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Vista de Pjaro
El documento descriptivo Vista de Pjaro
BPM
usuarios de negocio.
verdaderamente
orientada
los
que
tales como
aporta
un
gran
valor
aadido
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NDICE
1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................................4
1.1. Qu es AuraPortal ..................................................................................................................... 6
1.2. La Opinin de los Expertos......................................................................................................... 8
1.3. La Opinin de los Clientes ........................................................................................................ 10
2. PRODUCTOS ....................................................................................................................................................12
2.1. Procesos (BPM) ...................................................................................................................... 12
2.1.1. Modelizacin ................................................................................................................................................................................... 13
2.1.2. Simulacin ........................................................................................................................................................................................ 14
2.1.3. Ejecucin ........................................................................................................................................................................................... 16
2.1.4. Monitorizacin ................................................................................................................................................................................ 17
2.1.5. Optimizacin..................................................................................................................................................................................... 18
2.1.6. Funciones y Roles en la Organizacin ...................................................................................................................................... 19
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1. INTRODUCCIN
AURA, con un capital social de $30 millones USD, fue creada en 2001 por el Dr. Juan Jos Trilles con un objetivo: desarrollar
una aplicacin de software empresarial 100% basada en Internet del tipo (*) Business Process Management (BPM) llamada
AuraPortal, con el mximo nivel tecnolgico y la inclusin de los ltimos estndares como la notacin BPMN.
Se aport un concepto radicalmente nuevo de gestin de procesos en el que el diseo y la programacin se fundiesen en
una nica etapa realizada por personal de negocio sin programacin. El resultado es una de las soluciones BPMS ms
potentes del mercado.
AURA es una entidad Presidida por D. Juan Jos Trilles y gestionada por un Comit CEO.
El Dr. Juan Jos Trilles es doctor en Ingeniera y mster en Business Administration. Tras fundar Dimoni Software en 1981,
que lleg a ser una compaa de software muy respetada, en 2001, despus de vender Dimoni, fund AURA actuando hoy
principalmente como mximo responsable del diseo de la aplicacin (Chief Software Architect). El Dr. Trilles ha publicado
diversos libros, ensayos y artculos relacionados con la gestin por procesos y ha sido invitado a pronunciar numerosas
conferencias sobre el uso de tecnologa empresarial innovadora, por ejemplo, Domain Cellular Accounting en el congreso
de Bielorrusia en 1998.
(*) Nota BPM (Business Process Management)
Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) con un determinado fin.
Es una realidad innegable que toda empresa u organizacin est gestionada internamente mediante procesos.
De hecho, la suma de todos los Procesos conformara la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que
desarrolla cualquier empresa u organizacin es la suma de sus procesos. Algunos podrn ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o
escritos, y otros complejos y muy estructurados.
Por otro lado uno de los objetivos de toda organizacin (empresas privadas, empresas pblicas, asociaciones, etc.) es mejorar y ser ms
eficiente en su gestin para lograr mejores resultados. Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la
suma de sus procesos, y una Gestin por Procesos (BPM) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente una correcta
implantacin del BPMS mejorar TODA la organizacin, sacar a la luz los puntos dbiles y fortalecer las actividades ms importantes. De
hecho ser:
MS EFICIENTE
MS FLEXIBLE
MS COMPETITIVA
Es en este instante cuando la herramienta para la Gestin por Procesos o BPM (Business Process Management) cobra mayor relevancia ya
que es el software empresarial para disear y ejecutar la automatizacin de los procesos y en definitiva, ayudar a las organizaciones a lograr
mejores resultados.
AURA es uno de los fabricantes de software de Gestin por Procesos (BPM) ms importantes del mundo, que cuenta entre
sus Clientes con compaas como WALMART, GENERAL MOTORS, TOYOTA, YAMAHA, PEMEX, CARREFOUR,
ARCELORMITTAL, FRITO LAY y otros, adems de entidades gubernamentales. Tiene presencia en 40 pases, ms de 500
Consultores Certificados y ms de 100 Partners, AURA ofrece cobertura internacional y un servicio impecable a sus Clientes,
ya sea de forma directa o indirecta.
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Contacto:
Oficinas ubicadas en Valencia.
info-es@auraportal.com
Contacto:
Oficinas ubicadas en 2255 Glades rd, Suite 324 A. Boca
Raton, Florida 33431.
info-us@auraportal.com
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1.1. Qu es AuraPortal
AuraPortal es una plataforma para disear y ejecutar, con gran fafacilidad y sin necesidad de aadir programacin, TODOS
los procesos -por muy complejos que sean- en empresas y organizaciones de cualquier tamao, desde corporaciones con
millones de procesos y/o millones de usuarios hasta pequeas empresas. Con AuraPortal se controla automticamente
cualquier organizacin de principio a fin si se desea, o bien partes de la misma.
El corazn de AuraPortal es un Core BPM, que contiene los mdulos residentes Procesos, Intranet/Extranet y Gestin
Documental. Adems se ofrecen cuatro Mdulos opcionales llamados 'Reglas de negocio', 'WIP (Wide Interaction
Platform)', 'Gestin de contenidos' y 'Comercio Online' que pueden adquirirse por separado para ampliar el alcance de la
aplicacin. La estructura de productos de AuraPortal queda representada en la siguiente imagen.
Estos
mdulos, tanto los
residentes como los opcionales, interactan entre s de manera que la presencia de algunos es necesaria para que otros
puedan operar.
Adems del Core BPM y los Mdulos Opcionales, AuraPortal provee Complementos, tambin opcionales, orientados a
solucionar necesidades especficas relacionadas con los procesos.
El Core BPM ha de estar siempre presente. El mdulo de Reglas de Negocio es independiente y su presencia no es
necesaria para las operaciones con otros mdulos. Sin embargo, el mdulo WIP (Wide Interaction Platform) ha de estar
presente para poder utilizar el mdulo de Gestin de Contenidos y a su vez, ste es necesario para poder operar con el
mdulo de Comercio Online.
CORE BPM
El Core BPM, es el corazn de la empresa de AuraPortal. Contiene tres mdulos residentes:
El primero, llamado Procesos, controla el BPM (Business Process Management) o Gestin por Procesos.
El segundo, llamado Intranet/Extranet, gestiona las comunicaciones entre empleados y tambin con clientes,
proveedores y otros agentes externos mediante un sistema de workflow de gran potencia.
El tercero, llamado Gestin Documental, gestiona de manera integrada y global todos los documentos (textos,
imgenes, vdeos, etc.) de la organizacin. Este manejo documental puede ser llevado a cabo concurrentemente
mediante dos sistemas: el Microsoft SharePoint, incorporado de origen y el AuraPortal File System, de diseo
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propio, altamente recomendado en general pero sobre todo si se desea mayor rendimiento en grandes volmenes
(millones) de documentos.
