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CONTENIDO
Informe Especial
Fondos de Caja Chica. Principales pautas para un adecuado control
E1

Consulta Contable
Devolucin y reemplazo de un bien
E5

Informe Especial
Fondos de Caja Chica
Principales pautas para un adecuado control
I. Introduccin
El desenvolvimiento normal del gran
universo empresarial, implica el desarrollo
de distintas operaciones, las cuales permiten
contemplar situaciones en las cuales la empresa requiere de un buen proceso de control
financiero y de un sistema contable los mismos
que constituirn una base de una administracin financiera efectiva y oportuna.
En esta oportunidad nos estamos refiriendo
a los pagos en efectivo que son inevitablemente necesarios. Es por dicha razn, que todas
las empresas habilitan los fondos de "caja
chica" destinadas a cubrir los desembolsos de
aquellos gastos menores, tales como gastos de
movilidad otorgados a los trabajadores que se
requieren para que puedan realizar sus labores diarias (es decir aquellos otorgados como
condicin de trabajo), o para la adquisicin
de artculos de oficina, artculos de limpieza u
otros gastos de menor cuanta que deban ser
de rpida cancelacin y que por sus caractersticas no puedan ser cancelados con cheques.
Especficamente, los controles financieros
nos garantizarn que:
Los fondos y recursos se utilicen de manera
responsable y adecuada;
Los ingresos y egresos (salidas de dinero)
se manejen nicamente de acuerdo con los
procedimientos autorizados;
Las operaciones se registren correctamente;
El acceso a los activos sea permitido solamente con la autorizacin del administrador
responsable.
Por lo antes expuesto, en esta oportunidad
abordaremos el tema desarrollando los aspectos ms importantes relacionados con el uso
de los fondos de caja chica, los controles adecuados que se deben establecer con el fin de
evitar el mal uso de dichos fondos, as como las
posibles contingencias tributarias derivadas del
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manejo de los desembolsos que se realicen en

efectivo sin observar los requisitos establecidos
por las normas tributarias.

II. Aspectos generales

1. Definicin
El fondo de Caja Chica est constituido
por un importe fijo de dinero en efectivo
restituible, cuyos montos son autorizados
de acuerdo con los requerimientos, dicho
fondo sirve para cancelar obligaciones
de valor reducido y por lo cual no es
comn ni frecuente que se paguen
mediante la emisin de cheques.
2. Objetivo del fondo de caja chica
El objetivo principal de contar con un fondo
de caja chica es la de mantener la disponibilidad financiera que permita cubrir los gastos menores derivados del funcionamiento
interno, urgentes y de rpida cancelacin.
3. Sistema de Control
El sistema de control interno resulta importante para una empresa a fin de resguardar
los fondos asignados a caja chica.
En este caso correspondera efectuar o
realizar un control financiero para:
Evitar prdidas por concepto de fraudes
o robos.
Garantizar la exactitud contable de los
ingresos, pagos y saldos del efectivo.
Mantener el saldo suficiente para hacer
pagos necesarios y afrontar emergencias.
Evitar cifras grandes de dinero ocioso.

Los elementos ms importantes del Sistema

de Control son los siguientes:

3.1. Plan de organizacin

Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las

diferentes funciones, especificando de

corresponder la facultad de tomar decisiones. En tal sentido, dentro de este
elemento de control debe evidenciarse,
entre otros, principalmente lo siguiente:
Existencia de Polticas y Procedimientos.
Personal capacitado.
Ejecucin adecuada de los procedimientos.
3.2 Fases

Las fases vinculadas con el fondo de caja
chica son las siguientes:
Autorizacin, dicha responsabilidad
debe estar a cargo de la gerencia del
rea o general.
Aprobacin.
Ejecucin.
Registro.
3.3 Objetivos del sistema de control

Algunos de los objetivos que se desean
alcanzar con el establecimiento del sistema de control son:
a. Asignacin de un Fondo Fijo adecuado.
b. Que exista un sistema adecuado de
autorizacin de egresos.
c. Evitar situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos como por
ejemplo:
c1. Cancelar gastos no reales.
Contabilizar y pagar facturas
falsas.
Contabilizar y pagar duplicados
de documentos.
c2. Adulterar documentos corrigiendo
cifras.
c3. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
c4. Utilizar los fondos asignados para
cubrir gastos personales del encargado de administrar el fondo o de
otros trabajadores.

