Curso sobre la

operacin del sistema

Accys Time
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Objetivo
Lograr que el participante domine todas y
cada una de las funciones del programa
Accys Time para de esta forma poder
operar eficientemente el sistema respecto
al control de asistencia y prenmina de los
empleados.
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Temario
1.- Introduccin
2.- Administracin de la Asistencia y prenmina
2.1.- Cmo ingresar al sistema?
2.2.- Los conos del sistema
2.3.- Catlogos
2.3.1.- Turnos
2.3.2.- Departamentos
2.3,3.- Grupos
2.3.4.- Puestos
2.3.5.- Oficinas
2.3.6.- Das no laborables
2.3.7.- Empleados
2.3.8.- Tipos de permisos

2.4.- Operaciones
2.4.1.- Registro directo
2.4.2.- Vacaciones
2.4.3.- Permisos
2.4.4.- Justificacin de retardos
2.4.5.- Compensaciones
2.4.6.- Autorizacin de horas extras
2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no Programada
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Temario
2.5.- Reportes
2.5.1.- Por empleado
2.5.2.- Asistencia por empleado
2.5.3.- Asistencia por movimientos
2.5.4.- Prenmina
2.5.5.- Grficas
2.5.6.- Bitcora
2.5.7.- Detalle por Turno
2.5.8.- Rotacin de Turnos

2.6.- Utileras
2.6.1.- Parmetros de operacin
2.6.2.- Parmetros de prenmina
2.6.3.- Importar datos de los empleados
2.6.4.- Archivos para nmina
2.6.5.- Perfiles de Seguridad
2.6.6.- Password especial para empleados
2.6.7.- Lectores NIT MAX
2.6.8.- Estatus actual del sistema
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1.-Introduccin
Accys Time es la solucin integral en materia de registro
de asistencia y prenmina para las empresas, a la vez que
es compatible con diferentes lectores de huella digital.

Accys Time es una solucin integrada por:

Reloj checador
Realiza la funcin de verificacin de huella digital de los
empleados. El mdulo puede variar dependiendo del
tipo del lector adquirido.

Administracin de asistencia y/o prenmina
Le permite administrar los permisos, vacaciones,
retardos, horas extras y en general todas aquellas
funciones necesarias para lograr el correcto control de la
asistencia de los empleados.
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2.- Administracin de asistencia y prenmina
A continuacin, describiremos las
funciones que integran el mdulo de
administracin de asistencia y
prenmina.

