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INDICE
Introduccin
...........................................2
Objetivo.3
Conceptos generales de auditoria administrativa....3
Auditoria operativa
Proceso administrativo en el rea de ventas
I.
II.
funciones..4
III.
IV.
proceso de control...11
V.
VI.
Actividades ....16
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Bibliografa
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INTRODUCCION
Cualquier tipo de organizacin sea pblica o privada independientemente de sus
fines lucrativos o no, ya sea pequea, mediana o grande, tiene la necesidad de
examinar su situacin para conocer si los sistemas o procedimientos sobre los
cuales trabaja son los ptimos o los ms eficaces y eficientes, mediante la
auditoria se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo y
adecuado funcionamiento que obstaculizan el crecimiento de la empresa.
La auditora para que sea verdaderamente eficaz debe ser planeada
cuidadosamente, debe definirse el alcance, ya que puede ser muy amplia o
puede abarcar solamente parte de una organizacin. En el rea de ventas Es
una revisin sistemtica y evaluatoria, que se lleva a cabo con la finalidad de
determinar si la organizacin est operando eficientemente.
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OBJETIVO
El motivo del desarrollo de la presente trabajo, est basado fundamentalmente
en la necesidad de proveer a la administracin de una herramienta adecuada,
como lo es la realizacin de una auditora administrativa operativa en el rea de
ventas, para la evaluacin del control, administracin y registro de las
operaciones relacionadas al departamento de ventas, que les permitan la
disminucin de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia y efectividad
operativa.
CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella,
que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est
operando eficientemente.
Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la
eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca
una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su
estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles;
el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se
desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los
costos.
La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en
administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo
al
contador
pblico
adiestrado
en
disciplinas
administrativas
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AUDITORIA OPERATIVA
Es una valorizacin independiente de todas las reas y operaciones de una
empresa para saber si se siguen las normas establecidas y si se maneja los
recursos de manera correcta y verificar que los objetivos de la empresa se han
alcanzado para as analizar los resultados que fortalezcan el excelente
desarrollo de una empresa
PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE VENTAS
Es el proceso que permite a los gerentes de ventas lograr objetivos de ventas y
utilidades de la firma mediante la planeacin, implantacin y control de
programas de ventas, coordinando todos los recursos, especialmente los
humanos. La importancia del proceso de ventas es de una manera universal.
I.
Las ventas es una orientacin administrativa que presume que los consumidores
no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a
menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de
ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la
existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de
intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el
producto que se desea vender.
II.
FUNCIONES:
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publicidad,
los
horarios
de
trabajo,
las
asignaciones
compaa
contestar
pronta
detalladamente
sus
preguntas.
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III.
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Una de las mayores fuentes de confusin respecto de los objetivos, deriva del
hecho de que no se les califica y jerarquiza adecuadamente.
o Objetivos individuales y colectivos
o Objetivos generales y particulares
o Objetivos bsicos
o Objetivos a corto y largo plazo
o Objetivos naturales y subjetivos
IMPORTANCIA
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo
social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede
deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
El reconocer hacia donde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar
mejor los esfuerzos.
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planes
para
reducir
al
mnimo
los
riesgos.
logro
ms
eficaz
eficiente
de
objetivos
de
rendimiento.
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el
gerente
nacional
hacia
cada
nivel
de
la
organizacin.
utilidades,
ventas
repetidas
servicio
de
post-venta.
persuasin,
ambicin,
percepcin
impacto
personal.
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5 INTEGRACION:
6 CONTROL:
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planeadas.-
Los
estndares
deben
estar
ligados
la
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VII.
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b) Pronosticar.
c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el
trabajo.
d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.
f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
g) Anticipar los posibles problemas futuros.
h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIN
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EJECUCIN
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir,
ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN
a. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la
decisin.
b.
Conducir
retar
otros
para
que
hagan
su
mejor
esfuerzo.
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CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s
est haciendo para asegurar que el trabajo de otra est progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir
las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin
correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medicin.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
VI. ACTIVIDADES
JEFE DE VENTAS
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CORDINADOR DE VENTAS
VENDEDORES DE ZONA
JEFE DE MERCADEO
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Realizar
el
informe
mensual,
en
el
cual
se
analice
el
AUXILIAR DE MERCADEO
PROMOTORAS
SERVICIOS POSTVENTA
La etapa final del proceso de venta es una serie de actividades posventa que
fomentan la buena voluntad del cliente y echan los cimientos para negocios
futuros. Estos servicios tienen el objetivo de asegurar la satisfaccin e incluso la
complacencia del cliente. Es en esta etapa donde la empresa puede dar un valor
agregado que no espera el cliente pero que puede ocasionar su lealtad hacia la
marca o la empresa.
