Activo Fijo PDF

Cdigo : A-P-PPE
EG~UR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Fecha : 2013.07.02
Emitido por: Oficina de Planeamiento y Aprobado por: Gerencia de Administracin y Pgina: 1de
Control de Gestin Finanzas 20
1 OBJ ETIVO
Establecer el procedimiento que permita informar, controlar, garantizar y gestionar el
movimiento de las Propiedades, Planta y Equipo de EGESUR.
2 ALCANCE
El presente procedimiento es de alcance a todas las oficinas y departamentos de
EGESUR.
3 DEFINICIONES
3.1 Propiedades, Planta y Equipo
Se entiende por "Propiedades, Planta y Equipo" a los activos tangibles que posee
una entidad para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios, para
arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos.
a) Que sea mayor a Y. de la UIT.
b) Que genere beneficios econmicos futuros.
c) Que se esperan usar durante ms de un periodo.
3.2 Incorporacin de Bienes
Se realiza cuando el bien empieza a funcionar en el proceso productivo de la empresa,
siendo registrado contablemente y codificado para su control respectivo.
3.3 Asignacin de Bienes
Es la entrega que se hace de un bien a un rgano o persona para su uso productivo a la
que se da forma mediante documento especifico segn sea el caso.
3.4 Custodia y conservacin de Bienes
Son las acciones para guardar, cuidar y vigilar el bien asi como aquellas para mantener
en buen estado.
3.5 Traslado interno de Bienes
Es el traslado de bienes de la Empresa, de un rea de responsabilidad a otra, o entre
reparticiones de una misma rea responsabilidad.
3.6 Baja de Bienes
Es un proceso que consiste en retirar el bien del patrimonio de la entidad, aquellos
bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados por haber sido expuesto a
acciones de diferente naturaleza.
3.7 Mantenimiento y/o reparacin onerosa
Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de un bien es significativo con relacin
a su valor real.
3.8 Reembolso y reposicin
Opera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales
correspondientes asi lo determine.
Transferencia de Bienes
Prohibida su Reproduccin sin Autorizacin de la Gerencia de Administracin y Finanzas
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Fecha : 2013.07.02
Emitido por: Oficina de Planeamiento y Aprobado por: Gerencia de Administracin y Pgina: 2 de
Es el traspaso, aporte u otorgamiento de bienes del estado o de entidad de derecho
pblico a la empresa.
3.10 Venta de Bienes
Accin por la cual se enajenan en un precio determinado muebles e inmuebles que
puede ser a travs de subasta pblica.
3.11 Chatarra
Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que impide que pueda cumplir las
funcin para las cuales fue diseado y cuya reparacin es imposible u onerosa.
3.12 Bienes Sobrantes
Aquellos que no han sido dados de alta debido a que son propiedad de terceros, no
habiendo sido reclamados por sus propietarios, su origen es desconocido o no se cuenta
con la documentacin suficiente.
3.13 Bienes Faltantes
Aquellos que estn incluidos en el patrimonio pero que no se encuentran fsicamente,
desconocindose su ubicacin.
3.14 Enajenacin de Bienes
Acto jurdico mediante el cual una persona o entidad le confiere el uso o derecho de un
bien a otra.
3.15 Alta de Bienes
La Alta de bienes es el procedimiento administrativo por el cual se incluyen bienes
patrimoniales sobrantes dentro del registro mobiliario y el registro contable de la
empresa.
3.16 Depreciacin
Es la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida
til.
3.17 Valor razonable
Es el importe por el cual un activo podria ser intercambiado entre partes interesadas y
debidamente informadas, en una transaccin realizada en condiciones de independencia
mutua.
3.18 Bien Menor
Bienes menores a 1/8 de la UIT cuya vida til se estime mayor a un ao.
4 BASE LEGAL
Nonma Internacional de Contabilidad 2 "Existencias".
Nonma Internacional de Contabilidad 16 "Propiedades, Planta y Equipo".
Norma Internacional de Contabilidad 36 "Deterioro del Valor de los Activos".
Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Ley W 29151 y su
Reglamento.
Prohi bi da su Reproducci n si n Autori zaci n de l a Gerenci a de Admi ni straci n y Fi nanzas I
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Fecha : 2013.07.02
5
5.1
5. 2
5.3
6
6.1
6.1.1
6.1.1.1
6.1.1.2
6.1.1.3
6.1.1.4
6.1.1.5
6.1.1.6
RESPONSABILIDADES
El Gerente de Administracin y Finanzas es responsable de aprobar el presente
procedimiento.
El Asistente de Almacenes y Control Patrimonial, asi como el Analista de Costos y Activo
Fijo son los responsables de gestionar la aplicacin del presente procedimiento.
Todas las oficinas y departamentos de EGESUR son responsables de la aplicacin,
cumplimiento y seguimiento de lo establecido en el presente procedimiento.
PROCEDIMIENTO
Valuacin e incorporacin de bienes de Propiedades, Planta y Equipo
Incorporacin de bienes adquiridos
El Asistente de Almacn y Control Patrimonial recibe el bien o suministro adquirido
verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de conipra.
Luego de realizada la verificacin el Asistente de Almacn y Control Patrimonial recibe
el bien o suministro en forma de custodia y coordina con el rea usuaria para que firme
su conformidad.
Una vez dada la conformidad del bien o suministro por parte del rea usuaria el Asistente
de Almacn y Control Patrimonial con la guia de remisin, orden de compra y factura (si
la hubiese) elabora la nota de ingreso, en la misma detalla los siguientes puntos:
Fecha de Ingreso.
