ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA FAMILIAR PARA LOGRAR UNA

ADMINISTRACIN EFICIENTE

Allan Antonio Asturias Lpez

Estudiante de Maestra en Administracin de Recursos Humanos,
Universidad Mariano Glvez de Guatemala, sede Petn
Curso Empresas Familiares
Docente: 3841 Mynor Martinole Martnez Cobn

Resumen
En la actualidad las empresas familiares han adquirido relevante crecimiento en nuestro pas
debido a su importancia como unidad creadora de riqueza y empleo, sin embargo, en la mayora
de los casos, carecen de una estructura organizacional adecuada, lo cual repercute en grandes
limitantes que van sumando una cadena de ineficiencias. Por tanto, el presente caso de estudio
tiene como objetivo dar a conocer los aspectos de la estructura organizacional en las empresas
familiares que se deben tomar en cuenta para lograr una administracin eficiente que permita el
alcance de los objetivos y guen las decisiones de la empresa.

Palabras clave: Empresa Familiar, Estructura Organizacional, Administracin

San Benito, Petn 23 de Noviembre de 2013.

ndice

Introduccin......................................................................................................... 1

I.

Teora Relevante ........................................................................................... 2

II. Caso ............................................................................................................ 5

A. Objetivos de aprendizaje ........................................................................ 5
1. Objetivo general ................................................................................ 5
2. Objetivo especfico............................................................................ 5
B. Prrafo de apertura ................................................................................ 6
C. Antecedentes generales de la organizacin ........................................... 7
D. rea especfica de inters .................................................................... 12
E. Situacin especfica, decisin, problema u oportunidad ....................... 14

Introduccin

Las empresas familiares han jugado un rol muy importante en la

modernizacin de la mayor parte de las economas del mundo; asimismo, las
habilidades de las familias para promover el capital crtico y el espritu
emprendedor son cruciales para el desarrollo.

La mayora de las empresas familiares en Guatemala enfrentan la

problemtica de carecer de una estructura organizacional adecuada que le
permita alcanzar una administracin eficiente, lo cual impide el avance y
desarrollo de las mismas, dando lugar, con ello, a prdida de tiempo, poca
productividad y estancamiento.

Por la problemtica mencionada, a medida que el tiempo avanza, las

empresas familiares de cualquier tamao y actividad van sumando una cadena
de ineficiencias, en mayor o menor grado, por lo que se hace necesario que los
gerentes diseen una estructura organizacional adecuada; deben esforzarse
por satisfacer los requerimientos de los clientes, fijar metas y objetivos
organizacionales, para que puedan lograr la efectividad y el desarrollo de sus
actividades.

Por tal razn se presenta en este documento la importancia de una

estructura organizacional formal en la empresa familiar, as como los aspectos
administrativos fundamentales, para alcanzar los objetivos y contar con
instrumentos que guen las decisiones de la empresa.

El objetivo principal del caso de estudio es conocer la situacin actual, los

factores clave de la estructura organizacional que deben ser definidos y
socializados dentro de la empresa familiar y la forma como est operando
administrativamente la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petn,

para poder determinar los puntos de mejora y orientarla hacia una

administracin eficiente.
Por tanto, el presente documento contiene en la primera parte la teora
relevante, en la segunda incluye

la exposicin del caso de estudio, los

objetivos, el prrafo de apertura, adems incluye los antecedentes generales de

la empresa; seguido, la situacin especfica de la empresa, en cuanto a su
estructura organizacional y forma de administracin, y por ltimo, la propuesta
de mejora y las conclusiones derivadas del estudio.

I.

Teora relevante

La empresa familiar est basada en el grado de interrelacin que exista

entre la familia, la propiedad y la gestin propiamente de la empresa. Asimismo,
se establece como un negocio donde los miembros de una determinada familia
se unen entre s para trabajar, tomar decisiones, cumplir ciertas tareas y
distribuirse los beneficios de forma justa.

David Bork (2005), la define como una compaa en la cual dos o ms

miembros de una familia comparten o, en un futuro inmediato, compartirn la
propiedad y la administracin. Adems indica, que se caracterizan por los
tamaos, y reside en que empieza a absorber recurso del mbito familiar,
espacio fsico, financiero y garantas de tipo familiar.

Tradicionalmente se ha considerado que el carcter familiar de la

empresa supone de manera irremediable un obstculo para su desarrollo y
eficiencia en cuanto a su administracin. Este hecho aceptado de forma
universal, tiene su origen en las diferentes fuentes de conflictos, distintas a las

de otros negocios, que surgen por la superposicin del sistema empresarial y el

sistema familiar.

