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PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA

Portal Educao

CURSO DE

ADMINISTRAO DO TEMPO

Aluno:
EaD - Educao a Distncia Portal Educao

AN02FREV001/REV 4.0

CURSO DE

ADMINISTRAO DO TEMPO

MDULO I

Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este
Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio
do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido
so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.

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SUMRIO

MDULO I
1 APRESENTAO
2 O QUE O TEMPO...?
3 DESPERDIADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO
4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA

MDULO II
5 ESTRESSE - A REDUO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAO
DO TEMPO
6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO?
7 VOC SABE COMO USAR SEU TEMPO?

MDULO III
8 ORGANIZAO DE SUA AGENDA DO TEMPO
9 A BOA ADMINISTRAO DO TEMPO
10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO
11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAO DO TEMPO
12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS

MDULO IV
13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES
14 ADMINISTRAO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO
TRABALHO
15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS ADMINISTRAO DO
TEMPO
16 SOLUES PRTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO

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MDULO V
17 ORGANIZAO DE UMA AGENDA DO TEMPO
18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES
19 EVITANDO O ADIAMENTO
19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO
20 DELEGANDO FUNES
20.1 QUAL O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO?
21 DIFICULDADE DE DIZER NO
22 IMPREVISTOS E INTERRUPES
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS
24 A IMPORTNCIA DA ORGANIZAO
25 PAPIS EM EXCESSO NOVA REVISO
26 INFORMAES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS
DOCUMENTOS

MDULO VI
27 ARQUIVOS
27.1 ARQUIVO MORTO
27.2 ARQUIVAMENTO PELO MTODO ALFABTICO
27.3 ARQUIVAMENTO PELO MTODO NUMRICO
28 ORGANIZAO DE ARQUIVOS
28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS
28.2 ARQUIVOS DE REFERNCIA
28.3 E-MAILS
29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ
30 ECONOMIZANDO TEMPO
30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSRIOS
30.2 PADRONIZE-SE
30.3 CONTROLE O TELEFONE

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30.4 DELEGUE LIGAES


30.5 FOCO DOS ASSUNTOS
30.6 ANOTAES
30.7 SECRETRIA ELETRNICA
31 O COMPUTADOR COMO ALIADO

MDULO VII
32 COMUNICAES E REUNIES PROVEITOSAS
32.1 E PARA A REALIZAO DA REUNIO
32.2 ENCERRAMENTO E SNTESE
32.3 CONCLUSES
32.4 IMPLANTAO DAS DECISES
32.5 ASPECTOS ESTRATGICOS
33 ESTABELECENDO OBJETIVOS
34 PLANEJAMENTO ESTRATGICO/PLANO DE AO CUMPRIMENTO DAS
METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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MDULO I

A menos que acredite em si mesmo, nada far; este o caminho do sucesso.


Jonh D. Rockfeller Jr.

Vdeo Motivacional
Administrao do tempo
Disponvel em: <http://migre.me/57T49>. Acesso em: 24 jun. 2011

1 APRESENTAO

Uma das maiores reclamaes de todos ns, seres humanos, atualmente,


justamente a falta de tempo para fazer todas as coisas nas quais nos envolvemos,
seja na vida acadmica ou profissional. Muitos tm a sensao de que a vida est
passando rpido demais e que momentos importantes esto se perdendo, pois no
damos o devido valor.
Administrar o tempo na poca atual, em que vivemos um turbilho de
atividades, se tornou indispensvel, e para tal se faz imperioso criar bons hbitos.
Que tal comearmos a pensar que dar sentido ao seu dia a dia fazer com que suas
tarefas tenham relevncia e estejam ligadas diretamente ao que realmente
importante para voc?
Com esse curso modificaremos a nossa rotina, mas para tal temos que rever
as prioridades e aplicar determinadas tcnicas. Abordaremos vrios temas
relacionados administrao do tempo. Voc est preparado para iniciar essa
jornada conosco?!

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2 O QUE O TEMPO?

Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com


Landsberger:

estabelecer

seguir

um

planejamento

de

estudo

que vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas


no trabalho, famlia, etc.. J para Goethe, o tempo rende muito bem quando bem
aproveitado. Chittoni afirma que a administrao do tempo justamente o ato de
definir aquilo que importante, aquilo que urgente, aquilo que ambos ou aquilo
que coisa nenhuma.

FIGURA 1

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-overwhelmed-by-thetime-image3770619>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Nas palavras de Castelo, administrao do tempo :


Uma competncia fundamental, tanto para garantir a eficcia do trabalho
como para qualidade de vida. uma competncia dia mais necessria em
um mundo de presses, mudanas e imprevistos cada vez maios
frequentes, provocando mil e uma solicitaes e demandas aos
profissionais. Essas solicitaes e demandas geralmente so mais fortes do
que podem s pessoas, em termos de tempo e estresse. O tempo torna-se
muito curto e o estresse alto. A boa administrao do tempo supe saber
usar bem algumas habilidades que pretendemos aqui comentar, visando
ajud-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para
conseguir esse desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu
tempo.

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De acordo com Meireles, gesto do tempo :


O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se
consegue alcanar pleno domnio sobre a gesto do tempo, aprende-se a
equilibrar as diversas presses sobre ele; desta forma, podemos atingir as
metas. O processo de gesto do tempo deve ter por base o ciclo PDCA
(planejar, executar, controlar e agir corretivamente) e os conceitos de:
essencial, importante e acidental. Estes conceitos sero utilizados para
dividir as tarefas. Atividades essenciais so aquelas que nos levam de
imediato ao alcance das metas e possuem presso temporal. Importantes
so aquelas que nos levam ao alcance das metas, mas no possuem
presso temporal; e acidentais so as atividades que no nos levam de
imediato ao alcance das metas e no possuem presso temporal. O ciclo
PDCA deve ser utilizado para a estruturao da gesto do tempo.

FIGURA 2

FONTE: Disponvel em: <http://www.public-domain-photos.com/miscellaneous/alarm-clock-4.htm>.


Acesso em: 19 maio 2010.

A falta de tempo para a realizao das atividades dirias em razo da


enorme carga de obrigaes que enfrentamos atualmente tem sido motivo de
insatisfao a diversos profissionais. A administrao do tempo comea com a
identificao de como utilizamos o nosso tempo, o que no nos satisfaz e o que
desejamos mudar.
O aprendizado que exercemos em nossas funes do dia a dia voltado
para o que se faz e no para como se faz, de uma maneira que se tenha eficincia e

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eficcia nos servios. O que queremos dizer que no basta ser especialista no que
se faz, preciso ter noes da melhor maneira de realizar o trabalho. A correta
administrao do tempo um dos fatores mais importantes na administrao de si
mesmo e do trabalho executado. Ela comea com a autodescoberta, isto , com a
identificao de como utilizamos o nosso tempo, do que no nos satisfaz e do que
desejamos mudar.
Precisamos administrar melhor nosso tempo de maneira a criar nossa
ferramenta gerencial, a ser utilizada em nosso trabalho e em nossa vida pessoal,
permitindo a organizao de metas pessoais e profissionais com menor dispndio de
energia fsica e mental. Em nossos esforos para conseguir a realizao de nossas
ambies, nossa felicidade e o desenvolvimento pessoal, o elemento de maior valor
que dispomos o tempo.
A cada um de ns concedida a mesma quantidade de tempo, todos os
dias, todas as semanas, todos os anos, por todo o tempo de nossa vida. A forma em
que o utilizamos determina as diferenas e a qualidade de nossas vidas. Ao longo
dos sculos podemos ver vrios pensadores que discutiram esta questo, Santo
Agostinho, por exemplo, afirmou em suas confisses que discutir o tempo algo
muito complicado, pois o tempo parece ser, quando no tentamos discorrer sobre
ele, algo simples que todo mundo conhece. Basta, porm, tentar teorizar sobre ele
para que nos vejamos diante de grande confuso.
Plato definiu-o como O tempo a imagem da Eternidade. Marco Aurlio
um rio de acontecimentos e que adquire violenta correnteza, apenas acontece
um, logo outro ocupa seu lugar para em seguida deixar lugar para um terceiro
acontecimento. Albert Einstein estabeleceu a continuidade Espao-Tempo e definiuo como a 4 Dimenso.
Analisando ainda uma das principais frases de Einstein, podemos dizer que
o tempo relativo, ou o tempo nossa prpria vida. Einstein dizia que as horas
parecem segundos quando estamos com algum de quem gostamos, no entanto,
poucos segundos podem parecer uma eternidade quando estamos com a mo em
um fogo aceso.