Numero de orden de compra, con el ao que le corresponda.
Numero de gua de remisin del proveedor.
RUC del proveedor.
Referencia de quien es el solicitante.
Se asigna el Cdigo de Responsabilidad Presupuestal (CRP).
El ITEM del bien o suministro.
Asigna la codificacin de acuerdo al plan contable (Suministro o Activo Fijo).
Descripcin dei Bien o Suministro.
Unidad y Cantidad.
Luego el Asistente de Almacenes y Control Patrimoniai entrega al Analista de Costos 3
ejemplares de la nota de ingreso, factura (si la hubiera), copia SUNAT de la guia de
remisin, copia de la orden de compra y de ser el caso copia del contrato, sellados y
visados por el rea usuaria y J efe de Logistica.
En el caso de compra de Propiedades, Planta y Equipo el Analista de Costos y Activo
Fijo ingresara el bien al sistema de activo fijo cuando el encargado del almacn haya
emitido la nota salido por transferencia en la cual indica el responsable del bien.
El Analista de Costo y Activo Fijo provisiona la compra del bien en el sistema contable,
detallando el nmero de factura, orden de compra, fecha de adquisicin, nota de ingreso,
Cdigo de Responsabilidad Presupuestal (CRP) y monto de compra.
Al valor de adquisicin segn factura o documento de transferencia, el Analista de
Costos y Activo Fijo adicionar el total de los desembolsos necesarios para colocar estos
bienes en condiciones de ser usados, tales como: fletes, seguros, gastos de despacho,
Prohibida su Reproduccin sin Aut orizacin de l a Gerencia de Administ racin y Finanzas
,-------~-------------- ~~ ---_.-
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/"
"
6.1.1.8
6.1.1.9
6.1.1.10
6.1.1.11
6.1.2
6.1.2.1
6.1.3
6.1.3.1
6 . 1 . 3 . 2
6 . 1 . 3 . 3
6.1.3.4
impuestos internos o derechos aduaneros, montaje, honorarios por servicios tcnicos,
comisiones normales de agente y otros similares~
Se saca copia de la factura y se archiva en el File de Compra de Activos, la cual debe
mantenerse actualizada por requerimiento de auditoria interna o externa.
Para la activacin de los bienes catalogados como Propiedades, Planta y Equipo, el
Analista de Costo y Activo Fijo ingresa al sistema de activos, los siguientes datos del
Bien a Activar:
Serie
Cuenta CRP
Mes y ao de capitalizacin (depreciacin)
Mes y Ao de adquisicin
Valor del Bien.
Para el control mensual de los activos, el Analista de Costos y Activo Fijo lleva
adicionalmente un reporte mensual de los activos en Excel, el cual muestra los costos de
los bienes con las tasas permitidas por la SUNAT, este reporte es comparado con el
reporte emitido por el sistema de activo fijo y determina una diferencia entre lo contable y
financiero, esta informacin ser remitida al contador general para determinar el gasto
reparable del mes.
Para la determinacin del Valor de un bien material a ser considerado como
Propiedades, Planta y Equipo, se tendr en cuenta lo siguiente:
Incorporacin de bienes por construccin
Los bienes construidos sern incorporados a sistema de activo fijo por el Analista de
Costos y Activo Fijo, a partir de la entrega al rea encarga de su explotacin, de la
liquidacin tcnico econmico y financiera de la obra, el inventario valorizado de bienes y
de la memoria descriptiva de la obra, de parte del Departamento de Proyectos.
Incorporacin de bienes donados, transferidos o adjudicados
El Directorio de EGESUR determinara si es que acepta el bien o suministro transferido
por otra entidad al valor de iibros o a valor de tasacin~
En caso de bienes transferidos por otras entidades, el Analista de Costos y Activo Fijo
registra el bien al valor en libros que tengan dichos bienes en la entidad cedente.
Entendindose por valor en libros el de costo ms revaluaciones y mejoras, en su caso,
menos la depreciacin acumulada.
En caso de ser bienes entregados por el FONAFE, como aporte de capital, el Analista de
Costos y Activo Fijo efectuar la activacin del bien a valor de tasacin.
Cuando los bienes han sido adquiridos sin costo alguno o a precios simblicos, su
registro en libros, se efectuar a precio de mercado de los respectivos bienes. o el que
resulte de una tasacin razonable a falta de este.
Los bienes se consideran incorporados a cuenta definitiva del activo, a partir de la fecha
de registro de la nota de salida del almacn y del acta de recepcin suscrita por el
usuario.
Incorporacin de bienes usados
Cuando los bienes adquiridos, a ttulo oneroso o gratuito, tengan la condicin de usados,
su valor de compra o valuacin respectivamente, se registrar en libros de modo que
muestre la cuenta del activo el valor de costo, o valor total, estimado del bien del activo
fijo, y la cuenta provisin para depreciaciones, la correspondiente depreciacin
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acumulada de dicho bien, a la fecha de su incorporacin en libros, la que deber
calcularse en funcin a los aos de vida til empleada o transcurrida que se detenminan
por diferencia entre los de vida til total y los de vida til futura y a los referidos valores
de compra o valuacin. Para lo cual se deber tener en cuenta los siguientes conceptos
y la aplicacin que de ellos se derivan:
vu = aos de vida til
ve = aos de vida til empleada o transcurrida
sv = aos de vida til futura o saldo de vida til
p = porcentaje de depreciacin anual
da = depreciacin anual
VC = Valor de costo o valor total,
DA = Depreciacin Acumulada
VN = Valor Neto, segn libro;
Formula
6.1.5
6.1.5.1
6.1.6
6.1.6.1
6. 2
6.2.1.1
6.2.1.2
vu =100/P
DA =VN/sv
ve =(vu) - (sv)
VC =(vu) (da)
DA=VC - VN
DA = (ve) (da)
Mejoras
Los costos por mejoras en bienes del activo fijo de las entidades, se deben agregar al
valor del mismo, si rene una o ms de las siguientes caractersticas:
Cuando contribuyan a aumentar su capacidad de servicio.
