TEMA 3 :LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

1. INTRODUCCIN :
Una vez que la empresa ha sido creada debe dotarse de una estructura organizativa, es
decir, debe establecerse una organizacin, dividiendo y distribuyendo el trabajo entre
personas o departamentos que colaboren entre s para conseguir los fines propuestos.
Para que la organizacin sea eficaz deben estar muy claros los fines que se pretenden
alcanzar, as como las funciones y actividades que se deben desarrollar para alcanzar
dichos fines.
Una buena organizacin debe ser flexible, y esto se consigue a travs de la coordinacin
y la comunicacin entre todos los elementos de la empresa.
2. CONCEPTO DE ORGANIZACIN:
!ntes de definir lo que entendemos por organizacin vamos a describir los pasos
que conlleva el proceso organizativo"
#efinicin y clarificacin de la actividad que se va a desarrollar.
$s necesario identificar la actividad y, que el esfuerzo colectivo se encuentre
dirigido a la consecucin del objeto com%n.
#ise&ar la estructura de la organizacin.
!qu se clarificar' quin realizar' cada tarea y quin es el responsable de
conseguir los resultados.
#ivisin del trabajo.
Un grupo de personas que desarrollen una actividad com%n deben aunar (unir)
esfuerzos. *e debe realizar una divisin del trabajo del esfuerzo total, de tal
forma que cada componente del grupo desarrolle una actividad precisa y
necesaria, y en la que mejor contribuya a lograr los objetivos.
*e&alar quines son los directivos responsables de los diferentes grupos.
*e debe asegurar el respeto y aceptacin de los que integran el grupo de los
responsables directivos.
$stablecer y clarificar unas relaciones lgicas.
Para que los individuos puedan trabajar conjuntamente en un grupo organizado
hay que definir las relaciones que unen no slo a los individuos sino tambin a
los grupos que forman parte de la organizacin.
Organizacin: consiste en e!inir "a tarea #$e se %a a esarro""ar& i%iir
' istri($ir e" tra(a)o entre "as *ersonas #$e "o %an a rea"izar& eter+inar
"as re"aciones #$e e(en e,istir entre e""as ' !i)ar s$s res*onsa(i"iaes con
"a intencin e o(tener "os o()eti%os *re%istos e "a !or+a +-s e!icaz.
.. NI/E0E1 DE ORGANIZACIN:
+a organizacin vara en sus tcnicas, seg%n el nivel de aproximacin a los
problemas de la empresa podemos distinguir ,niveles"
12. E" ni%e" e "a +icroorganizacin: es el de las peque&as unidades
elementales de toda empresa, cuya base se encuentra en el puesto de trabajo.
22. E" ni%e" e "a organizacin e "as estr$ct$ras: este nivel se haya en la
estructura organizativa general. $s mucho m's abstracto y complicado
porque los problemas psicosociales ocupan en l un amplio lugar. +a
estructura establece nuevos vnculos entre los puestos de trabajo, los
reagrupa en talleres, en servicios, en departamentos y, como lmite, culmina
en el conjunto de la empresa.
*on fundamentales - campos de accin"
+a determinacin de los factores a nivel global de grupo o individual.
+a determinacin de las conexiones. *e trata de clarificar la compleja y
difusa red de las comunicaciones humanas.
.2. E" ni%e" +etoo"gico" corresponde a la integracin externa, es decir, al
conjunto de la empresa.entorno exterior.
3. PRINCIPIO1 DE ORGANIZACIN:
+a estructura de cualquier organizacin bien realizada debe cumplir una serie de
principios organizativos que sirvan de gua y son de aplicacin universal.
+os m's importantes"
Unia e o()eti%o" todos los componentes de la organizacin deben
contribuir en la medida que les corresponda para la consecucin del
objetivo de la empresa.
A"cance e" contro": es necesario determinar y clarificar el n%mero de
personas m's conveniente que un jefe puede dirigir con efectividad.
Princi*io e e"egacin" se debe delegar (permitir, dar)la autoridad
hasta los niveles m's bajos que sea posible.
Unia e +ano" las instrucciones que den dos o m's jefes no deben
entrar en conflicto, sino que deben manifestarse como si de un solo jefe
se tratase.
Princi*io )er-r#$ico" debe hacer / lnea clara de autoridad en todas las
zonas de la empresa, formando una cadena jer'rquica. $n esta cadena,
alguien debe figurar como autoridad suprema.
Princi*io e res*onsa(i"ia" la responsabilidad del inferior frente a su
superior, por la autoridad que ste le ha delegado, es absoluta, y deber'
guardar relacin con el volumen del poder alcanzado.
Mayor poder, mayor responsabilidad.
4. ORGANIGRA5A:
+as organizaciones se representan a travs de gr'ficos denominados
organigramas.
Distintas e!iniciones:
Un organigra+a es $n gr-!ico en e" #$e se re*resentan "as $niaes
organizati%as ' "as re"aciones #$e e,isten entre e""as.
60os organigra+as *ro*orcionan $na %isin res$+ia e in+eiata
e" +oo en #$e se artic$"a "a estr$ct$ra e "a organizacin.
