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Una evaluacin de si los procesos definidos por el auditado son adecuados para
cumplir sus objetivos y los requisitos de los clientes
Obtener evidencia de que han sido planeadas auditoras internas y revisiones por
la direccin, o eficazmente realizadas
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El concepto del enfoque basado en procesos debe ser tan bien entendido por el
auditor que no este limitado por la terminologa de la norma; el auditado pudiera usar
una ms o menos diferente. El auditor debe estar conciente de que la aplicacin del
enfoque basado en procesos ser diferente de una organizacin a otra, dependiendo
del tamao y complejidad de la organizacin y sus actividades. Se debe dar una
consideracin especial en la situacin de las pequeas y medianas empresas
(PYMEs), de modo que el auditor no espere tantos procesos en el SGC.
Ayudando al auditado a interpretar el enfoque basado en procesos
Si el auditor se encuentra con una total mala interpretacin del auditado, esta situacin
debe ser identificada normalmente en la primera etapa de auditora.
El auditor debe referir al auditado a las fuentes reconocidas de informacin, como las
indicadas en la seccin anterior.
En particular el documento N648 establece los pasos en el enfoque basado en
procesos y proporciona una directriz til con ejemplos.
El auditado debe tambin poner suficiente consideracin a
El auditado pudiera tener identificados muchos procesos; alguno o todos ellos son
actividades que no cumplen con los requisitos de un proceso en el sentido en el que la
norma ISO 9001:2000 utiliza el concepto. Si es as, el auditor debe en la primera etapa
de auditora proponer al auditado que desarrolle una redefinicin de sus procesos
basado en, por ejemplo, lo critico de las actividades. Esto puede ser particularmente
relevante para las pequeas y medianas empresas.
Si por excepcin, el mal entendido no se detecta hasta la segunda etapa de la
auditora, se debe levantar un RNC. El auditor entonces tiene que considerar las
posibilidades de acuerdo con las reglas del cuerpo de certificacin involucrado, por
ejemplo, continuar con la auditora, reauditar despus o an la terminacin de la
auditora.
Esto sera una no conformidad contra los requisitos de la clusula 4.1 y un RNC
probablemente debera levantarse. Dependiendo de la extensin e importancia de la
no conformidad, el auditor tambin tiene que considerar las posibilidades de acuerdo a
las reglas del cuerpo de certificacin.
Desacuerdo entre el auditor y el auditado sobre cual es la manera correcta de
implementar el enfoque basado en procesos
No existe una manera universalmente correcta de implementar el enfoque basado en
procesos. El auditor y el auditado deben estar concientes de que la aplicacin del
enfoque basado en procesos ser diferente de organizacin a organizacin,
dependiendo el tamao y la complejidad de la organizacin y sus actividades. Se debe
dar una consideracin especial a las pequeas y medianas empresas, para que el
auditor no requiera o defina muchos procesos de modo que la aplicacin del enfoque
basado en procesos resulte una barrera en vez de un beneficio para estas empresas.
Si todos los requisitos de la clusula 4.1 se cumplen no se debe levantar un RNC.
El auditor y el auditado deben entender que lo que realmente importa es que el
auditado
Terminologa
Donde la terminologa utilizada por el auditado es diferente a la utilizada por el
auditor, el auditor debe entender los conceptos en la norma ISO 9001:2000
utilizar la norma ISO 9000:2000 y hacer una referencia cruzada mental o
escrita entre la terminologa del auditado y la suya propia para los mismos
conceptos evitando el uso de vocabulario de Gestin de la calidad.
La definicin de proceso
Si la definicin de proceso no es interpretada de la misma manera por el
auditor y el auditado, el auditor debe buscar entender el punto de vista del
auditado y no imponer el suyo a menos que sea claro (soportado por suficiente
evidencia objetiva) que los requisitos de la norma no se cumplen. Lo mismo es
verdad si el auditor cree que ciertos procesos no han sido identificados
correctamente o no se encuentran.
