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MANUAL DE FORMAO

DESLOCAES
ORGANIZAO E PLANIFICAO

rea de Formao: 346 Secretariado e Trabalho Administrativo


Concepo/Autoria: Lus Monteiro da Silva

NDICE
Pg.
Captulo 1 Deslocaes Internas

Captulo 2 Planeamento e organizao de uma viagem ao estrangeiro

Captulo 3 Relatrios

16

Bibliografia

17

DESENVOLVIMENTO

CAPTULO 1 DESLOCAES INTERNAS


OBJECTIVOS

CONTEDOS

Identificar
e
executar
as Listagem de tarefas; Contactos
actividades
inerentes
inerentes; Recolha de elementos;
planificao
de
deslocaes
Organizao da deslocao.
internas e de viagens ao
estrangeiro.

As deslocaes na Actividade Profissional


Para alm da necessidade de contactar directamente clientes, fornecedores e
mercados, a internacionalizao de acordos, protocolos e eventos socioprofissionais
tem vindo a vulgarizar as deslocaes e viagens.
Esta prtica, favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte
e pela abolio de fronteiras na comunidade, tornou-se consequentemente parte
integrante da moderna actividade empresarial.

Finalidades das Viagens

actividade de filiais, sucursais e dependncias;

praas ou mercados nacionais ou internacionais;


de associaes socioprofissionais (rotrios, por exemplo);

de alvars, licenciamento, propostas para concursos pblicos, etc;

A planificao e a organizao das vrias espcies de deslocaes e viagens,


bem como o tratamento da documentao e do material correspondente antes e aps
o regresso.

Tipos de Viagens
Quanto aos objectivos:

rcter administrativo;

Quanto natureza:

Quanto durao:

semana);

Quanto periodicidade:

Quanto deslocao envolvida:

Quanto ao meio de transporte utilizado:

CAPTULO 2 PLANEAMENTO E ORGANIZAO DE UMA VIAGEM AO


ESTRANGEIRO
OBJECTIVOS

CONTEDOS

Identificar
e
executar
as
actividades
inerentes

planificao
de
deslocaes
internas e de viagens ao
estrangeiro.

Organizao
comboio,

material;

Viagem

automvel

ou

de

avio;

Contactos com agncias de viagem;


Questes

financeiras;

estrangeira

Moeda

operaes

com

cmbios; Cuidados de segurana.

Planificao de Viagens
A planificao da viagem depende naturalmente das finalidades com que
feita. Mas em qualquer dos casos necessrio atender aos pontos seguintes:

correspondncia normal;

procuraes, credenciais e documentao diversa.

Calendarizao

As informaes a obter (horrios, tarifas);


Os contactos a estabelecer (agncia de viagens, cmara de comrcio);
As tarefas a desempenhar (compra de divisas, obteno de vistos, etc.).

Contactos a estabelecer
As deslocaes exigem toda uma srie de contactos e de comunicaes
preparatrias cujo teor e destinatrios diferem de acordo com as finalidades
pretendidas:
rmaes de ordem vrias (transportes, tarifas, condies de
participao, etc.);

inanceiros

Os contactos devem ser feitos com antecedncia e pela via mais apropriada
aos destinatrios e aos assuntos a tratar: telefone, fax, correio normal ou
electrnico, etc.
Muitas vezes conveniente, depois de estabelecido um primeiro contacto via
telefone, confirmar por escrito o que ficou acordado, ou pelo contrrio, depois de
um primeiro contacto por escrito falar directamente com o interlocutor, para
resolver rpida e personalizadamente problemas pontuais ou tomar decises
conjuntas.

Correspondncia
A correspondncia dirigida aos diversos destinatrios empresas a visitar,
organismos promotores de jornadas profissionais, fornecedores de servio, etc.
deve ser enviada atempadamente e devidamente registada.
No caso de umas reunies, visitas ou entrevistas marcadas, a confirmao
por escrito, sendo a cpia da confirmao colocada no dossier da viagem.

