Polticas de Utilizao Lync

Cliente Lync Desktop\PC:

As principais configuraes a adotar no funcionamento do cliente Lync:

O Login no cliente Lync dever em modo automtico;

O Login dever ser efetuado com o seu Email. Com utilizao de endereos de Email Alias no
conseguir efetuar o Login de uma forma correta;
Definio do estado de presena em modo automtico e sem capacidade de alterao manual.
Assim, garantimos que a presena traduz, sempre, o estado real do utilizador nos dispositivos que
utiliza, devendo este estado ser sempre respeitado;
Os Colaboradores de cada Departamentos devero ser adicionados Lista de Contactos favoritos
no Lync e dever ser garantido que o nvel de privacidade, para este grupo, se encontra em
Workgroup;
Criar grupos pr-definidos (Colegas, departamentos, etc.);
Adicionar parceiros\clientes que j utilizem o Lync. Caso ainda no esteja disponvel a interao,
ser importante pedir equipa de sistemas de informao para avaliar a possibilidade de criar
esta federao;
Para utilizadores com capacidade de voz integrada, ser necessrio definir polticas para
reencaminhamento de chamadas para que possam estar sempre disponveis, em qualquer
dispositivo, seja PC, telefone ou mesmo telemvel;
Vdeo e Partilha de Desktop: Para locais com acesso a menos capacidade de largura de banda, no
devero ser utilizadas as funcionalidade de Vdeo ou Partilha de Desktop, para garantir a melhor
experiencia de utilizao;

Usabilidade Equipamentos:
As principais configuraes a adotar na usabilidade de equipamento para o cliente Lync:

As configuraes de Dispositivo\Equipamento a utilizar para udio\Vdeo, devero estar

corretamente configuradas no cliente Lync;
Os equipamentos devero estar ativos e sempre conectados ao PC para permitir a que o utilizador
tenha possibilidade de atendimento no imediato ou participao em reunies\conferncias;

Conferncias:
As principais configuraes a adotar nas conferncias\reunies Microsoft Lync, agendadas:

O Microfone\Headset dever estar bem configurado antes de iniciar qualquer conferncia. 15

Minutos antes do incio de qualquer reunio, os dispositivos devero ser testados e configurados
corretamente;
O Browser por defeito a utilizar em conferncias, via Outlook, dever ser o Internet Explorer.
Assim, no seu Outlook, dever configurar este browser, para no ter problemas de
compatibilidade;

Para a melhor experincia o microfone dever estar Inibido quando se encontra a apenas a assistir
a uma conferncia, sendo que o ativar se tiver alguma questo pontual. Assim, conseguimos
garantir a melhor experiencia de Som, em reunies com muitos participantes;
Para Conferencias, em salas comuns, apenas um PC\Dispositivo dever estar conectado para
reduzir udio feedback;
A melhor resoluo de ecr para partilha de desktop dever ser 1024 x 768 pixels.
Como moderador da reunio conseguir ter todas as funcionalidades de gesto da reunio, como:
1. Inibir o Som a todos os participantes;
2. Convidar mais pessoas para a reunio;
3. Promover participantes a Moderador da reunio;
4. Remover participantes;
5. Partilha de Ficheiros; Programas Microsoft; Desktop;

Cliente Lync Mobile:

As principais configuraes a adotar no funcionamento do cliente Lync:

Para telemveis\Tablets com o Sistema: Windows Phone, Apple ou Android, o cliente Lync est
disponvel para Download na Store de cada fabricante;
Na configurao do cliente Lync Mobile, nas opes Exigir rede Wi-Fi para chamadas de Voz e
Vdeo, para um controlo de custos de chamadas em servios de Internet Mvel;

Microsoft Lync Introduo

O Microsoft Lync permite o acesso a uma soluo de comunicaes num ambiente empresarial.
Estas solues permitem o envio de mensagens instantneas (Instant Messaging), executar chamadas
peer to peer de udio e vdeo e tambm fornece IM multipartidria de colaborao com udio e
videoconferncia.

