Versin: 01

Fecha: 01/04/2013

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Cdigo: F004-P006-GFPI

GUA DE APRENDIZAJE N 001

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:
ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Cdigo: 134401
Versin: 101

Nombre del Proyecto:

INTERVENCIN ARCHIVSTICA DE UNA SERIE DOCUMENTAL
Cdigo:
EN UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

No. ID Ficha : 577490

586607

Fase del proyecto:

Actividad (es) del Proyecto:

Identificar La Situacin Actual de los Archivos de Gestin.

Actividad (es) de Aprendizaje:

1- Implementacin de la organizacin
documental
como
un
proceso
archivstico que hace parte de la
gestin documental de una entidad.
2- Identificar la normatividad vigente y las
orientaciones
metodolgicas
impartidas por el Archivo General de la
Nacin y dems normas aplicables a la
creacin de una cultura de gestin
documental.

Resultados de Aprendizaje: Clasificar los documentos de

archivo aplicando los principios archivsticos, normas de Competencia: Organizar los archivos de
seguridad y salud ocupacional, normas y tcnicas de Gestin de acuerdo con la Normatividad
preservacin y conservacin documental, y la legislacin Vigente y Polticas Institucionales.
vigente.
Duracin de la gua ( en horas): 10

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo: F004-P006-GFPI

El propsito de esta gua es orientar al aprendiz sobre las actividades a desarrollar durante el
proceso de formacin, para el desarrollo de habilidades y destrezas en este mbito laboral.
Se recomienda que su participacin en el desarrollo de la presente gua se realice de manera
responsable y comprometida.
Es importante que el producto de cada una de sus evidencias de aprendizaje (actividades) sea
coordinado y verificado con el docente y se registre en la plataforma www.senasofiaplus. En su
portafolio de evidencias de aprendizaje.
Le deseo la mejor de las suertes en esta nueva experiencia, Adelante!
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Introduccin
Hablar de Normatividad Archivstica remite necesariamente al conocimiento del marco dentro del
cual sta se expide y se debe cumplir. La normatividad est orientada al conjunto de normas que
son de aplicacin dentro del sector pblico en relacin con el archivo; hablar de ella en este
sentido nos remite necesariamente al estudio del ente o institucin dentro del cual se da. La
normatividad se da dentro de un Estado.
El Estado es un organismo, una entidad, un concepto integrado por elementos esenciales, sin los
cuales no existe. Elementos esenciales son aquellos que hacen que el ser sea; el Estado tiene como
elementos constitutivos los conceptos de territorio, pueblo y soberana. No existe Estado sin
territorio, sin pueblo y si soberana. El territorio lo definimos como aquel mbito de validez de las
normas que dicta el Estado, que dictan las autoridades estatales para que las cumpla el pueblo
que habita el Estado, y esas disposiciones son dictadas por quienes ejercen la soberana o poder
del Estado.
Informacin, Sociedad, Documento, Legislacin.
A diario se dice que vivimos en una nueva economa de la informacin, que sta es poder y que la
clave del xito en la competencia global consiste en estar en el umbral de la informacin; es
prcticamente imposible, para quien est de alguna manera al corriente de los medios de
comunicacin, desconocer que nos encontramos en la Sociedad de la Informacin y que las
nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin TICS iniciaron su proceso de
reestructuracin con el entorno poltico, econmico, social y cultural de la llamada Aldea Global.
Este papel protagnico de la informacin en todos los mbitos de la actividad humana, al igual que
el de las tecnologas informticas, han determinado que nuestra sociedad sea denominada la
Sociedad de la Informacin y que sta (la informacin) sea el material principal que el individuo
utiliza para darle forma a su sociedad mediante su adecuado uso y su aplicacin eficiente.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo: F004-P006-GFPI

