Estrategia Cero Papel

Directiva Presidencial 04 de 2012

2013-2014
1. Presentacin
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2. Generalidades
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3. Diagnstico
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4. Plan de Accin
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5. Seguimiento
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NDICE
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
Poltica ambiental
El Comit de Gerencia y todo el equipo de colaboradores de la EVB SAS en su reunin de Planeacin
Estratgica celebrada los das 8 y 9 de marzo de 2013, aprob la siguiente poltica ambiental:












La EVB SAS asume de esta manera el compromiso de promover una cultura de empresa que integre
criterios ambientales en sus operaciones y servicios, asumiendo que el respeto y la conservacin de los
recursos es la base para desarrollar las actividades humanas de una manera sostenible.

LA EVB SAS se asegurar que esta poltica haga parte de la cotidianidad laboral de su equipo de trabajo,
identificando de manera peridica los impactos ambientales generados por sus actividades, aplicando los
cambios de procesos necesarios e incorporando las mejores prcticas en esta materia con la finalidad de
reducir el impacto.
La EVB SAS garantizar a travs de todas sus actuaciones un comportamiento
ambientalmente responsable, cumpliendo con los requisitos legales y
normativos que le sean aplicables, promoviendo desarrollos urbanos
sostenibles, sensibilizando a sus servidores en temas ambientales y
optimizando el uso de los recursos.
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La Empresa Nacional de Renovacin y Desarrollo
Urbano, Virgilio Barco Vargas EVB SAS, fue
creada por decisin presidencial en aplicacin
de las facultades extraordinarias otorgadas por
el artculo 18 de la Ley 1444 de 2011, con el
objetivo de identificar, promover, gestionar y
ejecutar proyectos de renovacin, conservacin
o desarrollo urbano en Bogot D.C. o en otras
ciudades del pas.

La Empresa inici sus operaciones de manera
formal con la aprobacin del presupuesto en
febrero 2012 y el nombramiento, por parte de la
Junta Directiva, del Gerente Actual en ese
mismo mes.

De manera gradual durante la vigencia 2012,
inici la implementacin del Sistema Integrado
de Gestin SIGEVB adoptando en ste el
Sistema Ambiental, conscientes de que
conforme con su misin, debe procurar tanto el
uso armnico y sostenible de los espacios
urbanos y arquitectnicos que conforman las







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sedes de gobierno del pas, como el uso y
manejo responsable de los recursos que emplea
en el marco de sus procesos.

Igualmente ha trabajado en la alineacin de este
Sistema con el Modelo de Planeacin y Gestin,
con nfasis en el componente de Eficiencia
Administrativa que incluye entre sus tareas
primordiales, la ESTRATEGIA CERO PAPEL,
referente a la sustitucin de los flujos
documentales en papel por soportes y medios
electrnicos, sustentados en la utilizacin de
Tecnologas de la informacin y las
Telecomunicaciones con el fin de i) incrementar
la eficiencia administrativa; ii) reducir el
consumo de papel, y iii) sincronizar las acciones
administrativas con las polticas de Gobierno en
Lnea.



PRESENTACIN
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
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Teniendo en cuenta los antecedentes referidos,
presentamos a continuacin el diseo de la
estrategia que puntualmente la EVB SAS
adoptar para promover entre los diferentes
actores de la Empresa un sentido de
responsabilidad con el ambiente y con el
desarrollo sostenible del pas, promover entre
todo el equipo de colaboradores un compromiso
con las polticas de eficiencia administrativa y
cero papel en la administracin pblica, y
finalmente contribuir a la construccin de los
indicadores que nos permitan medir el impacto
de las medidas adoptadas en la reduccin de
consumo de papel y la sustitucin de
procedimientos y trmites basados en papel por
trmites y procedimientos electrnico.
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
Implementar los mecanismos de notificacin
electrnica al servicio de los Usuarios que as
lo consientan.

