LA DOCUMENTACIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

Comprar, vender, cobrar y pagar son hechos econmicos que se producen a diario en la empresa.
Toda la actividad que sta realiza debe estar respaldada por algn
comprobante o documentacin.
Estos comprobantes pueden ser:
Los contratos
Las actas de las reuniones de socios
La documentacin comercial
Se llama documentacin comercial al conjunto de comprobantes que respaldan las operaciones
comerciales de la empresa y que sirven de constancia escrita de las mismas.
Forma de emisin de los documentos
En cada operacin existen dos partes:
Por ejemplo:
La que compra y la que vende
La que cobra y la que paga
Cada una de ellas tiene que tener un comprobante de la operacin efectuada. De esta manera, la
documentacin que respalda las operaciones se emite por duplicado (como mnimo) El emisor del
documento conserva el duplicado y el receptor del documento conserva el original
Qu ejemplares de documentos podemos encontrar en la empresa?
a) Los duplicados de los documentos emitidos y enviados al exterior de la misma.
b) Los originales de los documentos emitidos por personas ajenas a la empresa y que son recibidas
desde el exterior.
c) Los documentos internos, generados por la empresa, para respaldar operaciones efectuadas entre
distintas secciones de las empresas.
DOCUMENTOS COMERCIALES
IMPORTANCIA
a) Dejan constancia de las operaciones realizadas.
b) Individualizan a las personas que intervienen.
c) Son un medio de prueba frente a cualquier problema legal que s presente.
d) Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los Libros de contabilidad.
ARCHIVO Y CONSERVACIN
Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las
operaciones que realiza. Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisin.
Por ley, deben ser conservados durante 10 aos, a partir de la fecha de emisin.
PARTES DE UN COMPROBANTE
a) Encabezamiento:
- Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor.
- Nombre y nmero del documento.

- Nmero de C.U.I.T. del comprador y vendedor.

- Nmero de Ingresos Brutos del emisor.
- Fecha de Inicio de Actividades del emisor.
- Condicin frente al I.V.A. del comprador y vendedor.
b) Detalle:
- Descripcin literal y numrica de la operacin.
c) Delimitacin de responsabilidad
- Firmas o iniciales de las personas que intervienen.
- Nombre de la imprenta que imprimi y nmero de C.U.I.T.
- Fecha de emisin y nmero de Habilitacin Municipal de la imprenta. Desde y hasta que nmero se
imprimi el documento.
- Fecha de vencimiento y cdigo de autorizacin de impresin (C.A.I.) para los formularios "A" y "B".
REMITO
Este documento comercial acompaa a los productos terminados o mercaderas en general desde su
salida del stock, hasta que llegue a las manos del cliente. Este documento carece de valuacin.
Requisitos del Remito:
Lugar y fecha de emisin.
Nombre y nmero de orden de comprobante.
Nombre y Domicilio del Vendedor y del Comprador.
Nmero de C.U.I.T.; Ingresos Brutos; Fecha de Inicio de Actividades y condicin
frente al I.V.A. del emisor.
Nmero de C.U.I.T. y condicin frente al I.V.A del destinatario.
Detalle de las mercaderas solicitadas.
Lugar de entrega.
Medio por el cual se envan las mercaderas.
Firma de la persona que recibe las mercaderas.
Nombre, fecha de emisin del formulario, Nmero de C.U.I.T. de la Imprenta que confecciona el
modelo de formulario, Habilitacin Municipal y numeracin de los documentos impresos.
Formas de emisin:
a) Original: Para el comprador.
b) Duplicado: Para el vendedor (firmado por el comprador).
c) Triplicado: Para la empresa de transporte (firmado por el comprador)
Importancia:
Comprador: Controla las mercaderas recibidas con la nota de pedido.
Vendedor: Constancia de que el comprador recibi conforme.
Empresa de transporte: Constancia de que entreg la mercadera.