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4. Sujetos responsables del manejo
A efectos de poder asegurar el buen manejo de los fondos se deben designar a las
personas responsables de dicha actividad:
4.1. Funcionario de mayor jerarqua

Encargado de nombrar al responsable
del manejo del fondo de caja chica y
de autorizar la apertura o ampliacin
de los fondos asignados.
4.2. Administrador del fondo de caja
chica

Es el Funcionario o empleado responsable de la custodia del efectivo,
administracin y uso conforme a las
disposiciones que se establezcan.
4.2.1. Establecer el perfil conteniendo los requisitos que debe reunir el
responsable del manejo de los fondos
de caja chica
Tiempo mnimo de permanencia
cumplido en la empresa (por ejemplo 90 das).
Haber recibido la instruccin por
parte del funcionario de mayor jerarqua para el manejo de los fondos.
Debe ser una persona sin ningn
vnculo a los encargados del giro
de cheques, cajero y personal que
maneje registros contables o realice
funciones contables.

4.2.2. Consideraciones para un

adecuado manejo
El administrador del fondo debe tener
en cuenta lo siguiente:
Conservar el efectivo bajo llave en
una caja de seguridad (caja fuerte);
Establecer un monto mximo aproximadamente teniendo como referencia al total de gastos menores que
se realizan en el mes;
Utilizar recibos de caja con numeracin correlativa impresa, los que
debern ser emitidos cada vez que
se autorice retiro de dinero del fondo. A continuacin mostramos el
siguiente modelo propuesto:

5. Apertura del fondo

El importe del fondo ser determinado en
funcin a las reales necesidades de cada
institucin, para ello es de importancia la
existencia de un documento que autoriza
la apertura del fondo fijo firmado por el
funcionario.
5.1 Contenido del documento de autorizacin
Nombre del trabajador encargado
del manejo del fondo, a cuyo nombre se girarn los cheques de apertura y reposicin de los fondos.
Monto del fondo fijo.
Monto mximo de cada pago en
efectivo.
Relacin de desembolsos autorizados y no autorizados a realizarse con
caja chica.
5.2. Establecer los montos mximos de
pago

Se debe establecer el monto mximo
que se retirar del fondo por cada pago,
en funcin a un porcentaje del monto
asignado como caja chica.

Ejemplo: El valor mximo por cada pago
no podr exceder el 30% incluido impuestos del monto asignado como caja chica.

Monto asignado
: S/. 3,000

Monto mximo por cada

pago
: S/. 900
6. Utilizacin de los fondos de caja
chica
Si bien es cierto cancelar con cheques y
depositar los ingresos en cuenta corriente
facilita el control interno del efectivo, tambin no es menos cierto que a su vez se
pierde agilidad en los pagos especialmente
en aquellos de poco monto, como lo son
la adquisicin en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que regularmente no
se cancelan con cheques, tales como:

A & A Consultores Asociados SAC.

RECIBO DE CAJA CHICA
N_______________
Fecha: Da____ / Mes_____/ Ao______
Recib la cantidad de: ___________________________
______________________ Nuevos Soles
Por concepto de: _________________________________
________________________________________________

V B

E2

Recib conforme

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Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades;

Adquisicin de suministros o materiales de
menor cuanta;
Adquisicin de tiles de aseo y limpieza;
Adquisicin de repuestos y reparaciones pequeas para instalaciones de energa elctrica,
agua, telfono, entre otros;
Envo de correspondencia, pago de fletes;
Gastos judiciales de diversa ndole;
Parqueo (incluye estacionamientos);
Fotocopias;
Movilidad dentro del mbito local para:
Trmites documentarios oficiales,
Operaciones diversas, tales pagos de impuestos,
Cobranzas a clientes,
Gastos de peaje;
Gastos menudos sustentados con boletas de
venta y tickets;
Gastos de Refrigerios, cafetera y servicios de
catering requeridos en las reuniones de trabajo
o con clientes (debe establecerse un porcentaje
mximo de desembolso).