Iniciar a sesso no Lync

Para iniciar a sesso no Lync siga os seguintes passos:
1. Start - Microsoft Lync - Lync 2013.
2. Dever ver a seguinte janela do Lync.
Se a caixa de endereo sign-in j est preenchida, confirme que o
endereo indicado correto
Se no for o correto ou se estiver em branco, preencha com os
seus dados de utilizador (normalmente o endereo de mail).
3. Se a caixa de texto de introduo da password surgir
introduza a sua palavra passe.
4. De seguida pressiona Sign In.
Para iniciar a sesso no Lync basta introduzir o seu username e
password, pressionando de seguida o boto Sign In.

Viso Geral Lync

Quando iniciar sesso no Lync, ver imediatamente a janela principal do Lync com a lista de contatos
exibida.
A partir do topo ter acesso ao seu Net ID e nome completo (se o Outlook estiver instalado), abaixo do
Net ID encontra-se o menu de presena.
Abaixo do menu de presena ver a caixa de entrada de mensagem de estado pessoal. Abaixo da caixa
de entrada do status pessoal, ver a caixa Pesquisa de Contato.

Logo abaixo esto disponveis as suas listas de contatos, em baixo esto os botes de ao.

Definio do estado - Mensagens Instantneas e Presena

O Lync define atravs do sistema a opo de estado
atravs do Outlook ou do estado do utilizador
configurado no seu computador.
Aps entrar no Lync, basta clicar no menu de presena
abaixo do nome de utilizador / Net ID e selecione o
estado de presena desejado.
possvel definir o seu estado clicando na seta junto da
indicao do estado atual.
A informao de Presena permite que os utilizadores se
aproximem de colegas no momento certo com a forma correta de comunicao, para levar a um
ambiente de trabalho mais produtivo.
A Presena de um utilizador um conjunto de informaes que inclui a disponibilidade, a vontade de
comunicar, notas adicionais (tais como localizao e estado), e o modo como o utilizador pode ser
contatado.
A Presena reforada no Lync com fotos, e um conjunto padro de estados de presena, que inclui
"No estou a trabalhar", "No incomodar", "Volto J", "Disponvel", "Ocupado" e "Numa Conferncia."
Os utilizadores podem definir diferentes nveis de contatos, cada um dos quais pode ver nveis
diferentes de informaes de presena.
Olhando apenas para uma lista de contatos, os utilizadores podem encontrar tudo o que precisam de
saber num instante.

O estado de presena de outros utilizadores indicado atravs de cones coloridos simples e so

tambm mostrados a sua imagem e localizao
ESTADO DE
PRESENA

DESCRIO

COMO DEFINIR ESTE ESTADO

Disponvel

Est online e disponvel para ser

contactado.

O Lync define este estado ao detetar que est a utilizar o seu computador.
Tambm pode definir este estado quando quiser que as outras pessoas saibam
que est no escritrio, embora o computador esteja inativo.

Ocupado

Est ocupado e no quer ser

incomodado.

O Lync define este estado quando, de acordo com o Calendrio do Outlook,

tem uma reunio. Tambm pode selecionar este estado a partir da seta
pendente.

Est a meio de uma chamada do

Lync (uma chamada de udio
bidirecional) e no quer ser
incomodado.

O Lync define este estado quando detetar que est numa chamada do Lync.

Est numa reunio e no quer

ser incomodado.

O Lync define este estado quando deteta que est a participar numa Reunio
do Lync ou quando, de acordo com o calendrio do Outlook, tem uma reunio
agendada.

Est numa chamada

de
conferncia do Lync (uma
Reunio do Lync com udio) e
no quer ser incomodado.

O Lync define este estado quando detetar a sua participao numa chamada
de conferncia do Lync.

Est a fazer uma apresentao e

no pretende ser incomodado.

O Lync define este estado quando detetar que est a partilhar o ecr ou a
projetar.

No quer ser incomodado e s

ver
notificaes
de
conversao se a mensagem for
enviada por uma pessoa do seu
Grupo de Trabalho.

