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NDICE

INTRODUO

O QUE O PM CANVAS?

ELEMENTOS DA METODOLOGIA

PERGUNTAS FUNDAMENTAIS

DINMICA

17

LEVANDO SEU PM CANVAS PARA O PB 19

INTRODUO
O volume de projetos no para de crescer nas
organizaes. Sabemos que o ritmo das
mudanas est cada vez mais intenso, o que
torna o ambiente de negcios ainda mais
complexo. Com projetos maiores, que
envolvem um nmero mais amplo de
interessados, impactam mais reas de
negcios e do maior visibilidade na
sociedade, a vida do gerente de projetos est
se tornando mais difcil. Diante de todos os
desafios que podemos listar, se tivssemos de
priorizar e eleger os de maior dificuldade, sem
sobra de dvida a comunicao e o
gerenciamento
das
partes
interessadas
estariam no topo.

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Como soluo para os dois principais problemas apontados dificuldades na


comunicao e gerenciamento das partes interessada existe o Project Model Canvas.
Escrito pelo prof. Jos Finocchio, uma metodologia robusta de gerenciamento de
projetos, apesar de ser bastante simples, sem a necessidade do preenchimento de
inmeros documentos nem burocracia.
Ela ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento,
mas que se caracterizam por inovao, alta dinmica dos negcios e simultaneidade de
projetos (tocados em paralelo), aos quais solues rgidas e engessadas no se aplicam.
O Project Model Canvas se concentra no essencial, a alma do projeto, e permite que
os stakeholders participem da concepo do plano.
Nesse e-book, percorremos as 13 etapas da construo do PM Canvas e mostramos
como voc pode utilizar o Project Builder para registrar essas informaes e utiliz-las
na execuo do seu projeto criado com a metodologia.
Esperamos que voc goste do material e tenha uma boa leitura!
Equipe Project Builder

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O QUE O PM
CANVAS?
O Project Model Canvas uma metodologia de planejamento de projeto
inspirada em conceitos de neurocincia, Desing Thinking e na experincia
do professor Jose Finocchio em consultoria e aulas de gerenciamento de
projetos.
O PM Canvas prope uma maneira mais simples e amigvel de elaborar um
plano de projetos. Ele ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano
e permite visualizar suas ligaes e dependncias em uma nica pgina. Para
colocar a metodologia em prtica preciso uma folha em formato grande
(A1) e alguns bloquinhos de post-it. A ideia que o gerente de projetos
coordene um brainstorm com os membros de sua equipe e com o cliente para
que todos construam o plano juntos, tendo, ao mesmo tempo, uma viso
conjunta sobre seus objetivos, fases, custos e benefcios.

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Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando


post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: POR QU, O
QU, QUEM, COMO, QUANDO E QUANTO. Essas so as perguntas certas
para estruturar o seu planejamento.

Neste e-book detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros


do canvas e explicamos como podemos alimentar o Project Builder
de forma a gerar um relatrio de forma automtica.

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ELEMENTOS DA
METODOLOGIA
Canvas
a representao visual do plano de projeto. Nesse espao, o gerente de projeto e sua equipe fazem
o prottipo do modelo mental do projeto. muito importante que o canvas seja preenchido com
post-it, para que possa ser modificado quantas vezes for necessrio.

Perguntas Fundamentais
So perguntas que ajudam na construo do canvas . Essas informaes esto divididas em 5
perguntas: Por qu?, O qu?, Quem?, Como?, Quando? e Quanto?

Posts
So descries curtas escritas em post-it e que iro preencher cada componente com as informaes
do projeto.

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PERGUNTAS
FUNDAMENTAIS
As perguntas fundamentais so as que
definem seu projeto. Elas facilitam a
compreenso por seguir uma ordem que
auxilia
na
organizao
de
sua
concepo. medida que voc
responde cada uma das perguntas, fica
mais fcil responder seguinte. Por
exemplo: para saber quais atividades
fazem parte do seu projeto,
importante entender qual (ou quais)
produto (s) voc est desenvolvendo.
Por sua vez, para saber a importncia
dos produtos, fundamental ter a
conscincia dos benefcios que o seu
projeto pretende gerar.