Comunicaes Telefnicas e Faxes


As comunicaes telefnicas e os faxes iniciam muitas vezes os contactos a
estabelecer para a organizao de uma viagem, recorrendo-se a eles sobretudo para
a obteno de informaes preliminares.

Determinao do Itinerrio
A determinao do itinerrio pode obedecer a critrios diversos: economia de
tempo ou de dinheiro, sequncia lgica de ordem geogrfica ou negocial,
condicionantes do transporte ou das transportadoras, etc.
Assim necessrio estabelecer em primeiro o critrio a seguir, para depois

fazer o estado do itinerrio que melhor serve as finalidades da deslocao.


Tambm essencial obter informaes que permitam fazer a melhor escolha.
No caso das viagens de automvel, conveniente a obteno e consulta de mapas de
estradas e roteiros.

Documentao e procedimentos burocrticos


A documentao e os procedimentos burocrticos preparatrios da viagem
incidem basicamente sobre os aspectos seguintes:

ocumentao diversa necessria negociao ou jornada profissional.

Passaportes, Vistos e Certificados de Vacinas


Relativamente a este assunto, a primeira coisa a fazer verificar se o(s)
pase(s) visitado(s) exige passaporte: visto ou certificado de vacinas relativamente
aos cidados portugueses.

Passaportes
O passaporte, como documento de viagem, pode ser tratado nas Agncias de
Viagens, as quais substituem o cliente nessa tarefa. um documento oficial e nico
documento de identificao vlido na grande maioria dos pases.
Vistos
A entrada nalguns pases obriga a obteno prvia dum visto. Os vistos so
solicitados, em impresso prprio de cada pas, e acompanhado do passaporte e dos
necessrios requisitos.
Carta de Conduo, Carta Verde, Autorizao Automvel e Seguros
Quando a deslocao se fizer em automvel, necessrio verificar a validade
da carta de conduo e fazer-se o seguro internacional conhecido como Carta Verde,
que cobre a responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados.

Seguro de viagem

conveniente fazer um seguro de viagem, este requer-se atravs do


preenchimento de uma proposta de seguro na qual, mediante o pagamento de um
prmio nico, d origem emisso de uma Aplice de seguros e Recibo de Prmio
que garantem, em caso de acidente, a cobertura dos riscos previstos no Contrato.

Organizao da Viagem
Na organizao da viagem deve ser considerado basicamente os seguintes
aspectos:

Conforme a complexidade da viagem (itinerrio escolhido, procedimentos


burocrticos a observar, servios complementares a assegurar, etc.), deve-se ainda
determinar a necessidade ou convenincia do recurso a uma agncia de viagens.

Meios de transporte
Os meios de transporte a utilizar decorrem necessariamente do tipo de
viagem e das deslocaes que durante a mesma ser necessrio fazer.

assim fundamental estabelecer a programao dos vrios transportes


envolvidos:
avio, comboio, automvel, navio, etc.

- De e para os aeroportos ou gares (carro da empresa, txi, etc.);


- Do hotel para os locais de reunio e vice versa (rent a car, servio
proporcionado pela empresa ou organismo visitado, etc.);

A organizao dos meios de transporte pode ser facilitada por manuais de


consulta apropriados, de que destacam:

- O ABC World Airways Guide, que alm dos horrios das carreiras areas regulares,
contm informaes sobre codificao e descodificao das cidades, aeroportos e
companhias areas, moedas dos pases e respectivas cotaes, tipos de avies, rotas,
diferenas horrias, feriados oficiais, etc.
- O TRM Tariffs and Regulations Pessenger, que apresenta as regras e tarifas de
avio para passageiros da TAP.

