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OUTLOOK 2010

junho 17
2013
CURSO OFERECIDO PELO PIT PROGRAMA INTERNO DE
TREINAMENTO DO SEMASA, ABRANGENDO RECURSOS DO
PROGRAMA QUE SO POUCO USADOS OU DIFUNDIDOS DENTRO
DA AUTARQUIA.
INSTRUTOR
DENIS KATKO


Curso de Outlook 2010 PIT Programa Interno de Treinamento Denis Katko


Curso de Outlook 2010 PIT Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Sumrio
O que o Outlook? ..................................................................................................................... 4
Adicionar uma conta de e-mail ................................................................................................ 4
Criar uma nova mensagem de e-mail ..................................................................................... 5
Encaminhar ou responder a um e-mail ................................................................................... 5
Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail ................................................................. 6
Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail ............................................................... 6
Etapas Rpidas ............................................................................................................................ 7
Adicionar uma assinatura de e-mail s mensagens .............................................................. 8
Adicionar uma assinatura padro no Microsoft Outlook 2010 ........................................... 9
Criar um compromisso de calendrio ................................................................................... 11
Agendar uma reunio com outras pessoas ........................................................................... 11
Agendar uma reunio com outras pessoas ........................................................................... 13
Criar um contato ....................................................................................................................... 15
Criar uma tarefa ........................................................................................................................ 15
Criar uma anotao .................................................................................................................. 16
Criando um Grupo de Contatos ............................................................................................. 16
Adicionar sinalizador para acompanhamento ..................................................................... 18
Registrando informaes em dirio ....................................................................................... 26
Registrar itens e arquivos no dirio ....................................................................................... 26
Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook ................................................... 27
Alterar automaticamente as horas de incio e de trmino de todas as entradas ............. 28
Desativar o Dirio .................................................................................................................... 29
Esvaziar o Dirio ...................................................................................................................... 30


Curso de Outlook 2010 PIT Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Curso de Outlook 2010
PIT Programa Interno de
Treinamento
2013

Denis Katko
Instrutor

Curso de Outlook 2010 PIT Programa Interno de Treinamento Denis Katko

O que o Outlook?
O programa Microsoft Outlook 2010 um dos programas que faz parte de uma sute
(conjunto de programas) Microsoft Office 2010, da empresa Microsoft Corporation, So
eles Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010, Microsoft PowerPoint 2010 e Microsoft
Outlook 2010.
O Outlook 2010 comeou a ser desenvolvido com base em um outro programa tambm
da Microsoft chamado OUTLOOK EXPRESS, at o surgimento do Windows 98 ele era
um dos componentes desse sistema operacional com a chegada em 2000 pelo Windows
XP ele foi includo como um dos programas do Microsoft Office 2003, 2007 e 2010.

Adicionar uma conta de e-mail
Antes de poder enviar e receber e-mails no Outlook 2010, voc precisa adicionar e
configurar uma conta de e-mail. Se tiver usado uma verso anterior do Microsoft
Outlook no mesmo computador em que instalou o Outlook 2010, suas configuraes de
conta sero importadas automaticamente.
Se voc no tem experincia com o Outlook ou se estiver instalando o Outlook 2010 em
um computador novo, o recurso Configurao Automtica de Conta ser iniciado
automaticamente e o ajudar a configurar as definies de suas contas de e-mail. Essa
configurao exige somente seu nome, endereo de e-mail e senha. Se no for possvel
configurar sua conta de e-mail automaticamente, ser necessrio digitar as informaes
adicionais obrigatrias manualmente.
1. Clique na guia Arquivo.
2. Em Dados da Conta e clique em Adicionar Conta.

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Criar uma nova mensagem de e-mail
O Outlook 2010 permite que voc se comunique com um ou mais destinatrios usando
um amplo conjunto de recursos e personalizaes.
Em E-mail, na guia Pgina Inicial, no grupo Novo, clique em Novo E-mail.