Exclusiones
El auditor debe referirse a la clusula 1.2 de la norma ISO 9001:2000, y
posiblemente al documento N648 para obtener una gua mayor. El auditor
debe obtener evidencia objetiva de que el auditado no puede excluir un
requisito especfico antes de alcanzar su conclusin. Es una Buena prctica
utilizar la norma ISO 9000:2000 Fundamentos y vocabulario y el documento
N648 como soporte para explicar sus argumentos al auditado.
Traduccin libre de NC. No oficial -Documentos oficiales disponibles en: www.iaf.nu y
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aplicar sus habilidades en evaluar los requisitos cuando sea aplicable si son o
no aplicables.
El auditor necesitar entender cmo los requisitos cuando sea aplicable
entran en el contexto de cmo el proceso es desarrollado y los resultados
esperados de ste y auditar con la evidencia objetiva para demostrar que el
sistema es eficaz y los requisitos se cumple consistentemente.
Un cuerpo de certificacin debe por lo tanto tener el proceso establecido para
asegurar que el auditor tiene las habilidades especficas para la organizacin
que ser auditada.
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que el auditor ser capaz de determinar la importancia del proceso que est
auditando en cualquier momento, y podr entonces ser capaz de mantener la
visin de la direccin general de la auditora. Esto tambin ayudar al auditor a
entender los vnculos entre procesos.
Durante una auditora, el auditor tiene una oportunidad de verificar la
descripcin del auditado de la interrelacin de sus procesos. El auditor debe
tomar algunas muestras para ver si las descripciones son un reflejo apropiado
de la interrelacin real de los procesos, ya que esto ayudar a determinar si la
descripcin del proceso es adecuada.
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Resulta beneficioso auditar desde el sistema de gestin de la organizacin hacia los requisitos.
Una lista de verificacin puede ser empleada para asegurarse de que todos los requisitos
relevantes de ISO 9001 han sido abordados.
Ventajas
La literatura disponible en el mercado resalta lo siguiente con respecto al uso de listas
de verificacin para auditoras:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Las listas de verificacin pueden ser utilizadas como informacin base para
Desventajas
En contraste, cuando las listas de verificacin para auditora no estn disponibles o
estn pobremente preparadas surgen los siguientes aspectos como preocupacin:
1.
La lista de verificacin puede ser vista como arma de intimidacin por el auditado.
2.
3.
Las listas de verificacin son una herramienta de ayuda para el auditor, pero
puede ser restrictiva si se utiliza como el nico mecanismo de soporte del auditor.
4.
5.
Una lista de verificacin utilizada por un auditor inexperto pudiera no ser capaz de
comunicar claramente que es lo que el auditor esta buscando.
6.
7.
Conclusin
En resumen, existen ventajas y desventajas en el uso de las listas de verificacin para
auditorias. Depende de muchos factores, incluyendo las necesidades de los clientes,
las restricciones de tiempo y costos, la experiencia del auditor y los requisitos del
esquema del sector. Los auditores deben evaluar el valor de la lista de verificacin
como una ayuda en el proceso de auditora y considerar su uso como una herramienta
funcional.
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El primer objetivo de un auditor que agrega valor en estos casos debe ser el actuar
como un catalizador de la organizacin para reconstruir su sistema de gestin de la
calidad basado en ISO 9000, e integrar el sistema dentro de sus operaciones diarias.
Aunque el auditor de tercera parte no puede dar recomendaciones de cmo cumplir
con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, es aceptable y adems buena prctica
el motivar y estimular (no requerir) a la organizacin a ir ms all de los requisitos de
la norma. Las preguntas que haga el auditor (y el modo como las pregunta) pueden
dar pistas valiosas para la organizacin de cmo el SGC puede hacerse ms eficiente
y til. La identificacin por parte del auditor de oportunidades de mejora debe incluir
los modos en que la eficacia del SGC puede mejorarse, pero tambin pueden ver
oportunidades de mejora en eficiencia.
Zona 4: (cultura de calidad Madura; conforme con la norma ISO 9001:2000)
Para una organizacin que tiene una cultura de calidad madura y ha sido certificada en
una de las normas de la serie ISO 9000 por un perodo significativo de tiempo, la
expectativa de una auditora que agregue valor ser la ms retadora para un auditor.
