Recepción de Bienes en Licitación Internacional

Procedimiento para la recepcin de bienes teraputicos en Licitacin Internacional
(vacunas-biolgicos) regimenes ordinario e IMSS oportunidades

1. Objetivo
Establecer los lineamientos para que la recepcin, guarda, custodia, y conservacin de las
vacunas e insumos para la salud de importacin se realice con apego al presente
procedimiento.
2. mbito de aplicacin
El presente procedimiento se aplica para el Almacn Central de Programas Especiales y Red
Fra adscrita a la Divisin de Apoyo Logstico y Distribucin.
3. Polticas
3.1 Ser responsabilidad del rea de Suministro de Nivel Central de Programas Especiales y
Red Fra la recepcin, almacenamiento, custodia, conservacin, reposicin, control de
inventarios, control de caducidades de las vacunas e insumos para la salud de importacin
conforme a lo dispuesto en el presente procedimiento y dems disposiciones que se emitan
en la materia.
3.2 Ser responsabilidad del rea de Suministro de Nivel Central el difundir el presente
procedimiento al personal adscrito al Almacn de Programas Especiales y Red Fra a fin que
lo conozcan y den cumplimiento a las disposiciones contenidas en el mismo.
3.3 Ser responsabilidad del personal del Almacn Central de Programas Especiales y de
Red Fra otorgar los sellos de alta de almacn a las remisiones del pedido el mismo da que
se autoriza por parte de la Secretaria de Salud el uso y distribucin de las vacunas e
insumos para la salud, una vez satisfechos los requisitos establecidos en el presente
procedimiento; as como su registro en inventarios y contable.
3.4 Ser responsabilidad del Responsable Sanitario del Almacn Central de Programas
Especiales y Red Fra la revisin de de la documentacin tcnica y legal as como de la
inspeccin de las vacunas e insumos para la salud que ingresen al almacn.
Especiales y Red Fra, tramitar y solicitar a la Secretaria de Salud los anlisis de laboratorio
para los insumos para la salud importados, que ingresen al Almacn Central de Programas
Especiales y Red Fra.
Especiales y Red Fra gestionar ante la Comisin Federal para la Proteccin Contra Riesgos
Sanitarios (COFEPRIS) las autorizaciones sanitarias para la liberacin de las vacunas o
biolgicos; as como atender las visitas de verificacin que realice la autoridad en la materia.
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3.7 Ser responsabilidad del personal del Almacn Central de Programas Especiales y de
Red Fra que el acomodo de los bienes de consumo se realice por grupo de suministro y
conforme al Catalogo Operativo de Artculos observado por el Sistema de Abasto
Institucional.
Especiales y de Red Fra vigilar que las vacunas e insumos para la salud que requieran
refrigeracin se almacenen de inmediato en cmaras de refrigeracin o congelacin segn
corresponda, para evitar alteraciones del producto, y de contar con un registro de
temperatura de +2C a +8C . y en el caso de congelacin -0 C.
3.9 El Responsable Sanitario adscrito al Almacn Central y Programas Especiales y Red
Fra, as como el personal responsable de conservacin y del almacn debern vigilar que la
temperatura se registre cada 2 horas durante las 24 horas de todos los das del ao, se
mantenga dentro del rango de +2C a +8 C para conservar los insumos para la salud que
requieren de temperatura controlada, de acuerdo a la normativa institucional.
3.10 El responsable del rea de Suministro de Nivel Central deber supervisar que se cuente
con reas de almacenamiento especiales para, guarda de artculos de costo elevado, en sus
casos controlados, pequeos de fcil sustraccin, y para cuarentena.
3.11 El personal responsable de la guardia encargado de recibir las vacunas o biolgicos
deber registrar en la minuta de arribo cualquier anomala, diferencia entre las cantidades
facturadas y recibidas, alteracin o violacin de fajillas y reportarlo de inmediato a su jefe
inmediato.
4. Definiciones
4.1 almacn / unidad almacenaria: Es el rea donde se reciben, custodian, guardan,
controlan y suministran bienes muebles de consumo e inversin, dentro de la circunscripcin
administrativa que le corresponda, para regular las existencias y la expedicin de altas por la
recepcin de los mismos. Para los efectos en el Instituto Mexicano del Seguro Social los
definidos como:
4.2 almacn central de programas especiales y red fra: Unidades almacenaras
dependientes de la Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento.
4.3 alta de almacn: Es el trmite por el cual se da entrada oficial a los bienes de consumo
en el almacn, otorgando en la Remisin del Pedido sello oficial con fecha, nmero asignado
por el SAI o folio manual y firma del responsable del almacn.
4.4 artculo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El
trmino indicado para el Instituto ser el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes
Nacionales
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4.5 bienes de consumo: Los bienes muebles que por su utilizacin en el desarrollo de sus
actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a travs de
un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se
desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados
nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso teraputico (insumos
para la salud) y no teraputico.
4.6 caducidad: es la naturaleza o estado de un material. La especificacin del comprador de
la calidad apropiada y la interpretacin del vendedor del grado apropiado de calidad en
trminos de precio de venta, Es el nivel logrado en trminos de adecuacin del producto
promedio al nivel definido de necesidad. Es el grado de calidad que resultar en la vida til
ms econmica del producto para el propsito requerido. Es la medida de las caractersticas
deseadas del producto, en vez de su perfeccin.
4.7 carta compromiso: Documento presentado por el proveedor mediante la cual se
compromete por escrito a realizar el canje de los bienes de consumo entregados con
caducidad menor a la normada.
4.8 catlogo general de artculos: Es una relacin detallada de claves con descripciones
y tipos de presentacin, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de
inversin).
4.9 clave del artculo: Es la expresin codificada y asignada a cada bien que adquiere el
Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un nmero nico de identificacin.
4.10 COFEPRIS: Comisin Federal para la Proteccin Contra Riesgos Sanitarios
4.11 contrato abierto: El definido en el artculo 47 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
4.12 contrato programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisin, las
descripciones y los precios unitarios de los bienes, as como las cantidades a entregar en
varias fechas determinadas.
4.13 cuarentena: Es la retencin temporal de los productos, materias primas o los
materiales de envase y empaque, con el fin de verificar que se encuentran dentro de las
especificaciones y regulaciones especificas.
4.14 existencia: Volumen fsico de artculos que se tienen en disponibilidad inmediata para
su uso, distribucin, suministro, abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de
servicio.
4.15 fecha de fabricacin: Fecha en que fue fabricado el producto contenido en el
empaque
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Clave: 1482-003-008
4.16 grupo de suministro: Es una clasificacin administrativa que permite el control de los
bienes en las diferentes fases del proceso del abastecimiento.
4.17 insumos para la salud: Se consideran insumos para la salud: los medicamentos,
substancias psicotrpicas, estupefacientes y las materias primas y aditivos que intervengan
para su elaboracin; as como los equipos mdicos, prtesis, rtesis, ayudas funcionales,
agentes de diagnstico, insumos de uso odontolgico, material quirrgico, de curacin y
productos higinicos.
4.18 meta: Expresin cuantificada del objeto a lograr por el rea que es responsable de la
accin a la que se refiere la meta, en un espacio y tiempo determinado y con los recursos
necesarios, debiendo ser compatible con el objetivo y permitir la medicin del grado de
realizacin de la meta prevista.
4.19 meta mdica: Es la expresin cuantificada establecida por la Direccin de Prestaciones
Medicas a efecto de que se cumplan los objetivos por ella determinados.
4.20 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y
que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo especifico del gasto.
4.21 registro contable: Es la afectacin o asiento que se realiza en libros de contabilidad de
un ente econmico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la
informacin financiera del mismo.
4.22 responsable de almacn / unidad almacenaria: Persona investida con autoridad por
los directivos competentes para administrar y operar las unidades almacenarias.
4.23 responsable sanitario: Es el profesionista facultado por la Secretara de Salud para
supervisar las buenas prcticas de almacenamiento, distribucin y manejo de los insumos en
las reas almacenarias.
4.24 SAI: Sistema de Abasto Institucional
4.25 SS: Secretaria de Salud.
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5. Procedimiento para la recepcin de bienes teraputicos en Licitacin Internacional