Promover acciones que permitan la
participacin de servidores pblicos y los
contratistas en la mejora de la eficiencia, la
innovacin y el buen gobierno.

Cumplir con los lineamientos establecidos por
la estrategia Gobierno en Lnea que lidera el
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones, as como aquellos que en
materia de gestin documental establezca el
Archivo General de la Nacin.

Sustituir, en lo posible el uso de papel por
documentos y canales electrnicos, en
elaboracin y difusin de materiales
informativos, publicaciones, guas, manuales,
entre otros, dirigidos a servidores pblicos,
contratistas, ciudadanos o empresas.

.
6
La Directiva Presidencial N 04 de 2012, tiene
por objeto establecer los lineamientos para la
adopcin de la estrategia Cero Papel, que
consiste en la sustitucin de los flujos
documentales en papel por soportes en medios
electrnicos, sustentados en las tecnologas de
la informacin y las comunicaciones. Esta
estrategia adems de los impactos a favor del
medio ambiente, tiene por objeto incrementar
la eficiencia administrativa.

La EVB SAS se alinea con cada una de las
actividades planteadas en la Directiva
orientando sus acciones a:

Garantizar la recepcin, el acuse de recibo y
el envo de mensajes de datos en las
actuaciones administrativas a su cargo a
travs de la habilitacin de casillas de correo
electrnico con el debido rastro sobre la
fecha y la hora en cada caso.


Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
GENERALIDADES
Directiva Presidencial 04/2012
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Lder Estrategia Cero Papel:

Profesional Tecnologa EVB SAS.

Equipo de Trabajo:

Todos los servidores que laboran en la EVB SAS.
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Implementar el concepto de oficinas cero papel,
el cual traduce la reduccin sistemtica del uso
del papel mediante la sustitucin de los flujos
documentales en papel por soportes y medios
electrnicos.

Objetivos Especficos:

Promover entre los servidores pblicos un
sentido de responsabilidad con el ambiente
y con el desarrollo sostenible.
Reducir los costos asociados a la
administracin de papel e insumos de
impresin.
Implementar buenas prcticas en gestin
documental.
Optimizar el trnsito y transferencia de la
informacin tanto interna como externa que
gestiona la EVB SAS.
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
Objetivos de la estrategia
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Equipo de trabajo
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El diagnostico de la situacin actual de la Empresa frente a los consumos de papel e insumos de
impresin se realiza conforme a lo dispuesto en la Gua N 2 de Cmo comenzar una estrategia de cero
papel:

