MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES

I.

INTRODUCCION

El presente manual de organizaciones y funciones, ha sido elaborado con el propsito

de permitir a funcionarios de la empresa, obtener un conocimiento integral de la
naturaleza de las unidades organizacionales, su ubicacin dentro de la estructura
organizativa, los medios y los canales de comunicacin e instancias de coordinacin,
tanto interna como institucional, as como los niveles, grados de funciones y
responsabilidades. Asimismo, este manual por ser un instrumento administrativo de
carcter
operativo,
contiene
la
informacin
sobre
la
estructura
organizacional(organigrama) de la empresa, la descripcin de los objetivos y funciones
inherentes a cada una de las unidades y reas organizacionales establecidas, precisando
la relacin de dependencia de cada una de ellas respecto a las dems e incluye
informacin til para familiarizar a los miembros de la organizacin con los objetivos,
polticas y prcticas de la entidad.
Finalmente, cabe indicar que para la elaboracin de este documento en lo respecto a la
estructura administrativa se tomaron como base fundamental Las Normas Bsicas del
Sistema de Organizacin Administrativa, razn por la cual la aplicacin es obligatoria.
II.

FINALIDAD DEL MANUAL

El manual de organizaciones y funciones de distribuidora D&M, constituye la gua de

referencia, til para la orientacin del trabajador en el desempeo de las funciones de
las unidades organizaciones que componen la estructura de la entidad.
III.

ALCANCE

Las disposiciones contenidas en el presente manual de organizaciones y funciones son

de aplicacin y estricto cumplimiento por parte de todos los componentes de la
organizacin establecidas Decreto Supremo, como personas jurdicas de derecho
pblico con autonomade gestin administrativa, legal y tcnica,cuenta con un
directorio, por lo que debe elaborar sus propios instrumentos de Gestin Administrativa.
IV.

BASE LEGAL DE CREACION

V.

DEFINICIONES ESTRATEGICAS
a) Misin
b) Visin

VI.

APROBACION,DIFUSION Y ACTUALIZACION

De acuerdo a las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa, el

presente documento es aprobado, difundido y aplicado en todas las unidades
organizacionales de la empresa,siendo de conocimiento y cumplimiento obligatorio de
todos los funcionarios en el mbito de su competencia.

La revisin y actualizacin de este manual es responsabilidad de la unidad de recursos

humanos, a travs de sus instancias correspondientes, y dentro del marco de las
disposiciones establecidas por el Sistema de Organizacin Administrativa y del rgano
rector del sistema.

ESTRUCTURA ORGANICA
de acuerdo al reglamento de organizaciones y funciones la distribuidora D&M S.A.C,
cuenta con la siguiente estructura orgnica:
ALTA DIRECION
-

Junta General De Accionistas

Directorio
Gerencia General

ORGANO DE APOYO
-

Secretaria General

ORGANO DE ASESORIA
-

Asesora Legal

ORGANO DE LINEA
-

Gerente de Finanzas
Gerente de Marketing Y Ventas
Gerente de Recursos Humanos
Gerente de Logstica

I.-ALTA DIRECCION
1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Es el rgano de mayor jerarqua y en el cual reside la soberana de la empresa.
Est constituida por la reunin de los titulares o tenedores de las accionesrepresentativas
de su capital social, el cual en la actualidad est integrado de la siguientemanera:
Su rgimen de actuacin se cie a lo dispuesto por la Ley General de Sociedades, por la
Ley de Promocin Privada en las Empresas del Estado, por el Estatuto Social de la
Sociedad y por los poderes otorgados a sus
Representantes y apoderados.
Todos los socios, incluso los disidentes y los ausentes, quedan sometidos a susacuerdos
adoptados conforme a Ley.
La Junta General de Accionistas slo podr tratar los asuntos contemplados en
laconvocatoria.
Junta General de Accionistas:
1. Aprobar o desaprobar la gestin social, las cuentas y el Balance General delEjercicio.
2. Disponer la aplicacin de utilidades.
3. Fijar la remuneracin del Directorio.
4. Elegir regularmente a los miembros del Directorio.
5. Tratar los dems asuntos que le sean propios.
6. Remover a los miembros del Directorio y elegir a sus nuevos integrantes.
7. Modificar el Estatuto.
8. Aumentar o reducir el Capital Social.
9. Emitir Obligaciones.
10. Disponer investigaciones, auditoras y balances.
11. Transformar, fusionar, disolver y liquidar la sociedad.
12. Resolver en los casos en que la Ley o el Estatuto disponga su intervencin y
encualquier otro que requiera el inters social.
La Junta General estar presidida por el Presidente del Directorio y como
Secretarioactuar el Gerente General, salvo disposicin en contrario de los
representantes de lasacciones.
La sesin de Junta General y los acuerdos adoptados en ella deben constar en un
Librode Actas u hojas sueltas en sistema mecanizado legalizados, conforme a Ley.
2. DIRECTORIO
Es el rgano ejecutor de las resoluciones adoptadas por la Junta General de Accionistas;
ejerce las facultades y derechos concernientes a la representacin, direccin
yadministracin de la Sociedad, siendo de su competencia resolver todos
aquellosasuntos que por Ley o por el Estatuto de la Empresa no se encuentran
expresamentereservados a la Junta General de Accionistas.
El Directorio est conformado por cinco miembros que son elegidos por la Junta
Generalde Accionistas.