MODULOS OPCIONALES
Los Mdulos Opcionales son muy potentes y su principal inters estriba en la sinergia que generan en conjuncin con los
procesos del Core BPM.
Esta sinergia es evidente con las Reglas de Negocio pero tambin es muy clara cuando los mdulos de Gestin de
Contenidos y de Comercio Online se aprovechan de la existencia de los procesos BPM ya que ello hace que se puedan
publicar newsletters, revistas y peridicos, as como construir pginas web de la organizacin con caractersticas de gran
importancia como por ejemplo la actualizacin automtica de las informaciones publicadas o la posibilidad de utilizar la
plataforma de la web para vender los productos y servicios de manera integrada con las bases de datos de la empresa sin
necesidad de programacin o control tcnico.
La necesidad de utilizar Internet para difundir imagen, informacin y ofertas con el alto dinamismo que proporcionan los
mdulos de Gestin de Contenidos y Comercio Online, se est convirtiendo en una evidencia para las empresas y
organizaciones con vocacin de xito.
COMPLEMENTOS
Multiidioma. Permite trabajar con diferentes idiomas de manera simultnea, dejando que cada usuario elija el
idioma con el que desea trabajar. El sistema presenta la aplicacin completa en todos los idiomas elegidos de
manera simultnea y concurrente.
Extensin de WIP. La Extensin de WIP ampla funcionalidad a la plataforma WIP que ofrece la posibilidad de que
personas externas a la organizacin puedan participar en los procesos de la misma cuando se requiera. Este
complemento permite, entre otros, workflow (flujo de trabajo) entre Usuarios Externos e Invitados, adems de
nuevos elementos de seguridad. Para adquirir este Complemento es necesaria la activacin del Mdulo WIP.
Copia ntegra para Pruebas. Mediante este complemento se pueden realizar pruebas en una instalacin gemela a
la original con la seguridad de no alterar los datos ni modificar la configuracin de la instalacin que hay en
produccin con los datos reales.
Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin). Este complemento permite a las
organizaciones crear nuevas clases de proceso y modificar las existentes en instalaciones independientes
fsicamente separadas. Es decir, que los cambios de diseo y pruebas de clases de proceso se realizan en
instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de forma
sincronizada al entorno de produccin.
AuraPortal incorpora los ms modernos estndares y la introduccin de novedades revolucionarias como la generacin
automtica de Motores de Proceso y Orquestacin directamente a partir del Modelo sin necesidad de ninguna
programacin.
Esto se traduce en una disminucin drstica de los tiempos y costes (hasta en un 70%) tanto en su implantacin como en
las modificaciones a lo largo de su vida til y un Retorno sobre la Inversin (ROI) de hasta el 400%.
Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional
e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no
desearn trabajar de otra manera.
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Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo las corrientes a las
personas que deben ejecutar las acciones, en funcin de los Diagramas de los Procesos.
Cada una de estas personas, al recibir la tarea en su pgina de entrada (workflow), realiza su trabajo siguiendo las
instrucciones de la tarea.
La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinmicos, que contienen todos los
datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea aunque stos estn en otras
aplicaciones de la entidad, ya que AuraPortal se integra con ellas. El ejecutor no tiene que buscar la informacin;
la informacin viene a l. Una vez realizado su trabajo, el usuario termina la tarea.
De esta manera, la adaptacin a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizar casi sin
darse cuenta.
Adems, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, as como los datos y
documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automtica las fichas de cada elementos de gestin
determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, departamentos, etc.
Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable que hace que los trabajos pendientes lleguen a su fin, controlando
que cada usuario realizar sus tareas. AuraPortal incorpora el Avisador, funcionalidad que hace que el usuario reciba un
aviso (visual y/o acstico) al recibir una nueva tarea, aunque se encuentre fuera de la aplicacin.
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Toda esta problemtica nos hizo plantearnos la compra de una solucin tecnolgica
que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar nuestros recursos
humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la gestin de otros
procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnologa, como los relativos a
calidad y control de reclamaciones que para nosotros tambin son muy importantes.
Alfonso de Carlos Muoz. Gerente.
Durante mucho tiempo estbamos buscando una solucin que pudiese darnos el
control de todos los procesos automatizados para mejorarlos y crear nuevos de una
manera fcil. En este sentido, estoy impresionado con las funcionalidades que
ofrece la plataforma de AuraPortal integrada con el sistema RSA-CSY y puedo decir
que la hemos encontrado.
Marcelo Santos. Director.
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2. PRODUCTOS
Como se ha mencionado anteriormente, AuraPortal es un software empresarial constituido por su Core BPM, adems de
Mdulos Opcionales y Complementos. stos son:
CORE BPM
1.
2.
Intranet/Extranet.
3.
Gestin Documental.
MDULOS OPCIONALES
4.
Reglas de Negocio.
5.
Gestin de Contenidos.
6.
Comercio Online.
COMPLEMENTOS
7.
Multiidioma
8.
Extensin de WIP
9.
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2.1.1. Modelizacin
La Modelizacin es la etapa donde se disean y construyen los procesos. El sistema de Modelizacin de AuraPortal
representa tres grandes ventajas:
A - Elimina las tradicionales dificultades de comunicacin entre el personal de negocio y el personal tcnico cuando
se disean y se modifican procesos.
B - Garantiza el correcto diseo y ejecucin de todos los procesos sin errores de programacin y por lo tanto se
ofrece operaciones y procesos robustos que encajan exactamente con los requerimientos de los ejecutivos de
negocio.
C - Se reduce dramticamente el tiempo (y coste) de desarrollo de procesos, con la capacidad de realizar cambios
en los modelos de los procesos de manera fcil, rpida y con efecto inmediato.
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Configuracin
Tras la diagramacin de los procesos, slo queda la configuracin de datos tales como: ejecutores, roles, formularios, multicalendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos, condiciones, etc.
Asignacin de atributos mediante el Editor de Formularios Dinmicos al crear una Clase de Proceso. (Fase de Modelizacin)
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2.1.2. Simulacin
Existen dos tipos de Simulacin: La Simulacin Estadstica y la Simulacin Real.
Simulacin Estadstica
La simulacin estadstica consiste en la asignacin de unos valores representativos de la carga de trabajo del proceso, para
luego ejecutar el proceso 'n' nmero de veces y obtener resultados estimativos previos a la puesta en produccin del
proceso.