Uso de papel en la Empresa

Utilizar menos papel es la forma ms rpida y eficaz de disminuir la carga ambiental en la Empresa y
reducir los residuos generados:
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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1. Cuntas impresoras y copiadoras tiene en su entidad? Impresora multifuncional (Copiado y escner): 1
2. Tiene impresoras / copiadoras centralizadas mediante la red para
que los usuarios compartan el acceso?
La impresora multifuncional se administra por el servidor de la EVB SAS.
3. Cuntas bandejas de impresin tienen las impresoras que utilizan? Una bandeja automtica y dos accesos de alimentacin manual.
4. Puede una bandeja (o una impresora/copiadora) ser designada para
reutilizar papel usado por una cara?
Por contar con una sola bandeja automtica no es posible designarla para
uso nico en papel reciclado por cuanto obligara a disponer de una
persona para estar cambiando el papel de la bandeja conforme a la
naturaleza de las impresiones que se generen.
5. Pueden las impresora y / o copiadoras imprimir en las dos caras de
una hoja de forma automtica (dplex)?
La impresin puede configurarse de forma automtica para dos caras
conforme a la naturaleza del trabajo que se requiere obtener.
6. Puede configurarse de forma predeterminada que las impresoras
impriman a doble cara?
Si se encuentra habilitada la opcin pero no es de uso por parte de la EVB
SAS.
7. Puede usted poner en prctica una poltica de compras para las
nuevas impresoras y fotocopiadoras que exija la impresin a doble cara
(dplex) de forma automtica?
Es posible generar lineamientos para la contratacin verde.
Impresin y copiado
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Uso de papel en la Empresa - Continuacin
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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8. Existen suscripciones a publicaciones impresas?, y son realmente
necesarias?
Se han adelantado suscripciones a los diarios impresos: Portafolio y La
Repblica, se han hecho necesarias por cuanto cuentan con informacin
ampliada sobre temas de inters para la Empresa.
9. La entidad cuenta con listas de distribucin de correo? Con qu
frecuencia son verificadas y actualizadas? La frecuencia puede ser
incrementada si es necesario?
La Empresa cuenta con lista de distribucin de correo fsico y electrnico,
sta ltima tanto interna como la asociada a las del Sector al que se
encuentra vinculada: Presidencia de la Repblica. Su actualizacin se
verifica semestralmente.
10. Existen las condiciones que hagan posible almacenar documentos
de archivo electrnicamente en lugar de en papel?
Se cuenta con un servidor compartido donde se han venido almacenando
algunos de los documentos de gestin de la Empresa del que se hace
backup manual cada 8 das.
11. En su entidad es posible reutilizar los materiales de envo, tales
como carpetas y sobres? Es posible designar un espacio de
almacenamiento para estos elementos reutilizables?
No se han considerado como material reutilizable.
12. En su entidad se utilizan productos desechables tales como toallas
de papel, cubiertos de plstico, vasos, entre otros, que hacen ms fcil la
tarea de los empleados
Se hace uso de toallas de papel, nicamente. La loza empleada es de
cermica o vidrio y los cubiertos son metlicos. No se acostumbra el uso de
desechables.
Distribucin y almacenamiento
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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1. Tiene la entidad algn convenio o programa para recoleccin de
papel para reciclaje? Sabe si el papel de desecho en su entidad es
reciclado?
No tiene establecido convenio alguno para el reciclaje de papel. El papel de
desecho se separa y se entrega para su disposicin por el centro de acopio
del Edificio.
2. Tiene algn procedimiento o instructivo que oriente la forma en que
el papel destinado a reciclaje sea convenientemente entregado a
quienes reciben esos residuos?
No se ha establecido.
3. Si no estn satisfechos con las labores de reciclaje que realizan los
encargados de esta tarea, puede cambiar de organizacin / empresa, si
es necesario?
Se presenta conformidad con el servicio que se ha adoptado para las
oficinas de la EVB SAS. Se encuentra pendiente la valoracin en el Centro
de Acopio del Edificio.
4. Existen contenedores de reciclaje instalados en su oficina? Estn
ubicados en los lugares donde la gente los necesita, como en los centros
de copiado e impresin? Si usted no tiene contenedores de reciclaje en
su oficina, podra obtener algunos y colocarlos en estas reas?
Se cuenta con una gaveta para el almacenamiento del papel objeto de
reciclaje en el punto de impresin.
5. Est el personal de su entidad informado sobre el sistema de
reciclaje?
No se han efectuado campaas sobre este tema.
6. La entidad tiene separados los contenedores de reciclaje de papel
colocados en las oficinas? El personal de aseo/mantenimiento vaca
cada recipiente en un lugar central de reciclaje previamente
determinado?
Se cuenta con un nico punto de almacenamiento del papel para reciclaje.
Mantenimiento
Reciclaje de papel