Los Directores son elegidos por periodos de un ao, salvo las designaciones que
sehagan para completar periodos. Los Directores pueden ser reelegidos. El cargo de
Director es personal e indelegable.
El periodo del Directorio termina al resolver la Junta General sobre el Balance de
sultimo ejercicio y elegir al nuevo Directorio, pero los Directores continan en sus
cargos,aunque hubiese concluido el periodo, mientras no se produzca nueva eleccin y
loselegidos acepten el cargo.
El cargo de Director vaca por muerte, renuncia, remocin o por incurrir alguno de los
Directores en cualquiera de las causales de prohibicin e incompatibilidad sealadas en
La Ley General de Sociedades. En caso de vacancia, la Junta proveer la designacin
delnuevo Director.
El Directorio tiene las facultades de representacin legal y de gestin necesarias para
laadministracin de la Sociedad dentro de su objeto, con excepcin de los asuntos que
laLey o el Estatuto atribuyen a la Junta General de Accionistas.
Las funciones del Directorio son las siguientes:
1. Elegir a su Presidente y Vice Presidente.
2. Reglamentar su propio funcionamiento.
3. Aceptar la dimisin de sus miembros y promover la cobertura las vacantes que
seproduzcan en los casos previstos por la Ley.
4. Encomendar determinados asuntos a uno o ms de sus Directores, sin perjuicio delos
poderes que pueda conferir a cualquier persona.
5. Reglamentar, fiscalizar e inspeccionar las operaciones de la Sociedad, sin
otralimitacin o excepcin que las sealadas en la Ley y en el Estatuto.
6. Aprobar la Estructura Orgnica Funcional de la Empresa.
7. Aprobar el Manual de Organizacin y Funciones, los dems documentos
normativos,directivas y procedimientos de la empresa, que no sean de competencia de la
Gerencia General.
8. Nombrar y remover al Gerente General, Gerentes de Lnea y Funcionarios queejercen
cargos de direccin y confianza. El nombramiento de los Gerentes de Lneaocurrir a
propuesta del Gerente General.
9. Constituir comits, fijando sus funciones dentro de las que el Estatuto asigna al
Directorio.
10. Crear sucursales, agencias y dependencias que estime necesarias y suprimirlas.
11. Presentar en tiempo oportuno el Balance y la Memoria Anual a la Junta General de
Accionistas, proponiendo la aplicacin que debe darse a las utilidades y las medidasde
otro orden que estime convenientes.
12. Delegar total o parcialmente sus atribuciones y facultades con las formalidades
ylimitaciones que establece la Ley.
13. Evaluar las circunstancias, condiciones o factores que ostensiblemente
puedanafectar las actividades de la Empresa.