(vacunas biolgicos) regimenes ordinario e IMSS oportunidades
Responsable
rea de Suministro
de Nivel Central
Documentos
Involucrados
Actividad
5.1
Recibe
del
Departamento
de Fax arribo de
Importaciones dependiente de la vacuna (documento
Divisin de Contratos, fax arribo de externo)
vacuna
(documento
externo)
informndole sobre el embarque de
las vacunas por parte del proveedor
extranjero en el pas de origen,
indicando fecha y hora de arribo al
aeropuerto de la Ciudad de Mxico,
vuelo, producto cantidad.
5.2
Procede a asignar personal operativo

de almacn para laborar guardia y la
recepcin de los bienes en el
transcurso de la noche o madrugada.
5.3
Elabora oficio de solicitud de pago de

tiempo extra por guardia, 1482-010018 a la Subjefatura de Recursos
Humanos, anexando copia de la
relacin de solicitud de pago de
tiempo extra al personal designado en
la guardia.1482-009-001
5.4
Oficio de solicitud
de pago de tiempo
extra por guardia
1482-010-018
Relacin de
personal que labora
guardia
1482-009-001
Verifica
y
asigna
espacios
almacenarios en las cmaras de
refrigeracin y medio ambiente para la
guarda y custodia de las vacunas y
diluyentes a recibir.
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Clave: 1482-003-008
Responsable
Personal del almacn
Documentos
Involucrados
Actividad
5.5
Toma la temperatura a la que arriba la Minuta de trabajo

vacuna en el interior de los termos y arribo de vacuna
verifica que esta se encuentre dentro 1482-021-001
del rango normado de refrigeracin o
congelacin de acuerdo y anota en
Minuta de trabajo arribo de vacuna.
1482-021-001
Congelacin
Refrigeracin
Temperaturas
0C
+2C a +8C
inferiores
Arribo de los bienes fuera de los rangos

de temperatura normada
5.6
Anota
en la minuta de arribo de Minuta de trabajo
vacuna 1482-021-001 y se notifica de arribo de vacuna
inmediato
al
Departamento
de 1482-021-001
Importaciones, al Titular del rea de
Suministro de Nivel Central, a la
Agencia Aduanal, al Responsable
Sanitario, y al Proveedor, a fin de que
se
tomen
las
acciones
correspondientes de anlisis de
laboratorio.
Arribo de los bienes dentro de los rangos

de temperatura normada
5.7 Procede a separar los termos, Minuta de arribo de
identificando aquellos que fueron vacuna
asegurados por las Autoridades 1482-021-001
Sanitarias
con
fajillas
lacradas,
verificando que no tengan alteraciones
o hayan sido violadas hasta el
momento
que
los
inspectores
sanitarios autorizados por la Secretaria
de Salud, retiren dichas fajillas y
levanten el acta correspondiente y lo
anota en minuta de arribo de vacuna
1482021-001
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Responsable
Documentos
Involucrados
Actividad
5.8
Almacena y resguarda los termos

asegurados con fajillas lacradas por la
Secretaria de Salud, en cmaras de
refrigeracin o congelacin que
garantice
sus
condiciones
de
temperatura y almacenamiento y las
identifica como nmero de arribo y que
se trata de vacuna en cuarentena
hasta que la Secretaria de Salud retire
las fajillas y autorice su uso y
distribucin.
5.9
Desempaca la vacuna contenida en los

