SOLUCION INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACION Y RECUPERACION

DE CARTERA











ESTEFANY ARIAS ARRIOLA
JENNIFFER BOLIVAR RACEDO
KARINA ARIAS ARRIOLA
RUTH REALES MARTINEZ










CORPORACION EDUCATIVA FORMAR
ASISTENTE EN ADMINISTRACION DE EMPRESA
BARRANQUILLA
2014




SOLUCION INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACION Y RECUPERACION
DE CARTERA






ESTEFANY ARIAS ARRIOLA
JENNIFFER BOLIVAR RACEDO
KARINA ARIAS ARRIOLA
RUTH REALES MARTINEZ




Trabajo de Grado presentado como
Requisito para optar el ttulo de
Tcnico Administracin de Empresas





ASESOR ADMINISTRATIVO
CONTADOR JAVIER CAMPO PEREZ



CORPORACION EDUCATIVA FORMAR
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BARRANQUILLA
2014
Nota de aceptacin




_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________



____________________________
Firma del presidente del jurado



_________________________
Firma del Jurado --------



_________________________
Firma del Jurado --------





Barranquilla, Noviembre 12 de 2014






DEDICATORIA


Dedicamos este proyecto a DIOS por ser el inspirador y por darnos la
oportunidad de subir un escalafn ms en nuestra vida y por estar siempre
presente y por hacer de nosotras personas capaces de cumplir nuestros
sueos.
Dedicamos cada logro obtenido a nuestras familias que con su amor y
comprensin estuvieron con nosotras dndonos todo su nimo, apoyo y ayuda.
Tambin a nuestro asesor Javier Campo Prez que con su enseanza y
dedicacin logramos sacar adelante este proyecto.

A la empresa Comercializadora Nacional S.A.S Ltda. Por permitirnos
desarrollar este proyecto, con el cual adquirimos muchos conocimiento
esperamos sea de gran ayuda para la compaa, damos nuestros
agradecimientos a todo el personal de la empresa por su colaboracin.
















AGRADECIMIENTOS

Iniciar una carrera y terminarla de manera satisfactoria es un gran logro
personal. Cuando inicias la vida universitaria tienes muchos compaeros que
inician contigo pero en el camino son muchos los que se ven en la necesidad
de abandonar los estudios.
Agradecemos a Dios pues l nos dio la mano para lograrlo, siempre tuvimos
presente que no sera fcil pero con voluntad, esfuerzo, disposicin,
responsabilidad y disciplina todo es posible hoy miramos atrs y vemos el fruto
de nuestro trabajo en equipo, como compaeros y amigas fue un placer
trabajar juntas y podemos decir que hemos alcanzado una de nuestras metas
al ver este proyecto.

Expresamos algunas palabras para agradecer a Dios por m Graduacin.
Gracias Dios por ayudarnos durante estos aos, el sacrifico fue grande pero t
siempre nos distes la fuerza necesaria para continuar y lograrlo, este triunfo
tambin es tuyo mi Dios.
Al fin nos vamos a graduar por eso queremos dar las gracias a nuestros padres
y esposos por siempre haber credo en nosotras.
Agradecemos tambin a la Corporacin Educativa Formar por abrirnos las
puertas, a los docentes y en especial a Alexander Barrios y a nuestro asesor
Javier Campo Prez que siempre estuvo apoyndonos y nuevamente a mi Dios
por permitirnos cumplir este gran sueo.


GRACIAS!!!









TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 8
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 9
1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 9
1.2 DESCRIPCION DEL PROBLEMA 10
1.3 PREGUNTA PROBLEMA 14
2. OBJETIVOS 15
2.1 OBJETIVO GENERAL 15
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 15
3. JUSTIFICACION 16
4. TECNICAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION 17
4.1 FUENTES PRIMARIAS 17
4.2 FUENTES SECUNDARIAS 17
4.3 INSTRUMENTO 17
5. DELIMITACIONES 18
5.1 DELIMITACION ESPACIAL 18
5.2 DELIMITACION TEMPORAL 18
5.3 DELIMITACION FINANCIERA 19
6. PROPUESTA 20
6.1 POLITICAS GENERALES 21
6.2 PROCEDIMIENTOS MANEJO DE CARTERA 22
6.3 ESTRATEGIAS PARA RECUPERAR LA CARTERA




EN LAS FECHAS ESTIPULADAS 25
6.4 DEFINICION DE DOCUMENTO 28
6.5 DEFINICION GESTION DOCUMENTAL 28
6.6 DEFINIFION DE ARCHIVO 28
6.7 PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO 28

6.7.1. CICLO DE VIDA LOS DOCUMENTOS 30
7. CONCLUSION 31
8. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS. 32
9. GLOSARIO 33
BIBLIOGRAFIA.
ANEXOS.










9

INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como una de sus metas primordiales orientar a la
Comercializadora Nacional S.A.S Ltda. sobre los aspectos importantes que se
deben considerar en los Procedimientos, metodologa y herramientas para la
recuperacin de cartera.
Las ventas a crdito son ya una importante necesidad si de captar crditos,
siempre que existan polticas crediticias y se implanten, se tendr que
mantener un estricto control sobre el rea de crdito y la administracin de las
cuentas por cobrar, no solo porque pueden representar graves prdidas, sino
porque es la principal y ms inmediata fuente de ingresos.

Es importante un conocimiento claro de los mtodos de recuperacin y cobro,
contratacin de agencias de cobro, costos, elaboracin de presupuestos, entre
otros, que son decisivos y fundamentales para la toma de decisiones referentes
a cobrar.
Toda organizacin empresarial tiene que afrontar los cambios econmicos que
trae consigo la necesidad de aplicacin de nuevas normas para adaptarlas y/o
adoptarlas en forma y tiempo a las necesidades del sector permitiendo tomar
decisiones en el momento oportuno.