Una queja comn de este tipo de organizacin es que las visitas rutinarias de
vigilancia de los auditores pueden ser superfluas, y agregan muy poco valor desde el
punto de vista de la organizacin. En estos casos, la alta direccin se convierte en un
cliente importante para el proceso de certificacin. Por tanto es importante para el
auditor el tener un claro entendimiento de los objetivos de negocio estratgicos de la
organizacin, y de ser capaz de poner la auditora del SGC en ese contexto. El auditor
necesita dedicar tiempo para discutir los detalles con la alta direccin para definir sus
expectativas para el SGC. En muchos casos las no conformidades se pudieran
relacionar a que la organizacin no haya implementado las polticas y objetivos de la
alta direccin, an y cuando los requisitos mnimos de la norma ISO 9001:2000 se
hayan cubierto.
Algunos consejos para auditar agregando valor.
1) Planificacin de la auditora:
a.
b.
c.
d.
e.
auditora
f.
2) Tcnica de auditora:
a. Enfocarse ms a los procesos, y menos en los procedimientos. Algunos
procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin, etc.
pudieran ser necesarios para la planeacin y control de los procesos de la
organizacin, pero lo fundamental debe ser el proceso.
b. Enfocarse ms en los resultados, y menos en los registros. De la misma manera,
algunos registros pudieran ser necesarios para que la organizacin proporcione
evidencia objetiva de que los procesos son eficaces (generando los resultados
planificados) pero el auditor que agrega valor debe estar conciente de y dar crdito
a otras formas de evidencia.
c. Recuerde los 8 Principios de Gestin de la Calidad
d. Use el enfoque de Planear Hacer Comprobar Ajustar para evaluar la eficacia
de los procesos de la organizacin.
i. El proceso ha sido planeado?
ii. Se ha realizado de acuerdo a lo planeado?
3) Anlisis y decisin
a.
b.
4) Reporte y seguimiento
a. Uso sensitivo de los reportes de no conformidad / observaciones / oportunidades de
mejora
i. Pudiera requerirse un enfoque diferente dependiendo de la madurez de la
organizacin (Zonas 1, 2, 3 y 4), y de la actitud del auditado hacia el proceso de
auditora
- Proactivo
- Reactivo
ii. Asegurese de tomar en cuenta cualquier aspecto cultural
iii. La solucin propuesta por la organizacin sera til?
b. Los reportes deben ser objetivos y enfocados a la audiencia correcta (La alta
direccin probablemente tendr expectativas que son diferentes a aquellas de las
que tenga el representante de la direccin)
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4 Mantenimiento de competencia.
Directriz El auditor necesita verificar que est implementada alguna forma eficaz de dar
seguimiento al proceso y se acta as. Algunas maneras de hacer esto incluye un proceso
continuo de desarrollo profesional como el descrito en la norma ISO 19011, evaluaciones
regulares del personal y su desempeo y la inspeccin, prueba o auditora regular de
producto de los que los individuos o grupos son responsables. Los cambios frecuentes en
requisitos de competencia pudiera indicar que una organizacin es proactiva en mantener
los niveles de desempeo de su personal.
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auditor.
Mucho de esta directriz ser utilizada por los cuerpos de certificacin de tercera
parte cuando establezcan sus propios criterios de competencia para los auditores.
Sin embargo, los auditores individuales deben estar concientes del contenido de
esta seccin de modo que puedan mantener, mejorar y trabajar dentro de su
competencia profesional.
Se puede encontrar ayuda prctica a travs de las directrices y se dan ejemplos y
clarificaciones adicionales en varios tpicos aunque algunos no pudieran ser
aplicables a auditoras de tercera parte.
