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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ANEXO N 33
Elaborado por:
Verastegui
Revisado por:
Velasquez
Aprobado por:
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
INTRODUCCION
Los objetivos bsicos del presente manual es lograr que cada empleado dentro de la empresa este claro de
todas las funciones que tiene que cumplir el puesto que ocupa; de las relaciones del puesto con los otros
puestos y departamentos. Adems de esto, el departamento de Recursos Humanos podr realizar un
trabajo mas eficiente en la contratacin de personal, ya que cada puesto tiene descrito los requisitos
necesarios para el mismo.
Por tanto, esta dirigido para la que gerencia administrativa lo aplique en toda la empresa y en cada puesto
existente, tendr una vigencia de 2 aos sujeta a revisiones periodicas cada 6 meses, para detectar
variaciones en los puestos o alguna necesidad de ampliacin o reduccin dentro o fuera de los niveles
jerarquicos. Asclaramos que la buena organizacin dentro de la empresa es solo uno de los muchos
factores concurrentes en el xito organizacional de la empresa y no por si sola la respuesta a todos los
males de la empresa.
i.
MISION
La misin del Supermercado Ferretero Ferromundo S.A. es satisfacer las necesidades de los clientes de la
ciudad de La Paz y cubrir las expectativas de servicio que el mismo cliente exija.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ii.
VISION
Ser reconocidos como empresa lder dentro del ramo minorista en artculos de ferretera y aledaos,
principalmente por la atencin que se le brinde al cliente. Utilizando al mximo las caractersticas tanto
tcnicas como humanas de nuestra compaa, proveeremos productos y servicios que sern determinados
por las necesidades de nuestros clientes brindndoles una solucin de la mas alta calidad, completa y a
tiempo.
iii.
FILOSOFIA INSTITUCIONAL
CALIDAD
Creemos que nuestra principal responsabilidad y trabajo, es ofrecer el nivel mas elevado de calidad, a fin
de que nuestros clientes perciban el rendimiento justo de los productos que comercializamos.
RESPONSABILIDAD
Generamos y exigimos responsabilidad total de nosotros mismos, para como partir el beneficio de ser
reconocidos por nuestros clientes y la competencia.
SEGURIDAD
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Brindamos seguridad a nuestros clientes al realizar lo que mejor sabemos hacer en funcin a un estndar
elevado de calidad, desde nuestros empleados hasta los productos que ofrecemos, desarrollando y
progresando con un sentido de pertenencia a Supermercado de Ferreteria Ferromundo S.R.L.
Anticipar y satisfacer las necesidades de los clientes, de manera rpida y precisa, con productos de optima
calidad, con mucho mas amplitud y profundidad.
TRABAJO EN EQUIPO
Nuestra constante preocupacin es proporcionar un ambiente de trabajo que fomente el trabajo en equipo,
motive y comprometa a los empleados a un enfoque de calidad integral, a partir del desarrollo y
desempeo personal hasta la optimizacin del esfuerzo corporativo en los procesos y productos que
ofrecemos.
RENTABILIDAD
Somos responsables de crear un valor consisitente y sustentable de nuestros negocios a partir de elevados
niveles de rentabilidad.
iv.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
v.
Amor
Fraternidad
Responsabilidad
Puntualidad
Compromiso
a.
POLITICAS ORGANIZACIONALES
RESPONSABILIDAD DE GESTION
CONFIABILIDAD ORGANIZACIONAL
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
La primera fortaleza del Supermercado de Ferreteria Ferromundo S.R.L. radica en la confianza que
puede generar en la poblacin en general. Por ello, todos sus actos estn orientados a garantizar en
accionar transparente, coherente con sus fines y responsabilidades.
b.
POLITICAS INSTITUCIONALES
Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual debern
conocer los procedimientos a fin de orientarlos.
Es responsabilidad de todos los integrantes brindar trato justo y esmerado, asi como la mejor
atencin y servicio al cliente.
Mantener un inventario de artculos para venta, suficiente para la satisfaccin del mercado,
adems de ser reconocidos por su calidad y garanta.
Realizar todo trabajo con excelencia, fomentando la comunicacin y coordinacin entre todos
los departamentos de la empresa.
vi.
OBJETIVOS
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
a.
OBJETIVOS PRINCIPALES
Grafico N
Objetivos Principales
1
Atender una
necesidad
fisiolgica de la
sociedad, del
mercado o del
cliente.
Generar riqueza,
agregar valor a
travs de los socios
y de la sinergia de
esfuerzos.
Distribuir
adecuadamente la
riqueza generada
entre los socios
creadores.
b.
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Mejorar cada dia la calidad de nuestros productos, para beneficio de nuestros clientes.
Reducir al mximo los costos de produccin para poder ofrecer nuestros productos a los
precios mas bajos del mercado
c.
OBJETIVOS INDIVIDUALES
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
1.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El siguiente organigrama muestra la organizacin formal, y los vnculos de autoridades que tendr el
Supermercado de Ferreteria Ferromundo S.R.L. al inicio de sus actividades:
Grafico N
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL SUPERMERCADO DE FERRETERIA GALBA S.R.L.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
2.