10

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Pepsi compaa de bebidas gaseosas fundada en 1898 por Celeb Badham en
North california. En 1934 inicio sus ventas a nivel internacional.
En el ao de 1985 fue creada Comercializadora Nacional SAS Ltda con el fin
de realizar distribucin y ventas de alimentos comestibles y bebidas gaseosas.
Esta empresa cuenta con diferentes sucursales en las principales ciudades del
pas, como Bogot, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Ccuta, Ibagu, Montera,
Pereira, Neiva, Sincelejo, Valledupar y la sucursal de Barranquilla donde se
encuentra ubicada en la Avenida circunvalar # 9G-100 Parque Industrial.
Cuentan con una distribucin a nivel nacional.

En la ciudad de Barranquilla la estructura de los empleados se encuentra
distribuida de la siguiente manera:

34 Ejecutores
17 Preventistas
11 Vendedores
26 Almacenista o Bodega
45 Mercadera
11 rea administrativa

El rea administrativa est conformada por: recursos humanos, contabilidad,
recepcin, sector gerencial y departamento de cartera. El ltimo departamento
mencionado se encuentra con DEFICIENCIA EN LA ORGANIZACIN DE
COBRO DE CARTERA.
En la visita realizada a la empresa COMERCIALIZADORA NACIONAL S.A.S
LTDA (frito lay) se pudo identificar las siguientes causas y consecuencias: se
detect falencias en el rea de cartera y se pudo concluir que el problema



11

central de dicha organizacin es DEFICIENCIA EN LA ORGANIZACIN DE
COBROS POR CARTERA y la causas de este inconveniente que est
atravesando el departamento de cartera radica en:

Ausencia de personal en el rea de archivo: los empleados que laboran en
esta rea no son suficientes para el manejo de la informacin que se ingresa
diariamente.

Dificultad en los cobros por falta agente autorizado: no hay un empleado
estipulado para realizar los recaudos de la mercanca porque el mismo que
realiza el la entrega recibe el pago.

CAUSANDO EFECTOS COMO:
DOCUMENTOS EXTRAVIADOS: las facturas o documentos concernientes a la
cartera no son guardados de forma adecuada, no se cuenta con un archivo en
orden alfabtico o numrico.
NO BRINDA INFORMACIN A TIEMPO DE LOS PAGOS RELIZADOS: Esta
empresa es una multinacional donde su sede principal se encuentra Bogot y
esta es la que reporta cada 8 das a las diferentes dependencias del pas, los
pagos que no han sido realizados a la fecha. Debido a que el reporte no se
hace diariamente.


1.2. DESRIPCION DEL PROBLEMA

En el ao de 1985 fue creada Comercializadora Nacional SAS, por Pepsico
Frito Lay una multinacional con el fin de realizar distribucin y ventas de
alimentos comestibles y bebidas gaseosas.
Entre las diferentes sucursales que existen en Colombia encontramos una
sede en la ciudad de Barranquilla que tiene por nombre Comercializadora SAS
Ltda. (Frito Lay) cuenta aproximadamente con 8 de dependencias entre ellos
encontramos el departamento de cartera, donde se realiz un estudios y se



12

pudo detectar una falencias como DEFICIENCIA EN LA ORGANIZACIN DE
COBRO DE CARTERA. En la investigacin realizada se verifico que la
empresa en tiempos antao no se interes por la mejora de dicha problemtica.
Realizando consultas en otras empresas donde se pudo tener una
problemtica similar a esta se encontr la cooperativa CREDUMONTT, la
consulta fue realizada por la directora Teresa Vallespn.
Se otorgaron las facilidades para acceder a la informacin pertinente propia de
esta investigacin.

Se solicit a la Gerencia informacin en relacin a los mecanismos para el
cobro de la cartera vencida, para su revisin correspondiente al ao 2006.

Se entrevist al Jefe de Crdito Carlos Espinoza y Juan Reyes Encargado de
Comercializacin y desarrollo.

Se debe hacer hincapi que todos los funcionarios Administrativos a los cuales
se les ha consultado alguna duda para su constatacin, ellos han tenido una
actitud colaborativa con la Directora de la Junta de Vigilancia para el
cumplimiento de la tarea asignada

ANLISIS Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN
A partir de la informacin recibida es posible definir el procedimiento de los
recursos de la cooperativa que no han retornado en las fechas previstas, que
para efectos tcnicos es denominada Cartera Vencida. De esta manera los
procedimientos que se utilizaron en la cooperativa son los siguientes:
COBRANZA INTERNA: Cobranza a deudores morosos o vencidos, que debe
desarrollar el personal de la cooperativa Credumontt como parte normal de su
actividad, dentro de los primeros 30 das de retraso. Se extrae del sistema los
listado los das 15 y 30 de cada mes con todos los socios que no han cumplido
con el pago previsto en las fechas estipuladas.
Mecanismos para su cobro
a) Emisin de listados e Informes que consideren y muestren la situacin
completa de deudas vencidas. Estos listados se trabajan diariamente.



13

b) Cobranza telefnica inicial a deudores segn distribucin e instrucciones del
Jefe de Unidad.
c) Emisin y despacho masivo de cartas de cobranzas a deudores.
Condiciones

a) Cobro de valores de deudas ms intereses de mora.
b) No considera comisiones de cobranza al deudor.
c) No genera comisiones de cobranza al funcionario.
d) Deudor debe cancelar en caja o por negociacin.
e) Excepcionalmente el Jefe o Encargado podr autorizar uno o dos cosas de
abonos de capital a parte de la deuda.