Atalho do teclado Para criar uma mensagem de e-mail, pressione CTRL+SHIFT+M.
Encaminhar ou responder a um e-mail
Na guia Pgina Inicial ou Mensagem, no grupo Responder, clique
em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.

OBSERVAO O nome da guia depende de a mensagem estar selecionada na lista
de mensagens ou aberta em sua prpria janela.
Para remover um nome das linhas Para e Cc, clique nele e pressione DELETE. Para
adicionar um destinatrio, clique na caixa Para, Cc ou Cco e digite o destinatrio.

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Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail
Arquivos podem ser anexados a uma mensagem de e-mail. Alm disso, outros itens do
Outlook, como mensagens, contatos ou tarefas, podem ser includos com as mensagens
enviadas.
1. Crie uma mensagem ou, para uma mensagem existente, clique
em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.
2. Na janela da mensagem, na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Anexar Arquivo.

Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail
Voc pode abrir um anexo do Painel de Leitura ou de uma mensagem aberta. Depois
de abrir e exibir um anexo, possvel salv-lo em uma unidade de disco. Se uma
mensagem tiver mais de um anexo, voc poder salvar vrios anexos como um grupo
ou um por vez.
Abrir um anexo
Clique duas vezes no anexo.
Salvar um anexo
1. Clique no anexo no Painel de Leitura ou na mensagem aberta.
2. Na guia Anexos, no grupo Aes, clique em Salvar como. Voc tambm pode
clicar com o boto direito do mouse no anexo e clicar em Salvar como.

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Etapas Rpidas

Muitas das aes mais comuns que as pessoas costumam realizar nas mensagens de e-
mail envolvem vrias etapas. Por exemplo, responder a uma mensagem e depois
mov-la para outra pasta ou encaminhar uma mensagem para a equipe. O Outlook
2010 inclui as Etapas Rpidas, uma galeria de comandos que executam essas tarefas de
vrias etapas em um nico clique. Assista a este vdeo para saber como as Etapas
Rpidas ajudam a operar nos e-mails com mais eficincia e a criar Etapas Rpidas
personalizadas para fazer tarefas repetitivas.

A tela abaixo mostrada quando clicamos na pequena seta localizada a parte direita
inferior da tela acima

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Podemos analisar a tela acima como um gerenciador de etapas rpidas, nele, voc pode
criar, editar, renomear ou excluir uma etapa rpida de forma clara e objetiva, a tela
meio intuitiva e no precisamos, nos ater a mnimos detalhes.

Adicionar uma assinatura de e-mail s mensagens
Voc pode criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de e-mail que
incluem texto, imagens, seu Carto de Visita Eletrnico, um logotipo ou at mesmo
uma imagem da sua assinatura manuscrita.
Criar uma assinatura
1. Abra uma nova mensagem. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Assinatura e em Assinaturas.

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2. Na guia Assinatura de E-mail, clique em Novo.
Adicionar uma assinatura
Em uma nova mensagem, na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Assinatura e clique na assinatura desejada.

Adicionar uma assinatura padro no Microsoft Outlook 2010



Abra uma nova mensagem. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Assinatura e em Assinaturas.

Na guia Assinatura de E-mail, clique em Novo.

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Digite um nome para a assinatura, por exemplo, Semasa, e clique em OK.
Na caixa Editar assinatura, basta copiar o modelo abaixo, editando os dados
necessrios.


Nome
Diretoria ou Coordenadoria
Ramal XXXX - rea - Caixa Postal XX

5. Para inserir a assinatura automaticamente nas mensagens enviadas e
respondidas, basta escolher o nome da assinatura que acabamos de criar nos campos
Novas mensagens e Respostas/encaminhamentos, como podemos ver na figura
abaixo:

6. Aps selecionar, clique em OK.


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Criar um compromisso de calendrio
Compromissos so atividades que voc agenda no seu calendrio e que no envolvem
convites a outras pessoas nem reserva de recursos.
Em Calendrio, na guia Pgina Inicial, no grupo Novo, clique em Novo
Compromisso. Como alternativa, voc pode clicar com o boto direito do
mouse em um bloco de tempo em sua grade de calendrio e clicar em Novo
Compromisso.