6E" organigra+a es $n oc$+ento #$e re*resenta gr-!ica+ente "a
estr$ct$ra e "a e+*resa ' *er+ite arse c$enta& +eiante $n
in!or+e co+*"e+entario& e "as istintas re"aciones& e*enencias '
cone,iones #$e *$ea e,istir entre "os e*arta+entos ' ser%icios.
0esumiendo, un organigrama cl'sico presenta los siguientes puntos"
/). $squematiza la estructura de la empresa, representando los organismos
que la componen e indicando las relaciones jer'rquicas que existen entre
ellos.
-). 0esalta el grado de dependencia as como su importancia jer'rquica.
,). 1ndica la denominacin especfica de los organismos y, eventualmente
(en algunas ocasiones), el nombre des sus responsables.
4.1. RE7UI1ITO1 7UE DE8E CU5P0IR UN ORGANIGRA5A:
a) E,actit$: debe reflejar verazmente la estructura de la organizacin que
representa2 pues, en otro caso, se convierte en un documento in%til.
b) Rea"ia" debe representar la estructura jer'rquica existente en la
empresa, en el momento de prepararlo y no la del instante de la creacin
de la empresa.
c) Co+*rensi(i"ia" la representacin gr'fica debe ser f'cilmente
inteligible (que se puede leer f'cilmente)por las personas a las que con
ella se trate de informar.
d) 1enci""ez: la representacin debe estar integrada %nicamente por los
elementos indispensables para facilitar la informacin que pretende dar.
4.2. /ENTA9A1 7UE O:RECE 0A CON:ECCIN DE0 ORGANIGRA5A:
12. Conoci+iento *ro!$no de la estructura de dicha entidad. Por cuanto la
toma de datos para su elaboracin obliga a una investigacin meticulosa.
22. Posi(i"ia e re%isin de los puestos e tra(a)o.
.2. Est$io e ano+a";as existentes seg%n los principios generales de
organizacin.
32. Posibilidad de trazar un *"an e correccin e esas ano+a";as en una
visin de conjunto de toda organizacin empresarial.
4... INCON/ENIENTE1 DE CON:ECCIONAR UN ORGANIGRA5A:
/). Ine,actit$" el organigrama representa la estructura de la organizacin
no cmo es sino cmo debera ser.
-). Con!$sin" la expresin gr'fica es tan compleja que impide su
comprensin, con lo cual, pierde toda su eficacia como documento
informativo.
4.3. C0A1E1 DE ORGANIGRA5A1:
$xisten varios criterios sobre la clasificacin de los organigramas"
12. Por e" !in:
Organigra+as in!or+ati%os" son los que pretenden proporcionar una
visin general de la estructura de la empresa, por lo cual, slo
comprenden las grandes unidades que la integran.
Organigra+as e an-"isis" deben comprender la totalidad de la
estructura incluyendo las menores unidades que la integran y reflejando
todas las relaciones existentes.
22. Por "a e,tensin:
Organigra+as genera"es: son "os #$e re!"e)an "a estr$ct$ra e toa "a
e+*resa.
Organigra+as e eta""e: se re!ieren a $n e*arta+ento concreto e
"a e+*resa.
.2. Por e" contenio:
Organigra+as estr$ct$ra"es" son los que %nicamente representan las
diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.
Organigra+as !$ncionales" son los que representan los contenidos de
cada una de las entidades representadas.
Organigra+as e *ersona"" son los que en las unidades representadas
se indican su denominacin, el rango(diferentes cargos) y el nombre de la
persona que la dirige.
32. Por "a !or+a"
Organigra+as %ertica"es" las unidades que tienen mayor autoridad se
sit%an en las posiciones m's elevadas y, debajo de ellas, se colocan las
que est'n subordinadas.
Organigra+as <orizonta"es" las unidades que tienen mayor autoridad se
sit%an a la izquierda y, las que se subordinan a ellas, se colocan a su
derecha.
=. AUTORIDAD > RE1PON1A8I0IDAD:
3ay una cuestin muy importante que no se puede representar en los
organigramas" el grado de autoridad que tiene un departamento sobre otro.
A$toria: es e" erec<o o ca*acia e +anar& e <acerse o(eecer ' e
to+ar ecisiones #$e a!ectan a otros.
Res*onsa(i"ia: es "a o("igacin e "a *ersona e ""e%ar a ca(o "as tareas
#$e "e <an sio asignaas.
Caena e +ano: es e" con)$nto e re"aciones e a$toria #$e se
esta("ecen entre "os e*arta+entos.
De"egacin e a$toria: consiste en asignar $na tarea a $n s$(orinao&
con!erir"e a$toria ' "i(erta *ara ese+*e?ar"a ' contro"ar"e *ara
co+*ro(ar si "o <a rea"izao correcta+ente.
@. :OR5A1 DE ORGANIZACIN:
+as formas de organizacin m's usuales son"
Organizacin )er-r#$ica: es una forma de organizacin basada en la
autoridad de tal manera a que cada miembro de la organizacin sabe quines
est'n por debajo de l y quines por encima.