En los ltimos aos y ante el avance progresivo de una nueva sociedad de la informacin, se ha
experimentado una serie de cambios y transformaciones que han promovido en millones de
personas, hogares y oficinas, una comunicacin electrnica mediante estndares universales y
abiertos. Esta nueva tendencia ha generado que en aquellas empresas e instituciones
generadoras de informacin como son archivos, bibliotecas y centros de documentacin cambien
sus estrategias y se adapten a las nuevas tecnologas.
La globalizacin rompe con los conceptos de centralizacin administrativa, fronteras, divisiones
polticas y culturales, imponindonos una sola cultura mundial. Este concepto junto a la creacin
de grandes reas comerciales ha generado que el manejo de informacin en el mbito interno de
una empresa o institucin y su relacin con otras deba ser gil, eficiente y competitivo.
En este campo las nuevas tecnologas han contribuido a acelerar an ms estas tendencias a
travs de mecanismos como Internet que nos permite comunicarnos en el mbito mundial,
extranet que es la interaccin entre diferentes empresas e intranet que es la comunicacin entre
los individuos de una misma compaa.
Lo anterior nos debe llevar a replantear la posicin del archivista y el tratamiento archivstico dado
a la documentacin tanto en instituciones pblicas como en la empresa privada. Los nuevos
cambios demandan al archivista poder ofrecer informacin no slo a la administracin interna sino
tambin a otras instituciones o empresas que a travs de medios electrnicos solicitan
informacin de una manera gil e inmediata.
3.1 Actividades de Reflexin inicial.
Responde las preguntas planteadas y elabora un ensayo (mximo 1 pgina), envalo a tu
instructor en un archivo llamado Concepto de Estado.
Por qu Colombia es un Estado Social de Derecho?
Cul es el papel de los archivos en un Estado de Derecho como el nuestro?
Cul es la responsabilidad del Estado frente al manejo de los documentos de Archivo? y
qu ha hecho hasta el momento en materia de informacin; en materia de archivo;
guarda y proteccin del patrimonio documental de la nacin?
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el
aprendizaje
Consulta en otras fuentes bibliogrficas (Internet, libros, documentos) y ampla el concepto de
Sociedad de la Informacin. A partir del texto anterior, de la consulta y de tu quehacer,
responde las siguientes preguntas:
Cul es el papel del Archivista en la Sociedad de la Informacin?
Cul es papel de la legislacin en la Sociedad de la Informacin?

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo: F004-P006-GFPI

Quin debe formar parte de la sociedad de la informacin?

Responde las preguntas planteadas y elabora un documento en Word (mximo 1 pgina), envalo
a tu instructor en un archivo llamado. Sociedad de la Informacin
Nota: Tenga en cuenta que las actividades sern calificadas nicamente, si son enviadas a
travs de los links establecidos para tal fin en la plataforma.
Fecha lmite de entrega: 27 /11 /2013

3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Nombre de la actividad: Identificar la normatividad vigente y las orientaciones metodolgicas
impartidas por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la creacin de una
cultura de gestin documental.
Actividades de Aprendizaje:
Conocer las disposiciones legales sobre archivos que rigen para Colombia.
Precisar el marco legal que regula la actividad archivstica en Colombia, a la luz de la
Constitucin Nacional y de la Ley General de Archivos, para normalizar la gestin
documental.
Aplicar la normatividad archivstica, normas y tcnicas acorde con las disposiciones y
lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nacin.
De acuerdo a lo anterior, realizaremos la actividad, que se describe a continuacin:
Realice la lectura de los artculos 15, 20 y 23 de la Constitucin Poltica Colombiana de 1991, y
exponga mediante un documento de mnimo 1 pgina Cul es la responsabilidad de los
funcionarios en garantizar el acceso a la informacin y la responsabilidad de responder a las
peticiones de los usuarios?
Segn los artculos 70, 71, 72 y 74 de la Constitucin Poltica Colombiana, exponga mediante un
documento de mnimo 1 pgina De qu manera los archivos garantiza el acceso al conocimiento y
la cultura en una institucin?
Realice la lectura del artculo 11 de la ley 594 de 2000, y exponga mediante un documento escrito
mnimo 1 pagina En qu consisten los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivstica, como requisito para la conformacin de los
archivos pblicos?
Elabore un paralelo de los Artculos 34. Deberes de los Servidores Pblicos (numeral 5) artculo 35.
Prohibiciones de los servidores pblicos (numeral 8) artculo 48. Faltas gravsimas de los Servidores
Pblicos (numerales 2, 3, 47 y 58), del Cdigo Disciplinario nico y exponga a manera de

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo: F004-P006-GFPI

conclusin de qu manera aportan estos artculos a crear nuevos hbitos frente al manejo y
control de la documentacin?
Forma de entrega: Elabora los documento en Word (mximo 1 pgina), envalos a tu instructor en

un archivo llamado. Sociedad de la Informacin.

