TEMA VI:

COMO SE CONTROLA UN ALMACEN

OBJ ETIVOS ESPECIFICOS
A l c o n c l u i r el es t u d i o d el t e m a , u s t e d s er c a p a z
d e:
- D ef i n i r l o q u e r ep r es en t a l a ges tin d e s t o c k s
e n el s i s t e m a d e a b a s t ec i m i en t o d e l a e m p r e -
s a .
- C o n o c e r c m o s e p r o y e c t a u n a T o m a d e I n -
v en t a r i o s y q u t i p o s d e el l a ex i s t en .
- E s t a b l ec er s i s t e m a s d e c o n t r o l p a r a l a s ex i s -
t en c i a s a l m a c e n a d a s , b a s a d o s e n r el a c i o n es
e ndic es d el m o v i m i e n t o p r o p i o d e l a e m p r e -
s a .
- C o m p r e n d e r l a i m p o r t a n c i a f i n a n c i er a d el m a -
n ej o d e l o s i n v en t a r i o s , y l o s ndic es d e r o t a -
c i n .
- C o n o c e r es t r a t egi a s p a r a el u s o d el v a l o r d e
l o s i n v en t a r i o s e n p o c a s i n f l a c i o n a r i a s .
Copyr i ght 1991 IPAE
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I N T R O D U C C I O N
A lo largo de los cinco temas anteriores, hemos desarrollado, paralelamente a lo re-
ferente a la administracin de compras y almacenes, conceptos ligados a lo que las
ciencias administrativass denominan gestin de stocks.
L a administracin y control de los inventarios est encargada, dentro del sistema lo-
gstico de la empresa, de determinar las cantidades por adquirir, el tiempo en que
deben ser adquiridas, la evaluacin de los lotes econmicos de compra y el manejo
de la documentacin necesaria para el control de las compras y los almacenes. To-
dos estos puntos fueron vistos en su oportunidad, porque nos pareci que hacan
ms completo el anlisis, en cada uno de los temas en que fueron incluidos.
L a administracin de los stocks o inventarios merece atencin por tres razones bsi-
cas: primera, representan buena parte del activo de la empresa; segunda, su conver-
sin en dinero no es fcil, debido a lo cual un error en su administracin genera
grandes prdidas; y tercera, los cambios en los niveles de inventario se producen r-
pidamente, lo que puede originar quiebras de stocks en pocas de recesin. Hemos
observado que la planificacin y control de lo adquirido y almacenado es imprescin-
dible para un buen manejo financiero de la empresa.
C on frecuencia, tcxJos los procedimientos y normas tienen muy buenas intenciones;
sin embargo, siendo el elemento humano quien las maneja, estos procedimientos
afrontan a menudo errores y dificultades que evitan una mejor marcha de sus tareas.
L a nica posibilidad de chequear o comprobar que las situaciones se muevan por
los caminos que hemos definido, es verificar, al cabo de un tiempo, cunto material
existe en almacenes y en funcin de qu causa ha reducido o incrementado sus ni-
veles. Esta comprobacin est definida como Toma de Inventarios.
Al lado de la importancia de la Toma de Inventarios, que permite determinar errores
anteriores, existe un procedimiento, basado en indicadores de la propia empresa,
que permite ver cmo va funcionando un departamento o hacindose realidad un
plan; o bien, dentro de un periodo muy corto, cmo ha evolucionado la eficiencia de
las compras y los almacenes, lo que permite corregir los errores casi inmediatamen-
te.
Trataremos de abordar estos puntos en las siguientes pginas, con la mayor breve-
dad y claridad posibles.
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1. CARACTERISTICAS DE LOS MECANISMOS DE CONTROL DE UN ALMACEN
Si tomamos en cuenta que una empresa generalmente posee un espacio fsico donde
tiene ubicados materiales, materia prima, productos terminados y productos en proceso,
y que todos tienen una valorizacin que puede llegar a cientos de miles o millones, esta-
remos conscientes de la importancia que tiene la custodia de estos bienes, los cuales
como partida contable modifican notoriamente los resultados de los estados financieros.
Adems de lo importante que resulta brindar seguridad para los bienes almacenados,
que describiramos en el tema cuatro de este curso, se debe cumplir una serie de pro-
cedimientos que dan caractersticas especiales a los mtodos de control interno del pro-
ceso de almacenamiento. Estos principios, presentes en la estructuracin orgnica de
cualquier empresa, pueden resumirse en lo siguiente:
a) Personal calificado
El personal que labora en el almacn debe ser idneo y poseer los conocimientos
necesarios para el tratamiento de los materiales con los que estar en contacto. Fre-
cuentemente, se solicitarn conocimientos de contabilidad y de sistemas y mtodos,
con lo cual se disminuir la posibilidad de errores.
j i
b) Prenumerar todos l os documentos utilizados
Esta caracterstica de los mecanismos de control de almacn no es ajena a otras
reas de la Empresa; las facturas de venta y las rdenes de compra, as como las
guas de remisin de despachos, son ejemplos de ello. El uso de documentos o for-
mas prenumeradas, cualquiera sea su origen y/o funcin, evita la posibilidad de la
manipulacin "a escondidas". Esto se aplica fundamentalmente a las guas de ingre-
so y salida de almacn. Tambin puede aplicarse con xito a las solicitudes de pedi-
do e incluso a los kardex o tarjetas de control perpetuo.
c) Separar l as funci ones incompatibles
Cuando una misma persona controla dos funciones a la vez, lo ms probable es que
yerre por omisin, o que tienda a corromperse. Las funciones de control no pueden
ser asumidas por personal que despacha o ingresa. Debe haber una persona para
cada funcin. Por esta razn existe un Departamento de Control de Existencias, o un
grupo de auditores externos o internos.
tm i
d) Ambientes apropiados
En algunas empresas, en las que no existe una divisin de seguridad o control de
existencias, la funcin de cautelar daos, deterioros y accidentes que ocasionen pr-
* didas u obsolescencias tempranas, recae en el almacenero. Las sugerencias a los
directivos de la empresa para mejorar los sistemas de almacenamiento, seguridad
de lo almacenado, optimizacin de la codificacin y sealizacin, son funciones que
cumple este mecanismo de prevencin.
e) Rotacin del personal "
Para el mejor control del procesamiento de almacn, debe evitarse que determina-
das ubicaciones en los almacenes sean de propiedad excl usi va de un nico em-
pleado. El atornillamiento s e elimina con la rotacin del personal, mecanismo de
control para evitar que las prdidas o fraudes se conviertan en consuetudinarios.