Atalho do teclado Para criar um compromisso, pressione CTRL+SHIFT+A.



Agendar uma reunio com outras pessoas
Uma reunio um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos
como salas de conferncia. As respostas s suas solicitaes de reunio so exibidas
na Caixa de Entrada.
Em Calendrio, na guia Pgina Inicial, no grupo Novo, clique em Nova
Reunio.


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Atalho do teclado Para criar uma nova solicitao de reunio de qualquer pasta no
Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.

Definir um lembrete
Voc pode definir ou remover lembretes para vrios itens, incluindo mensagens de e-
mail, compromissos e contatos.
Para compromissos ou reunies
Em um item aberto, na guia Compromisso ou Reunio, no grupo Opes, na lista
suspensa Lembrete, selecione o perodo de tempo antes do compromisso ou da
reunio para que o lembrete aparea. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.
Para mensagens de e-mail, contatos e tarefas
Na guia Pgina Inicial, no grupo Marcas, clique em Acompanhar e
em Adicionar Lembrete.

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DICA Voc pode sinalizar rapidamente mensagens de e-mail como itens de tarefas
pendentes usando lembretes. Clique com o boto direito do mouse na coluna Status do
Sinalizador na lista de mensagens. Ou, se a mensagem estiver aberta, na
guia Mensagem, no grupo Controle, clique em Acompanhamento e, em seguida,
clique em Adicionar Lembrete.
Agendar uma reunio com outras pessoas
Uma reunio um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos como
salas de conferncia. As respostas s suas solicitaes de reunio so exibidas na sua Caixa
de Entrada.
1. Em Calendrio, na guia Pgina Inicial, no grupo Nova, clique em Nova Reunio.
Atalho do teclado Para criar uma nova solicitao de reunio em qualquer pasta do
Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.
2. Na caixa Assunto, digite uma descrio.
3. Na caixa Local, digite uma descrio ou um local. Se usar uma conta do Microsoft Exchange,
clique em Salas para escolher as salas disponveis.
4. Nas listas Hora de Incio e Hora de Trmino, clique na hora de incio e de trmino da reunio.
Se voc marcar a caixa de seleo O dia inteiro, o evento ser mostrado como um evento de 24
horas, durando de meia-noite at a meia-noite do dia seguinte.

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5. No corpo da solicitao de reunio, digite as informaes a serem compartilhadas com os
destinatrios. Tambm possvel anexar arquivos.
6. Na guia Reunio, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Programao.
O Assistente de Agendamento ajuda a encontrar o melhor horrio para a reunio.
7. Clique em Adicionar Outros e em Adicionar do Catlogo de endereos.
8. Na caixa de dilogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Pesquisar, digite o nome de
uma pessoa ou recurso para inclu-la na reunio. Se pesquisar com a opo Mais Colunas,
clique em Ir.
9. Na lista de resultados, clique no nome e clique em Obrigatrio, Opcional ou Recursos; clique
em OK.
Os participantes Necessrios e Opcionais so exibidos na caixa Para da guia Reunio, e
os Recursos so exibidos na caixa Local.
A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical
verde representa o incio da reunio. Uma linha vertical vermelha representa o final da
reunio.

O painel Sugestes de Reunio localiza o melhor horrio para a sua reunio (o perodo em
que a maioria dos participantes est disponvel). Para selecionar um horrio de reunio,
clique na sugesto de horrio, no painel Sugestes de Reunio, ou selecione um horrio na
grade de disponibilidade.
10. Para configurar uma reunio recorrente, na guia Reunio, no grupo Opes, clique
em Recorrncia. Escolha as opes do padro de recorrncia desejado e clique em OK.

