 Servios de transporte martimo e fluvial
20 Servios aos transportes de apoio e auxiliares
21 Servios jurdicos
22 Servios de colocao e de fornecimento de pessoal
23
Servios de investigao e de segurana, com excepo dos
servios de veculos blindados
24 Servios de educao e formao profissional
25 Servios de sade e de carcter social
26 Servios de carcter recreativo, cultural e desportivo
27 Outros servios
(No aplicvel)


Direco / Centro de custo
(Departamento ao qual se vai indexar o procedimento a efectuar);
Preo Base do Procedimento
(Qual o valor do procedimento);
Informao Interna
(Caso o preo base do procedimento seja visvel aos fornecedores devero seleccionar
no);
Observaes ao Procedimento
(Todas as observaes que sejam pertinentes relevar);
Data Limite de recepo de Propostas
(Data e hora at s quais sero aceites propostas para este procedimento);
Data de Abertura de Propostas/Solues/Candidaturas
(Dever ser inserida a data e hora de realizao da abertura do procedimento);



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Anncio DR n.
(Caso o procedimento seja anunciado em DR dever ser inserida o n. do anncio onde foi
publicado em DR);
Data de publicao em DR
(Caso o procedimento seja anunciado em DR dever ser inserida a data onde foi
publicado);
Edio DR
(Caso o procedimento seja anunciado em DR dever ser inserida a edio onde foi
publicado);
Data de publicao no JOUE
(Caso o procedimento seja anunciado no JOUE dever ser inserida a data onde foi
publicado);
Edio JOUE
(Caso o procedimento seja anunciado no JOUE dever ser inserida a edio onde foi
publicado);
Prazo de Manuteno das propostas
(Prazo pelo qual requisitado que os fornecedores mantenham os preos indicados na
proposta que realizam).

Nota: Se no existir centro de custo na listagem apresentada, ter que criar um novo
Centro de Custo (Ver captulo sobre criao de Centro de custo).










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1.2. Avaliao e Divulgao




Critrios de avaliao:
Ter de ser definido o critrio ou critrios de avaliao de forma a serem inseridas no mapa
comparativo as ponderaes relativas a cada critrio. Ter duas opes de escolha:
Preo mais baixo
(Quando apenas o valor relevante).
Proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta os critrios a
seguir indicados
(Devero ser definidos os critrios e respectivas ponderaes totalizando obrigatoriamente
o valor de 100%, isto dever ser feito optando por uma das hipteses presentes na caixa,
ou adicionando um critrio e sua denominao)










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Divulgao:
Questes colocadas:
1. Pergunta: impossibilitada Entidade Concorrente a apresentao de
propostas parciais, em relao totalidade dos artigos requisitados?
Defina se o Fornecedor ter de apresentar proposta para a totalidade dos artigos ou se
poder apresentar proposta somente para alguns artigos.

2. Pergunta: admissvel o acrescento de observaes ao descritivo de
artigos/linhas do procedimento?
Defina se o Fornecedor pode acrescentar observaes ao descritivo de artigos/linhas do
pedido.

3. Pergunta: A Entidade Fornecedora pode apresentar propostas alternativas
ao pedido?
Defina se o Fornecedor pode apresentar propostas alternativas ao procedimento.

4. Pergunta: Pretende disponibilizar o Procedimento na Plataforma Electrnica
a mais entidades para alm das directamente convidadas ?
Indique se pretende divulgar o PROCEDIMENTO a outras entidades com a mesma
categoria, para alm das directamente convidadas.

NOTA: No Concurso Pblico, no Concurso Limitado por prvia qualificao e
Procedimento por Negociao, no existe a possibilidade de o utilizador
seleccionar no, uma vez que a opo de divulgao a todos obrigatria.










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1.3. Categorizao e Grupos de Utilizadores



Para a insero da categoria necessria resposta a um PROCEDIMENTO devem ser
preenchidos os seguintes campos:
Categoria:

Para a criao de um PROCEDIMENTO, necessrio seleccionar uma categoria identificativa
do mbito do procedimento.
Para tal, clique em
Categoria
, originando a abertura de uma nova janela onde se proceder
Seleco de Categorias.


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Esta seleco poder ser feita atravs da escolha de uma 1 categoria principal e
posteriormente escrevendo uma palavra para pesquisa e clicando de seguida em
Pesquisar. A outra forma carregar em CATEC e ir expandindo os diversos nveis de
categorias at encontrar a pretendida.


Habilitaes dos Alvars (INCI)
Poder identificar para cada procedimento, se necessrio, as habilitaes dos alvars (INCI)
necessrias para responder.
Este parmetro no limitativo de resposta por parte dos operadores econmicos.
Para tal, dever seleccionar as habilitaes premindo no e ir expandindo os diversos nveis
de alvars at encontrar o pretendido.


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Grupos de Utilizadores


Neste campo podemos identificar os utilizadores da entidade pblica que sero responsveis
do procedimento, ou seja, tero permisses na Gesto do Procedimento e como Jri do
Procedimento.
Primeiro, seleccionamos o Grupo de Utilizadores que pretendemos, carregando na caixa de
seleco respectiva.
Posteriormente identificamos o/os Membro/os Utilizador/es da Plataforma registados pela
entidade pblica, seleccionando na lista de utilizadores registados, o utilizador
escolhido e carregando no Adicionar Utilizador .


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NOTA: Segundo a regulamentao, o nmero de jris necessrios diferente consoante o
tipo de procedimento.
Tipo de Procedimento
N. de jris
necessrios
Ajuste Directo com 1 proposta 1
Ajuste Directo com mais de 1 proposta 3
Ajuste Directo regime simplificado 1
Concurso Pblico Urgente 1
Concurso Pblico 3
Concurso Limitado por Prvia Qualificao ( todas
as fases ) 3
Procedimento por Negociao ( todas as fases ) 3
Dilogo Concorrencial ( todas as fases ) 3

Existe tambm a possibilidade da adio dos Membro/os No Utilizador/es da Plataforma
Electrnica vortalGOV, clicando em Adicionar No Utilizador e procedendo ao
preenchimento do Nome e E-mail.


