REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO

SANTIAGO MARIO
EXTENSIN-MATURN













SISTEMA DE CONTROL DE ARTCULOS DE OFICINA EN LA
DIRECCIN DE ESCUELA DEL ANEXO I DEL INSTITUTO
UNIVERSITARIO POLITCNICO SANTIAGO MARIO,
EXTENSIN MATURN, ESTADO MONAGAS

Trabajo de Nivelacin de ndice






Autor: Wilfredo Marroqun
Tutor: Odalys Plaza












Maturn, Octubre de 2014
2




NDICE



Pp.
CAPTULO I .. 3
Introduccin ............. 3
Planteamiento del Problema ............. 5
Objetivos de la Investigacin .................................................... 6
Objetivo General 6
Objetivos Especficos 6

CAPTULO II ..................................... 7
Desarrollo ..................................... 7
Inventario ... 7
Administracin de Inventario 7
Tipos de Inventario 9
Funciones de los Inventarios.. 10
Almacn . 12
Mtodo ABC para Inventarios ... 13
Resultados 16
CONCLUSIN 24
RECOMENDACIONES ............ 25
REFERENCIAS.............. 26













3




CAPTULO I


Introduccin



Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene
la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o
procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado y
deben aparecer en el grupo de activo circulante. Por otra parte, tener un control de
cualquier cantidad de bienes u objetos que se tenga a disposicin es lo recomendable
en cualquier entidad, compaa o institucin, permitiendo una mejor organizacin,
sobre todo cuando es necesario realizar una mudanza o movilidad de un punto a otro,
evitando as perder material o bien llevando un mejor control de lo que haya sido
transportado.
Para ello es que es necesario desarrollar lo que es conocido como inventario,
una tarea que si bien puede parecer sencilla desde afuera, lo cierto es que tiene
distintas etapas y puede ser muy compleja, dependiendo tambin de cuan elaborado
se lo quiera preparar, o bien del tipo de objeto a inventariar, teniendo distintas formas.
Para poder realizarlo se necesitar principalmente un mtodo y orden para evitar
errores que lleven a catalogar dos veces al mismo objeto, como tambin olvidar de
incluir a otros, siendo necesario realizar un conteo previo del total a inventariar, para
poder realizar posteriormente una verificacin haciendo una sumatoria de los
individuales.
En este sentido, el control del inventario es un campo amplio que puede
dividirse en dos grandes reas: La gestin del inventario, que es casi imposible de
desvincular del software de gestin del inventario en la mayora de las
configuraciones basadas en computadoras. Al gestionarlo, el objetivo es mantener
una alta productividad en todas las operaciones de inventario. Sumado a esto, se
4
encuentra la optimizacin del mismo, en la que los costos deben ser minimizados al
tiempo que se enfrenta una demanda futura incierta. Al optimizarlo, el objetivo es
maximizar el resultado financiero del inventario para la compaa.
A travs del siguiente trabajo de investigacin, se llev a cabo el anlisis del
sistema de inventario utilizado por la Direccin de Escuelas de la Sede I del Instituto
Universitario Politcnico Santiago Mario, extensin Maturn, con el propsito de
ofrecer estrategias que permitan llevar un control adecuado a las necesidades de la
organizacin, que faciliten la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos
administrativos de la misma. Dicha investigacin est conformada por dos (2)
captulos, descritos a continuacin:
Captulo I: donde se incluyen la introduccin, planteamiento del problema,
objetivo general y objetivos especficos.
Captulo II: en el cual se muestra el desarrollo de la investigacin, exponiendo
las bases tericas del mismo, seguido de los resultados, conclusiones y
recomendaciones. Por ltimo, se muestran las referencias y anexos.
















