III

INFORMES ESPECIALES

Cierre de Cuentas ...............................................................................................................................................................................................

III-1

PREGUNTAS Y
RESPUEST
AS
RESPUESTAS

..........................................................................................................................................................................................................................................................

III-4

Cierre de Cuentas
Los movimientos contables del cierre de actas de cuentas a que refiere el sector pblico, se excluyen para efectos
de la generacin de reportes. Slo estarn destinados a determinar el resultado del ejercicio y de habilitar los
saldos a trasladarse al siguiente ejercicio.

A) Procedimientos de Cierre y
Apertura de Cuentas
Es el proceso formal mediante el cual
se liquidan todos los saldos de las
cuentas nominales, se determina la
utilidad o prdida del ejercicio econmico y se transfiere el saldo del patrimonio neto.
Dentro de los principales tenemos:
* Liquidar una cuenta; consiste en
realizar las operaciones necesarias
para obtener el saldo final de una
cuenta al cierre del ejercicio econmico.
* Saldar una cuenta; consiste en
colocar un importe que sea la diferencia entre el debe y el haber
de una cuenta equilibrada y saldarla (Saldo Final = Saldo Cero),
este importe ser utilizado en el
siguiente ejercicio econmico para
reaperturar la cuenta slo para el
caso de cuentas reales, Activo pasivos y patrimonio.
* Cerrar una cuenta; consiste en
sumar los saldos debe y haber,
despus de haber saldado la cuenta, y luego de haber sido aprobado el resultado del ejercicio.
* Reapertura de cuentas; consiste en colocar el saldo inicial en el
lado contrario utilizado para saldar, esta reapertura.

B) Asientos de Cierre
*

Las Cuentas Patrimoniales debern cerrarse en forma recpocra

por los saldos del Activo pasivo y
patrimonio.
Asientos de Cierre al finalizar el
ejercicio - Cuentas de Balance.

N. 150

Primera Quincena - Enero 2008

Las Cuentas de orden se cerrarn

en forma recpocra.
* Asientos de Cierre al finalizar el
ejercicio - Cuentas de orden.
* Las cuentas de presupuesto se
cerrarn trasladando los saldos
deudores y acreedores a la cuenta 90.92 Cierre Presupuestario.
* Asientos de cierre al finalizar el
ejercicio - Cuentas presupuestarias.
De acuerdo con estas definiciones se
ha establecido procedimientos para
informar peridicamente las operaciones registradas en la contabilidad,
a travs de los estados financieros, por
lo general los procedimientos se siguen para garantizar que los datos de
las operaciones se registran y se transmiten correctamente a los usuarios
llamado ciclo contable.

C) Asientos para determinar

Resultados y Cierre
* Asientos para resultados
Se formulan para determinar el resultado de la gestin del ejercicio, adicionando a las cuentas de ingresos y
gastos, de tal manera que las cuentas
de la clase 3,4 y 5 debern cerrarse
contablemente a fin de ao conteniendo valores histricos ms valores
ajustados contra la cuenta 89 Resultado del ejercicio.
* Asientos de Cierre de gestin
Para trasladar a la cuenta resultado
de operacin, los saldos de las cuentas y cuentas divisionarias que registran ingreso del ejercicio.

Ejemplo
* Cuentas de Gestin de ingresos
x

DEBE HABER

70
71
75
76
77
80

1,000
1,100
2,000
1,500
500

Ingresos tributarios
Ingresos no tributarios
Transf. corrientes recib.
Ingresos diversos de gestin
Ingresos financieros
Resultado de operacin

6,100

Cuentas de gestin de gastos

Para trasladar a la cuenta resultados
de operacin, los saldos de las cuentas y cuentas divisionarias que registran gastos y costos del ejercicio.

x
80 Resultado de operacin
65 Gastos de operacin
62 Gastos de personal
63 Transf. corrientes otorg.
65 Tributos
66 Cargas div. de gestin
67 Gastos financieros
68 Provisiones del ejercicio
69 Costo de ventas

Informes Especiales

Contenido

DEBE HABER
9580
500
1650
1500
1000
1750
1120
850
1210

Este asiento se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de operacin es acreedor.