Permite, as mismo, descubrir nuevas capacidades en los empleados; y si se les in-
centiva, tomar de ellos su experiencia en el manejo de lo almacenado, aceptando y
discutiendo las sugerencias que presenten.
Cuando nos referimos a la tarjeta kardex, establecimos que ella, bien diseada y contro-
lada por el propio almacenero, era un documento vital para el planeamiento del abasteci-
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miento y la informacin que necesitase el rea de finanzas. Para asegurar su utilidad co-
mo sistema de control, es preciso verificar las tarjetas peridicamente por medio de un
inventario. Segn el tipo de artculo, la comprobacin o inventario puede hacerse con-
tando, pesando, midiendo o valorando. La verificacin asegura que los asientos conta-
bles de las existencias estn correctamente descritos, y elimina todos los errores perso-
nales acumulativos; por consiguiente, las prdidas que se pueden haber obviado a la fe-
cha.
L as empres as , generalmente, cuentan con un es paci o fsico es pe-
ci al , denominado al macn, donde guardan diferentes mercaderas.
Un as pecto importante es garantizar la seguridad de los bienes al -
macenados , a travs de mtodos de control interno. Algunos de l os
principios recomendados s on: a) contratar personal calificado, b)
prenumerar todos tos documentos que s e utilicen, c) separar l as
funciones incompatibles, d) establecer ambientes apropiados y e)
rotar al personal .
2. COMO TOMAR UN INVENTARIO - TIPOS DE INVENTARIO
El inventario o reconocimiento fsico deber comprender a todos los elementos que com-
ponen el capital de la empresa. Sin embargo, lo usual es que este trmino defina casi ex-
clusivamente a las existencias de almacn, a los trabajos en curso y a los tiles de ofici-
na; es decir, a los elementos que componen el mayor movimiento de la empresa. Los in-
muebles y equipos o maquinarias, se inventaran con intervalos superiores al ao, ya que
sus variaciones son menos frecuentes.
Existen pocas actividades que requieran ms planificacin y preparacin que un inventa-
rio, en relacin al tiempo empleado en su ejecucin. Esto se debe a que la realizacin
del inventario ocupa a mucho personal, por lo general no directamente interesado en su
resultado. El inventaro debe ser corto, pues su atencin obliga a que otras reas se de-
tengan, lo que genera un costo no deseado; y, finalmente, que sus resultados no son
completos y seguros.
a. Mtodos
Los inventarios pueden hacerse mediante uno de los dos mtodos que se exponen a
continuacin, o una combinacin de ambos: ^
1) Comprobacin continua
Verificada durante todo el ao, y planeada de tal manera que cada artculo sea
inventariado por lo menos una vez al ao. Este tipo de inventario se denomina
permanente, y es usualmente practicado por el personal de almacn. Permite
conocer en cualquier momento, comparando los saldos en libros con: las exis-
tencias fsicas que se recuentan, las existencias que se hallan depositadas y el
monto de capital representado por cada grupo de materiales.
Esto permite detectar errores, hurtos o prdidas. La base para este tipo de con-
trol es la tarjeta kardex, donde se registran los ingresos, salidas y transferencias
de material. Con estos datos se elabora el cuadro mensual del consumo de ar-
tculos egresados de almacn, y se verifican las existencias fsicas mediante
comprobaciones rotativas hechas a lo largo del perodo. (Ver Anexo IV).
2) Comprobacin nica
Consiste en emplear uno o ms das de labor, durante los cuales se detiene la
actividad de la fbrica para facilitar el trabajo de inventario. Este tipo de compro-
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badn peridica se tiace por io general en un fin de semana, al terminar el ao
fiscal de la empresa.
Ambos mtodos tienen ciertas ventajas, pero, si se comparan, es mucho ms
aconsejable el inventario de tipo permanente, el cual permite:
Eliminar virtualmente los gastos resultantes de la falta de produccin, causa-
dos por la paralizacin de la produccin durante el tiempo empleado por el
mtodo de hacer el inventario al fin del ao.
Un trabajo ms eficiente, pues el personal que realiza las operaciones de re-
cuento est dedicado permanentemente a los inventarios.
Resultados ms seguros, pues no existe una gran presin por falta de tiem-
po, ni emplea demasiado personal ajeno al rea.
Sin embargo, la suspensin de actividades de produccin, para facilitar el inven-
tario anual, permite hacer una comprobacin ms exacta del material en curso
de fabricacin. Esto no es slo una ventaja, sino tambin una necesidad para la
empresa con ciclos de produccin largos o que fabrican sobre pedidos. En es-
tos casos, el nico procedimiento prctico de verificar las existencias en curso
de fabricacin es una comprobacin completa efectuada durante la parada de
planta al final del ao.
b. Preparacin del inventario
La envergadura del trabajo de planificacin y preparacin del inventario, depende de
los siguientes aspectos: cantidad de experiencia adquirida en la ejecucin de inven-
tarios; tamao y diversidad de las existencias; grado de ordenamiento que existe en
los almacenes; nmero de operaciones diferentes (etapas para completar el ciclo de
fabricacin de cada producto y grado de acabado de los materiales). Existen otras li-
mitaciones, por lo que ser conveniente prestar atencin preferente a lo siguiente:
Determinacin de los mtodos de valoracin que deben utilizarse: si se har so-
bre la base del ltimo precio, de un precio promedio, o una combinacin de am-
bos.
Diseo de las fichas que se emplearn para el registro de la cantidad e identifi-
cacin de los artculos.
Planificacin de los procesos de ejecucin de inventarios en forma detallada, y
programacin de un manual de instrucciones.
Creacin de la organizacin apropiada para realizar el inventario.
Eleccin e instruccin del personal.