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Voc sabia?
Que os sistemas de medio foram todos fabricados pelo homem e
desenvolvidos partindo da observao da natureza? isso mesmo! Eram
observados o movimento da terra, da lua, das estrelas, o ciclo das estaes, etc.
Foi a partir dessas observaes que surgiu o calendrio e da sua evoluo
ocorreram as subdivises da medida do tempo: o relgio de sol, a ampulheta e,
finalmente, o relgio mecnico.

Contudo, o calendrio e o relgio medem apenas o andamento do tempo e


no podem demonstrar a diferena entre o conceito do tempo de um homem que
tem tempo de sobra e o de outro que nunca tem tempo suficiente. A importncia do
tempo se relaciona muito mais com o conceito circunstancial que dele tenhamos do
que sua medida.
O conceito do tempo s vlido para o presente, ou seja, para o momento
que vive agora. Esse momento, entre o ontem e o amanh, o nico que podemos
usar e distribuir inteligentemente. Quando organizado e distribudo de forma
inteligente, o tempo se transforma no nosso melhor aliado. Existem outras famosas
frases sobre a discusso do tempo:

Tempo aquilo que o homem est sempre tentando matar,


mas que no fim acaba atando-o. Herbert Spencer

O tempo corre em direo a sua bandeja de hospital repleta de narcticos, deixando-nos


preparados para a sua operao inevitvel e fatal."
Tennessee Williams
Para sempre muito tempo. O tempo no para!
S a saudade que faz as coisas pararem no tempo...
Mrio Quintana

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Uma das grandes desvantagens de termos pressa


o tempo que nos faz perder.
Chesterton
Os conservadores so pessimistas quanto ao futuro
e otimistas quanto ao passado.
Lewis Mumford
No somos ns que perdemos tempo. o tempo que nos perde.
Mrio da Silva Brito
O Tempo um timo professor. Pena que mata seus alunos.
Hector Berlioz
O homem que envelhece vai tomando gradativamente conscincia
de que no eterno. Agita-se menos e,
assim, os sons das vozes que vm do alm se fazem ouvir.
Romano Guardini
No se pode planejar o futuro pelo passado.
Edmund Burke
Com o tempo, no vamos ficando sozinhos apenas pelos que se foram:
vamos ficando sozinhos uns dos outros.
Mario Quintana
No podemos aguardar que os tempos se modifiquem e ns nos modifiquemos junto, por uma
revoluo que chegue e nos leve em sua marcha. Ns mesmos somos o futuro. Ns somos a
revoluo.
Beatrice Bruteau
Muitas vezes no temos tempo para dedicar aos amigos,
mas para os inimigos temos todo o tempo do mundo. Leon Uris
Aquilo que nunca vir novamente que faz a vida to doce.
Emily Dickenson

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3 DESPERDIADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO

A maior parte das pessoas reconhece que no sabe administrar o tempo,


querem aprender, mas se colocam diante de uma srie de desperdiadores do
tempo,

que

dificultam

impossibilitam

sua

correta

administrao.

Os

desperdiadores do tempo so de vrias naturezas e podem ser divididos em nossa


vida profissional ou pessoal.
Na vida profissional temos o excesso de papis, de reunies improdutivas,
interrupes, telefonemas, falta de delegaes, entre outros. De natureza pessoal,
temos a indeciso, a desorganizao, a indiferena, entre outros. Mesmos que os
desafios da vida profissional sejam vencidos, nossa possibilidade de administrar o
tempo ser baixa se os desperdiadores pessoais no forem superados.