Cuando prolonguen su vida til.
Otros casos
En los casos no considerados especficamente en el presente procedimiento, son de
aplicacin las NIIF.
Baja de bienes
Los usuarios deben de llenar una solicitud de baja de bienes firmado o visado por el J efe
o Gerente respectivo, con la solicitud se deber adjuntar un informe tcnico para lo cual
deber de consignar la siguiente informacin:
Cdigo de Responsabilidad Patrimonial (CRP).
Nombre del Bien.
W de Serie (Para el caso de la maquinaria y equipos).
Ubicacin.
Causal de baja con su respectivo sustento.
Opinin de un especialista interno o externo.
Tasacin del Bien.
Los usuarios podrn solicitar, la baja del bien por las siguientes causas:
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? PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Feeha : 2013.07.02
a. Por quiebre de vida til
b. Estado de excedencia. Recae en los bienes que. encontrndose en condiciones
operativas, no son utilizados y se presume que permanecern en la misma situacin
por tiempo indeterminado.
c. Obsolescencia tcnica. Se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en
condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeo de las funciones
inherentes a los propietarios en comparacin a lo que se obtendrla con bienes que
cumplen las mismas funciones, debido a los cambios y avances tecnolgicos.
d. Mantenimiento o reparacin onerosa. Procede cuando el costo de mantenimiento,
reparacin o repotenclacin de un bien es significativo, en relacin con su valor real
(valor comercial).
e. Prdida, robo o sustraccin. Esta causal debe sustentarse con la denuncia
policial.
f. Destruccin o siniestro. La causal de siniestro recae en el bien que ha sufrido
dao, prdida, o destruccin parcial o total, a causa de un incendio o fenmeno de la
naturaleza, lo cual deber ser sustentado con la informacin de los daos
ocasionados, expedida por organismos competentes, cuando corresponda. En
cuanto a la causal de destruccin, opera cuando el bien ha sufrido un dao grave a
consecuencia de hechos accidentales o provocados que no sean calificados como
siniestros. Esta causal ser sustentada sobre la base de la denuncia policial, cuando
corresponda.
g. Rembolso o reposicin. La reposicin es de aplicacin cuando, debido a la
garanta otorgada por el proveedor, un bien es remplazado por otro de
caracterlsticas iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial. La
causal de rembolso procede cuando la reposicin del bien no es posible y en su
lugar existe un desembolso de dinero a favor de la entidad pblica. El dinero a
rembolsar debe corresponder al valor de adquisicin o al valor comercial del bien,
segn sea el caso.
h. Transferencia o devolucin del bien. Esta se da cuando EGESUR devuelva al
FONAFE los bienes recibidos como aporte de capital, cuando dejen de serie
necesarios para su actividad o por mandato del FONAFE, sin el requisito de subasta
pblica, de conformidad con los requisitos legales que corresponda.
6.2.1.3 La Gerencia General nombrara el comit de Baja de Bienes que estar integrado por:
1 miembro de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
1 miembro de la Gerencia de Produccin.
El J efe de Asesoria Legal.
El Comit de Baja de Bienes recomendara al Gerente General mediante informe la
enajenacin de los bienes dados de baja, en un plazo de 30 dlas, a travs de las
siguientes modalidades:
Venta por Subasta Pblica.
Venta por Subasta Restringida.
Venta Directa.
Donaci n.
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Fecha : 2013.07.02
6.2.1.5
6.2.1.6
6.2.1.7
6 . 3
6.3.1.1
6.3.1.2
6.3.1.3
6.3.2
6.3.2.1
Incineracin y/o Destruccin.
A la vez el Comit de Bajas de Bienes se encarga de elaborar el proyecto de resolucin
de bajas el cual deber contener lo siguiente:
Causal de la Baja.
La cantidad de bienes muebles.
El total del valor de los bienes muebles.
La relacin valorizada.
La Gerencia General revisa y da el visto bueno al informe de bajas, elabora proyecto de
resolucin, el mismo que lo eleva al Directorio para su aprobacin mediante acuerdo de
Directorio.
Los bienes muebles dados de baja quedaran bajo responsabilidad y custodia del
Asistente de Almacenes y Control Patrimonial hasta que se ejecute su disposicin
definitiva, stos no sern objeto de inventario ni podrn ser utilizados para las
actividades que realiza la empresa.
Subasta o venta de bienes dados de baja
La Gerencia General se encargar de conformar el comit de subastas que es el
responsable de la organizacin y ejecucin del acto de venta directa y subasta de
materiales dados de baja.
La comisin de subastas emitir un informe donde propondr la disposicin final de los
bienes dados de baja, el cual se elevara a la Gerencia General, los cuales pueden ser:
Venta mediante subasta pblica.
Venta Directa.
Donacin.
Incineracin.
Otro, que se tendr que sustentar.
La Gerencia General elevara al Directorio el informe de la comisin de subasta, el cual lo
aprobara mediante acuerdo de directorio.