En esta etapa se desagrega en dos sub etapas en la ejecucin. Una etapa ms
originaria donde son los mismos ejecutivos los que establecen contacto con los
socios para detectar las razones por la cual no ha cumplido con su
compromiso. En muchos casos se logra que el socio retorne los montos
comprometidos a la cooperativa toda vez que se trata de cada de planilla o
falta de liquidez en el descuento.
COBRANZA JUDICIAL: Antes existi un proceso prejudicial a travs de una
empresa externa del rubro. Es la que se constituye mediante la entrega a una
Oficina Externa de Abogados, previo Acuerdo Escrito o Convenio, de un listado
de deudores morosos para iniciar la cobranza judicial en los Tribunales
correspondientes. En una primera etapa se han logrado estructurar una lista de
40 socios morosos que cuentan con los antecedentes adecuados para poder
presentar casos a demandas, se pudo detectar que las letras que firman los
socios al suscribir el crdito no se han hecho ante notario, lo que dificulta su
cobranza a travs de los tribunales
Mecanismos para su cobro
Antes del envo la Unidad de Cobranza revisar los casos que se sometan y
ver si es posible en esta instancia, abonar o cancelar dichas deudas con
traspasos de capital o castigo.
Sern enviados a esta instancia todos los deudores que superen una
antigedad de seis meses de morosidad



14

Condiciones
Las condiciones de relacin y operacin sern las que en cada caso considere
el respectivo Convenio Suscrito por las partes.
CASTIGOS: Es la ltima instancia de una deuda no pagada, su cargo afecta
directamente a los resultados del Balance de la Cooperativa (prdidas). Antes
de generar los castigos, estos sern revisados y aprobados por Seccin de
Cobranzas, Gerencia y Consejo de Administracin.

Mecanismos para su cobro
La accin de castigo de una deuda tiene por objetivo nico la de limpiar los
Estados Financieros un activo (por la deuda.
Perdone una deuda, (no existe la condonacin) por el contrario deber
mantener la cobranza activa sobre esos valores.
Excepcin
Slo el Jefe de Unidad o Encargado de Oficina podr excepcionalmente
autorizar que un cobrador liquide una deuda total o parcialmente de un socio
con abono parcial o total de su capital sistemtico, ya que sta ltima
posibilidad de regularizar una deuda al no recuperar valores en efectivo o por
cobrar.
Cada caso se deber revisar con acuciosidad por parte del Jefe o Encargado.
Se reconocer en la Cobranza externa, una comisin de hasta un 2% sobre los
valores que se recuperen con este mecanismo (traspaso capital).

CONCLUSIN Y OBSERVACIONES
1. Las negociaciones se realizan en todas la etapas de cobranza.
2. A partir del 2006 se aumentan los productos de renegociacin.
3. El monto recuperado en el ao 2006 es de 47.547.008.
4. Es necesario definir los criterios, a modo de poltica, de las deudas
castigadas que pasarn a cobranza judicial.
5. Es necesario tambin definir los procedimientos de asignacin de crditos en
dnde estos deben incorporar los antecedentes apropiados parta que sean
susceptibles de cobranza judicial.



15

6. En este mismo terreno en pertinente proponer que el cliente frecuente
acredite en una sola oportunidad todos los antecedentes notariales pertinentes
que deben quedar resguardados en la cooperativa de tal manera de respaldar
todas las operaciones financieras que este realizase.
7. En consecuencia, la cooperativa tiene mecanismos de cobranza
institucionalizados, pero que a partir de ao 2007 incursionar en la cobranza
judicial.


1.3. PREGUNTA PROBLEMA
COMO SE MEJORAR LA CARTERA VENCIDA QUE TIENE LA EMPRESA
COMERCIALIZADORA SAS (PEPSICO)?



















16

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVOS GENERAL

Organizar la cartera vencida en COMERCIALIZADORA NACIONAL S.A.S
LTDA mediante procesos y tcnicas de evaluacin de crditos que permitan
una adecuada gestin financiera.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer polticas y procedimientos que reduzcan la cartera vencida.

Implementar metodologas y herramientas prcticas, aplicables en la
recuperacin de cartera.

Implementar procesos y metodologas de manejo documental para una gestin
de archivos de los documentos.














17

3. JUSTIFICACION

El presente proyecto se enfoca bsicamente en el manejo de la cratera vencida
que maneja las empresas, por los servicios que brinda.

Es relevante para todas las empresas preocuparse, por las estrategias que se
van a implementar para recuperar la cartera vencida en el menor tiempo
posible o en el tiempo pactado por la empresa, por qu ello es la garanta de la
recuperacin de su capital y los costos que esto implica .

Los beneficios directos de este estudio sern tanto la gerencia como el
departamento de cartera, puesto que servir como herramienta de apoyo en su
labor generando cambios y produciendo metas y resultados.

Ayudar contablemente acerca de que hacer cmo y cundo determinar y
aplicar estrategias para la recuperacin de sus carteras vencidas, no esperar
cuando sea demasiado tarde y reportar una prdida considerable en los
estados financieros, mediante la utilizacin de normas legales, crediticias,
manejo de archivo, y manejo de programas como Excel, harn de su gestin
crediticias una situacin manejable y seguro de contar con el reembolso de sus
carteras.

Con el desarrollo de un plan estratgico de cartera vencida, aplicado a la
realidad de la empresa y a las condiciones de pago de la misma, se obtendr
una valiosa herramienta que contribuir al incremento de los ingresos
mensuales de la empresa y su vez a disminuir el riesgo a considerar la deuda
vigente como cartera incobrable.







18

4. TECNICAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION

4.1. FUENTES PRIMARIAS
Se realizaron una serie de visitas en las cuales se ejecut un proceso de
inspeccin del ambiente para percibir las falencias a tratar. Tomando como
herramienta principal una entrevista en el rea de cartera.
Se efectu un acercamiento directo con el archivo central de cartera.
Percepcin de mecanismo de trabajo

4.2. FUENTES SEGUNDARIAS
Identificando el problema principal se decide practicar un estudio donde se
compruebe cuando inicia este proceso a ser notorio y cuales han sido las
soluciones en tiempos anteriores para radicar o disminuir las falencias
mencionadas.
Consultas sobre proyectos implementados en otras entidades con transes
similares teniendo en cuenta su resultado.

4.3. INSTRUMENTOS
Las herramientas o instrumentos que se manej para llevar a cabo la
investigacin fueron a travs de:
1. Entrevistas
2. Encuetas cerrada y abiertas
3. Consultas por internet.
4. Consultas en libros de contabilidad.