Husenman (2008), advierte que en la empresa familiar se produce una

tendencia al control centralizado, un conflicto de roles en el ejercicio de los
cargos, una direccin emocional y una fuerte resistencia al cambio, cuando de
procesos administrativos y de la estructura organizacional se trata. Este tipo de
manifestaciones, caractersticas de este tipo de empresas implican, en principio
un funcionamiento administrativo ineficaz.

Una de las peculiaridades innatas a las empresas familiares que genera

efectos directos sobre su funcionamiento y administracin, es la incorporacin
de familiares de la propiedad a la plantilla de la empresa. Los efectos negativos
que tradicionalmente produce esta poltica, podran mitigarse considerando una
serie de directrices enfocadas a la mejora de la estructura organizacional y
orientada a proveer una administracin eficiente. De esta manera Dyer (2005)
propone las siguientes recomendaciones para evitar conflictos innecesarios y
lograr una incorporacin y administracin exitosa: a) hacer que las habilidades
de los miembros familiares se correspondan con un trabajo concreto donde
puedan desarrollar toda su capacidad; b) elaborar una descripcin clara y
precisa del puesto que va a ocupar; c) tratar que el miembro familiar se inicie en
un nivel inferior de la organizacin; d) designar un mentor que gue a estas
personas en sus primeros pasos; e) realizar revisiones peridicas del
rendimiento de los miembros familiares; f) ser claro a cerca de las
oportunidades para progresar en la empresa.

Desafortunadamente, estos consejos no son tomados en cuenta por los

responsables de adoptar este tipo de decisiones, ya que los factores
emocionales distorsionan la toma de decisiones desde una perspectiva racional.
La incorporacin de familiares a la empresa enturbia el ambiente laboral,
provocando situaciones de falta de equidad, injusticias y problemas que afectan

directamente a la gestin del capital humano, de las personas en las que se

sustenta el xito o fracaso de las empresas familiares.

Algunos estudios sealan que las empresas que incorporan familiares en

cargos de toma de decisiones son menos eficientes. Levinson (2008) seala
que las personalidades y las reacciones emocionales crean cuellos de botella
que operan en contra de una administracin eficiente () la eficiencia se
reduce cuando los familiares conversan excesivamente sobre asuntos
familiares durante el horario de trabajo. Precisamente el presente trabajo,
incide sobre la estructura organizacional que se debe tener para influenciar una
administracin eficiente.

II. Caso
A. Objetivos de aprendizaje
1. Objetivo General:
Dar a conocer los aspectos fundamentales que se deben mejorar
en la estructura organizacional de una empresa familiar para lograr
una administracin eficiente que permita el alcance de los objetivos
y guen las decisiones de la empresa.

2. Objetivos especficos:

Determinar los factores organizacionales y administrativos que

deben prevalecer para la gestin exitosa de la empresa familiar.

Identificar a nivel administrativo y organizacional los factores

que afectan negativamente a la empresa familiar.

Desarrollar una propuesta estratgica que permita a la empresa

familiar mejorar sus procesos administrativos y estructura

organizacional para el alcance de sus metas y objetivos

propuestos, mediante la profesionalizacin de la misma.

B. Prrafo de apertura

El propsito de este caso es dar a conocer la forma cmo est funcionando

la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petn y determinar los
aspectos que debe mejorar a nivel organizacional para orientar sus procesos
hacia una administracin eficiente. Para ello se llevar a cabo una investigacin
desde el punto de vista administrativo, en el cual se realizar un anlisis de la
estructura organizacional y se darn a conocer las estrategias de mejora y/o
solucin.

Se tom como muestra, el universo de la poblacin, que en total son

veintin empleados en la organizacin, a quienes se les entrevist. Para la
obtencin de la informacin, se utilizaron tcnicas de observacin, la entrevista
y el instrumento del cuestionario, para lo cual se realizaron visitas programadas
para interactuar con los integrantes de cada uno de los departamentos y
unidades de la empresa.

Luego de las visitas se procedi a analizar la informacin recabada para

establecer lo ms relevante de la situacin actual de la empresa. Finalmente, es
establecen las deducciones correspondientes para complementar la informacin
del estudio.

C. Antecedentes generales de la organizacin

La Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petn ECOVAP
es una empresa familiar, fundada hace 25 aos, cuyas actividades principales
son la comercializacin de vidrios y materiales de aluminio y la fabricacin de
puertas, ventanas, marcos y vitrinas (productos de mayor demanda) de los
mismos materiales y est ubicada en la Colonia Itz, del municipio de San
Benito y departamento de Petn.