Arreglo e identificacin de los materiales objeto del inventario, de modo que el
conteo sea fcil. En el Anexo V se anotan las lneas generales de un Plan de In-
ventarios.
c. Operacin del inventario
Lo referido lneas arriba concierne a la etapa de preparacin del inventario. Las acti-
vidades realizadas durante la operacin del inventario (Fig. 44) son:
1. Conteo: masivo o rotativo, realizado por personal encargado de esta actividad
nicamente.
2. Reconteo: efectuado por otro personal a fin de min mizar la posibilidad de erro-
res humanos.
Copyr i ght 1991 IPAE 1 23" '
3. Comparaci n de resul tados: los datos del conteo se verifican con los de recon-
teo; si hubiese disconformidad se vuelven a contabilizar los tem, materia de la
diferencia.
4. Obtencin de l os resul tados: las cantidades verificadas en las etapas anteriores
definen el valor de los inventarios fsicos.
5. Comparaci n con l os registros contabl es: las cantidades fsicas se verifican
con aquellas que figuran en los libros contables, el kardex valorizado, o los archi-
vos mecanizados.
6. Establ eci mi ento de l as di ferenci as y su investigacin: puesto que los valores
que figuran en libros son los correspondientes a las notas de ingreso y salida, y
cabe la responsabilidad de que la diferencia se deba a un mal asiento.
7. Real i zar aj ust es: ya sea por correccin de un documento, o porque la diferencia
fsica no puede ser absorbida de otra forma.
8. Emitir resul tados: una vez corregidos los errores y depurados los resultados,
puede emitirse un padrn o listado con todas las cantidades halladas en los al-
macenes.
Fi gura 44
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA OPERACION DEL INVENTARIO
Cont eo I 1
11
Recont eo
1 -
Compar aci n de '
j r esul t ados 1
Obt enci n de l os
r esul t ados
1
Compar aci n con l os
r egi st r os cont abl es
Es t ab . de l as di f er enci as
y s u i nvest i gaci n
Real i zar aj ust es
Emi t i r r esul t ados
Ti pos de inventario
Segn la frecuencia de la toma de inventarios, stos pueden ser:
Rotativos: cuando se realizan a lo largo del periodo, tomando el azar o por orden de im-
portancia grupos de artculos, verificando sus saldos fsicos con los anotados en el kar-
dex, investigando las diferencias que existiesen entre ellos y ajustando las cantidades
peridicamente.
General es de fin de perodo: s e hacen al final del perodo, verificando los saldos de to-
dos los productos.
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Segn su carcter, los inventarios tambin se pueden dividir en: r
Ordinarios: Cuando se realizan en intervalos regulares (ya sean permanentes o de fin de
ao), definidos por la jefatura de control de inventarios en coordinacin con el rea de
contabilidad.
Extraordinarios: cuando, debido a circunstancias especiales (por ejemplo, liquidacin
de la empresa, cesin a otra sociedad comercial o fusin con ella, transferencia de la ac-
tividad principal, daos causados por desastres o accidentes, etc.) sea necesario reali-
zar la valoracin de la empresa.
Segn su consideracin de documentos contables, se pueden clasificar en:
Cuantitativos: cuando sus componentes no se expresen monetariamente, sino en peso,
volumen, longitud, etc. Estos son los usuales, practicados por el supervisor de Control
de Inventarios o el Auditor. Su trabajo es permanente para el almacenero.
Ad valorem: cuando para cada bien inventariado (ya sea en forma continua o anual) se
dispone del valor establecido segn la poltica financiera de la empresa (Sistema UFO,
Precio Promedio, Precio de Reposicin) o segn las caractersticas del material inventa-
riado (precio de comercializacin para los productos terminados, precio contable para lo
documentarlo, etc.).
Finalmente, los inventarios pueden ser tomados sobre:
Bi enes fungibles: comprenden los stocks de materias primas, productos en proceso,
productos terminados y suministros; esto es, todos los artculos almacenados cuyo movi-
miento es permanente.
Edi fi ci os y terrenos: son los inmuebles de la empresa, que se anotarn en el libro gene-
ral de inventarios, con las especificaciones del terreno, construccin, linderos y valora-
cin correspondiente. Tambin se establecer la responsabilidad del cuidado, custodia
y administracin de los mismos.
Elementos patrimoniales: que son propiedad de la empresa y se hallan distribuidos en
las plantas y oficinas. Aqu se incluyen las maquinarias y equipo necesarios para la pro-
duccin, los transportes y vehculos pertenecientes a la entidad y el mobiliario de oficina.
El inventario de los bienes patrimoniales se denomina tambin inventario de activo fijo.
Cualquiera haya sido el tipo de inventario utilizado, a su trmino se realizan los repones de
inventario, indicando en ellos todos los datos relacionados a cada material inventariado:
exacta denominacin, nombre del almacn o departamento de ubicacin, unidad de medida,
cantidad y otros detalles eventuales y variables, segn las exigencias prcticas. Se emiten
casi siempre con doble copia; una se separa y se coloca sobre el material controlado -a fin
de evitar cualquier doble anotacih- y la otra se enva a contabilidad para su valoracin. To-
dos los Impresos debern ser firmados por un verificador, elemento administrativo que Tiene
por misin realizar un segundo cotejo, para verificar la certeza de los controles efectuados.
Este control puede hacerse sobre todos los bienes inventariados, o slo sobre algunos de
ellos, por medio de un muestreo estadstico.
El inventario puede realizarse mediante dos mtodos: comproba-
cin continua, o comprobacin nica anual . Tambin una combi na-
cin de ambos mtodos. La preparacin y planificacin del inventa-
rio exige la consideracin de diferentes aspectos fsicos y contabl es
para su ejecucin; y l as actividades realizadas durante su opera-
cin siguen diferentes pasos desde el conteo del material hasta la
emisin de l os resultados finales. Los inventarios suel en dividirse
segn su frecuencia (rotativos y general es), segn su carcter (or-
dinarios y extraordinarios) y su consideracin contable (cuantita-
tivos y advalorem). Pueden ser tomados sobre bienes fungibles,
edificios y terrenos o elementos patrimoniales de la empresa.