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2.1.-Cmo ingresar al sistema?
Primero debe dar
doble click en el
cono que se
encuentra sobre el
escritorio con el
nombre ACCYS
TIME, en seguida
el programa le
pedir un Login y
un Password que
en este caso ser
admin por default
en ambos casos.
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2.2.- Los conos del sistema
1.- Editar Registro.- Le permite modificar un registro previamente realizado.
2.- Crear un registro.- Botn que permite hacer un nuevo registro
3.- Borrar registro.- Permite borrar un registro previamente hecho o modificado.
4.- Buscar.- Le permite buscar algn registro dentro de la base de datos.
5.- Capturar huella.- Botn que permite capturar la huella de los empleados ya registrados.
6.- Guardar.- Le permite guardar los registros nuevos o modificados.
7.- Salir.- Botn que permite la salida de la ventana en uso.
8.- Borrar huella.- Permite borrar la huella capturada para lectores Hamster.
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2.2.- Los conos del sistema
10.- Das.- Le permite consultar y modificar los das y horas asignadas
para los turnos.
11.- Imprimir.- D tres opciones: en pantalla, en impresora predet. o crear
un archivo.
12.- Parmetros da laboral.- Deja modificar los parmetros del da.
13.- Horarios.- Permite crear, modificar o eliminar registros de horarios
previamente establecidos en los turnos.
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2.3.- Catlogos
Este men es la
base del sistema,
aqu daremos de
alta, modificaremos y
eliminaremos
empleados, turnos,
departamentos,
grupos, puestos,
tipos de permiso y
das no laborables
dentro de la
empresa.
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2.3.1.- Turnos
En este
catalogo,
daremos de
alta,
modificaremos o
eliminaremos
los turnos que
existen en la
empresa.
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2.3.1.- Turnos
Para agregar
un nuevo
turno es
necesario dar
click en el
botn de
Agregar
nuevo
Registro y
escribir algo
que defina o
describa el
turno y luego
presionar el
botn de
guardar
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En seguida,
hay que
ingresar las
horas de
entrada y
salida as
como las
tolerancias
antes y
despus de
la hora de
entrada y
salida
Tip: si Ud. requiere indicar mas horarios dentro de este turno, lo podr hacer a travs
de la opcin Das y despus seleccionando la opcin de Horarios
2.3.1.- Turnos
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Si Ud. requiere
cambiar la descripcin
del turno puede
hacerlo a travs de la
opcin Editar
Si desea modificar los
parmetros de da
laboral es necesario
presionar la opcin de
Das.
Si requiere agregar,
modificar o eliminar
algn horario lo podr
realizar a travs de la
opcin Das y
seleccionando el da
del horario a
modificar.
Tip: se pueden crear n horarios por cada turno. Puede utilizar la opcin Cambio de
da para turnos nocturnos.
2.3.1.- Turnos
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2.3.2.- Departamentos
Este catlogo nos
permite dar de
alta o modificar
los departamentos
de la empresa con
el cual deseamos
identificar a cada
empleado.
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2.3.3.-Grupos
Este catlogo
nos permite
crear, modificar
o eliminar
Grupos de
empleados. Su
utilidad estriba
en el hecho de
que podemos
agrupar, por
ejemplo,
empleados de
diferentes
departamentos.
Tip: el agrupamiento de empleados es utilizado en la parte operativa y de reportes del
sistema para primero localizar empleados y posteriormente para seleccionarlos.
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2.3.4.- Puestos
El catlogo de
puestos nos
permite dar de
alta, modificar
o eliminar los
puestos que
en la empresa
se manejen, y
que servirn
para
identificar a
cada
empleado.
Tip: El puesto del empleado es nicamente de tipo informativo.
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2.3.5.- Oficinas
En este
catlogo
nosotros
podemos dar
de alta,
modificar o
eliminar la
oficina con la
que queremos
identificar a
cada
empleado. Su
principal
aplicacin se
d, cuando
tenemos un
control de
asistencia
distribuida.
Tip: El uso de la oficina a la cual pertence cada empleado es muy til cuando se
opera la versin de Accys Time Web.
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2.3.6.- Das no Laborables
Este catlogo
contiene por
default los
das no
laborables
por ley, sin
embargo, se
pueden
agregar los
das que Ud.
Considere
necesarios.
Tip: Se recomienda realizar a principios de ao una revisin de los das no laborables.
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2.3.7.- Empleados
Este catlogo nos permite dar de alta, modificar o eliminar los
datos del empleado como su nombre, no. de empleado, salario,
etc.
Tip: es importante que antes de dar de alta a los empleados
tengamos previamente cargados los catlogos complementarios:
departamentos, grupos, oficinas y turnos. Siguiente Diapositiva
Despus de haber seleccionado el botn de nuevo registro, deber
indicar los datos que identifican a cada empleado. Los datos requeridos
por el sistema son los que se encuentran localizados en los grupos
General y Administrativo. Los otros grupos de datos son opcionales.
2.3.7.- Empleados
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2.3.8.-Tipo Permiso
Este catlogo nos
permite dar de
alta, modificar o
eliminar los tipos
de permisos que
servirn
posteriormente al
momento de
asignar permisos
a los empleados.
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Salir
Esta opcin nos permite la salida del sistema de
una forma segura.
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2.4.- Operaciones
Dentro de este men
encontraremos como
enviar avisos, realizar
un registro directo,
aplicar vacaciones y
permisos a los
empleados, as como
justificar retardos y
autorizar horas extras.
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2.4.1.- Registro Directo
El registro
directo nos
permite registrar
de forma manual
la asistencia de
los empleados
en caso de
alguna
contingencia.
Tip: Se recomienda ampliamente delimitar a travs de la opcin de perfiles de
seguridad el ingreso a esta opcin para evitar accesos indebidos de los usuarios.
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Primero es necesario indicar un rango de fechas sobre el
que queremos trabajar, despus indicaremos un grupo
para ubicar los empleados y posteriormente podremos
seleccionar uno o varios de ellos.
2.4.1.- Registro Directo
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Posteriormente seleccionar el registro a modificar y presionar el botn de
Editar Registro Seleccionado, as Ud. podr modificar la hora de entrada,
salida y colocar o quitar un retardo.
2.4.1.- Registro Directo
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2.4.2.- Vacaciones
Permite
asignar a los
empleados un
rango de
vacaciones,
que servir
para no
marcar como
faltas esos
das
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Para asignar vacaciones es necesario indicar cual ser el periodo
de vacaciones, en seguida identificar cual es el grupo y turno, para
finalizar habr que seleccionar al empleado o empleados a los que
se les asignara vacaciones y dar siguiente.
2.4.2.- Vacaciones
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2.4.3.- Permisos
Este men
nos ayudara
a dar una
autorizacin
de falta, de
registro con
retardo o
permitir la
salida antes
del tiempo a
cualquier
empleado
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Ser necesario que se haya dado de alta el tipo de permiso
que se asignara en el men Catlogos. Los permisos podrn
ser con goce o sin goce de sueldo.