Simulacin Real
Uno de los aspectos ms especiales de AuraPortal es que los diseadores de procesos, los directivos y los analistas de
negocio pueden realizar simulaciones de manera fcil y en entornos de trabajo real, donde algunos factores (como la
identidad de los ejecutores) se 'simulan' mientras otros factores siguen siendo los reales, proporcionando as una imagen
certera de lo que realmente ocurrir cuando el proceso se encuentre en Ejecucin.
Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo 'simulacin' al modo Modelizacin tanto como se
desee. Esto ayuda a identificar errores de diseo con el fin de conseguir una verificacin completa y precisa de todo el
diseo del proceso, pudindose realizar en tan solo minutos o horas comparado con semanas y meses en otros sistemas de
Gestin por Procesos o BPM que requieren programacin.
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2.1.3. Ejecucin
La etapa de Ejecucin es la etapa donde se pone en marcha lo que se ha modelizado en fases anteriores. Es la fase de
Produccin. Los usuarios trabajan diariamente con los procesos.
Al igual que en la Modelizacin, los usuarios acceden al Portal de Colaboracin, Intranet, para en este caso iniciar procesos y
atender las tareas que llegan a su bandeja de entrada de tareas.
La bandeja de entrada de tareas permite al usuario manejar de forma sencilla y eficiente todas las tareas de proceso que
estn a su cargo. El sistema incorpora filtros de bsqueda avanzada tales como: Estado, Clase de Proceso, Referencia,
Cdigo, Nombre, Tema, Fechas y Tipo.
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AuraPortal incorpora el Avisador, un sistema que avisa al usuario (Empleado, Externo e Invitado) de las tareas que tiene en
su bandeja de trabajo, aunque ste no haya iniciado sesin en AuraPortal.
Avisador de tareas
2.1.4. Monitorizacin
En la etapa de Monitorizacin se observan y controlan los resultados de la etapa de Ejecucin mediante herramientas de
anlisis. AuraPortal cubre los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos, desviaciones, costes) de todos los procesos
mientras se estn ejecutando.
Las actividades realizadas y registradas en AuraPortal en el da a da (procesos) van proporcionando datos en tiempo real
que son ledos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal:
Cuadro de Mandos
BI (Business Intelligence)
Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que est ocurriendo en la entidad.
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2.1.5. Optimizacin
La Optimizacin es la etapa donde se realizan cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a
travs de la etapa de Monitorizacin.
Los cambios se realizan en el modelo del proceso (Modelizacin) de forma sencilla para luego verificar mediante la
simulacin y en tiempo real que el proceso funciona correctamente y en el menor tiempo posible. AuraPortal gestiona el
control de versionado de procesos, incluso cuando hay procesos en produccin y se quieren realizar cambios en el modelo
del proceso.
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AuraPortal es un orquestador de procesos que permite una mejora de la organizacin empresarial. Una organizacin que
no trabaja con AuraPortal tiende a una gestin ineficiente de su actividad dado que existe una multi-interaccin de todos
sus elementos (Empleados, Terceros, Datos y Sistemas) tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Elementos
Interaccin Ineficiente
AuraPortal orquesta todos los elementos mediante procesos, permitiendo a la organizacin alcanzar elevadas cotas de
eficiencia.
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La primera fase requiere de una estructura tecnolgica que soportar la implantacin de AuraPortal. Normalmente esta
labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud.
Una vez la instalacin de AuraPortal se ha llevado a cabo es hora de crear los procesos que automatizarn las actividades de
la empresa. En la segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos,
documentos, etc. que compondrn la organizacin de la empresa. Si fuera necesario, el personal de IT puede ayudar en esta
labor, sobre todo en lo referido a integracin con aplicaciones externas. Tal y como se ha visto anteriormente, en esta fase se
modelan y simulan los procesos para su ejecucin.
En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en produccin ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aqu
participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el da a da de los procesos, adems de externos como
clientes, proveedores, asociados, etc. Gracias a la monitorizacin de los procesos, el sistema permite a los responsables de
negocio optimizar todos los procesos para que alcancen mayores cotas de eficiencia.
Los procesos que son ejecutados, monitorizados y luego optimizados en un ciclo constante generan datos estructurados que
son analizados y estudiados por los decisores en la cuarta fase. Gracias a la informacin generada en AuraPortal los
decisores pueden tomar decisiones ms acertadas y precisas orientadas a la mejora y aumento de la productividad.
Adems estos decisores tambin participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de
optimizar los procesos de la empresa.
Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal. Gracias a su tecnologa 100% Web los usuarios del sistema
acceden a travs de un navegador de Internet en cualquiera de las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de
ltima generacin como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc.
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usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.). Por ello, esta 'Intranet' o 'Plataforma Colaborativa' es una red de
comunicacin tanto interna como externa, y adems es compatible con otras plataformas que ya se estuvieran utilizando en
la organizacin.
NOTA
- Informacin hace referencia a la trasmisin de conocimiento en un solo sentido.
- Comunicacin es a la trasmisin de conocimiento fluyendo en todos los sentidos.
- Colaboracin hace referencia a un entorno de trabajo comn.
Representacin grfica de la participacin de los tres tipos de usuarios en las diferentes etapas del proceso
Los empleados (denominados Usuarios Internos en AuraPortal) acceden al Portal de Empleados. Los clientes,
proveedores, agentes,... (denominados Usuarios Externos en AuraPortal) acceden a los Portales Externos. Y los visitantes
de la web corporativa de la organizacin o los colectivos o los ciudadanos de un ayuntamiento,... (denominados Usuarios
Invitados en AuraPortal) acceden a la Plataforma de Interaccin Web.
Tal y como se observa en la grfica, AuraPortal permite que Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuario Invitados
puedan coexistir conjuntamente de forma lgica y eficiente.
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Es importante resaltar que AuraPortal est disponible en varios idiomas: Espaol, Ingls, Portugus, Francs, Holands,
Italiano, rabe, Chino, Cataln y Euskera, por lo que es una solucin de aplicacin internacional si as se desea.
Portal de Empleados
El Portal de Empleados dispone de todos los canales de comunicacin que ofrecen las ltimas tecnologas:
publicacin en los tablones de anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de encuestas, foros y debates online en
los que podrn participar todos los usuarios o grupos de usuarios, agendas compartidas, etc.
Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicacin y colaboracin es el del 'workflow' (flujo de trabajo) de las
tareas a las que cada empleado est asignado y que recibe su propia 'lista de tareas', potente e intuitiva mesa de
trabajo, que incorpora todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos que debe realizar:
Rangos, Prioridades, Vencimientos, Mltiples Bsquedas, Plannings, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.