x
89 Resultado del ejercicio
80 Resultado de la operacin

DEBE HABER
5785
5785

D) Evaluacin de la Informacin
Presupuestaria
La evaluacin de la informacin financiera es una herramienta muy importante para la gestin de las entidades
por cuanto se determina sus resultaActualidad Empresarial

III-1

III

rea Sector Pblico

dos en base al anlisis y medicin de

los avances fsicos y financieros obtenidos, comprende tambin la determinacin del grado de cumplimiento
de las metas programadas en base al
presupuesto aprobado, compara lo
planeado con lo ejecutado respecto
al financiamiento y ejecucin del presupuesto, en el cual se precisa las desviaciones en el presupuesto ( mayor
gasto que lo presupuestado, menor
captacin de recursos frente a lo presupuestado), para tal efecto hay que
tener en cuenta lo siguiente:
* Medir el grado de eficiencia.
* Medir el grado de eficacia.
* Examinar los resultados obtenidos.
* Explicar las desviaciones presentadas.
Respecto al indicador de Eficiencia
El resultante de la diferencia debe ser
positivo, en el caso que no sea positivo
debe sealarse las causas que motivaron los resultados para tal efecto se
determinarn las soluciones tcnicas
pertinentes y/o los correctivos necesarios a travs de nuevas actividades, proyectos o metas presupuestarias.
La oficina de presupuesto, es la dependencia tcnica responsable de la
consolidacin de la evaluacin
institucional as como la elaboracin

mas que estaran respaldadas con

la respectiva resolucin de aprobacin que sustente la normativa
legal de la entidad.
* Las entidades del sector pblico
debern conciliar con la contadura Pblica de la Nacin semestralmente, el marco legal del presupuesto deber efectuarse dentro de los 15 das hbiles siguientes del mes vencido.
Es importante sealar que los datos
que muestra la evaluacin presupuestal deben ser contrastados con
los datos que muestran los estados
presupuestarios, a fin de conciliar adecuadamente la informacin financiera y presupuestal.
El marco legal del presupuesto debe
de estar debidamente conciliado entre la entidad y la Contadura Pblica de la Nacin, de acuerdo con las
cifras desagregadas contenidas en la
Ley Anual de Presupuesto.
En la formulacin de la presentacin
de los estados presupuestarios debern estar adecuados a los clasificadores de ingresos y gastos vigentes a la
fecha, por fuentes de financiamiento,
categora de gastos, grupo genrico,
adjuntando sus respectivos anexos explicativos de ingresos y gastos.

del documento final, denominado

Informe final de la Evaluacin Final.
Respecto al indicador de Eficacia
El coeficiente de la eficacia debe tener tendencias a uno (1), en el caso
de no llegar a uno (1) debe sealarse
las causas que lo motivaron tal resultante, para efectos de evaluacin semestral, el valor referencial ser (0.5).

E) Conciliacin del Marco Legal

del Presupuesto
Tiene como fin evaluar el marco
presupuestal a fin de determinar su
consistencia y Legalidad del presupuesto aprobado como:
* La informacin presupuestal para
la conciliacin debe estar
desagregada por programas, fuentes de financiamiento y de grupos genricos.
* Consiste en la verificacin y
contrastacin que realiza la Contadura Pblica con la entidad respecto a la aprobacin, compromiso y ejecucin del presupuesto
autorizado, dicha conciliacin estar referida al presupuesto original ( PIA ), las modificaciones realizadas, los crditos suplementarios, las transferencias de partidas,
devoluciones y crditos, las misConciliacin del Marco Legal del Presupuesto

Presupuesto
inicial

Aprobacin
- Resolucin Municipal
- Resolucin Presidencial
- Resolucin Directorial

Presupuesto
institucional
aprobado (PIA)

