CODIGO

TODO INSUMOS CAQUETA

VERSION
FECHA DE ELABOARACION
FECHA DE REVISION

CONTROL DE REGISTROS

PAGINA 1 DE 4

ELABORADO POR: DIRECTOR DE SGC

REVISADO POR: GERENTE

APROBADO POR: GERENTE

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

DOCUMENTO
CONTROLADO

1. PROPSITO:
Establecer las actividades necesarias para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los registros del Sistema de Gestin de calidad.
2. ALCANCE:

Aplica a todos los registros que se utilicen dentro de los Procesos de la empresa

3. DEFINICIONES:
Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad
1 respectiva, cuya consulta noes tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

3 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados..

SGC: Sistema de Gestin calidad. Hace referencia a la integracin de los sistemas de calidad, seguridad y salud
ocupacional, ambiental de la empresa.

5 Seleccin: Escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente.

Sistema de Gestin - Prohibida su reproduccin parcial o total

Documento para uso exclusivo de la compaa

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CONTROL DE DOCUMENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Identificar los registros

Determina el lugar de
almacenamiento y el
acceso

Establece el tiempo de
retencin

Determina la disposicin
final

Actualiza y enva el Listado

Maestro de Registros

Enva a Secretara

Publica y actualiza la
Web

FIN

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FECHA DE REVISION

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

Conocimiento y Comprensin de la
Entidad a auditar

Objetivos y Alcance de la
auditoria

Responsable: Auditor

Responsable: Auditor

revio a la elaboracin del plan de auditoria, se debe

investigar todo lorelacionado con la entidad a auditar,
para poder elaborar el plan enforma objetiva. Este
anlisis debe contemplar: su naturaleza operativa,su
estructura organizacional, giro del negocio, capital,
estatutos deconstitucin, disposiciones legales que la
rigen, sistema contable queutiliza, volumen de sus
ventas, y todo aquello que sirva paracomprender
exactamente cmo funciona la empresa.

Los objetivos indican el propsito por lo que es

contratada la firma deauditoria, qu se persigue
con el examen, para qu y por qu. Si es conel
objetivo de informar a la gerencia sobre el estado
real de la empresa,o si es por cumplimiento de los
estatutos que mandan efectuarauditorias
anualmente, en todo caso, siempre se cumple
con el objetivode informar a los socios, a la
gerencia y resto de interesados sobre lasituacin
encontrada para que sirvan de base para la toma
dedecisiones.

Anlisis de los Riesgos y la Materialidad

Responsable: Auditor

Para controlar los gastosy planear la ganancia, el

ejecutivo de ventas,previa consulta con el personal
investigador del mercado con el de contabilidad y el
de presupuestos, debecalcular el volumen probable
de ventas y sus costos para todo el ao.

Tcnicas para la Recopilacin de

Evidencias
Responsable: Auditor

Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba

que el contadorpblico utiliza para comprobar la
razonabilidad de la informacinfinanciera que le
permita emitir su opinin profesional

Planeacin Especfica de la
Auditoria

10

Hallazgos
Responsable: Auditor

Anlisis Preliminar del Control Interno

Responsable: Auditor

Las Pruebas de Auditoria

Responsable: Auditor

Son tcnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la

obtencin deevidencia comprobatoria.Las pruebas pueden
ser de tres tipos:i) Pruebas de Control j) Pruebas
Analticask) Pruebas SustantivasLas pruebas de control
estn relacionadas con el grado de efectividaddel control
Este anlisis reviste de vital importancia en esta etapa, interno imperante.Las pruebas analticas se utilizan
porque de suresultado se comprender la naturaleza y haciendo comparaciones entre dos oms estados
financieros o haciendo un anlisis de las razonesfinancieras
extensin del plan de auditoriay la valoracin y
oportunidad de los procedimientos a utilizarse duranteel de la entidad para observar su comportamiento.Las
pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta
examen.
enparticular en busca de evidencias comprobatorias.
Ejemplo, un arqueode caja chica, circulacin de saldos de
los clientes, etc

Elaboracin de Programa de Auditoria

7

Responsable: Auditor

Para cada auditoria que se va a practicar, se

debe elaborar un plan.Esto lo contemplan las
Normas para la ejecucin. Este plan debe
sertcnico y administrativo. El plan administrativo
debe contemplar todo loreferente a clculos
monetarios a cobrar, personal que conformarn
losequipos de auditoria, horas hombres, etc

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Evidencia de Auditoria
8

Responsable: Auditor

Responsable: Auditor

Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus

manos elprograma detallado de los objetivos y procedimientos Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier informacin
de auditoria objetode su examen.Ejemplo: si un auditor va a
que utiliza elauditor para determinar si la informacin
examinar el efectivo y otro va a examinar lascuentas x cobrar, cuantitativa o cualitativa quese est auditando, se presenta
cada uno debe tener los objetivos que se persiguencon el
de acuerdo al criterio establecido".La Evidencia para que
examen y los procedimientos que se corresponden para el
tenga valor de prueba, debe ser Suficiente,Competente y
logrode esos objetivos planteados. Es decir, que debe haber Pertinente. Tambin se define la evidencia, como la prueba
un programa deauditoria para la auditoria del efectivo y un
adecuada de auditoria.La evidencia adecuada es la
programa de auditoria parala auditoria de cuentas x cobrar, y informacin que cuantitativamente essuficiente y apropiada
as sucesivamente. De esto se deduceque un programa de
para lograr los resultados de la auditoria y
auditoria debe contener dos aspectosfundamentales: Objetivos quecualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para
de la auditoria y Procedimientos a aplicardurante el examen de
inspirarconfianza y fiabilidad.
auditoria.

Preparacin del Informe

11

Responsable: Auditor

El informe de Auditora debe contener a lo menos:1- Dictamen

sobre los Estados Financieros o del rea
administrativaauditada.2- Informe sobre la estructura del
de Gestin-Prohibida
su reproduccin
parcialde
o total
Se considera que los hallazgos en Sistema
auditoria
son
Control Interno
la entidad.3- Conclusiones y
de la compaa
las diferenciassignificativas encontradasDocumento
en el para uso exclusivo
recomendaciones resultantes de la Auditora.4- Deben
detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos
trabajo de auditoria con relacin a lonormado o a
encontrados.En esta fase se analizan las comunicaciones que
lo presentado por la gerencia
se dan entre la entidadauditada y los auditores, es decir: a)

Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba

que el contadorpblico utiliza para comprobar la
razonabilidad de la informacinfinanciera que le
permita emitir su opinin profesional

Se considera que los hallazgos en auditoria son

las diferenciassignificativas encontradas en el
trabajo de auditoria con relacin a lonormado o a
lo presentado por la gerencia

El informe de Auditora debe contener a lo menos:1- Dictamen

sobre los Estados Financieros o del rea
administrativaauditada.2- Informe sobre la estructura del
Control Interno de la entidad.3- Conclusiones y
recomendaciones resultantes de la Auditora.4- Deben
detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos
encontrados.En esta fase se analizan las comunicaciones que
se dan entre la entidadauditada y los auditores, es decir: a)
Comunicaciones de la Entidad, y b) Comunicaciones del
auditor

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DOCUMENTOS RELACIONADOS
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NOMBRE DEL DOCUMENTOS

TIEMP DE RETENCION
ARCHIIO INCATIVO

ARCHIVO ACTIVO

formato de solicitud de registros

1 aos

1 ao

procedimiento manejo de archivo inactivo

1 aos

1 ao

HISTORIAL DE CAMBIOS
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0

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CAMBIO REALIZADO

APROB

Nov-14

creacin del documento

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