termos que no fueron asegurados con
fajillas lacradas por la Secretaria de
Salud, cuidando que cada lote que se
haya recibido de tal manera que no se
pierda el control de cada uno de ellos a
fin de poder contar la cantidad que
representa cada lote y corroborar que
es la cantidad que el proveedor indica
en la documentacin de entrega como
la suma de todos los lotes concuerde
con el total de la vacuna entregada por
el proveedor.
5.10 Almacena en las cmaras de

refrigeracin o congelacin segn
corresponda, que garantice sus
condiciones
de
temperatura
y
almacenamiento y las identifica con
nmero de arribo y que se trata de
vacuna en cuarentena hasta que la
Secretaria de Salud autorice su uso y
distribucin.
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Clave: 1482-003-008
Responsable
Documentos
Involucrados
Actividad
Personal responsable
de la recepcin
5.11 Elabora minuta de arribo de la vacuna Minuta de arribo de

1482-021-001 asienta en ella los datos vacuna 1482-021requeridos los datos deben de estar en 001
el formato y firma la minuta al margen y
al calce.
Responsable
de
guardia
Almacn
de
Programas Especiales
y Red Fra
5.12 Entrega
una
copia
de
la
documentacin que ampara el arribo
de vacuna al Responsable Sanitario y
otra a la mesa de altas del almacn.
Responsable Sanitario
del
Almacn
de
y Red Fra
5.13 Recibe
copia
documentacin:
siguiente Pedimento
aduanal
(documento
Pedimento aduanal (documento
externo)
externo)
Lista de empaque
Lista de empaque (documento
Factura
externo)
(documento
Factura (documento externo)
externo)
Permiso de importacin (documento
Permiso
de
externo)
importacin
Permiso de retiro de mercanca
(documento
expedido por la Secretara de Salud
externo)
(documento externo)
Permiso de retiro
Gua rea (documento externo)
de
mercanca
expedido por la
Minuta de arribo de vacuna 1482Secretara
de
021-001
Salud
(documento
externo)
Gua rea
(documento
externo)
Minuta de arribo
de vacuna
1482-021-001
de
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la
Clave: 1482-003-008
Responsable
Documentos
Involucrados
Actividad
5.14 Verifica la documentacin y elabora la
solicitud de visita sanitaria utilizando
para ello el impreso oficial denominado
(formato de solicitudes, documento
externo) por la COFEPRIS, para el
retiro de fajillas y toma de muestras a
la Secretaria de Salud, en el Sistema
Federal de Proteccin Sanitaria.
Formato de
solicitudes de
COFEPRIS
(documento externo)
5.15 Enva y entrega a la COFEPRIS la

solicitud (documento externo) y queda
en espera de que el inspector sanitario
designado por la misma se presente al
Almacn de Programas Especiales y
Red Fra para realizar el retiro de
fajillas,
toma
de
muestras
y
elaboracin
del
Acta
Sanitaria.
(documento externo)
Formato de
solicitudes de la
COFEPRIS
(documento externo)
del Almacn
5.16 Atiende la visita de verificacin

sanitaria federal, emitida por el Director
Ejecutivo de Supervisin y Vigilancia
Sanitaria, a efecto de que se retiren las
fajillas y toma de muestras y recibe
copia de la Orden de Visita de
Verificacin
Sanitaria
Federal
(documento externo)
Orden de Visita de
Verificacin
Sanitaria Federal
(documento externo)
del Almacn
5.17 Revisa
conjuntamente
con
el
verificador de la Secretara de Salud la
documentacin tcnica y legal de las
vacunas, diluyentes y sus lotes sujetos
a la visita de verificacin sanitaria
5.18 Revisa
conjuntamente
con
el Acta Sanitaria
verificador de la Secretara de Salud (documento externo)
que las vacunas se encuentran dentro
del rango de temperatura normado de
+2 C a +8C y la registran para
efectos del Acta Sanitaria (documento
externo)
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Clave: 1482-003-008
Responsable
Documentos
Involucrados
Actividad
5.19 Comprueba ante el verificador de la
Secretara de Salud que las vacunas
correspondan en cantidad, frascos,
dosis, bultos termos, fajillas a las
descritas u observadas en la Orden de
Visita de Verificacin Sanitaria Federal.
(documento externo)
Orden de Visita de
Verificacin
Sanitaria Federal
(documento externo)
5.20 Muestra ante el verificador de la

Secretara de Salud los termos
asegurados con fajillas para que
verifique que no estn violadas,
alteradas, rotas y en general estn
intactas desde su colocacin en la
Aduana, que correspondan a la
cantidad y folios que indica la Orden de
Verificacin Sanitaria Federal
para
que proceda el personal de la SSA a
su retiro y destruccin.
Orden de Visita de
Verificacin
Sanitaria Federal
(documento externo)
5.21 Apoya al verificador de la Secretara de

Salud para que realice la toma de
muestras por cada lote y elaboren tres
paquetes iguales de muestras de cada
uno de los lotes verificados, con la
cantidad de frascos que el personal de
la SSA determine necesario.
5.22 Recibe del verificador de la Secretaria
de Salud las muestras etiquetadas y
lacradas con el sello oficial de la
Secretaria de Salud para que se
distribuyan de la siguiente manera.
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Clave: 1482-003-008
Un paquete de cada lote para ser

analizado en la Comisin de Control
Analtico de Cobertura con oficio de
remisin foliado por la COFEPRIS
para
ser
entregado
por
el
Responsable Sanitario del Almacn
de Programas Especiales y Red
Fra a la Comisin antes sealada.
El segundo paquete de cada lote

como duplicado queda almacenado
y resguardado, en poder del
Responsable Sanitario del Almacn
de Programas Especiales y Red
Fra, pero a disposicin de la
Secretaria de Salud.
El tercer paquete de cada lote para
su anlisis en un Laboratorio de
Control Analtico
Auxiliar a la
Regulacin Sanitaria si as lo desea
el muestreo y queda amparado en el
anexo que el verificador de la
Secretaria de Salud determine en el
Acta Sanitaria. A este paquete se le
denomina muestra de retencin y
una vez caducado se debe
conservar durante un ao contado a
partir su fecha de caducidad como
lo norma el Reglamento de Insumos
para la Salud.
del Almacn de
Programas Especiales y
Red Fra
Documentos
Involucrados
Actividad
Responsable
5.23 Firma y recibe copia del Acta Sanitaria