19

5. DELIMITACIONES
5.1 DELIMITACIN ESPACIAL
El presente proyecto se desarrollar en la Comercializadora Nacional S.A.S
Ltda, que se encuentra ubicada en la ciudad de Barranquilla en la Avenida
circunvalar # 9G-100 Parque Industrial.

5.2 DELIMITACIN TEMPORAL
El grupo de trabajo desarrollar el proyecto dentro de los tiempos estipulados
como se ve reflejado en la tabla nmero 1.
FASE ACTIVIDAD DESCRIPCIN FECHA

1
- Observacin y
delimitacin.
se realiz
investigacin
previa
se visit la
empresa objeto
de estudio
se realizaron
reuniones
grupales.
se
establecieron
las dificultades
,se escogi el
ttulo del
proyecto
se trazaron los
objetivos, la
justificacin, las
herramientas y
delimitaciones
para revisar los
avances del
proyecto

Julio/


2014


2
Elaboracin y
ejecucin del
producto
Se desarrollar
la propuesta del
proyecto con la
Agosto/


2014



20

Tabla 1.
5.3 DELIMITACION FINANCIERA
Mediante la tabla nmero 2 se relacionan los gastos financieros en el que
incurri el grupo de trabajo en el desarrollo del proyecto.
Tabla 2.
INSUMO VALOR
Transporte del grupo reunin de
proyecto de grado corporacin
educativa formar
$ 300.000
Gastos de papelera, lpiz,
resaltadores, resma de papel, carpetas
y tinta para impresora
$50.000
Compra de memoria USB $ 30.000
Compra de CD y estuche $ 15.000
Impresiones $ 80.000
TOTAL $ 475.000


asesora de un
tutor
especializado
en el campo y
se aplicar en
la poblacin
objeto de
estudio.


3
Evaluacin y
descripcin de
los resultados
En esta ltima
fase se aplicar
el cuestionario
de entrevista y
el resultado
ser descrito,
teniendo en
cuenta las
conclusiones
obtenidas.
Noviembre
2014



21

6. PROPUESTA
Polticas de crditos y la gestin de cobranza son todos los lineamientos
tcnicos que utiliza el gerente financiero de una empresa, con la finalidad de
otorgar facilidades de pago a un determinado cliente.
La misma que implica la determinacin de la seleccin de crdito, las normas
de crdito y las condiciones de crdito.
La poltica de crdito y la gestin de cobro de una empresa da las pautas para
determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La
empresa no debe solo ocuparse de los estndares de crdito que establece,
sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones
de crdito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis
de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito y la gestin de
cobro es importante para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de
la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la
ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados
ptimos.

DEFINICIONES
CONDICIONES DE VENTA: Indica si la venta se realiza de contado o a
crdito.

DESCUENTO COMERCIAL: es el porcentaje de descuento que se le
otorga al cliente sobre el precio de venta del producto de acuerdo al
canal que pertenece.

DIAS DE CREDITO: son los das de plazo que se conceden al cliente
para la cancelacin de las ventas a crdito que se efectuaron. Los das
autorizados comenzaran a partir de la fecha de expedicin de la factura.

FORMA DE PAGO: indica si la forma de pago es en cheque,
transaccin bancaria o dinero en efectivo

AUTO-VENTA: venta realizada en nombre de la compaa por parte de
un vendedor o mercadera desde su vehculo y cuyo despacho de
mercancas se hace casi en simultanea posterior al pedido.



22


Pre-venta: venta realizada en nombre de la compaa por parte de un
vendedor o mercadera ya sea presencialmente o por va telefnica,
pero cuyo despacho de mercanca no se realiza en forma simultanea si
no posterior, segn el acuerdo en das o u horas establecidas con el
cliente y este puede ser abastecido por mismo tomador del pedido, por
otro vendedor o despachador o inclusive por un tercero contratado para
tales efectos.

6.1 DETALLE DEL PRODUCTO
6.1.1 Las polticas recomendadas a la empresa son:

POLITICAS GENERALES
Las condiciones de venta, descuento, plazos y castigos para todos los
tipos de clientes, debern estar autorizados bajo los parmetros
relacionados en polticas comerciales en el anexo de niveles de
autorizacin.

Las condiciones comerciales establecidas para un cliente debern ser
las indicadas en la poltica comercial.

El rea administrativa o de crdito y cobranza ser la encargada de
revisar y avalar la capacidad de endeudamiento de un cliente y su
historia crediticia para los casos que soliciten crdito y basado en ello se
autorizara, replanteara o negara la posibilidad de crdito.

Todos los clientes debern cancelar el valor de las facturas en el plazo
indicado.


PROCEDIMIENTO MANEJO DE CARTERA

a. Creacin de clientes en el sistema:
El encargado del canal correspondiente sobre el cual se
genera la solicitud, realizara el diligenciamiento del formato de
solicitud de Creacin de cliente, obteniendo las respectivas
aprobaciones segn nivel de autorizaciones relacionadas en la



23

poltica comercial, de igual forma realizara los requisitos
establecidos segn el tipo de cliente.
Dichos documentos y solicitud sern canalizados a travs de
la respectiva administracin donde estar basado y
administrado el cliente o en su defecto al rea de crdito y
cobranza si el cliente es de manejo corporativo.

El jefe administrativo, delegado o coordinador de cartera
segn sea el tipo de cliente avalaran que el cliente cumpla con
los bsicos para su creacin de acuerdo a los requisitos
establecidos para cada tipo de cliente.

Para los clientes de crdito el coordinador de sucursales o
cartera deber confirmar ante la central de riesgo el manejo
crediticio y su capacidad de endeudamiento, de esta forma
emitir su concepto y aprobacin entorno al crdito y los
montos de cupo a asignar segn la capacidad del cliente o en
su defecto la negacin del mismo

Todos los clientes de crdito son creados estrictamente por el
rea de master file con las condiciones de crdito
establecidas en el formato destinado para ello el cual debe ser
remitido a oficina central va fax con las firmas respectivas y/o
correos electrnicos soportes para su autorizacin incluyendo
el voto del coordinador respectivo quien es el aval final.

b. Facturacin
Una vez el cliente fue creado el representante del rea
comercial deber sugerir al cliente la mercanca que necesitas
dadas las condiciones del negocio y realizar el respectivo
pedido en la sucursal correspondiente si es pre-venta o
realizar el despacho de su vehculo si es auto-venta.