Portales Externos
Los Portales Externos son ilimitados y, gracias a una plataforma de generacin de portales externos (sin necesidad de
programacin), stos se crean de manera rpida y fcil, por lo que la puesta en marcha de distintos portales externos
particularizados, para distintos grupos de Usuarios Externos, es muy sencillo.
Estos portales estn concebidos para constituir un marco perfecto para la informacin, comunicacin y colaboracin,
de manera on-line, constante y controlada con los Usuarios Externos que mantienen una relacin regular con la
entidad: clientes, distribuidores, proveedores, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc.
Por ejemplo, mediante un Portal Externo para clientes ('Portal de Clientes') se puede automatizar los procesos de la
empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta - pedido - envo - factura - pago, los
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contratos de mantenimiento, el servicio postventa, etc. Todo el historial de servicios prestados quedara actualizado de
forma automtica tras su realizacin.
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NOTA
Cualquier soporte informativo se considera documentacin: cartas, normativas, facturas,
albaranes, formularios, tablas, hojas de clculo, listas, planos, dibujos, imgenes,
fotografas, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra informacin como
pginas web o bases de datos.
AuraPortal permite gestionar con gran eficacia toda la documentacin corporativa por compleja que sta sea: Archivo,
Aprobaciones, Versionado, Firmas Digitales, Suscripciones para avisos de cambios, Bsquedas por contenido, Discusiones,
Vigilancia, Traza de Auditora, etc. La Bibliotecas pueden ser diseadas y configuradas (en estructura y comportamiento)
para que se adapten a los requerimientos para los que han sido creadas. Esta Configuracin es exhaustiva, lo que permite
una gran automatizacin de las acciones a realizar con los documentos, como se ver ms adelante al explicar cmo se
realiza el Ciclo de Vida de los Documentos.
Creacin de un Trmino (reutilizable) de tipo Biblioteca con Firma Digital y Huella Digital. (Fase de Modelizacin)
En el da a da, los procesos se encargan de controlar las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto, son los
portadores naturales de la informacin necesaria para su ptima realizacin. As pues, al disear los procesos ya se habr
tenido en cuenta en qu momentos y por quin los documentos deben crearse, consultarse, etc.
De esta forma, se automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creacin, Almacenamiento,
Flujo, Acceso y Eliminacin.
Captura
Los documentos que provienen de Externos: Clientes, Proveedores, etc. que mantengan una relacin digital con la
entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrn sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje
de Inicio o una Tarea, y quedarn integrados en el sistema. Los soportados en papel sern digitalizados e introducidos
tambin.
Creacin
La mayora de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una
determinada actividad (que, por tanto, estar incluida en un proceso), sern creados de forma automtica por el
propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de
tiempos/costes que ello supone.
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No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que
ste sea.
Almacenamiento
Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarn ubicados de forma automtica (segn las Reglas estipuladas
para esa clase de proceso y documento) en los propios Procesos (expediente electrnico) y/o en las Bibliotecas que le
corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidacin a los niveles que se desee
mediante un rbol de Bibliotecas, contando adems con todo tipo de metadatos y bsquedas avanzadas, tanto para
los documentos electrnicos como para sus referencias de ubicacin fsica.
Biblioteca de Documentos
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La generacin del documento final puede realizarse de forma automtica sin intervencin del usuario mediante una Tarea de
Sistema (ver punto 3.2 de este documento) o bien a voluntad del usuario simplemente pulsando un botn en el mismo
formulario.
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Esta es una contribucin significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPM.
La familia de Reglas goza de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de rbol que la dota de una potente mecnica
de Creacin, Edicin, Clasificacin, Bsqueda filtrada, Recuperacin, Modificacin, Exhibicin, Difusin, Impresin, etc. de sus
elementos.
En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento:
Textual (Interpretable)
Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas
Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales (las que
realizan las personas).
Mecnica (Automtica)
Estas Reglas son aplicables sin intervencin humana y por tanto su aplicacin se realiza en los Procesos a travs de
Tareas de Sistema (las que realiza el sistema de forma automtica sin intervencin de las personas) o para la toma
automtica de decisiones en las Compuertas Divergentes de los procesos.
A la hora de ejecutar un Proceso, el propio Motor del Proceso ejecutar el mismo siguiendo los flujos prescritos en el
Diagrama, e ir a consultar las Reglas de Negocio que estn relacionadas con dichos flujos. De este modo los procesos
pueden mantenerse prcticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseo) ya que la
mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, polticas, estrategia, etc.), y esto
queda definido en las Reglas de Negocio.
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Las Compuertas del proceso consultan las Reglas de Negocio (Regla de Inferencia y de Clculo), que son independientes al proceso
Como puede observarse, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos
del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control.
Adems, bajo el punto de vista prctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantacin y,
sobre todo, en los cambios del da a da, ya que al cambiar la Regla se aplicar de forma inmediata a todos los objetos
a los que afecte de todos los procesos de la entidad.
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AuraPortal ha tenido en cuenta la integracin con los motores de bsqueda (p.e. Google), y ha incluido un sistema de
creacin automtica del Mapa del Sitio, que indexa todos los productos en venta en los ndices internos de estos sistemas de
bsqueda para su rpida localizacin por los internautas.
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La integracin total de las funcionalidades propias del Comercio Electrnico con los Procesos Comerciales y de la Cadena
de Suministro supone un extraordinario avance, ya que permite una automatizacin sin precedentes de las operaciones
de ventas. No se trata de que las acciones de eCommerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se
convierten en informacin fluyendo en los procesos.
Adems, el hecho de que el entorno del comercio electrnico pueda manejarse completamente por empleados sin ningn
recurso tcnico es tambin altamente beneficioso, ya que permite a las empresas una gran dosis de agilidad y flexibilidad
reduciendo significativamente su 'time to market".
2.7. Multiidioma
AuraPortal incorpora un servicio Multiidioma que permite que cada usuario (ya sea empleado o externo) trabaje con su
propio idioma de manera concurrente con los dems. Existen muchos idiomas ya incorporados pero adems se permite la
confeccin de nomenclaturas al gusto de cada usuario. Adems del idioma, el aspecto de las ventanas de trabajo puede
personalizarse tambin y adaptarlas segn los requisitos de la empresa.
En las Fichas de cada usuario, ya sea Interno (empleados) o Externo (clientes, proveedores, subcontratados, etc.) se indicar
el idioma, dialecto, jerga o argot en que se expresa y, de esta forma, cada usuario podr ver todas las opciones de AuraPortal
en su propio idioma, incluidos los campos y textos personalizados en los formularios dinmicos.