1.4. Peas do Procedimento



Preencha os campos:
Modo de apresentao da proposta/Soluo/Candidatura:
(no caso de seleco Papel, a plataforma no aceitar submisso de forma
electrnica):
O utilizador deve seleccionar se as propostas sero entregues em suporte papel ou
pela plataforma.
Formatos disponveis
(Preencher com o valor a pagar pelas peas do procedimento)

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Associar Ficheiros:
Elementos Documentais
Carregar em Associar para inserir novos ficheiros, cada documento dos Elementos
documentais dever ser catalogado junto da respectiva denominao, sejam estes
Anncios/Ofcios, Documentos Internos, Esclarecimentos/Comunicaes,
Outros Documentos ou Programa de Concurso e Caderno de Encargos.

No processo de anexao de ficheiros, tal como nas consultas, as entidades com servio
Gesto de Assinaturas tero que assinar todos os documentos que forem anexados,
independentemente do tipo de documento.
Na janela de upload dos ficheiros haver uma funo que assinar individualmente todos os
ficheiros.
Ao carregar em Associar, ir ento surgir uma janela onde ter de indicar os ficheiros que
pretende anexar (pode indicar de uma s vez todos os ficheiros que pretende associar, dentro
do tipo de elemento documental a anexar) e proceder respectiva assinatura dos mesmos.






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Clique em Procurar (Browse) e seleccione o ficheiro que pretende anexar.
Seleccione o ficheiro a anexar e clique em Abrir (Open)


Poder anexar de uma s vez quantos ficheiros pretender, clicando em aqui ou no cone
, consoante o objectivo seja um PROCEDIMENTO ou um artigo, e repetindo o processo
procuraradicionar, seguido da assinatura de cada documento.

Aps indicar todos os ficheiros a anexar, carregue em Enviar ficheiros. Enquanto os seus
ficheiros so anexados o computador fica disponvel para poder continuar a trabalhar na
Plataforma vortalGOV, surgindo no final um alerta de que a transferncia foi concluda.









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Ver Ficheiros Associados:
Clicar em Ver para verificar os ficheiros j associados.


Para abrir um ficheiro, carregue em cima do cone




Lista de Quantidades:
Criao do Mapa de quantidades (articulado) na Plataforma Electrnica de
Contratao vortalGOV

(Inserir lista de quantidades no formato standard da Plataforma vortalGOV, usando os botes
Adicionar captulo, no caso de se pretender inserir um novo captulo na lista, ou Adicionar
artigo, para inserir novo artigo lista.

Clique em Adicionar Artigo.
Preencha os campos:
Cdigo do Artigo; Designao; Quantidade; Unidade de Medida; Local de Entrega;
Observaes;


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Ou
Importar artigos a partir dum ficheiro MS Excel / Open Office

A Plataforma vortalGOV tem disponvel uma ferramenta que permite importar mapas de
quantidades, observaes, etc. em Excel / Open Office, directamente para o sistema,
evitando que tenha que digitar as linhas do PROCEDIMENTO manualmente.
Mesmo que no tenha o Caderno de Encargos da Entidade Pblica em formato electrnico,
deve considerar esta opo no momento de criao de procedimentos extensos.
a forma mais rpida de criar procedimentos pblicos de aquisio na Plataforma Electrnica
de Contratao vortalGOV.

Criao do Mapa de quantidades (articulado) a partir do MS Excel / Open Office

Como converter ficheiros MS Excel / Open Office no formato da Plataforma
vortalGOV?

A importao de informao para a Plataforma vortalGOV feita com recurso a ficheiros de
Excel / Open Office com um formato especial: .xml (extensive meta-language).
A converso de ficheiros comuns de Excel / Open Office, no formato de importao na
Plataforma vortalGOV, feita com recurso ao ficheiro de converso.

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Esta informao propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reproduo. Pg. 28 de 100

A preparao do ficheiro para importao na Plataforma vortalGOV deve ser feita antes de
iniciar a sua sesso na Plataforma. Assim, poupa tempo na sua ligao Internet e evita
eventuais quebras na ligao por exceder o tempo de ligao sem interagir com o sistema.
O procedimento para transformar o seu mapa de quantidades num ficheiro reconhecvel pela
Plataforma Electrnica de Contratao vortalGOV o seguinte:

1 - O ficheiro de converso tem que estar gravado no PC do utilizador. Os documentos
convertidos e aptos a ser importados para a Plataforma vortalGOV, so gravados na mesma
directoria onde est gravado o ficheiro de converso.


2 - Abrir o ficheiro de converso template_artigos.xls. Quando abre este documento
necessrio activar a macro nele contida. esta macro que efectua a converso do
documento. Para activar a macro deve carregar em "activar macros / enable macros" na
janela de alerta caso o ficheiro contenha macros que possam conter vrus. O ficheiro de
converso para o formato da Plataforma Electrnica no contm nenhum vrus e a activao
da macro no tem qualquer repercusso no seu PC nem na segurana da sua informao.


3 - Abrir o ficheiro Excel / Open Office que contm o mapa de quantidades, ou parte, que
pretende importar.

4 - Com os dois ficheiros abertos em simultneo, deve copiar cada coluna do seu ficheiro de
quantidades para a respectiva coluna no ficheiro de converso Plataforma Electrnica.

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Esta informao propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reproduo. Pg. 29 de 100



5 - Aps ter copiado toda a informao que pretende importar, pode acrescentar informao
manualmente (ex. observaes, data de entrega, local de entrega, etc.), ou alterar dados (ex.
alterar quantidades, designao do material ou sub-empreitada, etc.) e premir o boto de
"converter para Vortal (Plataforma Electrnica)".

Nota: Para considerar que uma linha dever ser um captulo no mapa de quantidades, nesta
linha no dever ser preenchido o campo unidade nem quantidade e dever ser
marcado com um x o campo captulo.
Ateno: No possvel fazer a importao de clulas onde esteja inserida informao com
as seguintes tipologias:
- Caracter ( ) colocado em qualquer localizao na folha de Excel / Open Office;
- Colunas numricas com mais de 6 casas decimais;

6 - Confirmar a converso na janela com a interrogao "Deseja converter para
Vortal/econstroi?".