El administrador de la sucursal y /o el coordinador de cartera
segn sea el caso debern revisar que lo solicitado en el
formato de creacin y/o modificacin de clientes es
consistente con lo parame trizado en el sistema esta revisin
deber reposar en la carpeta del cliente




24

Se procede a facturar teniendo en cuenta el cupo asignado y
los das de crdito, control ejercido en automtico por el
sistema transaccional.

Una vez Re misionado y facturado el producto se separa en
bodega y/o almacn se programan los vehculos para ser
entregados el da correspondiente negociado con el cliente,
esto es para el caso de los clientes que funcionan con
esquemas de pedido (pre-venta).

Los pedidos de auto-venta son entregados directamente por el
vendedor.

Para el caso de despacho mediante terceros, se elabora
planillas de fletes donde se relacionan cada una de la facturas
que el trasportador se llevara y firma en constancia remisin
de la mercancas recibida.

En cualquiera de los casos a la entrega final al cliente destino
la factura debe ser firmada y sellada en original por este y la
copia deber volver a la bodega y/o almacn de origen.

En aquellos casos en que la factura se genera por
consolidacin posterior de remisiones, la firma acuso de
recibo se realizara sobre la remisin por parte del cliente y
posterior ser radicada la factura una vez consolidada.

c. Liquidacin de facturacin de crdito

El asistente de cartera responsable de esta funcin entrega a
cada uno de los vendedores institucionales un talonario de
recibo de caja provisional pre numerado consecutivamente,
registrado el numero inicial y final en el libro de control.

El vendedor, entregador, cobrador, trasportador y/o
responsable de esta funcin las respectivas facturas firmadas
selladas del da.



25

El asistente de cartera o responsable de esta funcin verifica
la forma de entrega del pedido; si la venta fue realizada
atreves de pre-venta valida que todas las facturas hayan sido
entregadas, en caso de haber una factura pendiente verifica
que la mercanca repose en su vehculo.
Si la forma de la factura fue auto-venta, liquida las facturas y
actualiza el saldo de la factura del cliente.

Las facturas se archivan en folio asignado para cada cliente en
orden consecutivo.

En caso de haber pagos a facturas el vendedor, entregador,
cobrador, trasportador o mercadersta debe elaborar un recibo
de caja provisional al cliente como soporte de que recibi el
pago. En l debe costar la fecha, el monto recibido
especificando si es cheque, transaccin bancaria o efectivo y
las facturas que se estn cancelando.

El asistente de cartera responsable de esta funcin elabora el
recibo de caja definido aplicado dicho pago a la factura
referenciada en el recibo de caja provisional.

Los soportes del archivo sern el recibo de caja, la factura y el
recibo de caja provisional.

Segn la investigacin realizada a la empresa por el grupo de trabajo dio como
resultado que tener las polticas internas definidas y procedimientos
adecuados dentro de esta son fundamentales para lograr un eficiente control,
manejo y recuperacin de los crditos de la empresa.


6.1.2 Estrategias para recuperar la cartera en las fechas estipuladas
La recuperacin de cartera vencida de la Comercializadora Nacional S.A.S Ltda
le permite a la empresa captar nuevos clientes y aumentar sus ventas. Razn
por la cual este proyecto considera que las estrategias para la recuperacin de
la cartera de crditos traern ptimos resultados a la empresa.



26

Proporcionarles a los clientes las ventajas del pronto pago para la ampliacin
de su cupo de crdito en el momento que sea necesario, les permite a los
clientes tratar de mantener un buen comportamiento en sus pagos para obtener
beneficios como descuentos, aumentos en sus crditos y tener buenas
referencias comerciales.
Determinar el Procedimiento Adecuado para la Cobranza, con un contacto
permanente con los clientes por diferentes medios, le permite a la empresa
tener una mejor relacin comercial y colaboracin oportuna en las fechas de
pagos por parte de los clientes.
Proporcionarles a los vendedores datafonos para as reducir el riesgo de atraco
a los trabajadores y le facilitamos el pago a los clientes en el caso que no
manejen efectivo en el momento
Un agente autorizado el cual sea el encargado de realizar los cobros
oportunos, pues ya que esta empresa no tiene una persona estipulada para
recuperar el dinero a tiempo y por ende le produce el aumento de cartera en
mora
Tambin se puede asignar a una sola persona para el cobro as se puede
recaudar el dinero ms rpido.

Cobro personal o telefnico
Se dice que la atencin personal es de las actividades eficientes y efectivas
para tratar con los clientes sobre la situacin de sus prstamos. Recordemos
que los crditos tienen dos extremos: Cuando lo concedemos, cuando lo
recuperamos. Si para analizar la solicitud de prstamos fue necesaria la
presencia del prestatario, con mucha ms razn cuando tengamos que abordar
con l el pago de su obligacin. Adems, es la mejor forma de comprender la
situacin de un deudor y de resolver su situacin. La distancia entre la empresa
financiada y la sede del financiador, en la mayor parte de las veces, son



27

alejadas y por consiguiente, si no se quiere perder el contacto directo, es
necesario el uso del telfono.
Cobro por correspondencia
Los clientes pueden optar a dos actitudes: Guardar silencio y no contestar o
responder con alguna explicacin o excusa.
Trataremos sobre situaciones ms complejas, es decir, cuando los crditos
caen en mora y se tienen que hacer gestiones especficas por carta ordinaria o
email. En las comunicaciones escritas hay que tener mucho cuidado en lo que
se dice pues recordemos que es un documento que puede ser utilizado en
nuestra contra si la otra parte encuentra mritos para demandarnos por daos
y perjuicios.
En el primero de los casos, si nuestra carta no es contestada ser conveniente
utilizar una llamada telefnica o visita personal, pero ante todo, estar seguros
de que recibi nuestra comunicacin, ya que podra ocurrir de que est ausente
o ms grave an, que se haya ido del pas por quiebra o venta del negocio o de
su empresa.