FACTURA COMERCIAL

La Factura es el documento comercial que se le entrega al comprador para formalizar el importe de

la deuda o monto total vendido.
Modelos de Factura
Factura A: La emiten los responsables inscriptos en el IVA, destinada a otros responsables,
discriminando el IVA.
Factura B: La emiten los responsables inscriptos en el IVA, destinada a monotributistas,
consumidores finales, exentos, no se discrimina el IVA.
Factura C: La emiten los monotributistas y los exentos, destinada a monotributistas, responsables
inscriptos, consumidores finales, exentos, no se discrimina el IVA.
Requisitos de la Factura:
Lugar y fecha de emisin.
Nombre y nmero de orden del comprobante.
Identificacin del Modelo "A", "B" o "C"
Nombre y Domicilio del Comprador y del Vendedor.
Detalle de los productos vendidos (cantidad, descripcin, precio unitario y total).
Condiciones de venta.
ID Nmero de Remito.
Total Bruto, Impuestos (internos), I.V.A. Inscripto, I.V.A. No Inscripto e Importe Neto a pagar o total
(segn el modelo).
Nmero de inscripcin del vendedor en Ingresos Brutos, Fecha de Inicio de Actividades,
Impuestos internos.
Nmero de C.U.I.T. y posicin frente al I.V.A. del vendedor y comprador.
De la Imprenta:
Nombre, fecha de emisin del formulario, Nmero de C.U.I.T., Habilitacin Municipal y numeracin
de los documentos impresos. Para los modelos "A" y "B" el nmero del cdigo de autorizacin (CAI)
y la fecha de vencimiento.
Formas de emisin:
a) Original: Para el comprador.
b) Duplicado: Para el vendedor.
b) Triplicado: Tambin para el comprador, para que ste lo ponga a disposicin de la A.F.I.P., en
caso de que la operacin implique la discriminacin y pago del I.V.A. detallada. Para operaciones en
que no corresponda discriminar el I.V.A. detallado, no se requiere triplicado.
Importancia:
a) Vendedor: Registra la venta a plazo o al contado y el compromiso de pago del
Comprador.
b) Comprador: Registra la compra a plazo o al contado y la deuda contrada o pago de la misma.
PAGARE
Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra, una suma de dinero, en un
plazo determinado.

Requisitos del Pagare:

a) Lugar y fecha de emisin.
b) Lugar y fecha de pago (vencimiento).
c) Nombre del beneficiario.
d) Importe en letras y nmeros.
e) La clusula "o a su orden".
f) Sellado correspondiente.
g) Motivo por el cual se emite.
h) Nombre y firma del librador.
Personas que intervienen:
a) Librador, Pagador o Firmante: Es la persona que firma el pagar y promete pagarlo.
b) Beneficiario: Es la persona cuyo nombre figura en el pagar para que a ella o a su orden se realice
el pago.
c) Tenedor: Es la persona que tiene el documento por habrselo transferido el beneficiario por medio
del endoso, para que cobre el importe o endosarlo nuevamente.
d) Endosante: Es la persona o personas que transfieren el pagar.
Importancia
Permite realizar las operaciones sin entregar dinero en forma inmediata (a crdito).
Permite obtener prstamos de dinero.
Ofrece seguridad para su cobro.
Permite su negociacin antes de su vencimiento.
Vencimientos:
a) A la vista: Se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro.
b) A tantos das o meses de la fecha: La fecha de su vencimiento se cuenta a partir del momento de
su emisin.
c) A da fijo o determinado: Se expresa directamente el da de su vencimiento.
Partes de un Pagar:
a) Taln: Queda en poder del librador y representa una deuda documentada.
b) Cuerpo: Se entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar.

RECIBO
Es el documento que avala el haber realizado un pago. Se entrega como prueba cancelatoria o de
extincin satisfactoria, total o parcial de una deuda.
El recibo debe contener:
1. Lugar y fecha donde se extiende (o se efecte el pago).
2. Nombre de la persona que efecta el pago (o sea de quien se recibe).
3. La palabra impresa o escrita "RECIBO".
4. La cantidad que se recibe escrita en letras y nmero.
5. Efectos o bienes recibidos: efectivo, cheque, pagar, giro, bonos, mercadera.
6. Origen de lo que se entrega o paga. Es decir el concepto o motivo del pago.