Atendiendo a su constitucin patrimonial, la empresa es privada, ya que es

una empresa operada por personas ajenas al Estado. Por su naturaleza y
propsito est clasificada entre las lucrativas, pues tiene como propsito
especfico el lucro con la actividad a la que se dedica. En magnitud, ECOVAP.
es una mediana empresa, ya que cuenta con veintin empleados.

En funcin econmica se clasifica como secundaria o de transformacin

pues procesa la materia prima, que en este caso es el vidrio y el aluminio.
Pertenecen al Sector Industrial, especficamente al subsector de fabricacin de
productos metlicos, excepto maquinaria y equipo de transporte. As como
tambin al sector servicios, subsector comercio y servicios privados.

a) Visin

No est definida.

b) Misin

No est definida.

c) Productos:

ECOVAP se dedica a la comercializacin de vidrios decorativos, marcos

para cuadro y materiales de aluminio, entre los que comercializa se encuentran
los siguientes:

Aluminio

Biselado

Cedazo

Celosa

Perfil

Proyectable

Vidrio

d) Principales productos de vidrio y aluminio que fabrica, distribuye y

comercializa la empresa

Vidrio

Agujeros en vidrio

Altavoces y ventanillas

Biselado y pulido

Corte a tubos y botellas

Espejos

Marcos para cuadros

Opacado en vidrio

Peceras

Ventanillas

Polarizados

Pelculas de proteccin

Aluminio

Puertas para:

Closet y bao

Interior y exterior

Corredizas y de bisagra.

Ventanas:

Celosa,

Fijas,

Proyectable y corredizas.

Otros Productos:

Piezas de vidrio decorativo,

Perfiles de aluminio,

Marcos para foto,

Escaleras,

Mostradores y vitrinas, etc.

e) Servicios

Distribucin:

Herramienta manual y elctrica

Perfilera para puertas y ventanas.

Pintado:

Accesorios en general

Clip cedazo y celosa

Operadores.

Reparacin de todo tipo de:

Escaleras

Mosquiteros

Mostradores

Puertas

Ventanas

Vitrinas

Carteleras

Peceras

Marcos para cuadros etc.

f) Organigrama General Actual

10

g) Organigrama Nominal Actual

GERENCIA GENERAL
Gerente General
Secretaria de Gerencia
Secretaria Contadora
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIN
Jefe de Planta
Pulidor
Moldeador
Bodeguero

DEPARTAMENTO DE
VENTAS
Jefe de Ventas e
Instalacin

UNIDAD DE VIDRIO
Encargado de Vidrio
Contador

UNIDAD DE VENTAS
Vendedor
Secretaria Recepcionista

UNIDAD DE ALUMINIO
Encargado de Aluminio
Contador

UNIDAD DE
INSTALACIN
Asistente de Instalacin
Instalador de Vidrio
Instalador de Aluminio
Piloto

UNIDAD DE MARCOS
Biselador
Pintor

TOTAL
Total de Puestos: 14
Total de Plazas: 21

11

D. rea especfica de inters

La estructura de la empresa, ha sido diseada por la experiencia a travs

de conocimientos adquiridos que tiene el propietario de la organizacin en el
rea de vidrio, aluminio y marcos.

Tiene un tipo de organizacin informal, es decir, que no agrupa e identifica

las tareas y funciones que han sido trazadas para desarrollar las actividades; al
hacerlo de una forma desordenada, utilizando habilidades, tareas y funciones
de los empleados, delegando autoridad y responsabilidad que no establece
cadena de mando.

Su forma de organizacin es funcional, ya que la autoridad y la

responsabilidad son delegadas a una sola persona para controlar procesos, o
actividades que emprenden miembros de otras unidades, en el proceso de
produccin y fabricacin de materiales de vidrio, marcos y aluminio.

Por tanto, el rea especfica de inters es proponer la implementacin de

los elementos ms significativos en la estructura organizacional, para la
planificacin administrativa eficiente, que expresan el propsito bsico de ser o
de existir de la empresa familiar.

12

E. Situacin especfica, decisin, problema u oportunidad

No.
1

SITUACIN
PROBLEMA
No cuentan con un
nmero especfico
de subordinados,
que
dependan
directamente
de
los
jefes
de
departamentos y
encargados
de
unidades.

CAUSA

EFECTO

Falta
de
conocimiento de un
tramo de control
administrativo
en
los departamentos
de
ventas,
produccin y las
unidades de vidrio,
aluminio y marcos.