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1? 7
3. COMO SE EST A B L ECE EL INDICE DE ROTACION. SU IMPORTANCIA FINANCIERA
En el Tema 2, al indicar la necesidad de polticas y procedimientos para el rea de Com-
pras, y el Sistema Logstico de la empresa en general, mencionamos la necesidad de
planes especficos referentes a la magnitud global y la composicin de las existencias,
correspondientes a un perodo de seis a doce meses venideros, esto es imprescindible
para fijar las existencias en el plan financiero a corto plazo de la empresa, tanto de mate-
rias primas, como de materiales y productos terminados e intermedios.
Para sustituir o complementar los niveles de existencias presupuestados, las empresas
suelen establecer valores prototipos para las reposiciones de stock. El modelo puede ex-
presarse como el nmero de veces que las existencias "se reponen" o son consumidas
por ao; o como el periodo requerido para hacer su reposicin. El nmero de reposicio-
nes se calcula dividiendo el valor anual del consumo correspondiente al tipo de existen-
cias, entre el valor promedio de las existencias disponibles durante el periodo que se re-
quiere estudiar.
El prototipo es denominado Indice de rotacin, y s e establece de la siguiente forma:
Costo anual (valorizado)
Indice de Rotacin (IR) =
Valor del inventario
Si lo definimos para las clases importantes de existencias, el ndice de rotacin ser:
Costo anualizado de ventas
IR Productos Terminados =
Valor promedio del invent.
productos terminados
Consumo en productos terminados
IR Productos en Proceso =
Valor de inventario prom. de
productos en proceso
Consumo de materiales puestos en planta
IR Materia Prima =
Existencia promedio de materias primas
Aunque se empleen otras tcnicas de control de existencias, la aplicacin de los ndices de
rotacin sirve fundamentalmente para:
a) Comparar el nmero de reposiciones de existencias dentro de la misma empresa para di-
versos productos; o dentro de diferentes empresas para un mismo producto.
b) Permitir el conocimiento de los flujos de efectivo disponibles para cubrir los presupues-
tos operativos o financieros destinados a existencias.
c) Medir la eficiencia con que se han llevado a cabo los planes financieros en lo referente a
la programacin de existencias.
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d ) Establecer comparacin entre los valores real y previsto para el nmero d e reposiciones,
ayud and o a comprobar la eficiencia con que se manejan las existencias a la luz d e las
necesid ad es corrientes y reales d e la empresa (d emand as d e venta y prod uccin) .
S i las cond iciones macroeconmicas d el mercad o son estables (baja inflacin y valores rea-
les) , el nd ice d e rotacin ind icar el nmero d e veces que el stock se repond r; o el tiempo
que el stock actual cubre un consumo d e similar valor al calculad o para esta d eterminacin.
V e a m o s e l ca s o de la e m p r e s a F lo r e s y F lo r e s . S u p o n g a m o s qu e a l ci e r r e de l e j e r ci ci o de 1 9 9 0 s e ha
de t e r m i n a do qu e e l co n s u m o a n u a l de o n da co r r u g a da fu e de 1 6 , 8 2 8 k g . A e s a fe cha s e cu e n t a e n a l-
m a cn co n u n s t o ck de 4 , 3 2 0 k g . ; s e e s t i m a co m o v a lo r p r o m e di o u n i t a r i o 0 . 2 8 U M / k g . ; la i n fla ci n
a n u a li z a da e s m e n o r de 1 2 % .
E n t o n ce s :
V a lo r de l co n s u m o a n u a li z a do :
1 6 , 8 2 8 k g . 0 . 2 8 U M / k g = 4 , 7 1 1 . 8 U M
V a lo r de l s t o ck a l ci e n - e de l p e r i o do :
4 , 3 2 0 k g 0 . 2 8 U M / k g = 1 , 2 0 9 . 6 U M
P o r t a n t o :
V a lo r de l I n di ce de Ro t a ci n
4 , 7 1 2 : 1 , 2 1 0 = 3 . 8 9 , e s de ci r 4
E s t o r e p r e s e n t a qu e e l s t o ck s e r e p o n e cu a t r o v e ce s a l a o , lo qu e e s i g u a l a a fi n n a r qu e s e cu e n t a co n
s t o ck p a r a t r e s m e s e s de co n s u m o .
S in embargo, la situacin es d iferente en una economa inflacionaria d ond e, para que los in-
d icad ores no se d istorsionen, se d eber contar con la coord inacin d el sistema financiero
d e la empresa, al momento d e aplicar factores correctivos permitid os por el estad o. Este
asunto ser d esarrollad o con amplitud en el punto siguiente.
Volvamos aflora al ejemplo:
As u m a m o s qu e e l co n s u m o n o ha v a r i a do s u s t a n ci a lm e n t e y qu e e l s t o ck de a lm a cn e s a ho r a de
2 , 0 2 3 p a r a u n ca s o y 1 0 , 8 0 0 p a r a e l o t r o . E n e l p r i m e r ca s o , e l I R e s i g u a l a 8 ; y e n e l s e g u n do , a 1 . 5.
E llo s u p o n e e n e l p r i m e r ca s o , qu e lo s s t o ck s s e m o v i li z a n co n m u cha r a p i de z (8 v e ce s a l a o ) ; y e n e l
Segund,qu e e l m o v i m i e n t o e s m s b i e n le n t o (3 v e ce s ca da 2 a o s o 1 . 5 v e ce s ca da a o ) .
S i la p o lt i ca de co m p r a s de la e m p r e s a fu e t e n e r s t o ck s de 6 0 da s , e s t o e s , ha ce r s e i s p e di do s a l a o ,
e l p r i m e r ca s o e s a ce p t a b le ; p e r o e l s e g u n do i n di ca qu e e x i s t e e n a lm a cn m a t e r i a l qu e n o s e e s t co n -
s u m i e n do , lo qu e o r i g i n a m a yo r ca n t i da d de m a t e r i a l de t e r i o r a do p o r o b s o le s ce n ci a .
Ad ems d el ndice de rotacin, existen otros rallos para med ir la eficiencia d el manejo d e
los stocks; por ejemplo, para med ir la relacin entre los artculos sin uso y el valor total d el
inventario:
Cantid ad d e artculo sin movimiento (IR < 0.5)
R1 =
Cantid ad total d e artculos en almacn
Valor d e los artculos sin movimiento
R2 =
Valor d el inventario
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129
La comparacin de estos ratios en periodos diferentes nos dar la situacin real de los ar-
tculos obsoletos en cuanto a su aumento o disminucin.