7 - Surge uma janela a informar sobre o resultado da converso para o formato pretendido
com a mensagem de que "o ficheiro foi criado com sucesso"


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Plataforma vortalGOV


Esta informao propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reproduo. Pg. 30 de 100

8 - Verificar que foi criado um ficheiro (com a extenso .XML) convertido para o formato
standard da Plataforma vortalGOV, com o mesmo nome do ficheiro de converso. Este
documento pode ser identificado pelo seguinte cone.
cone do formato XML:


Importar artigos a partir dum ficheiro MS Excel / Open Office

A Plataforma vortalGOV tem disponvel uma ferramenta que permite importar mapas de
quantidades, observaes, etc. em Excel/Open Office, directamente para o sistema, evitando
que tenha que digitar as linhas do PROCEDIMENTO manualmente.
Mesmo que no tenha o Caderno de Encargos da Entidade Pblica em formato electrnico,
deve considerar esta opo quando a criao de procedimentos extensos.
a forma mais rpida de criar procedimentos pblicos de aquisio na Plataforma Electrnica
de Contratao vortalGOV.


Como importar um ficheiro MS Excel/Open Office para a Plataforma vortalGOV?

Para efectuar a importao de um ficheiro Excel / Open Office para a Plataforma vortalGOV
Servio Gerir Procedimentos deve seguir os seguintes passos:

1 - Seleccionar a opo "Importar artigos".


2 - Procurar o ficheiro no formato standard da Plataforma vortalGOV (extenso. xml)
convertido com recurso ao ficheiro de converso, clicando no boto "Procurar / Browse"
em frente ao campo "Importar ficheiro".


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3 - Seleccionar o ficheiro template_Artigos.xml a importar e carregar "Abrir / Open"


4 - Clicar em "importar" na barra de funes (topo esquerdo da janela)



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5 - Confirmar a importao da informao para o sistema na janela "O seu ficheiro com as
linhas a introduzir neste Procedimento vai ser processado. Continuar?"


6 - Verificar a janela de "Resultado da importao de artigos". Todas as linhas que no foram
importadas so indicadas nesta janela.
O facto de existirem erros na importao de algumas linhas significa que o Procedimento pode
estar incoerente devido falta de informao - as linhas que no deram erro so importadas
para o procedimento. Nestes casos, recomendamos que clique em "Continuar" e elimine as
linhas importadas atravs da funo "Limpar Procedimento". Dever ento corrigir o
ficheiro de importao (nas linhas que no foram importadas) e voltar a efectuar o
procedimento de importao.









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1.5. Formulrio de Resposta

Esta seco apresenta as questes que a Entidade adjudicante pretende ver respondidas
pelos operadores econmicos que pretendam apresentar proposta a este procedimento.
Consoante o tipo de procedimento, existem questes de resposta obrigatria, como pode
verificar na seguinte tabela:


Fase 1
Candidaturas
Fase 2
Solues
Fase 3
Propostas
Identificao de cada candidato ou de cada membro do agrupamento
concorrente (colocar o NIF e separar cada insero por ";")

Identificao de cada candidato qualificado ou de cada membro do
agrupamento candidato qualificado (colocar o NIF e separar cada
insero por ";")

Identificao de cada membro do agrupamento concorrente (colocar
o NIF e separar cada insero por ";")

Cdigo da proposta (colocar todos os cdigos a que esta proposta
corresponde e separar cada insero por ";" . Esta insero dever estar de
acordo com o Anexo I da Portaria n. 701-G/2008)

Prazo de execuo do contrato / da obra (colocar a data referente, no
formato dd-mm-aaaa)

Valor da proposta (colocar o valor da proposta)

Discriminao do valor da proposta por cada um dos membros do
agrupamento concorrente (colocar o valor da proposta discriminado por
cada um dos membros do agrupamento concorrente)

















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Caso esteja a realizar um ajuste directo, as questes que vo surgir no seu ecr so as
seguintes:




No entanto, para alm das questes obrigatrias a Entidade Adjudicante pode colocar outras
questes aos candidatos.
Para isso tem que decidir qual o tipo de questes que pretende apresentar aos candidatos:
Seco;
Resposta Livre;
Escolha Simples;
Escolha Mltipla.


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1.6. Seleco de Concorrentes

Este novo Decreto Lei n. 18/2008 contempla os seguintes procedimentos no que diz respeito
seleco de concorrentes:
Seleco de concorrentes para concursos com divulgao obrigatria
(Divulgao no restringida)
o Concurso Pblico;
o Concurso limitado por prvia qualificao (Candidaturas);
o Negociao (Candidaturas);
o Dilogo concorrencial (Candidaturas);

Seleco de concorrentes para concursos sem divulgao obrigatria
(Divulgao restringida)
o Concurso limitado por prvia qualificao (Propostas);
o Negociao (Propostas)
o Dilogo concorrencial (Solues);
o Dilogo concorrencial (Propostas)
Seleco de concorrentes para concursos sem divulgao de obrigatoriedade
(Opcional)
o Ajuste directo (Propostas);
o Direito Privado - Ajuste directo (Propostas).

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1.6.1 Seleco de concorrentes para concursos com divulgao obrigatria

Mensagem apresentada:



1.6.2 Seleco de concorrentes para concursos sem divulgao obrigatria

Mensagem apresentada:




Nestes casos, a seleco de fornecedores pode ser efectuada manualmente, existindo para
isso a opo Seleccionar Mais Entidades, a qual permite acrescentar manualmente mais
entidades ao procedimento.




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Se escolher a opo de Seleccionar Mais Entidades, surge-lhe imediatamente a lista de
todas as entidades que esto categorizadas com a categoria do procedimento.

Junto de cada entidade, existe uma check-box , para seleccionar as entidades que
pretende adicionar lista.
Depois de todas as entidades seleccionadas em cada pgina (aparecem apenas 25 entidades
por pgina), clique em aceitar na janela acrescentar entidades.





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Existe igualmente uma funo de pesquisa, para procurar uma entidade em particular,
novamente seguindo o critrio: Nome de Empresa/Profissional ou NIF.

Se optar por efectuar essa pesquisa livre, dever carregar no boto pesquisar categorias
. Sem texto para pesquisa, o sistema devolve-lhe todas as entidades do Directrio que
correspondem ao critrio de pesquisa utilizado.

Nota: Caso a pesquisa das entidades na categoria seleccionada no devolva nenhuma
correspondncia ao nome pretendido, o sistema permite-lhe pesquisar no resto do Directrio.




1.6.3 - Seleco de concorrentes para concursos sem divulgao de obrigatoriedade
(Opcional)



Neste tipo de procedimento (ajuste directo) a Entidade adjudicante decide se vai ou no dar
conhecimento da proposta ao mercado, opcional.
Caso pretenda seleccionar mais concorrentes, o procedimento a realizar igual ao ponto
anterior onde est referido Seleccionar mais Entidades.