/enta)as
+a organizacin es f'cil de entender. 4ada trabajador es responsable ante un
solo jefe. +a comunicacin de informacin es directa, en sentido ascendente
y en sentido descendente.
4ada persona sabe cu'l es su tarea y la persona de la que depende.
Incon%enientes
5alta de flexibilidad y posible descoordinacin entre departamentos que
dependen de distintos jefes.
4ada supervisor tiene responsabilidad sobre tareas variadas y no puede
llegar a ser un experto en todas.
*e pueden producir fallos al no disponer de personas especializadas en
tareas especficas.
4uando la empresa crece y la cadena de rdenes tambin se incrementa la
burocracia (papeles de oficina y dems).
5oe"o e organizacin )er-r#$ica
Organizacin !$nciona"" este tipo de organizacin se basa en la
especializacin, de tal forma que una persona desarrolla una sola funcin en la
cual es especialista y puede recibir rdenes de otros especialistas a los cuales
est' subordinada. $stos jefes slo dar'n rdenes relacionadas con su
especialidad.
/enta)as
.4ada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le est'n encomendando y
tambin la flexibilidad para la coordinacin.
.4ada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad.6o hay, en principio,
problemas de crecimiento de la empresa.
.+as actividades de la empresa est'n divididas en funciones y asignadas a los
especialistas.
.$l consejo y asesoramiento del experto est' a disposicin de cada trabajador.
#irector 7eneral
#irector !dministrativo #irector 5uncionario
8efe de
4obros
8efe de
9entas
$mpleados $mpleados
#irector
comercial
8efe de
ventas
8efe de
compras
$mpleados $mpleados
8efe de
4ontabilidad
$mpleados
Incon%enientes
.4ada trabajador tiene m's de un jefe, lo que se traduce en menor disciplina y en
una posible confusin en la ejecucin de tareas.
.$l excesivo nfasis (prestar atencin) en la especializacin puede llevar al olvido de
problemas generales referentes a la marcha global de la empresa.
5oe"o e organizacin !$nciona"
Organizacin +i,ta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de los
dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes. :antiene una estructura
central jer'rquica, pero aplicando una mayor especializacin. *e crean unos
niveles consultivos ;staff<.! estos niveles consultivos o ;staff< se utilizan para
asesorar a los distintos niveles jer'rquicos. +os componentes de los niveles
consultivos no tienen autoridad jer'rquica.
/enta)as
.Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.
.*e mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona depende de
m's de una.
Incon%enientes
.+as decisiones son m's lentas.
.$l personal de ;staff< puede entrometerse en cuestiones de control administrativo,
introduciendo un factor de confusin.
.$l uso de ;staff< especializados incrementan los costes de administracin de la
empresa.
5oe"o e organizacin +i,ta
#irector 7eneral
#irector de
compras
#irector
ventas
#irector
4ontabilidad
#irector
!lmacn
#irector
5inanciero
$mpleados
!dministrativos
#irector 7eneral
7abinete de
estudios
econmicos
!djunto
#ireccin
!sesor
5iscal
4omercializacin Produccin
$mpleados
!dministracin
de 5inanzas
$mpleados
=) 5U641>6$* ?U$ *$ #$*!00>++!6 $6 +! $:P0$*!"
De*arta+entos: son centros de trabajo que se encargan de una actividad
concreta dentro de la empresa.
+as funciones que se desarrollan dentro de una empresa depender'n de la dimensin
de la misma y de su actividad. 6o obstante, pueden quedar englobadas en los
siguientes"
6:$ncin tAcnica" actividades relacionadas con la fabricacin de los productos y
su transformacin.
.:$ncin a+inistrati%a" son las actividades relacionadas con la actividad de la
empresa como pueden ser" la contabilidad, la correspondencia, el archivo, etc.
.:$ncin co+ercia"" comprenden las actividades relacionadas con los estudios
de mercado, las compras y las ventas, tanto de materias primas como de
productos terminados.
6:$ncin !inanciera" comprende todas las actividades encaminadas a la
b%squeda de capital, as como de estudio de inversiones y su rentabilidad.
6:$ncin socia"" aspectos relacionados con el personal de la empresa tales como
contratos, nminas, seguros sociales, etc.
@) !4A191#!#$* #$ +>* #$P!0A!:$6A>* #$ U6! $:P0$*!"
a2De*arta+ento co+ercia"" encargado de realizar compras, ventass y el control
de almacn.
+as principales secciones son" compras, ventas y control de almacn.
(2De*arta+ento !inanciero: se desarrollan actividades relativas al control de
flujo de dinero que se produce en la empresa.
+as principales secciones son" presupuestos, tesorera, inversiones, crditos.
c2De*arta+ento a+inistrati%o: aqu se llevan a cabo los asuntos o tareas
administrativas de la empresa.
+as principales secciones son" contabilidad, correspondencia, archivos y
secretara.
2De*arta+ento e *ersona": es el que gestiona los asuntos sociales y
laborales de la empresa.
+as principales secciones son" seleccin, formacin, contratos, relaciones
laborales, nminas y seguros sociales.
e2De*arta+ento tAcnico" es el encargado del control de la produccin.
+as principales secciones son" fabricacin, estudios y projectos.