(documento externo) y Orden de Visita
de Verificacin Sanitaria Federal,
(documento externo) para su control,
as como para la liberacin del
producto.
Acta Sanitaria,
(documento externo)
Orden de Visita de
Verificacin
Sanitaria Federal
(documento externo)
5.24 Elabora y requisita el formato interno

institucional denominado Lista de
Verificacin para Bienes Teraputicos
1482-011-001 por cada una de las
vacunas y lotes.
Lista de Verificacin
para Bienes
Teraputicos
1482-011-001
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Clave: 1482-003-008
Responsable
Almacn
de
y Red Fra
Mesa
de
almacn
altas,
Actividad
Documentos
Involucrados
5.25 Recibe de la Secretaria de Salud el

oficio con el cual autoriza el uso y/o
distribucin de las existencias o
muestras de las vacunas en las
cantidades y lotes verificados y
analizados. (documento externo)
Oficio de
autorizacin par el
uso y distribucin de
las vacunas y lotes
(documento externo)
5.26 Turna a la mesa de altas del Almacn

de Programas Especiales y Red Fra la
documentacin
inherente
a
las
vacunas cantidad, y lotes que fueron
autorizados por la Secretaria de Salud.
Oficio de
autorizacin par el
uso y distribucin de
las vacunas y lotes
(documento externo)
5.27 Recibe del Responsable Sanitario de

Almacn de Programas Especiales y
Red Fra la documentacin y procede a
expedir el alta de almacn 1482-021002 correspondiente, a travs de
Sistema de Abasto Institucional (SAI),
Subsistema de Almacn, Recepcin,
Registro de Recepciones, Otras
entradas y obtiene de SAI el Reporte
de remisin de proveedor (documento
externo) el si las vacunas recibidas
tienen clave en el Catlogo Operativo,
o bien su alta fuera de SAI, manual.
Alta de almacn SAI

(remisin del
pedido)
1482-021-002
Reporte de remisin
de proveedor
(documento externo)
5.28 Registra en la libreta de control de

altas, nmero consecutivo de alta,
fecha, descripcin del artculo, grupo
de suministro, cantidad recibida,
importe del alta, nmero de contrato y
proveedor, utilizando, segn el caso,
la bitcora para las altas expedidas a
travs del SAI o para las altas fuera de
SAI, manuales.
5.29 Entrega el original del alta al
proveedor, recabando su firma de
recibido en la copia que se archiva el
expediente del contrato del proveedor.
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Clave: 1482-003-008
Responsable
Documentos
Involucrados
Actividad
5.30 Archiva copia del las altas en el
expediente de consecutivo o minutario
uno dentro de SAI Uno para las
expedidas en el S.A.I y otro para las
altas fuera de SAI, manuales.
Mesa
de
almacn
altas,
5.31 Archiva otra copia en el expediente del Control de entregas,

contrato, y realiza el registro de los control del contrato
bienes recibidos en el programa de 1482-009-003
entregas hasta saldar el contrato.1482009-003
5.32 Distribuye copia de las altas a los
responsables de:
Oficina Control del Abasto (S.A.I.)
Cuenta de inventarios
Responsable
de
Grupo
de
Suministro
Responsable de kardex
5.33 Elabora oficio de recepcin y envi de
altas 1482-010-019 a la Coordinacin
Tcnica de Adquisiciones con atencin
al Departamento de Importaciones, con
el cual informa y anexa copia de las
altas expedidas por el almacn
Oficio informando de
la recepcin y envo
de copia del alta
1482-010-019
5.34 Entrega copia del alta, al Responsable

de Grupo de Suministro para su
registro en kardex por clave, lote y
caducidad
Responsable
de
Grupo de Suministro
Almacn
de
y Red Fra
5.35 Recibe de la mesa de altas, copia de Marbete auxiliar

las altas de vacuna, y procede a su 1482-021-003
registro en el marbete auxiliar 1482021-003 de almacn por clave, lote y
fecha de caducidad.
5.36 Procede a identificar las vacunas en
sus cantidades y lotes, como producto
liberado para su uso y/o distribucin, y
termina cuarentena.
Fin del procedimiento
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Clave: 1482-003-008
6
Diagrama de flujo del procedimiento para la recepcin de bienes teraputicos en
licitacin internacional (vacunas-biolgicos) regimenes ordinario e imss oportunidades
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Clave: 1482-003-008
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Clave: 1482-003-008
7. Relacin de Documentos que Intervienen en el procedimiento para la recepcin de

bienes teraputicos en licitacin internacional (vacunas-biolgicos) regimenes
ordinario e IMSS oportunidades
Codificacin
Ttulo del documento
Observaciones
(documento externo)
Anexo-1
1482-009-001
Fax arribo de vacuna