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1.7. Formalizar PROCEDIMENTO
Clique em Formalizar

Seleccione a/as pessoas que tero permisso para aprovar o PROCEDIMENTO e clique em
Finalizar.

Nota: Se for o prprio a aprovar o PROCEDIMENTO seleccione-se a si mesmo.

Surgir a confirmao que o Procedimento foi formalizado com sucesso.

Clique em Sair para voltar ao menu inicial. Caso pretenda criar um novo Procedimento,
clique em Criar Novo Procedimento



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2 Passo Aprovar o PROCEDIMENTO

No menu inicial, Gesto de Procedimentos, dever carregar na pasta em Para
aprovao e posteriormente seleccionar a consulta/concurso em causa.


Aps a abertura do detalhe do procedimento e respectiva anlise, dever carregar no boto
Aprovar para aprovar o PROCEDIMENTO.


Caso a entidade ou organismo pblico disponha do Servio de Assinatura Digital, e
pretenda utiliz-lo, dever validar e assinar todos os dados especficos e obrigatrios
introduzidos respectivamente a cada tipo de procedimento pblico de aquisio.

A assinatura dos procedimentos pblicos de aquisio efectuada durante a fase de
aprovao.



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identificada a informao referente ao procedimento pblico de aquisio e disponibilizado o
acesso ao detalhe e a toda a informao em anexo.
Para confirmar a assinatura o utilizador ter que activar a clula de confirmao Assino os
dados acima referidos e clique em assinar.

Aps a assinatura, ser apresentada uma janela de confirmao.
Caso o utilizador no tenha permisses para assinar (no tenha certificado), ou a
assinatura no tenha sido concluda por questes tcnicas, o pedido dever voltar ao
estado Para Aprovao e dever aparecer uma mensagem de alerta.
Caso a assinatura tenha ocorrido correctamente dever aparecer a mensagem de
confirmao.


Assim que surgir a mensagem abaixo indicada, o procedimento est aprovado e na pasta
Em elaborao no estado Por Lanar.


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Seleccione a pessoa que vai aprovar o procedimento e clique em Finalizar.
Se desejar, pode inserir alguma observao interna de relevo aprovao.
Nota: Se for o prprio a colocar o procedimento seleccione-se a si mesmo.



Clique e em Continuar para voltar ao menu inicial










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3 Passo Colocar o PROCEDIMENTO no Mercado

No menu inicial carregue em Gesto de Procedimento e Em Elaborao.
Seleccione o procedimento em causa e aps anlise dever carregar no boto Enviar.


Aps a seleco das empresas Fornecedores a convidar para a consulta em causa (quando
aplicvel) dever clicar em Lanar Procedimento.



Posteriormente deve clicar em Continuar a fim de regressar ao menu inicial.






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No menu inicial carregue em Gesto de Procedimento e em activos.

Neste menu poder realizar toda a gesto dos procedimentos pblicos de aquisio registados
e lanados no mercado.

Existem 6 opes com funes distintas para seleccionar:
Acrescentar Empresas Ao carregar neste cone permite-nos, aps o lanamento do
PROCEDIMENTO, convidar mais empresas/fornecedores a responder ao PROCEDIMENTO, bem
como reenviar o aviso s entidades seleccionadas de que PROCEDIMENTO est activo.
Gesto Peas Procedimento Esta opo permite gerir a disponibilizao dos Elementos
documentais quando estes so pagos. Este boto ir surgir quando existe no mnimo, uma
solicitao para aquisio de elementos documentais que sejam pagos. Esta autorizao
dever ser desbloqueada logo aps a confirmao, por parte da entidade ou organismo
pblico, da recepo do pagamento.
Este acesso s empresas poder permitir o download por via electrnica ou a disponibilizao
por via tradicional na morada constante no procedimento.





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Efectuar Aditamento - Em qualquer momento podero ser alterados os dados de um
PROCEDIMENTO lanado ao mercado, sendo que ao alterar o Procedimento, todas as
empresas que foram consultadas sero notificadas por email em fase de Anncio).
Em fase de Pr-Anncio Simples e Pr-Anncio com Elementos Documentais este cone realiza
o Editar o Procedimento, possibilitando todas as alteraes, mas no executa o
aditamento.
Em fase de Anncio todas as alteraes introduzidas realizam o Efectuar Aditamento.

Pr Registar Propostas Esta funcionalidade permite ao utilizador da entidade pblica
inserir uma proposta externa na plataforma, para efeito de criao de mapas comparativos e
de gesto de propostas que no tenham sido recebidas de forma electrnica.

Abrir Procedimento Carregar neste cone equipara-se ao acto fsico de abertura dos
invlucros exteriores onde esto inseridas as propostas e, portanto, compromete a
qualificao das propostas. Este cadeado s permite ser aberto aps o vencimento da data
definida para a abertura do procedimento, como acontece nos procedimentos efectuados
por via no electrnica.

Terminar Procedimento Permite ao utilizador cancelar um Procedimento que esteja
activo, passando-o para a pasta de Encerrados de forma a permanecer o seu histrico. Esta
funcionalidade elimina o Procedimento tambm do lado do fornecedor, no lhe sendo assim
possvel apresentar proposta.











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Solicitao e Prestao de
Esclarecimentos/Comunicaes

Os esclarecimentos/comunicaes aos procedimentos introduzidos so executados na
informao detalhada do anncio.
Caso se trate de um pedido de esclarecimentos por parte de uma empresa ou uma prestao
por parte de uma entidade pblica estes so realizados da seguinte forma, atravs da entrada
num menu especfico (carregar no boto Detalhe do Procedimento no Estado: Em
Elaborao; Para Aprovao; Activos). Se estiver nos procedimentos Activos pode ir
directamente para as mensagens clicando em Mensagens/Esclarecimentos.




Para tal, clique em Esclarecimentos / comunicaes






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No menu Esclarecimentos do Procedimento Pblico de Aquisio existem as
seguintes funcionalidades:
Pesquisa;
Criao de Nova Mensagem;
Reenvio por Correio electrnico;









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A funcionalidade de pesquisa permite a filtragem dos esclarecimentos / comunicaes por
assunto, por mensagem e por data de criao (em espao temporal).