La mayora de residuos de papel pueden ser reutilizados o reciclados. La separacin de papel para
su reciclaje puede reducir los costos de eliminacin de residuos y reducir las cargas ambientales
asociadas con el vertido o la incineracin:
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Reciclaje de papel
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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7 Los contenedores de basura y reciclaje estn claramente
identificados?
Solo cuenta con identificacin las papeleras internas.
8 Materiales de papel reciclables son tirados en los contenedores de
basura y mezclados con otros materiales no reciclables? Los
contenedores de reciclaje pueden ser reubicados, o incrementar las
estrategias de comunicacin para reducir la cantidad de materiales
reciclables que se eliminan como basura?
En muchas ocasiones el papel reciclable es tirado en contenedores de
basura y mezclado con otros materiales no reciclables. Para efectos de
subsanar eta situacin se incrementarn las estrategias de comunicacin
tanto para reducir la cantidad de materiales reciclables que se eliminan
como basura y para separar adecuadamente los residuos.
9 El personal es informado claramente mediante notas, smbolos, u
otras comunicaciones sobre los procedimientos de reciclaje en la oficina
y los lugares de reciclaje de envases
Se encuentra en diseo la campaa de socializacin.
Mantenimiento
Compras
1. Qu oficinas o individuos son responsables de las compras de papel?
La Gerencia Administrativa y Financiera es la dependencia responsable de
los procesos de adquisicin de bienes y servicios para la EVB incluyendo las
compras de papel.
2. Qu tipo de papel es el que compra (productos especficos /
grados)? Cules son las especificaciones medioambientales de estos
productos, por ejemplo, qu porcentaje de contenido reciclado post-
consumo es el que contienen? Qu mtodo de blanqueo utilizan? Es
la fibra certificada, y por quin?
Papel Reprograf, Blanco polar, (21,6x27,9 cm,8,5x1175 g/m2-20 Lb),
elaborado a partir de la fibra de caa de azcar, un subproducto
agroindustrial renovable en cortos periodos de tiempo, biodegradable y
reciclable. Este Papel libre de cido, ECF (Libre de cloro elemental) y de alta
blancura fabricado con tecnologa alcalina.
3. El proceso de compra de productos de papel est centralizado? Se
hacen compras en lnea, con establecimientos minoristas, grandes
proveedores, empresas de impresin? Si la compra no est centralizada,
hay una manera para asegurarse de que cualquier cambio en la poltica
de compras sea comunicada a todos los responsables de compras de
papel en la organizacin?
Se cuenta con proveedura integral para insumos de papelera y materiales
de oficina. Las compras se efectan en lnea. El servicio actualmente se
encuentra contratado con la firma SOS Soluciones de Oficina &
Suministros.
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Reciclaje de papel
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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4. Cules son los proveedores que utiliza para cada uno de los
productos de papel?
La proveedura integral contratada para insumos de papelera tiene como
proveedor del papel a CARVAJAL.
5. Cul es el costo de cada uno de los productos de papel que usted
compra? Cul es el costo promedio mensual total, por oficina o por
empleado?
La EVB SAS tiene proyectado un costo anual mximo para compra de papel
para impresin hasta por un valor de $1.000.000, estableciendo un costo
per cpita en este material de $62.500 (16 servidores pblicos).
6. Cules son sus polticas actuales para adquisicin de papel o los
criterios que se aplican a la compra de papel? Se incluyen
consideraciones de tipo ambiental? Se puede integrar las
especificaciones ambientales en su poltica de adquisiciones de papel?
No se cuentan con polticas especficas en esta materia.
7. Para cada uno de los productos comprados en la actualidad se puede
trabajar con sus proveedores existentes para sustituir los productos que
sean ambientalmente mejores (por ejemplo, productos con mayor
contenido de material reciclado, y libre de cloro)?
El papel adquirido es libre de cido y ECF (libre de cloro elemental).
8. Se pueden sustituir los productos sin aumentar los costos? Si los
costos se incrementaran, puede esto ser contrarrestado con medidas
de reduccin de papel o ser considerados como parte de un presupuesto
de relaciones pblicas?
En coherencia con la situacin actual de la Empresa, se considera
pertinente la adopcin de medidas para reduccin de papel que pensar en
procesos de sustitucin de productos o materiales.
9. Si los proveedores existentes no son capaces de ofrecer productos
ambientalmente mejores, puede cambiar de proveedor?
No se considera en el momento necesario.
10. Sabe de dnde proviene la fibra virgen utilizada en la fabricacin
del papel que utiliza (es decir, conoce la cadena de produccin)?
No.
Compras - Continuacin
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Reciclaje de papel
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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Evaluacin de la Disposicin Final
Lista de los
principales tipos de
productos de papel
encontrados en los
contenedores de
basura
Gasto en la compra,
transporte,
almacenamiento,
y/o el reciclado de
este producto de
papel
% de ahorro si se
reduce el uso de este
producto de papel
Acciones para
reducir el uso de este
producto
Acciones para
eliminar totalmente
el uso de este
producto
Acciones para lograr
la reutilizacin de
este producto
Acciones para lograr
su reciclaje
Cartn