7. Prohibiciones en la llevanza de la
caja chica
Del mismo modo que existen conceptos
autorizados a cubrir desembolsos mediante los fondos de caja chica, tambin existen
desembolsos que no pueden realizarse
utilizando dicho Fondo, tales como:
a. Pago de servicios personales.
b. Gastos particulares de los funcionarios o empleados.
c. Cambio de cheques personales o de
terceros.
d. Abrir cuentas corrientes o ahorros.
e. Realizar pagos diferentes a la funcin
del fondo de caja chica.
f. Prstamos al personal, accionistas o
terceros.
g. Pago de Tributos.
8. Reposicin de los fondos de caja
chica
Al final de cada mes deben sumarse todos
los recibos de caja, de modo que el total de
stos (recibos) ms la cantidad de efectivo
en caja, debe ser igual al monto mximo
asignado como fondo de caja chica.
Por ejemplo, si el tope mximo de los fondos de caja chica a principio de cada mes
es de S/. 3,000 (nuevos soles) y la suma
de los recibos de caja del mes es de S/.
1,600 entonces se debera tener S/. 1,400
en caja. El total de gastos, en este caso
S/. 1,600, debe ser reembolsado a la caja
chica por medio de un cheque girado en
forma oportuna a nombre del responsable
del manejo de los fondos, e incluirse en el
saldo inicial de caja para el siguiente mes.
8.1. Pautas a considerar
a. En la reposicin o liquidacin del
fondo no se podr utilizar documentos con tachones, borrones,
enmendaduras o deteriorados.
b. No se deber autorizar la reposicin
ni liquidacin de fondos sin contar
con los documentos de respaldo
originales.
c. Se debe fjar un monto mnimo en
caja a partir del cual se debe pedir
su reposicin para evitar quedar sin
dinero mientras se realiza el trmite
de reintegro de fondos.
9. Establecimiento de controles adecuados
Los fondos en efectivo administrados
mediante la Caja Chica, deben manejarse
de manera precisa, para ello es necesario
establecer lineamientos bsicos que se
deben observar y que nos asegure que se
est cumpliendo con el control adecuado
de los fondos.
a) No se debern incluir facturas u otros
documentos que por su naturaleza,
no califiquen como concepto a ser
cancelados mediante el uso del fondo
de caja chica.
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b) Los gastos efectuados por Fondo de
Caja Chica se resumirn en un formato, en orden numrico y secuencial
Formato de Planilla para Liquidacin
del Fondo de Caja Chica y debe confeccionarse en original y copia.
c) Cada egreso realizado con este fondo
debe ser debidamente sustentado con
documento idneo que acredite su fehaciencia, as cuando corresponda se
acreditar mediante los comprobantes de pago que renan los requisitos
establecidos en el Reglamento de
Comprobantes de Pago.
d) El encargado, para efectuar los pagos
con fondos de Caja Chica, debe verificar
que todos los documentos tengan la
firma de los funcionarios autorizados.
e) La rendicin documentada del fondo
de Caja Chica debe ejecutarse con la
sustentacin de los comprobantes de
pago o documentos sustentatorios y
fehacientes que en ella se adjuntan.

f) El original de la Planilla de Liquidacin de caja chica y los documentos

sustentatorios de los gastos deben
ser entregados al Departamento de
Contabilidad para su registro contable (estableciendo plazo mximo y
niveles de responsabilidad).
g) El Departamento de Contabilidad debe
verificar la suma total gastada segn
planilla de liquidacin vs. los recibos
de caja y documentos sustentatorios,
observando que renan los requisitos
exigidos y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado.
h) Para asegurar el uso adecuado del
fondo, se debe designar al funcionario encargado de realizar los arqueos
en forma peridica y sorpresiva de
los fondos de caja chica. Cualquier
anormalidad debe ser comunicada por
escrito a la Gerencia de Administracin
y/o Finanzas para tomar medidas correctivas administrativas y contables.

A & A Consultores Asociados SAC.

N ..........

PLANILLA DE LIQUIDACIN DE CAJA CHICA

Perodo
: ..
Monto Asignado : .........................................................................

2. Devengo del gasto

Conforme con lo dispuesto por el artculo
57 del TUO de la Ley del Impuesto a la
Renta, a efectos de determinar la renta
neta de tercera categora se aplica como
regla general el criterio del devengo
sobre los gastos, tal como se grafica a
continuacin:
IMPUTACIN DE LOS GASTOS
REGLA GENERAL (Tributaria): Las normas establecidas en el artculo 57 sern aplicables para
la imputacin del Gasto.

Rentas de
Tercera Categora

DEVENGO (Contable): Postulado Bsico o

Fundamental que permite preparar la Informacin Contable en el que seala que los efectos
de la transaccin y dems sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o
paga dinero u otro equivalente al efectivo), de
acuerdo con el Prrafo 22 Marco Conceptual
de las NIC.