Sistema computarizado
Es un mtodo de cobro aplicable a las empresas es IFNC que tienen una red
de enlace en sus computadoras que facilita grandemente, y en minutos la
informacin requerida del prestatario o la iniciada por el Intermediario
Financiero.
En nuestro pas esta metodologa es incipiente y se est usando entre grandes
empresarios o Bancos Convencionales. Lo mencionamos para que nuestros
participantes estn informados sobre su existencia y aplicacin.






28

Gestores jurdicos
Gestores Jurdicos son Abogados Externos o Internos de un Intermediario
Financiero a quienes se les asigna la responsabilidad de continuar las
gestiones de cobro por la va judicial, cuando se han agotado las otras formas
de recuperacin de los crditos.
Hay que estar claros que, una accin judicial es la forma menos favorable de
recuperacin por sus altos costos, pero hay que aplicarla como ltima instancia
de disminuir la mora, casi siempre, muy parcialmente. Antes de iniciar este
proceso se recomienda que de previo se haga un estudio que permita conocer
a prioridad, las bondades que pueda tener la recuperacin o si es preferible
considerar el saneamiento del prstamo cado en mora.


6.1.3 Implementar procesos y metodologas de manejo documental para
una gestin de archivos de los documentos

Definicin de documento

El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresin
testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las
instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte
material.
Segn el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil Son documentos los
escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografas, cintas
cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones,
contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que
tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas,
monumentos, edificios o similares.
El Archivo General de la Nacin define el documento como: Informacin
registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.



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Definicin gestin documental
En resumen Gestin Documental significa planeacin, control, direccin,
organizacin, entrenamiento, organizacin, promocin y otras actividades de
gerencia que involucran la creacin documental, su mantenimiento, uso y
disposicin en orden de archivar adecuada.

Definicin de archivo

El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la
Nacin, el cual expresa que: "Archivo es uno o ms conjuntos de documentos
sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
Proceso Natural por una persona o institucin pblica o privada en el
transcurso de su Gestin, conservados, respetando aquel orden para servir
como testimonio o Informacin para la persona o Institucin que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.


Ciclo de vida de los documentos
El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como
organismo vivo, se crea o se recibe, se establece su forma fsica (papel,
electrnico, magntico, fotogrfico etc.) y el contenido informativo. Los
documentos despus se utilizan y mantienen. Se revisan, se archivan,
reorganizan y cumplen con su tiempo de funcin su edad aumenta
gradualmente con sus valores.



30




6.1.4 PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

Es de gran importancia contar cualquier empresa con un programa de Gestin
Documental que facilite la organizacin y planificacin de la documentacin
producida y recibida en el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
SISTEMAS DE ARCHIVO
ALFABETICO: Los expedientes se rotulan con los nombres de los
individuaos o las instituciones.

POR ASUNTO: Los rtulos corresponden a los nombres de los temas.

NUMERICO: El rotulo corresponde al nmero asignado al individuo,
organizacin o asunto.

GEOGRAFICO: El rotulo indica los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.

Se le recomienda a la Comercializadora Nacional S.A.S. Ltda. Utilizar el
archivo numrico debido a lo observado en la visita realizada por el tipo
de factura.
Cuando se siga este sistema, habr que asignar a cada nombre o
asunto un numero de orden consecutivo. Se dice que es un sistema



31

indirecto porque, tanto para archiva como para localizar cualquier
material, habr que consultar primero el ndice alfabtico de tarjetas. En
el podr hallarse el nmero que le fue asignado a cada persona o
entidad. Por este motivo, el sistema no es muy utilizado, aunque se use
con grandes ventajas en las empresas cuyos documentos se archiven
por nmero.

6.1.5 PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR EN SISTEMA NUMRICO
Los pasos que se deben seguir en este sistema son muy similares a los que se
siguen en el archivo alfabtico.
Inspeccionar: Revisar la correspondencia para estar seguro que puede
archivarse.
Marcar: Determinar y marcar el nombre o asunto bajo el cual se archivaran los
papeles. Tambin, deber fijarse el nombre para la referencia cruzada y
marcarlo.
Distribuir Alfabticamente: Ordenar alfabticamente los nombres o asuntos
marcados.
Marcar el nmero: asignar el nmero, esta anotacin se har en la esquina
superior derecha.

Los archivos deben ser revisados de manera peridica para transferirlos a otro
archivo para su eliminacin, se conservan solamente los que estn en vigencia
y aquellos que sean de utilidad posterior, este es el paso final para el ciclo de
vida de un documento. La transferencia regular de documentos inactivos brinda
como resultado el ahorro de espacio, equipo e inclusive mano de obra, reduce
el espacio para los archivos activos permitiendo ampliar el equipo suministros
para los archivos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de esta
manera se permite localizar de forma ms sencilla y rpida los documentos.



32

El vendedor, entregador, cobrador y/o trasportador al llegar donde el cliente
llena un recibo de caja con el valor total de venta por cliente, cuando regresan
a la empresa ya han debido consignar el dinero y hacen entrega al auxiliar de
cartera del recibo de caja, l se encarga de ingresar al sistema el pedido y
tambin es el encargado de revisar, organizar y archivar temporalmente los
soportes. Diariamente escanean los volantes de consignacin y manejan un
archivo en el sistema. Ha fin de mes estos son guardados en una caja.

Se le recomienda a la comercializadora nacional S.A.S. LMTD implementar
este proceso de gestin documental para la mejora de su archivo:
Realizar accin orientada actualizar el control de documentos del rea.