FIGURA 3

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-image-running-out-of-timeimage3765416>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Assim temos como desperdiadores de tempo em nossa vida:


Falta de planejamento;
Falta de informaes eficientes;

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Falta de disciplina no cumprimento da agenda;


Falta de definio clara de objetivos na execuo das tarefas;
Centralizao de poder;
Falta de delegao;
Sobrecarga de trabalho;
Desorganizao pessoal;
No definio/classificao das metas;
Alterao constante de ordens e de prioridades;
Menosprezo ou nfase inadequada em certas atividades;
Indefinio de prioridades e cobrana incompleta e descontnua;
Fragmentao e superficialidade;
Incapacidade de dizer no;
M utilizao dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
Execuo de servio particular, em horrio comercial;
No antecipar provveis acontecimentos futuros e no se preparar para
eles;
No se prevenir contra problemas rotineiros;
Atrasos;
Barulho e interrupes;
Arquivos desorganizados;
Responsabilidade e autoridades confusas;
No se ajustar a mudanas;
Treinamento deficiente;
Excesso de controle e reunies improdutivas;
Excesso de material para ler;

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Excesso de comunicao;
Falta de comunicao;
Inexistncia de padres/critrios;
Falta de diretrizes;
No adaptao/resistncias a mudanas;
Excesso de reunies e burocracia interna;

4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA

Excesso de tempo em conversaes;


Consolidao insuficiente de concluses;
O subordinado sempre pode me esperar;
No vejo diferena entre o urgente (para ontem) e o importante;
Eu fao o tempo: os outros devem fazer o seu tempo em funo do meu;
Pela posio que ocupo, no preciso dar satisfao do meu tempo para
ningum;
Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, no tenho
condies de planejar o meu tempo.
E o que devemos fazer?
Evite adiar suas responsabilidades: planejamos os preparativos para
alcanar algo e depois comeamos a transferir o assunto de um dia para outro.
Tanto o transferimos que nosso propsito se dilui no indefinido futuro do amanh,
que no chegou e nunca chegar. O antdoto para a transferncia a deciso.
Depois que voc tiver determinado o que fazer e como fazer faa a si mesmo
esta pergunta: quando?. Aplique ento o antdoto da deciso, definindo uma data e

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um prazo para a execuo. Evite desculpas: as desculpas aparentemente lgicas


que ns mesmos nos damos para justificar nossa inrcia frente a um problema.
As desculpas so muitas vezes como lgica aparente, que apenas ressalta o
fato de que no somos capazes de organizar e distribuir nosso tempo
adequadamente. Se, ao invs das explicaes lgicas, empregssemos nosso
tempo em agir com deciso, jamais teramos necessidade de usar artifcios, tais
como: a desculpa.
Evite lamentar: Outro importante desperdiador do tempo

lamentao. Nada nos faz desperdiar mais tempo do que as horas que dedicamos
s lamentaes inteis. No podemos viver do passado. Depois que voc passou
por uma determinada experincia em sua vida, pouco poder fazer para modific-la.
Ela j parte do passado. A verdade que ns aprendemos com erros do passado,
mas o fato que no podemos voltar atrs para corrigi-los.
Se pudssemos voltar atrs, certamente no cometeramos erros que
cometemos. Ento lgico presumir que devemos nossa posio atual s lies que
aprendemos do passado. Porque ento desperdiar nosso tempo, lamentando as
experincias que adquirimos no passado, por intermdio dos nossos erros. Ou seja,
errar necessrio, mas persistir no erro no.
Como podemos ver, so diversos os desperdiadores do tempo que
produzimos e que so como um empecilho na realizao de nossas atividades, o
que acarreta prejuzos nossa produtividade, falta de ateno ao que realmente
importante (nossa famlia e amigos), atraso em nossa vida, prejuzo em nosso
trabalho, irritao e estresse.
Sejamos literalmente os donos do nosso tempo!

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FIGURA 4

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/stock-photos-astrology-and-timeimage12149713>. Acesso em: 26 maio 2010.

FIM DO MDULO I

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