Venta de bienes como chatarra
El Comit de Subastas junto con el Asistente de Almacenes y Control Patrimonial sern
los encargados de:
Identificar los bienes dados de baja que se encuentren en calidad de chatarra para
proceder a su venta por subasta pblica o venta por subasta restringida.
Agrupar y valorizar los bienes en lotes de acuerdo a su naturaleza. Si el valor de los
lotes es mayor a 3 UIT, su venta se realizara por subasta pblica; de ser menor o
igual, su venta se realizara por venta por subasta restringida.
Elaborar el informe tcnico recomendando la venta de los bienes con el cronograma
de actividades y la valorizacin correspondiente, el cual ser elevado a la Gerencia
General para su aprobacin.
El expediente tCniCOdebe de contener lo Siguiente
Acuerdo de directorio que aprob la baja de bienes.
Informe tcnico.
Muestra de los bienes a subastarse
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Relacin de bienes con las descripciones y caracteristicas de cada uno, estado de
conservacin, ubicacin, Cdigo de Responsabilidad Patrimonial (CRP), y precio
base de cada bien, de ser el caso.
Plazo para retirar el bien.
6 . 3 . 3
6 . 3 . 3 . 1
6 . 3 . 3 . 2
6 . 3 . 4
6 . 3 . 4 . 1
6 . 3 . 4 . 2
6 . 3 . 4 . 3
6 . 3 . 5
6 . 3 . 5 . 1
6 . 3 . 5 . 2
6 . 3 . 5 . 3
Venta por subasta pblica, subasta restringida o venta directa
El comit de subastas se encargar de elaborar las bases administrativas para la
enajenacin de los bienes a subastar, las cuales deben de contener como mnimo lo
siguiente:
Modalidad de la venta por subasta pblica o venta directa.
Relacin de bienes a subastarse.
Caractersticas de los bienes.
Precio base para las ofertas.
Deposito en garanta.
Hora, fecha y lugar para la exhibicin de los bienes a subastarse y la realizacin de
la subasta.
Plazo para retiro de los bienes subastados.
Plazo para efectuar el pago y entrega de los bienes.
La Gerencia General se encargar de la aprobacin de las bases administrativas
emitiendo la respectiva resolucin de gerencia general.
Venta por subasta pblca
Aprobadas las bases el Departamento de Logstica dispondr la publicacn de la
convocatoria en la pgina web de la Empresa, por nica vez en el diario oficial el
Peruano y en un diario de mayor circulacin, de ser el caso.
El acto de la subasta es llevado a cabo por un martillero pblico o notario pblico, los
miembros del comit de subasta y en presencia del J efe de OCI, en calidad de veedor.
Si se declara desierta la primera convocatoria por falta de postores y/o bienes
abandonados, sern castigados en un 20% respecto del precio base y se hace una
segunda convocatoria.
Venta por subasta restringda
La Gerencia General aprobara las bases administrativas, para la realizacin de la venta o
subasta restringida bajo la modalidad de sobre cerrado.
Una vez aprobada las bases el Departamento de Logistica invitar por lo menos a 3
postores para la presentacin de la propuesta, con una anticipacin de 5 dias hbiles
anteriores a la subasta restringida.
El acto de la subasta es llevado a cabo por un martillero pblico o notara pblico, los
miembros del comit de subasta y en presencia del J efe de OCI, en calidad de veedor.
Venta directa
Cuando los bienes no son adjudicados en segunda convocatoria por subasta pblica, se
efectuara la enajenacin mediante venta directa descontndose como castigo el 20%
respecto del ltimo precio base; previa autorizacin mediante acuerdo de Directorio.
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PROCEDIMIENTO
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EGEIUR
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,y
6 . 3 . 6 . 2
6 . 3 . 6 . 3
6 . 3 . 6 . 4
6 . 3 . 6 . 5
6 . 3 . 6 . 6
6 . 3 . 6 . 7
6 . 3 . 7
6 . 3 . 7 . 1
6 . 3 . 7 . 2
6.4
6.4.1
6 . 4 . 2
El referido acuerdo debe ser publicado en la pgina web de EGESUR, yen un diario de
mayor circulacin. consignando el lugar. fecha y hora de realizacin de la venta; tambin
podr utilizarse cualquier otro medio para publicar la venta directa.
Los postores que quieran participar del proceso deben de comprar las bases y entregar
en sobre cerrado y acompaando el 20% del importe de su propuesta de dinero o
cheque de gerencia como garanlia de fiel cumplimiento.
El Comit de Subastas es responsable de llevar a cabo la venta, en presencia de un
notario pblico y el J efe de OCI como veedor, procediendo a la apertura y la calificacin
de las 3 mejores propuestas, ias mismas que tendrn derecho de ser mejoradas a viva
voz hasta determinar el ganador.
El ganador deber de realizar la cancelacin de los bienes o lotes adjudicados y el retiro
de los mismos dentro del plazo previsto en las bases en caso de incumplimiento perder
el dinero entregado en garanlia dejndose sin efecto la adjudicacin y reasumiendo
EGESUR la administracin del lote o de los bienes.
En caso se lleve a cabo una segunda convocatoria se proceder a descontarse como
castigo el 20% respecto del ltimo precio base.
En caso se declare desierto en segunda convocatoria por falta de postores o abandono
de los bienes proceder la donacin de los mismo a una entidad de beneficencia social o
de ser el caso, proceder a ia incineracin y/o destruccin de los bienes.