Mejorar la comunicacin con usuarios personal que requiera de los
servicios de archivo.
Preparar programas de capacitacin y motivacin personal

Realizar comunicados y llamados a los usuarios y personal para que
cumplan los procedimiento de archivo y prstamo de documentos

Los estantes deben estar identificados, marcados por los nombres de los
clientes en forma alfabtica por mes y ao, para as no tener
inconvenientes al buscar un documento y as facilitarlo rpidamente.

Para las estanteras y carpetas disear e imprimir etiquetas
autoadhesivas que permitan identificarlas.

El rea donde se encuentra el archivo debe de estar ordenada y limpia

Crear normas necesarias para mantener el adecuado funcionamiento
del rea.

Hacer un inventario de todas las carpetas existentes del archivo.

Elaboracin de frmulas del control de prstamo de documentos




33

Colocar una persona encargada para el rea de archivo de cartera, de
esta manera se agiliza la bsqueda de carpetas y se mantiene el orden
de ellas en la sala.

6.1.6 PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE DOCUMENTO
a. Procedimiento de recibo de caja
Clientes con recibos de caja provisional
La administracin del DC entrega a cada uno de los vendedores diferentes a
DTS preventa (a excepcin de que el cliente lo requiera) mercadera o
trasportador un talonario de recibos de caja provisional pre-numerado en forma
consecutiva, registrando el numero inicial y final en la planilla de control
(Creada para su registro, firmada de aceptada por el vendedor
Y control al consecutivo de estos recibos.

Diariamente estos soportes de la consignacin y el recibo de caja firmado por
los Vendedores y/o mercadera se adjuntan al reportes consecutivos de recibos
de cajas y se entrega junto con los soportes al Jefe para Su revisin y
validacin.

El vendedor, mercadera o trasportador elabora el recibo de caja provisional
cuando este cancele en efectivo si el pago es efectivo lo debe consignar en las
cuentas autorizadas para tal fin y si es cheque lo debe entregar directamente a
la admn. del DC) firma de confirmado junto con el cliente y el entrega le
original como comprobante de pago, la distribucin del recibo de caja
provisional ser:
Original y blanco- cliente
Copia azul- soporte de cartera
Copia Rosado- consecutivo contable


Teniendo en cuenta que son documentos ttulos valores legales la
administracin del DC revisara que todos los recibos de caja provisional
(Tanto el blanco como los utilizados) estn completos y que cumplan con lo
siguiente:
Que se Allan diligenciado todos los campos del recibo de caja y que la
informacin sea legible
Que no se evidencien tachones o enmendaduras



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Que los valores recibidos efectivos o cheques sean iguales a los valores
consignados o entregados al DC
Que se relacione el nmero de la factura cancelada
Que los recibos estn firmados con el nmero de cedula del vendedor y
por el cliente.

Una vez verificado y asegurado que se cumplan con los anteriores requisitos,
la administracin del DC, proceder a elaborar el recibo de caja en el sistema
IBES por el valor total de la consignacin y distribuirlo a aplicarlo a las
facturas canceladas por cada cliente y adjuntarlo como soporte al recibo de
caja provisional como evidencia soporte,
Para efecto de la revisin de los talonarios por parte de la administracin del
DC, el vendedor maderista o trasportador deber presentar el talonario con
copias azul y rosada para que el responsable de los recaudos los desprenda
del talonario, cuando se presente anulado deber dejarse el juego completo(
original y las dos copias )y con la palabra sello o anulado,( si un recibo se
extrava el vendedor deber aclarar y soportar su perdida colocando su
respectivo denuncio ante la entidad del gobierno autorizado para tal fin o con
el formato habilitado de la compaa para perdida de documento, el
responsable de los recaudos
Una vez verificado que se cumplan los requisitos y que este talonario se
encuentre completo con sus 50 consecutivos, proceder a pasar la
informacin al auxiliar de archivo para que este cumpla con su funcin.

b. Gestin de carpeta de clientes
Gestin de cartera de clientes debe entenderse como una metodologa cuyo
objetivo consiste en incrementar la eficiencia de los esfuerzos que llevan a
cabo empresas con una finalidad retentiva evitando salidas y vinculndose a
sus clientes.



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Esta carpeta de clientes del canal mayor UTS, DTS, OT y distribuidores en la
comercializadora nacional S.A.S LTD se organizada de la siguiente manera
por el nombre de los diferentes clientes y por forma alfabtica.
c. Ingresos
Es el paquete de recibos de caja que el asistente o auxiliar administrativo, debe
imprimir el reporte de recibos de caja y revisar que el consecutivo se encuentre
completo y en orden de mayor a menor adems que cada una de las
consignaciones hayan quedado registradas en el banco correspondiente y que
los valores registrados en el recibo de caja sean iguales a la consignacin en
caso de encontrar alguna diferencia en el momento, se procede hacer la
respectiva revisin del recibo de caja, si es en el registro de la cuenta bancaria,
informara a los encargados de la consignacin bancaria en contabilidad para
que se reclasifiquen en el sistema.
Una vez con el paquete revisado VS el reporte de recibos de caja, del
sistema se toma una a una las consignaciones junto con el nmero de la
cedula en el reporte de gerencia electrnica.
Si alguna consignacin no fue encontrada se puede validar que ocurri
en los siguientes casos.
SE ARCHIVA DE LA SIGUIENTE MANERA.
Nombre de la empresa
Nombre del documento
Numero de consecutivo de manera descendente
Fecha del documento


6.2 PRODUCTO FINAL

El presente proyecto dirigido a la empresa Comercializadora Nacional S.A.S.
Ltda. Fue de gran utilidad, nuevas polticas como las condiciones de ventas
en las cuales se le brinda al cliente mejores descuentos y plazos para
cancelar, obteniendo una recuperacin de cartera vencida y pronta a
vencerse.

Se logr dejar un archivo con mejor organizacin donde el recibo de caja es
ordenado en orden numrica, y la carpeta de los clientes es organizada en
forma alfabtica.