Si contamos con factores de correccin para que las cifras valorizadas estn en concordan-
cia con las cifras fsicas, podremos eventualmente establecer ndices para cada una de
nuestras necesidades, y relacionar, por ejemplo, los valores de ventas y compras con los va-
lores de inventario; lo producido o fabricado con lo almacenado; las diversas velocidades de
consumo de un bien en diversas reas, etc. En general, debemos enfatizar que, a pesar de la
existencia de estos otros ratios, el Indice de Rotacin es ms conocido y aceptado en cuan-
to a su uso financiero y, quizs, el ms simple de entender en cuanto a la relacin que esta-
blece:
Si el valor es menor que uno, el insumo se mueve muy espordicamente;
Si es mayor que dos, el artculo tendr poco movimiento; pero,
Si sobrepasa siete o ms, entonces indicar dificultades de consecucin del material o
incremento violento de su consumo.
La mayor eficiencia de estos indicadores se logra cuando se miden dos o ms sucesos en
diferentes periodos, pues permiten la visuaiizacin del problema y de las posibilidades ms
idneas para su solucin.
Determinar la forma de reposicin de stocks es parte de l as polti-
cas y procedimientos del Sistema Logstico de la empresa. Para ello
deber cal cul arse el Indice de Rotacin de productos terminados,
de productos en proceso o de materia prima. El conocimiento de
ste y otros ratios permitir comparar el nmero de reposi ci ones,
conocer el flujo de efectivo disponible, y medir la efi ci enci a de los
planes establecidos y su impacto en el desarrollo de la empresa.
4. EL CONTROL DE LOS STOCKS COMO HERRAMIENTA ESTRATEGICA
EN EPOCAS DE INFLACION
Un antiguo principio de contabilidad sostiene que las operaciones se deben registrar al
" costo histrico, estados financieros basados en el costo histrico tienen serias limitacio-
' nes, especialmente cuando se perciben los efectos de una inflacin de ms de dos dgi-
tos. En estas circunstancias, la informacin financiera se encuentra totalmente distorsio-
nada por la inflacin.
Cuando las fluctuaciones importantes de los precios hacen perder significado a la infor-
macin financiera, las unidades monetarias de distintas pocas no son homogneas, por
lo que, al acumularlas o aplicarlas con base nominal, se suman y restan cantidades hete-
rogneas, con resultados equvocos.
Esta informacin distorsionada suele conducir a decisiones errneas que hacen peligrar
el futuro de la empresa, tales como distribuir dividendos y pagar impuestos sobre utilida-
des ficticias, lo cual tiene el efecto de descapitalizar a la empresa.
As, si establecemos un valor de inflacin de 79% anual (5% mensual) para nuestro ejem-
lo del ndice de rotacin, si el consumo anual es de 16,828 kg. y el stock final de
4,320 kg., podemos establecer que:
130. Copyr i ght 1991 IPAE
Valor dei consumo anualizado
1 6 , 8 2 8
( 1 . 0 5 + ( 1 . 0 5 f + ... + Cr.05/^^*> = 2 3 , 4 3 7 UM
1 2
Valor del Stock final
4 , 3 2 0 X 1 . 7 9 = 7 , 7 3 2 UM.
Por tanto el valor del Indice de Rotacin ser:
IR = 2 3 , 4 3 7 -- 7 , 7 3 2 = 3 . 0 3
Esto quiere decir que el stock se repone tres veces al ao. Si se hubiera considerado
una inflacin de 1 0 0 % ( 6 % mensual), el IR sera de 2 . 7 5 . As se ira distorsionando la cifra
inicial de 4 meses hasta 2 (para una inflacin de 2 0 % mensual, cifra comn a varios pa-
ses del Tercer Mundo).
Para evitar las distorsiones en los estados financieros, se han intentado varias solucio-
nes. Una de ellas es el sistema UFO, que establece el costo de venta en base a los valo-
res recientes de las existencias vendidas. El empleo de este mtodo permite eliminar las
distorsiones producidas al comparar los ingresos por ventas en moneda actual con cos-
tos de valores antiguos. La utilizacin del sistema LIFO hace posible registrar los ingre-
sos con equidad, al contabilizar las ventas y sus costos correspondientes en moneda de
poder adquisitivo similar; sin embargo, los inventarios permanecen en valores antiguos,
lo cual tiene el efecto de sut>estimar el patrimonio de la compaa.
Para evitar esta dificultad, se utiliza la Valorizacin al Costo de reposicin, que se apli-
ca a todas las existencias, dndoles el valor de mercado al cierre del ejercicio. El proce-
dimiento consiste en actualizar los inventarios a valores de reposicin; y la diferencia con
valor histrico de cada tem, sumarla y mostrarla en el patrimonio como una cuenta de re-
serva. Esta diferencia entre el valor histrico y el valor de reposicin se muestra como
cuenta del pasivo, cuenta de reserva o cuenta de evaluacin de existencias.
Sin embargo, las reglamentaciones sobre procedimientos contables no aceptan mayor-
mente esta solucin (la del uso del valor de reposicin), y hay que intentar otras, como el
ajuste por cambios en el nivel general de precios, o el de actualizacin de costos espec-
ficos. Cualquiera de estos mtodos acta sobre los rubros no monetarios del balance
(existencias, inversiones, inmuebles, cargas diferidas, capital social, reservas, etc.).
En el primero de los mtodos, la distorsin se corrige cambiando el costo histrico de
las transacciones realizadas en diferentes pocas con unidades monetarias no homog-
neas, por el costo actualizado expresado en unidades monetarias que tienen un mismo
poder adquisitivo. Esto es, el cambio se realiza sobre la unidad de medicin (moneda) y
no sobre el costo del bien que est siendo medido; as se puede llevar una contabilidad
a costo histrico corregido, sin ningn problema. El mtodo de actualizacin de costos
especficos propugna que la correccin se debe hacer sustituyendo el costo original de
cada partida no monetaria por el costo actual de la misma.