Modificaciones

- Crditos suplementarios
- Transferencias de partidas,
devoluciones y crditos

Presupuesto
institucional
modificado PIM

MEF

Resolucin
PIM

Incorporacin de saldos de
balance

Resolucin
PIM

Incorporacin de mayor
captacin de recursos

Resolucin
PIM

Transferencias entre partidas

genricas y especficas,
excepto remuneraciones

Marco Legal del Presupuesto

Presupuesto original

MEF - Resoluciones
MEF - Directivas

Modificacin presupuestal
Normativa Legal
Transferencias de partidas

F) Conciliacin de la Informacin
y las Cuentas Presupustales,
con el Balance Constructivo
La informacin presupuestal generada debe conciliar con la registrada

III-2

Instituto Pacfico

en libros y formatos auxiliares con

las cuentas presupustales, con las
cifras mostradas en el balance constructivo, as como los reportes o informacin que genere el rea de presupuesto respecto a la aprobacin,

compromiso y ejecucin presupuestal considerando las fuentes de

financiamiento, las partidas genricas y especficas as como por categora del gasto e ingreso.

N. 150

Primera Quincena - Enero 2008

III

rea Sector Pblico

G) Marco Normativo Legal Autorizado
Es un reporte que permite visualizar
en conjunto el comportamiento del
presupuesto autorizado desde su
aprobacin inicial (PIA) mediante resolucin hasta su situacin final (PIM),
luego de realizar las modificaciones

necesarias durante el ejercicio (crditos suplementario, habilitaciones,

transferencias y otros).
Esta informacin constituye un elemento de utilidad para la gestin de
la entidad, ya que muestran las variaciones ocurridas en las partidas
autorizadas inicialmente.

Ficha Tcnica
Autor

: C.P.C. Florencio Bernal Pisfil

Ttulo

: Cierre de Cuentas

Fuente

: Actualidad Empresarial, N. 150 - Primera Quincena

de Enero 2008

Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa

Agrupa provisiones acumuladas que se hayan realizado en cada ejercicio para cubrir, en su caso, las prdidas
ocasionadas por cobrar no se hagan efectivas.
A) Aspectos Importantes:
Cada mes el responsable de la cartera de cobranza comunicar al contador de las cuentas vencidas a la fecha
de pago, que no se haya hecho efectiva durante este perodo, reclasificarlas
en cobranza dudosa en las
divisionarias 129,139 y 179.
Al finalizar el ejercicio, efectuar la provisin del saldo de la cuenta por cobrar segn la escala de porcentaje
escalonado, de vencimiento que
ser estimado por la entidad en base
a la antigedad de su vencimiento
luego de un estudio del grado de
morosidad y la tasa probable de
incobrabilidad, debern ser comunicados a la Contadura Pblica de la
Nacin, para su conocimiento.
Para la formulacin de elaborar la
hoja de trabajo deber tenerse en
cuenta lo siguiente:
* Analizar la morosidad, las cuentas dejadas de cobrar, la
inamovilidad de cuentas por cobrar y efectuar las provisiones respectivas.
* Efectuar la evaluacin puntual de
la cartera de contribuyentes significativos identificando las deudas con marcado retraso.
* Ejecutar las provisiones de cobranza dudosa, en base al seguimiento y antigedad de saldos por
cada deudor que se ha convertido en incobrable.
* Efectuar la reclasificacin de cuentas respectivas: 129,139 y 179.
* Obtener el reporte de las deudas
de cobranza dudosa que hayan
sido castigadas de acuerdo al instructivo N. 03.
* Efectuar los castigos correspondientes, despus de comprobar
que se han cumplido con los requisitos exigidos por el instructivo N. 03.
N. 150

Primera Quincena - Enero 2008

b) Tratamiento Contable
El contador o quien haga sus veces recepciona la copia de la resolucin autntica y la documentacin de cobranza para que sustente el registro y que el adeudo
quede saldado.

Las NIC-SP Aplicables son:

- NIC-SP 1 Presentacin de Estados
Financieros.
- NIC-SP 4 Efecto de las variaciones en los tipos de cambio.
- Instructivo N. 3 de la Contadura Pblica de la Nacin.