Para a introduo de esclarecimentos / comunicaes, o utilizador da entidade pblica ter
que clicar em Nova Mensagem, originando a abertura de uma nova janela.

De seguida, coloca-se o Esclarecimento destinado a passar aos fornecedores, sejam estas
afirmaes das entidades, resposta a questes colocadas ou esclarecimentos / comunicaes.

Se pretendido podero ser anexados os ficheiros entendidos como necessrios na prestao
do esclarecimento, bastando para tal carregar em Associar Ficheiro.
Esta anexao idntica realizada na anexao dos elementos documentais, j explicitada
no captulo anterior em Anexao de Elementos Documentais.

Finalmente carregue em Finalizar para terminar a introduo do esclarecimento. As
entidades pblicas com o Servio de Assinatura Digital activo, passaro
automaticamente para a janela de confirmao da assinatura.


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Aps a assinatura do esclarecimento por parte da entidade pblica, ir surgir uma mensagem
de confirmao desta aco.


Existe uma outra funcionalidade que permite o envio do esclarecimento prestado pela
Entidade Pblica a uma empresa Fornecedora que no esteja inserida na plataforma, atravs
de correio electrnico.

Clicar em Reenviar por E-Mail


O envio tem por base a utilizao do Outlook, onde a entidade introduz manualmente os e-
mails dos fornecedores que pretende enviar, utilizando um e-mail tipo criado a partir do
esclarecimento.


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Aps a introduo dos esclarecimentos/comunicaes, a janela de Esclarecimentos ir
surgir da seguinte forma:


Os esclarecimentos/comunicaes assinados digitalmente surgem com o smbolo .
O smbolo d acesso a uma janela de detalhe com a informao da assinatura.


















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Criao de aditamentos

Os aditamentos so feitos no Procedimento inicial, evitando que seja criado um novo
PROCEDIMENTO como aditamento. Tambm possvel alterar quantidades, adicionar ou
remover artigos do Procedimento inicial, assim como anexar novos documentos ao
procedimento.
No menu Gesto de Procedimento Activos existe a possibilidade de Efectuar
Aditamento:


No primeiro passo possvel adicionar, remover e alterar elementos documentais,
artigos ou captulos.





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Para alterar um artigo, basta carregar em cima da designao do mesmo e efectuar as
alteraes dentro desta janela.



O artigo alterado fica assinalado a azul.







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Para adicionar captulos, clique em Adicionar Captulo.


possvel colocar o novo captulo no incio, no meio ou no fim do Procedimento.


Para adicionar novos artigos, clique em Adicionar Artigo

Nota:
Para apagar artigos, clique na caixa do lado esquerdo do artigo a apagar e clique em
Apagar artigos.






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Preencha os dados necessrios, nomeadamente o Cdigo do Artigo, a Designao e Local de
Entrega (obrigatrios).

Para finalizar, clique em Aceitar.

Os artigos que so alterados ficam a azul, os eliminados a vermelho e os novos a verde.


Aps a edio de artigos, pode alterar os dados gerais, nomeadamente, prazo de
manuteno das propostas, preo base do procedimento, datas, observaes ao
concurso e modo de apresentao.



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No terceiro passo, decida se o fornecedor pode adicionar observaes aos artigos e/ou
criar propostas alternativas. Finalmente, poder alterar os critrios de avaliao,
segundo a perspectiva de avaliao para cada tipo de procedimento.


No quarto passo possvel efectuar alteraes no formulrio de resposta.




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No quinto passo, o aditamento enviado para todos os fornecedores que foram
seleccionados no procedimento original.


obrigatria a colocao de Observaes Internas de Aditamento para efeitos de
gesto.
O Motivo do aditamento colocado para informar os fornecedores das razes do mesmo.
Seguidamente o utilizador dever clicar em Lanar Procedimento.

Nota:
Caso a entidade ou organismo pblico disponham do Servio de Assinatura
Digital, ir ocorrer o reencaminhamento para o referido menu de assinatura, onde
dever verificar e validar todos os dados especficos e proceder sua assinatura.

















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Registo de Propostas Externas

De forma a garantir que toda a informao tratada da mesma forma, podem ser inseridas
propostas de fornecedores que no apresentaram a sua proposta via Plataforma Electrnica
de Contratao vortalGOV.
O sistema permite comparar automaticamente propostas recebidas atravs da Plataforma
vortalGOV e outras recebidas pelos canais tradicionais, criando uma ferramenta de gesto de
todos os procedimentos pblicos de aquisio.


1 Passo Pr-Registar Proposta Externa
No menu activos ou em anlise possvel pr-registar propostas externas recebidas de
fornecedores que no so Clientes da Plataforma vortalGOV.
Para tal basta clicar em Pr Registar Propostas.


O Pr-Registar Proposta Externa ao Mercado Electrnico possibilita s entidades pblicas
compradoras, a introduo das propostas que chegam pela via tradicional no decorrer do
procedimento, caracterizando-as primariamente, de acordo com o modo de apresentao de
propostas especfico de acordo com o tipo de procedimento, nomeadamente com os dados
mais relevantes para a sua identificao:
Fornecedor;
Referncia da Proposta;
Data de Entrega;
Formato;
Observaes.


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Caso pretenda inserir um fornecedor que no esteja na listagem apresentada, porque ele
ainda no existe no directrio de empresas. Esse registo de fornecedor ser efectuado mais
tarde, aps a abertura do procedimento pblico de aquisio.



Aps a data limite de recepo de propostas e com a abertura do procedimento pblico de
aquisio prossegue-se introduo das restantes propostas entregues pela via tradicional
(cd ou papel).

Para tal, voltamos a clicar em Pr Registar Propostas.
Neste passo vamos ento introduzir as especificaes correspondentes aos campos em
aberto. Para introduzir o fornecedor ter que carregar no boto . Ser ento
reencaminhado para o directrio de empresas, onde se procede pesquisa da empresa
concorrente atravs dos critrios disponveis (nome, localidade, NIF, e-mail).

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Se aps a pesquisa, o fornecedor estiver presente no directrio de empresas, ter ento que
seleccion-lo para registar a sua Proposta Externa. Para tal, basta carregar no cone
correspondente empresa requerida e confirmar a sua escolha.
Caso pretenda inserir um fornecedor que no esteja na listagem apresentada, porque ele
ainda no existe no directrio de empresas. Para poder registar a proposta externa, ter que
registar o fornecedor antes de criar a proposta externa.
Esse registo de fornecedor ser efectuado mais tarde, aps a abertura do procedimento
pblico de aquisio.
Aps a data limite de recepo de propostas e com a abertura do procedimento pblico de
aquisio prossegue-se introduo das restantes propostas entregues pela via tradicional
(cd ou papel).