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6.3 RESULTADOS
6.3.1 Certificado del producto




























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7. CONCLUSION

El mejoramiento del departamento de crdito y cobranzas aportaran al buen
desempeo de la organizacin, con el respectivo cuidado de los recursos de la
empresa, y superar el nivel de cartera vencida a niveles normales que tantos
problemas serios han trado al flujo de efectivo que afectan principalmente el
pago a proveedores.

Se evidencia en la Comercializadora Nacional S.A.S Ltda. el grave problema de
cartera vencida, por cuanto no se han cumplido los pasos para dar crdito a
clientes que cumplan con los pagos a tiempo.

La seleccin de los clientes es uno de los principales motivos para que los
mismos se encuentren en mora, por los mltiples problemas sociales, polticos
y econmicos de los mismos.
















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8. SUGERENCIA Y RECOMENDACIONES

El presente proyecto se dise con el fin de ser aplicado y as contribuir en
mejorar la estructura del departamento de cartera y obtener beneficios para la
empresa Comercializadora Nacional S.A.S Ltda. Segn lo observado en el
desarrollo del proyecto se recomienda a la empresa realizar algunos cambios
en los procedimientos de gestin de cobranza.

Capacitar al personal de cartera de crdito y cobranzas de tal manera
que su desempeo mejor y se cumplan las metas que la empresa se ha
propuesto, asegrese de enfatizar la importancia que tiene la cobranza
para su compaa e incluso, debe ser posible, fundamental cuando se
pretende emplear muchas herramientas hasta ahora subutilizadas, tal es
el caso de la psicologa de la cobranza, informacin casi absoluta del
deudor, preparacin del cobrador y los controles sobre la cartera.

Mejorar el sistema de cobranzas, por medio de dilogos para las buenas
relaciones humanas y una actitud al trabajo eficiente y eficaz que ayude
a la recuperacin de la cartera vencida.

Conocer los pasos y procedimientos de cobranza que aseguren el
cumplimiento de un crdito.

Presentar a cada cliente un cronograma de pagos de tal manera que
aquellos que tengan cuotas vencidas, tengan las facilidades para
realizar los pagos en cuotas que estn a su alcance.

Cobro personal, la atencin personal es de las actividades eficientes y
efectivas Para tratar con los clientes sobre la situacin de sus valores
Pendientes.

Envo de comunicados automatizados, de esta manera damos a conocer
el caso del Cliente, su situacin crediticia y cules seran su recargo
financiero. No Realizar un pago rpido y evitarles caer en procesos de
cobranzas.




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Realizar nuevas segmentaciones, analizar las variables del
comportamiento Histrico del cliente y con estas se busca predecir su
conducta de Pago Dependiendo de las caractersticas de cada uno, se
definen las Estrategias ms Adecuadas para recuperar la cartera.

Involucre mandos medios y altos en la cobranza. A veces una llamada
del director general de una compaa a su homlogo de la empresa
que debe, puede llegar a obtener resultados milagrosos. Este es un
recurso muy efectivo que no debe olvidarse

En la recuperacin de cartera, un buen cobrador debe tener carcter,
un buen tono de voz, don de gentes, ser observador y vestir adecuada
y formalmente, aunque no de manera ostentosa.

Los fundamentos metodolgicos de un archivo son:
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la informacin.
Lo anterior nos gua para archivar los documentos segn su frecuencia de
utilizacin as:
Archivos activo o de gestin: recogen documentos recin
entregados en la entidad o de consulta frecuente.

Semis activos: contienen documentos provenientes de archivos
activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su
valor operativo y funcional, conservan su valor histrico, poltico y
documental.








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GLOSARIO

SISTEMA: es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se
siguen para poder realizar una actividad esencial en la oficina.
PROCEDIMIENTO: Es una serie de pasos relacionados que se siguen para
desarrollar el sistema.
ARCHIVAR: Es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y
protegidos los documentos.
ROTULO: Es el nombre o nmero con que se identifica un record o expediente.




















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BIBLIOGRAFIA

Proyecto de grado: Capacitacin en Gestin Documental. Elaborado por
Ingeniero Harold Rodrguez. Bogot Colombia 2012
Proyecto de grado: Diseo de un modelo de gestin documental para la unidad
nacional de tierras rurales. Elaborado por Paola Angarita Castillo y Diego
Fernando Angarita. Bogot Colombia 2008

Tcnicas y prcticas de oficina Segunda Edicin Mc Graw Hill Amalia Labres
de Charneca y Anglica Cortes de Morales. Septiembre de 1996.

http://lacostaopiniones.blogspot.com/2012/08/recuperacion-de-cartera-
vencida.html
https://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/5967/32/Capitulo%201-
Antecedentes%20de%20la%20Cartera%20Vencida.pdf
http://bgsagenciamarketing.wordpress.com/2012/07/16/aumentar-la-cartera-de-
la-empresa-o-mantener-los-clientes-fijos/
http://www.gerencie.com/la-contabilidad.html
http://transparencia.esonora.gob.mx/NR/rdonlyres/81972502-8582-481E-909B-
20037DC862FD/33526/CreditoEducativoManual_Proc_Cartera_2008.pdf













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ANEXOS














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ANEXO 1, INSTRUMENTO
CUESTIONARIO DE ENTREVISTA APLICADO AL DEPARTAMENTO DE
CARTERA

1. Existe un Manuel de Funciones y Procedimientos para el departamento de
cartera?

a. S No
b. Est por Escrito
c. Es claro y preciso


2. Existen Polticas a aplicar referentes ha:
a. Otorgamientos de Crditos
b. Condiciones Generales de Cobranza
d. Estn claramente Expresadas
e. Estn por escrito


3. Con respecto a la concesin de crditos al cliente:
a. Se estudian los antecedentes de los clientes
b. Qu aprobaciones se requieren
c. Se encuentra definido el monto crdito que se puede conceder a cada
cliente
d. Se deja constancia por escrito de la aprobacin del crdito
e. Los Montos de los crditos otorgados son revisados
f. Por quin
g. Con qu frecuencia
h. Son aumentados automticamente
i. Mediante qu sistema





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