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Los actos internos que celebran las organizaciones tursticas persiguen, entre otros,
los siguientes objetivos corporativos:
Compartir informacin.
Formar al personal.
Sin embargo, cuando se trata de actos con participacin externa los objetivos ms
destacados son:
Objetivos comerciales.
Publicidad.
Intercambio de ideas.
Videoconferencias.
Los actos propios internos que cuentan con participacin de personas ajenas a la
empresa tienen como objetivo fundamental entre otros velar por la imagen de la
empresa. Entre los principales actos propios internos con participacin de terceros
destacan:
Inauguraciones, aniversarios.
Videoconferencias.
Los actos propios externos son organizados por la empresa pero fuera del mbito de
la misma. Pueden contar con la participacin o no de personas ajenas a la empresa.
Destacan:
Viajes de incentivos.
Homenajes.
Los actos empresariales ajenos son aquellos organizados por otra empresa o
institucin pero precisa de la participacin de algn miembro de la empresa. Se
pueden clasificar en dos grupos segn cuenten con o sin participacin directa de la
empresa.
Los que cuentan con participacin directa de la empresa son aquellos, en los que
organizados por otra entidad, la empresa tiene una presencia importante. Por ejemplo,
actos patrocinados por la empresa.
Los que no cuentan con una participacin directa de la empresa son aquellos, en los
que organizados por otra entidad, la empresa tiene presencia a travs de sus
representantes sin ocupar ningn papel protagonista, sino como un invitado ms. Por
ejemplo, invitacin a fiestas.
Quin crees que se encarga de organizar estos actos en una empresa turstica?
Generalmente, su organizacin recae sobre:
Los principales recursos que se requieren para organizar un evento son instalaciones,
en espacios cerrados y/o abiertos. Las instalaciones pueden ser fijas y/o efmeras. Las
fijas son aquellas que no tienen posibilidad de ser transportadas a otro lugar para su
montaje, como es el caso de las instalaciones efmeras. El mobiliario habitual que
suele utilizarse en eventos son atriles, cordones separadores de ambientes, tarimas
elevadas, banderas, as como mesas y sillas. Entre los recursos tecnolgicos destacan
los medios audiovisuales como micrfonos, pantallas de proyeccin y materiales para
la iluminacin. Por ltimo, los recursos humanos hacen referencia al equipo
organizador, equipo tcnico, personal de restauracin, equipo de seguridad, etc.
La eleccin de los recursos debe ser muy cuidadosa por tu parte pues, aunque te
parezca increble llegan hasta el subconsciente de los participantes. Y si no te lo
crees...Lee lo que te proponemos a continuacin.
EUROS
SEDE
I.V.A
TOTAL
TRANSPORTE
Autobuses transporte hotel-aeropuerto
TOTAL TRANSPORTE
TOTAL DE PRESUPUESTO
Por qu crees que las entidades tursticas se preocupan de que todos sus empleados
y empleadas acten de forma similar?
Todas las empresas y especialmente las organizaciones tursticas viven en una
constante competencia que les obliga a buscar la diferenciacin con el resto.
La diferenciacin debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos
comunicacionales de una empresa. Desde el mensaje telefnico, la informacin que
transmite la directiva, la opinin de sus trabajadores etc.
Todas las empresas tursticas pueden llegar a copiar todo de su competencia. Desde
el servicio, las estrategias comerciales, hasta los recursos tecnolgicos.
Pero lo que no podrn copiar nunca es el estilo de una organizacin, de su gente,
la personalidad de la empresa.
La diferenciacin a travs de los recursos humanos es el mejor mtodo y,
tambin, el menos costoso.
De nada servira para una empresa turstica realizar importantes inversiones
comerciales si los empleados o empleadas que van a desarrollar esta actividad no
saben actuar para conseguirlo.
El manual protocolario y de comunicacin de una empresa recoge por escrito el
conjunto de normas, recomendaciones, metodologas y prcticas de cortesa que
facilitan las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa.
Reflexiona
Cmo mostraras a tus jefes/as tus ideas sobre cmo va a ser este inolvidable
aniversario?
