Auditoria Interna. Jose Ignacio Gonzlez Gmez .

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Los sistemas de codificacin de artculos.
INTRODUCCIN.......................................................................................................... 1
FILOSOFA BSICA DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIN. ........................ 1
ASPECTOS GENERALES DEL EAN. ........................................................................ 2
CODIFICACIN Y SIMBOLOGA DEL EAN. ........................................................ 3
CDIGOS DE PAISES EMISORES DEL CDIGO. ................................................ 9
Introduccin
Sea cual sea el tipo de inventario empleado no cabe discusin sobra la utilidad para la
realizacin del control de emplear un sistema de codificacin que permite llevar de
forma fcil y poco costosa un sistema de inventarios permanentes en tiempo real con
una inversin mnima.
Un sistema de codificacin es un conjunto de normas que, en nuestro caso, identifican a
los productos o servicios. Sin duda alguna el sistema de codificacin por excelencia
para la identificacin de artculos en ge neral es el cdigo de barras. Aunque para uso
interno la empres puede establecer el sistema de codificacin que considere ms
adecuado, la verdadera utilidad de un sistema de este tipo es que sea reconocido de
forma generalizada de tal modo que el producto se identifique de forma inequvoca en
cualquier lugar o situacin.
En general, el uso de la codificacin es til tanto para el fabricante como para el
comerciante y el consumidor. Al fabricante le sirve de ayuda para el control de sus
inventarios, de los pedidos y la distribucin de sus productos; adems le permite
identificar sus productos de manera nica en cualquier parte del mundo y agiliza los
pedidos y entregas a la vez que mejora la comunicacin con sus proveedores y clientes.
Para quien comercializa el producto tambin supone grandes ventajas ya que le permite
mantener un control en tiempo real de su stock y as poder emitir pedidos de forma
automtica, asmismo aumenta la productividad de los cajeros y facilita la llevanza de la
contabilidad.
Por su parte, el consumidor tambin se ve beneficiado ya que se reduce el riesgo de
error que resulta del tecleo manual de los precios, recibe un comprobante de compra
ms detallado y ahorra tiempo de esperas.
Lgicamente para que todo esto sea posible, el cdigo debe ser nico para cada
producto y el sistema de codificacin empleado debe estar normalizado o estandarizado.
Filosofa bsica de los sistemas de codificacin.
Un sistema de codificacin comprende un cdigo que se calcula en base a una serie de
normas prestablecidas y una simbologa que permite representar ese cdigo para su
lectura electrnica. La forma ms comn de representar el cdigo es haciendo uso de los
llamados cdigos de barra que consisten en la sucesin de barras oscuras sobre un fondo
claro que permiten el uso de lectores pticos. El primer intento de codificacin a travs
de cdigos de barras se realiz en 1973 en Estados Unidos donde se aprob el Universal
Product Code (UPC), estndar todava vigente en este pas y Canad, creado por UCC
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(Uniform Code Council). Mientras tanto en Europa diversos paises y organismos de
numeracin trabajaban conjuntamente para obtener un sistema de codificacin
comercial: EAN (European Article Numbering). El objetivo perseguido con la creacin
de EAN era proveer a los fabricantes y comerciantes de un sistema simple que
identificara y simbolizara de forma inequivoca los productos. Este sistema se inici, por
tanto, en Europa y rpidamente fue aceptado por Japn (el sistema de cdigos japones
se denomina JAN (Japanese Article Numbering) y es equivalente al EAN) y el resto de
pases, siendo utilizado en la actualidad por ms de 800.000 empresas de los cinco
continentes. Aunque EAN y UCC son organizaciones independientes colaboran a nivel
tcnico y los cdigos de ambas son compatibles.
