Accys Time Siguiente Diapositiva Objetivo Lograr que el participante domine todas y cada una de las funciones del programa Accys Time para de esta forma poder operar eficientemente el sistema respecto al control de asistencia y prenmina de los empleados. Siguiente Diapositiva Temario 1.- Introduccin 2.- Administracin de la Asistencia y prenmina 2.1.- Cmo ingresar al sistema? 2.2.- Los conos del sistema 2.3.- Catlogos 2.3.1.- Turnos 2.3.2.- Departamentos 2.3,3.- Grupos 2.3.4.- Puestos 2.3.5.- Oficinas 2.3.6.- Das no laborables 2.3.7.- Empleados 2.3.8.- Tipos de permisos
2.4.- Operaciones 2.4.1.- Registro directo 2.4.2.- Vacaciones 2.4.3.- Permisos 2.4.4.- Justificacin de retardos 2.4.5.- Compensaciones 2.4.6.- Autorizacin de horas extras 2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no Programada Siguiente Diapositiva Temario 2.5.- Reportes 2.5.1.- Por empleado 2.5.2.- Asistencia por empleado 2.5.3.- Asistencia por movimientos 2.5.4.- Prenmina 2.5.5.- Grficas 2.5.6.- Bitcora 2.5.7.- Detalle por Turno 2.5.8.- Rotacin de Turnos
2.6.- Utileras 2.6.1.- Parmetros de operacin 2.6.2.- Parmetros de prenmina 2.6.3.- Importar datos de los empleados 2.6.4.- Archivos para nmina 2.6.5.- Perfiles de Seguridad 2.6.6.- Password especial para empleados 2.6.7.- Lectores NIT MAX 2.6.8.- Estatus actual del sistema Siguiente Diapositiva 1.-Introduccin Accys Time es la solucin integral en materia de registro de asistencia y prenmina para las empresas, a la vez que es compatible con diferentes lectores de huella digital.
Accys Time es una solucin integrada por:
Reloj checador Realiza la funcin de verificacin de huella digital de los empleados. El mdulo puede variar dependiendo del tipo del lector adquirido.
Administracin de asistencia y/o prenmina Le permite administrar los permisos, vacaciones, retardos, horas extras y en general todas aquellas funciones necesarias para lograr el correcto control de la asistencia de los empleados. Volver al temario 2.- Administracin de asistencia y prenmina A continuacin, describiremos las funciones que integran el mdulo de administracin de asistencia y prenmina.
Volver al temario 2.1.-Cmo ingresar al sistema? Primero debe dar doble click en el cono que se encuentra sobre el escritorio con el nombre ACCYS TIME, en seguida el programa le pedir un Login y un Password que en este caso ser admin por default en ambos casos. Volver al temario 2.2.- Los conos del sistema 1.- Editar Registro.- Le permite modificar un registro previamente realizado. 2.- Crear un registro.- Botn que permite hacer un nuevo registro 3.- Borrar registro.- Permite borrar un registro previamente hecho o modificado. 4.- Buscar.- Le permite buscar algn registro dentro de la base de datos. 5.- Capturar huella.- Botn que permite capturar la huella de los empleados ya registrados. 6.- Guardar.- Le permite guardar los registros nuevos o modificados. 7.- Salir.- Botn que permite la salida de la ventana en uso. 8.- Borrar huella.- Permite borrar la huella capturada para lectores Hamster. 4 1 2 3 7 5 8 6 Siguiente Diapositiva 2.2.- Los conos del sistema 10.- Das.- Le permite consultar y modificar los das y horas asignadas para los turnos. 11.- Imprimir.- D tres opciones: en pantalla, en impresora predet. o crear un archivo. 12.- Parmetros da laboral.- Deja modificar los parmetros del da. 13.- Horarios.- Permite crear, modificar o eliminar registros de horarios previamente establecidos en los turnos. 10 11 12
13 Volver al temario 2.3.- Catlogos Este men es la base del sistema, aqu daremos de alta, modificaremos y eliminaremos empleados, turnos, departamentos, grupos, puestos, tipos de permiso y das no laborables dentro de la empresa. Siguiente Diapositiva Volver al temario 2.3.1.- Turnos En este catalogo, daremos de alta, modificaremos o eliminaremos los turnos que existen en la empresa. Siguiente Diapositiva 2.3.1.- Turnos Para agregar un nuevo turno es necesario dar click en el botn de Agregar nuevo Registro y escribir algo que defina o describa el turno y luego presionar el botn de guardar Siguiente Diapositiva En seguida, hay que ingresar las horas de entrada y salida as como las tolerancias antes y despus de la hora de entrada y salida Tip: si Ud. requiere indicar mas horarios dentro de este turno, lo podr hacer a travs de la opcin Das y despus seleccionando la opcin de Horarios 2.3.1.