Incineracin y/o destruccin
El acto de incineracin y/o destruccin de los bienes se da cuando habindose dado la
baja del bien y no sido posible realizar un acto de disposicin mediante subasta pblica,
venta directa o donacin y previo acuerdo de directorio.
El acto de incineracin y/o destruccin es conducido por el comit de subastas y debe
contar con la presencia del J efe del rgano de Control Institucional como veedor,
debiendo dejar constancia de la misma en el acta correspondiente.
Alta de bienes
El Alta de Propiedades, Planta y Equipo consiste en la incorporacin fisica y contable
de bienes muebles e inmuebles al patrimonio de EGESUR cuando estos se encuentren
enmarcados en alguna de las siguientes causales:
o Donacin.
o Transferencias.
o Construccin.
o Bienes sobrantes como resultado de inventario.
o Otras causas, las cuales deben ser sustentadas y justificadas en un informe tcnico
que sustente la causal no prevista.
El Asistente de Almacenes y Control Patrimonial debe elaborar un informe tcnico el cual
deber contener:
Causal para el Alta.
o Relacin que indique la cantidad. denominacin. caractersticas. valor individual y
total de los bienes.
o Estado de conservacin.
o Valor individual y total de los mismos.
PROCEDIMIENTO
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#'
6.4.3
6.4.4
6.4.5
6. 5
6.5.1
6.5.1.1
6.5.1.2
6.5.1.3
Locaci n.
Documentacin sustentatoria si la hubiera.
El Comit de Altas y Bajas emitir opinin en un plazo no mayor a 30 das y de
encontrarlo conforme emitir proyecto resolucin de aprobacin del alta de lo bienes y
elevara Gerente General, dicho proyecto de resolucin deber de contener lo siguiente:
Causal de Alta.
Relacin que indique la cantidad, denominacin, caracteristicas, valor individual y
total de los bienes.
La Gerencia General revisa y da el visto bueno al informe de bajas y elabora proyecto de
resolucin, el mismo que lo eleva al Directorio para su aprobacin.
Se procede de acuerdo al punto 6.1 del presente procedimiento.
Control de bienes
Asignacin y cuidado de bienes nuevos
El Asistente de Almacenes y Control Patrimonial hace la entrega del bien nuevo al
usuario, hacindole firmar una nota o acta de entrega al trabajador a cuyo cargo estar el
bien, donde detallara lo siguiente:
Los bienes que recibe
Las caracteristicas de cada bien
El nombre y/o cdigo del trabajador que recibe el bien.
La ubicacin fisica en la que ha quedado el bien.
El Asistente de Almacenes y Control Patrimonial remite al Analista de Costos y Activo
Fijo la nota o acta de entrega del bien.
El Analista de Costos y Activo Fijo debe verificar que la nota antes mencionada est
suscrita y detallada con la informacin descrita anteriormente.
6.5.2
6.5.2.1
De bienes en uso
El Gerente o J efe del Departamento u Oficina debe suscribir las notas y/o relacin de los
bienes que se le asigne o asignen su personal, la cual tiene que enviar una copia al
Asistente de Almacenes y Control Patrimonial.
6.5.2.2 Si el trabajador es reubicado har entrega mediante acta a su jefe inmediato de los
bienes a su cargo.
6.5.2.3 En caso de cese del trabajador este debe solicitar oportunamente al Asistente de
Almacenes y Control Patrimonial, la verificacin de los bienes a su cargo a fin de que se
le pueda hacer la liquidacin correspondiente de sus beneficios sociales.
6.5.2.4 En caso de no encontrarse el Asistente de Almacenes y Control Patrimonial el Asistente
Administrativo de Centrales se encargar de la asignacin de bienes nuevos y en uso e
'fSc(~",:. informar de las actas y/o notas elaboradas al Asistente de Almacenes y Control
'" G<,?~~ Patrimonial.
" .. ' )\\
~ ,.' .5.3,i[! Traslado interno de bienes
'16,\~;3}! Cuando se realiza un cambio de ubicacin de bienes ste se har en coordinacin con el
~""':=-../ Asistente de Almacenes y Control Patrimonial al que se le deber proporcionar un listado
con los bienes a ser trasladados elaborado por el J efe de rea y con visto bueno del
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Control de Gestin
Finanzas
20
6.5.3.2
6.5.4
6.5.4.1
6.5.4.2
6.5.4.3
6.5.4.4
6.5.4.5
6.5.4.6
6.5.4.7
6.5.4.8
Gerente de rea, con lo que proceder a realizar la verificacin de los bienes, adems
debe asegurarse que se realicen las modificaciones en los registros y sistemas
correspondientes.
El Analista de Costo y Activo Fijo se encargar de realizar el traslado en el sistema
asignando al bien o bienes un nuevo Centro de Responsabilidad Patrimonial CRP si es
que es el caso.
Prdida, sustraccin y recuperacin de los bienes asignados en uso
La prdida o sustraccin de los bienes patrimoniales asignados en uso a los
trabajadores, cualquiera sea su nivel jerrquico o condicin laboral o contrato, para el
normal desempeo de sus funciones, deber de ser informada al Asistente de
Almacenes y Control Patrimonial.
En el caso de sustraccin de alguno de los bienes asignados en uso, la persona
responsable de la custodia del bien proceder a la respectiva denuncia policial dentro de
un plazo mximo de 24 hrs. de ocurrido el hecho la copia de la misma se entregar al
Asistente de Almacenes y Control de Patrimonial en un plazo mximo de 72 horas de la
ocurrencia.