La diferencia entre ambos mtodos estrit>a en que en el primero se trata de mantener el
concepto de costo; en el segundo, el principio que se defiende es el de valorizacin.
El inventario, en cualquiera de estos casos, es una especie de reserva para contingen-
ta) Se est consi derando que el consumo ha si do el mismo mensuaimente (cantidad total entre 12) y men-
suai mente se ha vi sto afectado por el porcenta|e de inflacin (1.05 para el primer mes, (1.05) para el se-
gundo, et c.). Asi mi smo se consi dera que el stocl i final es parte de un lote comprado al final del ao.
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131
das finanderas. As, asumamos que en nuestro ejemplo la onda corrugada se compr a
U.M. 0.20 a principios de ao, en lotes de 10 T.M. y fue consumida a ritmo normal en cua-
tro meses; luego de los cuales se hizo una segunda compra de otras 10 TM al precio de
UM 0.25, y fue consumindose hasta final del ao, fecha en que su precio unitario alcan-
z los UM 0.32. Como hemos considerado que nuestro stock final es de 4,320 kg., co-
rrespondientes a la segunda adquisicin, debemos tener un valor en libros contables de:
(4320) (0.25) = UM 1,080; sin embargo, sabemos que el valor de reposicin es de
(4320) (0.32) = 1,832 UM, existiendo una diferencia de 75&UM. Esta diferencia deber
ser corregida por cualquiera de los mtodos propuestos, pues, de mantenerse, el proce-
so de fabricacin definir un valor de produccin ms barato y el producto final se obten-
dr a menor precio que el actual costo de venta. Se originara entonces una mayor dife-
rencia, expresada como una utilidad ficticia, sobre la cual se pagarn impuestos al final
del ao con valores reales. Pero si consideramos que se han establecido coordinacio-
nes para hacer compras estratgicas, utilizando con criterio de definicin los ndices de
rotacin de valores ms bajos, entonces dispondremos de una gran cantidad de material
comprado a precios menores que los actuales, que podra ser negociado con otros pro-
ductores, fabricantes de artculos similares a nuestras lneas. Este manejo especulativo
de los materiales almacenados es posible y exitoso en pocas de inflacin, aunque evi-
dentemente genera un riesgo, y por ello deber ser coordinado y decidido por la geren-
cia general.
Los ajustes de los estados financieros (Balance General, Estado de Ganancias y Prdi-
das y Estado de Cambio en el Patrimonio Neto), mantienen constantes los valores de las
existencias, sin excederse (por encima) de los valores del mercado. Este valor de los
stocks permite utilizarlos como garanta prendaria, en un tipo de manejo financiero que
se denomina "warrant" ("garanta", del original en ingls). Por medio de l, el propietario
de las existencias solicita un crdito, colocando como garanta las existencias por com-
prar, mientras stas van siendo utilizadas. Convertidas o producidas y realizadas, los cr-
ditos son cancelados y los intereses de los prstamos pagados. (Ver Anexo 8)
El manejo financiero de la empresa tambin contempla la utilizacin de estos valores pa-
ra el acceso a otras formas de crdito, como hipotecas, vales y garantas prendarias. Evi-
dentemente, para conseguir estos prstamos de efectivo se debern expresar estados fi-
nancieros comparativos sobre cifras actualizadas, en relacin a los costos histricos. 3
Un problema que enfrentan l as empresas es el de la inflacin eco-
nmica aspecto que di storsi na totalmente la informacin fi nanci era
empresari al . El si stema UFO, la valorizacin al costo de reposi ci n,
ia actual i zaci n de costos especficos o i os aj ustes en l os preci os,
son al gunos de l os procedimientos que ayudan a percibir la si tua-
ci n real de la empresa. Oe esta fornna se pueden mantener cons-
tantes l os val ores de l as exi stenci as, si n excederse de l os val ores
del mercado.
a <y t m m ' f i Va
132 Copyr i ght 1991 IPAE
EJ ERCI CI OS DE AUTOCOMPROBACION
C o n t e s t e b r e v e m e n t e :
1 . C ule s s o n lo s p r o c e d i m i e n t o s ( o p r i n c i p i o s ) d e c o n t r o l i n t e r n o d e a lm a c e n a m i e n t o ? 1-
2 . Qu e s un i n v e n t a r i o ?
3 . C ul e s la d i f e r e n c i a e n t r e e l i n v e n t a r i o d e c o m p r o b a c i n c o n t i n ua y e l d e c o m p r o b a c i n n i c a ?
4 . O r d e n e lo s p a s o s d e la o p e r a c i n d e i n v e n t a r i o :
a ) C o m p a r a c i n c o n lo s r e g i s t r o s c o n t a b le s
b ) R e c o n t e o - C
c ) R e a li z a r a j us t e
d ) O b t e n c i n d e r e s ult a d o s
e ) C o n t e o
f ) E m i t i r r e s ult a d o s
g ) E s t a b le c i m i e n t o d e la s d i f e r e n c i a s
h ) C o m p a r a c i n d e r e s ult a d o s
5 . Qu t i p o s d e i n v e n t a r i o e x i s t e n ?
6 . So b r e qu b i e n e s p ue d e s e r t o m a d o un i n v e n t a r i o ?
7. C m o s e e s t a b le c e e l I n d i c e d e R o t a c i n ?
8 . Pa r a qu s i r v e e l I n d i c e d e R o t a c i n ?
9 . L a e m p r e s a "Me c n i c a A n d i n a " li a e s t a b le c i d o que e l c o n s um o d e a c e i t e s d ur a n t e 1 9 9 0 h a s i d o
d e 2 5 , 3 1 5 g a lo n e s . Pa r a e s a f e c h a s e c ue n t a c o n un s t o c k d e 3 , 8 0 0 g a lo n e s . Si e l v a lo r d e c a d a g a -
ln e s d e 0 . 1 8 UMI g a ln , c ul s e r e l I n d i c e d e R o t a c i n ?
1 0 . Qu s uc e d e c o n e l I n d i c e d e R o t a c i n e n p o c a s d e i n f la c i n ?
(D Copyright 1991 iPAE
133
ANEXO IV
DIRECTIVAS PARA LA DETERMINACION DEL INVENTARIO ROTATIVO PERMANENTE
1) Clculo del tiempo en das tiles
Determinacin de los das que se contarn para la realizacin del Inventario Fsico.