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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA



El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con ellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de
venderlos, en un periodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes. Es uno de los activos ms grandes existentes en una organizacin,
debido a que aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En
el balance general, a menudo es el activo corriente ms grande. En el estado de
resultado, la lista final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as
poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo
determinado.
En toda empresa, se tiene como meta primordial conseguir una excelente
calidad en sus sistemas operativos para poder reducir costos e incrementar la
productividad, as preceder la competitividad en el mercado y prestacin de servicio,
sin embargo la economa venezolana sufre constantes cambios y desbalances en
cuanto a la compra-venta de productos de oficina, los cuales pueden ser tan negativos
que las podra conducir a desaparecer del mercado, es por esto que se basan en
inventarios que representan ejes fundamentales de ordenamiento y registro con el cual
estas organizaciones mantienen un control estable de sus mercanca.
Por lo antes expuesto, se lleva a cabo la presente investigacin, con la finalidad
de analizar el sistema de control de productos de oficina del Anexo I en la Direccin
de Escuelas del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario extensin
Maturn, debido a que ha venido presentando debilidades en cuanto a la entrega de los
mismos, presentando retrasos, lo cual disminuye la produccin del personal. Aunado
a esto, el uso indiscriminado de los materiales trae como consecuencia la falta de
ellos a la hora de necesitarlos. Por otra parte, no existe un registro cnsono con los
materiales entregados y utilizados, lo que no permite la toma de decisiones clara y
6
precisa, sobre los pedidos a efectuar. De all la necesidad de analizar el sistema de
control, para generar estrategias para su mejora.

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Analizar el sistema de control de artculos de oficina en la Direccin de
Escuelas del Anexo I del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario,
extensin Maturn, con el fin de proponer estrategias para el mejoramiento del control
interno.

Objetivos Especficos

1. Describir los materiales de oficina que se utilizan en el Anexo I del IUPSM, a
fin de identificar su nivel de utilizacin.
2. Exponer los requerimientos del mtodo ABC para ser aplicado en el control del
inventario del Anexo I del IUPSM.
3. Proponer estrategias para mejorar el control del inventario de materiales de
oficina del Anexo I del IUPSM, extensin Maturn.















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CAPTULO II


Desarrollo


I nventarios

El inventario puede tomar distintas formas dependiendo de las caractersticas y
naturaleza de la organizacin. En su forma natural el inventario representa el
almacenamiento de bienes y productos. Para ser ms especficos Villegas, A. (2009):
Un inventario es una cantidad almacenada de materiales que se utilizan para facilitar
la produccin o para satisfacer las demandas del consumidor. (p. 8). En pocas
palabras es la existencia de mercanca a una fecha determinada el cual representa la
existencia de mercanca en un almacn.

Objetivos

Proveer distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.
Colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de
costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades
reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo
tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

Administracin de I nventarios

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin
del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la
empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o
prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la
8
empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. Higuerey,
A. (2009): El inventario en muchas empresas es una partida considerablemente
importante, sobre todo en las industrias manufactureras. (p. 3). Tambin depende del
tipo de proceso que se use: produccin continua, rdenes especficas y montajes o
ensambles.

Finalidad de la Administracin de Inventarios

La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de
inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar. La administracin de los recursos de la empresa es
fundamental para su progreso, porque es este el que nos mide en gran parte el nivel de
solvencia y asegura un margen de seguridad razonable para las expectativas de los
directivos y administradores. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta
para conocer lo que implica la administracin de inventario:

Importancia de la Administracin de Inventarios

Para Higuerey, A. (2009), La administracin de inventario, en general, se centra
en cuatro aspectos bsicos:
1. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario. (p. 6)
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden
ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el
cargo proceso de produccin. Este admite hacer frente a la competencia, si la empresa
no satisface la demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la
9
empresa no slo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se
espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada

Tipos de I nventarios

Existe una amplia variedad en la clasificacin de los tipos de inventarios cuya
clasificacin facilita su corporacin a los procesos organizacionales segn Pea, F.
(2010): Existen varios tipos de inventarios y su presencia depender del objetivo de
la organizacin. (p. 27). Los inventarios que se enumeran a continuacin son los ms
relevantes para una empresa industrial (manufacturera) comnmente por su grado de
transformacin se aceptan los siguientes:
Inventario Inicial: Es aquel que se realiza al comienzo de las operaciones.
Representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el
periodo contable.
Inventario Final: Es aquel que se realiza al cierre del ejercicio econmico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin
patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles
de dicho periodo.
Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas
y cada una de las diferentes clases de bienes, mercancas, que se hallen en existencia
en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.
Inventario de Productos en Procesos: Son aquellos productos que en su
composicin no estn totalmente terminados. En ellos se encuentra un porcentaje de
materia prima, mano de obra y gastos de fabricacin, es decir, estos representan
productos semi-terminados.
Inventario de Productos Terminados: Son aquellos conformados por todos los
productos que han pasado satisfactoriamente el proceso productivo, incluyendo el
proceso de control de calidad, encontrndose aptos para su venta posterior.
Inventario de materiales y suministros: son aquellos materiales con los que se
elaboran los productos realizados en una empresa, pero que no pueden ser
10
cuantificados de una manera exacta, en los cuales pueden ser pintura, lija, clavos,
lubricantes.

Funciones de los I nventarios

Como se ha sealado al inicio, el principal objetivo de los inventarios es el de
actuar como reguladores entre los ritmos de entrada y las cadencias de las salidas.
Segn Pea, F. (2010) En cualquier organizacin, los inventarios aaden una
flexibilidad de operacin que de otra manera no existira (p. 30). En fabricacin, los
inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada
parte individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para producir
una sola parte. Entrando un poco ms con detenimiento, se seala los objetivos de los
inventarios:

Reduccin del Riesgo

Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados
que habr en el prximo periodo y por lo tanto:
Para evitar que un repentino aumento de la demanda, produzca un
desabastecimiento que obligue a dejar de satisfacerla, se mantiene un stock de
seguridad de productos terminados.
Del mismo modo, no es posible saber con toda certeza el tiempo que tardarn
los proveedores en servir el pedido. Para evitar una detencin de proceso de
produccin por agotamiento del almacn de materias primas, se mantiene un
stock de seguridad de materias primas.
Este ltimo es necesario, incluso cuando los proveedores son de absoluta
confianza, pues un aumento inesperado de la intensidad de la demanda de
productos terminados, puede provocar una mayor necesidad de produccin.
Esta reduccin del riesgo, para Pea, F. (2010) es lo que muchos autores han
denominado como la funcin de compras que desempean los aprovisionamientos
11
(p. 30), es decir, supone el definir las necesidades de la empresa en cantidad, calidad
y plazo de suministro, y participar en la determinacin de la gama de productos,
relacionando las actividades de aprovisionamiento con las estimaciones de ventas.

Reduccin de Costos

Otro de los objetivos que cumplen los inventarios es de abaratar los costos de
adquisicin y produccin. Pea, F. (2010) manifiesta que Hay ocasiones, en que la
forma ptima de produccin es hacerlo por lotes, es decir, fabricar un gran lote de
unidades durante un periodo corto de tiempo y no volver a fabricar, hasta que est
casi agotado (stock de seguridad) (p. 33). Ello permite utilizar la misma maquinaria
para elaborar distintos productos, lo cual en muchos casos resulta muy barato, al
distribuirse entre todos ellos los costos fijos de las mquinas.

Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda.

Existen ocasiones en la que pueden preverse las variaciones de la oferta y la
demanda. Por ejemplo, los editores de libros se anticipan a la escasez que provoca
una huelga de imprentas, acumulando libros en su inventario, en este caso est ante
una variacin prevista de la oferta. Sobre esto, Pea, F. (2010) describe que Tambin
puede preverse que una amplia campaa de promocin de uno de los productos, va a
elevar la demanda del mismo (mes de enero, en la campaa escolar) (p. 33), en este
caso para anticiparse a la demanda la empresa acumula productos terminados en sus
almacenes. Otro tanto ocurre cuando la materia prima o los productos terminados,
estn sometidos a variaciones estacionales.