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Quando voc adiciona um padro de recorrncia a uma solicitao de reunio, a
guia Reunio alterada para Reunio Recorrente.
Para alterar o horrio do lembrete da reunio, na guia Reunio, no grupo Opes, clique em
Lembrete e clique na hora desejada. Se clicar em Nenhum, isso desativar o lembrete.
O organizador tambm pode definir o horrio do lembrete para os destinatrios alterando esse
horrio no convite da reunio. Se o organizador no alterar o horrio padro de lembrete, no
convite, cada destinatrio usar seu prprio lembrete padro.
Criar um contato
Contatos podem ser to simples quanto um nome e endereo de e-mail ou incluir
outras informaes detalhadas, como endereo fsico, vrios telefones, uma imagem,
datas de aniversrio e quaisquer outras informaes que se relacionem ao contato.
Em Contatos, na guia Pgina Inicial, no grupo Novo, clique em Novo Contato.

Atalho do teclado Para criar um contato de qualquer pasta no Outlook, pressione
CTRL+SHIFT+C.
Criar uma tarefa
Muitas pessoas mantm uma lista de coisas a fazer em papel, em uma planilha ou
com uma combinao de papel e mtodos eletrnicos. No Microsoft Outlook, voc
pode combinar vrias listas em uma s, receber lembretes e controlar o andamento das
tarefas.
Em Tarefas, na guia Pgina Inicial, no grupo Novo, clique em Nova Tarefa.

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Atalho do teclado Para criar uma nova tarefa, pressione CTRL+SHIFT+K.

Criar uma anotao
Anotaes so o equivalente eletrnico de notas adesivas em papel. Use-as para
rascunhar dvidas, ideias, lembretes e qualquer coisa que voc escreveria em papel.
Em Anotaes, no grupo Novo, clique em Nova Anotao.

Atalho do teclado Para criar uma anotao, pressione CTRL+SHIFT+N.
Criando um Grupo de Contatos
Use um grupo de contatos (antes chamado de lista de distribuio) para enviar um e-
mail a vrias pessoas: uma equipe de projeto, um comit ou mesmo um grupo de
amigos, sem ter de adicionar cada nome sempre que escrever para elas. Para criar um
grupo de contatos:
1. Na barra de navegao, clique em Contatos.


2. Clique em Pgina Inicial > Novo Grupo de Contatos.

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3. Na guia Grupo de Contatos, na caixa Nome, digite o nome do grupo.

4. Clique em Adicionar Membros e adicione as pessoas de seu catlogo de
endereos ou de sua lista de contatos.


OBSERVAO Para adicionar algum que no esteja em seu catlogo de
endereos nem em seus contatos, crie ou adicione uma pessoa como um contato.
6. Clique em Salvar e Fechar.





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Adicionar sinalizador para acompanhamento
A aplicao de um sinalizador a uma mensagem ou contato no Microsoft Outlook
fornece um lembrete visual para que voc faa o acompanhamento de alguma forma.
possvel usar sinalizadores padro com datas, como Hoje, Amanh e Prxima
Semana ou personalizar os sinalizadores com datas especficas.
Os sinalizadores de mensagens so exibidos nos modos de exibio de e-mail e os
sinalizadores de contatos so exibidos nos modos de exibio da tabela de contatos.
Com um sinalizador Clique Rpido, tambm possvel atribuir sinalizadores a itens com
apenas um clique.
Um item sinalizado tambm aparece na Barra de Tarefas Pendentes, na Lista de Tarefas
Dirias do Calendrio e no modo de exibio de tarefas.
Neste artigo
Como funcionam as datas de sinalizador no menu Acompanhamento?
Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Adicionar um sinalizador a um contato
Adicionar um sinalizador Clique Rpido
Adicionar um sinalizador com um lembrete
Adicionar um sinalizador de destinatrios de mensagens
Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra
Como funcionam as datas de sinalizador no menu Acompanhamento?
A tabela a seguir descreve como as datas funcionam para os sinalizadores no
menu Acompanhamento, que fica no grupo Etiquetas. No entanto, voc pode
personalizar as datas em qualquer sinalizador e definir lembretes para qualquer
sinalizador.