Das Utiles = das del ao - (sbados + domingos + das feriados + tiempo de pro-
gramacin).
2) Determinacin de l as veces que se contarn los materiales
a) Definir clasificacin ABC: sta puede ser por su movimiento, por su consumo anual
valorizado, o por caractersticas especiales (facilidad para contar, pasar a medir peli-
grosidad, etc.)
b) Determinar la frecuencia de conteo: semanal para los ms importantes,mensual pa-
ra los estratgicos, trimestral para los de categora C, anual para una cuarta catego-
ra, etc.
c) Definir la intensidad de control: si debe ser exhaustivo o por medio de mustreos
estadsticos.
d) Determinar la cantidad total de conteos por ao, multiplicando el nmero de tem
por su frecuencia de conteo.
3) Clculo final de los tem por comprobar diariamente
Dividir (2) entre (1), considerar el personal de inventario con que se cuenta, ver dificulta-
des definidas en 2a. y pasar a distribuir responsabilidades.
EJ EMPLO
Considrese un almacn de 20,000 artculos; el inventario se realizar con personal del pro-
pio depsito (un supervisor, dos operarios); su programacin requiri de 22 das.
Entonces: das tiles = 365 - (52 domingos + 52 sbados + 22Prog.) = 365 -4-15 = 250 das
La clasificacin ^C indica: Artculos A: 8% = 1,600
Artculos B: 13% = 2,600
Artculos C: 22% = 4,400
Artculos D: 57% = 11,400
Se ha considerado: frecuencia semanal normal para los artculos A, mensual para los B,
trimestral para los C y anual para los D.
As mismo, se define control e)&taustivo para los AyB,y mustreos estadsticos para los CyD.
134 Copyright 1991 IPAE
Luego, la cantidad de conteos por efectuar en el perodo es:
Artculos A: 1 ,6 0 0 x 5 2 =
Artculos B: 2 ,6 0 0 x1 2 =
Articulse: 4,40 0 x 4 =
Artculos D: 1 1 ,40 0 x 1 =
83,2 0 0 conteos
31 ,2 0 0 conteos
1 7,6 0 0 conteos
1 1 ,40 0 conteos
1 43,40 0 conteos
Finalmente: la cantidad diaria de tem por inventario ser:
/33
v i
1 43,40 0 : 6 74 conteos que se distribuirn en 332 tem A; 25 tem B; 7- 1 tem C y 46 tem D
diariamente. Ello significa que un almacn con estas caractersticas deber ser redefinido, a
fin de que los artculos A sean nuevamente clasificados: una carga de 1 ,6 0 0 tem es
demasiado para slo tres hombres.
Figura 45 *
T A R J E T A D E T O l V I A D E I N V E N T A R I O S
. e d i t o r i a l I m p r e n t a
a m a r u s . a
N U M E R O
I N V E N T A R I O D E E X I S T E N C I A S A L
C O D I G O U N I D A D U B I C A C I O N
D E S C R I P C I O N
C A N T I D A D
G R U P O I N V E N T A R I A D O R
R E S P O N S A B L E
La tarjeta de Toma de Inventarios, por lo general, tiene dos copias: el original se usa para el
conteo, la primera copia para el reconteo y la segunda para el almacn. Esta ltima es opcio-
nal, y sen/ir para ser comparada con el VINCARD que tiene cada tem sujeto al Inventario.
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ANEXO V
PLAN PARA EL CONTROL FISICO DE LOS INVENTARIOS
/. TIEMPO
1. Fecha de Inicio y trmino.
2. Programacin para la preparacin y ejecucin.
3. Horario de trabajo.
II. MATERIALES POR
CONTROLAR
1. Cules se contarn.
2. Cmo se les reconocer.
3. Cantidad por contar en cada perodo.
4. Dnde se encuentran.
5. Normas para artculos deteriorados, obsoletos e in-
movilizados.
6. Criterios para la medicin (catlogo).
III. PERSONAL
1. Jefe de control de inventarios: responsabilidad ge-
neral.
2. Supervisores de almacn: responsabilidad parcial.
3. Equipo de conteo (inventaradores): criterios de se-
leccin.
4. Normas y disposiciones para todo el personal.
IV. MEDIOS 1. Recursos disponibles, cmo utilizarlos, en qu con-
siste la responsabilidad de cada uno de ellos.
2. Uso de los equipos: balanzas y montacargas.
3. Ubicacin de espacios.
4. Distribucin de la plantalpersonal.
5. Disponibilidad de otros equipos.
6. Equipos de emergencia.
V. RESULTADOS 1. Normas sobre comparacin: inventariado fsico vs.
inventariado contable.
2. Anlisis de los resultados del inventario.
3. Investigacin de diferencias.
4. Ajuste de inventario.
5. Redaccin de los informes.
6. Distribucin de resultados.
VL OTROS NO CONSIDERADOS:
136 Copyr i ght 1991 IPAE
Luego, la cantidad de conteos por efectuar en el perodo es:
Artculos A: 1 ,6 0 0 x 5 2 =
Artculos B: 2 ,6 0 0 x 1 2 =
Articulse: 4,40 0 x 4 =
Artculos D: 1 1 ,40 0 x 1 =
83,2 0 0 conteos
31 ,2 0 0 conteos
1 7,6 0 0 conteos
1 1 ,40 0 conteos
1 43,40 0 conteos
Finalmente: la cantidad diaria de tem por inventario ser:
1 43,40 0 : 5 74 conteos que se distribuirn en 332 tem A; 1 2 5 tem B; 71 tem C y 46 tem D
diariamente. Ello significa que un almacn con estas caractersticas deber ser redefinido, a
fin de que los artculos A sean nuevamente clasificados: una carga de 1 ,6 0 0 tem es
demasiado para slo tres hombres.
Figura 45
T A R J E T A D E T O l V I A D E I N V E N T A R I O S
, e d l L o r l a i i m p r e n t a
a m o r u so.