Debido a su internacionalizacin esta organizacin consta de un rgano principal EAN
Internacional que coordina las asociaciones y agencias existentes en los paises de todo
el mundo que son las encargadas de proporcionar el cdigo a las empresas solicitantes.
En Espaa, existe la AECOC (Asociacin Espaola de Codificacin Comercial) que es
la encargada de asignar a cada empresa que lo solicite su cdigo para que sta pueda
emplear cdigos de barras en sus productos.
Aspectos generales del EAN.
Se puede considerar que el cdigo EAN-13 es el estndar actual, aunque existen otros
tipos de codificacin y simbologa (modos de impresin de las barras) como EAN 8,
EAN 128, DUN 14, CODE 39, CODE 39 Ext., e ITF (Interleave 2-5). Los cdigos EAN
13 y EAN 8 son para uso comercial y se emplean a nivel mundial salvo en EE.UU. y
Canad. La codificacin EAN 8 se emplea en casos especiales en los que debido al
reducido tamao del producto no es posible emplear una codificacin de 13 dgitos. Los
cdigos CODE 39 son alfanumricos para uso industrial y no necesitan de ningn
conve nio. Por ltimo ITF est indicado para la impresin de cdigos de barras en
materiales que admiten poca resolucin como cartones, etc..
En general, los cdigos EAN 13 estn orientados principalmente para aquellos casos en
que el artculo codificado tenga como destino su venta al detalle ya que estos disponen
terminales que slo son capaces de leer este tipo de cdigos. Cuando el destino es un
mayorista o un almacen se puede utilizar tambin este tipo de cdigo pero pueden ser
ms convenientes el DUN 14 o el EAN 128. La principal ventaja del DUN 14 respecto
al EAN 13 es que permite codificar hasta 8 veces ms artculos que ste que permite
hasta 100.000. Por otro lado, el sistema EAN 128 es ms completo ya que permite
incorporar otros datos como nmero de lote, fecha de caducidad, etc..
Centrndonos en el comercio minorista, como sabemos, nos encontramos con dos
sistemas de numeracin internacionales: el UPC (Universal Product Code) americano y
el verdaderamente internacional EAN (European Article Number).
El cdigo EAN fue elaborado a partir del UPC por lo que es compatible con este ltimo,
de este modo, una mquina capaz de leer cdigos EAN tambin lee cdigos UPC,
aunque no a la inversa.
Adems de estos dos sistemas de codificacin se emplea para libros y revistas los
cdigos ISBN (International Standard Book Numbers) e ISSN (International Standard
Serial Numbers).
A continuacin veremos la codificacin y simbologa de cada uno de estos cdigos.
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Codificacin y simbologa del EAN.
El EAN 13 consiste en un cdigo de 13 dgitos numricos donde viene especificado el
pais de procedencia, la empresa, el producto y un dgito de control. La estructura
depende del tipo de producto codificado y del nmero de unidades que desee registrar la
empresa. Para el caso de productos con contenido fijo se emplea la siguienteestructura:
los tres primeros dgitos corresponden al pas (en algunos pases, como Espaa (84), son
slo los dos primeros), los 6, 5 o 4 siguientes hacen referencia al cdigo de la empresa,
los 4, 5 o 6 siguientes al cdigo del producto y por ltimo se encuentra el dgito de
control que se calcula en base a un algoritmo establecido.
Lgicamente los cdigos del pas y fabricante se proporcionan por los organismos
competentes, mientras que el cdigo del producto lo elige libremente el fabricante
cuidando de no repetir un mismo cdigo para dos productos diferentes. Adems hay que
tener en cuenta que el cdigo del pais no hace referencia al pas de origen del producto
sino al pas donde fue solicitada la codificacin EAN por parte de la empresa.
El dgito de control o verificacin es importante en la codificacin EAN porque permite
la eliminacin de los errores de lectura del cdigo. Su clculo es muy sencillo:
comenzando por la derecha se multiplican los dgitos del cdigo por 1 si su posicin es
par y por tres si es impar; despues se suman los valores de los productos obtenidos y por