Facilitar el transporte y la distribucin del producto

Aunque la demanda de los consumidores finales, sea perfectamente previsible,
generalmente los productos han de ser transportados desde los lugares de fabricacin
12
hasta los de consumo, y el transporte no puede efectuarse de forma continua. Por ello
la produccin se almacena para ser transportada en lotes. Otro tanto sucede en el
proceso de elaboracin de algunos productos, que se van completando en sucesivas
fases realizadas en puntos ms o menos distantes entre s.

Aumentar el nivel de servicio al cliente

Muy relacionado con el punto anterior, y haciendo referencia, a la logstica, otra
de las funciones de los Stocks, que segn Pea, F. (2010) es mejorar el nivel de
servicio al cliente (p. 34), determinado ste como el porcentaje de clientes que
reciben sus pedidos en un plazo de das, en funcin del nmero de das transcurridos
hasta la entrega de los pedidos, tambin puede entenderse como el porcentaje de
referencias suministradas frente al total de referencias pedidas.

Almacn

Es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de
suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de
todo tipo de agentes econmicos. Para Terlevich, J. (2009) El almacn es una unidad
de servicio y soporte en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial
o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos (p. 16). Hoy por hoy lo que antes se
caracterizaba como un espacio dentro de la organizacin que tena el piso de
hormign, es una estructura clave que provee elementos fsicos y funcionales capaces
de incluso generar valor agregado.

Funciones del Almacn

Es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control,
13
abastecimiento de materiales y productos. Terlevich, J. (2009) describe que La
manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios
factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa (p. 18). As
mismo, se toman en cuenta el grado de descentralizacin deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos, las facilidades de
manufactura y de la programacin de la produccin.

Procesos de un Almacn

Recepcin: Consiste en el arribo del medio de trasporte con los productos.
Depsito: Comprende la custodia y proteccin de los productos, materiales e
insumos en condiciones adecuadas.
Preparacin: Son todos aquellos pasos realizados en el almacn, desde que se
solicita el producto, material o insumo hasta que se despacha.
Despacho: Salida de los productos, materiales e insumos del almacn.
(Terlevich, J., 2009, p. 18)

Mtodo ABC para I nventarios

El sistema de control ABC muestra cmo manejar el inventario de acuerdo con
la clasificacin de prioridades, sta puede realizarse de tres diferentes formas; de
acuerdo al costo de unitario, de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al
orden de requerimientos sin tener presente el costo. Segn Mller, M. (2005), Esta
tcnica se utiliza especialmente en gestin de stock, anlisis de productos, anlisis de
ventas, anlisis de clientes, entre otros. Este sistema pretende que el costo y el manejo
del inventario disminuyan (p. 197). Adems puede proporcionar una rotacin de
inventario ms frecuente incremento en las ventas y reduccin de sistemas de trabajo
que disminuirn costos.
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La filosofa del sistema dice: Muchas veces cuesta ms el control que lo que
vale lo controlado. Por esta razn sugiere clasificar segn la importancia y consumo,
as:
A. Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisicin y por el
costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser
material importante dentro del trabajo fundamental. Generalmente un pequeo
nmero de elementos pertenece a este grupo y los pedidos se realizan por
cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes.
B. Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por
el control que se ejerce sobre ellos. Para la realizacin de pedidos debe
calcularse la cantidad ptima de pedido.
C. Artculos que requieren poca inversin por ser de poca importancia en la
elaboracin del producto final, requiriendo revisin sencilla sobre las
existencias, pero que sern suficientes para lo requerido finalmente. Puede
mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar ni
estar por debajo de los que debe mantener de existencia. (Mller, M., 2005, p.
198).
Para la clasificacin de los artculos dentro del anlisis ABC pueden observarse
varios aspectos:
1. Valor anual en dinero de las transacciones para un artculo.
2. Costo unitario.
3. Escasez del material utilizado para la fabricacin de ese artculo.
4. Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el
artculo.
5. Tiempo necesario de obtencin.
6. Requerimientos de almacenamiento para un artculo.
7. Costo de escasez del artculo.
8. Volatilidad del diseo de ingeniera.
El anlisis ABC puede observarse con un solo criterio o con mltiples. En el
primer caso se separan los artculos en tres grupos de acuerdo a su consumo
15
anual: A Elevado, B intermedio y C bajo. Siendo A el 20%, que representa el 65%
del consumo anual, B el 30% que representa el 30% de los artculos y el 25% del
consumo anual y C el 50% que representa el 10% del consumo anual. Sin olvidar
que estos porcentajes no son constantes en todas las empresas. Al respecto, Mller,
M. (2005), expone que:
Con este mtodo pueden identificarse los artculos de mayor impacto en
el costo total de inventarios. Para observar el costo de inventario es
conveniente hacerlo de acuerdo a los artculos del grupo A, determinando
un anlisis cuidadoso de decisiones de cantidades a solicitar, en qu
momento pedirlas y poder as realizar pronsticos. Se tendr mayor
atencin en los artculos de ms importancia pero nmero menor (A) y
menor en los menos significativos, aunque puede llegar a pasarse muchas
cosas por alto. (p. 100)