Los bienes que resulten malogrados o deteriorados por descuido negligencia, etc.. sern
reparados por la empresa, el costo del dicha reparacin ser abonado por el usuario o
mediante descuento por planilla segn lo disponga la Gerencia de Administracin y
Finanzas. La reparacin del bien se realizar en el plazo mximo de 15 das calendario.
La reposicin de los bienes extraviados es factible siempre y cuando se sustente con
comprobante de pago y sea autorizado por el Asistente de Almacenes y Control
Patrimonial, previa suscripcin de un acta entre la persona que tenia el bien a su cargo y
el Asistente de Almacenes y Control Patrimonial.
Al ser repuestos los bienes, sern incorporados al patrimonio de la empresa como alta
de bienes, debiendo los bienes reemplazados ser dados de baja en base a los dispuesto
en el procedimiento de baja de bienes.
Transcurrido el plazo sealado sin que la persona responsable hubiera cumplido con la
presentacin de los documentos requeridos para la reparacin o reposicin del bien
malogrado, sustraido o perdido, el Asistente de Almacenes y Control Patrimonal
informara a la Gerencia de Administracin y Finanzas a fin de que inicie las acciones
administrativas correspondientes.
En caso especifico de cese, renuncia definitiva o destitucin del trabajador, esta deber
ser comunicada en forma oportuna al Asistente Almacenes y Control patrimonial para
que el trabajador haga entrega mediante un acta de entrega de los bienes que tuvo a su
cargo.
La Gerencia de Administracin y Finanzas tomara las provisiones del caso disponiendo a
la Oficina de Personal, que la entrega de los beneficios sociales del trabajador se realice
luego de la presentacin de la conformidad del acta de entrega de los bienes por parte
del Asistente de Almacenes y Control Patrimonial.
Inventario de bienes
El Contador General, se encarga de realizar la programacin anual del inventario, as
como de emitir las directivas pertinentes.
El Contador General debe elaborar los Trminos de Referencia para el proceso de
contratacin de la empresa consultora.
La empresa consultora deber de firmar un acuerdo de confidencialidad de la
informacin de EGESUR.
PROCEDIMIENTO
Cdigo : A-P-PPE
EGEsf'UR
Revisin : 01
~/
Fecha : 2013.07.02
Control de Gestin
Finanzas 20
6 . 5 . 5 . 4
6 . 5 . 5 . 5
6 . 5 . 5 . 6
6 . 5 . 5 . 7
6 . 5 . 5 . 8
6 . 5 . 5 . 9
6 . 5 . 5 . 1 0
6 . 5 . 5 . 1 1
6 . 5 . 5 . 1 2
La Gerencia General se encargar de nombrar a los miembros de la comisin de
inventarios los cuales estarn conformados por 3 personas, que no sean del
Departamento de Contabilidad.
El Contador General es encargado de Administrar el contrato.
La comisin de inventarios se encargar de supervisar la ejecucin del inventario.
El Analista de Costos y Activos Fijos entregar un listado de los bienes o suministros a la
empresa contratada para realizare le inventario y a la comisin de inventario.
El Asistente de Almacenes y Control Patrimonial se encargar de entregar un listado de
informacin en la que se detalla a quien se la entregado el bien, ubicacin del mismo y
codificacin.
Antes de proceder a realizar el inventario la comisin de inventario debe coordinar con
los departamentos y oficinas de la empresa para que se brinden las facilidades en la
toma del inventario en sus respectivas reas de responsabilidad. para lo cual el Asistente
de Almacenes y Control patrimonial levantar un acta sealando el dia, la fecha y hora
de inicio de la toma de inventario, la misma que deber ser firmada por EGESUR:
presidente de la comisin de inventario, el contador general y el Asistente de Almacenes
y Control Patrimonial. por la empresa contratada: El J efe de proyecto yel supervisor.
El trabajador usuario debe de mostrar bajo responsabilidad, al personal de la empresa
consultora encargada del inventario, todos los bienes asignados para su uso individual,
inclusive aquellos que hayan sido prestados a otros trabajadores y/o enviado a reparar
dentro de la empresa o fuera de la misma.
Al trmino del inventario la empresa consultora presentara informes de:
Valuacin de materiales, suministros, repuestos y unidades de reemplazo en los
almacenes de EGESUR de acuerdo a las NIIF.
Medicin de las Propiedades, Planta y Equipo conforme lo previsto en las NIC 16 y
NIC 36.
Con el informe de Faltantes y Sobrantes el Analista de Costos y Activo Fijo procede con
la regularizacin en el sistema correspondiente (Sistema contable, sistema de activo fijo
y sistema de almacenes). Previa autorizacin de Contador General se procede a realizar
el ajuste por diferencia de inventario en los sistemas correspondientes. Primero se
identifican las diferencias por cuenta y CRP para luego ajustar en el sistema contable y
procede como sigue:
En el caso de faltantes se identificarn los bienes y se informar a la Gerencia
General la misma que solicitara a la Gerencia de Administracin y Finanzas se forme
una comisin investigadora, quienes sern los encargados de informar las causas de
los faltantes y deber informar el o los responsables de los bienes. Se elevara el
informe a la Gerencia General. y se dispondr las medidas con la finalidad de
realizar los ajustes contables correspondientes.
En el caso de sobrantes se hace un reingreso al sistema contable de los bienes.
Seguro de bienes de Propiedades, Planta y Equipo
La Gerencia de Administracin y Finanzas es encargada de coordinar y proponer a la
Gerencia General la poltica de seguros de bienes de activo fijo de la empresa, as como
las modificaciones de dicha politica.