- Turnos Siguiente Diapositiva Si Ud. requiere cambiar la descripcin del turno puede hacerlo a travs de la opcin Editar Si desea modificar los parmetros de da laboral es necesario presionar la opcin de Das. Si requiere agregar, modificar o eliminar algn horario lo podr realizar a travs de la opcin Das y seleccionando el da del horario a modificar. Tip: se pueden crear n horarios por cada turno. Puede utilizar la opcin Cambio de da para turnos nocturnos. 2.3.1.- Turnos Volver al temario 2.3.2.- Departamentos Este catlogo nos permite dar de alta o modificar los departamentos de la empresa con el cual deseamos identificar a cada empleado. Volver al temario 2.3.3.-Grupos Este catlogo nos permite crear, modificar o eliminar Grupos de empleados. Su utilidad estriba en el hecho de que podemos agrupar, por ejemplo, empleados de diferentes departamentos. Tip: el agrupamiento de empleados es utilizado en la parte operativa y de reportes del sistema para primero localizar empleados y posteriormente para seleccionarlos. Volver al temario 2.3.4.- Puestos El catlogo de puestos nos permite dar de alta, modificar o eliminar los puestos que en la empresa se manejen, y que servirn para identificar a cada empleado. Tip: El puesto del empleado es nicamente de tipo informativo. Volver al temario 2.3.5.- Oficinas En este catlogo nosotros podemos dar de alta, modificar o eliminar la oficina con la que queremos identificar a cada empleado. Su principal aplicacin se d, cuando tenemos un control de asistencia distribuida. Tip: El uso de la oficina a la cual pertence cada empleado es muy til cuando se opera la versin de Accys Time Web. Volver al temario 2.3.6.- Das no Laborables Este catlogo contiene por default los das no laborables por ley, sin embargo, se pueden agregar los das que Ud. Considere necesarios. Tip: Se recomienda realizar a principios de ao una revisin de los das no laborables. Volver al temario 2.3.7.- Empleados Este catlogo nos permite dar de alta, modificar o eliminar los datos del empleado como su nombre, no. de empleado, salario, etc. Tip: es importante que antes de dar de alta a los empleados tengamos previamente cargados los catlogos complementarios: departamentos, grupos, oficinas y turnos. Siguiente Diapositiva Despus de haber seleccionado el botn de nuevo registro, deber indicar los datos que identifican a cada empleado. Los datos requeridos por el sistema son los que se encuentran localizados en los grupos General y Administrativo. Los otros grupos de datos son opcionales. 2.3.7.- Empleados Volver al temario 2.3.8.-Tipo Permiso Este catlogo nos permite dar de alta, modificar o eliminar los tipos de permisos que servirn posteriormente al momento de asignar permisos a los empleados. Volver al temario Salir Esta opcin nos permite la salida del sistema de una forma segura. Volver al temario 2.4.- Operaciones Dentro de este men encontraremos como enviar avisos, realizar un registro directo, aplicar vacaciones y permisos a los empleados, as como justificar retardos y autorizar horas extras. Volver al temario 2.4.1.- Registro Directo El registro directo nos permite registrar de forma manual la asistencia de los empleados en caso de alguna contingencia. Tip: Se recomienda ampliamente delimitar a travs de la opcin de perfiles de seguridad el ingreso a esta opcin para evitar accesos indebidos de los usuarios. Siguiente Diapositiva Primero es necesario indicar un rango de fechas sobre el que queremos trabajar, despus indicaremos un grupo para ubicar los empleados y posteriormente podremos seleccionar uno o varios de ellos. 2.4.1.- Registro Directo Siguiente Diapositiva Posteriormente seleccionar el registro a modificar y presionar el botn de Editar Registro Seleccionado, as Ud. podr modificar la hora de entrada, salida y colocar o quitar un retardo. 2.4.1.- Registro Directo Volver al temario 2.4.2.- Vacaciones Permite asignar a los empleados un rango de vacaciones, que servir para no marcar como faltas esos das Siguiente Diapositiva Para asignar vacaciones es necesario indicar cual ser el periodo de vacaciones, en seguida identificar cual es el grupo y turno, para finalizar habr que seleccionar al empleado o empleados a los que se les asignara vacaciones y dar siguiente. 2.4.2.- Vacaciones Volver al temario 2.4.3.- Permisos Este men nos ayudara a dar una autorizacin de falta, de registro con retardo o permitir la salida antes del tiempo a cualquier empleado Siguiente Diapositiva Ser necesario que se haya dado de alta el tipo de permiso que se asignara en el men Catlogos. Los permisos podrn ser con goce o sin goce de sueldo.