La configuracin del Multiidioma de los campos de los formularios se puede realizar a dos niveles: En primer lugar, al
crearlos en el Diccionario General de Trminos de AuraPortal es posible definir Multiidioma para todos los Trminos que se
vayan a utilizar pero, posteriormente, se puede cambiar el idioma de cada trmino al disear los formularios especficos
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de las tareas, fichas, etc. Esta funcionalidad permite adaptar los trminos a cada situacin e incluso ajustarlos teniendo en
cuenta la distinta ocupacin del texto en los distintos idiomas en los que habr de verse el formulario.
Seleccin de Roles.
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forma sincronizada al entorno de Produccin, mientras que el complemento "Copia ntegra para Pruebas" est enfocado a
actualizaciones del sistema y plataforma.
Desarrollo. Entorno orientado exclusivamente al desarrollo y diseo de nuevas clases de proceso. Al estar ubicado
en instalaciones independientes de las de Produccin, se garantiza su independencia hasta que sean comprobados
en el Entorno de Pruebas antes de sincronizarlos con el de Produccin.
2.
Pruebas. Entorno donde se comprueban y certifican los nuevos desarrollos antes de pasarlos al Entorno de
Produccin.
3.
Produccin. Es en En este entorno es donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos BPM introduciendo
y consultando los datos reales de la organizacin.
Sin la activacin de este nuevo complemento en AuraPortal igualmente pueden haber Clases de Procesos en Produccin y al
mismo tiempo realizar nuevos desarrollos y pruebas sin que estos se vean afectados, ya que AuraPortal incorpora la
funcionalidad del versionado de procesos en la misma instalacin.
Sin embargo, con el nuevo complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)", se da un
paso ms en el control y la seguridad ya que permite que los tres Entornos estn fsicamente separados en tres escenarios
independientes, es decir, que los cambios de diseo y pruebas de clases de proceso se realicen en instalaciones distintas e
independientes de la que tiene los datos reales y luego se sincronizan con el Entorno de Produccin.
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3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES
Es imperativo resaltar funcionalidades del BPM que son consideradas esenciales para la ptima gestin de los procesos.
Hora,
Si/No,
Mltiple,
Seleccin
Familia,
Simple,
Documento,
Campos
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Reglas de Negocio
Valores Calculados
Botones de Accin
Botones de Hipervnculo
Botones de Script
Histricos e Instrucciones en Tareas
Prefiltros de bsqueda configurables
Otros
Formulario de una Tarea Personal. (Fase de Ejecucin)
Formulario con Divisiones que se disparan en funcin de la lgica de la Tarea. (Fase de Ejecucin)
El Editor de Formularios de AuraPortal incluye mecnicas que permiten un diseo vanguardista de los formularios a gusto
100% del cliente. Algunos ejemplos son los siguientes.
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TIPOS
FUNCIONES
Ingresa en Panel Informacin o Valor Calculado
Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel
Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel
Imprime Documentos de Panel
Ingresa Documentos desde Biblioteca
1. INGRESADOR
2. NOTIFICADOR
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4. EJECUTOR
5. INVOCADOR
6. DESVIADOR
7. CREADOR
8. LIMPIADOR
Estas Tareas de Sistema permiten gestionar y automatizar procesos extremadamente complejos de forma automtica.
Permiten agilizar tremendamente los procesos, reduciendo drsticamente el tiempo de ejecucin.
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3.3. Integracin
AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fcil la integracin con aplicaciones externas (ERPs, CRMs,
Produccin, BI, etc.) tambin sin programacin. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programacin
especfica, AuraPortal tambin incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPM. Concretamente a travs de las
Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).
A continuacin se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integracin con aplicaciones
externas, seguido de una breve descripcin de cada una:
De forma breve se mencionan algunas de las herramientas incluidas en AuraPortal para integracin con aplicaciones
externas:
Importacin de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a travs
de conexin ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o peridicas, manuales o automticas.
Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o
transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a travs de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la
integracin con cualquier aplicacin moderna con el estndar "de facto" de hoy en da, los Servicios Web.
En relacin con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:
Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalacin de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los
datos, tanto para obtener como para insertar o modificar.
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Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir informacin en
Procesos ya existentes, a travs de Servicios Web, estos se pueden crear automticamente sin necesidad
de programacin. Basta con indicar dos valores y pulsar un botn.
Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseada para que
desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o
transmitir datos.
Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema
permite la ejecucin automtica de Scripts y cdigo de Programacin de cualquier naturaleza a travs del
funcionamiento de los Procesos BPM.
Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de
Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde
formularios, o bien interactuar automticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecucin de Reglas de
Negocio, clculos, etc.
Su configuracin es muy sencilla, guiada con asistentes automticos, y permiten la integracin con cualquier base de
datos aunque no disponga de Servicios Web u otros mtodos de conexin estndares. Adapter Server hace de
intermediario, se conecta a la base de datos externa a travs de ODBC y con AuraPortal a travs de Servicios Web.
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Formularios Externos. El diseo de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios),
permite la integracin de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar
trabajando en una aplicacin externa directamente desde una tarea de AuraPortal, sin que l note ninguna diferencia.
La mayora de clientes que utilizan AuraPortal han utilizado las herramientas de integracin que proporciona el sistema para
conectarse con programas externos como por ejemplo SAP, ORACLE, MS Dynamics, AS400, Access, Excel, etc.
Datos creados, modificados o eliminados tanto de las actividades de los procesos como de las aplicaciones con las
que la empresa trabaja: ERP, Legacy, etc. (y que habrn sido integradas en la Suite).
Documentos creados en la empresa o aportados por los externos (Clientes, Proveedores, etc.), archivados,
consultados y eliminados.
Reglas de negocio: estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de
comportamiento textual o mecnico.
Informacin sobre Actividades. Sobre personas, grupos, roles que intervienen en la ejecucin de los Procesos y de
las Tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), as como sobre los Tiempos, Consumos y
Costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.
Por ello es necesario que el mismo sistema gestione y almacene los datos y la estructura de los mismos de forma fiable y
controlada, de modo que puedan ser reutilizados. Este sistema de gestionar los datos y su estructura desde un sistema
nico e integrado permite a los usuarios disponer y compartir la informacin, aumentando el conocimiento y reduciendo la
repeticin de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. En AuraPortal este sistema se denomina Diccionarios.
Diccionarios de AuraPortal
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Diccionario de Trminos
Adems de los Diccionarios, AuraPortal permiten una estructura que enlaza y conecta todos los 'datos maestros' que son
utilizados para la gestin de: Empleados, Clientes, Proveedores, Productos, Existencias, etc. En AuraPortal, cada uno de estos
grupos de datos se denomina Familia. As pues, se trabaja con la Familia de Empleados, Familia de Proyectos, etc. Y cada
Familia tiene las fichas con la informacin de cada uno de sus elementos. Por ejemplo: Dentro de la Familia de Empleados,
existira la Ficha del Empleado Mario Gonzlez.