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SINALIZADOR DATA DE INCIO DATA DE CONCLUSO LEMBRETE
Hoje Data atual Data atual Uma hora antes da hora
de trmino do dia de
trabalho de hoje
Amanh Data atual mais um dia Data atual mais um dia Data de incio do dia
atual mais um dia de
trabalho
Esta Semana Data atual mais dois dias,
mas no depois do ltimo dia
de trabalho desta semana
ltimo dia de trabalho
desta semana
Hora de incio do dia
atual mais dois dias de
trabalho
Prxima
Semana
Primeiro dia de trabalho da
prxima semana
ltimo dia de trabalho da
prxima semana
Hora de incio do
primeiro dia da semana
da prxima semana
Sem Data Sem data Sem data Nenhum
Personalizado A data atual exibida;
escolha uma data
A data atual exibida;
escolha uma data
A data atual exibida;
escolha uma data

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personalizada se desejar personalizada se desejar personalizada se desejar
Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Os sinalizadores criam um lembrete visvel para avisar que uma ao est pendente.
Quando uma mensagem sinalizada, um sinalizador exibido para a mensagem na
lista de mensagens. Os itens sinalizados tambm aparecem na Barra de Tarefas
Pendentes, na lista de Tarefas Dirias do Calendrio e na Lista de Tarefas Pendentes no
modo de exibio de tarefas.
Alm de sinalizadores, possvel incluir um lembrete para alert-lo em uma hora
predeterminada.
Quando voc passa o mouse sobre as mensagens sinalizadas na Lista de Tarefas, so
exibidos os detalhes associados ao sinalizador, como a data de concluso, o tipo de
acompanhamento necessrio ou quando um lembrete ser exibido.
Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Siga um destes procedimentos:
Em uma mensagem aberta, na guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e em um sinalizador.
Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique
em Acompanhamento direita do item para definir o sinalizador padro.
Para obter mais opes de data padro, clique com o boto direito no
sinalizador e selecione a data na lista suspensa.
DICA Voc tambm pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.
Para obter mais informaes, consulte Adicionar um sinalizador de Clique Rpido.
Adicionar um sinalizador com uma data personalizada a uma mensagem
Siga um destes procedimentos:

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Em uma mensagem aberta, na guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e em Personalizar.
Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique com o boto
direito em Acompanhamento e selecione Personalizar
Nas caixas Data de Incio e Data de Concluso, selecione as datas desejadas.
OBSERVAO A sinalizao do item no atribui um lembrete ao item. Voc pode
adicionar um lembrete, clicando com o boto direito do mouse no item sinalizado e
selecionando Adicionar Lembrete. Para obter mais informaes, consulte Adicionar um
sinalizador com uma data de lembrete.

Adicionar um si nalizador a um contato
Os sinalizadores tambm podem ser aplicados a contatos. Um sinalizador em um
contato oferece um lembrete visvel para realizar uma ao relacionada ao contato
como ligar ou entrar em contato com algum. Contatos sinalizados so exibidos na
Barra de Tarefas Pendentes, na Lista de Tarefas Dirias do Calendrio e no modo de
exibio de tarefas.
Adicionar um sinalizador a um contato
Siga um destes procedimentos:
Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e em um sinalizador.
Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Pgina
Inicial, no grupo Etiquetas clique em Acompanhamento e em um
sinalizador.