-de-ferro
- O Thomas Cook European Timetable, manual de publicao mensal com informao
de comboios, horrios e quilmetros do sistema rodovirio europeu.
- O Thomas Cook Overseas Timetable, idntico ao anterior mas para fora da Europa.
- Os horrios especficos de cada companhia: CP (Portugal), RENFE (Espanha), SNCF
(Frana), etc.
- Os tarifrios nacionais e internacionais. A nvel da Europa, os preos esto
tabelados para as principais cidades, sendo os no tabelados calculados pelo sistema
de Kms.

- As distncias entre as principais cidades europeias;


- Os mapas de estradas;
- As plantas e roteiros das cidades;
- Os guias tursticos.

- O ABC Shipping Guide, que contm informaes sobre horrios, preos e condies
para passagens de barco, travessias, ferry-boats, etc.

- Manuais de Eventos (feiras, exposies, congressos, etc.);

- Manuais Nacionais de Tarifas e Hotis;


- Manuais de Informaes Tursticas;
- Mapas de Estradas;
- Plantas de Cidades;
- Roteiros Tursticos.

Telemtica
As telecomunicaes RDIS, teletexto, Internet, etc. proporcionam
informaes que substituem, em grande parte, as consultas dos manuais, e que
muitas vezes se encontram mais actualizadas do que estes.
Contundo, e a menos que se possua uma razovel pratica neste campo,
prefervel recorrer a uma agncia sempre que a organizao da viagem oferea
alguma complexidade ou prevejam situaes problemticas.

Reserva de bilhetes e hotis


A reserva de bilhetes e hotis pode constituir um srio problema, sobretudo
em poca alta ou por ocasio de grandes eventos (feiras internacionais,
acontecimentos desportivos de grande impacto, etc.). Embora seja possvel fazer as
reservas e marcaes directamente por via informtica, muitas vezes prefervel
entregar a responsabilidade a uma agncia de viagem, que tem maior facilidade em
efectuar as marcaes, evitando-se assim diligncias a que no se est habituado,
perdas de tempo, gastos em telecomunicaes e contratempos.

Recurso s agncias de viagem


As agncias de viagem actuam como intermedirias e prestadoras de servios,
estando habilitadas para executar todo o tipo de operaes relativas a deslocaes e
viagens, substituindo o cliente sem perda de tempo e sem encargos adicionais e
proporcionando-lhes opes que ele muitas vezes desconhece. Prope-lhe uma vasta
programao e tenta conseguir sempre a melhor em funo dos seus interesses
(econmico, qualitativo, de tempo, etc.).
As agncias de viagem dispem de um sector Firmas que tem por base a
prestao de servios a empresas visando um atendimento especializado e

personalizado, o que hoje um dos sectores mais importantes devido grande


quantidade e qualidade das viagens exigidas pela actividade profissional. Dispe
igualmente de um sector de Feiras, que organiza e proporciona deslocaes a esses
eventos e de outro de Congressos, especializao em reunies e jornadas de carcter
tcnico-profissional e que proporciona um conjunto de servios package de
carcter diversificado.

O recurso s agncias aconselhvel para:


rea de outgoing: reservas de
passagens, compra de bilhetes, marcao de hotis, obteno de passaportes e
vistos, seguros, etc;
rea de incoming: excurses,
visitas, reserva de hotis, transfers, guias, rent-a-car, bilhetes para espectculos,
etc;
gressos, colquios, feiras,
exposies, etc.

Aspectos Financeiros
H

igualmente

que

organizar

os

aspectos

financeiros

da

viagem,

nomeadamente no que se refere a:

Contudo, e uma vez que as condies de prestao dos servios podem variar,
tambm neste campo aconselhvel uma consulta directa ao banco com que a
empresa habitualmente trabalha e que pode ajudar a encontrar a melhor soluo,
com o menor custo e sem perdas de tempo, encarregando-se at de todos os
aspectos financeiros da viagem.