N U M E R O
n
I N V E N T A R I O D E E X I S T E N C I A S A L
C O D I G O U N I D A D U B I C A C I O N
D E S C R I P C I O N
C A N T I D A D j I I I I I I I I I I I I I I
G R U P O I N V E N T A R I A D O R N 9
R E S P O N S A B L E
La tarjeta de Toma de Inventarios, por lo general, tiene dos copias: el original se usa para el
conteo, la primera copia para el reconteo y la segunda para el almacn. Esta ltima es opcio-
nal, y servir para ser comparada con el VINCARD que tiene cada tem sujeto al inventario.
Copyr i ght 1991 IPAE
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^
ANEXO V . .
PLAN PARA EL CONTROL FISICO DE LOS INVENTARIOS
/. TIEMPO 1. Fecha de inicio y trmino.
2. Programacin para la preparacin y ejecucin.
3. Horario de trabajo.
//. MATERIALES POR
CONTROLAR
1. Cules se contarn.
2. Cmo se les reconocer.
3. Cantidad por contar en cada perodo.
4. Dnde se encuentran.
5. Normas para artculos deteriorados, obsoletos e in-
movilizados.
6. Criterios para la medicin (catlogo).
III. PERSONAL 1. Jefe de control de inventarios: responsabilidad ge-
neral.
2. Supervisores de almacn: responsabilidad parcial.
3. Equipo de conteo (inventaradores): criterios de se-
leccin.
4. Normas y disposiciones para todo el personaL
IV. MEDIOS 1. Recursos disponibles, cmo utilizarlos, en qu con-
siste la responsabilidad de cada uno de ellos.
2. Uso de los equipos: balanzas y montacargas.
3. Ubicacin de espacios.
4. Distribucin de la planta/personal.
5. Disponibilidad de otros equipos.
6. Equipos de emergencia.
V. RESULTADOS 1. Normas sobre comparacin: inventariado fsico vs.
inventariado contable.
2. Anlisis de los resultados del inventario.
3. Investigacin de diferencias.
4. Ajuste de inventario.
5. Redaccin de los informes.
6. Distribucin de resultados.
VL OTROS NO CONSIDERADOS:
136
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ANEXO V - A
ALGUNAS DIRECTIVAS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
A) PREVIAMENTE AL INVENTARIO
Codificacin de todos ios tem y ubicaciones.
Edicin de un iistado de materiales por ubicacin (un material puede estar en varias
ubicaciones).
Una semana antes del inventario y con la informacin previa, se editan todas las tarje-
tas para la toma de inventarios, numeradas y consolidadas.
Las tarjetas se entregan a Almacn, el que las distribuye entre todos los productos
por inventariar. La tarjeta puede tener 23 cuerpos.
Se utilizan tarjetas en blanco para los materiales que no dispusieran de ubicacin, o
que por ser recin ingresados no dispusieran de informacin al momento de realizar
el inventario.
B) DURANTE EL INVENTARIO
S e establece la distribucin del personal, asignando supervisores o jefes de inventa-
radores por grupos de ubicaciones.
Se procede a las operaciones de conteo o reconteo, segijn sea el grupo asignado.
El supervisor recoge las tarjetas llenadas y las lleva para su procesamiento. Si hubie-
ra cualquier discrepancia, har de arbitro para determinar la justedad de la decisin.
C) PROCESAMIENTO DE TARJ ETAS
Las tarjetas de conteo y reconteo sirven para establecer las diferencias que puedan
existir entre diversas formas de operacin. Cuando se halla una diferencia, ambas
tarjetas son entregadas al supervisor, quien ubica a los grupos dirimentes y procede
a contar en presencia de ambos, para absolver la diferencia.
Las tarjetas ingresadas originan un listado de conteo y reconteo que, luego de corre-
gido, sirve de base para el comparativo entre Inventario y Contabilidad.
D) CONCILIACION E INFORME
- Sobre el ltimo listado, Contabilidad analiza (en coordinacin con Inventarios y Cos-
tos) las diferencias de inventario, para determinar si los errores se deben a asientos
mal realizados o falla de conteo. Eventualmente, los resultados se analizan en una se-
mana.
- Se prepara el informe, indicando: nmero de tarjetas y personal empleado, nmero
de documentos afectados, cantidades inventariadas y valorizadas, principales erro-
res detectados y conciliacin final de saldos.
Copyright 1991 IPAE
GLOSARIO
Partida contabl e: En todo asiento contable, es cada registro que se haga en una cuenta.
Puede llamarse cargo (si registra una salida) o abono (si registra un ingreso). Se diferencia
de una cuenta contable en que esta ltima es el equivalente de cdigo de inventarios. As,
existir una cuenta Depreci aci ones, y una subcuenta Depreciacin de muebl es, y en ellas
se asentarn diversos ingresos y salidas.
Bi en fungible: Cualquier material que se consume con el uso cotidiano. En esta categoriza-
cin se incluyen productos terminados, materias primas, materiales, repuestos e incluso al-
gunos bienes muebles. En general, todo aquello que puede ser fcilmente convertido en ma-
terial usable.
Reposi ci ones: Es la accin de reponer: reemplazarlo que falta, por haberse consumido. To-
da vez que se necesita un tem que se halla dentro del catlogo de productos de stock y se
solicita su compra por no hallarse en almacn, se est requiriendo una reposicin de stocks.
Cmo establecer el valor de reposicin se defini en el tema tres. Cada vez que se llega a
este valor, se repite el pedido.
Costo histrico: El valor que representa un producto en el momento que llega para ser alma-
cenado. Las piezas similares en existencia tienen tambin un valor histrico, representado
por lo que costaron en su oportunidad, valor que lgicamente ser diferente al del material
recin llegado. Lo que costar mantener este stock es conocido tambin como costo de re-
posicin, jj
Hi potecas: Crdito que se consigue avalando la cantidad solicitada con un bien inmueble,
como terrenos o edificios. El crdito puede ser hecho hasta tres veces sobre el mismo bien,
tomando en consideracin las caractersticas del inmueble y las necesidades del prestatario.
Garantas prendarias: En algunos tipos de prstamos, el aval est constituido por bienes
muebles, que pueden ser maquinarias, equipos de oficina o investigacin, productos termi-
nados e incluso insumes. Ellos constituyen las garantas prendarias.
i i J i '
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