Seleciona este estado a partir da seta pendente.

Vai afastar-se do computador

durante alguns minutos.

Seleciona este estado a partir da seta pendente.

Tem sesso iniciada, mas o seu

computador tem estado inativo
ou
esteve
ausente
do
computador durante um certo
perodo de tempo (definido por
si).

O Lync define o estado como "inativo" quando o computador fica inativo

durante cinco minutos ou como "ausente" quando o estado fica inativo
durante cinco minutos. (Para mudar os valores predefinidos, clique no boto

No est a trabalhar e no est

disponvel para ser contactado.

Seleciona este estado a partir da seta pendente.

No tem sesso iniciada. Surgir

no estado Offline s pessoas que
bloqueou.

O Lync define este estado quando termina sesso no seu computador.

A sua presena no conhecida.

Este estado pode aparecer aos contactos que no utilizam o Lync como
programa de mensagens instantneas.

Numa
chamada

Numa reunio

chamada
conferncia

Numa
de

Apresentao

No
incomodar

Volto J

Inativo/Ausente

No Estou a
Trabalhar

Offline

Desconhecido

Opes
, clique em Estado e, em seguida, clique nas setas junto a
Mostrar-me como Inativo quando o meu estado estiver inativo durante estes
minutos e Mostrar-me como Ausente quando o meu estado estiver Inativo
durante estes minutos.) Tambm pode escolher este estado a partir da seta
pendente.

Definir uma nota pessoal

Os estados de presena no Lync no podem ser personalizados ou adicionados. No entanto, se os utilizadores pretenderem podem querer fornecer detalhes adicionais sobre onde esto ou o que esto a
fazer. Isto efetuado atravs da criao de uma "nota pessoal".
Para definir uma nota pessoal, clique na caixa de notas acima do seu nome. Assim que clicar sobre o
texto pode editar qualquer texto que esteja a ser exibido nesse momento.

Gerir os Contatos
Adicionar um contato
Para comunicar com algum no Lync ter que o adicionar
sua lista de contatos. Para adicionar um contacto poder
introduzir o nome do utilizador ou o endereo de e-mail na
caixa "Procurar um contato". Neste caso, vamos usar o
endereo de e-mail do utilizador. Introduza o endereo de
e-mail e ver os resultados da pesquisa a aparecer abaixo.
Assim que o contato aparece, colocando o cursos na
imagem do contacto pode selecionar diversas opes de
conversao desde logo mensagem instantnea (IM) ou
mesmo chamada telefnica ou em vdeo. Tem a opo de
adicionar o utilizador sua lista de contatos ou a um grupo
de contatos atravs do boto
.

Pressionando o boto direito do rato sobre o contacto permite

nesta opo aplicar outras funcionalidades de interao com o
contacto como opes de comunicao: IM (mensagem
instantnea), chamada, chamada de vdeo, e-mail ou mesmo a
marcao de uma reunio.
possvel tambm remov-lo da lista de contactos ou do grupo a
que o contacto est associado.

Remover um Contato
Remover um contacto to simples como adicionar um. importante notar que h duas formas de "eliminar" um contato. possvel remover um contato de um grupo de contato (como contactos frequentes), ou pode tambm remover um contato da lista de
contatos, o que ir remover o contato de todos os grupos e lista
de contatos principal.
Para remover um contato da lista de contatos e de quaisquer
grupos associados clique no contato que deseja remover e
pressione a tecla DELETE. Aceitando a confirmao de remoo
do contacto, este ser removido.

Criar e Gerir Grupos de contatos

No Lync, os grupos so conjuntos de contatos que o
utilizador cria para que possa ver vrios contatos no
seu ecr ou comunicar com todos eles ao mesmo
tempo. Pode utilizar grupos para organizar os seus
contatos. Um contacto pode ser colocado em mais do
que um grupo.
Para criar um novo grupo na janela principal do Lync,
sobre a vista de contactos, clique no boto adicionar
contacto

Sobre o menu contextual, escolha a opo Create a

New Group.