Moeda e Cmbios
As moedas e respectivas cotaes so estabelecidas diariamente pelo Banco
de Portugal, tendo qualquer dependncia ou agncia bancria a lista de cmbios

(compra ou venda) das moedas oficialmente cotadas.


tambm possvel comprar moedas no includas nas cotaes oficiais, sendo
os preos calculados a partir de cotaes estrangeiras.
Convm ainda providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas (txis,
compras de artigos alimentares ou de higiene nos terminais do aeroporto, etc.).

Cartes de Crdito
Os cartes de crdito vieram substituir com vantagem os antigos cartes de
cmbio, que possibilitavam a converso e reconverso da moeda.
H inmeros tipos e espcies de cartes de crdito, alguns dos quais, como o
American Express, o Eurocard, o Master Charge, o Visa, etc. so aceites
internacionalmente.
Podem assim ser utilizados os cartes da empresa (e obviamente, os cartes
pessoais, para o custeamento de despesas particulares), sendo contudo necessrio
verificar se eles so aceites no(s) pas(es) a visitar.

Cheques de Viagem
Os travellers cheques e os eurocheques so alternativas que apresentam
grandes vantagens a sua compra ser feita com a necessria antecedncia.

Cartas de Crdito
Trata-se de crditos documentrios, ou seja, de autorizaes emitidas por um
banco e enviadas aos seus correspondentes no estrangeiro, utilizando os titulares a
sacar at um determinado limite.
Agenda da Viagem
Definidos os trmites de viagem (durao, itinerrio, transporte, etc.) e a sua
programao, h que estabelecer a agenda dos dias de trabalho.
Esta planificao, que constitui um guia/memria essencial para o(s)
viajante(s), da competncia do Secretariado, que deve elaborar a partir do
programa estabelecido (ou do plano de viagem fornecido pela agncia), dele devendo
constar:

A agenda/planning feita em principio por dias, devendo conter as


informaes (ou elementos remissivos) necessrias e/ou convenientes para quem a
vai utilizar: diferenas horrias, tempos livres, transportes assegurados e a
providenciar, etc.
Organizada a viagem, necessrio fazer com a possvel antecedncia uma
verificao final:
umentos pessoais;

prevista;

os bilhetes, bons e vouchers;

CAPTULO 3 RELATRIOS
OBJECTIVOS

Redigir relatrios de actividades.

CONTEDOS
Fases

de

elaborao;

Assuntos

usualmente tratados; Terminologia;


Tcnicas de elaborao; Normas e
regras; Recolha de informao.

O que um relatrio?
O relatrio de uma actividade uma exposio escrita de um determinado
trabalho ou experincia. No apenas uma descrio do modo de proceder, pois este
conjunto de informaes constitui o protocolo. Um relatrio o conjunto da
descrio da realizao experimental, dos resultados nele obtidos, assim como das
ideias associadas, de modo a constituir uma compilao completa e coerente de tudo
o que diga respeito a esse trabalho.
O relatrio como instrumento de trabalho dever utilizar uma linguagem
simples, clara, objectiva e precisa. A clareza do raciocniodever transparecer na
forma como o relatrio escrito.
Um relatrio dever ser conciso e coerente, incluindo a informao
indispensvel compreenso de todos. A forma pela qual alguma informao pode
ser apresentada (tabelas, grficos, ilustraes), pode contribuir consideravelmente
para reduzir a extenso de um relatrio.
As frases utilizadas devem ser completas, para que, atravs da sua leitura
seja possvel seguir um raciocnio lgico.
A diviso metodolgica de um relatrio em vrias seces ajuda sua
organizao e escrita por parte dos autores e, de igual modo, permite ao leitor
encontrar mais facilmente a informao que procura.

BIBLIOGRAFIA
Manuel de Jesus Alves Vilo Curso prtico de Secretariado II volume, Pltano
Editora;
Guia de aprendizagem para a disciplina de tcnicas de secretariado Unidades 4, 5,
6, 7, 8, Editorial do Ministrio da Educao.