2.4.3.- Permisos
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2.4.4.- Justificacin de Retardos
Esta funcin sirve para eliminar uno o varios registros de
retardo de cualquier empleado. Es necesario indicar el periodo
y el grupo al cual pertenece el trabajador o trabajadores a los
que se le justificara el retardo.
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Posteriormente el sistema nos dar la fecha del
registro con retardo, hay que seleccionar el registro
que se desee eliminar y dar click en el botn de
parmetros.
2.4.4.- Justificacin de Retardos
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2.4.5.- Compensaciones
Esta funcin
nos permite
aplicar algn
bono al
empleado,
ser necesario
el nombre del
empleado y el
importe de la
compensacin
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2.4.6.- Autorizacin de Horas Extras
Esta funcin nos
permitir autorizar
ciertas horas
trabajadas
posteriores a la
jornada de trabajo, el
sistema
automticamente
calcular el nmero
de horas extras
laboradas, Ud. tendr
que indicarle sern
autorizadas.
Tip: La forma en que el sistema calcla las horas extras trabajadas es a partir de la
hora de salida ms la holgura en minutos que se indica para estos efectos en la opcin
Turnos->Dias->Horarios
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2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no
programada
A travs de esta funcin permite rolar
turnos previamente establecidos de forma
automtica durante un cierto periodo, es
necesario indicarle al sistema por lo
menos con un da de anticipacin el
empleado, el nuevo turno y el periodo en
el cual trabajar, para realizar alguna
modificacin ser necesario ingresar a la
Edicin de Rotacin de turnos
Programada.
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2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no
programada
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La funcin de turnos no programados nos
permite rolar turnos previamente
establecidos de forma manual y solo con un
da de validez, es necesario indicarle al
sistema por lo menos con un da de
anticipacin: el empleado, el turno a rolar y
el da en el cual se rolara el turno, para
realizar alguna modificacin ser necesario
ingresar a la Edicin de Rotacin de turnos
no Programada.