Eliminar um grupo
Para excluir um grupo, basta clicar no grupo e selecione Delete.

Ver uma janela de confirmao, clique em OK. Note que se o grupo contm a nica cpia um contato,
ter que readicionar o contato ou mov-lo para fora do grupo antes de exclu-lo. Se tiver uma cpia do
contato num outro grupo, no sero afetados.

Adicionar um Contacto a um grupo

Existem algumas formas de preencher grupos. A mais simples ser simplesmente arrastar um contato
para um grupo. Este mtodo move um contato de um grupo para outro. Pode tambm clicar sobre um
contato e selecionar copiar contato para e, de seguida, selecionar o grupo onde deseja alojar o
contato. A vantagem deste mtodo que permite ter um contato em vrios grupos, e a excluso de
uma cpia no afetar outros.

Bloquear Contactos
Para bloquear um contato de modo a que no seja possvel que este o contate usando o Lync, clique
com o boto direito do rato sobre o nome da pessoa que deseja bloquear e selecione a opo Change
privacy relationships Blocked Contacts.

Identificar um contacto para a sua mudana de Estado:

Clicando com o boto direito sobre um contacto podemos solicitar a
informao do contacto para que em cada mudana de status a sua
janela descreve-nos qual o seu novo status.

Iniciar conversaes e chamadas

Conversao de Mensagens Instantneas
possvel iniciar uma conversa de Mensagens Instantneas com qualquer contato bastando clicar duas
vezes no mesmo. Com as Mensagens Instantneas (IM) no Lync, os utilizadores podem rapidamente
enviar mensagens uns aos outros com informaes oportunas.

Pode adicionar a qualquer conversa IM em curso, uma chamada de udio ou vdeo, bastando clicar no
cone de Telefone ou Vdeo.
Pode tambm adicionar outros participantes, clicando no cone "Pessoas"
direita (que mostra a
contagem atual de participantes) ou arrastando um contato para uma sesso IM / udio / vdeo em
curso.

Histrico da conversao
Pressionando o boto conversaes o utilizador tem acesso ao histrico de conversas com os seus
contactos.

Conversao com um grupo

possvel enviar uma mensagem instantnea ou mesmo iniciar uma chamada em conferncia para
todos os membros de um determinado grupo.
Efetuando um clique com o boto direito do rato sobre
o nome do grupo possvel realizar algumas aes, tais
como:
Enviar uma mensagem instantnea (IM)
Iniciar uma Conference Call.
Iniciar uma vdeo chamada
Enviar uma mensagem a todos os intervenientes
do grupo
Agendar uma reunio

Exemplo da opo: Send na Email Message para membros do grupo

Exemplo da opo Send na IM para membros do grupo

Colaborao e Partilha
Na janela de conversao possvel partilhar ficheiros ou outros aspetos da comunicao ao clicar no
cone Monitor exibindo as opes de partilha disponveis no Lync.
Apresentam-se algumas opes:
Desktop: Vai partilhar toda a sua rea de trabalho para
qualquer participante (s) da conversa em curso. Este
recurso til para fins de suporte ou de demonstrao.
Program: Permite partilhar a janela de um programa
aberto durante a conversao. Nesta opo possvel
permitir aos intervenientes utilizar a janela aberta
atravs da opo Give Control.
Poll: Envolver os participantes numa discusso sobre
um determinado tema.
Se clicar na opo ATTACHMENTS, pode enviar um
ficheiro em anexo para qualquer contato.
possvel tambm partilhar contedo no Lync atravs das outras aplicaes do office.

Realizar chamadas
Chamadas Telefnicas
Os passos para efetuar uma chamada atravs do Lync so os seguintes:
1. Identificar um contacto na lista ou grupo ou escrever o nome da pessoa na caixa de entrada
do contacto
2. Colocar o cursor na imagem do contacto para que surja o menu com as opes de
comunicao.
3. Faa uma de 2 opes:
a. Clique no cone do telefone
b. Clique na seta junto ao cone do telefone para selecionar um nmero a chamar.