En el segundo pueden observarse puntos diferentes a tener en cuenta adems de
los costos, algunos de ellos son: disponibilidad, obsolescencia, grado de sustitucin y
urgencia del artculo. Este ltimo es quizs uno de los ms importantes ya que por
ello puede incurrir en el incremento de costos, ya que la premura en la entrega de un
pedido puede llevar a comprar donde se encuentre primero sin importar otros
factores. El procedimiento se debe seguir en estos pasos:
1. Distribucin de consumo en dinero y las categoras asociadas.
2. Establecer categoras de carcter crtico, discriminando estas as I, II, III; esta
clasificacin se hace intuitiva e implcitamente. El I podra ser aquellas que no
tienen sustitutos, los III son de menor importancia y los II son el punto medio
entre unos y otros.
3. Debe tenerse una administracin concreta de lo que se hace, para ello se
requiere: verificar los registros, ya que en muchas ocasiones no coincide el
conteo fsico con lo registrado, por lo que debe realizarse una revisin fsica
con ms frecuencia especialmente para los artculos A. El inventario de
seguridad y la cantidad de pedido se determinan segn el dinero y la urgencia
con que se requiera. (Mller, M., 2005, p. 202).


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RESULTADOS


La Direccin de Escuelas del Anexo I del Instituto Universitario Politcnico
Santiago Mario, extensin Maturn, utiliza constantemente materiales de oficina que
le permiten el desarrollo de los trabajos y el cumplimiento de las funciones propias de
la institucin. Para ello, se hace constantemente solicitud de los siguientes productos:

Cuadro 1
Materiales de Oficina Utilizados

Descripcin Cantidad Perodo de Consumo
Carpetas de lomo ancho 3 Mensual
Carpetas amarillas carta 20 Mensual
Carpetas amarillas oficio 20 Mensual
Toner 1 Trimestral
Bolgrafos 2 Mensual
Borrador de pizarra acrlica 24 Mensual
Botelln de agua 2 Mensual
Caja de Marcadores de pizarra 1 Mensual
Resma de hoja carta 4 Mensual
Resma de hoja oficio 3 Mensual
Sobre manila carta 15 Mensual
Sobre manila oficio 15 Mensual
Caja de Marcadores 1 Mensual
Fuente: Direccin de Escuela IUPSM (2014)

Tomando en cuenta estos datos, se procedi a determinar los niveles de control
de inventario, se llev a cabo el clculo de los stock mnimo, de seguridad y mximo
que debe tener en cuenta la empresa. A continuacin se muestran los clculos
realizados.