2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no
programada
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2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no
programada
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2.5.- Reportes
El contenido de este men es el resultado del registro de la
asistencia de los empleados y de la captura de todos los
catlogos. En los reportes, el sistema nos informa: la
asistencia, faltas, permisos, vacaciones, etc
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2.5.1.- Empleados
Muestra la
informacin que
se encuentra en
los catlogos
como que
empleados no
han registrado
an su huella,
los turnos a los
que pertenecen,
los registrados y
activos, etc
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Este tipo de reporte ofrece informacin sobre la asistencia y las
faltas de los empleados, as como los registros adicionales que
se han hecho, ser necesario indicar el periodo del reporte, el
grupo y turno del empleado.
2.5.2.- Asistencia por Empleado
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2.5.3.- Movimientos
Este reporte nos
informar sobre
todos los
movimientos que
se lleven a cabo,
como retardos,
permisos,
registro de
entrada y salida,
vacaciones,
registros
adicionales,
etc Ser
necesario indicar
el periodo y
grupo del
empleado.
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2.5.4.- Prenmina
Este reporte nos permite visualizar en Microsoft Excel los importes a pagar
a los empleados, en este reporte se incluyen los das trabajados, las horas
extras, las compensaciones etc
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2.5.5.- Grficas
Esta funcin
nos permite
crear un grafica
comparativa
entre las horas
indicadas en el
turno asignado y
las realmente
trabajadas en un
rango de fechas.
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2.5.6.- Bitcora
Este reporte nos
permite visualizar
para un rango de
fechas todos los
intentos de registro de
asistencia aceptados
o rechazados,
modificaciones a los
catlogos, etc.
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2.5.7.- Detalle por turno
Este reporte
nos permite ver
con detalle los
horarios
asignados por
turno, as como
que empleados
tienen ese
turno asignado,
solo ser
necesario
indicarle al
sistema el
turno a
reportar.
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2.5.8.- Rotacin de Turnos
Este reporte le informar sobre los
empleados que tengan asignada una
rotacin de turno ya sea esta programada
o no, solo ser necesario indicar que
rotacin se desea y el turno o empleado.
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2.6.- Utileras
Este men nos
permite configurar el
sistema para que
ste funcione de
forma optima, dentro
encontraremos
como establecer
intervalos, los
parmetros de
operacin y de
prenomina, los
perfiles de
seguridad, etc
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2.6.1.- Parmetros de Operacin
Esta funcin nos
permite indicarle al
sistema cual ser el
periodo de trabajo,
ya sea por semana,
quincena o
mensual. Slo ser
necesario indicar el
periodo de trabajo
con formato
dd/mm/aa.
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2.6.2.- Parmetros de Prenmina
Esta funcin permitir crear o modificar datos como la razn social, el bono
de puntualidad, el RFC, el limite de horas extras diarias y por semana, etc
Slo ser necesario indicarle al sistema los datos si es que aplican a la
empresa, de no ser as, habr que poner un punto en donde los datos no
sean necesarios.
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2.6.3.- Importar datos de los Empleados
Esta funcin nos permite extraer desde
Microsoft Excel los datos de los
empleados, dentro del directorio
c:\Archivos de Programa\ATIME, existe un
archivo con el nombre Empleado Accys
Time, esta hoja tendr que ser llenada
con los datos de los empleados y posterior
mente importar los datos.
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2.6.3.- Importar datos de los Empleados
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2.6.4.- Archivos para nmina
El sistema le permite generar archivos compatibles con el
sistema ASPEL NOI, ser necesario indicarle al sistema el tipo
de archivo a generar as como el periodo y los empleados.
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2.6.5.- Perfiles de Seguridad
Crear perfiles nos permite delimitar las
funciones del sistema que pueden realizar
los empleados, para crearlos ser
necesario modificar los cuadros,
seleccionar el nombre del perfil y guardar
los cambios, posterior mente asignar el
perfil al usuario deseado y establecer su
Login y Password.
Tip: Para que el perfil de seguridad quede debidamente asignado es necesario entrar
al catlogo de empleados y asignar a el o los empleados el perfil de seguridad que se
hubiera creado.
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2.6.5.- Perfiles de Seguridad
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2.6.6.- Password Especial para Empleados
La creacin y aplicacin de un password
servir para aquellos empleados que
tenga problema con la verificacin de la
huella digital, para crearlo ser necesario
que el empleado este indicado como
Empleado con problemas de huella,
seleccionar el grupo y por ltimo al
empleado, el sistema automticamente le
asignar un password de hasta 4 dgitos.
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2.6.6.- Password Especial para Empleados
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2.6.7.- Lectores Nit-Max
A travs de esta opcin podremos indicar las I.P. de
los lectores de huella digital para de esta forma ser
reconocidos en el sistema.
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2.6.8.- Estatus Actual del Sistema
Esta funcin
nos informar
sobre el estado
del sistema
como: si existe
algn error con
alguno de los
empleados o
con los turnos,
nos informar
tambin al da
de hoy cuantos
retardos y faltas
hay registrados.
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