B) Tratamiento Contable
Se contabilizar con cargo a sus respectivas cuentas de divisionarias,
que reflejen las cuentas por cobranza dudosa.
C) Reclasificacin
x
12 CUENTAS POR COBRAR
129 Cuentas dudosas
12 CUENTAS POR COBRAR
121 Impuestos por cobrar

68 PROVIS. DEL EJERCICIO

1200
681 Cuentas de cobranza
dudosa
19 PROVISIN PARA CUENTAS
DE COBRANZA DUDOSA
191 Impuestos por pagar

1200

DEBE HABER
1200

*
1200

D) Provisiones
x

DEBE HABER

DEBE HABER

68 PROVIS. DEL EJERCICIO

1200
681 Cuentas de cob. dudosa
19 PROVISIN PARA CUENTAS
DE COBRANZA DUDOSA
191 Impuestos por pagar
Por el registro parcial de la provisin

1200

E) Castigo de las cuentas incobrables Tributaria y no tributaria

* Castigo Directo
a) Factores concurrentes
Si se ha realizado la respectiva provisin para cuentas por cobrar dudosa, y que se haya efectuado la
accin administrativa hasta el estado de establecer su incobrabilidad.
La provisin, va administrativa
agotada, deuda impaga mayor a (1)
ao y menor a (1) ao de su
exigibilidad y que por cada deuda
no supere una remuneracin mnima vigente al momento del castigo.

Castigo Indirecto
a) Factores concurrentes
Que se haya la respectiva provisin para cuentas por cobrar dudosa, que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo
mayor (1) ao a partir de su
exigibilidad y que se hayan efectuado las acciones judiciales para
establecer su exigibilidad.
b) Tratamiento Contable
Se utiliza el mismo procedimiento del castigo directo.

F) Anlisis y control de las Provisiones para beneficios sociales

En una determinada cuenta que representa las deudas de la entidad con
sus trabajadores, por el concepto de
compensacin por tiempo de servicios y que deben ser liquidados en
fecha determinada, Las deudas generadas por este concepto se calcularn
en concordancia con las normativas
legales vigentes.
* Clculo:
Remuneracin bsica + Remuneracin
reunificada = Remuneracin principal

Actualidad Empresarial

III-3

III
*

rea Sector Pblico

Nota:
Corresponde media remuneracin
principal a servidores con menos de
20 aos de servicio y una remuneracin principal a servidores con ms
de 20 aos de servicio. (D.L. 276.remuneraciones de los servidores y
funcionarios pblicos).
La provisin anual por beneficios sociales:

x
68 PROVIS. DEL EJERCICIO
687 CTS rgimen D.L. 276
47 PROVISIN PARA
BENEFICIOS SOCIALES
471 CTS rgimen D.L. 276

DEBE HABER
3500

3500

G) Realizacin de los Ingresos diferidos

Representan los ingresos cuya liquidacin parcial o total se debe realizar en

el ejercicio o ejercicios posteriores.
De acuerdo al Plan contable Gubernamental se acredita en la cuenta 49
Ingresos diferidos con vencimiento en
ejercicios posteriores, por el importe
percibido por concepto de tributos sujetos a liquidaciones futuras.
Por el pago recibido de venta de bienes y servicios.

DEBE HABER

10 CAJA Y BANCOS
1500
101 Caja
49 INGRESOS DIFERIDOS
491 Venta de bienes y
servicios diferidos
Por el registro del pago inicial del
arrendamiento de una maquinaria
en el perodo del ejercicio

1500

Preguntas y Respuestas

Por el devengado

x
49 INGRESOS DIFERIDOS
491 Venta de bienes y
servicios diferidos
71 INGRESOS TRIBUTARIOS
712 Prestacin de servicios
Por el devengamiento de parte
del alquiler de la maquinaria
en el ejercicio

Es decir al final del ejercicio se debe

ajustar el activo y comparar su lmite
de expresin.