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Calculo Stock Mnimo (Sm)

Este nivel mnimo supone el lmite inferior de existencias dentro del cual no se
debe bajar. El stock mnimo tiene una intima relacin con el consumo de un material
en un tiempo determinado (nmero de das), y el tiempo de reposicin que se estima
para la llegada del producto.
Sm = C * T
Donde:
1. Sm: Stock mnimo
2. C: Consumo del producto en das
3. T: Tiempo de reposicin en das
Los tiempos de reposicin deben ser establecidos por cada reparto o unidad. El
clculo del stock mnimo para cada uno de los repuestos crticos se muestra en el
cuadro 2.

Cuadro 2
Stock Mnimo
Fuente: Marroqun, W. (2014)
No. Descripcin
Consumo
(180 das)
Tiempo de
Reposicin
(180 das)
Sm
1 Carpetas de lomo ancho 9 15 135
2 Carpetas amarillas carta 60 15 900
3 Carpetas amarillas oficio 60 15 900
4 Toner 1 15 15
5 Bolgrafos 6 15 90
6 Borrador de pizarra acrlica 72 15 1080
7 Botelln de agua 6 15 90
8 Marcadores de pizarra 3 15 45
9 Resma de hoja carta 12 15 180
10 Resma de hoja oficio 9 15 135
11 Sobre manila carta 45 15 675
12 Sobre manila oficio 45 15 675
13 Marcadores 3 15 45
18
Clculo del Stock de Seguridad

Posteriormente, se procedi a calcular el Stock de Seguridad, que es el stock
mnimo ms un porcentaje de seguridad. Este porcentaje se obtuvo por medio del
personal de planificacin tomando en cuenta la poltica de la Empresa. Normalmente,
es del 10%.
Ss = Sm + %

Cuadro 3
Stock de Seguridad

N Descripcin
Consumo
(180 das)
Tiempo de
Reposicin (180
das)
Sm Ss
1 Carpetas de lomo ancho 9 15 135 149
2 Carpetas amarillas carta 60 15 900 990
3 Carpetas amarillas oficio 60 15 900 990
4 Toner 1 15 15 17
5 Bolgrafos 6 15 90 99
6 Borrador de pizarra acrlica 72 15 1080 1188
7 Botelln de agua 6 15 90 99
8 Marcadores de pizarra 3 15 45 50
9 Resma de hoja carta 12 15 180 198
10 Resma de hoja oficio 9 15 135 149
11 Sobre manila carta 45 15 675 743
12 Sobre manila oficio 45 15 675 743
13 Marcadores 3 15 45 50
Fuente: Marroqun, W. (2014)

Clculo del Stock Mximo

La frmula para calcular el stock mximo del inventario, es la siguiente:

Stock_ Maximo = (Sm * (das + das_demora + das_reserva))
19
Donde: dias_reserva = Posible das de atraso en llegar el pedido

Cuadro 4
Stock Mximo

N
Consumo
(180 das)
Tiempo de
Reposicin
(180 das)
Sm Ss
Das
reserva
Das
demora
Stock
mx
1
Carpetas de
lomo ancho
9 15 135 5 5 2565
2
Carpetas
amarillas carta
60 15 900 5 5 63000
3
Carpetas
amarillas oficio
60 15 900 5 5 63000
4
Toner
1 15 15 5 5 165
5
Bolgrafos
6 15 90 5 5 1440
6
Borrador de
pizarra acrlica
72 15 1080 5 5 88560
7
Botelln de
agua
6 15 90 5 5 1440
8
Marcadores de
pizarra
3 15 45 5 5 585
9
Resma de hoja
carta
12 15 180 5 5 3960
10
Resma de hoja
oficio
9 15 135 5 5 2565
11
Sobre manila
carta
45 15 675 5 5 37125
12
Sobre manila
oficio
45 15 675 5 5 37125
13
Marcadores
3 15 45 5 5 585
Fuente: Marroqun, W. (2014)