N.A

N.A
No es posible, se
requieren carpetas
y cajas para el
archivo.
No es posible, se
requieren carpetas
y cajas para el
archivo.
N.A.
Separacin manual
para posterior
reciclaje.
Papel

N.A

N.A
*Implementar
firma electrnica.
*Manejo
electrnico de la
informacin.
*Imprimir solo lo
necesario.
No es posible, se
requieren el uso
del papel para el
registro de las
actividades de la
empresa.
Sensibilizacin
acerca de
reutilizacin en
impresin de
borradores.
Separacin manual
para posterior
reciclaje.
6

Conclusiones y aspectos a mejorar
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
DIAGNSTICO
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La Empresa si bien ha trabajado en el fortalecimiento de sus operaciones adoptando recursos que
reduzcan el uso de papel, requiere establecer estrategias contundentes tendientes a la menor
utilizacin del mismo, a la reduccin de los residuos generados, as como a la reincorporacin de este
valioso recurso al ciclo productivo.

En la EVB SAS no se hace uso oficial del papel a reutilizar, se requiere definir los protocolos para su uso
de acuerdo a la estructura documental de la Empresa.

Igualmente se hace necesario disear y comunicar la estrategia para el fomento de una cultura de
responsabilidad y buen uso del recurso. No se realiza una correcta separacin en la fuente de los
residuos.

Se sugiere la implementacin oficial de la firma digital como mecanismo de autenticacin de
documentos, sin necesidad de realizar impresiones
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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El plan de accin para la implementacin de la estrategia cero papel estar orientado a cumplir con los
lineamientos de la Estrategia Gobierno en Lnea incluyendo el uso de tecnologas internas, campaas
de sensibilizacin y la bsqueda de mecanismos que permitan disminuir el uso del papel en todo
sentido. Sern lneas de accin del Plan:

Estrategia Gobierno en Lnea
Estrategia de Gestin Documental
Estrategia de socializacin e interiorizacin
Estrategia intercambio de informacin con otras Entidades.
Objetivo
La estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia tiene como objetivo contribuir con la
construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo, y que preste mejores
servicios a los ciudadanos y a las empresas, a travs del aprovechamiento de las Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin. Se orienta bajo los siguientes principios:
Gobierno centrado en el ciudadano.
Visin unificada del Estado.
Acceso equitativo y multicanal.
Proteccin de la informacin del individuo.
Credibilidad y confianza en el Gobierno en Lnea
Estrategia Gobierno en Lnea
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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Beneficios esperados
Acceso rpido y fcil a la informacin y a los servicios de las entidades
Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta
Disminuir tiempos de espera y atencin
Evitar traslados a puntos de atencin presencial, ahorro en tiempo
Mejorar la informacin al permitir seguimiento de los trmites realizados
Mejorar la relacin entre organizaciones, empresas y ciudadanos
Actividades EVB SAS 2013-2014
Fase 1 - Informacin en lnea:
Disponer de manera oficial la pgina web de la Empresa www.empresavirgiliobarco.gov.co, con los
vnculos de acceso requeridos para que el ciudadano pueda conocer acerca de trmites, procesos y
en general informacin relacionada con los procedimientos y proyectos que desarrolla la Empresa.
Disponer de manera oficial de la pgina intranet de la Empresa, con los vnculos de acceso
requeridos para que los servidores puedan conocer acerca de trmites, procesos y en general
informacin relacionada con los procedimientos y proyectos que desarrolla la Empresa.