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2 Passo Registar Fornecedor (Se necessrio)

Para o caso do fornecedor no constar no directrio de empresas, ter que efectuar um
registo de fornecedor.


O processo de registo de fornecedor composto por 4 passos:
No primeiro passo indique os dados da nova empresa.


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No segundo passo indique os dados do responsvel da empresa.


No terceiro passo indique uma categoria da empresa fornecedora.


No quarto passo surgem todos os dados inseridos para confirmao.

Clique em Finalizar e de seguida crie a proposta externa.

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3 Passo Criao da proposta externa

NOTA: Aps efectuar o pr-registo da proposta externa e chegada a hora de abertura das
propostas, o processo de criao de proposta externa, propriamente dita, inicia-se aps a
concluso do fluxo de abertura de uma proposta electrnica (Abrir procedimento e Admitir
Concorrente).

No Estado Activos clicar em Abrir Procedimento para solicitar as propostas.





Clicar em Continuar para solicitar a proposta.





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Depois de todos os elementos do Jri seleccionados solicitarem as propostas, o procedimento
passa para o Estado Em Anlise

No Estado Em Anlise se clicar em Abrir, visualiza mais informao relativamente
proposta em questo e o Pr-Registo de Proposta vai passar para o separador Propostas.



Procede ao Admitir Concorrente




Ou

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No caso de a opo tomada pelo utilizador ser Excluir Concorrente ter que indicar o
motivo da excluso do Pr-Registo efectuado.






No caso em que o concorrente foi admitido passamos, desta forma ao registo da proposta
externa clicando em Registar Proposta Externa onde vai introduzir os dados (entre os
quais os valores unitrios) relativos proposta.



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O registo de proposta externa passa por trs fases:

1 - Visualizar Pedido:



Nesta janela, so introduzidos:

Referncia da Proposta
Condies de Entrega
Meio de Transporte
Forma de Pagamento
Prazo de Pagamento
Observaes Proposta e ao Transporte



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2 Formulrio de Respostas:



3 Criar Proposta:

Neste ecr so introduzidos:
Preos na Tabela Interna: a tabela interna uma tabela de trabalho que no
visvel s entidades pblicas. Dever introduzir os dados referentes proposta
externa.
Descontos Tabela Interna: o valor colocado no campo de desconto
automaticamente aplicado a todos os preos introduzidos na Tabela Interna.
Descontos aos Artigos: os descontos introduzidos neste campo podem ser
aplicados a todos os artigos => adicionados; podem ser reduzidos a todos os artigos
=> subtrair; podem substituir um desconto introduzido anteriormente => substituir.
Podem ser anexados ficheiros a cada um dos artigos carregando no cone .
Ver os ficheiros associados ao PROCEDIMENTO entre () est indicado o
nmero de ficheiros associados.
Associar ficheiros Proposta.

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Exportar o mapa de quantidade para MS Excel carregar em esta
operao permite trabalhar a proposta em MS Excel e voltar a import-la para a
Plataforma vortalGOV.


Aps o preenchimento dos campos, o fornecedor pode guardar ou submeter a
proposta:
Guardar: permite guardar a proposta e voltar a edit-la mais tarde.



Submeter: a proposta fica disponvel para incluso no mapa comparativo.






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Depois de submeter a proposta est concludo o processo de registo da proposta
externa e est em condies de avanar para a anlise comparativa.



Caso pretenda corrigir a proposta externa registada, ter que elimin-la e criar uma nova.












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Abertura do Procedimento


O acto de abrir o Procedimento s poder ser realizado aps ultrapassada a data limite para
apresentao de propostas. O acto de abertura ter de ser realizado por utilizadores com
perfil de Jri identificado para o procedimento, caso contrrio no poder proceder abertura
do procedimento e uma mensagem de aviso ir surgir.



Para a atribuio deste perfil ao utilizador requerente, o gestor do PROCEDIMENTO tem que
proceder autorizao do mesmo. Para tal, este ter que proceder abertura da funo
Grupos de Utilizador, adicionar o utilizador que requereu essa autorizao. (ver 1.2
Habilitaes e Grupos de Utilizadores).


A abertura do procedimento ter de ser efectuada por trs elementos do jri nos seguintes
casos:
Concurso Pblico;
Concurso Limitado por Prvia Qualificao (todas as fases);
Procedimento por Negociao (todas as fases);
Dilogo Concorrencial (todas as fases);
Ajuste Directo (sempre que tenha sido apresentada mais que uma proposta).

Nos restantes a abertura poder ser efectuada por um nico elemento.


1) Abrir Procedimento por um nico elemento do jri

O utilizador que pertena ao Jri do procedimento, para proceder sua abertura ter que
carregar em Abrir Procedimento, sendo remetido para uma janela de confirmao.


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Aps a abertura do Procedimento ir visualizar mais informaes na sua rea de trabalho, na
pasta relativa s propostas desse procedimento.









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No caso da Abrir Proposta ir visualizar mais informaes na sua rea de trabalho, o valor
global da proposta, o detalhe, proposta (ficheiros anexados pelo fornecedor) e a opo de
admitir ou excluir concorrente.





Se clicar em Admitir Concorrente aparecer uma janela para confirmar o pedido e
posteriormente o concorrente fica admitido.






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2) Abrir Procedimento com trs elementos de jri

Nos casos em que necessrio efectuar a abertura com trs elementos, trs utilizadores
distintos devero estar definidos como jri no procedimento em causa. Qualquer um poder
dar incio ao processo.
Para iniciar o processo dever carregar em Aps a abertura do Procedimento ir visualizar
mais informaes na sua rea de trabalho Abrir Procedimento.



apresentado uma mensagem para confirmao.



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Aps confirmao iniciado o processo de solicitao de acesso s propostas. Dever clicar
em Confirmar.



O processo iniciado e fica registada a sua solicitao.

Esta solicitao fica igualmente disponvel no fluxo do procedimento. O acesso s ser
permitido aps a solicitao pelos trs elementos.