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Na guia Pgina Inicial, no grupo Modo de Exibio Atual, clique com o boto
direito em Carto de Visita, Carto, Telefone ou Lista, clique
em Acompanhamento e em um sinalizador.
DICA Voc tambm pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.
Para obter mais informaes, consulte Adicionar um sinalizador Clique Rpido.
Adicionar um sinalizador com uma data personalizada a um contato
Siga um destes procedimentos:
Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e emPersonalizar.
Em Contatos, clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Pgina
Inicial, no grupo Etiquetas, clique em Acompanhamento e em Personalizar.
Na guia Pgina Inicial, no grupo Modo de Exibio Atual, clique com o boto
direito em Carto de Visita, Carto, Telefone ou Lista, clique
em Acompanhamento e em Personalizar.
Nas caixas Data de Incio e Data de Concluso, selecione as datas desejadas.
Adicionar um sinalizador de Clique Rpido
Caso haja um sinalizador que voc use com frequncia, como Prxima Semana, ele
pode ser atribudo como Sinalizador Rpido. Quando voc clica na coluna do
sinalizador, o Sinalizador Rpido aplicado. Por padro, o sinalizador Clique Rpido
definido como Hoje.

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OBSERVAO Quando voc alterar o sinalizador Clique Rpido padro, os itens
sinalizados anteriormente no sero alterados.
Atribuir um sinalizador de Clique Rpido a uma mensagem
Na Caixa de Entrada, direita de uma mensagem, clique na coluna Status do
Sinalizador. Isso adicionar coluna o sinalizador selecionado como o
sinalizador Clique Rpido.
OBSERVAO Um sinalizador Clique Rpido pode ser adicionado a vrias
mensagens ao mesmo tempo. Pressione e segure a tecla CTRL enquanto seleciona as
mensagens e depois clique na coluna Status do Sinalizador prximo a uma das
mensagens.
Atribuir um sinalizador de Clique Rpido a um contato
Em Contatos, em um modo de exibio de tabela como Por Sinalizador de
Acompanhamento, prximo ao contato, clique na coluna Status do Sinalizador.
Isso adicionar coluna o sinalizador selecionado como o sinalizador de Clique
Rpido.
OBSERVAO Um sinalizador Clique Rpido pode ser adicionado a vrios contatos
ao mesmo tempo. Pressione e segure a tecla CTRL enquanto seleciona os contatos e
depois clique na coluna Status do Sinalizador prximo a uma das mensagens.
Adicionar um sinalizador com um lembrete

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Se voc deseja ser lembrado para realizar uma ao em item sinalizado, poder
adicionar um lembrete. Por exemplo, adicione um lembrete a uma mensagem para que
voc se lembre de respond-la depois de um certo tempo ou adicione um lembrete a
um contato para lembrar de retornar uma chamada de telefone.
1. Siga um destes procedimentos:
Em uma mensagem aberta, na guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetas,
clique em Acompanhamento .
Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na
guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetasclique em Acompanhamento .
DICA Voc tambm pode adicionar um sinalizador com um lembrete a um item no
modo de exibio de tabela. Na Caixa de Entrada ou em uma lista de contatos,
selecione um item e depois clique em Acompanhamento no grupo Etiquetas.
2. No menu Acompanhamento, clique em Adicionar Lembrete.
3. Na lista Lembrete, clique na seta e depois selecione a data na qual voc deseja
ser lembrado.
4. Em seguida, selecione a hora do dia em que deseja ser lembrado.
DICA Voc tambm pode selecionar outras informaes do item nas caixas Data de
Incio, Data de Concluso e Sinalizar como. Na lista Sinalizar como, selecione outro
texto como Revisar ou Responder a Todos, para reforar para que serve o lembrete.
Esse texto aparecer na Barra de Informaes na mensagem. Tambm ser possvel
digitar seu prprio texto na caixa Sinalizar como.
5. Para alterar o som do lembrete padro, clique no cone de alto-falante e
depois procure por um arquivo de som. Se a caixa de seleo Tocar este
som estiver desmarcada, selecione-a.
Adicionar um sinalizador de destinatrios de mensagens