2.1.
OBJETIVOS
2.2.
ALCANCE
En el presente Manual de Organizacin y Funciones se describen cada una de las areas y unidades
organizacionales que conforman la estructura actual de la empresa.
3.
3.1.
AREA:
GERENCIA GENERAL
GENERAL
CODIGO:
GG
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
GERENTE GENERAL
Funcion General:
Direccion y Administracion general de la empresa.
DEPENDENCIA:
SOCIOS DE LA EMPRESA
COORDINACION:
INTERNA: Gerencia de Ventas y Gerencia
Administrativa
EXTERNA: Proveedores, clientes, empresas
publicitarias
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1.
2.
3.
4.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
3.2.
AREA:
CODIGO:
G ADM-FIN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Funcion General:
Planifica, organiza, dirige y controla las actividades administrativas y financieras
requeridas por las
diferentes areas de la empresa.
DEPENDENCIA:
COORDINACION:
GERENTE GENERAL
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas y las relaciones
con la prestacion
de servicios generales requeridos por las diferentes areas que lo conforman.
2. Dar seguimiento y evaluar las actividades realizadas por los departamentos que los
integran.
3. Elaborar el presupuesto anual de la empresa.
4. Garantizar la correcta aplicacin de las operaciones contables.
5. Formular, evaluar y proponer a la gerencia politicas y normas de funcionamiento que
regulen la actividad
financiera y administrativa.
6. Presentar los Estados Operativos Financieros y sus comentarios.
7. Realizar proyecciones financieras con fines de reinvertir sus utilidades para
incrementar sus inventarios
y ampliar sus programas de credito.
8. Preparar el informe de disponibilidad en bancos.
3.2.1.
AREA:
GENERAL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CODIGO:
DEP CONT.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
CONTADOR GENERAL
Funcion General:
Coordinar y dirigir las operaciones contables de la empresa.
DEPENDENCIA:
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
COORDINACION:
INTERNA: Gerencia Administrativa,
Responsable de
Importacion, rsponsable de RRHH
EXTERNA: Banco, clientes, Proveedores, Fisco,
Alcaldia, etc.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Planificar, organizar, controlar y ejecutar la aplicacin de los registros contables y
financieros.
2. Elaborar mensualmente los estados financieros y conciliaciones bancarias.
3. Dar seguimiento a las normas y politicas contables, segn los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
4. Elaborar el plan de trabajo contable mensual.
5. Realizar periodicamente los inventarios de materiales, equipos de oficina.
6. Informar a la gerencia administrativa sobre el desarrollo de sus actividades.
7. Llevar las cuentas por cobrar al dia.
8. Elaborar la emision de cheque programados por el gerente administrativo financiero
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
3.2.2.
AREA:
GENERAL
CODIGO:
DCC
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
RESPONSABLE DE CARTERA Y
COBRO
Funcion General:
Dirige, controla y autoriza las cuentas por cobrar de clientes de credito.
DEPENDENCIA:
COORDINACION:
INTERNA: Gerente Administrativo
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
GERENCIA ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
3.2.3.
AREA:
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
GENERAL
CODIGO:
DEP INF.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
RESPONSABLE DE INFORMATICA
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Funcion General:
Dirigir, coordinar y ayudar a los usuarios del sistema computarizado.
DEPENDENCIA:
COORDINACION:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Apoyo tecnico a los usuarios del sistema de computacion.
2. Elaboracion diaria de informes solicitados por diversos departamentos.
3. Creacion de programas para agilizar y mejorar el trabajo de los diversos
departamentos.
4. Hacer copias de respaldo de las actividades realizadas en el dia.
5. Velar por el correcto funcionamiento del hardware y software del sistema
computarizado.
3.2.4.
AREA:
GENERAL
CODIGO:
DEP RR.HH
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Funcion General:
Relacion constante con todos los jefes de area y empleados de la empresa.
DEPENDENCIA:
COORDINACION:
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Programar la compra de papeleria y articulos de oficina en la empresa.
2. Distribucion de los articulos de papeleria y articulos de oficina a los distintos
departamentos.
3. Elaboracion de la planilla de pago para empleados.
4. Coordinar y dirigir las actividades referentes a la realizacion de seminarios de
capacitacion para empleados.
5. Llevar un archivo correspondiente a los expedientes de los empleados, asi como
tambien un banco de
datos de los aspirantes para puestos.
3.2.5.
AREA:
GENERAL
DEP CONT.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
BODEGA.
Funcion General:
Responsable de entrega de materiales, atiende reclamos de clientes, coordina
actividades de la bodega,
coordina pedidos de relleno, es el encargado del inventario de bodega y vela por la
existencia de articulos.
DEPENDENCIA:
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
AREA:
GENERAL
CODIGO:
DEP CONT.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
DESPACHADOR DE BODEGA
Funcion General:
Despacho de Mercaderia
DEPENDENCIA:
RESPONSABLE DE BODEGA
N personas en el puesto: 4
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1.