DEBE HABER
1500

* Ejemplo.Provisin de la desvalorizacin de existencias

1500

H) Anlisis y Control de la desvalorizacin de existencias

Segn la NIC SP.12 Existencias, el
costo de los mismos puede volverse
no recuperable si estas se han daado, si han llegado a ser total o parcialmente obsoletas o si sus precios
de venta o consumo han sufrido una
declinacin. La prctica de castigar las
existencias a un menor valor a su costo y quedar a su valor neto realizable,
concuerda con el criterio que los activos corrientes no deben contabilizarse
por montos mayores a los que se espera tengan lugar para su venta o uso. La
desvalorizacin de existencias sigue el
principio de costo o mercado el ms
bajo, es decir, los inventarios se valan
al costo o al valor neto realizable.
Por otro lado la provisin para la
desvalorizacin de existencias es una
cuenta de medicin o valuacin del
valor recuperable y acumulan las estimaciones para reconocer las prdidas
provenientes de desvalorizacin de
existencias por obsolencia, desmedro.
La NIC-SP 12, seala que el costo de
las existencias puede o no ser recuperable, si su valor es de utilidad no deben valuarse por sumas mayores a las
que se espera realizar o utilizar.

DEBE HABER

68 PROVIS. DEL EJERCICIO

10000
682 Desval. de existencias
29 PROVISIN PARA DESVALORIZACIN DE EXISTENCIAS
10000
291 Mercaderas.
292 Suministro de funcionam.
293 Materias primas y auxiliares
294 Productos terminados
Por la provisin efectuada en el
presente ejercicio por la desvalorizacin de existencias
x
29 PROVISIN POR DESVALORIZACIN DE EXISTENCIAS 10 000
292 Suministro de funcionam.
20 MERCADERAS
201 Materia para la venta
21 SUMIN. DE FUNCIONAM.
211 Materiales de consumo
22 MAT. PRIMA, MAT.
AUXIL., SUMINIST. DIV.
221 Bienes y suministros
24 PRODUCTOS TERMINADOS
242 Agrarios.
Por el retiro contable de las
mercaderas deterioradas o el
castigo de las provis. efectuadas

3200
2000

2900
1900

Ficha Tcnica
Autor

: C.P.C. Florencio Bernal Pisfil

Ttulo

: Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa

Fuente

: Actualidad Empresarial, N. 150 - Primera Quincena

de Enero 2008

rea Sector Pblico

Respuesta a las preguntas planteadas en la segunda quincena de enero de 2008

1. Qu es una Reserva de Contingencia?
Es la previsin de recursos que se hace para hacer
frente a gastos imprevistos tales como jubilaciones y
retiros del personal de la empresa con cargo a resultados. Carga esta cuenta, por el importe de las jubilaciones, despidos y retiros de personal. Su saldo
acreedor representa el importe acumulado de la reserva para futuros pagos por jubilaciones, despidos y
retiro de personal.
2. Qu son Pasivos contingentes? Se incluyen
en el presupuesto?
Los pasivos contingentes son obligaciones que tienen su origen en hechos especficos e independien-

tes que pueden ocurrir o no, su importancia para el

marco fiscal de mediano plazo cada vez es de mayor
vulnerabilidad macroeconmica ocasionada por conmociones internas y externas que no se incluyen en
el presupuesto.
3. Qu es la ONP?
Es una institucin pblica descentralizada del Ministerio de Economa y Finanzas y su misin es orientar
sus esfuerzos para lograr el bienestar de los jubilados
a travs de un trato amable y justo utilizando procesos eficientes y altos estndares de calidad, tienen
fondos y patrimonio propio, autonoma funcional,
administrativa, tcnica, econmica y financiera.

4. De dnde provienen los Recursos para que la

ONP pague sus Pensiones?
Provienen de las siguientes fuentes:
* Recursos ordinarios.
* Contribuciones al fondo.
* Rentas de propiedad.
* Las donaciones, crditos, legados, transferencias
y dems recursos provenientes de la cooperacin
nacional e internacional.
* Saldos del balance, recursos financieros distintos
a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios que no se utilizaron en la culminacin del
ejercicio fiscal.

Las preguntas planteadas a continuacin sern absueltas en la segunda quincena de enero de 2008
1.- Qu es el FCR?
2. Cul es la naturaleza de los fondos FCR?

III-4

Instituto Pacfico

3. A quin se destinan estos fondos?

4. De dnde provienen los recursos de este fondo?

N. 150

Primera Quincena - Enero 2008