AuraPortal ya aporta por defecto algunas Familias, como: Empleados, Cuentas, tems, Proyectos, reas, etc. Sin embargo,
AuraPortal tambin aporta un sistema de creacin gil, sencilla y sin programacin de Familias particularizadas para la
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organizacin. stas son ilimitadas y se crean segn las necesidades de la empresa. En el punto 4.6 de este documento se
expone una explicacin ms profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.
Es importante mencionar la seguridad de los accesos a la informacin. Esta se realiza mediante:
Recintos Seguros, (Roles, Grupos, Cargos, Perfiles, etc.). Son como contenedores virtuales que albergan distintos
Elementos Protegidos. Al dar de alta un Recinto Seguro se especifica el Permiso necesario para entrar en l.
Elementos Protegidos: Formularios, Procesos, Informes, Consultas y Direcciones URL a pginas de la aplicacin.
Permisos: Es la combinacin de un Rol + Nivel de Seguridad = Credenciales de un Usuario para poder acceder a los
Recintos Seguros.
Guardin. Dispositivo Residente en AuraPortal que constantemente vigila los accesos de los usuarios a los
Elementos Protegidos que estn alojados en los distintos Recintos Seguros. El guardin compara el permiso del
visitante con el del Recinto y slo permite la entrada cuando aqul es suficiente.
3.5. Analtica
En el punto anterior se ha expuesto la ingente cantidad de informacin (datos, documentos, reglas, actividad de las
personas, tiempos, costes, etc.) que se genera en AuraPortal al gestionar la mayora de las actividades de la entidad, as
como su estructuracin en una fuente de informacin nica y organizada.
Pues bien, AuraPortal permite convertir esta gran cantidad de informacin en conocimiento disponible mediante todo
tipo de Informes, Anlisis y Estadsticas.
Cuando en el da a da se ejecutan los Procesos, toda esta informacin bsica que se va generando queda automticamente
registrada y organizada segn la estructuracin que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la
Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPIs (Key Performance
Indicators), etc., automaticen tambin la observacin, el control y el anlisis de los hechos y los datos de la organizacin.
El objetivo es aplicar estas herramientas de forma que asesoren a los usuarios de negocio de cmo actuar para ser ms
eficiente, proponiendo alternativas y mejoras.
Podemos agrupar la actividad en tres grupos: por Usuarios, Documentos y Gestin.
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Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que
ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creacin, modificacin,
lectura, eliminacin o firma digital), el Tipo de accin: Manual (realizada por un usuario) o Automtica (realiza por el
sistema) y desde Dnde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios
web, aplicaciones externas, etc.
3. La Actividad de la Gestin
En el da a da, cada Proceso que se ejecuta registra toda la informacin ocurrida a lo largo de su ejecucin, tanto la
que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automticamente por el sistema o interaccin con
aplicaciones externas.
Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators), registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento
de los Procesos para la toma de decisiones. Un BPM de ltima generacin permite disear cualquier tipo de KPI que se
desee.
Dependiendo del tipo de informacin, se registra y analiza de una manera especializada:
Controles de Sistema
Que cuando el sistema detecta una anomala, genera de forma automtica alertas, alarmas, notificaciones de aviso
e incluso bloqueo de los procesos hasta que la anomala ha sido resuelta.
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1.
Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos segn diferentes Vistas que han sido diseadas
por el propio usuario de forma muy sencilla.
2.
Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realizacin de los procesos por mltiples criterios:
procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles crticos,
umbrales, mrgenes de alertas y alarmas.
3.
Business Intelligence
Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario para realizar anlisis
individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya
terminados.
Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados (Estadsticas, Informes, Estados de Procesos,
Actividad Motor BPM, etc.), analizando los Indicadores Clave mediante tcnicas de drill down y herramientas de BI
(Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Grficos (tarta, barras, etc.) del
estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario.
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Business Intelligence
Observacin, control y anlisis de la ejecucin de cada caso en su conjunto (en el que pueden intervenir varios
procesos), as como anlisis de los resultados conjuntos, varios de casos determinados, para su mejora continua.
Creacin gil (y sin programacin) de Gestiones Adicionales para el control de los elementos que se manejan en
los casos.
Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin
retorno).
Intervencin de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinmicos capaces de aparecer u
ocultarse segn las circunstancias (Divisiones y Campos Condicionales).
Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadstico de los casos,
cumplimiento automtico de las normativas y un largo etc.
Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompaadas de una gran agilidad y
flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y con seguridad.
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Una funcionalidad esencial en la correcta y dinmica gestin de los Casos son los Grupos de Campo y Tratamientos
Distribuidos que se explica a continuacin.
Grupo de Campos
El concepto de Tratamientos Distribuidos se ha creado para manejar piezas informativas homogneas que, aunque
generadas por el mismo proceso o por procesos similares, requieren tratamientos especficos diferentes a lo largo de su ciclo
de vida.
Los Tratamientos Distribuidos representan una parte importante de las actividades empresariales, estando presentes en
muchos procedimientos tales como ciclos de compras, peticiones de Clientes, atencin de reclamaciones, ciclos de ventas y
otras, as como en buena parte de las actividades realizadas por las entidades pblicas de cualquier naturaleza (Gobierno,
Administraciones Autonmicas y Locales, etc.).
Un ejemplo tpico de Tratamientos Distribuidos es el caso de un Cliente que enva un pedido conteniendo varios productos
diferentes en la misma orden. Puede ocurrir que algunos de los productos pedidos hayan de obtenerse fabricndolos
siguiendo una particular lnea de produccin mientras que otros requieran lneas de produccin diferentes, otros productos
pueden obtenerse directamente desde el almacn y finalmente, puede que ciertos productos deban ser previamente
adquiridos externamente. Es decir, puede haber diferentes canales de suministro para los diferentes productos de un pedido
nico y por tanto cada canal debe ser activado con sus correspondientes tratamientos. Para automatizar el procedimiento
completo, diversos hilos de corriente deben trabajar paralelamente dentro de los procesos y deben ser controlados por los
correspondientes responsables, incluyendo las excepciones previstas e imprevistas. Y todo ello, teniendo en cuenta que al
final, todos los productos que corresponden a un pedido deben ser enviados al Cliente.
Siendo su presencia tan universal, el manejo automtico de los Tratamientos Distribuidos por medio de los procesos del
BPM es un objetivo muy deseable, pero desafortunadamente se trata de una tarea nada trivial. En realidad, su complejidad
hace que la mayora de los BPM que se encuentran en el mercado se topen ante un obstculo insuperable que les impide
abordar este problema.