La Gerencia de Administracin y Finanzas indicar la clase o tipo de bienes de activo fijo
en particular que deben ser asegurados inmediatamente despus de haber sdo
recibidos en la empresa.
Prohi bi da su Reproducci n si n Aut ori zaci n de l a Gerenci a de Admi ni st raci n y Fi nanzas
Cdigo : A-P-PPE
EG~UR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
Fecha : 2013.07.02
6.5.6.3 El Asistente de Almacenes y Control Patrimonial se encargara de calificar los riesgos a
que estn expuestos los bienes, afin de determinar que bienes deben ser asegurados,
en que riesgos y el monto de la cobertura en pliza.
6.5.6.4 As mismo, reajustara o propondr peridicamente el reajuste de las modalidades de
riesgo y el monto de las coberturas, segn lo exijan las circunstancias o se considere
conveniente.
6.5.6.5 Sancionada la baja de un bien de activo fijo el Asistente de Almacenes y Control
Patrimonial deber cursar oportuno aviso a la compaa de Seguros, con el propsito de
que el bien sea descargado de la pliza y se efectu la rebaja consiguiente en el pago de
la prima del seguro.
Cdigo : A-P-PPE
EGEsf'UR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
y
Fecha : 2013.07.02
Emitido por: Oficina de Planeamiento y
Aprobado por:
Gerencia de Administracin y Pgina: 14 de
Control de Gestin
Finanzas
20
7 ANEXOS
Usuario
Asistente de Control Patrimonial
Analista de Costos yActivo
Fiio
,
:
Inicio
1
I Conformjd~d de 1" L
-::l~
T-
I
Re;:;epcin V 1
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O sumlnostro
....
' l' Incorp~r,,~j6n debienes p-;;;----]
Construccin ,
Donado,> transferido .'
------l lldjudicados I
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Mejor..... I
I._.~;'sc"so .. _ _~_J
I Elabon,ei n de la
1nota de ingreso
...T~__
No'a <i" "'gm.o ICd'god" L
""' I>o"."bllld.d P' e ' ' ' pu al V
CDdlrlc~cl6nd" "cu",rdo al plan r - - - -
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rae""" ~_ ActlVac,on en el ",,,tema
GuJ,d. ,,,mIsIO,, I ---L de actIVos fijos
Ord~n ti compra I
000""0 - 1 _ ~ L-~_.
(
/ : ~:~~t~e~~i;.n'af'O d"(/\
"~o
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Mes y ao de. I
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. _1 ...,
1
Control mensualdelos <;;tivos I
(dlferen<;;ia entre lo contable V 1
fin"n<;;ieroj I
- ~.-
( Fin )
.._~---/
ANEXO 1: VALUACIN E INCORPORACiN DE BIENES DE
-------
~,~
M~t~
\ C \ \ f ! ; " , . l
Prohibida suReproduccin sin Autorizacin de la Gerencia de Administracin yFinanzas
Cdigo : A-P-PPE
EGEiUR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
Fecha
: 2013.07.02
?
Aprobado por:
Gerencia de Administracin y
Pgina: 15 de
Control de Gestin
Finanzas
20
Asistente de Almacenes
Usuario
Comit de Bajasy Altas de
Gerencia General
y Control Patrimonial
Bienes
/-----
",
,
Inicio )
\
'-r-
j
~:'"tm" lo,b'~1
aserdadosdebaja
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Llenalasolicitud de
Formacomitde
baja de bienes
Lajas
sealando el motivo
~~-,~----~
I
[~'b' I:~on""j
deba]adebien
=-_ 1.-- -
,,,,,,1,;l --
informacin y emite'
Revisala
opinin mediante :
informaCin y lo
informe tcnico y
11
eleva al directorio
proye<:tode
para suaprobacin
L resolucin
1
Custodia los bienes i!
I
11
,
Recibe la
Aprueba mediante
I
dadosdebaja I~
I
documentacin
11
acuerdo de
ti
correspondiente
directorio
. .
/
-
( Fin
"
,
''-.."....--. ---_ /
ANEXO 2: BAJ A DE BIENES
PROCEDIMIENTO
Cdigo
Revisin
Fecha
: A-P-PPE
: 01
: 2013.07.02
Control de Gestin
Aprobado por: Gerencia de Administracin y
Finanzas
Pgina: 16 de
20
ComIt de subastas Gerente General Logfstlca
i E1abo,a In/o"',,,-d ~
i 10,1>1<>" "", -
! .<::;.~:~~:,:.. ~-- ---
' b."ngld. -
Dve<>udhct.
Conformacin d ' ;
com~~<! ...,ba". '
el.blene.
E.<I""I,,,.<I .
de.Io".1.> 1"",
.. Convoco''' '
Entrega <!~lo,
lo_alganador
.~I
h\ f ~:; ua~.; :b,..j
CO'WOUI<..... .-'--- --~
"."1010' <0,,20%el
,,,o><:lob".O
Re.lu. 1II.~und.
convOca""'_
,,,f <Hma" d~o><'Ono,
l. ''''''<.lelO" de 1>
'''lIu"d. I
convoc.'o,t>po, !
... ,,..dl''''''. :
~--
''''<Hm. ep'obec!n' PU~~; "~~~~~~de~
d,,1DI",dod" dlo . ._-- --- I _ aprobadn d.lo
co~:Cn.~~,1o _uncia
__ ---------' _ c''''~~'
.. ---_..,-----~
____T _
E.<lecl:J ,od';
d ..,,,o lo .