2.4.3.- Permisos Volver al temario 2.4.4.- Justificacin de Retardos Esta funcin sirve para eliminar uno o varios registros de retardo de cualquier empleado. Es necesario indicar el periodo y el grupo al cual pertenece el trabajador o trabajadores a los que se le justificara el retardo. Siguiente Diapositiva Posteriormente el sistema nos dar la fecha del registro con retardo, hay que seleccionar el registro que se desee eliminar y dar click en el botn de parmetros. 2.4.4.- Justificacin de Retardos Volver al temario 2.4.5.- Compensaciones Esta funcin nos permite aplicar algn bono al empleado, ser necesario el nombre del empleado y el importe de la compensacin Volver al temario 2.4.6.- Autorizacin de Horas Extras Esta funcin nos permitir autorizar ciertas horas trabajadas posteriores a la jornada de trabajo, el sistema automticamente calcular el nmero de horas extras laboradas, Ud. tendr que indicarle sern autorizadas. Tip: La forma en que el sistema calcla las horas extras trabajadas es a partir de la hora de salida ms la holgura en minutos que se indica para estos efectos en la opcin Turnos->Dias->Horarios Volver al temario 2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no programada A travs de esta funcin permite rolar turnos previamente establecidos de forma automtica durante un cierto periodo, es necesario indicarle al sistema por lo menos con un da de anticipacin el empleado, el nuevo turno y el periodo en el cual trabajar, para realizar alguna modificacin ser necesario ingresar a la Edicin de Rotacin de turnos Programada. Siguiente Diapositiva 2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no programada Siguiente Diapositiva La funcin de turnos no programados nos permite rolar turnos previamente establecidos de forma manual y solo con un da de validez, es necesario indicarle al sistema por lo menos con un da de anticipacin: el empleado, el turno a rolar y el da en el cual se rolara el turno, para realizar alguna modificacin ser necesario ingresar a la Edicin de Rotacin de turnos no Programada.