ltimo se resta a la decena superior esta suma siendo el resultado el dgito de control,
otra posibilidad es restarle a 10 el modulo sobre 10 de esta suma.
Ejemplo:
Cdigo EAN: 8 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
Primer paso: 8 12 1 6 3 12 5 18 7 24 9 3
Segundo paso: 8+12+1+6+3+12+5+18+7+24+9+3=108
Tercer paso: 110-108=10-(108 MOD 10) = 2.
Tambin existe el cdigo EAN-8 cuya estructura es similar, de nuevo los tres (dos)
primeros dgitos hacen referencia al pas y el ltimo dgito es de control y se calcula de
los 7 precedentes siguiendo el mismo algoritmo que en el caso anterior. Sin embargo, en
esta ocasin los 4 o 5 dgitos intermedios hacen referencia conjuntamente a la empresa y
al producto. Como ya se ha comentado, este tipo de codificacin se emplea cuando el
producto sea de dimensin reducida y el cdigo EAN-13 no puede utilizarse.
En ocasiones los productos a codificar son de contenido variable en peso, longitud,
nmero de unidades, etc., como por ejemplo fruta, carne, tela, verdura, .... En este caso,
la codificacin empleada siguiendo el sistema EAN-13 es diferente y queda estructurada
como sigue: los dos primeros dgitos definen si la informacin del cdigo se refiere al
peso o al precio y determina quin ha asignado el cdigo al producto; de este modo se
tienen los siguientes pares de nmeros:
Peso Precio
Comerciante 24 25, 26
Fabricante 29 27
Los siguientes tres dgitos identifican a la empresa y son asignados por el organismo
competente, los dos siguientes son el cdigo de identificacin del producto y lo asigna
el fabricante de cada producto, los cinco siguientes representan el precio o peso del
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producto (los decimales son a partir del segundo o tercer dgito) y por ltimo viene el
dgito de control.
Entonces el procedimiento para la codificacin de un producto, en el caso de emplear
cdigos EAN, es como sigue: la primera vez la empresa deber dirigirse a una oficina
de EAN internacional en el pas que desee y solicitar un cdigo de identificacin para la
misma. Generalmente este procedimiento corresponde realizarlos a los fabricantes de
los productos y las empresas distribuidoras del mismo deben respetar los cdigos de
origen. Una vez que la empresa dispone de su cdigo puede codificar los productos y
calcular el dgito de control para completar el cdigo en base a lo explicado
anteriormente.
Adems de esta codificacin se permite aadir al cdigo EAN 13 en simbologa anexa 2
o 5 dgitos que no debe usarse para identificar diferencias en el producto.
Esta codificacin hay que representarla simblicamente para que los lectores pticos
puedan leerla. La estructura fsica del cdigo EAN 13 es como sigue: el primer dgito
del cdigo no se codifica y el resto est limitado por dos guardas una al comienzo
(izquierda) y otra al final (derecha) que se codifican como 101 (los 1 representan barras
y los 0 espacios), adems el cdigo est dividido en dos (6+6) por una guarda central
que se codifica como 01010. La codificacin se realiza segn la paridad (par o impar,
indican el nmero de mdulos que ocupan las barras), de modo que los dgitos
colocados a la izquierda se representan de una manera y los colocados a la derecha de la
guarda central de otra. Cada dgito est representa do por 7 mdulos (ancho nominal
033 mm, mnimo 023mm.) que comprenden 2 barras y 2 espacios de 1, 2, 3 o 4
mdulos de ancho, comenzando los dgitos codificados con la paridad impar (izquierda)
siempre por un espacio y los de paridad par (derecha) siempre por una barra. Adems
los dgitos de la izquierda cambian su codificacin dependiento de cual sea el primer
dgito del cdigo (representativo del pas).
De este modo, dependiendo del primer dgito la codificacin de los seis siguientes se
realizar siguie ndo el tipo A o B, tal y como indica la siguiente tabla:
1 2 3 4 5 6 7
0 A A A A A A
1 A A B A B B
2 A A B B A B
3 A A B B B A
4 A B A A B B
5 A B B A A B
6 A B B B A A
7 A B A B A B
8 A B A B B A
9 A B B A B A