Oficio de solicitud de pago de Tiempo extra
por guardia
Relacin de personal que labora guardia
1482-021-001
Minuta de trabajo arribo de vacuna
Anexo -2
Pedimento aduanal
Gua area de embarque
Lista de empaque
Factura
Permiso de importacin
Permiso de retiro de mercanca expedido
por la Secretaria de Salud
Recibo de entrega de mercanca
Gua area
(FORMATO DE SOLICITUDES) por la
Comisin Federal para la proteccin de
Riesgos Sanitarios (COFEPRIS),
Acta Sanitaria
Orden de Visita de Verificacin Sanitaria
Federal
Oficio de autorizacin par el uso y
distribucin de las vacunas y lotes
Lista
de
Verificacin
para
Bienes
Teraputicos
Oficio de autorizacin par el uso y
distribucin de las vacunas y lotes
Alta de almacn folio SAI o manual (remisin
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
1482-010-018
1482-011-001
1482-021-002
Anexo 1.1
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
(documento externo)
Anexo-3
(documento externo)
Anexo-4
del pedido)
1482-009-002
1482-010-019
1482-021-003
Reporte de remisin de proveedor

Control de entregas, control del contrato
(documento externo)
Anexo 5
Oficio informando de la recepcin y envo

de copia del alta
Marbete auxiliar
Anexo 6
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Anexo 7
Clave: 1482-003-008
ANEXO 1.1
Relacin de tiempo extra del personal de guardia
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Clave: 1482-003-008
1482-009-001
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Clave: 1482-003-008
Relacin de tiempo extra del personal de guardia

Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Relacionar o hacer una lista del personal asignado para guardia en la recepcin
de vacuna para control de pago.
GENERADO POR: rea de Suministro de Nivel Central
Nmero
Dato
Concepto extraordinario
Concepto extraordinario
3
4
Matricula
Nombre
Categora y jornada
Anotar
Si se refiere a guardia marcar con una X el
concepto 35
Si se refiere a tiempo extra marcar con una X el
concepto 37
Nmero de empleado asignado por el IMSS
Nombre completo del empleado que labor la
guardia
Categora actual del empleado y la jornada
contratada EJ. Aux. almacn 8.0 hrs.
Salario Mensual Integrado
Importe del salario mensual integrado que se

observa en su comprobante de pago
Periodo
Fecha de inicio y termino de la guardia
8
9
10
11
N de horas diarias
N de dias
Total de horas
Importe
12
Observaciones
13
Firma
14
Firma
15
Firma
Cantidad de horas laboradas por da de guardia

Cantidad de das que labor guardia
La suma de horas trabajadas de guardia
Es el resultado de dividir el salario mensual
integrado entre 30 das, el resultado se divide
entre 8 igual a importe de la hora, importe de la
hora por 2 y el resultado se multiplica por el total
de horas trabajadas de guardia multiplicar salario
mensual integrado por
Objetivo de la guardia.- recepcin de vacuna Ej.
2053,310 dosis de vacuna B.C.G.
Nombre y firma del Titular del Divisin de Apoyo
Logstico y Distribucin (Vo.Bo.)
Nombre y firma del Titular del rea de Suministro
de Nivel Central (solicitante)
Nombre y firma del Titular de la Coordinacin
Tcnica de Adquisiciones ( Autoriza )
6
7
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Clave: 1482-003-008
ANEXO 1
Oficio de solicitud de tiempo extra
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Clave: 1482-003-008
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y CALIDAD
COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO
COORDINACION TCNICA DE ADQUISICIONES
DIVISION DE APOYO LOGSTICO Y DISTRIBUCIN
Fecha: (1)
Ref. 09-00-00-000000-0000/000 (2)
Destinatario:
Titulo (3)
NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO (4)
Cargo (5)
Texto (6)
Anexo al presente me permito enviar a usted Relacin de Tiempo Extraordinario del Almacn Central de
Programas Especiales y Red Fra, que labor los das da y da de mes del 200X.
Sin otro particular, reciba mi consideracin distinguida.
ATENTAMENTE
(7)Titular
Anexo: (El que se indica) (8)

Con copia: Titular de la Coordinacin Tcnica de Adquisiciones (9)
Titular del rea de Suministro de Nivel Central
ABC*XYZ* opq.0000 (10)
1482-010-018
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Clave: 1482-003-008
Oficio de solicitud de tiempo extra por guardia

OBJETIVO: Solicitar la autorizacin del pago de conceptos extraordinarios al personal que labora
guardia en la recepcin de vacuna de importacin
Nmero
Dato
Fecha
Ref.
Titulo
Nombre
Cargo.
6
7
Texto
Firma
Anexos
Con copia
10
Iniciales
Nota:
Anotar
Fecha de elaboracin del oficio da, mes y ao
Nmero de referencia o clave de la unidad emisora:
Ej. 09-90-01-151000-1482/902
Profesin Licenciado, Contador Pblico, Doctor SR.
Sra. Etc.
Nombre completo del destinatario en maysculas y
negritas
Titular del la Subjefatura de Departamento de
Recursos Humanos
Descripcin del asunto que ocupa.
Nombre completo del Titular del rea emisora en
maysculas y negrita
Cantidad o descripcin del anexo que acompaa el
oficio
Se anota el nombre completo y cargo a quien se
turna copia del oficio
ABC=Titular que firma el oficio, XYZ= persona que
genera el oficio, opq= a personal que elabor el
oficio, y 000 folio de control consecutivo de quien
genera el oficio.
Se requiere que el oficio se elabore con fuente Arial 12
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Clave: 1482-003-008
ANEXO 2
Minuta de Trabajo de Arribo de Vacuna
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Clave: 1482-003-008
Instituto mexicano del Seguro Social

Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra
Minuta de Trabajo de Arribo de Vacunas
(1)
(2)
Lugar y Fecha de la guardia :

Responsable de la guardia :
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Contrato:
Que ampara:
Clave de la vacuna:
Proveedor:
Factura:
Temperatura
de Arribo
(8)
Lote(s)
Caducidad
Cantidad
Factura
(9)
( 10 )
( 11 )
( 19 )
N Bultos
Recibidos
( 20 )
Cantidad por
Desempacar
Fajillas
( 13 )
( 14 )
( 16 )
( 17 )
( 18 )
( 15 )
Total
Gua
Cantidad
Recibida
desempacada
( 12 )
Nmero de
Pedimento
( 21 )
Cmara de
Refrigeracin
( 22 )
Total
Fajillas
Folios
Cantidad
( 23 )
( 24 )
( 25 )
Observaciones:
( 26 )
Responsable de la Guardia
Recepcin de las vacunas
.
( 27 )
Nombre y matrcula
1482-021-001
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Clave: 1482-003-008
Minuta de Trabajo de Arribo de Vacuna