2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no programada Siguiente Diapositiva 2.4.7.- Rotacin de Turnos Programada y no programada Volver al temario 2.5.- Reportes El contenido de este men es el resultado del registro de la asistencia de los empleados y de la captura de todos los catlogos. En los reportes, el sistema nos informa: la asistencia, faltas, permisos, vacaciones, etc Volver al temario 2.5.1.- Empleados Muestra la informacin que se encuentra en los catlogos como que empleados no han registrado an su huella, los turnos a los que pertenecen, los registrados y activos, etc Volver al temario Este tipo de reporte ofrece informacin sobre la asistencia y las faltas de los empleados, as como los registros adicionales que se han hecho, ser necesario indicar el periodo del reporte, el grupo y turno del empleado. 2.5.2.- Asistencia por Empleado Volver al temario 2.5.3.- Movimientos Este reporte nos informar sobre todos los movimientos que se lleven a cabo, como retardos, permisos, registro de entrada y salida, vacaciones, registros adicionales, etc Ser necesario indicar el periodo y grupo del empleado. Volver al temario 2.5.4.- Prenmina Este reporte nos permite visualizar en Microsoft Excel los importes a pagar a los empleados, en este reporte se incluyen los das trabajados, las horas extras, las compensaciones etc Volver al temario 2.5.5.- Grficas Esta funcin nos permite crear un grafica comparativa entre las horas indicadas en el turno asignado y las realmente trabajadas en un rango de fechas. Volver al temario 2.5.6.- Bitcora Este reporte nos permite visualizar para un rango de fechas todos los intentos de registro de asistencia aceptados o rechazados, modificaciones a los catlogos, etc. Volver al temario 2.5.7.- Detalle por turno Este reporte nos permite ver con detalle los horarios asignados por turno, as como que empleados tienen ese turno asignado, solo ser necesario indicarle al sistema el turno a reportar. Volver al temario 2.5.8.- Rotacin de Turnos Este reporte le informar sobre los empleados que tengan asignada una rotacin de turno ya sea esta programada o no, solo ser necesario indicar que rotacin se desea y el turno o empleado. Volver al temario 2.6.- Utileras Este men nos permite configurar el sistema para que ste funcione de forma optima, dentro encontraremos como establecer intervalos, los parmetros de operacin y de prenomina, los perfiles de seguridad, etc Volver al temario 2.6.1.- Parmetros de Operacin Esta funcin nos permite indicarle al sistema cual ser el periodo de trabajo, ya sea por semana, quincena o mensual. Slo ser necesario indicar el periodo de trabajo con formato dd/mm/aa. Volver al temario 2.6.2.- Parmetros de Prenmina Esta funcin permitir crear o modificar datos como la razn social, el bono de puntualidad, el RFC, el limite de horas extras diarias y por semana, etc Slo ser necesario indicarle al sistema los datos si es que aplican a la empresa, de no ser as, habr que poner un punto en donde los datos no sean necesarios. Volver al temario 2.6.3.- Importar datos de los Empleados Esta funcin nos permite extraer desde Microsoft Excel los datos de los empleados, dentro del directorio c:\Archivos de Programa\ATIME, existe un archivo con el nombre Empleado Accys Time, esta hoja tendr que ser llenada con los datos de los empleados y posterior mente importar los datos. Siguiente Diapositiva 2.6.3.- Importar datos de los Empleados Volver al temario 2.6.4.- Archivos para nmina El sistema le permite generar archivos compatibles con el sistema ASPEL NOI, ser necesario indicarle al sistema el tipo de archivo a generar as como el periodo y los empleados. Volver al temario 2.6.5.- Perfiles de Seguridad Crear perfiles nos permite delimitar las funciones del sistema que pueden realizar los empleados, para crearlos ser necesario modificar los cuadros, seleccionar el nombre del perfil y guardar los cambios, posterior mente asignar el perfil al usuario deseado y establecer su Login y Password. Tip: Para que el perfil de seguridad quede debidamente asignado es necesario entrar al catlogo de empleados y asignar a el o los empleados el perfil de seguridad que se hubiera creado. Siguiente Diapositiva 2.6.5.- Perfiles de Seguridad Volver al temario 2.6.6.- Password Especial para Empleados La creacin y aplicacin de un password servir para aquellos empleados que tenga problema con la verificacin de la huella digital, para crearlo ser necesario que el empleado este indicado como Empleado con problemas de huella, seleccionar el grupo y por ltimo al empleado, el sistema automticamente le asignar un password de hasta 4 dgitos. Siguiente Diapositiva 2.6.6.- Password Especial para Empleados Volver al temario 2.6.7.- Lectores Nit-Max A travs de esta opcin podremos indicar las I.P. de los lectores de huella digital para de esta forma ser reconocidos en el sistema. Volver al temario 2.6.8.- Estatus Actual del Sistema Esta funcin nos informar sobre el estado del sistema como: si existe algn error con alguno de los empleados o con los turnos, nos informar tambin al da de hoy cuantos retardos y faltas hay registrados. Volver al temario