3. GERENCIA GENERAL

1. OBJETIVO
Dirigir, coordinar y controlar las acciones de los rganos ejecutivos y operativos
de laempresa. Ejecutar las disposiciones del Directorio, de acuerdo a lo
establecido por elEstatuto de distribuidoraD&M, para el logro competitividad y
rentabilidad empresarial en un marcode austeridad acorde con los planes
estratgicos y operativos de la distribuidora D&M.
Es el rea de mayor jerarqua de la empresa y le corresponde la representacin
de la
Sociedad ante toda clase de autoridades, sean stas polticas, administrativas,
fiscales,municipales o judiciales, gozando de las facultades necesarias para
ejercer estarepresentacin.
2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS
Para el desarrollo de sus actividades, la Gerencia General requiere:
Gerente General
Secretaria
Gerente General:

2.1

Objetivo
El Gerente General tiene responsabilidad directa en la direccin,
coordinacin, control y evaluacin del funcionamiento y actividades de
la Empresa, en concordancia con las polticas, planes y estrategias
aprobadas; garantiza que los procedimientos y polticas se lleven a cabo
dentro del marco de la ley, y que se obtengan los objetivos propuestos,
sobre la base de una organizacin y administracin eficientes; y asesora
al Directorio en la buena marcha de la Empresa.
Asimismo, ejerce la representacin legal de la Empresa. Desarrolla las
siguientes funciones:

2.1

Funciones Generales

a)

b)

Formular y presentar al Directorio para su aprobacin el plan anual

de la Empresa que incluye las estrategias de planeamiento,
objetivos, polticas, metas, programas y presupuestos referidos a las
actividades institucionales.
Asesorar al Directorio en cuestiones tcnicas proporcionndole la
informacin necesaria.

c)

d)

2.3

Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el logro

de los objetivos, planes, programas, metas y presupuestos
establecidos.
Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las
actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la
estrategia, polticas, procedimientos y normas establecidas.

FUNCIONES ESPECFICAS
a) Proponer y llevar a cabo todos los Planes de Desarrollo de la
empresa.
b) Cumplir con las funciones establecidas por el Estatuto de la empresa,
de acuerdo con sus facultades.
c) Realizar la funcin de Secretario de la Junta General de Accionistas,
coordinando
d) Acciones con el Presidente de la misma.
e) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de los organismos superiores
de la empresa.
f) Supervisar y controlar el desarrollo de todas las actividades de la
empresa directamente o a travs de otros funcionarios.
g) Organizar la empresa poniendo en prctica las polticas aprobadas por
el Directorio.
2.4

Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad

Es directamente responsable ante el Directorio.
Para el cumplimiento de sus responsabilidades, el Gerente General es
apoyado por los rganos de Apoyo y Funcional de la distribuidora
D&M, as como asesores legales externos.

2.5

Relacin de Coordinacin Funcional

Dentro de las relaciones de coordinacin internas y sin perjuicio de la
directa dependencia, determinada en la estructura orgnica, mantiene
contina concordancia y respuesta de funcin con los diferentes rganos
de la Empresa.

Secretaria:
2.1

Objetivo
Realiza labores especficas de apoyo al Directorio y a la Gerencia
General, y en general a todas las Subgerencias de la Empresa; as como,
otras tareas asignadas por la Gerencia General.

2.2

Funciones Generales
a)
b)
c)
d)

e)

g)

2.3

Apoyar en las labores de su cargo a la Alta Direccin de la

Empresa.
Archivar, registrar y controlar las Actas del Directorio, y otros
documentos importantes.
Recepcionar, registrar y distribuir toda la documentacin que
ingresa a la Empresa (Cartas, Informes, Facturas, Recibos, etc.).
Tramitar y procesar los expedientes que fluyen de la Gerencia
General; controlar y distribuir el despacho de la correspondencia a
travs del Servicio Local.
Atender la central telefnica, efectuar y atender las comunicaciones
e informar a nivel interno y al pblico sobre las gestiones que se
vienen realizando en el rea de su competencia.
Centralizar los requerimientos de suministros diversos: tiles de
oficina, aseo y limpieza y suministros para equipos de oficina y
velar por mantener un stock adecuado. Gestiona la compra, control
y distribucin de los mismos.

Relaciones de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Depende y reporta directamente al Presidente del Directorio y al Gerente
General.
Coordina con los otros rganos lo relacionado a sus funciones y labor de
apoyo.