Fase 2 - Interaccin en lnea:
Disponer en la pgina web de los servicios y mecanismos de participacin para que el ciudadano pueda
comunicarse en lnea con la Empresa, para eso tenemos los siguientes enlaces que permiten esta
comunicacin:
Contctenos
Buzn de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
Correo de la institucional de la Empresa: comunidad@evb.gov.co
Estrategia Gobierno en Lnea - Continuacin
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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Objetivo
Proporcionar las herramientas necesarias para que la EVB SAS pueda administrar la informacin que se
genera a partir de la gestin de los procesos y proyectos, de manera oportuna y veraz,
independientemente del medio en el que esta se encuentre (fsica o electrnica), permitiendo la
optimizacin de los procesos, el mejoramiento continuo en la prestacin de servicio y el uso razonable
de los recursos de la Empresa.

Entre los principales objetivos tenemos:
Establecer lineamientos, procedimientos y prcticas de gestin documental que permitan unificar
los criterios en el manejo de contenidos institucionales, tendientes a contribuir con la toma de
decisiones informadas y el cumplimiento de la misin institucional.
Incentivar el uso de medios electrnicos para el manejo y transferencia de informacin, en busca de
la reduccin de costos, el aumento de la eficacia operativa, la sostenibilidad ambiental de la
operacin y el cumplimiento regulatorio mejorado.
Gestionar el cambio organizacional para apropiar el sistema de gestin documental en todos los
niveles de la organizacin, permitiendo a los usuarios mejorar la productividad y agregar valor, a
travs de una mayor colaboracin y el intercambio de documentos.
Establecer la infraestructura fsica y tecnolgica necesaria para la gestin flexible, segura,
centralizada y controlada de los contenidos incorporados en la Empresa (incluidos los documentos
de procesamiento de texto, correos electrnicos, hojas de clculo, documentos escaneados,
imgenes, videos, etc.), que permita el crecimiento sostenible y el control de los activos de
informacin de la Empresa.
Estrategia de Gestin Documental
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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Beneficios esperados
Administracin de documentacin fsica y electrnica.
Reduccin de costos, en papelera e impresin.
Mejoramiento del flujo de informacin.
Trazabilidad y control de versiones.
Reduccin de tiempos de bsqueda y localizacin de documentos.
Implementacin de medidas de seguridad de los documentos.
Rapidez y agilidad en el acceso a la informacin compartida.
Actividades EVB SAS 2013-2014
Fase 1 Identificar condiciones y caractersticas documentales de los procesos de la EVB SAS.
Documentar el total de los procesos de la EVB SAS en coherencia con el cronograma de
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
Realizar identificacin de los tipos documentales y definir la clasificacin, seguridad de la
informacin, y los estados de los documentos.
Fase 2 - Implementar programa de gestin documental.
Organizacin de archivos
Elaborar tablas de retencin documental
Efectuar capacitacin en archivos
Habilitar sistema de correspondencia SIGOB
Estrategia de Gestin Documental - Continuacin
Estrategia de socializacin e interiorizacin
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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Objetivos
Interiorizar en todos los Servidores Pblicos de la Empresa, la cultura cero papel y con ello lograr la
disminucin de su consumo.
Beneficios esperados
Disminuir el consumo de energa empleada en imprimir, fotocopiar, etc.
Reducir los residuos contaminantes como tner, cartuchos de tinta, etc.
Disminuir los tiempos de localizacin de los archivos.
Ahorro de papel.
Actividades EVB 2013-2014
Habilitar software para control de impresiones.
Disear piezas de comunicacin de protocolos de reduccin de consumo de papel, separacin y