FECHA DE LA

DOCUMENTO MONTO / REAY/O FUNCIONADETALLE
OPERACIN
SUSTENTATORIO GASTO RIO QUE AUTORIZ

Qu implica?

TOTAL

III. Aspectos tributarios de los gastos cubiertos con los fondos de

Caja Chica
No obstante los desembolsos realizados
con los fondos de caja chica constituyen gastos
menores, stos tambin deben cumplir con
requerimientos tributarios. An ms, considerando que en algunos casos a nivel acumulado
pueden significar montos importantes.
A continuacin referimos algunas consideraciones importantes que deben reunir

los gastos para que sean aceptables tributariamente.

1. Principio de Causalidad
No todo gasto resulta deducible para determinar la renta neta de tercera categora, sino
que resulta fundamental cumplir el Principio
de Causalidad como un criterio directriz. Sin
embargo, adems del Principio de Causalidad, se requiere que se cumplan con ciertos
elementos concurrentes para que los gastos
sean deducibles, tal como se grafica:

Que sea necesario para producir y/o mantener la

fuente generadora de renta.
ELEMENTOS
CONCURRENTES
PARA CALIFICAR
DESEMBOLSOS COMO
GASTOS DEDUCIBLES

Que NO se encuentre expresamente prohibido por Ley

(artculo 44 TUO LIR).
Que se encuentre debidamente acreditado documentalmente con comprobantes de pago y documentacin
adicional fehaciente. (*)
Que el gasto cumpla con el criterio de Normalidad,
Razonabilidad y Proporcionalidad.

(*) Todo gasto deber estar sustentado con el respectivo comprobante de pago en tanto resulte obligatoria
su emisin de acuerdo a las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago y en la oportunidad que
corresponda. Adicionalmente debern contar con la debida Prueba Documentaria, como por ejemplo
un Documento Contractual, que acredite que la operacin es real o fehaciente.

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Criterio Aplicable:
Devengo

Reconocer (registrar)
las transacciones cuando ocurren.

Informar en los estados

financieros de los periodos con los que se
relacionan.

3. Gastos de movilidad
3.1. Aspectos generales

Uno de los gastos que incurren
frecuentemente las empresas est
referido al gasto de movilidad que
se otorga a los trabajadores y que
resultan necesarios para el desempeo de sus funciones, tales como:
para los trmites de mensajera,
gestiones de cobranza y el pago de
cuentas, los cuales si bien es cierto
estn relacionados con su actividad
y resultan necesarios para la generacin de renta gravada; sin embargo,
en muchas ocasiones no pueden ser
sustentados con comprobantes de
pago, debido a la informalidad en
el sector transporte.

No obstante, en virtud del inciso a1)
del artculo 37 del TUO de la Ley del
Impuesto a la Renta se estableci
la modalidad de sustentar dichos
gastos (1), tal como se aprecia en el
esquema siguiente.

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Comprobante de pago.
o

Sustento de los
Gastos de Movilidad

Sin comprobante de pago

Con la planilla de gastos
de movilidad (*).

El gasto es deducible
siempre que no exceda el
lmite del 4% de la RMV por
cada trabajador por da.

La modalidad de la sustentacin es exclusiva (es decir con los comprobantes de pago o con la planilla
de gastos de movilidad y si se aplican ambas, solo se reconocer el sustento por comprobante.
(*) En la medida que se trate de personas que mantienen una relacin de dependencia con la empresa.

3.2 Formatos y requisitos (2)

Los requisitos mnimos que deber
observarse respecto a las planillas de
gastos de movilidad, se encuentran en
el numeral 4 literal v) del artculo 21

Planilla de
gastos
de movilidad

del Reglamento de la LIR, la misma que

podr ser llevada mediante cualquiera
de las siguientes formas, tal como se
muestran en el esquema siguiente
pgina:

Por cada trabajador (Por perodo)

Se reflejan los gastos en forma individualizada y podr contener
los gastos de uno o ms das.
Podr ser
llevada

Planillas de gastos de movilidad de varios trabajadores

(Por da)
Podr agrupar los desembolsos por concepto de gastos de movilidad
incurridos por varios trabajadores, nicamente en un da.
De no hacerlo, la planilla queda inhabilitada para sustentar
gasto.