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Para encorajar as pessoas a responderem a uma mensagem ou solicitar que executem
outras aes, envie uma mensagem sinalizada. Adicione o texto especfico sua
solicitao. Escolha entre as vrias opes de uma lista ou digite seu prprio texto. O
texto padro Acompanhamento.
1. Em uma nova mensagem, na guia Mensagem, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento .
2. No menu Acompanhamento, clique em Sinalizador para Destinatrios.
3. Na lista Sinalizar como, selecione uma ao ou digite seu prprio texto. O que
voc selecionar ou digitar aqui aparecer na Barra de Informaes na
mensagem que o destinatrio receber.
4. Se voc deseja enviar um lembrete com a mensagem, desmarque a
caixa Lembrete.
5. Para enviar um lembrete com a mensagem, na seo Sinalizador de
Destinatrios, selecione uma data e uma hora nas listas. Se no desejar enviar
um lembrete, desmarque a caixa Lembrete.


Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra
Uma regra uma ao que o Outlook executa automaticamente em mensagens de
entrada ou de sada com base nas condies que voc especificar. Voc pode decidir o
que acontece com as mensagens no lidas por exemplo, mensagens de pessoas ou
grupos especficos antes de chegarem Caixa de Entrada.
1. Na guia Pgina Inicial, no menu Aes, clique em Regras.
2. Clique em Criar Regra.
3. Clique em Opes Avanadas para abrir o Assistente de Regras.

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4. Em Etapa 1: selecionar um modelo no Assistente de Regras, selecione as
condies e clique em sinalizada para ao.
5. Clique em Avanar.
6. Siga as instrues do Assistente de Regras.
OBSERVAO Para aplicar essa regra em todas as contas e nas pastas Caixa de
Entrada, marque a caixa de seleo Criar esta regra em todas as contas na ltima
pgina do Assistente de Regras.
Registrando informaes em dirio
O dirio registra automaticamente as aes escolhidas e relacionadas
a contatos especficos e as coloca em um Modo de Exibio da Linha do Tempo. O
dirio pode ser utilizado para controlar itens do Microsoft Outlook como, por
exemplo, mensagens de e-mail ou reunies. Tambm pode controlar outros arquivos
do Microsoft Office; por exemplo, documentos do Word ou pastas de trabalho do
Excel. Pode inclusive manter um registro de qualquer interao que voc queira
lembrar mesmo que algo no esteja localizado no seu computador, como uma
conversa telefnica ou uma carta em papel que voc tenha enviado ou recebido.
DICA Para acessar rapidamente o Dirio, voc pode adicionar o boto do modo de
exibio Dirio ao Painel de Navegao. Na parte inferior do Painel de Navegao,
clique em Configurar Botes , depois em Adicionar ou Remover Botes e, por
ltimo, clique em Dirio.
Registrar itens e arquivos no dirio
1. Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibio Backstage e, em seguida,
clique em Opes.
2. Na guia Anotaes e Dirio, clique em Opes de Dirio.

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3. Na lista Registrar estes itens automaticamente, marque as caixas de seleo
dos itens a serem registrados automaticamente no Dirio.
4. Na lista Para estes contatos, marque as caixas de seleo dos contatos cujos
itens devem ser registrados automaticamente.
5. Na caixa Registrar tambm os arquivos do, marque as caixas de seleo ao
lado dos programas dos quais deseja registrar arquivos automaticamente
no Dirio.
Registrar um item do Outlook manualmente
1. Em qualquer mdulo do Outlook, na guia Pgina Inicial, no grupo Novo,
clique em Novos Itens, aponte para Outro e clique em Entrada de Dirio.
2. Na caixa Assunto, digite uma descrio.
3. Na caixa Tipo de entrada, clique no tipo de entrada de dirio que est sendo
registrada.
4. Selecione as outras opes desejadas.
Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook
1. Localize o arquivo que voc deseja registrar. Voc pode usar o Outlook, o
Windows Explorer ou a rea de trabalho.
2. Arraste os itens para o Dirio .
3. Selecione as opes desejadas para a entrada de dirio.
Registrar a data e a hora em que voc trabalhou com um contato
1. Abra o contato.
2. Na guia Contato, no grupo Comunicar, clique em Mais e clique em Entrada de
Dirio.