Entre las estrategias que se plantean para el control del inventario de la
Direccin de Escuela del IUPSM Extensin Maturn, se encuentran las siguientes:
1. Identificar los riesgos de inventario: El primer paso en la implementacin de
un sistema de control de inventario exige que la institucin educativa
identifique los riesgos potenciales en el manejo del inventario.
2. Determinar las acciones para minimizar los riesgos: El personal de la
Direccin de Escuela deber realizar un recorrido por el almacn a fin de
identificar los riesgos y establecer acciones para reducirlo.
20
3. Calcular el costo y analizar los beneficios: De las ideas planteadas en el
recorrido, se determinarn los costos de su implementacin. As mismo, se
analizar los posibles beneficios recibidos de cada accin y el impacto
financiero de cada beneficio.
4. Ejecutar acciones: Despus de decidir las acciones a implementar, el personal
de la Direccin de Escuela las llevar a cabo, determinando el equipamiento
necesario y los procedimientos a seguir.
5. Evaluar: Despus de tres meses, el personal que labora en la Direccin de
Escuelas debera reunirse y revisar las acciones de control de inventario que se
implementaron. De ser necesario, los procedimientos podran necesitar un
ajuste.

Tomando en cuenta esto, se propone la aplicacin del mtodo ABC para el
control del inventario, el cual est basado en el siguiente plan:
1. Los productos A mantienen caractersticas de poca variabilidad e
incertidumbre, por lo que mantienen errores de pronstico bajos y son
denominados productos funcionales.
2. Los productos B mantienen un alto grado de innovacin y enfrentan alto grado
de incertidumbre, por lo que en promedio mantienen errores de pronstico
altos.
3. Los productos C son completamente errticos, principalmente por el bajo
volumen y la incertidumbre en su frecuencia de desplazamiento.

Para su aplicacin, se llev a cabo la determinacin de los niveles de demanda
anual de cada producto. El valor de consumo anual se calcula con la frmula:

(Demanda anual) x (coste de artculo por unidad)
A travs de esta categorizacin, el gerente de suministro puede identificar
puntos claves de inventario y separarlos del resto de los artculos, especialmente a
aquellos que son numerosos pero no rentables. (Ver cuadro 5)
21

Cuadro 5
Valor de Consumo Anual

N Descripcin
Demanda
Anual
P.U.
Valor del
Consumo Anual
1 Carpetas de lomo ancho 36 75,00 2.700,00
2
Carpetas amarillas carta (100
und) 3
1.300,00 3.900,00
3
Carpetas amarillas oficio (100
und) 3
1.500,00 4.500,00
4 Toner 4 1.190,00 4.760,00
5 Bolgrafos (12 und) 2 160,00 3.840,00
6 Borrador de pizarra acrlica 20 165,00 3.300,00
7 Botelln de agua 24 100,00 2.400,00
8 Marcadores de pizarra 12 210,00 2.520,00
9 Resma de hoja carta 48 400,00 19.200,00
10 Resma de hoja oficio 36 410,00 14.760,00
11 Sobre manila carta (50 und) 4 1.140,00 4.560,00
12 Sobre manila oficio (50 und) 4 1.350,00 5.400,00
13 Marcadores 12 195,00 2.340,00
Fuente: Marroqun, W. (2014)

Posteriormente se determin el porcentaje de asignacin a cada demanda de
cada producto, con el fin de establecer los productos para cada clase. (Ver cuadro 6)

Cuadro 6
Clasificacin de Productos

Producto
Demanda
Anual
Porcentaje %Acumulado
Resma de hoja carta
19.200,00 25,88 25,88
Resma de hoja oficio
14.760,00 19,90 45,78
Sobre manila oficio (50 und)
5.400,00 7,28 53,06
Toner
4.760,00 6,42 59,48
Sobre manila carta (50 und)
4.560,00 6,15 65,62
Carpetas amarillas oficio (100 und)
4.500,00 6,07 71,69
22
Cuadro 6 (Cont.)