Elaborar un documento es la opcin utilizada por los profesionales en la organizacin
de actos empresariales.
El documento que el equipo de protocolo elabora para poder visualizar la forma
en la que se va a desarrollar un acto de especial envergadura para la empresa es
el programa.
La informacin que suministra el programa est relacionada con:
Reflexiona
Se te ocurre algo ms que te pueda ayudar a garantizar un xito rotundo con este
magnfico aniversario que has planificado y proyectado?
Se te ha ocurrido hacer un ensayo general en la vspera del mismo? No sera mala
idea.
Hacer un ensayo general los das previos al acto, lgicamente si es un acto como este
de especial envergadura, te servir para:
Sabas que los Prncipes de Asturias ensayaron su propia boda varias veces?
Los actos con cobertura meditica y que tienen especial trascendencia siempre
requieren de un ensayo previo para garantizar el desarrollo del mismo segn lo
planificado y proyectado.
4.1.- El programa.
Puede que no le des demasiada importancia a tu lgica y sentido comn pero lo cierto
es que son esenciales en nuestra vida. Y sino... Cmo resuelves t los imprevistos
con los que no contabas?
Los grandes profesionales de protocolo lo saben bien y la utilizan para resolver los
numerosos imprevistos que surgen en la organizacin de actos protocolarios.
Reflexiona
4.2.- El cronograma.
Ha llegado la hora de profundizar en la documentacin que integra el programa del
aniversario de tu empresa.
Preparado/a para descubrir el pastel?
El cronograma es el documento que detalla el desarrollo horario de un acto
protocolario desde su comienzo hasta su clausura. Especifica de forma concisa:
Hora y lugar exacto de cada actuacin.
Breve texto sobre el desarrollo de cada actuacin.
En ocasiones, puede ir acompaado de anexos para ampliar datos del
cronograma y que su lectura no resulte farragosa.
Habitualmente, la documentacin del programa de un acto empresarial se inicia con el
cronograma. Y s, has ledo bien. Hemos dicho crono. Y es que... Es lo ms parecido a
anotar con un cronmetro el tiempo exacto que dedicaremos a cada actuacin
durante la celebracin del acto.
Tambin quedar anotado en este documento dnde tendr lugar y quin
participar en cada actuacin.
Ten presente que en protocolo no se deja nada a la improvisacin. Bastantes
imprevistos surgen ya como para acumular ms por amor al arte. As que cuidar al
mximo los detalles deber ser tu razn de ser en este mbito profesional.
Para que te hagas una idea el cronograma se inicia generalmente con la llegada de los
invitados/as, indicando por qu puerta acceden, quin los recibe, qu se hace mientras
acuden todos al lugar de la cita, etctera.
LUGAR
Vestbulo Hotel
Villaflor.
Puerta de
19.15h. entrada. Saln
Imperial.
20.00h.
20.00 h. Saln
Imperial.
ACTO
Llegada del presidente/a de la corporacin... Es saludado/a
por el jefe/a de protocolo.
El jefe/a de protocolo acompaa al presidente/a hasta la
puerta de entrada del pabelln dnde le presentar a los
miembros del equipo de protocolo integrado por:
Luisa Vargas Moreno.
Antonio Prez Rodrguez.
19.30 h.- Acceso del presidente/a y equipo de protocolo a la sala Imperial hasta el
lugar de la mesa presidencial. (CROQUIS DE LA SALA EN ANEXO 4 Y
COMPOSICIN DE LA PRESIDENCIA EN ANEXO 5).
20.00 h.- Inicio del acto de celebracin del dcimo aniversario de la empresa en el
saln Imperial. Discurso del presidente/a. (Todos los invitados/as ya estarn en la
sala).
20.20 h.- Tras el discurso del presidente/a la orquesta de msica situada a la derecha
de la mesa presidencial ameniza el acto con msica clsica.
En la misma parte inferior para en la parte derecha se especifican los datos referentes
a la confirmacin previa, el telfono, fax y correo electrnico.