2.
3.
4.
5.
7.
8.
9.
AREA:
GENERAL
CODIGO:
DEP CONT.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
BODEGUERO
Funcion General:
Recepcion de Mercaderia
DEPENDENCIA:
RESPONSABLE DE BODEGA
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Supervisar las actividades operativas de entrada de bodegas.
2. Recepcion de Mercaderia en la tienda.
3. Orden y entrega de las facturas del dia.
4. Ordena y clasifica los productos de su area.
10.Programar y coordinar los inventarios fisicos en bodega.
11.Supervisar los inventarios fisicos en bodega.
12.Analizar problemas que enfrentan las areas de bodega.
13.Dar seguimiento a las metas de bodega por mes.
AREA:
GENERAL
CODIGO:
DEP CONT.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
CHOFER
Funcion General:
Conducir el camion para entregar mercaderia a los clientes a domicilio, traslados de
pedidos a
otras bodegas, botar la basura.
DEPENDENCIA:
DESPACHADOR DE BODEGA
FUNCIONES ESPECIFICAS:
14.Recibe materiales de bodega que entrega a los clientes .
15.Realiza ruta con el despachador de bodega .
16.Responsable del mantenimiento del camion.
3.3.
AREA:
GERENCIA DE VENTAS
VENTAS
CODIGO:
GTE VTA
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
GERENTE DE VENTAS
Funcion General:
Dirige, controla y supervisa a los supervisores de venta y compras, realiza ventas.
DEPENDENCIA:
GERENTE
GENERAL
COORDINACION:
INTERNA: Gerencia General, Gerencia Administrativa
Financiera.
EXTERNA: Clientes, Publicidad.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Programar, dirigir y controlar las actividades de los departamentos bajo su
coordinacion.
2. Planifica la compra de materiales a proveedores
3. Administra operaciones de ventas, realiza ventas de paquetes a compaias
constructoras y supervisa
las actividades de los vendedores.
4. Cumplir con las politicas, normas y procedimientos establecidos por la gerencia
general.
5. Elaborar planes de ventas en conjunto con la gerencia general.
6. Supervisar los trabajos realizados por los vendedores.
7. Revisar las estrategias de venta.
8. Velar por que se cumplan los objetivos y metas del area de la Gerencia de
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
3.3.1.
AREA:
DEPARTAMENTO DE VENTAS
GENERAL
CODIGO:
VEND.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
VENDEDOR
Funcion General:
Realizar ventas al contado y credito.
DEPENDENCIA:
COORDINACION:
GERENTE DE VENTAS
N EMPLEADOS:
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Presentarse todos los dias a laborar.
2. Realizar todas las ventas diarias
3. Mantenimiento de los productos de su area, entiendase limpieza, etiquetado y
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
4.
5.
6.
7.
acomodado.
Atencion a los clientes que ingresan al local
Realizacion de cotizacion a clientes.
Realizacion de la facturacion de pedidos.
Seguimiento del comportamiento de compras de los clientes.
AREA:
GENERAL
CODIGO:
CJRO:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
CAJERO
Funcion General:
Realizar la facturacion de las ventas al contado y credito.
DEPENDENCIA:
COORDINACION:
GERENTE DE VENTAS
N EMPLEADOS:
FUNCIONES ESPECIFICAS:
8. Presentarse todos los dias a laborar.
9. Realizar la facturacion de todas las ventas diarias
10.Mantenimiento de los productos de su area, entiendase limpieza, etiquetado y
acomodado.
11.Atencion a los clientes que ingresan al local
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
3.3.2.
AREA:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
GENERAL
DENOMINACION DEL
CARGO:
JEFE DE
COMPRAS
Funcion General:
Encargado de la realizacion de compras extranjeras y locales.
DEPENDENCIA:
GERENTE DE
VENTAS
COORDINACION:
INTERNA: Gerente General, Vendedores, Contador
general,
Importaciones, Informatica.
EXTERNA: Proveedores internos y externos.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Planificar, organizar y dirigir las actividades de compras de articulos extranjero y
nacionales.
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES
2.
3. Negociar con los proveedores extranjeros para la compra de articulos.Canaliza
los reuqerimientos
de compras realizados por el gerente de ventas.
4. Revisa y analiza cotizaciones, en concepto de precio y calidad de articulo..
5. Constatar la entrada a bodega de los articulos pedidos.
6. Elabora ordenes de compra a proveedores.
3.3.3.
AREA:
DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES
GENERAL
CODIGO:
DEP IMP
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
RESPONSABLE DE IMPORTACIONES
Funcion General:
Dirige, controla y planifica las actividades concernientes a importaciones.
DEPENDENCIA:
GERENTE DE VENTAS
COORDINACION:
INTERNA: Gerente de Ventas, Gerente
Administrativo Financiero, Responsable de
Compras
EXTERNA: Proveedores.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
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ORGANIZACIN Y FUNCIONES