reciclaje de residuos.
Entrega de cartuchos de impresin para su adecuado reciclaje y/o recuperacin.
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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Intercambio de informacin con otras Entidades
Objetivos
Establecer relaciones interadministrativas a travs de canales virtuales y/o electrnicos, con entidades
con las que se tiene un mayor intercambio de informacin.
Beneficios esperados
Mejorar la relacin entre organizaciones, empresas y ciudadanos
Disminuir el consumo de papel.
Fortalecer los canales de comunicacin con las Entidades.
Entrega de informacin en tiempo real, sin intermediarios
Actividades EVB 2013-2014
Identificar las entidades con las cuales se realiza mayor intercambio de comunicaciones oficiales.
Establecer la metodologa y mecanismos para iniciar el intercambio de informacin con las
entidades priorizadas.
Realizar una prueba del flujo de informacin con la entidad definida y el mecanismo diseado.
Poner en marcha con las dems entidades priorizadas.
6
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
PLAN DE ACCIN
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Cronograma
2 3 4 1 2 3 4
1 Disposicin informacin en web 02/01/2013 15/05/2013
2 Disposicin informacin en intranet 15/05/2013 30/09/2013
3
Disposicin de servicios y mecanismos de atencin y
participacin ciudadana en web
15/05/2013 15/06/2014
4
Documentacin del total de los procesos de la EVB
SAS
02/01/2013 30/05/2013
5 Clasificacin de los tipos documentales 30/04/2013 30/06/2013
6 Organizacin de archivos 30/04/2013 30/06/2013
7 Elaboracin de tablas de retencin documental 30/04/2013 30/06/2013
8 Capacitacin en archivos 30/05/2013 30/06/2013
9 Adopcin sistema de correspondencia SIGOB 30/04/2013 30/10/2013
10 Adopcin software para control de impresiones. 30/04/2013 30/12/2013
11 Diseo y socializacin de piezas de comunicacin 15/05/2013 30/12/2014
12
Entrega de cartuchos de impresin para su adecuado
reciclaje y/o recuperacin.
01/10/2013 30/12/2014
13
Identificacin de entidades con las cuales se realiza
intercambio de comunicaciones oficiales.
30/05/2013 30/07/2013
14
Desarrollo de metodologa y mecanismos para iniciar
el intercambio de informacin con las entidades.
01/08/2013 15/11/2013
15
Prueba del flujo de informacin con la entidad
definida y el mecanismo diseado.
20/11/2013 30/03/2014
16
Puesta en marcha con las dems entidades
priorizadas.
01/04/2014 30/12/2014
Fase 1 Identificacin documental
Fase 2 Implementacin programa de gestin documental
Gobierno en lnea
ID Nombre de la tarea Inicio Fin
2013 2014
Programa de Gestin Documental
Sensibilizacin e interiorizacin
Intercambio de informacin con otras Entidades
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Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
SEGUIMIENTO
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La verificacin de cumplimiento de los compromisos establecidos en esta estrategia se realizar a
travs de los informes peridicos presentados por el equipo operativo del Sistema Integrado de
Gestin con los cuales se mantendr informacin actualizada de la gestin ambiental de la Empresa.

El grupo operativo del Sistema Integrado de Gestin, es el responsable de coordinar y hacer
seguimiento a la ejecucin del plan.

Los temas de la estrategia se llevarn a los comits bimestrales del Sistema Integrado de Gestin y a la
revisin gerencial desde donde se evaluar integralmente el estado de avance del plan y del proceso y
se tomarn las decisiones que conlleven a su mejoramiento continuo.
Estrategia Cero Papel EVB SAS 2013-2014
Empresa Virgilio Barco SAS
Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestin SIGEVB
Marzo 2013

Fuentes imgenes:
http://glamourybelleza.wordpress.com/2011/03/ - Colorpix.be
http://www.periodicodecrecimientopersonal.com/diente-de-leon/
http://www.inmobiliariaprofesional.co/arriendo-oficina-edificio-argos-centro-empresarial-056.html