Esto, sin embargo, no es problema para AuraPortal que ofrece una solucin elegante, slida y de fcil implantacin.
AuraPortal permite gestionar tratamientos distribuidos complejos que implican la intervencin de ms de un Proceso. El
flujo de actividades seguir el ciclo de vida de cada Lnea (generada dentro del Grupo de Campos) que viajar a travs de
los diferentes Procesos que proporcionan a la Lnea los tratamientos que necesita y retornar a cada Proceso original hasta
que la vida de la Lnea llega a su fin.
La seleccin de las Lneas a ser tratadas se realiza mediante el uso de Contendores, que permiten filtrados de las Lneas que
han de contener segn las condiciones impuestas.
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3.8. Movilidad
En una sociedad como la actual en la que la Movilidad llega a la prctica totalidad de los individuos, AuraPortal proporciona
la posibilidad de que las actividades de los Procesos (Tareas) se realicen mediante la utilizacin de dispositivos mviles
(iPhone, iPad, etc.), en la medida que la tecnologa de estos lo permita.
Esta caracterstica de AuraPortal permite una mayor interaccin de servicios online, que hasta ahora estaban limitados al PC,
y aumenta sus capacidades de comunicacin y colaboracin, haciendo la organizacin ms dinmica y eficiente al mismo
tiempo que se minimizan los costes. Por ejemplo:
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El envo Automtico de Mensajes SMS (simples o mltiples) como parte de los Procesos BPM permite generar Avisos a
cualquier tipo de usuario de AuraPortal, Empleados o Externos (Clientes, Proveedores, etc.) y visitantes de la web. Esta
funcionalidad aporta mltiples Beneficios como Gestin de Avisos de Procesos, Comunicacin de Ofertas, Gestin de
Promociones y Oportunidades o Alarmas y Alertas de los procesos.
El inicio de Procesos y el envo de Tareas Personales a travs de Mviles como parte de los Procesos BPM permiten el
flujo de trabajos entre usuarios de AuraPortal Empleados y/o Externos. A partir de, por ejemplo, una Solicitud de
Autorizacin de Compra por parte de un usuario, el sistema enva al aprobador la tarea para la aprobacin de compra tanto
a su Agenda del PC como a su mvil. Si el usuario desea ejecutar la tarea por el mvil, al recibir la Tarea en su Telfono
Mvil, ejecutar la Accin por medio de un Link al Proceso. De inmediato recibir de forma automtica una confirmacin de
entrega.
Pero adems de todo ello, el usuario, mediante un Smartphone, podr acceder a la Plataforma Colaborativa AuraPortal
como si lo hiciese desde un ordenador. Por tanto tendr acceso no solo a los Procesos, sino a la documentacin, datos,
fichas, informes, noticias internas, etc.
El usuario podr trabajar con AuraPortal cuando quiera y donde quiera.
El nombre 'Cloud Computing' (traducido innecesariamente por algunos como 'Computacin en Nube') significa que los
usuarios de aplicaciones de software pueden acceder, va Internet, adonde habitan centros de datos (Data Centers) con
toda la infraestructura, hardware y software listos para suministrar al instante de manera rpida y segura los servicios que
puedan requerir.
De la misma manera que un usuario de corriente enchufa sus aparatos a la red elctrica y obtiene el suministro sin tener
que preocuparse en absoluto del coste y el conocimiento necesarios para construir y manejar las centrales elctricas, el
usuario del software debe obtener el servicio solicitado simplemente conectndose a Internet por medio de un navegador,
que puede estar en un PC, en una Tablet o en un Smartphone, sin tener que pensar en las inversiones y conocimientos
necesarios para adquirir y manejar el hardware y software involucrados en el servicio.
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Publicacin de contenido Web. Es la tradicional integracin con Redes Sociales, donde se publican contenidos de
sitios web diseados con el mdulo Content Management de AuraPortal en cerca de 300 Redes Sociales
diferentes, como Facebook, LinkedIn, Twitter y otras.
Publicacin de contenido de Procesos. De forma especial, AuraPortal dispone de los mecanismos para publicar
informacin de los Procesos BPM en Facebook. A diferencia de la publicacin web en Facebook, el contenido de los
Procesos est protegido en portales privados, y sin embargo AuraPortal es capaz de publicarla en Facebook sin
que se comprometa la seguridad.
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4. CARACTERSTICAS DIFERENCIADORAS
AuraPortal es una de las Suite BPM ms avanzada del mercado y cuenta con mltiples capacidades originales
que marcan la gran diferencia con otras soluciones BPM del mercado actual. A continuacin se exponen los ms
relevantes.
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general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando
coherencia, uniformidad y control.
Adems, bajo el punto de vista prctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantacin y, sobre
todo, en los cambios del da a da, ya que al cambiar la Regla se aplicar de forma inmediata a todos los objetos a los que
afecte de todos los procesos de la entidad.
Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio
independiente a los procesos. Estos fabricantes nombran Reglas de Negocio a lo que ellos ofrecen, que en realidad son
Reglas de Proceso. Este tema ha sido desarrollado en el punto 2.6. de este documento.
Por una parte, la informacin que soportan estos elementos de gestin (junto con la que proviene de la
integracin de las aplicaciones informticas que utiliza la entidad: ERP, sistemas Legacy, etc.) nutre a los Procesos
de la informacin necesaria para ptimo desarrollo.
Y al mismo tiempo, la ejecucin diaria de los Procesos va volcando de forma automtica y en tiempo real toda su
informacin sobre estas Familias y/o en las aplicaciones integradas, proporcionando un sistema de informacin,
gestin y anlisis de todos los elementos que se quieran controlar en la empresa, y sin trabajo adicional alguno.
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Esquema grfico de cmo los procesos interactan con la Familias y con sistemas externos a AuraPortal
Las Familias Propias permiten soportar todo tipo de Gestiones Adicionales que la empresa necesite, y son diseadas por la
propia entidad segn sus necesidades. Su diseo y creacin se realiza de forma muy simple y sin necesidad de
programacin y ofrecen una gran potencia de gestin ya que estn totalmente interconectadas entre s y con el resto de
Familias y resto de elementos (Procesos, Documentos, etc.).
Bsicamente, los elementos de informacin que puede contener una Familia Propia son estos:
Informacin Estructurada. Con todos los campos de gestin e informacin que han sido creados para esa Familia.
Informacin No Estructurada. Documentos y/o Bibliotecas enteras, ya sea Integrados (cuando el repositorio de
los Documentos es la propia ficha) y/o Asociados (cuando el repositorio est en otro elemento o biblioteca, pero se
puede acceder directamente desde la ficha).