No
tienen
delimitada
la
cantidad
de
personal, por la
duplicidad
de
funciones
que
existe en cada
departamento
y
unidad
administrativa.
La
falta
de
organizacin
en
cada
departamento
y
unidad,
genera
descontrol
y
ocasiona
comunicacin
inadecuada.
Ocasiona prdida
de
tiempo,
incumplimiento de
funciones, falta de
organizacin
administrativa.
Dualidad
de
autoridad y de
procedimientos en
las
actividades
realizadas.

Lnea de mando Falta

de
no
definida conocimiento
e
jerrquicamente.
interpretacin de un
organigrama,
general, nominal y
de funciones.

Duplicidad
de Falta de un manual
funciones entre los de organizacin.
puestos
de
la
organizacin.

Presenta
una
autoridad
inadecuada, por la
falta
de
conocimientos
y
funciones claras
Falta
de
seguimiento
y
continuidad de las
actividades.

Recibe
instrucciones
de
varios
jefes
de
departamentos y/o
encargados
de
unidades
No hay seguimiento Falta de control y
dentro del proceso seguimiento de las
administrativo.
actividades

SOLUCIN
OPORTUNIDAD
Implementar el
organigrama
general nominal
y de funciones.

Implementar el
organigrama
general, nominal
y de funciones,
para determinar
quin depende
de quin en la
empresa.
Aplicacin
divulgacin
manual
funciones.

y
del
de

Implementacin
del Manual de
funciones.

Implementacin
de
las
principales
normas
y
procedimientos.

13
No.

CAUSA

EFECTO

Falta
de
una
estructura
organizacional
adecuada
entre
departamentos
y
unidades.

Duplicidad
de
funciones, mando
y
una
organizacin
informal
con
estabilidad en la
estructura de la
organizacin.

No tiene claridad Falta

de
para alcanzar los planificacin en la
objetivos.
Gerencia General y
mandos medios.

Confusin
del
personal
haca
donde pretende ir
la empresa.

Falta
de
comunicacin
formal
entre
departamentos y
unidades.

10

SITUACIN
PROBLEMA
No
tiene
una
nomenclatura
definida,
esto
provoca
desordenes al no
identificar de forma
clara las funciones
de la empresa.

No
se
utilizan
documentos
formales
ni
instrumentos
administrativos,
para
girar
instrucciones.

No
tiene
una
nomenclatura
clara
de
las
unidades
administrativas y
las funciones que
se
deben
desarrollar.
No cuentan con Falta de divulgacin No
existen
normas que se de normas dentro procedimientos
apliquen en los de la empresa.
normados en la
procedimientos
organizacin.
administrativos.
Desconocimiento
Falta
de
la El personal de la
de la misin y aplicacin de los empresa no tiene
visin por parte del elementos
claro hacia dnde
personal.
esenciales de la va y los objetivos
planificacin.
que debe cumplir

SOLUCIN
OPORTUNIDAD
Reestructura
organizacional
de la empresa,
incluyendo
instrumentos de
organizacin
(organigramas y
manuales
administrativos)
Implementacin
y divulgacin de
los
objetivos
que
pretende
lograr en un
tiempo
especfico.
Implementacin
del manual de
funciones
y
Normas
y
Procedimientos.

Implementacin
de
las
principales
normas
y
procedimientos.
Implementacin
y divulgacin de
la misin, visin
y objetivos de la
empresa.

14

F. Alternativas

Se recomienda una reestructura organizacional para responder a los

requerimientos actuales; de crecimiento de la empresa y minimizar y/o
eliminar las deficiencias detectadas en la organizacin.

Es necesario, dar a conocer por escrito a todo el personal de la empresa,

las atribuciones, autoridad y responsabilidad que les compete, de
acuerdo al puesto de trabajo que ocupa, as como el organigrama
general y nominal; a fin de que sea fcil de comprender la estructura
organizacional.

Como principio fundamental, se recomienda a la empresa, a fin de

contribuir con una eficiente administracin y obtener resultados positivos,
que implemente la misin, visin, objetivos y polticas necesarias, que
permita las condiciones adecuadas para mantener

niveles de

efectividad.

La empresa debe guiarse por medio del manual de funciones y los

procedimientos administrativos, para que los empleados conozcan sus
atribuciones, responsabilidades y secuencia de los mismos, que sean
claros y que estn definidos por escrito, para facilitar los pasos a seguir
en cada puesto y proceso de trabajo, o que sirva de apoyo y consulta a
quien lo solicite, lo cual ayudar a reducir la rotacin de personal y a
poseer recurso humano calificado.

15

Beneficios al implementar las Alternativas

Mejorar el funcionamiento de la empresa y los niveles de efectividad para

que logre la rentabilidad.

Mantener una estructura organizacional clara y precisa que le permita el

crecimiento y desarrollo de la organizacin.