Nota: Tenga en cuenta que las actividades sern calificadas nicamente, si son enviadas a
travs de los links establecidos para tal fin en la plataforma.
Fecha lmite de entrega: 27/11/2013

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Realizaremos un Debate y discusin: Trabajo grupal organizado y estructurado con fines de
aprendizaje en el que los aprendices expresan puntos de vista distintos acerca del asunto en
cuestin.
El tema para el debate es el siguiente: Elabore una presentacin en PowerPoint donde explique
Segn los artculos 15, 16 y 17 de la ley General de Archivos, Cmo se evidencia en el entorno
laboral, la responsabilidad y obligaciones con respecto a la organizacin y conservacin
documental? cite ejemplos.
Para Tener en Cuenta
Observaciones:
Recuerde fundamentarse con una previa consulta y estudio acerca del tema.
Evite copiar y pegar texto de otros autores, se evaluara sus propios conocimientos, escriba con
sus propias palabras.
Use vocabulario adecuado, tenga en cuenta las normas y reglas de ortografa, las reglas y
normas para presentar trabajos escritos.
La participacin en el debate, se deber realizar el da viernes 29 de noviembre.
Recuerda que tu participacin es importante y tendr una nota en la evaluacin del curso

3.5 Actividades de evaluacin.

Evidencias de Aprendizaje

Evidencias de Conocimiento

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e Instrumentos
de Evaluacin

- Reconoce los entes responsables de la

administracin de Archivos y de la Gestin
documental a nivel nacional y a nivel
institucional.

Evaluacin escrita

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Evidencias de Desempeo:

Evidencias de Producto:

- Identifica los beneficios que brinda la gestin

documental a las instituciones.
- Aplica la normatividad archivstica a partir
del principio de eficacia administrativa.
- Aplica los lineamientos de proteccin y
conservacin de los documentos en aras de
mejorar la recuperacin y consulta de mismos.
- Promueve y divulgar la Poltica Pblica
Nacional de Archivos y sus componentes.
Documento Escrito sobre la responsabilidad
de los funcionarios en garantizar el acceso a la
informacin y la responsabilidad de responder
a las peticiones de los usuarios.
Documento Escrito sobre la manera como los
archivos garantizan el acceso al conocimiento
y la cultura en su institucin
Documento Escrito sobre los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivstica,
como requisito para la conformacin de los
archivos pblicos.
Documento Escrito que contenga el paralelo
de los Artculos 34. Deberes de los Servidores
Pblicos (numeral 5) artculo 35. Prohibiciones
de los servidores pblicos (numeral 8) artculo
48. Faltas gravsimas de los Servidores
Pblicos (numerales 2, 3, 47 y 58), del Cdigo
Disciplinario nico y exponga a manera de
conclusin de qu manera aportan estos
artculos a crear nuevos hbitos frente al
manejo y control de la documentacin?

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

AMBIENTE DE APRENDIZAJE MEDIOS Y RECURSOS DIDCTICOS
AMBIENTE DE APRENDIZAJE:
Aula y sitios de estudio personalizado
MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS
Video beam
Fotocopias
CD
Autodiagnstico

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo: F004-P006-GFPI

Lista de Chequeo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo: F004-P006-GFPI

5. GLOSARIO DE TERMINOS
ACTIVIDAD (ES) DE APRENDIZAJE: Las actividades de aprendizaje se refieren a todas aquellas
tareas que el alumno debe realizar para llevar a cabo el proyecto: analizar, investigar, disear,
construir y evaluar.
COMPETENCIAS: son las capacidades de poner en operacin los diferentes conocimientos,
habilidades, pensamiento, carcter y valores de manera integral en las diferentes interacciones
que tienen los seres humanos para la vida en el mbito personal, social y laboral.
EVALUACION:
EVIDENCIAS:
GUA DE APRENDIZAJE:
PROGRAMA DE FORMACIN:
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA
Bibliografa: Con el Material de apoyo publicado en la plataforma.
1. CONSTITUCIN POLTICA COLOMBIANA DE 1991

2. Ley 594 DE 2000. Ley General de Archivos.

3. Ley 734 de 2002, Cdigo Disciplinario nico, Artculo 34. Deberes de los Servidores Pblicos
(numeral 5) artculo 35. Prohibiciones de los servidores pblicos (numeral 8) artculo 48. Faltas
gravsimo de los Servidores Pblicos (numerales 2, 3, 47 y 58).
4. LEY 962 DE 2005, (JULIO 8) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que
ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.
Pginas web: www.archivogeneral.gov.co/
www.scarchivistas.org/tag/agn

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

ELABORADA POR: Rocio Astudillo Instructor.