Informacin Relacionada. Mediante enlaces con el resto de familias: empleados, cuentas, etc. o bien otras Familias
Propias, a travs de redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N (del tipo Cliente - Facturas Albaranes - Artculos vendidos o cualquier otra que desee).
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Informacin sobre Actividades. A travs de enlaces con los Procesos y con las Tareas de Workflow Libre.
Informacin de Control y Anlisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Reportes,
Estadsticas, Anlisis, etc.
Cuando se ejecuta un Proceso (o se gestiona un Caso, que puede estar compuesto de varios procesos) toda la informacin
que se va generando en el/los procesos puede ser volcada en tiempo real en las Familias y queda automticamente
organizada segn la estructuracin que se haya determinado. De esta forma contendr toda la informacin que se desee.
La ventana de gestin de cada Familia contar con toda la informacin, anlisis y estadstica de todos los
elementos o grupos de estos.
Desde la Ficha de cada elemento de la Familia podr conocerse toda su informacin, anlisis y estadstica de ese
determinado elemento.
Es interesante mencionar que las Familias Propias, al ser de libre creacin, pueden sustituir a las tradicionales hojas de
clculo y bases de datos de tipo Access. Por tanto en una sola herramienta se puede compartir y trabajar con este tipo de
informacin.
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5. ARQUITECTURA TECNOLGICA
Tal y como se ha mencionado anteriormente AuraPortal es una solucin informtica desarrollada 100% con tecnologa web
y los estndares ms reconocidos.
La Arquitectura Tecnolgica en la que descansa AuraPortal permite una gil escalabilidad tanto de Hardware como de
Software para adaptarse a las necesidades actuales y futuras de la empresa.
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6. REAS DE APLICACIN
En este punto queremos mostrar dnde puede aplicarse AuraPortal y cul es el perfil de empresa idneo para su
implementacin y uso.
6.1. Sectores
AuraPortal es una solucin flexible que permite automatizar procesos de cualquier entidad y organizacin
independientemente del Sector. Esto queda demostrado por la gran diversidad de Clientes que ya estn utilizando el
producto en multitud de sectores econmicos. Desde grandes corporaciones a pequeas empresas y desde organizaciones y
asociaciones privadas a agencias gubernamentales, partidos polticos, sindicatos, etc. todos ellos se benefician de la
amplsima cobertura que la gestin por procesos, y en particular AuraPortal proporcionan, ofreciendo soluciones para todas
las necesidades.
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SCM (Supply Chain Management). Planificacin, Aprovisionamiento, Produccin, Logstica, Devoluciones. Etc.
Gestin Financiera. Gestin de Costes, Gestin Presupuestaria, Gestin de Consolidacin, Anlisis de Riesgos, Etc.
Proyectos y Costes (Internos y Externos). Planificacin. Ejecucin. Seguimiento. Medicin de los Resultados, Etc.
RR.HH. Administracin del Personal, Evaluacin y Control, Gestin de Ausencias y Presencias extras, Seleccin y
Contratacin de Personal, Salud Laboral, Flujos de Informacin, Formacin y Desarrollo, Etc.
Normativas (Internas y externas). Calidad ISO, Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Informacin,
Proteccin de Datos, Higiene, EFQM, CMMI, Sarbanes-Oxley, Basilea II/III, Solvencia II, Etc.
Otros.
Bolgrafo Digital
El Bolgrafo Digital permite convertir los datos de un formulario manuscrito a datos digitales disponibles
inmediatamente en un Proceso de AuraPortal.
Bolgrafo Digital
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La tecnologa NFC permite el intercambio de datos entre dispositivos. No est dirigida a la transmisin masiva de
datos, ni al estilo de tecnologas WLAN (Wi-Fi) o Bluetooth, sino a la comunicacin entre dispositivos con capacidad de
proceso como Telfonos Mviles, PDAs, o PCs por lo que es una tecnologa complementaria a stas y no sustitutiva.
Posibles Aplicaciones:
Redes de Sensores Inalmbricos (MOTAS) con tecnologa GIS (Geographic Information System)
A da de hoy existe una tecnologa de Redes de Sensores Inalmbricos que conjuntamente con tecnologa de Sistemas
de Informacin Geogrfica y AuraPortal permiten, gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en AuraPortal en base
a la activacin de sensores (Motas). De tal modo que permiten desplegar una serie de soluciones como por ejemplo:
1. ISO 50001. La Eficiencia Energtica
Implantar la Norma ISO 50001 permite certificar la optimizacin del uso de la energa en cualquier organizacin.
Mediante procesos, clculos matemticos, sensores, control de vlvulas, luces, rels, servomotores, etc. AuraPortal
ayuda a cualquier tipo de organizacin (SECTOR INDUSTRIAL, SANITARIO, ADMINISTRACIN PBLICA, BANCA,
RETAIL, etc.) a obtener los siguientes resultados:
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7. BENEFICIOS
7.1. Beneficios
La implantacin de AuraPortal en una organizacin conllevar una serie de mejoras en la gestin, entre otras, que se indican
a continuacin.
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Es indiscutible que la implantacin de AuraPortal para la automatizacin de los procesos de la empresa y la organizacin es
siempre beneficiosa.
El ahorro de costes es uno de los motivos ms importantes a la hora de implantar AuraPortal.
Los procesos tambin ayudan en el incremento de los ingresos, permitiendo ofrecer un mejor servicio a los Clientes,
aumentando la fidelizacin de los mismos, automatizando la gestin de campaas de marketing y el seguimiento de
potenciales Clientes, etc.
El ahorro de costes y el incremento de los ingresos estn estrechamente relacionados con la disminucin del tiempo
empleado en la gestin de los procesos. Con AuraPortal se pueden automatizar tareas para que sea el sistema quien las
ejecute y no la persona.
Gracias a la automatizacin de los procesos, los errores que se cometan en la gestin manual de los mismos casi han
desaparecido. Esto ha propiciado que la informacin sea coherente, fiable y segura.
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Si a la fiabilidad de los datos le sumamos que AuraPortal permite una extraccin y anlisis de los mismos a diferentes
niveles y mediante su BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Balanced Scorecard, KPIs (Key
Performance Indicator), etc. el resultado es un aumento de la capacidad analtica y en consecuencia de la toma de
decisiones.
La Eficiencia, que es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible, ha sido uno de los indicadores que nace del
ahorro de costes y tiempos debidos al BPM. El uso ptimo de los recursos disponibles, gracias al BPM, permite lograr los
objetivos deseados.
Caso de xito de
Arram Consultores
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Caso de xito de la
Universidad Ramn Llull
Blanquerna
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