OBJETIVO: Documentar el arribo y condiciones de recepcin de la vacuna e insumos para la
salud de nacional y de importacin
GENERADO POR: Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra
Nmero
Dato
Lugar y fecha de la
guardia
Anotar
Ciudad, Almacn que recibe las vacunas y fecha
de la guardia
Responsable de la
guardia
Nombre del empleado comisionado como

responsable de la guardia, cargo y matrcula
Contrato
Nmero del contrato al que corresponden las

vacunas
Que ampara
Descripcin completa de la vacuna que se recibe
Clave de la Vacuna
Clave completa de la vacuna grupo, genrico,

especifico, diferenciador y variante
Proveedor
Nombre y razn social completa del proveedor que

entrega las vacunas
Factura
Nmero de factura y razn social
Temperatura
Temperatura con que arriba la vacuna al almacn
Lote(s)
Nmero de cada lote recibido de la vacuna
10
Caducidad
Caducidad que tiene cada lote de la vacuna
11
Cantidad facturada
Cantidad total de vacuna descrita en factura
12
Cantidad desempacada
Cantidad desempacada de cada lote
13
Cantidad por desempacar
Cantidad de vacuna asegurada por cada fajilla de

la Secretaria de Salud
14
Total
Cantidad total de vacuna recibida, la suma de

Cantidad desempacada ms cantidad pendiente
de desempacar fajillas
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Clave: 1482-003-008
15
Total factura
Suma de los lotes amparados por la factura frascos
16
Total cantidad
desempacada
Suma de todos los lotes desempacados, frascos
17
Total cantidad
pendiente de
desempacar
Suma de todos los lotes asegurados con fajillas de la

Secretaria de Salud, pendientes de desempacar,
frascos
18
Total de vacuna
recibida
La suma del total de lotes desempacados, ms el total

de lotes pendientes de desempacar fajillas, es igual al
total de lotes facturados.
19
Gua
Nmero de gua area
20
Bultos
Cantidad de bultos o termos recibidos vacuna ms

diluyente
21
Pedimento
Nmero de pedimento aduanal
22
Cmara de
refrigeracin o
congelacin
Nmero de la cmara de refrigeracin o congelacin el

la que se almacena la vacuna recibida, para su
cuarentena
23
Fajillas
Cantidad de fajillas de la Secretaria de Salud recibidas.

Igual a cantidad de bultos asegurados.
24
Folios
Nmero de cada uno de los folios asignados a cada

fajilla por la Secretaria de Salud
25
Cantidad
Cantidad de frascos asegurados a reserva de ser

liberados y verificar el contenido de cada termo o bulto
enfajillado.
26
Observaciones
Agencia Aduanal que entrega la vacuna nombre y

razn social, cantidad y lotes de muestras (frascos)
gratuitas recibidas, Documentacin extraordinaria o
pendiente, faltante o sobrante de vacuna respecto a
factura, recepcin de otra vacuna diferente a la
esperada, fajillas faltantes, violadas, alteradas,
rotas, bultos rotos mojados daados, etc.
27
Responsable de la
recepcin de la
vacuna o guardia
Nombre completo, categora o cargo, matrcula y firma
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Clave: 1482-003-008
ANEXO 3
Lista de Verificacin para Bienes Teraputicos
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Clave: 1482-003-008

Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento
Coordinacin Tcnica de Adquisiciones
rea de Suministro de Nivel Central
Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra
Inspeccin y Recepcin

Contrato N
(1)
Folio N
Temperatura de Recepcin
(2)
(3)
Nombre genrico
(4)
Nombre comercial
(6)
Presentacin
Clave
(5)
F.F.
(7)
(8)
Proveedor
(9)
Control de quejas y
rechazos
N de Lote
(14)
Procedencia
(11)
Nivel de
inspeccin
Caducidad
(15)
Cantidad
(16)
(12)
(10)
N.C.A.
N de Muestra
(17)
(13)
N de Defectivos
(18)
Aspecto del producto:

(19)
Dictamen :
Aprobado
(20)
Rechazado.
(21)
Observaciones:
(22)
Inspeccion
Vo. Bo. Responsable Sanitario del Almacn

(24)
---------------------------------------------Q.F.I. Nombre, firma y matricula
1482-011-001
(23).
Nombre, firma, y matricula
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Clave: 1482-003-008

OBJETIVO: Documentar el arribo y condiciones de recepcin de la vacuna e insumos para la
salud de nacional y de importacin
GENERADO POR: Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra
Nmero
Dato
Anotar
Contrato
Nmero de Contrato que ampara la vacuna
Folio
Nmero consecutivo asignado a la Lista de