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De tal modo que la representacin final de cada dgito es como sigue:
Dgito Paridad Impar A Paridad Impar B Paridad Par
0 0001101 0100111 1110010
1 0011001 0110011 1100110
2 0010011 0011011 1101100
3 0111101 0100001 1000010
4 0100011 0011101 1011100
5 0110001 0111001 1001110
6 0101111 0000101 1010000
7 0111011 0010001 1000100
8 0110111 0001001 1001000
9 0001011 0010111 1110100


La representacin de los dgitos complementarios sigue un sistema similar aunque no
igual.
Para la representacin del EAN 8 se sigue un procedimiento similar, aunque la
codificacin de los dgitos de la izquierda se realiza siempre empleando el Tipo A. De
este modo: guarda izquierda (101), cuatro primeros dgitos del cdigo representados con
paridad impar tipo A, guarda central (01010), cuatro ltimos dgitos del cdigo
representados con paridad par y guarda derecha (101).

El cdigo UPC tiene tres versiones: A, D y E, la versin D es de longitud variable y no
se emplea con fines comerciales. La versin A es la normal y est formada por 12
dgitos y la versin E es una versin reducida de seis dgitos empleada para pequeos
envases como el EAN 8. Ambas versiones A y E pueden incluir codificacin
complementaria de 2 o 5 dgitos (principalmente empleados en peridicos, revistas,
etc.).
El cdigo UPC A contiene 12 dgitos, el primero es el nmero de sistema, estando
asignados 7 de los diez posibles, por ejemplo el 0, 6 y 7 representan productos y
servicios, el 2 productos de peso variable y el 3 productos farmaceuticos, los diez
dgitos siguientes son los datos y representan el cdigo de la empresa y del producto,
por ltimo tenemos el dgito de control o verificacin que se clcula igual que para el
EAN.
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Para su representacin se sigue un mtodo similar al EAN. Los 12 dgitos estn
limitados por guardas (101) y se dividen en 2 partes (6+6) por la guarda central (01010).
El primer y ltimo dgito aparecen escritos en los mrgenes izquierdo y derecho,
respectivamente del cdigo de barras pero su representacin se encuentra dentro de las
guardas laterales. Igual que en el caso del EAN, los 6 primeros dgitos se codifican con
paridad impar y los seis ltimos situados a la derecha de la guarda central con paridad
par.
La codificacin de cada nmero segn el lugar que ocupe es:
Dgito Paridad Impar Paridad Par
0 0001101 1110010
1 0011001 1100110
2 0010011 1101100
3 0111101 1000010
4 0100011 1011100
5 0110001 1001110
6 0101111 1010000
7 0111011 1000100
8 0110111 1001000
9 0001011 1110100

que corresponde con el sistema EAN, empleando para la paridad impar el tipo A.

El sistema UPC E permite que los ceros se omitan de los datos del cdigo permitiendo
una representacin ms reducida. Para convertir un nmero codificado UPC A a UPC E
el primero debe tener al menos cuatro ceros. La estructura fsica del cdigo comienza
con una guarda lateral (101) seguida de la codificacin de los seis dgitos que componen
el cdigo ms una guarda lateral derecha (010101) que finaliza la representacin. Para
determinar el modo en que se simbolizan los 6 dgitos de datos debe calcularse primero
el dgito de control que ser el que establezca en qu forma (con qu paridad) se debe
simbolizar cada dgito del cdigo.
De este modo la representacin se har siguiendo la codificacin establecida para el
UPC A pero teniendo en cuenta que se pueden seguir dos sistemas, cada uno de los
cuales determina la paridad que debe presentar cada dgito en funcin del dgito de
control del UPC A. Adems se incorpora un 0 o un 1 dependiendo del sistema utilizado
al principio de la representacin aunque no se codifica.



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Sistema 0 Sistema 1
D. Control 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
0 P P P I I I I I I P P P
1 P P I P I I I I P I P P
2 P P I I P I I I P P I P
3 P P I I I P I I P P P I
4 P I P P I I I P I I P P
5 P I I P P I I P P I I P
6 P I I I P P I P P P I I
7 P I P I P I I P I P I P
8 P I P I I P I P I P P I
9 P I I P I P I P P I P I