II.- ORGANO DE APOYO

SECRETARIA GENERAL
1. OBJETIVO
2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS
Para el desarrollo de sus actividades, la secretaria general requiere:
Secretario general
Tcnico en trmite documentario
Secretario general
2.1 Funciones generales:

a) Concurrir a las Sesiones de Directorio, de acuerdo a los plazos y mecanismos

establecidos,
b) Coordinando la participacin de los Gerentes y/o Jefes de Oficina General
involucrados en los temas de agenda, de acuerdo a lo coordinado con la
Presidencia y/o Gerencia General
c) Elaborar y custodiar las actas del Directorio y suscribirlas conjuntamente con el
Presidente,miembros del directorio asistente.
d) Numerar, registrar, conservar y archivar las resoluciones, directivas y otros
documentos degestin expedidos al interior de la empresa, as como de la
distribucin de las copias a lasdiversas unidades orgnicas para su conocimiento
y aplicacin.
e) Autenticar las copias de los documentos emitidos por la empresa, y que sea
necesaria sudistribucin.
f) Mantener un registro de los convenios que sean suscritos por la empresa y
efectuar elrespectivo seguimiento del cumplimiento de sus objetivos.
g) Administrar la publicacin de la documentacin oficial de la empresa.

2.6

Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad

Es directamente responsable ante gerente general

.
III.- ORGANO DE ASESORIA
ASESORA LEGAL
1. OBJETIVO
Asesorar, atender, supervisar y apoyar en asuntos de carcter legal concernientes
aaspectos contractuales, normativos y operativos, a todos los organismos de la empresa.
2. FUNCIONES GENERALES
a) Asesorar al Directorio, a la Gerencia General y a todas las reas de la Empresa
enlos asuntos de carcter legal que le sean derivados.
b) Elaborar los proyectos de Acuerdo de Directorio, dando su conformidad a los
que porrazones especiales fueran elaborados por las diferentes dependencias de
la Empresa
c) Apoyar a la Gerencia General en la elaboracin de los proyectos de Actas de
sesiones de Directorio.
d) Asistir a las Sesiones de Directorio, cuando as se disponga.
e) Analizar y emitir opinin sobre los dispositivos legales que tengan incidencia
enaspectos operativos y de gestin empresarial, comunicando sus contenidos en
detallea las dependencias involucradas.
f) Emitir directamen sobre los aspectos legales involucrados en consultas y
reclamosformulados ante los distintos niveles de la empresa.
g) Asesorar, conducir y supervisar las acciones judiciales de todo tipo en las que
laempresa sea demandada o demandante.

h) Representar a la empresa en las gestiones de carcter legal que deba realizar

staante autoridades e instituciones pblicas o privadas, y dirigir las acciones a
adoptar.
i) Elaborar, redactar y/o visar todo tipo de documento de ndole legal en que
intervenga la empresa.
III.- ORGANO DE LINEA

AREA DE FINANZAS
1. OBJETIVO
2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS
Para el desarrollo de sus funciones, la gerencia de finanzas requiere:

Gerente de finanzas
Contador general
Secretario
Contador
Cajero

Gerente de finanzas
1.1 Objetivo
1.2 Funciones generales
a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones, normas y procesos
tcnicosestablecidos en la ley del sistema de abastecimiento, tesorera y
contabilidad.
b) Elaborar los estados financieros y presupuestarios del Centro de Produccin.
c) Efectuar los anlisis de los saldos de la cuenta.
d) Programar, organizar y ejecutar las acciones de contabilidad.
e) Formular las informaciones financieras requeridos por los rganos de
laadministracin central.
f) Preparar y utilizar el flujo de caja para la administracin financiera.
g) Informar oportunamente sobre la disponibilidad financiera as como la
captacin ycorrecta utilizacin de los fondos.
1.3 Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad
Es directamente responsable ante el gerente general
Para cumplir con sus responsabilidades, el gerente de finanzas es apoyado
por todo el personal a su cargo.
Ejerce Mando
Supervisin Sobre

Personal a su cargo.
CONTADOR
2.1 objetivos
2.2 Funciones Especficas:
a) Asesorar al Jefe de la Oficina de Contabilidad y Finanzas en temas relativos a la
gestin dela contabilidad de la Entidad.
b) Programar y ejecutar los procesos tcnicos del sistema administrativo de
contabilidad, deconformidad con las disposiciones legales y normas tcnicas
vigentes.
c) Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos y actividades relacionadas a
la gestinde contabilidad en la Entidad.
d) Formular y presentar oportunamente los Estados Financieros mensual, trimestral
y anualcon sus respectivas notas explicativas, de acuerdo a la normatividad
vigente.
e) Controlar, analizar y evaluar mensualmente la situacin econmica - financiera,
comoresultado de la gestin presupuestal y patrimonial.
f) Realizar los anlisis de cuentas y los ajustes contables de acuerdo a las normas
vigentes.
g) Supervisar la toma del Inventario Fsico de Suministros, Bienes de Activo Fijo
y NoDepreciables, Arqueo de Fondos y Valores.
.
Depende de: Gerente de finanzas
Ejerce Mando: Supervisin Sobre Ninguno