Verificacin.
Temperatura
Grados centgrados a los que arribo la vacuna
Nombre genrico
Nombre genrico de la vacuna
Clave
Clave completa de la vacuna grupo, genrico,

especifico, diferenciador y variante
Nombre comercial
Nombre comercial de la vacuna, el que le asigna el

laboratorio fabricante
F.F.
Fecha de fabricacin de la vacuna
Presentacin
Descripcin de la presentacin de la vacuna,

frasco unidosis, 10 dosis, juego, kit.
Proveedor
Nombre y razn social del proveedor
10
Procedencia
Pas de origen de donde proviene la vacuna
11
Control de quejas y
rechazos
Si o No se han presentado quejas en contra del

proveedor, antecedentes de queja o rechazo
12
Nivel de inspeccin
Cantidad de vacuna inspeccionada
13
N.C.A.
Nivel de calidad aceptable
14
N DE Lote
Nmero o codificacin del lotes
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Clave: 1482-003-008
15
Caducidad
Fecha de caducidad del la vacuna por cada lote
16
Cantidad
Cantidad de cada lote de vacuna
17
N de Muestra
Cantidad o universo de la muestra inspeccionada
18
N Defectivos
Cantidad de producto defectuoso
19
Aspecto del producto
Aspecto fsico de la vacuna en la inspeccin
20
Dictamen
Aprobado
21
Dictamen
Rechazado
22
Observaciones
Notas particulares sobre la vacuna observadas

durante la inspeccin
23
Inspeccion
Nombre, firma y matricula de quien inspeccion la

vacuna
24
Vo.Bo. Responsable
Sanitario del Almacn
Nombre, firma y matricula de quien inspeccion la

vacuna
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Clave: 1482-003-008
ANEXO 4
Alta de almacn (Remisin del Pedido)
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Clave: 1482-003-008
1
3
2
4
5
8
7
14
9
15
11
10
16
17
12
18
13
19
20
21
22
23
24
25
28
26
27
28
1482-021-002
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Clave: 1482-003-008
Remisin del Pedido

OBJETIVO: Documentar la entrega de bienes que realiza el proveedor, recepcin y alta de
almacn
GENERADO POR: Proveedor.
Nmero
Dato
Anotar
N ( nmero )
Nmero de contrato
Fecha
Fecha , da, mes y ao
Expediente
Nmero de expediente de compra
Fecha del contrato
Fecha de formalizacin del contrato
Registro
S.P.P.
Datos del proveedor
Nombre completo y razn social del proveedor que

entrega los bienes de consumo
Plazo de entrega
Fecha limite de entrega de los bienes de consumo

por parte del proveedor.
Hoja ____de_____
Nmero consecutivo de hojas de que conste la

remisin.
PPAPF
No llenar
10
R.F.C.
Registro Federal de Contribuyentes completo del

proveedor otorgado por la Secretaria de Hacienda y
Crdito Pblico, incluyendo homoclave
11
Ramo
Anotar 124
12
I.M.S.S. Registro patronal
Nmero completo del registro patronal otorgado por

el IMSS
13
Grupo
14
Lugar de entrega
Grupo de suministro al que corresponden los bienes

de consumo a entregar por el proveedor.
Nombre y direccin completos de la unidad
almacenaria donde entrega los bienes de consumo
el proveedor.
del
contrato No llenar
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Clave: 1482-003-008
15
Rengln
Nmero de rengln asignado al artculo en el anexo

del contrato de la relacin de bienes adjudicados.
16
Cantidad
Cantidad de artculos entregados por el proveedor
17
Unidad
Unidad de presentacin del bien de consumo

entregado por el proveedor conforme al Catalogo
Operativo de Artculos del SAI.
18
Precio
Precio de unitario de compra
19
Clave del artculo
Clave completa de artculo genrico, especifico,

diferenciador y variante
20
Descripcin del artculo
Descripcin completa del artculos entregado por el

proveedor conforme al Catalogo Operativo de
Artculos del SAI
21
Importe
Importe del artculo, resultado de multiplicar

cantidad de artculos por precio unitario de compra
en su caso en la misma columna se anota el
desglose del I.V.A. y se suma para obtener el
importe total.
22
Importe con letra
Se anotara la suma total de los importes de cada

articulo descrito en la remisin del pedido
considerando la suma del I,V,A, letra.
23
Importe
Importe total con nmero incluye I.V.A.
24
Destino final
Nombre completo del almacn que recibe los bienes

de consumo
25
Datos complementarios
Segn el programa
26
Proveedor
Nmero de proveedor asignado por el IMSS
27
Clave presupuestal
Codificacin completa del Almacn que recibe los

bienes de consumo
28
Partida
Partida presupuestal correspondiente al grupo de

suministro del los bienes de consumo recibidos
29
Alta
Sello, nmero de alta y firma del Titular del rea o

Almacn
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Clave: 1482-003-008
ANEXO 5
Control de entregas, control del contrato
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Clave: 1482-003-008
1482-009-002
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Clave: 1482-003-008
Control de entregas y contratos

OBJETIVO: Registrar los movimientos de entrada y salida de almacn
GENERADO POR: Responsable del grupo de suministro en el almacn
Nmero
Dato
Anotar
Contrato
Nmero de contrato
Proveedor
Nombre y razn social completa del proveedor
Requisicin o expediente
Nmero de requisicin que genero la adquisicin
Descripcin del artculo
Rengln
Cantidad fincada
Entrega
Programado
Recibido
10
Cantidad remisionada
11
Alta
12
13
Fecha
Pendiente de entregar
Nombre completo del artculo y clave, grupo,

genrico, especifico, diferenciador y variante
Nmero de rengln que le corresponde al artculo
en la adquisicin
Cantidad de artculos adjudicados al proveedor en
el contrato
Se refiere a 1, 2. 3. Entrega etc.
Cantidad de artculos programados para recibir por
cada entrega conforme al contrato
Cantidad de artculos recibidos por cada entrega
conforme al contrato
Cantidad de artculos amparados en el alta de
almacn remisin del pedido
Nmero de alta que se asigno a la entrega del
proveedor
Fecha del alta de almacn
Cantidad de artculos pendientes de entregar por el
proveedor.
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Clave: 1482-003-008
ANEXO 6
Oficio informando de la recepcin y envo de copia del alta
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Clave: 1482-003-008