La determinacin de los caracteres del cdigo UPC E se hace como sigue:
Si los dgitos representativos del fabricante acaban en 000, 100, o 200, los
dgitos de los productos vlidos son 00000 a 00999. Los caracteres del cdigo
UPC E sern los dos primeros dgitos del nmero del fabricante, los tres
ltimos del producto y el tercer dgito del nmero del fabricante.
Si los dgitos representativos del fabricante acaban en 300, 400, 500, 600, 700,
800 o 900, nmeros de producto vlidos son de 00000 a 00099. Los caracteres
del cdigo UPC E sern los tres primeros dgitos del cdigo del fabricante, los
dos ltimos del cdigo del producto y el 3.
Si los dgitos representativos del fabricante acaban en 10, 20, 30, 40, 50, 60,
70, 80 o 90, nmeros de producto vlidos son de 00000 a 00009. Los caracteres
del cdigo UPC E sern los cuatro primeros dgitos del cdigo del fabricante,
el ltimo del cdigo del producto y el 4.
Por ltimo si el cdigo del fabricante no acaba en cero, los nmeros vlidos
para los productos son 00005 a 00009. Los caracteres del cdigo UPC sern los
cinco carcteres del fabricante y el ltimo carcter del cdigo del producto.
La representacin en barras de los dgitos suplementarios sigue una codificacin
diferente. Cuando se trata de dos dgitos se comienza con una guarda lateral izquierda
(1011) seguida de la representacin del primer dgito segn se muestra en la tabla
siguiente despues se incorpora un delimitador (01) y por ltimo se representa el ltimo
dgito segn se indica en la tabla.
La paridad empleada para codificar cada dgito ser par o impar segn se indica a
continuacin:
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Paridad Impar-Impar Paridad Impar - Par Paridad Par - Impar Paridad Par Par
00 01 02 03
04 05 06 07
08 09 10 11
12 13 14 15
16 17 18 19
20 21 22 23
24 25 26 27
28 29 30 31
32 33 34 35
36 37 38 39
40 41 42 43
44 45 46 47
48 49 50 51
52 53 54 55
56 57 58 59
60 61 62 63
64 65 66 67
68 69 70 71
72 73 74 75
76 77 78 79
80 81 82 83
84 85 86 87
88 89 90 91
92 93 94 95
96 97 98 99

Para el caso de que se empleen 5 dgitos adicionales el mtodo es diferente. Para
determinar que formato de paridad se va a emplear se debe calcular primero un nmero
que ocupa la posicin de las unidades del resultado de sumar las cantidades resultantes
de multiplicar por 3 la suma de todos los dgitos que ocupan posicin impar
(comenzando por la derecha) y multiplicar por 9 la suma de todos los dgitos que
ocupan posicin par. Siendo la paridad a utilizar:
Nmero Paridades (Izda. a Dcha.)
0 P P I I I
1 P I P I I
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2 P I I P I
3 P I I I P
4 I P P I I
5 I I P P I
6 I I I P P
7 I P I P I
8 I P I I P
9 I I P I P

Teniendo en cuenta lo anterior la representacin empezar con una guarda lateral (1011)
seguida de cada uno de los caracteres codificados segn lo anterior separados por un
delimitador (01).
Por ltimo, los sistemas de codificacin ISBN (libros), ISSN (publicaciones peridicas)
e ISMN (msica) son similares, colocndose el nmero ISBN correspondiente sobre el
cdigo de barras y representando ste segn el sistema EAN 13 permitiendo tambin
dgitos adicionales o suplementarios para indicar precio, ediciones, etc.


Cdigos de Paises emisores del cdigo.
Cdigo Pais Cdigo Pas Cdigo Pas
00,01,03,05,06-13 USA y Canad 30 -37 Francia 93 Australia
400-440 Alemania 45, 49 Japn 46 Federacion rusa
471 Taiwan 489 Hong Kong 50 UK
520 Grecia 539 Irlanda 54 Belgica y Luxemburgo
560 Portugal 569 Islandia 57 Dinamarca
590 Polonia 594 Rumania 599 Hungria
600-601 Sudafrica 611 Marruecos 64 Finlandia
690-692 China 70 Noruega 729 Israel
73 Suecia 740-745 Guatemala,Salvador,
Honduras,Nicaragua,
Costa Rica y Panam
750 Mexico
759 Venezuela 76 Suiza 779 Argentina
780 Chile 789 Brasil 80 -83 Italia
84 Espaa 850 Cuba 87 Holanda
880 Corea del Sur 90 -91 Austria 94 Nueva Zelanda
977 ISSN 978 ISBN 979 ISMN