O segundo elemento do jri dever aceder ao procedimento e efectuar a operao idntica ao
primeiro elemento. Carregar em Abrir Procedimento.




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apresentado uma mensagem para confirmao. No processo de solicitao de acesso s
propostas dever clicar em Confirmar.



registada a segunda solicitao de acesso.
















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Por ltimo, o terceiro elemento dever efectuar a mesma operao.


apresentado uma mensagem para confirmao. No processo de solicitao de acesso s
propostas dever clicar em Confirmar.



registada a terceira solicitao de acesso.


A partir deste momento permitido aos trs elementos do jri o acesso s propostas e
respectivos documentos referentes ao procedimento.
A ltima solicitao registada como a data de abertura.








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3) Qualificao das Propostas

Antes da abertura do Procedimento s possvel visualizar a data de entrega da
proposta.


Aps a abertura, passa a estar visvel mais informaes, como a Ref. Proposta e o nome do
Concorrente que apresentou a proposta.
Caso tenha recebido propostas externas, consulte o ponto A)Concluso do registo de
proposta externas no final deste captulo para ver como transformar os pr-registo em
propostas externas prontas para qualificao.

Depois de abrir o Procedimento, o utilizador, pertencente ao Jri, verifica se a data/hora de
entrega das propostas encontra-se de acordo com a data/hora limite para apresentao de
propostas.

Ter que carregar sobre cada uma delas (propostas) para ter acesso s opes de Abrir ou
Excluir as propostas.





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a) No caso de o utilizador optar por Abrir vai ter acesso a vrias opes,
nomeadamente, Detalhe, Proposta (ficheiros), Admitir Concorrente e Excluir
Concorrente;

Surgir de imediato uma mensagem de confirmao.











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b) No caso de optar por Excluir vai excluir a proposta e indicar o motivo da excluso



NOTA: No caso de excluir o concorrente, por exemplo por motivo de Entrega fora de prazo
a plataforma d a indicao de proposta excluda. Neste caso, em que se excluiu a proposta
antes da abertura da mesma, no tem acesso ao valor global da proposta.




No caso da Proposta ser aberta o jri do procedimento tem acesso ao detalhe da proposta do
fornecedor.


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Para as propostas abertas o utilizador, pertencente ao Jri, verifica a informao e, segundo a
sua anlise, carrega em Admitir Concorrente ou Excluir Concorrente.


Para qualquer uma das opes, ter uma mensagem de confirmao.




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4) Classificao dos documentos associados s Propostas

Aps a qualificao, o jri ter acesso a toda a informao apresentada pelos concorrentes.
Na pastas das propostas referentes ao procedimento, dever seleccionar uma proposta:


Carregar em:
Proposta (ficheiros) ter acesso aos documentos associados pelo concorrente;
em Detalhe ter acesso proposta detalhada do concorrente




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Na barra superior do detalhe de cada proposta esto disponveis o acesso ao ficheiros
associados e a funo que permitir ao jri reclassificar esses documentos.



A classificao apresentada inicialmente foi efectuada pelo concorrente, quando submeteu a
proposta.
Os documentos classificados so apresentados com o smbolo
Os documentos no classificados so apresentados com o smbolo e sero
automaticamente disponibilizados para consulta dos restantes concorrentes.

Clicando em cima do sinal, o jri poder reclassificar os documentos apresentados. Aps a
reclassificao dever carregar em Confirmar.



A reclassificao efectuada ficar registada e disponvel neste ecr.




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Aps a verificao de todas as propostas o jri dever Disponibilizar os Documentos.


Chamar uma mensagem de confirmao.


Aps confirmao permitira divulgar os documentos no classificados a todos os
concorrentes/candidatos.

A partir deste momento poder proceder anlise das propostas elaborando os mapas
comparativos de preos.


A) Concluso do registo de propostas externas

Depois de todos os elementos do Jri seleccionados solicitarem as propostas, o procedimento
passa para o Estado Em Anlise

No Estado Em Anlise se clicar em Abrir, visualiza mais informao relativamente
proposta em questo e o Pr-Registo de Proposta vai passar para o separador Propostas.



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Procede ao Admitir Concorrente


Ou

No caso de a opo tomada pelo utilizador ser Excluir Concorrente ter que indicar o
motivo da excluso do Pr-Registo efectuado.




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No caso em que o concorrente foi admitido passamos, desta forma ao registo da proposta
externa clicando em Registar Proposta Externa onde vai introduzir os dados (entre os
quais os valores unitrios) relativos proposta.



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O registo de proposta externa passa por trs fases:

1 - Visualizar Pedido:



Nesta janela, so introduzidos:

Referncia da Proposta
Condies de Entrega
Meio de Transporte
Forma de Pagamento
Prazo de Pagamento
Observaes Proposta e ao Transporte



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2 Formulrio de Respostas:




3 Criar Proposta:

Neste ecr so introduzidos:
Preos na Tabela Interna: a tabela interna uma tabela de trabalho que no
visvel s entidades pblicas. Dever introduzir os dados referentes proposta
externa;
Descontos Tabela Interna: o valor colocado no campo de desconto
automaticamente aplicado a todos os preos introduzidos na Tabela Interna;
Descontos aos Artigos: os descontos introduzidos neste campo podem ser
aplicados a todos os artigos => adicionados; podem ser reduzidos a todos os artigos
=> subtrair; podem substituir um desconto introduzido anteriormente =>
substituir;
Podem ser anexados ficheiros a cada um dos artigos carregando no cone ;
Ver os ficheiros associados ao PROCEDIMENTO entre () est indicado o
nmero de ficheiros associados;
Associar ficheiros Proposta;

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Exportar o mapa de quantidade para MS Excel carregar em esta
operao permite trabalhar a proposta em MS Excel e voltar a import-la para a
Plataforma vortalGOV.



Aps o preenchimento dos campos, o fornecedor pode guardar ou submeter a
proposta:
Guardar: permite guardar a proposta e voltar a edit-la mais tarde.



Submeter: a proposta fica disponvel para incluso no mapa comparativo.







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Depois de submeter a proposta est concludo o processo de registo da proposta
externa e est em condies de avanar para a anlise comparativa.



Caso pretenda corrigir a proposta externa registada, ter que elimin-la e criar uma nova.
