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y CALIDAD
COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO
COORDINACION TCNICA DE ADQUISICIONES
DIVISION DE APOYO LOGSTICO Y DISTRIBUCIN
AREA DE SUMINISTRO DE NIVEL CENTRAL
Fecha: dd/mm/aa (1)
Ref. 09 00 00 000000 0000/000 (2)
Titulo (3)
NOMBRE DEL DESTINATARIO (4)
Cargo (5)
Domicilio (6)
Texto (7)
En atencin a su similar 0000 de fecha__________ y de acuerdo a las instrucciones del Titular de la Divisin
de Apoyo Logstico y Distribucin anexo copia de las altas expedidas el da _______(8)_________ en esta rea
a mi cargo por concepto de compra de Nivel Central.
DENTRO DE SISTEMA SAI.
(9)
FUERA DE SISTEMA SAI

(10)
Lo anterior para el control y seguimiento a los Contratos respectivos, as como, para que posteriormente el rea
de seguimiento a Unidades analice y determine las Penas Convencionales correspondientes
Sin ms por el momento, quedo de usted.
ATENTAMENTE
NOMBRE DEL TITULAR (11)
(12)Titular
Anexos( XX ) (13)
Con copia:
(14)Nombre del Titular
ABC/XYZ/KLM/hgm* (15)
1482-010-019
Pgina 2 de 3
Clave: 1482-003-008
Oficio informando de la recepcin y envo de copia del alta

OBJETIVO: Informar de la recepcin de bienes de consumo por compras de Nivel Central y
determinar Penas Convencionales por incumplimiento del proveedor
Nmero
Dato
Anotar
Fecha de elaboracin del oficio. Da, mes y ao
Fecha
Ref.
Titulo
Nombre
Cargo
Domicilio
Domicilio del destinatario, en este caso

Durango 291-11 piso, Col. Roma Mxico D.F.
Texto
Descripcin breve del asunto que ocupa
Fecha
Dentro de sistema
Fecha de expedicin de las altas en el almacn

Se anota la o las altas que se expidieron dentro
del Sistema de Abasto Institucional
Se anota la o las altas que se expidieron fuera
(manualmente)
del
Sistema
de
Abasto
Institucional
Nombre completo del Titular del rea remitente en
maysculas y negritas
Nombre del rea o cargo del remitente
Descripcin o cantidad de anexos al oficio
Nombre y cargo del funcionario a quien se turna
copia
ABC iniciales de quien firma el oficio, XYZ
iniciales del titular del rea remitente, KLM
iniciales de la persona que genera el oficio y
hgm*iniciales de la persona que elabora el oficio
Fuera de sistema
10
11
Nombre del Titular
12
13
Titular
Anexos
14
Con copia
15
Iniciales
Codificacin correspondiente al rea remitente del

oficio.
Titulo. Profesin del destinatario
Ej. Licenciado, Doctor, Bilogo, Seor, Seora
Nombre completo del destinatario en Maysculas
y negritas
Cargo del destinatario, en este caso
rea de Control y Seguimiento
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Clave: 1482-003-008

Recepción de Bienes en Licitación Internacional

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Recepción de Bienes en Licitación Internacional

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Procedimiento para la recepcin de bienes teraputicos en Licitacin Internacional

(vacunas-biolgicos) regimenes ordinario e IMSS oportunidades

5. Procedimiento para la recepcin de bienes teraputicos en Licitacin Internacional

Procede a asignar personal operativo

Elabora oficio de solicitud de pago de

Toma la temperatura a la que arriba la Minuta de trabajo

Arribo de los bienes fuera de los rangos

Arribo de los bienes dentro de los rangos

Almacena y resguarda los termos

Desempaca la vacuna contenida en los

5.10 Almacena en las cmaras de

5.11 Elabora minuta de arribo de la vacuna Minuta de arribo de

5.15 Enva y entrega a la COFEPRIS la

5.16 Atiende la visita de verificacin

5.20 Muestra ante el verificador de la

5.21 Apoya al verificador de la Secretara de

Un paquete de cada lote para ser

El segundo paquete de cada lote

5.23 Firma y recibe copia del Acta Sanitaria

5.24 Elabora y requisita el formato interno

5.25 Recibe de la Secretaria de Salud el

5.26 Turna a la mesa de altas del Almacn

5.27 Recibe del Responsable Sanitario de

Alta de almacn SAI

5.28 Registra en la libreta de control de

5.31 Archiva otra copia en el expediente del Control de entregas,

5.34 Entrega copia del alta, al Responsable

5.35 Recibe de la mesa de altas, copia de Marbete auxiliar

7. Relacin de Documentos que Intervienen en el procedimiento para la recepcin de

Ttulo del documento

Fax arribo de vacuna

Minuta de trabajo arribo de vacuna

Reporte de remisin de proveedor

Oficio informando de la recepcin y envo

Relacin de tiempo extra del personal de guardia

Salario Mensual Integrado

Importe del salario mensual integrado que se

Fecha de inicio y termino de la guardia

Cantidad de horas laboradas por da de guardia

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Anexo: (El que se indica) (8)

Oficio de solicitud de tiempo extra por guardia

Instituto mexicano del Seguro Social

Lugar y Fecha de la guardia :

Minuta de Trabajo de Arribo de Vacuna

Nombre del empleado comisionado como

Nmero del contrato al que corresponden las

Descripcin completa de la vacuna que se recibe

Clave completa de la vacuna grupo, genrico,

Nombre y razn social completa del proveedor que

Nmero de factura y razn social

Temperatura con que arriba la vacuna al almacn

Nmero de cada lote recibido de la vacuna

Caducidad que tiene cada lote de la vacuna

Cantidad total de vacuna descrita en factura

Cantidad desempacada de cada lote

Cantidad por desempacar

Cantidad de vacuna asegurada por cada fajilla de

Cantidad total de vacuna recibida, la suma de

Suma de los lotes amparados por la factura frascos

Suma de todos los lotes desempacados, frascos

Suma de todos los lotes asegurados con fajillas de la

La suma del total de lotes desempacados, ms el total