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enfatiza que dar seguimiento significa observar, supervisar y mantener bajo revisin;
medir o probar a intervalos. Es importante que los auditores reconozcan que no hay
un requisito especfico en la norma ISO 9001:2000 en su clusula 8.2.1 para que la
organizacin realice encuestas formales de satisfaccin del cliente, u otras medidas de
satisfaccin del cliente, aunque esto puede obviamente ser una herramienta til en el
seguimiento de las percepciones del cliente. Por eso es importante que la organizacin
trate de ver las cosas desde la perspectiva del cliente, y de seguimiento a las
percepciones del cliente; La medicin de la satisfaccin del cliente puede ser
apropiada en algunas situaciones, pero este no es un requisito directo de la norma.
NOTA: Adems de estas referencias especficas a los procesos de retroalimentacin del cliente, hay
varias referencias indirectas a travs de toda la norma, de las que el auditor necesita tomar en cuenta.
Algunos ejemplos incluyen la retroalimentacin como parte del proceso de diseo y desarrollo; proceso de
validacin y otros.
otros contactos con clientes, por ejemplo por personal de servicio o instalacin
Documentando
una
no
conformidad
anlisis de causa,
correccin, y
accin correctiva
(Nota; se dan dos secuencias diferentes ya que la correcta a seguir pudiera depender del tipo
de producto, o situacin de la no conformidad. Sin embargo, las tres partes para resolver una
no conformidad son las mismas en cada caso. Por ejemplo, para software, es inconveniente la
implementacin de una correccin hasta que la causa sea conocida. Alternativamente, como
un ejemplo de hardware, si una luz de advertencia de zapatas desgastadas se ilumina en un
vehculo y usted inmediatamente implementa la correccin de reemplazar las zapatas antes de
examinar si el sensor fall, pudiera fallar al resolver el problema y habr desperdiciado tiempo y
recursos.)
Cierre de no conformidades
Ya que las no conformidades tienden a ser individuales en su naturaleza, se puede
utilizar una amplia variedad de mtodos o actividades para cerrarlas. Por ejemplo,
algunas requerirn un examen directo en el lugar (lo que pudiera requerir la
necesidad de visitas adicionales al lugar), mientras otras pudieran cerrarse de
manera remota (por la revisin de documentacin relevante que se enve como
evidencia).
Antes de decidir el acuerdo para cerrar una no conformidad, el auditor lder (o
auditor cuando acta solo) debera revisar lo que la organizacin hizo con respecto
a la correccin / anlisis de causa y los resultados logrados a travs de la accin
correctiva. El auditor lder necesita asegurarse de que existe evidencia objetiva
(incluyendo documentacin de soporte) para demostrar que la accin correctiva
descrita ha sido completamente implementada y es eficaz en prevenir que la no
conformidad vuelva a ocurrir. Solamente cuando la situacin sea satisfactoria
debera cerrarse la no conformidad.
estos procesos por lo general estn bien definidos (es decir, si la organizacin
ya ha identificado una no conformidad, es relativamente fcil para un auditor
evaluar el proceso utilizado por la organizacin, o que se planifica por usar para
corregirla y si esto ser o no eficaz para evitar que se vuelva a presentar la no
conformidad); no obstante, la auditora de los procesos de accin preventiva
usualmente es ms compleja.
2) Gua de auditoria
2.1) ISO 9001:2000 requiere que la organizacin tenga un procedimiento
documentado para la accin preventiva.
Nota: Se acepta la combinacin de procedimientos documentados de accin correctiva y
accin preventiva en un solo documento del SGC, pero no es recomendable. Si estn
combinados, entonces es importante que el auditor verifique que la organizacin entiende
claramente la diferencia entre el propsito de las acciones correctivas y preventivas.
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una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el cliente (por
ejemplo, reparacin de un automvil);
una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente (por
ejemplo, la declaracin de ingresos necesaria para preparar la devolucin de los
impuestos);
la entrega de un producto intangible (por ejemplo, la entrega de informacin en el
contexto de la transmisin de conocimiento);
la creacin de una ambientacin para el cliente (por ejemplo, en hoteles y
restaurantes)
Para los casos en que los resultados del servicio se entrega despus de la
realizacin del proceso, el control de producto no conforme pudiera basarse
en el seguimiento y tcnicas de inspeccin usuales. Se necesitar evidencia
para ver la adecuacin e implementacin eficaz de esas tcnicas.
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