4. Bancarizacin
4.1 Aspectos generales

Otro aspecto importante que se debe
tener en cuenta es respecto a los
montos de los gastos que podrn o no
ser cancelados con dinero en efectivo.
Para tal efecto, es importante que el
responsable de la administracin del
fondo conozca lo pertinente al uso de
medios de pago (bancarizacin), y que
en consecuencia cuando resulte obligatorio su uso no pueden ser cancelados
con los fondos de caja chica.
4.2 Montos a partir de los cuales se
debe bancarizar

Para el ejercicio 2008, existe la obligacin de usar medios de pago a efectos
de cumplir con las obligaciones
mediante el pago de sumas de
dinero, cuando stas sean a partir
de S/. 3,500 US$ 1,000.

Es importante recalcar que se debe
apreciar el importe de la obligacin
total, independientemente que se cancelen por partes. As, por ejemplo, si
la obligacin es por S/. 5,000.00 y est
pendiente de cancelar S/. 400.00, dicha
suma no se puede pagar con fondos
de caja chica, dado que el total debe
bancarizarse.

uso de los fondos de caja chica es el

destinarlo a otorgar prstamos. Ello, por
cuanto de acuerdo a lo establecido en el
artculo 3 del TUO de la Ley N 28194,
cuando se trate de mutuos dinerarios
(prstamos de dinero), siempre se deber bancarizar, tanto por la entrega o
la devolucin, cualquiera sea el monto
involucrado. En consecuencia, se debe
tener en claro que bajo ninguna circunstancia se debern utilizar los fondos de
caja chica para otorgar prstamos o para
la devolucin de los mismos.
4.4. Consecuencia de no bancarizar

4.3. Excepcin a los montos

Una de las prohibiciones respecto al

E4

IGV, la verificacin del Medio de Pago

utilizado se deber realizar cuando se
efecte el pago correspondiente a la
operacin que gener el derecho.

Gasto deducible en su
integridad.

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4.4.1. Reparo del Gasto. Impuesto

a la Renta
El inciso d) del artculo 25 del Reglamento de la LIR dispone que no sern
deducibles como costo ni como gasto
aquellos pagos que se efecten sin
utilizar Medios de Pago, cuando exista
la obligacin de hacerlo.
4.4.2. Desconocimiento del Crdito Fiscal. Impuesto General a las
Ventas
En cuanto al Crdito Fiscal, debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el inciso
b) del artculo 8 del TUO de la Ley de
Bancarizacin, el que expresamente seala que en el caso de crditos fiscales
o saldos a favor utilizados en la oportunidad prevista en las normas sobre el

Finalmente las implicancias tributarias

son las siguientes:
Cuando se haya utilizado indebidamente gastos, costos o crditos
o dichos conceptos se tornen indebidos, se deber efectuar una
declaracin rectificatoria y realizar
el pago correspondiente.
Adicionalmente, se aplicar las
sanciones e intereses moratorios
respectivos de acuerdo con lo dispuesto en el Cdigo Tributario.

5. Boletas de venta y tickets

Respecto a los gastos sustentados con
Boletas de Venta y Tickets o cintas emitidas
por mquinas registradoras emitidos a
consumidores finales se deber considerar que no permitirn ejercer el derecho al
crdito fiscal ni podrn sustentar gasto o
costo para efecto tributario, salvo que la ley
lo permita. Al respecto, para determinar la
deducibilidad de los gastos sustentados con
Boletas de Venta y Tickets, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
a. Cumplir Principio de Causalidad.
b. Discriminar por Emisor :
Sujetos acogidos al NUEVO RUS.
Sujetos acogidos al Rgimen General
o RER (Gasto reparable en su totalidad).
c. Si se tratan de gastos sustentados con
boletas de venta emitidas por sujetos del
Nuevo RUS, stos no deben exceder del
lmite mximo establecido en el penltimo prrafo del artculo 37 del TUO de
la LIR.



Tipo de

sujeto

LMITES
Importe de
Comprobantes de
Tope
Pago que otorgan mximo
derecho a deducir
costo y/o gasto (3)

Acogidos al
Rgimen General
6%

Acogidos a la Ley

de Promocin
10%

Agraria

200 UIT
en el
ejercicio
2008
(S/. 700,000)

NOTA
(1) Tngase en cuenta que los gastos de movilidad
que contempla este artculo son aquellos quecalifican como condicin de trabajo.
(2) Para mayores alcances respecto al tratamiento
tributario relacionado con el sustento de los
gastos de movilidad, se sugiere revisar el Apunte
Tributario de la 2da. quincena de octubre y 1era.
quincena de noviembre 2007, del Informativo
Caballero Bustamante.
(3) Anotados en el Registro de Compras. n

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