Producto
Demanda
Anual
Porcentaje %Acumulado
Carpetas amarillas carta (100 und)
3.900,00 5,26 76,95
Bolgrafos (12 und)
3.840,00 5,18 82,12
Borrador de pizarra acrlica
3.300,00 4,45 86,57
Carpetas de lomo ancho
2.700,00 3,64 90,21
Marcadores de pizarra
2.520,00 3,40 93,61
Botelln de agua
2.400,00 3,24 96,85
Marcadores
2.340,00 3,15 100,00
Totales:
74.180,00 100,00
Fuente: Marroqun, W. (2014)

Tomando en cuenta los resultados mostrados en el cuadro 6 (p. 21). La
clasificacin de los productos es la siguiente:

Productos Clase A (15% del producto / 80% del valor)

Resma de hoja carta
Resma de hoja oficio
Sobre manila oficio
Toner
Sobre manila carta
Carpetas amarillas oficio
Carpetas amarillas carta

Productos Clase B (25% del producto / 15% del valor)

Bolgrafos
Borrados de pizarra acrlica
Carpeta de lomo ancho
23
Marcadores de pizarra

Productos Clase C (10% del producto / 5% del valor)

Botelln de agua
Marcadores



































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CONCLUSIONES


1. El control de inventario es el proceso de adoptar procedimientos para limitar el
costo total del mismo. Los procedimientos de control concluyen pedidos de
balances contra fondos que estn disponibles para elementos o productos en el
inventario, salidas de despensa de la mercadera que ya no es necesaria y
mantener un nivel de almacenamiento adecuado para cumplir con los pedidos.
El control es una operacin principal de una compaa u organizacin logstica
que maneja la recepcin almacenamiento y distribucin de elementos.
2. El Mtodo ABC para la gestin del inventario consiste en efectuar un anlisis
de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de
lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y
monto merecen una vigilancia y atencin permanente.
3. Segn los clculos determinados a travs de la aplicacin del mtodo ABC para
gestin de inventarios, se concluye que los productos que ms consume y que
deben tenerse siempre en la Direccin de Escuela del IUPSM son las resmas de
papel, sobres manilas tamao carta y oficio, el toner para las impresoras y
carpetas amarillas, debido a que son los que tiene mayor salida y peso en los
costos del inventario












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RECOMENDACIONES



1. Implementar el uso de herramientas tecnolgicas para el control del inventario
dentro del instituto educativo.
2. Uno de los mayores beneficios proveniente del mtodo ABC, es la mejora en
los niveles de servicio al cliente y el cumplimiento de pedidos. Por lo tanto se
recomienda su aplicacin, ya que permite abastecerse de la mezcla correcta
de inventario.
3. El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos
los modelos, entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y
dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores
de Inventario, localizndose inmediatamente las diferencias detectadas.
4. Debe existir un control eficaz de los productos de oficina en uso y stos
verificarse sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o
sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizndose
correctamente y aplicndose la responsabilidad material.














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REFERENCIAS


Guajardo, G. (1995). Contabilidad Financiera. Mxico, 2da. Ed. Editorial McGraw-
Hill.
Higuerey A. (2009). Administracin de Inventarios. Caracas Venezuela.
Holmes, A. (1990). Principios y Procedimientos Contables. Espaa, Editorial
Hispanoamericana.
Mller, M. (2005). Fundamentos de administracin de inventarios. Editorial Norma
Pea, F. (2010). Sistema de inventario PEPS para productos perecederos en la UPS
Mamporal de la Corporacin Venezolana Agraria (CVA) LEANDER. Trabajo
de grado para optar al ttulo de ingeniero presentado en la Universidad
Nacional Abierta. Extensin Barquisimeto- Lara.
Terlevich J. (2009). Gestin de Almacenes (Documento en lnea)[Tomado de http://
http://industrial.frba.utn.edu.ar/MATERIAS/proyecto_final/archivos/almacenes
_terlevich.pdf]