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0 Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto usar o mnimo de
palavras possvel. O Pitch a primeira parte a ser preenchida do seu PM
Canvas. Nele, voc dever resumir seu projeto em apenas uma frase.
Exemplo: escritrio de projetos rodando!
Por qu?
Nesse ponto, voc dever responder o porqu da realizao desse projeto. Se
no conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perder o
sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto importante analisar a
situao atual da empresa, identificando quais so as principais dores, que
problemas esto enfrentando com essas dores e quais necessidades preciso
atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.
1 - Justificativa:
Coloque os problemas que a organizao atualmente enfrenta e quais
necessidades no so atendidas no momento.
Exemplo: projetos fora do padro, insatisfao do patrocinador, gerentes de
projetos gastam a maior parte do tempo apagando incndio, perda de
faturamento, perda de cliente.

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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique smart. Isso
significa:
Specific (especficos)
Measurable (mensurveis)
Attainable (atingveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizveis)
Exemplo: implantar o escritrio corporativo de projetos na empresa Acme,
responsvel por padronizar a gesto de projetos, capacitar os gerentes de
projetos na sua metodologia, dar suporte aos projetos estratgicos da empresa
at 25 de janeiro de 2014, gastando at R$ 80 mil.
3 - Benefcios:
Deve descrever o que a empresa ir conquistar aps a implantao do projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliao da satisfao do cliente, reduo
de custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

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O qu?
Quais necessidades sero atendidas? Nessa etapa, sero listados que produtos,
servios ou resultados sero entregues ao final do projeto.
Produto:
O produto o resultado final do projeto. Um projeto pode tambm gerar um
servio ou um resultado nico.
Exemplo: escritrio implantado e operando na empresa Acme.
Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (servio/resultado) precisa apresentar para
ter valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gesto de projetos, deve ter a metodologia
padro de gesto de projetos, deve ser aplicado o treinamento padro da
metodologia de gesto de projetos, deve ser implantado o software Project
Builder, deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.

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Quem?
Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da
equipe e o gerente desse projeto.
Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos so os envolvidos que no esto subordinados ao
gerente de projeto.
Fatores externos que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gesto de projetos, fornecedor do Project
Builder, diretorias da Acme, gerentes funcionais da Acme.
Equipe:
Todos os participantes que so responsveis por produzir as entregas do
projeto.
Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto,
analista de processos, instrutor.

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Como?
Nessa etapa, respondemos como o trabalho ser entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, importante definir quais so as entregas e quem
so os responsveis, suas premissas e restries.
Premissas:
So suposies dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao
projeto, que no esto sob controle do gerente de projeto
Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vo aderir ao projeto, o Project Builder
ser implantado at 24 de dezembro de 2013.
Grupos de entregas:
So os componente concretos, mensurveis e tangveis que sero gerados pelo
projeto.
Exemplo:
1 - Estratgia de implantao
2 - Processo de GP
3 - Implantao do PB

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4 - Apresentao do Processo
5 - Aplicao do Treinamento
6 Evento de Encerramento

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Restries:
Nesse quadro, sero descritas as limitaes do projeto, de qualquer natureza e
origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
Exemplo: os gerentes funcionais no podem se ausentar por mais de 8 horas de
suas funes, no poder ser gasto mais de 20% do oramento com servios
externos, a equipe de TI interna no dar suporte nova aplicao.
Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto ser concludo e quanto custar para a
organizao. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de
projetos dever dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os
trabalhos do projeto.
Riscos:
Riscos so eventos futuros e incertos que tm relevncia para o projeto. Nessa
etapa, identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes,
devemos buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerncia funcional no adere ao mtodo de GP, baixa qualidade do
treinamento realizado internamente, atraso na implantao do software.

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Linha do tempo:
Nesse momento, definimos quando vo ocorrer as entregas do grupo de entregas.
A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4
perodos definidos pela equipe do projeto.
Exemplo:
Estratgia de implantao - 1/4
Processo de GP - 2/4
Implantao do PB - 3/4

Apresentao do Processo - 3/4


Aplicao do Treinamento - 3/4
Festa de Encerramento - 4/4

Custos:
Quanto ser gasto para concluir esse projeto? importante distribuir os custos
pelos grupos de entregas pr-definidos.
Exemplo:
1 R$ 800
2 R$ 2 mil
3 R$ 5 mil
4 R$ 1,2 mil
5 R$15 mil
6 R$ 4 mil

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DINMICA
A dinmica de construo do CANVAS no tem papis
rgidos pr-definidos, mas apenas duas regras bsicas:
deve ser feito em equipe
uma das pessoas deve conhecer os conceitos
bsicos de gesto de projetos
A equipe ideal para construir um CANVAS:

um gerente de projetos com conhecimentos na


rea do projeto
um especialista no negcio
um especialista no processo de gesto de projetos
da organizao que trabalhar criticando o Canvas
construdo de maneira positiva

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