AREA DE RECURSOS HUMANOS

1. OBJETIVOS
2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS
Para desarrollo de sus funciones, la gerencia de recursos humanos requiere:
Gerente de recursos humanos
Jefe de personal
Vigilante
Gerente de recursos humanos
1.1 objetivos
1.2 funciones Especficas (funciones o responsabilidades clave)
a) Formular lineamientos para el desarrollo del Plan de Recursos Humanos, con
aplicacin de indicadores de gestin.
b) Formular lineamientos y polticas para el buen funcionamiento de los procesos
de Recursos Humanos (reglamentos, manuales de procedimientos y/o directivas
en particular sobre algn sistema)

c) gestionar, los perfiles de opuesto de manera sostenida como soporte de los

dems subsistemas y actividades del rea.
d) Administracin del proceso de incorporacin, ejecucin de concursos pblicos e
induccin del personal.
e) Administrar el sistema de compensaciones y beneficios (remuneraciones y
pensiones).
f) Desarrollar actividades orientadas al bienestar del personal y al mejoramiento
del clima y cultura institucional.
g) Supervisar los procesos de administracin de personal (control de asistencia,
incidencias, legajos de personal, sanciones)
1.3Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad
Jefe de personal
2.1 Funciones Especficas
a) Llevar a la prctica el da a da de los aspectos relacionados con la
reglamentacin laboral.
b) Implantar y mantener las normas definidas por la legislacin laboral dentro de la
empresa.
c) Negociar con el Comit de empresa todo lo referente a salarios, horario,
contratacin, etc.
d) Colaborar en algunos casos en la valoracin de puestos, evaluacin por mritos
y en el estudio de sueldos del personal de la empresa.
e) Ser responsable, si no existe en la empresa la figura de Jefe de Administracin
de Personal, de la parte administrativa del departamento: confeccin de nminas
y seguros sociales, altos, bajas, contratacin, etc.
2.2Supervisin Recibida
Del gerente de recursos humanos
Secretaria
3.1 Funciones Especficas
a) Comunicacin constante con los sectorizas de los distintos bancos para el
seguimiento de Cartas Fianzas, Pagars, Lneas de Crdito, Sobregiros.
b) Responsable del decepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de
gerencia.
c) Emisin de correspondencia bajo numeracin correlativa y codificada, de
acuerdo al departamento que le ordene, y su remisin inmediata.
d) Mantener actualizados archivos fsicos y en base de datos, sobre las facturas
generadas y facturas anuladas, clasificndolas ordenadamente por tipo de
transaccin y nmero correlativo.
e) Elaborar y presentar peridicamente y a solicitud de las instancias superiores,
los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en qu estado se
encuentran.
3.2Supervisin Recibida
Del gerente de recursos humanos

AREA DE MARKETING Y VENTAS

1. OBJETIVO
2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS
Para el desarrollo de sus funciones, la gerencia de marketingy ventas requiere:

Gerente de marketing y ventas

Secretaria
Jefe de ventas
Supervisor
Preventista
Digitador

AREA DE LOGISTICA
1. OBJETIVO
2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS
Para el desempeo de sus funciones requiere:
Gerente de logstica
Secretario
Almacenero
Chofer
Ayudante de ruta
Ayudante de carga
Ayudante de descarga
Gerente de logstica
1.1 Funciones Especficas:
a) Elaborar polticas de adquisiciones concordantes con el Reglamento de
Adquisiciones.
b) Coordinar la formulacin y aplicacin de polticas de abastecimiento en forma
oportuna.
c) Elaborar el registro de proveedores de insumos.
d) Proporcionar los materiales, equipos, herramientas, insumos y transportes al
Centrode Produccin.
e) Proporcionar servicios de mantenimiento y reparacin de los bienes.
f) Velar por la utilizacin, conservacin, transferencia y custodia de los bienes y
Servicios.