Actividad # 3

Gestin documental en el entorno laboral

Victor Mutis.
3.1. Actividades de Reflexin inicial
Descripcin:
Las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas cumplen funciones especiales
para el manejo de documentos como: la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento,
conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta.
Despus de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.
Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted
reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y privadas.
Reflexin:
Me pareci muy completa la informacin del video del ACUEDO 060 por que nos da un claro
ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes estaciones como son la
recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las solicitudes
enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he familiarizado un poco ms la
gestin documental en su ejecucin.
3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el
aprendizaje
Descripcin:
La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos de la temtica del cuarto
contenido de estudio son indispensables para una adecuada comprensin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y privadas.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce an en la temtica, realizando la
lectura detallada de los siguientes documentos:



Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de
las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, es necesario establecer pautas
que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administracin Pblica.
Que la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin, entre ellas la de
fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994,
adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la
funcin archivstica del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nacin.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificacin.
Que el Gobierno Nacional ha diseado la Agenda de Conectividad, como una poltica de Estado,
que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin en Colombia y con ello aumentar la
competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones pblicas y socializar el acceso a
la informacin, dndole carcter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000. Que el
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las entidades, se logran entre
otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la informacin y en consecuencia se hace necesario
normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestin documental.
Reflexin:
El acuerdo 060 / 2001 seala las funciones del Archivo General de la Nacin, entre ellas la de fijar
polticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer archivstico.
Tambin este acuerdo nos ensea los diferentes conceptos de la actividad archivstica.








Procedimiento para la gestin de la correspondencia:
El documento del procedimiento para la gestin de la correspondencia en muy completo y muy
importante ya que nos muestra claramente pas a paso todos los procedimientos como lo son:
el orden documental.
foliacin documental
entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.
almacenamiento y ubicacin de la documentacin
ubicacin de cajas en estantera fija
la sealizacin de la estantera.
pasos para la organizacin de archivos
archivador de estantera fija.
archivadores verticales de gavetas
entrega de documentos a los archivos de gestin
entrega y recibo de documentos por novedades de personal
actualizacin de las tablas de retencin documental
transferencias documentales
disposicin final de documentos
conservacin total
SERVICIOS EN ARCHIVOS DE GESTIN
SERVICIO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS
SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
SERVICIO DE CONSULTA EN BASE DE DATOS
SERVICIO DE REPROGRAFA
ORGANIZACIN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS








3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)
Adems de conocer acerca del proceso de recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento,
conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es
indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.
Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualizacin y la
informacin descrita al inicio de esta actividad, usted debe identificar y analizar diferentes procesos
de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una
oficina en donde se evidencie la clasificacin de las comunicaciones oficiales recibidas y
despachadas.
La empresa que escog en este caso fue mi lugar de trabajo, es una empresa de arquitectura que da
cobertura a una aseguradora de hogares e inmueble en crdito hipotecario o que pertenecen a algn
banco.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la
cualtenga acceso o conozca.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es
momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?
Recepcin: La informacin antes de convertirse en documento se recepciona va telefnica, en
donde nos suministran una serie de datos como lo son: numero de autorizacin, nombre del
asegurado, direccin del inmueble, situacin en el inmueble, fecha y hora del compromiso. El
documento se entrega a un tcnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el
asegurado asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la
informacin del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya quedo solucionado
el caso, el informe tambin se enva va correo electrnico.
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
En mi empresa la informacin es de forma externa por que la informacin la genera un tercero.






- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada mencione
cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
El tipo de comunicacin en mi empresa es comunicaciones internas.
Son todas aquellas comunicaciones de carcter oficial de las entidades pblicas o privadas, donde
se manejan controles y procedimientos establecidos.
Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:
Una vez conformado el documento se asigna al tcnico para que realice el procedimiento, luego de
que el tcnico all realizado el procedimiento nos devuelve el documento. Al finalizar todo
elprocedimiento se enva la copia de informe completo a la central de seguro y se archiva para la
disposicin en la empresa.
- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta actividad.


ACTIVIDAD # 3


COMUNICACIONES OFICIALES COMO ELEMENTO ESENCIAL PARA LA ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL


Procedimiento para la gestin de la correspondencia

Acuerdo 060
El acuerdo 060 / 2001 seala
las funciones del Archivo General
de la Nacin, entre ellas la de fijar
polticas y establecer los
reglamentos
necesarios como norma reguladora
del quehacer archivstico.


Son todas aquellas comunicaciones internas y externas que son producidas o recibidas, a
travs de medios magnticos o fsicos, que se generan en pro del desarrollo de las
actividades administrativas de determinada organizacin:
Las clases de comunicacin oficiales son:
Comunicaciones Internas
Comunicaciones oficiales recibidas
Comunicaciones oficiales enviadas
Comunicaciones Externas



El documento del procedimiento para la gestin de
la correspondencia en muy completo y muy
importante ya que nos muestra claramente pas
a paso todos los procedimientos como lo son:
el orden documental.
foliacin documental
entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.
almacenamiento y ubicacin de la documentacin
ubicacin de cajas en estantera fija
la sealizacin de la estantera.
pasos para la organizacin de archivos
archivador de estantera fija.