, Convoca'o,l:i'_
IMorma.IDI,,,,,,o(1o
"h"do do.lorto d~t1I
1l"nda convoca'o," a.J
Como "U~ladonacl<~n
Inci""""c06n d.lo, bJ .",.,;
1
R""n,a,la
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1
e"
,
-----
J nl",ma .",obucln i
m<dn'o.c"",do
d"dl,,,cto,lo df tJ _
donacl" O
; ncin"mc'n dolo,
bl<>n'"
~",~NEXO 3: SUBASTAOVENTADE BIENESDADOSDE BAJ A
d. ",""' ~\
((l !:
~ , " " 0 _ , - ~ ' /
.. \ '" /'
.:O.i,'f ~/si1; .t~~//
, , ~ p'
Prohibida suReproduccin sin Autorizacin de la Gerencia de Administracin y Finanzas
Cdigo : A-P-PPE
EG5:.-<UR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
Fecha : 2013.07.02
/
Comit de Altas y Bajas I Asistente de Almacenes
de Bienes ~~ntrol pa_trimonial
I
Gerente General
Inicio
1
~
I~b~r;;-o~i~in-y1:,
emite proyecto de i
resolucin para la fj- ; - - +
aprobacin del atta !
de bienes I!
!
~-~] /
r Elabora Informe
1
1
tcnico informado
causa del atta
_.~~-._---"
. 1 Revisainformeyda I
visto bueno
Eleva informey
proyecto de
resolucin al
Directorio
(- - Fi~- - )
-----~
~- ~ --o :H 1rw orma acuerdo del
.roce e~Ingresar , directoriode I
blenesalslstemade : I aprobacin de alta l'
almacenes - d b'
, I e lenes I
~: - ,' " _. - - - - -
'nrO~de-de--"- ,
, acuerdo al
I Proceso de '
! Valuacin de
Bienes
!
L- L.- ~ L. _
ANEXO 4: ALTA DE BIENES
PROCEDIMIENTO
Cdigo :A-P-PPE
EGEiUR
Revisin :01
Fecha :2013.07.02
,y
I A~alista-de-C-~stosy
I Activo Fijo
----------1
1
---
IIl~cio
Usuario
~
Requerimiento de_, I
un bien
I
"_00" oc," o. I
.~~:rega al usuario+_ ----~------"
r-
I
---D""';-;;' I
ca,acterlstica. dI!'! "I----~---------~l,
bien y uboeacln .".
--~--~~-~,
I
-~~Aslstente deAlmacenes y i
Control Patrimonial :
.-----
I
1".. ~SbenNuevO?/ -
r - 1
Recibeacta de I
recepcin del bien i
: + I
( 1 )
, J efe de rea ~/\ala
ArchIValacoplade I ' b,enes" carROdel
"'."00 'lL' '- '''0_'_00'
1 ~,
-- - - -1 1 Elabora ,,,1,,,,6,, de
1
, Env,aCOP'" de hsta ' blenes que usan I
aAnalIStadecoto. v I en suOrea ~
ActIVO F"Q I
r~----- -- -] ------
( )
-t
I V"rifkalosbienesv I IEncaso,decesedel I
I posibilita __ ~_ trabajador pide
1_'~'o"; ; :1; ~:. '~"'~'1~'0 0.---
, En caso de traslado I
I
' debienes ellefede
rea,,,,,lizalI.tado
, d"bl"n~.a
, ~'~~~.J
I
-V"~ficaIO'blenCSV-LL; .- .J
sea.egura que se i: I
realiceloscambios l' Gerente derea I
i.deUbl~acinenIO'1 I aulo,i.aellrulado '
.",tema. 1
l~~-r'o,::- : -~------
i 1
"-~. j
ANEXO 5: CONTROL Y ASIGNACiN DE BIENES
Prohibida su Reproduccin sin Autorizacin de la Gerencia de Administracin y Finanzas 1
Cdigo : A-P-PPE
EG~;(UR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
Fecha : 2013.07.02
Cln<~~'. <S"n~,.' <::",,,.dm
"'no"". "o.C""U. V Ac"~~'I" C"'''''''O..
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ANEXO 6: INVENTARIO DE BIENES
Cdigo : A-P-PPE
EG~UR
PROCEDIMIENTO
Revisin : 01
Fecha : 2013,07,02
Asistente de Almacenes
y Control Patrimonial
Gerencia de Administracin y
Finanzas
INICIO
INDICA LA POLTICA DE
SEGUROS DE BIENES DE
ACTIVO FIJ O DE LA
EMPRESA
Gerencia General
EVALA LA POLTICA
DE SEGURO DE BIENES
DE LA EMPRESA
IDENTIFICA LOS BIENES
QUE PRESENTAN
RIESGOS
INDICA LOS MONTOS DE
COBERTURA DE LOS
BtENES
4-+-
INDICA QUE TIPO DE
BIENES DEBEN DE SER
ASEGURADOS
EVALA LA
INFORMACiN RECIBIDA
REALIZA LAS
COORDINACIONES CON
GAF SOBRE LAS
POLiTtCAS
ASEGURA lOS BIENES INDICA QUEBIENES DEBEN
MS IMPORTANTES .-- DE SER ASEGURADOS DE
MANERA INMEDIATA
1
REAJ USTA
PERiDICAMENTE LAS
MODALIDADES DE RIESGO
EVALA BIENES PARA
SANCIONAR BAJ A DE
COBERTURAS DE
ANEXO 7: SEGURO DEBIENES

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