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
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1.2.2
Ambiente
interno
externo
para
el
anlisis
de
las
ventas
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AMBIENTE INTERNO
Es el anlisis que la empresa realiza del conjunto de recursos, capacidades y
aptitudes centrales heterogneos que pueden utilizarse para crear una posicin
exclusiva en el mercado.
Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se
han integrado en forma intencional para lograr una condicin deseada.
AMBIENTE EXTERNO
Es el anlisis de los factores sociales, culturales, polticos, legales, econmicos,
tecnolgicos que quedan de manera externa e inalcanzable para la empresa,
con el fin de conocerlos y tomar las medidas pertinentes para lograr una
excelente colocacin de sus productos.
1.2.3Transicin de las ventas a la administracin
El proceso de administracin consta de tres etapas fundamentales que son:
* Planificacin
* Ejecucin
* Valoracin
En la etapa de planificacin incluye el establecimiento de objetivos y a decisin
sobre la forma de alcanzarlos, la etapa de ejecucin incluye la organizacin, la
seleccin y contratacin de personal para la organizacin y la direccin de las
operaciones de la misma. La etapa de valoracin constituye un excelente
ejemplo de la naturaleza interrelacionada y continuada del proceso de
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
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CONCLUSIONES
- En el are de ventas el auditor administrativo se ocupa de llevar a cabo un
examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los
gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones
operacionales en el rea de ventas y ver si han tomado modelos pertinentes que
aseguren: la implantacin de controles administrativos adecuados, que los
planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma eficiente.
. Las auditorias administrativas en el rea
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RECOMENDACIONES
- Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir
interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que
de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.
- La auditora administrativa y operativa en el rea de ventas; es importante que
no deba realizarse nicamente en momentos de crisis, sino de manera peridica
y regular, al menos una vez al ao, consiguiendo as evitar que los cambios de
precios y del mercado nos sorprendan desprevenidos.
- La auditora es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente en toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial
constatada para lograr eficiencia.
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DEDICATORIA
Primeramente a Dios, creador de todas las cosas por habernos
permitido llegar hasta este punto ,darnos lo necesario para seguir
adelante da a da para lograr nuestros, adems de su infinita bondad y
amor.
A nuestras familias por habernos apoyado en todo momento, por sus
consejos, sus valores, por la motivacin constante que nos permite
llegar a ser unas personas de bien, pero ms que nada, por su amor.
A nuestro maestro por su gran apoyo y motivacin as como por la
sabidura que nos transmite en el desarrollo de mi formacin
profesional.
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ANEXOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VENTAS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VENTAS CRDITO
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VENTAS CONTADO
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BIBLIOGRAFA
* Distribucin Comercial
Enrique Diez de Castro
Editorial Mac Graw Hill.
* Canales de Comercializacin
Stern Louis W.
Prentice Hall, Quinta Edicin 2001.
* Administracin De Ventas
Pelton Lou E.
Mc Graw Hill, Segunda Edicin 2005.
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PGINAS DE INTERNET
*http://www.marketinet.com/ebooks/manual_de_marketing/manual_de_mar
keting.php?pg=22
*http://ilera1991.spaces.live.com/blog/cns!20EF2739722B9F6!297.entry?sa
=60915488
* http://ricoverimarketing.es.tripod.com/RicoveriMarketing/id15.html
* http://www.gestiopolis.com/marketing/cadena-de-suministro-para-lagestion logistica.htm
* http://www.monografias.com/trabajos58/negocio-agropecuario/negocioagropecuario2.shtml[pic][pic]
* http://www.promonegocios.net/distribucion/tipos-canales-distribucion.html
* http://www.marketing-xxi.com/canales-de-distribucion-63.htm
* www.cnnexpansion.com
* dinamicadeventas.blogspot.com
* www.relacionescomerciales.com.mx/articulos/eticaenlasventas.pdf
* http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_ventas
* http://es.kioskea.net/
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