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3. A data e a hora atuais aparecero no cabealho do item do Dirio. Para alterar a
data ou a hora, clique na seta anexada a cada caixa e clique na seleo desejada.
4. Para documentar a hora exata de incio e trmino, na guia Entrada de Dirio,
no grupo Timer, clique emTimer Inicial.
O item do Dirio registrar a data e a durao do trabalho com o contato. Clique
em Pausar Timer para interromper o relgio.
5. Clique em Salvar e Fechar na guia Aes para registrar as informaes no
Dirio.






Alterar automaticamente as horas de incio e de trmino de todas
as entradas
1. No Dirio, em Modo de Exibio da Linha do Tempo, na guia Exibir,
grupo Modo de Exibio Atual, clique em Configuraes de Exibio e clique
em Colunas.
2. Na caixa Selecionar campos disponveis em, clique no conjunto de campos
desejado que, em geral, equivale a Campos mais usados ou Todos os campos
de dirio.
3. Na caixa Campos de data/hora disponveis, clique no campo que contm a
hora a ser utilizada como hora de incio do item e clique em Incio.
4. Na caixa Campos de data/hora disponveis, clique no campo que contm a
hora que voc deseja usar para a data de trmino do item e clique em Trmino.

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DICA O modo de exibio da linha do tempo mostra quando cada item e documento
foi criado, salvo, enviado, recebido, aberto e modificado. Quando voc altera os
campos de hora usados para exibir itens na linha do tempo, o local e a durao dos
itens podem ser alterados na linha do tempo.
Alterar manualmente as horas de incio e de trmino de uma entrada de dirio
1. Abra a entrada de dirio.
2. Fornea a nova data de incio e a hora. Para alterar a hora de trmino, altere o
nmero na caixa Durao.
OBSERVAO A alterao das horas associadas a uma entrada de dirio no altera a
hora de incio do item, documento ou contato ao qual faa referncia.


Desativar o Dirio
Para desativar o Dirio, limpe as vrias caixas de seleo na caixa de dilogo Opes de
Dirio. No possvel desativar o Dirio com uma nica opo.
1. Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibio Backstage e, em seguida,
clique em Opes.
2. Na guia Anotaes e Dirio, clique em Opes de Dirio.
3. Na lista Registrar estes itens automaticamente, limpe todas as caixas de
seleo.
4. Na caixa Registrar tambm os arquivos do, limpe todas as caixas de seleo.
OBSERVAO No necessrio desmarcar as caixas de seleo em Para estes
contatos.

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Esvaziar o Dirio
O esvaziamento do Dirio implica a excluso de entradas.
1. No Dirio, na guia Pgina Inicial, no grupo Modo de Exibio Atual, clique
em Lista de Entradas. Um modo de exibio de tabela exibido com todas as
entradas do Dirio.
2. Execute um dos seguintes procedimentos:
Para escolher uma nica entrada Clique na entrada desejada.
Para escolher vrias entradas Mantenha pressionada a tecla CTRL e
clique nas entradas desejadas. Se quiser escolher um grupo de entradas
adjacentes, clique na primeira entrada, mantenha pressionada a tecla
SHIFT e clique na ltima entrada.
Para escolher todas as entradas de uma pasta Clique em qualquer
entrada e pressione CTRL+A.
3. Na guia Pgina Inicial, clique em Excluir ou pressione a tecla DELETE.