O utilizador pode efetuar tambm uma chamada digitando o nmero de telefone que pretende
contactar.

Vdeo Chamadas
Para efetuar uma chamada de vdeo, basta colocar o cursor sobre a imagem de um contacto e
pressionar o boto vdeo call.

De seguida surge a janela de conversao para comunicar com o contacto selecionado.

No lado esquerdo da Janela, surge o histrico das mensagens trocadas (IM).

Para terminar basta pressionar o boto de terminar a chamada

Agendamento de reunies
Uma das principais caractersticas do Lync a funo Conferencing (Reunies on-line). Com reunies
on-line, pode colaborar, compartilhar informaes e coordenar esforos com os seus colegas em
tempo real. Recursos de conferncia de voz e de vdeo podem ser utilizados a partir de qualquer local
com acesso Internet. Ferramentas de reunies integradas no Outlook 2013 permitem agendar uma
reunio ou iniciar uma conferncia improvisada com um nico clique.

Agendar uma reunio online

Depois de ter o cliente Lync instalado e configurado, participar de uma reunio to simples quanto
clicar num link. Basta clicar duas vezes em reunies na componente calendrio no Outlook, ver a
opo New Lync Metting.

A reunio pode tambm ser agendada atravs do Lync, para um contacto em particular ou para um
grupo de contactos.

Agendamento de reunies on-line

Agendar uma reunio online bastante simples:
1. Estando num grupo, pressionar o boto direito do rato
sobre o nome do grupo
2. Selecionar a opo Schedule a Meeting
3. Automaticamente o utilizador direcionado para o
Outlook onde pode fazer o agendamento da mesma
reunio atravs do interface do Outlook.
4. Todos os participantes do grupo, no caso, so
convidados a participar na reunio.
Aps ter uma reunio agendada, pode alterar as
propriedades, abrindo o item de calendrio no Outlook.

Definir as preferncias do Lync

possvel definir algumas opes de preferncias do Lync que podem ser uteis a cada utilizador,
abrindo o menu Lync selecionando "Tools - Options".

Quando a janela de preferncias aparece, exibe esquerda as categorias de preferncias a

personalizar, podendo do lado direito alterar as diversas opes.
Personal - janela de opes pessoais, onde voc pode especificar as configuraes de incio de sesso,
identificar quais informaes deseja exibir para os outros utilizadores do Lync, tambm indicar como
quer interagir com outros programas do Office.
Contacts - descreve a lista de Contatos a janela de opes no Lync, onde pode configurar como deseja
que seus contatos a sejam exibidos.
Satus - descreve a janela de opes de status, onde especificar como e para quem o seu status exibido
no Lync.

Show me as Inactive when my computer has been idle for this many minutes: clique nas setas
para cima ou para baixo para especificar por quanto tempo o Lync deve esperar antes de
mudar seu status para inativo. O intervalo mximo de tempo que voc pode entrar de 360
minutos.
Change my status from Inactive to Away after this many minutes: clique nas setas para cima
ou para baixo para especificar por quanto tempo Lync deve esperar antes de mudar seu status
para Ausente. O intervalo mximo de tempo que voc pode entrar 360 minutos.

Configurar a imagem de contacto

My Picture - altere a sua imagem: qui que pode escolher a sua foto de conta, caso exista e o utilizador
deseje exibir com suas informaes de contato.

Se a sua organizao utiliza o Microsoft Office com a definio para que ele mostre fotos de
pessoas com suas outras informaes de contato, a imagem exibida automaticamente a
partir do diretrio de contactos.

Configurar as opes de Alerta do Lync

Se clicar em Alerts surgem as opes de opes Alertas, onde o utilizador define que tipos de alertas
deseja receber, e filtra de quem pode receber alertas.

Guardar ficheiros e conversaes

Na categoria File Saving, que descreve a janela de opes de ficheiros, possvel especificar onde e
como o utilizador deseja salvar os ficheiros que recebe em conversas e gravaes que faz de reunies.