Aumento de la fidelidad de clientes, a travs de referencias o

recomendaciones de la empresa.

Mejorar la posicin competitiva, expresado en el incremento en el

volumen de ventas, ingresos y participacin en el mercado.

Mejorar los niveles de fabricacin, produccin e instalacin de vidrio y

materiales de aluminio, al contar con una organizacin adecuada, y
personal tcnicamente capacitado, que le permita incrementar las
ventas, garantizar la estabilidad y el rendimiento esperado de la
empresa.

Lograr que el departamento de Produccin no incurra en atrasos, salvo

cuando haya una razn externa y totalmente justificada para el cliente y
el cumplimiento de los compromisos adquiridos en un 90%, con respecto
a las fechas de entrega de los trabajadores.

Capacitar una vez al ao personal administrativo, de produccin,

vendedores e instaladores, con tcnicas para mejorar el servicio, la
atencin al cliente y el manejo adecuado de vidrio y materiales de
aluminio.

Incrementar un 5% las ventas en el 2014, mejorando la atencin del

servicio al cliente, precios justos y competitividad.

Mejorar los tiempos de instalacin y entrega en un 90%, de los productos

que fabrica y comercializa la empresa.

16

G. Conclusin

Al finalizar el presente estudio de la Empresa Comercializadora de Vidrios y

Aluminios Petn ECOVAP , se concluye lo siguiente:

Con respecto a la problemtica identificada al principio del presente

caso,

se

comprob que

el

no contar

con una

estructura

organizacional adecuada, origina problemas al no tener bien

definidos los niveles jerrquicos, las funciones bsicas y otros
aspectos organizacionales. Ya que los empleados no se ubican de
forma jerrquica, asimismo se detecta duplicidad de funciones y de
mando; de esta forma no se logran los niveles de efectividad esperados.

Existe desconocimiento de funciones, responsabilidad y autoridad para la

toma de decisiones en los puestos de trabajo.

Los objetivos, polticas se transmiten de una forma verbal y no estn

plasmados en documentos formales, se determin que carece de una
misin, visin, por medio del cual orienten las actividades.

Carece de un perfil definido de los puestos de trabajo y secuencia de

procedimientos en la ejecucin de las tareas, que determine las
habilidades y destrezas, que debe poseer el recurso humano.

17

H. Preguntas y respuestas
1. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes tericas:

a. Cul es el significado de estructura organizacional?

Estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una

jerarqua dentro de una organizacin. Identifica cada puesto, su
funcin y dnde se reporta dentro de la organizacin. Esta
estructura se desarrolla para establecer cmo opera una
organizacin y ayudar a lograr las metas para permitir un
crecimiento futuro.

b. Qu ventajas existen al tener una estructura organizacional

claramente definida?

Una estructura organizacional debe disearse para determinar

quin realizar cules tareas y quin ser responsable de qu
resultados; para eliminar los obstculos que resultan de la
confusin de la incertidumbre respecto a la asignacin de
actividades para tener redes de toma de decisiones y
comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos
empresariales.

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2. Preguntas y respuestas relativas a la experiencia:

a. Considera acertada la decisin de reestructurar a la

empresa para orientarla hacia una administracin eficiente?

Si, la decisin de reestructurar organizacionalmente a la empresa

ayudar principalmente al equipo directivo, ya que esto le
permitir tener claras las funciones y objetivos de cada puesto,
as como los resultados esperados de los mismos y con ello se
garantiza una mejora permanente en el proceso de toma de
decisiones,

as

como

mejorar

los

procedimientos

de

administracin.

b. Cree que el personal de la empresa se adaptar a la

reestructura organizacional propuesta?

Desde un punto de vista general, los mismo empleados estn

inconformes con la situacin actual, por lo tanto, se considera
que no habr ningn problema con la propuesta, ya que esto
beneficiar directamente el trabajo de cada uno de los
colaboradores de la empresa.

19

Bibliografa

Benjamin Franklin, Enrique (2005). Organizacin de Empresas Familiares,

anlisis, diseo y estructura
Chavenato, I. (2002). Administracin en los Nuevos Tiempos. McGraw-Hill.
Dessler, G. (2002). Adinistracin de Personal (Octava Edicin ed.). Mxico:
Prentice Hall.
Druker, P. (2013). Planeacin Estratgica, Diseando la Estrategia Ganadora.
Corporacin Industrial.
Koontz, H. (2012). Admiistracin, una Perspectiva Global (14a. Edicin ed.).
McGraw-Hill.
Koontz, H. W. (2002). Administracin, una Perspectiva Global, (12a. Edicin

20

Anexos

Infografa