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Comparar, Analisar e Adjudicar Propostas


1 Passo Elaborar as Anlises Comparativas das Propostas

No menu inicial clique em Gesto de Procedimento e em activos
Se o Procedimento j estiver aberto pelo Jri e existirem propostas para o seu procedimento,
surgem dois botes de avaliao, a Anlise de Preos e a Anlise de Critrios.


Para procedermos anlise de preos e de critrios de um procedimento temos que classificar
previamente todas as propostas recebidas, para procedermos posteriormente sua anlise.
Para tal, realiza-se a abertura das propostas, faz-se uma anlise externa e qualifica-se
positiva ou negativamente as propostas.
A partir deste ponto avanamos para a Anlise de Preos e a Anlise de Critrios.





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1.1 Anlise de Preos/Financeira

Clique em Anlise de Preos.

1.1.1 Seleco de Propostas
Indique um ttulo para a Anlise e seleccione as propostas a comparar clicando em nas
respectivas propostas.



1.1.2 Anlise por Artigo

Clique em 2 Anlise
No caso do utilizador seleccionar como critrio de adjudicao Preo mais baixo no 2 passo
da criao de um Procedimento, apenas haver lugar anlise de preos.
Desta forma esta anlise de preos dever ser enviada desde logo para aprovao.


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No caso do utilizador seleccionar como critrio de adjudicao Proposta
Economicamente mais Vantajosa, no 2 passo da criao de um Procedimento, apenas
haver lugar anlise de preos.
Desta forma esta anlise de preos dever ser guardada, visto que h lugar criao da
anlise de critrios.

Se clicar em sero assinalados a amarelo os artigos cujo valor unitrio menor.
Esta seleco pode ser alterada manualmente, carregando em cima do preo pretendido com
o boto do lado esquerdo do rato. Os artigos que escolher sero os propostos para serem
adjudicados.
Ao clicar com o boto do lado direito do rato, a entidade pblica tem acesso a todas as
funcionalidades que a Anlise de Preos permite.



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Incluir/Excluir Cotao permite seleccionar o artigo que queremos incluir ou omitir.
Excluir Cotao e Recalcular Mnimo Artigo - permite omitir um artigo e recalcular
novamente o artigo com valor mnimo.
Calcular Mnimo do Artigo calcula o artigo com menor valor, dentro de todas as
propostas analisadas.
Seleccionar Proposta permite seleccionar todos os artigos da proposta escolhida.
Opes do Mapa disponibiliza algumas funcionalidades do mapa comparativo, tais
como:
O clculo do artigo com menor valor;
Guarda a anlise efectuada para posterior consulta;
Envia a anlise para aprovao e futura adjudicao; *
Impresso do mapa comparativo;
Alterao no tamanho de visualizao do mapa.
Informao do Artigo Informao da Proposta










1.1.3 - Guardar Anlise Financeira *

O utilizador dever Guardar a Anlise de Preos, no Menu Opes de Mapa dever
clicar em Guardar.
Neste momento ir surgir a janela seguinte, onde se pode anexar ficheiros e observaes que
sero posteriormente enviados aos fornecedores seleccionados em caso de adjudicao.


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Em seguida o utilizador dever aceder ao procedimento que estar na pasta Em Anlise no
estado Em Anlise C/Anlises. Dever verificar nas anlises financeiras efectuadas qual a
que vai querer enviar para aprovao e clicar na opo de Enviar Aprovao.


Neste momento o utilizador ter que identificar os Aprovadores da Anlise para seleccionar
quem ir aprovar a anlise efectuada sobre a qual vai ser posteriormente adjudicado o
procedimento. Depois de indicados os aprovadores clicar em Finalizar.



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1.2 Anlise de Critrios/Tcnica

Clique no boto da Anlise de Critrios na pasta Em Anlise

Surge uma janela na qual ter a informao do fornecedor, a referncia da proposta que
introduziu e dos critrios de adjudicao definidos no procedimento.
Esta anlise desenvolve-se com a atribuio de classificaes s propostas inseridas, segundo
o critrio de avaliao expresso no programa de concurso/caderno de encargos e introduzido
na plataforma.

Esta classificao varia entre 0 e 100 e vai determinar, segundo a ponderao dos critrios,
qual a proposta com melhor classificao.

Aps essa anlise, seleccionamos a melhor proposta recebida e finalizamos esta anlise ao
carregar em Enviar para Aprovao.






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2 Passo Aprovar as Anlises

No menu inicial clique em Gesto de Procedimento e selecciona a pasta em Em
Anlise
Carregue no procedimento pretendido para verificar que anlises existem para um
determinado procedimento.


Clique no boto Aprovar, para aprovar a anlise, Recusar caso pretenda que seja feita
uma nova anlise das propostas ou reencaminhar caso pretenda que seja outro utilizador a
aprovar.



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Na aprovao de cada anlise, seja a Anlise de Preos ou a Anlise de Critrios, existe uma
janela intermdia onde se introduzem observaes de aprovao. Temos tambm a
possibilidade de aceder s anlises efectuadas, aos documentos anexados e ao fluxo do
PROCEDIMENTO.






3 Passo Adjudicar
No menu inicial clique em Gesto de Procedimento, seleccionando a pasta em Em
Anlise, dever carregar no procedimento em causa, com o estado Por adjudicar.
Na pasta das Anlises Financeiras dever clicar sobre a anlise aprovada onde vai surgir
a opo para Enviar Inteno de Adjudicao
Clique no boto enviar inteno de adjudicao.

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Clique em Continuar para concluir a adjudicao.


No menu inicial clique em Gesto de Procedimento e Adjudicados. O utilizador dever
clicar na pasta do procedimento correspondente sobre a pasta adjudicaes .


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Ao clicar sobre a opo Detalhe da Inteno de Adjudicao o utilizador pode visualizar
a inteno de adjudicao enviada ao fornecedor.





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Terminar procedimento

Aps o colocao de um procedimento no mercado, e em qualquer altura, sempre possvel
cancelar o processo e terminar o procedimento.
Para tal dever aceder ao preview do procedimento e clicar em Terminar Procedimento


Para Terminar o procedimento, dever registar o motivo e clicar em Terminar.


O processo passar automaticamente para a pasta :

Gesto de Procedimentos Por Estado Encerrados






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Fluxo do Procedimento
O fluxo do procedimento apresenta todas as actividades e informaes associadas a cada
procedimento.

Para aceder ao fluxo, dever abrir o preview do procedimento e carregar em Fluxo.
Exemplo: