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PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL EN LA REALIZACIN DE


LAS OPERACIONES DE VENTAS Y SERVICIOS EN LA EPS AGROPATRIA
EL TIGRE I, ESTADO ANZOTEGUI
Proyecto Sociointegrador como Requisito Parcial para Optar al Ttulo de
Licenciado en Administracin

Asesor Metodolgico: Econ. M.Sc. Yolanda Verde


Asesor Tcnico: Econ. M.Sc. Yolanda Verde
Autores
T.S.U. Baena, Seleidiner
T.S.U. Espaa, Kerlys
T.S.U. Lista, Liliana
T.S.U. Marcial, Yenira
T.S.U. Medina, Williams
T.S.U. Milln, Jos
T.S.U. Quijada, Joanglys

CI:11.658.10
3
CI:15.347.79
2
CI:16.249.03
0
CI:16.573.41
7
CI:14.641.22
1
CI:12.437.44
7
CI:15.126.16
8

T.S.U. Tiapa, Hildimar


T.S.U. Velsquez, Marjorie

CI:16.499.79
5
CI:12.017.28
0

Seccin: A-02

EL TIGRE, OCTUBRE DE 2012

ACTA DE APROBACIN DEL PROYECTO SOCIOINTREGRADOR POR


EL COLECTIVO DOCENTE ASESOR TCNICO Y METODOLGICO

Proyecto

Sociointegrador

realizado

por

los

Tcnicos

Superiores

Universitarios: Baena, Seleidiner, Espaa, Kerly, Lista, Liliana, Marcial, Yenira,


Medina, Williams, Milln, Jos, Quijada, Joanglys, Tiapa, Hildimar y Velsquez,
Marjorie; titulado: Propuesta de un manual de normas y procedimientos
administrativos para el control en la realizacin de las operaciones de ventas y
servicios en la EPS Agropatria El Tigre I, Estado Anzotegui, y aprobado en
nombre del Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui, por el
siguiente Colectivo de Docentes, en la ciudad de El Tigre, a los a los once (11) das
del mes de octubre del Ao 2012.

II

___________________________
Econ. M.Sc. Yolanda Verde
Asesor Tcnico
C.I: 8.458.685

ACTA DE APROBACIN DEL JURADO EVALUADOR DEL PROYECTO


SOCIOINTEGRADOR

En nuestro carcter de jurado evaluador del Proyecto Sociointegrador


presentado por los Tcnicos Superiores Universitarios: Baena, Seleidiner, Espaa,
Kerly, Jimnez, Engelber, Lista, Liliana, Marcial, Yenira, Medina, Williams, Milln,
Jos, Quijada, Joanglys, Tiapa, Hildimar y Velsquez, Marjorie; titulado Propuesta
de un manual de normas y procedimientos administrativos para el control en la
realizacin de las operaciones de ventas y servicios en la EPS Agropatria El
Tigre I, Estado Anzotegui como requisito parcial para optar al ttulo de: Licenciado
en Administracin, consideramos que dicho proyecto rene los requisitos y mritos
suficientes para ser sometido a la presentacin pblica por el siguiente Jurado
Evaluador, en la ciudad de El Tigre, a los a los once (11) das del mes de octubre del
Ao 2012.

III

____________________________
Lcda. Yensy Torres
Representante de la EPS
C.I. 18.861.737

______________________________
T.S.U. Rafael Villegas
Representante de la EPS
C.I. 3.053.369

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL EN LA REALIZACIN DE
LAS OPERACIONES DE VENTAS Y SERVICIOS EN LA EPS AGROPATRIA
EL TIGRE, I. ESTADO ANZOTEGUI
Autores:
T.S.U. Baena, Seleidiner
T.S.U. Espaa, Kerlys
T.S.U. Lista, Liliana
T.S.U. Marcial, Yenira
T.S.U. Medina, Williams
T.S.U. Milln, Jos
T.S.U. Quijada, Joanglys
T.S.U. Tiapa, Hildimar
T.S.U. Velsquez, Marjorie
Asesor Metodolgico:
Asesor Tcnico: Econ. M.Sc. Yolanda Verde
Fecha: 11 de Octubre del Ao 2012
RESUMEN
Para una afectiva direccin y control de los procedimientos administrativos en una organizacin, se
requiere una planificacin previa de las funciones asignadas a desarrollar a nivel de cada uno de sus
departamentos, as como de las estrategias a implementar para la evaluacin de los mismos, y en
funcin de ello, determinar si los objetivos propuestos se logran de acuerdo a lo planificado. La
empresa Agropatria El Tigre I, no cuenta con un instructivo por escrito que describa los
procedimientos administrativos en las operaciones de ventas y servicios relacionados con la actividad
agrcola, lo cual genera que el personal encargado de la ejecucin de las mismas, desconozca los pasos
a seguir para su realizacin. En funcin de lo anterior, el objetivo del presente proyecto es Proponer
un Manual de Normas y Procedimientos que describa de manera detallada cada una de estas
actividades, que permita a esta organizacin, ofrecer un mejor servicio a pequeos y medianos
productores agrcolas, que a su vez, contribuyen con el desarrollo agroindustrial de la regin y del pas,

IV

con miras a alcanzar la soberana alimentaria impulsada por el gobierno revolucionario liderado por el
comandante presidente Hugo Chvez Fras. En la presente investigacin se consult material
bibliogrfico contentivo de informacin relacionada con los manuales de normas y procedimientos.
Una vez obtenida dicha informacin, se implement la investigacin de campo, procedindose a
observar la ejecucin de cada una de las funciones administrativas relacionada con las Actividades de
Ventas y Servicios de la empresa Agropatria El Tigre I. para proceder a elaborar el manual, el cual
servir de gua y apoyo en la realizacin de las actividades diarias, y a su vez, aumentar la eficiencia
organizacional para la prestacin de un mejor servicio en materia agrcola.
Descriptores: Proponer, Funciones Administrativas, Direccin, Control, Manual de Normas y
Procedimientos, Investigacin de Campo y Descriptiva, Comunidad.

NDICE GENERAL
Acta de aprobacin del proyecto socio-integrador por el colectivo docente
asesor tcnico y metodolgico...
Acta de aprobacin por el jurado evaluador..........
Resumen........
ndice General....
INTRODUCCIN.
I
DIAGNSTICO....
1.1 Exploracin Inicial. .
1.2 Dimensiones
1.3 Diagnstico Integral
1.4 Herramientas para la Priorizacin del Problema.
1.5 Criterios para la Priorizacin del Problema
1.6 Seleccin del Problema
II
EL PROBLEMA...........
2.1 Planteamiento del Problema
2.2 Objetivos del Proyecto.
2.3 Justificacin del Proyecto
2.4 Propsito del Manual...
2.5 Alcance y Limitaciones...
III
MARCO TERICO REFERENCIAL......
3.1 Antecedentes
3.2 Fundamentacin Terica..
3.3 Fundamentacin Legal.
IV
REFERENTES METODOLGICOS...
4.1.
4.1 Tipo de Investigacin...
4.2.
4.2 Diseo de la Investigacin...
4.3.
4.3 Cobertura Poblacional y Geogrfica del Proyecto...
4.4.
4.4 Tcnicas e Instrumento de Recoleccin de Datos...
4.5.
4.5 Valores de Contenido y Confiabilidad de los Instrumentos....
4.6.
4.6 Tcnicas de Anlisis de Datos.
V
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS Y SERVICIOS...
V

ii
iii
iv
v
1
4
4
8
13
13
14
14
15
15
16
17
17
18
19
19
21
29
34
34
36
37
38
39
40
43

CONCLUSIONES.....
RECOMENDACIONES........
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y ELECTRNICAS....
ANEXOS...

65
67
68
70

NDICE DE ANEXOS
ANEXO
1
2
3
4
5
6
7
8
9

10

Vista Principal de la Empresa Agropatria El Tigre....


Atencin al Pblico....
Proceso de Facturacin......
Manejo Inadecuado de Archivos....
rea de Almacn de la Empresa....
rea de Caja de la Empresa....
Conociendo Parte de los Productos que se Manejan en la Empresa..
Charlas Para Brindar Orientacin al Personal sobre la Importancia
del uso del Manual de Procedimientos.....
Entrega de Folletos Contentivos de Informacin Relacionada con la
Importancia del Manual de Normas y Procedimientos para la
Efectiva Ejecucin de las Actividades Administrativas en la
Organizacin.......
Conversatorio entre los trabajadores sobre la importancia de sus
funciones administrativas para las operaciones de ventas y
prestacin de servicios en la empresa Agropatria El Tigre, I y cierre
del proyecto

Pendiente por Modificar los modulo

VI

Pg.
71
72
73
74
75
76
77
78

79

80

NDICE DE CUADROS
CUADRO
Pg.
N 1
Relacin del Problema con las Lneas de Investigacin PNF y con
el Plan Nacional Simn Bolvar......
11
N 2
Priorizacin del Problema..
13
N 3
Cronograma de Actividades. 41

VII

VIII

INTRODUCCIN
En la actualidad las empresas, independientemente de su actividad comercial,
tienen la necesidad de poder controlar sus actividades, ms concretamente, los
resultados obtenidos, para ello es necesario que exista un sistema de direccin y
control, que permita medir, valorar e informar el cumplimiento y la evolucin de los
objetivos fijados, as como promover la evolucin futura de los mismos ayudando a
mejorar el cumplimiento de estos, a los diferentes responsables.
De igual forma, existen instrumentos administrativos que bien pueden
utilizarse a fin de garantizar esta condicin, este es el caso de los manuales, los cuales
ofrecen toda la informacin correspondiente a los procedimientos a efectuarse dentro
en la empresa o un rea especfica de la misma.
Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en los procesos
administrativos, se destacan los manuales; ya que facilitan el aprendizaje al personal,
proporcionando la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada uno de
los procesos, fundamentalmente en el mbito de su ejecucin, pues son una fuente de
informacin que trata de mejorar y orientar los esfuerzos.
En virtud de la problemtica detectada en la empresa Agropatria El Tigre I,
sobre la falta de informacin por escrito para el manejo administrativo de las
operaciones de ventas de productos y prestacin de servicios por parte de esta
organizacin a pequeos y medianos productores agrcolas, el presente proyecto tiene
como objetivo, Proponer un manual de normas y procedimientos administrativos
para el control en la realizacin de las operaciones de ventas y servicios en la
EPS Agropatria El Tigre I, Estado Anzotegui , por cuanto constituir una
herramienta clave para el manejo de las actividades en dicha empresa, as como
tambin, para coordinar las labores que all se realizan.

El presente proyecto tambin representa un aporte terico-prctico de gran


importancia no slo para la organizacin, sino tambin para la comunidad que se
beneficia de los servicios que ofrece en materia agrcola, constituida por pequeos y
medianos productores en el ramo.
La metodologa empleada, estuvo basada en observaciones continuas a las
actividades realizadas en la empresa Agropatria El Tigre I, posteriormente se realiz
un anlisis a dichas actividades mediante entrevistas efectuadas al personal que all
labora para conocer sobre los procedimientos administrativos que realizan
actualmente para cumplir con las operaciones de ventas y servicios, as como tambin
la revisin de fuentes bibliogrficas para obtener el soporte tcnico requerido para el
desarrollo del manual.
El presente proyecto se desarrolla de acuerdo a las siguientes fases:

Diagnstico de la Comunidad Objetivo: En donde se seala la resea


histrica, plan estratgico, misin y visin de la comunidad, as como las
dimensiones: fsicos espaciales, demogrficos, polticos, econmicos,
culturales, ambientales y sus potencialidades. Tambin se dan a conocer los
problemas vinculados a las lneas de investigacin y al Plan Nacional de
Desarrollo Econmico y Social Simn Bolvar.

Identificacin del Problema: En donde se plantea el problema detectado en la


comunidad, los objetivos y la justificacin del proyecto.

Referentes Tericos: La cual contiene antecedentes, bases tericas y legales


que sustentan los objetivos planteados en el proyecto para dar solucin al
problema detectado.

Referentes Metodolgicos: Donde se describe la modalidad o tipo de


investigacin implementada para la ejecucin del proyecto, as como la accin
participativa, diseo de la investigacin, cobertura poblacional y geogrfica
del proyecto y las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos.

Plan de Accin: Donde se seala la presentacin del producto o servicio.

Conclusiones obtenidas de la investigacin y las recomendaciones sugeridas


al respecto.

Por ltimo, las referencias bibliogrficas y electrnicas y los anexos que


ilustran las actividades desarrolladas dentro del proyecto.
El desarrollo del presente proyecto se vio limitado por la falta de organizacin

de la empresa Agropatria El Tigre I, para el cumplimiento de sus funciones


administrativas, precisamente por no contar con un manual que describa estas
actividades, sin embargo, se logr recopilar informacin necesaria para estructurar un
manual que seale de manera detallada cada uno de los procedimientos relacionados
por las operaciones de ventas y servicios por parte de esta organizacin, con miras a
brindar una mejor asesora a pequeos y medianos productores agrcolas.

CAPTULO I
DIAGNSTICO
1.1. Exploracin Inicial
Caractersticas de la Empresa Agropatria
Es una empresa de produccin social, auto sustentable, donde no existe
tercerizacin, brinda prioridad a los pequeos y medianos productores, ofreciendo
insumos de ptima calidad, asistencia tcnica con productos agroqumicos de bajo
impacto ambiental, los cuales no son txicos, as como atencin en la banca tanto
pblica como privada.
Modo de organizacin de la empresa
La empresa Agropatria El Tigre I; cuenta con un coordinador y un
administrador que est al frente de las operaciones y actividades realizadas en la
misma, un cajero, personal de seguridad, especialistas en ventas, jefes de almacn,
impulsadores y obreros.
Actividad Econmica
La empresa Agropatria, produce, distribuye y almacena insumos agrcolas,
productos veterinarios y para la pesca artesanal aparte de gestionar, desarrollar,
garantizar y ejecutar el abastecimiento intercambio y distribucin de insumos
Agropecuarios mediante:
1- La produccin industrial de fertilizantes, agroqumicos, semillas, productos
para la salud pblica y animal.
2- Produccin de maquinarias, equipos, implementos e infraestructura agrcola.
3- Prestacin de servicio, transporte de insumos, centro de abastecimiento y
agrotiendas a nivel nacional
4

Polticas pblicas de la Empresa


Agropatria, cumple con coadyuvar con las polticas del Estado Venezolano
que desarrollan la agricultura sustentable como base de la soberana agroalimentaria
mediante la implementacin de los mecanismos necesarios para negociar
directamente en el mercado internacional as como tambin la realizacin de
convenios de crditos que beneficien a las comunidades mediante las Agrotiendas
que suministran insumos, a fin de garantizar al pequeo y mediano productor el
acceso oportuno de bienes de calidad

a menor precio, los que no podan ser

adquiridos mediante la produccin interna.


Resea Histrica de la Empresa
Agroislea C.A era una empresa privada capitalista fundada en el ao 1955
por Enrique Fraga Alfonso, contaba con ms de 60 delegaciones en toda Venezuela,
con un control absoluto y monopolstico del mercado de semillas y fertilizantes. Esta
empresa privada venia practicando la especulacin el acaparamiento, el
desabastecimiento, el no respeto al medio ambiente y la competencia desleal.
Mantena una relacin feudal con los pequeos productores Venezolanos.
Este oligopolio transnacional usaba prstamos agrcolas que le conceda el
Estado al 6% para luego transferirlos al campesinado en forma de crditos al
16%,convirtindose entonces en una entidad financiera especuladora sin estar
legalizada para ello.
En otros casos, la empresa

Agroislea venda fertilizantes a precios

triplicados cuando en su mayora esos productos provenan de la petroqumica de


Venezuela (PEQUIVEN) adquiridos a precios regulados, otras de las prcticas
empresariales irregulares de Agroislea uso y comercializacin de agroqumicos

txicos prohibidos contaminantes altamente peligrosos para el ambiente, la naturaleza


el campesinado y la salud de los consumidores de alimentos.
Adicionalmente, el alto nivel de incidencia en la produccin nacional la
violacin de los derechos laborales, el incumplimiento de leyes fiscales entre muchos
otros exabruptos cometidos por el oligopolio de los Fraga, desencadenan el proceso
de nacionalizacin en AGROISLEA C.A el 3 de Octubre del 2010. Cuando el
Comandante Presidente Hugo Rafael Chvez Fras en Gaceta Oficial nmero 39.523
Decreto N 7.700 bajo la figura de recuperacin forzosa, da nacimiento a
AGROPATRIA.
A partir de ese momento, se inicia el proceso de control operativo cambio de
modelo de gestin sustitucin del paradigma establecidos y reordenamiento de la red
de distribucin y colocacin de insumos agrcolas conformada por AGROISLEA Y
CVA-ECISA, dndose por iniciado el nacimiento de AGROPATRIA, con 112
sucursales distribuidas en el territorio nacional.
La empresa AGROISLEA, inici sus operaciones en la ciudad de El Tigre
en el ao 2001.

Operando como empresa privada. En el ao 2010, el Estado

venezolano mediante una resolucin presidencial se decide expropiar o nacionalizar


la empresa Agroislea C.A. la cual pasara a fusionarse como empresa pblica segn
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.529, la cual opera en
la zona con el nombre de AGROPATRIA EL TIGRE I desde el 10 de Octubre del
ao 2010, bajo la direccin de la Lcda. Riblia Virginia Rodrguez Durn, quien
asumi la presidencia de esta organizacin desde entonces.
AGROPATRIA es una empresa socialista del Estado venezolano encargada de
la distribucin y almacenamiento de insumos agropecuarios con asesora tcnica
directa al productor que cuenta con Agrotiendas Socialistas en todos los municipios
del territorio nacional ubicados estratgicamente siendo su objetivo principal, prestar
6

servicios oportunos e inmediatos de Insumos y productos agrcolas para los pequeos


y medianos productores, ofreciendo bio-plaguisidas, controladores biolgicos, abonos
orgnicos, semillas, frmacos veterinarios, fertilizantes, productos para la pesca
artesanal, con el fin de reducir los costos de produccin y as coadyuvar con la
seguridad Agroalimentaria de nuestra patria.
Potencialidades
Al establecerse esta planta para la venta de rubros agrcolas, surge como una
alternativa para aumentar la productividad del empleo en la agricultura y aumentar la
competitividad entre las empresas agrcolas, promoviendo negocios potenciales, con
mayor valor agregado.
La empresa Agropatria El Tigre I, tiene actualmente la capacidad de
Proyectarse como empresa pionera en la atencin hacia pequeos y medianos
productores, brindando oportuna asesora a los agroproductores que la requieren,
sobretodo a aquellos que desean iniciarse en la actividad agrcola. Para este fin la
organizacin cuenta con un ingeniero agrnomo y un mdico veterinario.

1.2. Dimensiones
a). Fsico Espaciales
La empresa AGROPATRIA EL TIGRE I, se encuentra ubicada en El Tigre,
Municipio Simn Rodrguez. Estado Anzotegui, concretamente en la Carretera
Nacional El Tigre - Pariagun. Su telfonos es: (0283) 2352822. La Tienda funciona
en galpones pertenecientes a la antigua Agroislea.

Cuenta con las siguientes dimensiones fsicas: Terreno completo: 6.992 m 2;


galpn competo: 857, 26 m2; paredn de Frente: 78,20 m2; paredones laterales: 84,30
m2. Est ubicada en la Carretera Nacional El Tigre Pariagun, ofreciendo servicios en
el rea agrcola, ofreciendo productos e insumos necesarios para el desarrollo de esta
actividad, y a la vez, brindando asesora a pequeos y medianos productores de la
zona.
b). Poltico
Agropatria El Tigre I, tiene siempre como objetivo fundamental, coadyuvar al
desarrollo agrcola de pequeos y medianos productores de la zona Sur del Estado
Anzotegui y del pas en general. Los miembros de esta organizacin estn inscritos
en el Partido Socialista Unido de Venezuela (PSUV).
c). Econmico
Ofrecer productos agrcolas de primera calidad al ms bajo costo a pequeos y
medianos productores de la zona. Agropatria El Tigre I, brinda apoyo a la misin
Agrovenezuela, mantiene convenios con Venezolana de Riego para facilitar las
labores relacionadas con el desarrollo agrcola de la zona.
d). Social
Siguiendo las instrucciones emanadas de las Gerencias de Comercializacin y
Fomento y Desarrollo Comunitario; y enmarcado dentro de los lineamientos y
objetivos de la Empresa, el esfuerzo de esta organizacin se ha dirigido a la atencin
de los pequeos y medianos productores, haciendo nfasis en aquellos participantes
de los programas Gubernamentales, especialmente el Fondo Para el Desarrollo
Agrario Socialista (FONDAS) y el Banco Agrcola de Venezuela (BAV), en varios
municipios de los estados Anzotegui y Monagas.
8

Agropatria El Tigre I, tiene una interrelacin directa con todos los


agroproductores de la zona, de manera individual y organizados en Cooperativas,
esforzndose bsicamente en el peso que posee la Agrotinda, como coadyuvante en
el logro de la Plusvala Social del productor, insertado en los programas agrcolas
promovidos por el Ejecutivo Nacional en la bsqueda de una verdadera Revolucin
Agrcola, cuyo objetivo final no es otro que encontrar el necesario Desarrollo
Agrcola Sustentable.
Orientados en este mismo sentido, se ha organizado jornadas especiales de
entrega, conjuntamente con el Fondo para el Desarrollo Agrario Socialista
(FONDAS) y el Banco Agrcola de Venezuela (BAV), en zonas agrcolas estratgicas
como son, el oeste del estado Monagas, nor-oeste de Anzotegui, especialmente en la
comunidades indgenas de Paraman, La Isla, Capachito, San Ramn, Areo, Viento,
entre otros, incorporando a este proceso, labores de asistencia tcnica, foros de
gestin agrcola, promoviendo la labor de la comunidad como contralor social a la
conformacin de comisiones de tica a fin de que los verdaderos productores eviten la
incorporacin de aprovechadores de oficio que solo juegan al fracaso del proceso.

Cabe agregar que se han establecido convenios con los programas de Soya en
el estado Monagas: Corporacin Venezolana Agraria (CVA), Fondo de Crdito Para el
Desarrollo del Estado Monagas (FONCREDEMO); y en el estado Anzotegui:
Corporacin Para el Desarrollo Agrcola y Rural Sustentable (CORDAGRO),
Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas (INIA), Instituto Nacional de
Desarrollo Rural (INDER), Fondo Nacional Para la Produccin Lechera
(FONAPROLE), Fundacin Para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnologa Agrcola
(FUNDAGRI); y con las Unidades de Produccin Social (UPS), apoyando en todo
momento la bsqueda de soluciones tcnicas y logsticas, para el logro en el futuro
inmediato de los objetivos propuestos.
9

e). Cultural
En esta dimensin se tiene como fin, crear la cultura de la cra y el cultivo en
la sociedad venezolana, teniendo en cuenta que estas actividades constituyen la
produccin fundamental para el buen vivir de todos los ciudadanos. Adems,
despertar en el venezolano la importancia de las festividades patrias, dando a conocer
su significado histrico cultural para la nacin y para la regin, a fin de formar cada
da ciudadanos con un alto sentido patritico e independiente.
f). Ambiental
En este aspecto se fomenta la conservacin ambiental, bajo estrictas
normativas de calidad en la elaboracin de productos agroqumicos, brindando en
todo momento la debida orientacin a los pequeos y medianos productores en el rea
agrcola, sobre su correcto uso para evitar daos al medio ambiente, coadyuvando en
el desarrollo de actividades enmarcadas a garantizar la conservacin del medio
ambiente, impulsadas por el ejecutivo nacional (como el caso de la misin rbol), con
miras a garantizar la permanencia de reas verdes en nuestra regin, indispensables
para el desarrollo ecolgico y de la vida del ser humano como tal.
g). Demogrfico
La empresa cuenta con un total de catorce (14) trabajadores; cuatro (4) para el
rea de vigilancia, dos (2) vendedores, un (1) cajera, un (1) administrador, un (1)
almacenista, un (1) coordinador, tres (3) impulsadores y un (1) chofer.

Cuadro N 1. Relacin del Problema con las Lneas de Investigacin PNF y con
el Plan Nacional Simn Bolvar (2007 2013)
10

Problemtica

Desde
la
nacionalizacin
de
esta
organizacin por
parte del Estado
venezolano,
existe
desorientacin
por parte del
personal sobre su
futuro dentro de
la organizacin,
y en algunos
casos
se
manifiesta
resistencia
al
cambio.

La
Empresa
Agropatria
El
Tigre
I,
no
cuenta con un
instructivo
de
gua que permita
orientar
al
personal
administrativo de
la empresa en el
desempeo
de
sus funciones.

Lnea que se relaciona a


la problemtica
Construccin de un
nuevo
modelo
que
facilite la eficiencia de
los
procesos
administrativos en el
mbito de la gestin
pblica
Desarrollar los valores
socialistas mediante la
conciencia colectiva a
travs
del
trabajo
liberador y productivo
para todos los miembros
de la organizacin.

Produccin
en los
productivos

sostenible
modelos

Las
EPS
como
Agropatria El Tigre I,
deben contar con todos
los
mecanismos
administrativos
y
operativos
necesarios
para desarrollar nuevas
formas de produccin de
bienes
y
servicios
requeridos por toda la
sociedad y de fcil
distribucin

Relacin con el Plan Simn Bolvar


Suprema Felicidad Social
Transformar las relaciones sociales de produccin en
relaciones socialistas basadas en la propiedad social.
Para una mejor organizacin de los procedimientos
administrativos ejecutados por el personal, se requiere
de un manual que permita la orientacin necesaria para
el cumplimiento de sus funciones empresariales, y en
este sentido, lograr los objetivos propuestos enmarcados
en el Socialismo del Siglo XXI, contenido en el Plan
Nacional Simn Bolvar, en donde se seala que El
Modelo Productivo Socialista estar conformado
bsicamente por las Empresas de Produccin Social,
como lo es el caso de Agropatria El Tigre I., en procura
de lograr la mayor suma de felicidad posible a pequeos
y medianos agro-productores, y a todas las comunidades
que se benefician del desarrollo de esta actividad.
Modelo Productivo Socialista
Fortalecer la sostenibilidad de la Economa Social y
concentrar esfuerzos en las cadenas productivas con
ventajas comparativas.
A travs de una efectiva ejecucin de las funciones
administrativas por parte de la organizacin, la empresa
estar en condicin de enmarcarse bajo las lneas
estratgicas del Plan Nacional Simn Bolvar, el cual, en
lo referente a la produccin de alimentos seala la
necesidad de garantizar la soberana alimentara en el
pas, enmarcado en el desarrollo agrcola.

Fuente: Los Autores, 2012.

1.3. Diagnostico Integral

11

Durante visita realizada a EPS Agropatria El Tigre I, por medio de la


herramienta de priorizacin se detect que el personal a avanzado un poco de forma
emprica luego de la nacionalizacin de esta organizacin, con la consecuente
reestructuracin en el manejo de los procedimientos administrativos, a los cuales aun
no se adapta el personal que all labora, entre los cuales se encuentran las operaciones
de facturacin y venta de insumos agrcolas.
En funcin de lo anterior, se hace necesaria una gua por escrito que le sirva
de orientacin para el desempeo de sus funciones administrativas y operativas
dentro de la organizacin, por lo que existen ocasiones en que se requiere de
lineamientos para as lograr la concertacin de las Actividades y objetivos propuestos.
1.4. Herramientas Para la Priorizacin del Problema
Dentro de la empresa socialista Agropatria El Tigre I, se determin que existe
una cantidad de problemtica los cuales se encuentran jerarquizados porcentualmente
de la siguiente manera:

Inseguridad (19%)

Carencia de un manual de normas y procedimientos (19,99%)

Incumplimiento de normas y procedimientos (19,80%)

Duplicidad de funciones (18,21%)

Carencia de toma de decisiones en tiempo real (10%)

Mala administracin desde el punto de vista administrativo (13%)


De igual forma, se platea una jerarquizacin de acuerdo al rango de

importancia de cada problema, tal como se muestra en el siguiente cuadro.


Cuadro N 2. Priorizacin del Problema
Orden de
Impacto

Muy
importante

Importante
IV

Medianamente
Importante

12

Poco
Importante

Sin
Importancia

Total

Problema

III

II

Inseguridad
X
(19%)

X
(19%)
Carencia de un
manual de
normas y
procedimientos

X
(19,99%)

X
(19,99%)

Incumplimiento
de normas y
procedimientos

X
(19,80%)

X
(19,80%)

Duplicidad de
funciones

X
(18,21%)

Carencia de
toma de
decisiones en
tiempo real

X
(10%)

Mala
administracin
desde el punto
de vista
administrativo
TOTAL

X
(18,21%)

X
(13%)
X
(19,99%)

X
(19,80%)

X
(19%)

X
(18,21%)

X
(23%)

X
(10%)

X
(13%)

X
(100%)

Fuente: Los Autores, 2012.


Los resultado obtenidos en base a un (20%) al momento de la medicin o
votacin por los trabajadores fue el de una gua por escrito lo que incide
negativamente dentro y fuera de la organizacin, ya que tambin afecta a las personas
o comunidades que se benefician de esta empresa.
Los trabajadores alegan que la situacin de la mayora de estas problemticas
presentadas de forma jerrquica se debe a que no existen lineamientos por escrito que
les sirva de orientacin para poder realizar las actividades inherentes a las
operaciones de ventas y prestacin de servicios, acorde a las necesidades de la
13

organizacin para poder cumplir eficientemente con las expectativas de la comunidad


en materia agrcola.
1.5. Criterios Para la Priorizacin del Problema
En funcin de los problemas sealados anteriormente, se determin mediante
discusin entre los participantes y empleados de la organizacin, as como algunos
productores agrcolas de la comunidad, que la base fundamental de la situacin en la
que actualmente se encuentra la empresa socialista Agropatria El Tigre I, respecto a
las actividades inherentes a las operaciones de ventas y prestacin de servicios, es la
carencia de un instructivo por escrito como lo es un manual de normas y
procedimientos, donde se explique detalladamente las actividades a cumplir en cada
una de estas funciones, tales como: Manejo de inventario de los productos y servicios
agrcolas que presta la empresa, manejo de presupuestos de productos, asesora
asistida a la comunidad, conformada por pequeos y medianos productores agrcolas
para el desarrollo de las actividades.
1.6. Seleccin del Problema
El problema seleccionado en funcin de lo antes expuesto, es el
desconocimiento de los lineamientos administrativos y operativos dentro de la
empresa socialista Agropatria El Tigre I, lo cual influye negativamente en el
desarrollo de las actividades agrcolas por parte de pequeos y medianos productores,
al no estar debidamente asesorados en la materia y asistidos en lo referente al
suministro de insumos agrcolas.

14

Retraso en el cumplimiento
de las funciones
administrativas asignadas al
personal.

No se pueden desarrollar
debidamente todos los
mecanismos administrativos y
operativos necesarios para llevar a
cabo las operaciones de ventas y

No se pueden desarrollar valores


socialistas mediante la conciencia
colectiva a travs del trabajo
liberador y productivo enmarcado
en la cconstruccin de un nuevo
modelo que facilite la eficiencia
de los procesos administrativos en
el mbito de la gestin pblica.

servicios por parte de la empresa


de manera eficiente.

La Empresa Agropatria El Tigre I,


no cuenta con un instructivo de
gua que permita orientar al
personal administrativo de la
empresa en el desempeo de sus
funciones.

Deficiencia en el manejo y control de las actividades


administrativas de la empresa Agropatria El Tigre I,
inherente a las ventas y prestacin servicios.

Desconocimiento de los
procedimientos administrativos
por parte del personal de la
empresa Agropatria El Tigre I.

rbol del Problema.

15

Existe incertidumbre por parte del


personal luego de la expropiacin
de esta empresa, en lo referente al
cumplimiento de sus funciones
asignadas.

CAPTULO II
EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema
La Empresa Socialista Agropatria es el resultado de la expropiacin en el ao
2010 por parte del Estado Venezolano de Agroislea, con el objetivo de beneficiar a
los pequeos y medianos productores agrcolas, consejos comunales, cooperativas,
comunidades indgenas, beneficiarios de crditos de la Banca Social, Unidades de
Produccin Social y otros, con la venta de insumos agrcolas, maquinarias

prestacin de servicios, y no solamente a los grandes productores.


Actualmente en Agropatria existen retrasos en el manejo de sus actividades
administrativas relacionadas con las operaciones de ventas, debido a que el personal
que labora en dicha organizacin, no cuenta con una gua por escrito, como lo es un
manual de normas y procedimientos, para el efectivo desarrollo de estas funciones.
Esta situacin se debe a que los encargados de las operaciones de ventas, en su
mayora pertenecan a Agroislea, cuyo funcionamiento se enmarcaba en una poltica
capitalista, en donde slo se brindaba atencin a grandes productores agrcolas, en
cuyo perodo no exista sobre carga de trabajo.
Luego de la nacionalizacin de esta empresa privada, y el consecuente
surgimiento de la empresa Agropatria, se han generado retrasos administrativos,
aunado al desconocimiento de las funciones que ahora debe cumplir el personal de
esta empresa.
Unas de las funciones administrativas que mayormente ha impactado de forma
negativa en el desenvolvimiento del personal, e inclusive en la satisfaccin de las
necesidades de los pequeos y medianos productores agrcolas por parte de esta
organizacin, son las que tienen que ver con la facturacin y venta de los productos
16

que la empresa ofrece, por cuanto actualmente la mayora de la mercanca que el


cliente desea comprar, es facturada en la sede ubicada en la Carretera Nacional El
Tigre Pariagun, para posteriormente ser retirada en la sede ubicada en la Avenida
Jess Subero, siendo este mtodo administrativo, desconocido por los productores
agrcolas, quienes manifiestan su descontento al encontrarse con esta realidad.
Esta situacin ha dificultado la efectiva operatividad de la organizacin
incidiendo negativamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos en lo
referente a la prestacin de servicios que se ofrecen a estos pequeos y medianos
productores en el rea agrcola. Por otro lado, la productividad de la poblacin se ve
afectada al no tener una capacidad de respuesta oportuna ante la demanda de
necesidades de los productores, corrindose el riesgo de que la empresa sea
desplazada por la competencia.
En funcin de lo anterior, se propone la elaboracin de un manual de normas y
procedimientos para las operaciones de venta por parte de la empresa Agropatria El
Tigre I, que permita al personal que labora en la Gerencia de Administracin, la
Gerencia de Ventas y el rea de Almacn, un efectivo control en la realizacin de
estas funciones, sin ningn tipo de retrasos, y en este sentido, garantizar a los
productores agrcolas un mejor servicio.

17

2.2. Objetivos del Proyecto


Objetivo General

Proponer un manual de normas y procedimientos administrativos para el


control en la realizacin de las operaciones de ventas y servicios en la EPS
Agropatria El Tigre, I. Estado Anzotegui

Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual en cuanto al control de las operaciones


administrativas en la EPS Agropatria El Tigre I.

Determinar el grado de eficiencia del actual control implementado en las


operaciones de ventas y servicios en la Empresa de Produccin Socialista
Agropatria El Tigre I.

Precisar la importancia de la implementacin de un manual de normas y


procedimientos para un mejor control en la realizacin de las actividades de
ventas y servicios de la Empresa de Produccin Socialista Agropatria El Tigre
I.

2.3. Justificacin del Proyecto


La inquietud de elaborar un manual de normas y procedimientos para un
mejor control en la realizacin de las operaciones de ventas y servicios por parte de la
empresa AGROPATRIA EL TIGRE I, nace como una necesidad de carcter
administrativo y operativo, por cuanto se requiere de una gua por escrito que permita
aportar informacin sobre los procedimientos administrativos que se deben seguir
para el cumplimiento de las funciones, por parte del personal que all labora. De esta
forma, el personal se ira capacitando progresivamente para hacer frente a las
necesidades actuales de la organizacin, como lo es brindar atencin a un mayor

18

nmero de clientes, y a la vez, garantizar una efectiva gestin administrativa de esta


empresa en funcin de sus objetivos propuestos, y en este sentido, lograr los objetivos
propuestos enmarcados en el Socialismo del Siglo XXI, contenido en el Plan
Nacional Simn Bolvar, en donde se seala que El Modelo Productivo Socialista
estar conformado bsicamente por las Empresas de Produccin Social, como lo es el
caso de Agropatria El Tigre I., en procura de lograr la mayor suma de felicidad
posible a pequeos y medianos agro-productores, y a todas las comunidades que se
benefician del desarrollo de esta actividad.
A travs de una efectiva ejecucin de las funciones administrativas por parte
de la organizacin, la empresa estar en condicin de enmarcarse bajo las lneas
estratgicas del Plan Nacional Simn Bolvar, el cual, en lo referente a la produccin
de alimentos seala la necesidad de garantizar la soberana alimentara en el pas,
enmarcado en el desarrollo agrcola.
2.4. Alcance y Limitaciones
El manual de normas y procedimientos administrativos para las operaciones
de ventas y servicios por parte de la empresa socialista Agropatria El Tigre I,
permitir un mejor control en la realizacin de las actividades relacionadas con las
operaciones de ventas y prestacin de servicios por parte del personal que all labora,
lo que a su vez, beneficiar fundamentalmente a los pequeos y medianos
agroproductores de la zona, comunidades indgenas y aledaas, as como a los
productores agrcolas que han obtenido crditos a travs de la Gran Misin
Agrovenezuela, para el desarrollo de proyectos agrcolas, con miras a fortalecer la
soberana alimentaria emprendida en el proceso revolucionario liderizado por el
Comandante Presidente Hugo Chvez Fras.

19

CAPTULO III
MARCO TERICO REFERENCIAL
3.1. Antecedentes
Son muchos los proyectos relacionados con la elaboracin e implementacin
de manuales de normas y procedimientos orientados a mejorar el control sobre las
funciones por parte de una organizacin, tal es el caso de Gmez, Mariluz. (2006),
quien realiz un trabajo de investigacin titulado elaboracin de un Manual de
Normas y Procedimientos de Facturacin para la Administracin Control y Gestin
del Departamento de Asuntos Pblicos de la empresa Petrleos de Venezuela
(PDVSA) Exploracin y Produccin, Divisin Oriente, Distrito San Tom.
Este manual tuvo como finalidad, facilitar el control de la administracin, la
gestin de facturas y aclarar las acciones a seguir, en situaciones en las que puedan
surgir dudas o desconocimiento total de los procesos u operaciones, con el propsito
de lograr mayor exactitud y precisin de las actividades a seguir para el cumplimiento
de las actividades inherentes a esta funcin, aumentando la eficiencia en el
cumplimiento de los objetivos propuestos por esta dependencia.
Tomando en cuenta la importancia que tienen los manuales administrativos
para el control de documentos en una organizacin, Morlen, Arturo. (2010), realiz
un trabajo de investigacin titulado, Propuesta de un manual de normas y
procedimientos sobre los requerimientos que deben consignar las empresas
contratistas en la Gerencia de Procesos de Superficie (GPS) en Petrleos de
Venezuela, Distrito Cabrutica, Divisin Faja del Orinoco, Municipio Jos Gregorio
Monagas, Estado Anzotegui, con la finalidad de contar con un instrumento de apoyo

20

que permita a la Gerencia de Procesos de Superficie (GPS), conocer su


funcionamiento interno, ya que mediante la descripcin de los documentos que deben
consignar las empresas contratistas para trabajar con PDVSA, se podr adiestrar y
capacitar al personal fijo y nuevo con el cual se evitarn demoras y fallas que puedan
obstaculizar el desenvolvimiento normal de las operaciones de contratacin.
Tomando en cuenta esta propuesta, las empresas contratistas podrn consignar
en el momento oportuno ante la Gerencia de Procesos de Superficie (GPS) en
Petrleos de Venezuela, Distrito Cabrutica, Divisin Faja del Orinoco, Municipio
Jos Gregorio Monagas, Estado Anzotegui, la documentacin concerniente a su
proceso de contratacin, garantizando con ello, mayor celeridad y seguridad en la
ejecucin de las obras por parte de estas contratistas, garantizando el cumplimiento de
los objetivos propuestos por PDVSA en la mencionada regin.
Otro de los aspectos administrativos que pueden ser optimizados dentro de
una empresa, son los que tienen que ver con el control de las operaciones de compra
de mercanca o insumos para producir bienes y servicios, en este sentido, Mesa,
Yanitza. (2010), efectu un trabajo titulado propuesta de lineamientos para la
elaboracin de un manual de normas y procedimientos administrativos en el rea de
Compras de la empresa Droguera Sofa, C.A., situada en Cantaura Estado
Anzotegui, para facilitar a esta organizacin la elaboracin e implementacin de un
instructivo que sirva de gua en la ejecucin de las funciones administrativas
relacionadas con la compra de mercanca, as como el desempeo de cada una de las
labores asignadas al personal responsable de esta funcin.
En este estudio se obtuvo como conclusin que con la implementacin de esta
propuesta, permitir a la empresa Droguera Sofa, C.A., realizar el proceso de
compras de medicinas en el momento oportuno, tomando en cuenta las necesidades
de los clientes de esta organizacin, permitiendo as una mayor eficiencia en la

21

ejecucin de las actividades asignadas al rea de compras, y la empresa como tal


podr mejorar su calidad de servicio y satisfaccin de las necesidades de los clientes.
Como se puede observar en los antecedentes sealados en la presente
investigacin, las organizaciones empresariales independientemente de su actividad
comercial, requieren de la implementacin de lineamientos administrativos por
escrito, que permitan a su personal, orientarse oportunamente para poder cumplir con
las obligaciones diarias de acuerdo a su puesto de trabajo, y de esta forma, facilitar en
control sobre cada uno de los procedimientos administrativos de la organizacin.
Por su parte, la empresa de produccin socialista Agropatria El Tigre I,
requiere de un manual de normas y procedimientos administrativos para llevar el
control y gestin de las operaciones de ventas y servicios en esta organizacin a fin
de que personal responsable de la ejecucin de estas actividades, cuente con un
instructivo que les permita cumplir con las obligaciones diarias, y en consecuencia,
mejorar la calidad de servicio ofrecida a los clientes de esta empresa sin ningn tipo
de contratiempo.
3.2. Fundamentacin Terica
Las organizaciones constantemente necesitan controlar y evaluar sus
funciones administrativas a fin de verificar que las mismas se lleven a cabo de
acuerdo a lo planteado, efectuando medidas correctivas de ser necesario en caso de
ocurrir desviaciones en los procesos. Cabe sealar que las funciones administrativas
deben ir a la par del crecimiento de las organizaciones en cuanto a su demanda
comercial y de acuerdo al servicio que presta para de esa manera tomar medidas en
cuanto a la incorporacin de nueva tecnologa, capacitacin del recurso humano y
organizacin del espacio fsico a fin de estar a la vanguardia en lo que a
competitividad se refiere en relacin a las organizaciones que prestan el mismo
servicio. De all la importancia de contar con una efectiva administracin empresarial.
22

En este sentido, Cabrera, Elibeth. (2003), seala lo siguiente:


La administracin se define como el proceso de disear y mantener un
ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia
metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio. (p. 3).
La administracin consiste en darle forma a las organizaciones desde el punto
de vista de la planificacin de sus funciones, de manera consistente y constante.
Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para
alcanzar sus metas, las cuales se asignan a cada cargo o unidad departamental, con
miras a lograr los objetivos que la empresa se ha trazado. Al respecto, Amador Juan.
(2007), seala:
Los objetivos de la administracin son uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoria, la
evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como
sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los
costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
(p. 1).
Hoy en da muchas empresas que en la medida que incrementan su clientela se
multiplican sus funciones administrativas por lo que es necesario controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo, lo cual conlleva al cumplimiento de sus
funciones, para as mantenerse a la expectativa de la exigencia de la administracin,
y de esta manera facilitar y controlar las actividades. En el caso de la empresa
Agropatria El Tigre I, se debe mejorar el control en la realizacin de las actividades
administrativas asignadas a cada departamento, con relacin a las ventas y prestacin
de servicios.
En este orden de ideas, Cabrera, E. (2010), define el control como: un proceso
mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que
supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, ser necesario que se hagan los ajustes
23

o correcciones necesarios. (p. 3). A travs de un efectivo control sobre las funciones
administrativas por parte de una organizacin, se podr determinar si las mismas se
cumplen de acuerdo a lo planificado, y en funcin de ello,

solventar cualquier

irregularidad en el momento oportuno, con miras a garantizar la excelencia en el


logro de los objetivos propuestos.
Para un efectivo manejo de los procedimientos administrativos, los gerentes
perciben que es importante elaborar manuales para el xito de la empresa, por cuanto
consideran que los mismos permiten servir de gua a su personal para el efectivo
cumplimiento de sus funciones, sirviendo estos como fuente de informacin en caso
de duda en el cumplimiento de sus obligaciones, logrando a su vez un mejor control
administrativo a nivel empresarial, para un mejor logro de sus objetivos propuestos.
Esto es avalado por Catacora, Fernando. (1997) quien seala sobre esta herramienta
de informacin, lo siguiente:
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y
herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables. Consiste en la organizacin lgica
y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una
especie de libro actualizable. (p74).
Un manual es un documento que partiendo de los objetivos fijados y las
polticas implantadas para lograrlo, seala la consecuencia lgica y cronolgica de
una serie de actividades previamente planificadas por la organizacin en funcin de
sus objetivos propuestos. En este sentido, Gmez, Cejas. (1997) expresa que:
El manual de procedimiento es el documento que contiene la descripcin de
las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa o de dos o ms de ellos, incluye, adems los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participacin. (p. 341).
Los manuales describen de manera correlativa las actividades a realizar dentro
de una organizacin, de all la importancia de su utilidad por parte de las personas
que laboran en ella. En funcin de esta realidad, Garca, Juana. (1997) seala que:
24

Un manual, es fundamentalmente la representacin grfica y la descripcin narrativa


de conjunto de instrucciones especificas para realizar un determinado tipo de trabajo,
as como los formularios que intervienen en el procedimiento. (p. 138).
La ejecucin de las actividades diarias por parte de quienes laboran dentro de
un departamento administrativo, ser mucho ms viable y precisa si se cuenta con un
instructivo en donde se describa la manera como llevarlas a cabo, as como los
requerimientos o documentacin necesaria para la ejecucin de las mismas.
Desde el punto de vista funcional, Amaya, Jailer. (2008), seala que:
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con
el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de
una compaa. El objetivo primordial del manual es describir con claridad
todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en
cada uno de los cargos de la organizacin. De esta manera, se evitan
funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en prdidas
de tiempo sino tambin en la dilucin de responsabilidades entre los
funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma seccin. (p. 5).
Los manuales permiten a las organizaciones evolucionar en la eficiencia
administrativa de sus actividades, permitiendo un mejor desempeo laboral de su
personal en todas las dependencias. En este sentido, de acuerdo con Melinkoff,
Ramn. (1990), los manuales tienen como objetivo:
Ayudar a la ejecucin correcta y oportuna de las labores encomendadas al
personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin de cada una
de las funciones de una organizacin o departamento subordinado a la
misma, evitando la repeticin de instrucciones, servir de medio de
integracin y orientacin al personal nuevo, que facilite su incorporacin al
trabajo y facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
(p. 28).

Los manuales tienen el objeto de compilar en forma ordenada, secuencial y


detallada las operaciones a cargo de la institucin, los puestos y unidades
administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y
los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades indicadas en el
25

procedimiento. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y


evitar su alteracin arbitraria. Partiendo de estos objetivos, nombrados en la cita
anterior, los manuales se pueden enunciar algunas caractersticas que ellos deben
cumplir, las cuales son:

Satisfacer las necesidades reales de la empresa.

Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin.

Redaccin simple, corta y comprensible.

Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.

Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin.

Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la


empresa.
Con respecto a la clasificacin bsica de los manuales, Franklin Benjamn.

(1998), seala que los mismos se clasifican segn su contenido, de la siguiente


manera:

De organizacin.

De historia de la organizacin.

De polticas.

De contenido mltiple.

De puestos.

De tcnicos.

De ventas.

De produccin.

De finanzas.

De personal.

De operacin.

De sistemas.

De procedimientos.

26

El manual de procedimientos, se define como un instrumento tcnico que


incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad para la realizacin de una
funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.
De acuerdo con esta clasificacin, se debe sealar que la informacin a
plasmar en el manual, debe estar enmarcada segn el propsito del mismo, ya sea
para establecer las funciones para cada cargo dentro de la empresa, o definir los
procedimientos administrativos asignados a un departamento. En la empresa
Agropatria El Tigre I se implementar el de Normas y Procedimientos
Esto permitir facilitar su manejo al momento de su utilizacin; aportando
las siguientes ventajas:

Ayuda al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.

Son una fluente importante y constante de informacin sobre trabajos en la


empresa.

Aumentan la predisposicin del personal para asumir responsabilidades.

Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientacin y entrenamiento.

Evitan discusiones innecesarias y equvocas.

Determinan la responsabilidad de cada cargo y su relacin con los dems en la


organizacin.

Sirve como gua para el adiestramiento para nuevos empleados.

27

3.3. Fundamentacin Legal


Para efectos del manual de normas y procedimientos en el rea de Ventas y
Servicios en la EPS Agropatria El Tigre, I., se deben tener en cuenta las siguientes
bases legales:

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema


Nacional de Control Fiscal Gaceta Oficial 37347 de fecha 17 de Diciembre
del 2001. Artculo 91 De la responsabilidad Administrativa.

Ley Orgnica Procedimientos Administrativos (LOPA). Gaceta Oficial No.


2.818 Extraordinaria del 01-07-1981. En todo su contenido.

Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (LEFP) publicada en Gaceta Oficial N


37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002. Art. 70 al 77 Situaciones
Administrativas de los Funcionarios y Funcionarias Pblicos. Art. 82 al 89
Rgimen Disciplinario de los Funcionarios y Funcionarias Pblicos.

Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial No. 5.637


Extraordinario del 07 de Abril de 2003. Art. 4. Del patrimonio pblico. Art.
27. De la responsabilidad de la Contralora General de la Repblica. Art. 32.
La responsabilidad administrativa del funcionario pblico. Art. 33. Las
sanciones administrativas a los funcionarios pblicos.
Los objetivos establecidos por la empresa Agropatria El Tigre, I, como

empresa socialista del Estado venezolano, se enmarca en lo establecido en el Artculo


305 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela de 1999, el cual
seala que:
El Estado promover la agricultura sustentable como base estratgica del
desarrollo rural integral, a fin de garantizar la seguridad alimentaria de la
28

poblacin; entendida como la disponibilidad suficiente y estable de alimentos


en el mbito nacional y el acceso oportuno y permanente a stos por parte del
pblico consumidor. La seguridad alimentaria se alcanzar desarrollando y
privilegiando la produccin agropecuaria interna, entendindose como tal la
proveniente de las actividades agrcola, pecuaria, pesquera y acucola.

La satisfaccin de las necesidades alimentarias de una nacin, debe estar


fundamentada por el desarrollo de la actividad agrcola. En el caso de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, es importante crear las condiciones necesarias para la
produccin agrcola, con miras a sustituir progresivamente la importacin de
alimentos. De igual forma, las empresas de produccin agroindustrial y las de
prestacin de servicios en este ramo, deben coadyuvar al desarrollo de este sector
productivo, proveyendo de los insumos agrcolas a los pequeos y medianos
productores al menor costo posible.
Con referencia a lo anterior la empresa Agroislea venda a precios
especulativos los productos para el desarrollo del agro venezolano, apoyaba el
latifundio, y explotaba a los pobres mediantes prstamos con altos intereses. En
funcin de esta situacin, se procedi a la nacionalizacin de esta organizacin,
mediante decreto presidencial N 7.700, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 39.529 del 12 de Octubre de 2010.
La medida de esta nacionalizacin obedece a las lneas estratgicas
establecidas en el Plan Nacional Simn Bolvar, el cual, en materia de desarrollo
productivo, se seala que:
El Modelo Productivo Socialista estar conformado bsicamente por las
Empresas de Produccin Social, que constituyen el germen y el camino hacia
el Socialismo del Siglo XXI. En las EPS los trabajadores se apropiarn del
excedente econmico resultante, que se repartir en proporcin a la cantidad
de trabajo aportado; la gestin ser democrtica y participativa y el peso
relativo de la participacin ser con base en la persona y no con base en el
capital aportado. En lo referente a la produccin de alimentos, la base de la
garanta de la seguridad alimentaria ser el desarrollo rural integral cuyo
29

alcance trasciende la actividad productiva agrcola, uno de cuyos


componentes es la produccin de alimentos.
La soberana agroalimentaria debe ser un derecho inalienable para Venezuela,
por lo que debe desarrollar polticas apropiadas en este sentido, que permita generar
la capacidad de autoabastecimiento, garantizando el acceso oportuno y suficiente de
alimentos a toda la poblacin. Uno de los aspectos fundamentales que permite el
control de la actividad agrcola por parte del estado venezolano, se establece en el
Artculo 3 del Decreto 6.071 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de
Seguridad y Soberana Agroalimentaria (Extraordinario 5.889 de la Gaceta Oficial, 31
de Julio de 2008), en donde se seala que:
Son acciones para garantizar la soberana agroalimentaria: el privilegio de la
produccin agrcola interna, a travs de la promocin y ejecucin de la agricultura
sostenible y sustentable como base estratgica del desarrollo rural integral, as como
la transformacin de las relaciones de intercambio y distribucin, a partir de la
cogestin en la planificacin con la participacin de todos los actores y actoras que
intervienen en las actividades agrcolas.
A travs de estas disposiciones legales, y mediante la implementacin de un
Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de las Actividades de Ventas y
Servicios, la empresa Agropatria El Tigre I. podr lograr los siguientes objetivos:

Desarrollar el nuevo modelo productivo endgeno como base econmica del


Socialismo del Siglo XXI y alcanzar un crecimiento sostenido.

Incrementar la soberana alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria.

Fomentar la ciencia y la tecnologa al servicio del desarrollo nacional y


reducir diferencias en el acceso al conocimiento.

Garantizar la seguridad y soberana agroalimentaria de la poblacin y, por


ende, la implementacin de polticas que tiendan al desarrollo coordinado y
eficiente de los medios y modos de produccin que posee el Estado.
30

Ofrecer productos agropecuarios con descuentos de 40 a 60%, en relacin con


los precios de la empresa capitalista Agroislea.

Contribuir al bienestar social en sus diferentes contextos y mbitos de accin,


de acuerdo a las exigencias sociales, ambientales y las nuevas tendencias
tecnolgicas.

Glosario de Trminos
Comercializacin
Es la accin y efecto de comercializar (poner a la venta un producto o darle
las condiciones y vas de distribucin para su venta).
Dimensin
Es un nmero relacionado con las propiedades mtricas o topolgicas de un
objeto matemtico. Existen diversas medidas o conceptualizaciones de dimensin:
geogrfica, econmica, social, ambiental, entre otras.
Estrategia
Es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el tiempo que se
llevan a cabo para lograr un determinado fin o misin. La estrategia empresarial se
refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear
los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y objetivos
de expansin y crecimiento a la empresarial.
Organizacin

31

Es un sistema social diseado para lograr metas y objetivos por medio de los
recursos humanos o de la gestin del talento humano y de otro tipo. Est compuesta
por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio
sistemtico entre personas para lograr algn propsito especfico. Las Organizaciones
son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administracin, a su vez de otras
disciplinas como la Sociologa, la Economa y la Psicologa.
Insumos
Es todo aquello disponible para el uso y el desarrollo de la vida humana,
desde lo que encontramos en la naturaleza, hasta lo que creamos nosotros mismos. En
general los insumos pierden sus propiedades y caractersticas para transformarse y
formar parte del producto final.
Manejo Administrativo
Es la manera como el rea administrativa de la empresa, aplica el manejo de
un conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para
alcanzar la visin, misin y objetivos trazados por los empresarios.
Productor
Es una persona que mediante su trabajo elabora un producto o realiza un
servicio. Los organismos productores son los que producen o fabrican su propio
alimento.
Empresas de Produccin Social
Son entidades econmicas dedicadas a la produccin de bienes o servicios en
las cuales el trabajo tiene significado propio, no alienado y autntico, no existe
32

discriminacin social en el trabajo y de ningn tipo de trabajo, no existen privilegios


en el trabajo asociados a la posicin jerrquica, con igualdad sustantiva entre sus
integrantes, basadas en una planificacin participativa y protagnica y bajo rgimen
de propiedad estatal, propiedad colectiva o la combinacin de ambas.

Manual
El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo
de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por
escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn
trabajo.
Control Administrativo
Es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el
rendimiento, es el proceso de regular actividades que aseguren que se estn
cumpliendo

como

fueron planificadas

significativa.

33

y corrigiendo cualquier

desviacin

CAPTULO IV
REFERENTES METODOLGICOS
4.1. Tipo de Investigacin
La investigacin implementada para el desarrollo del presente proyecto, se
enmarca en la accin participativa de los proyectistas, por ser esta una manera de
investigar muy aplicada hoy en da. En este sentido, Rojas, R. (2010), seala lo
siguiente:
Hay la manera tradicional de investigar cientficamente, en la cual una
persona capacitada o grupo capacitado (sujeto de la investigacin), aborda un
aspecto de la realidad (objeto de la investigacin), ya sea para comprobar
experimentalmente una(s) hiptesis (investigacin experimental), o para
describirla (investigacin descriptiva), o para explorarla (investigacin
exploratoria). (p. 1).
En toda investigacin existe un sujeto que participa en la misma, el cual
ejecuta la investigacin participativa. Otra definicin de Accin Participativa la
seala este autor de la siguiente manera:
Es un enfoque investigativo y una metodologa de investigacin, aplicada a
estudios sobre realidades humanas. Como enfoque se refiere a una
orientacin terica (filosofa, marco terico) en torno a como investigar.
Como metodologa hace referencia a procedimientos especficos para llevar
adelante una investigacin - estudio cientfico diferente a la investigacin
34

tradicional; es una manera concreta de llevar adelante los pasos de la


investigacin cientfica de acuerdo con su enfoque. La novedad puede
ubicarse en el sentido e implicacin de las dos palabras que acompaan la
primera (investigacin): Accin - Participacin.
En el presente estudio el sujeto de la investigacin (Participante del Proyecto)
indag sobre la situacin actual que enfrenta la empresa Agroptaria El Tigre I, en
donde existe lentitud en la ejecucin de las actividades administrativas, por lo que se
requiere de la implementacin de un manual de normas y procedimientos en el rea
de Ventas y Servicios para una efectiva ejecucin de estas actividades, y en
consecuencia, ofrecer una mejor atencin a la comunidad en materia agrcola.
Los tipos de investigacin que se implementaron para el desarrollo del
presente proyecto, son los siguientes:
Investigacin Documental
De acuerdo con Hernndez, Jos. (2009), se entiende por Investigacin
Documental, el estudio de los problemas con el propsito de ampliar y profundizar
el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos,
informacin y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrnicos.
(p. 23).
En la investigacin de campo, la originalidad del estudio se refleja en el
enfoque de criterios, conceptualizaciones y reflexiones sobre las cuales se formulan
las conclusiones, recomendaciones y, en general, en el pensamiento del autor de
acuerdo al estudio realizado.
Este tipo de investigacin es la que se realiza, como su nombre lo indica,
apoyndose en fuentes de carcter documental, esto es en documentos de cualquier
especie.

35

Como subtipos de esta investigacin se encuentra la investigacin


bibliogrfica, la hemerogrfica y la archivstica; la primera se basa en la consulta de
libros, la segunda en artculos o ensayos de revistas y peridicos, y la tercera en
documentos que se encuentran en los archivos, como cartas, oficios, circulares,
expedientes, etctera.
Para el desarrollo del presente estudio, el cual consiste en la elaboracin de un
manual de normas y procedimientos para el manejo administrativo de las actividades
de ventas y servicios de la empresa Agropatria El Tigre I, se recopil informacin
referente a los manuales, a fin tener una mejor visin del tipo y contenido del manual
a desarrollar para la mencionada empresa.
Investigacin de Campo
Respecto a la investigacin de campo, Castillo, Xiomara. (2005), seala que
se basa en informaciones obtenidas directamente de la realidad, permitindole al
investigador cerciorarse de las condiciones reales en que se han conseguido los
datos. (p. 5).
Este tipo de investigacin se apoya en informaciones que provienen entre
otras, de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones, las cuales se
implementaron como instrumento de recoleccin de datos para dar solucin a la
problemtica planteada en el presente estudio.
4.2. Diseo de la Investigacin
En la presente investigacin se consult material bibliogrfico contentivo de
informacin relacionada con los manuales de normas y procedimientos. Una vez
obtenida dicha informacin, se implement la investigacin de campo, procedindose
a observar la ejecucin de cada una de las funciones administrativas relacionadas con
las Actividades de Ventas y Servicios de la empresa Agropatria El Tigre I, con la
36

finalidad de recopilar datos sobre cada una de estas funciones para analizarlas y
reflejarlas en el Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de las
Actividades de Ventas y Servicios de la empresa Agropatria El Tigre I.

4.3. Cobertura Poblacional y Geogrfica del Proyecto


Dentro de una investigacin es importante establecer cul es la poblacin y si
de esta se ha tomado una muestra, cuando se trata de seres vivos, en caso de objetos
se debe establecer cul ser el objeto, evento o fenmeno a estudiar.
De acuerdo con el Portal Electrnico RENA Copyright (2008):
Una poblacin est determinada por sus caractersticas definitorias. Por lo
tanto, el conjunto de elementos que posea esta caracterstica se denomina
poblacin o universo. Poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar,
donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la que se
estudia y da origen a los datos de la investigacin. (p. 3).
Entonces, una poblacin es el conjunto de todas las cosas que concuerdan con
una serie determinada de especificaciones. Un censo, por ejemplo, es el recuento de
todos los elementos de una poblacin.
En el presente estudio, la cobertura poblacional comprende en este caso, los
catorce (14) empleados de la empresa Agropatria El Tigre I.
Cuando se seleccionan algunos elementos con la intencin de averiguar algo
sobre una poblacin determinada, este grupo es definido como muestra. Cuando no es
posible medir cada uno de los individuos de una poblacin, se toma una muestra
representativa de la misma. Por supuesto, se espera a travs del estudio que lo que se
averige en la muestra sea cierto para la poblacin en su conjunto.

37

La exactitud de la informacin recolectada depende en gran medida de la


forma en que sea seleccionada la muestra. Al respecto, el Portal Electrnico RENA
Copyright (2008), seala que:
Una muestra es un conjunto de unidades, una porcin del total, que
representa la conducta del universo en su conjunto. Una muestra, en un
sentido amplio, no es ms que eso, una parte del todo que se llama universo o
poblacin y que sirve para representarlo. Cuando un investigador realiza en
ciencias sociales un experimento, una encuesta o cualquier tipo de estudio,
trata de obtener conclusiones generales acerca de una poblacin determinada.
Para el estudio de ese grupo, tomar un sector, al que se conoce como
muestra. (p. 6).
Para efectos del presente estudio, de los 14 empleados de la empresa
Agropatria El Tigre I, se tom una muestra al azar de 10 empleados, a los cuales se
les consult sobre la realidad del manejo administrativo de la organizacin para la
ejecucin de las actividades relacionadas con las ventas y prestacin de servicios. De
igual forma se entrevistaron a 10 clientes tomados al azar para conocer sus
impresiones sobre la calidad de los servicios que reciben por parte de la empresa.
4.4. Tcnicas e Instrumento de Recoleccin de Datos
La recoleccin de datos se efectu a travs de las siguientes tcnicas de
recoleccin de datos:
1. Observacin
De acuerdo con Manrique, Francry. (2004), La observacin es el registro
visual de lo ocurre es una situacional real, clasificando y consignando los
acontecimientos pertinentes de acuerdo con algn esquema previsto y segn el
problema que se estudia. (p. 1).

38

A travs de la observacin el investigador debe definir los objetivos que


persigue, determinar su unidad de observacin, las condiciones en que asumir la
observacin y las conductas que debern registrarse.
A travs de la observacin se pudo determinar el grado de eficiencia en la
ejecucin de las actividades administrativas en la empresa Agropatria El Tigre I, que
tienen que ver con las operaciones de venta y prestacin de servicio por parte de esta
organizacin a sus clientes, determinndose que muchas de las mismas se efecta con
mucho retraso, dado que el personal no conoce con exactitud la manera como
ejecutarlas.
2. La Entrevista
Manrique, Francry. (2004), define entrevista como: la comunicacin
establecida entre el investigador y el sujeto de estudiado a fin de obtener respuestas
verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema detectado. (p. 3).
Se estima que este mtodo es ms eficaz que el cuestionario, ya que permite
obtener una informacin ms completa. A travs de ella el investigador puede
explicar el propsito del estudio y especificar claramente la informacin que necesita,
si hay una interpretacin errnea de la pregunta permite aclararla, asegurando una
mejor respuesta.
Para el desarrollo del presente proyecto se realizaron entrevistas no
estructuradas al personal administrativo y clientes de la empresa Agropatria El Tigre
I, tuvieron que ver con el manejo administrativo de la organizacin,
fundamentalmente en las operaciones de venta de productos agrcolas y prestacin de
servicios a sus clientes.
4.5. Valores de Contenido y Confiabilidad de los Instrumentos

39

En el presente proyecto, se implement como instrumentos de recoleccin de


datos, la observacin y entrevistas no estructuradas, los cuales permitieron determinar
la realidad actual de la empresa Agropatria El Tigre I, respecto a la deficiencia en el
manejo de los procedimientos administrativos inherentes a las operaciones de venta y
prestacin de servicios.

4.6. Tcnicas de Anlisis de Datos


La tcnica para el anlisis de datos fue de carcter cualitativo, por cuanto se
desarroll a travs de la interpretacin de lo observado en la empresa referente al
manejo administrativo de sus actividades, fundamentalmente las que tienen que ver
con ventas y prestacin de servicios, en donde se pudo apreciar que existe lentitud en
el desarrollo de estas funciones, y que en consecuencia, los clientes no se sienten a
gusto con la atencin recibida por parte de esta empresa.

40

41

Cuadro N 3
Cronograma de Actividades
Objetivo

Fecha

Observar las
operaciones de
ventas y servicios
en la Empresa de
Produccin
Socialista
Agropatria El
Tigre I.
Diagnosticar la
situacin actual
referente a los
manuales de
normas y
procedimientos en
la EPS Agropatria
El Tigre I.
Precisar la
importancia de un
manual de normas
y procedimientos
para las
actividades de
ventas y servicios
de la EPS
Agropatria El
Tigre I.

19/03/2011
AL
30/04/2011
08/05/2011
AL

Actividad

Estrategias a Utilizar

Personas
Responsables
Proyectistas
sociointegradores

A Quien Va
Dirigido
Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.

Observar el desarrollo de
las operaciones de venta y
servicios por parte de la
empresa.
Determinar el grado de
satisfaccin de la clientela
por el servicio ofrecido.

Conocer el grado de eficiencia en la


ejecucin de las actividades administrativas
de la empresa por parte del personal que all
labora.

Realizar entrevistas no
estructuradas a los
empleados y a los clientes
de la empresa.

Evaluar el grado de eficiencia en la


ejecucin de las actividades administrativas
de la empresa por parte del personal que all
labora.

Proyectistas
sociointegradores

Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.

Dictar una Charla de


orientacin sobre el uso de
los manuales de
procedimientos

Sealar cules son las ventajas del uso del


manual.

Proyectistas
sociointegradores

Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.

Entregar informacin por


escrito en donde se sealen
las ventajas del uso de
manuales en la empresa.

Incentivar el uso de los manuales

Proyectistas
sociointegradores

Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.

29/05/2011
12/06/2011
AL
26/06/2011
09/07/2011
AL
27/07/2011

42

Objetivo

Fecha
21/01/2012

Confeccionar el
manual de normas
y procedimientos
para las
actividades
comerciales
(ventas y
servicios) en la
EPS Agropatria
El Tigre I.

AL
18/02/2012

10/03/2012
AL
31/03/2012
28/04/2012
AL
12/05/2012

Actividad

Estrategias a Utilizar

Proporcionar a la Alta
Explicar el contenido que debe tener el
Gerencia y Personal
manual, los cuales son: identificacin de la
Administrativo, los pasos a
empresa, ndice, introduccin, objetivos del
seguir para el diseo del
manual, mbito de aplicacin, responsable,
manual de normas y
normas de aplicacin, descripcin de
procedimientos para el
procedimientos, diagramas de flujo,
manejo administrativo de
formularios, glosario de trminos.
las ventas y servicios de la
empresa Agropatria El
Tigre I.
Indicar las fuentes de
Explicar cmo obtener informacin
informacin que sirvan de
bibliogrfica y electrnica para la
ayuda en la elaboracin del elaboracin del manual.
manual de normas y
procedimientos.
Sealar los aspectos a
Explicar los siguientes aspectos:
considerar en la elaboracin Nombre del manual.
del manual de normas y
Unidad o grupo que tendr a su cargo la
procedimientos.
implantacin del manual.
Nmero progresivo de los procedimientos.
Definicin del orden secuencial para realizar
las actividades en cada procedimiento.
Calendario de fechas asignadas para el inicio
y terminacin de cada fase.
Representacin grfica para la descripcin
del programa en cuadros e imgenes.
Formato de presentacin y resguardo del
programa de trabajo.
Reportes de avance y seguimiento de las
acciones para elaborar el manual
Espacio de tiempo dispuesto para informar
avances.

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Personas
Responsables
Proyectistas
sociointegradores

Proyectistas
sociointegradores

Proyectistas
sociointegradores

A Quien Va
Dirigido
Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.

Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.
Personal
Administrativo
de la Empresa
Agropatria El
Tigre. I.

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y SERVICIOS

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

NOMBRE:______________

NOMBRE:______________

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FIRMA:________________

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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NDICE
Introduccin...
Antecedentes Histricos..
Marco Jurdico Administrativo....
Atribuciones...
Organigrama Estructural.....
Objetivos....
Funciones......
Gerente....
Administrador.....
Ejecutivo de Ventas...
Cajero......
Almacenista....
Ayudante de Almacn..
Bibliografa.

3
4
6
12
13
14
15
15
16
18
19
20
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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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INTRODUCCIN
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La organizacin empresarial permite que sus integrantes conozcan con detalle todas
sus funciones tanto administrativas como operativas, permitiendo el ptimo desempeo de las
unidades departamentales que la conforman, por parte de quienes tienen la responsabilidad
de su ejecucin.
El presente Manual de organizacin de la empresa AGROPATRIA EL TIGRE, I, contiene
todas las actividades asignadas a cada una de las unidades departamentales que conforman
la mencionada organizacin, con miras a facilitar la realizacin de las tareas asignadas a cada
una de las personas que integran cada dependencia. De igual forma, esta herramienta
informativa tiene como finalidad, mejorar la interrelacin a nivel departamental para lograr un
mayor control en la ejecucin de las funciones administrativas, para una mayor eficiencia en el
cumplimiento de los objetivos propuestos por la organizacin, entre los cuales se encuentra,
brindar un servicio de calidad a sus clientes en lo que a comercializacin de materiales,
insumos y servicios agrcolas se refiere.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
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ANTECEDENTES HISTRICOS
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Esta empresa inici sus operaciones en el ao 1955 como un pequeo negocio basado
en la venta de semillas de cebolla en El Tocuyo, estado Lara. Motivado a su alta demanda, ya
no slo de semillas de hortalizas sino de agroqumicos; un grupo de cinco personas liderizada
por Don Enrique Fraga Alfonso, inmigrantes todos de la Islas Canarias deciden dar el nombre
a esta organizacin de Agroislea, en el ao 1958, operando como empresa privada.
El desarrollo de la empresa se fundamenta en la confianza con los agricultores, en la
dotacin de semillas e insumos en tiempos donde el acceso al financiamiento por parte de los
productores era muy difcil. La adaptacin a las normas de calidad y produccin exigidas en el
pas por los organismos competentes, as como su cumplimiento han hecho de Agroislea, y
sus empresas relacionadas un modelo a seguir en el sector agrcola del pas. La
perseverancia de Don Enrique Fraga Alfonso de llegar a todas las regiones del pas, con el
ideal de motivar el desarrollo agrcola, llevando las herramientas necesarias al productor para
su cultivo, fueron el soporte principal de lo que es hoy da el principal grupo de servicios al
agricultor venezolano.

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
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ANTECEDENTES HISTRICOS
A lo largo de los aos se ha mantenido una estrecha relacin con tos agricultores
47

basada en la confianza, en la mstica de trabajo de stos, del equipo tcnico y gerencial de la


empresa as como la visin de adoptar e innovar con las ms recientes tcnicas del mundo
agrcola.
En el ao 2010, el Estado venezolano mediante una resolucin presidencial se decide
expropiar o nacionalizar la empresa Agroislea C.A. la cual pasara a fusionarse como
empresa pblica segn Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.529, la
cual opera en la zona con el nombre de AGROPATRIA EL TIGRE I desde el 10 de Octubre del
ao 2010, bajo la direccin de la Lcda. Riblia Virginia Rodrguez Durn, quien asumi la
presidencia de esta organizacin desde entonces.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
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PROPSITO DEL MANUAL

Con la creacin de un manual de normas y procedimientos para la Empresa Socialista


48

Agropatria el Tigre I, se busca dotar al personal con una herramienta tcnica aplicada a las
condiciones mnimas e indispensables con la que debe contar una empresa de produccin
social, para que de una u otra manera se beneficien los productores y comunidades aledaas
mediante una buena atencin y asesoramiento tcnico por parte de esta organizacin en
materia agrcola.
En este sentido, considerando que en esta organizacin, el Recurso Humano es el capital
ms importante, ste debe contar con un manual administrativo que le permita un mejor
control en la realizacin de las actividades inherentes a las operaciones de ventas y servicios,
permitiendo a la empresa ofrecer un excelente servicio a la comunidad en materia agrcola,
permitiendo el desarrollo de esta actividad productiva a nivel local, regional y nacional.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
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BASES LEGALES
La empresa AGROPATRIA surge a raz de la nacionalizacin de la empresa Agroislea,
efectuada mediante decreto presidencial N 7.700, venda a precios especulativos los
productos para el desarrollo del agro venezolano, apoyaba el latifundio, y explotaba a los
49

pobres mediantes prstamos con altos intereses.


Tras la nacionalizacin de la referida empresa capitalista, surge la empresa socialista
Agropatria, que garantizar los derechos y seguridad social de los trabajadores que prestaban
servicios a Agroislea y pasan a formar parte de la fuerza laboral de la empresa del Estado
venezolano.
El Ejecutivo Nacional design a la presidenta, vicepresidente, as como al primer,
segundo y tercer vocal de la junta directiva de la empresa socialista Agropatria, antiguo grupo
capitalista Agroislea C.A., sucesora de Enrique Fraga Alfonso, y de sus empresas asociadas
Proyefa, Insecticidas Internacionales, Venezolana de Riego y Semillas Hbridas de Venezuela.
As lo establece el decreto nmero 7.718, publicado en Gaceta oficial nmero 39.529,
de fecha mircoles 13 de octubre de 2010, en el cual se nombra a Riblia Rodrguez como
presidenta y a Josman Chirinos como vicepresidente.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
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BASES LEGALES
Asimismo, fueron designados Ricardo Javier Snchez, Angela Bolvar e Yvan Gil como
primer, segundo y tercer vocal, respectivamente.
Esta junta tendr la facultad de direccin y control en lo atinente a la administracin,
50

posesin y uso de los bienes muebles, inmuebles y bienhechuras, pertenecientes al referido


grupo, as como a sus empresas asociadas y sus filiales.
Adems, ejercer las atribuciones de administracin y direccin conforme a lo establecido en
los estatutos vigentes.
De igual forma, la normativa legal establece que la presidenta es la nica autorizada
para representar al grupo en lo relativo a las facultades de enajenar, gravar, permutar y
traspasar parcial o totalmente los bienes del grupo. Igualmente, podr transigir, convenir,
desistir, comprometer y nombrar apoderados especiales o judiciales en todas las anteriores
facultades.
La medida de esta nacionalizacin obedece a las lneas estratgicas establecidas en el
Plan Nacional Simn Bolvar, el cual, en materia de desarrollo productivo, se seala lo
siguiente:

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
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BASES LEGALES

El Modelo Productivo Socialista estar conformado bsicamente por las Empresas de


Produccin Social, que constituyen el germen y el camino hacia el Socialismo del Siglo
XXI, aunque persistirn empresas del Estado y empresas capitalistas privadas.

Son Empresas de Produccin Social (EPS) las entidades econmicas dedicadas a la


51

produccin de bienes o servicios en las cuales el trabajo tiene significado propio, no


alienado y autntico, no existe discriminacin social en el trabajo y de ningn tipo de
trabajo, no existen privilegios en el trabajo asociados a la posicin jerrquica, con
igualdad sustantiva entre sus integrantes, basadas en una planificacin participativa y
protagnica.

En las EPS los trabajadores se apropiarn del excedente econmico resultante, que se
repartir en proporcin a la cantidad de trabajo aportado; la gestin ser democrtica y
participativa y el peso relativo de la participacin ser con base en la persona y no con
base en el capital aportado.

Las EPS surgirn a partir de la multiplicacin y crecimiento de experiencias exitosas de


unidades asociativas existentes, de las que se establecen como resultado de la accin
del Estado, y de la transformacin de empresas del Estado o de empresas capitalistas
privadas en EPS.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
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SERVICIOS

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BASES LEGALES

En lo referente a la produccin de alimentos, la base de la garanta de la seguridad


alimentaria ser el desarrollo rural integral cuyo alcance trasciende la actividad
productiva agrcola, uno de cuyos componentes es la produccin de alimentos. La
visin de la agricultura no se restringe a lo alimentario, sino que incluye los cuatro
subsectores: Vegetal, Animal, Forestal y Pesquero, y la actividad agrcola est llamada
a cumplir un importante papel en la ocupacin del territorio, la redistribucin del ingreso
52

y el aporte de otras materias primas a la industria.

La soberana alimentaria implica el dominio por parte del pas de la capacidad de


produccin y distribucin de un conjunto significativo de los alimentos bsicos que
aportan una elevada proporcin de los requerimientos nutricionales de la poblacin.

Para el desarrollo de la capacidad interna de produccin de alimentos aprovechando las


capacidades propias del pas, se elevar sustancialmente la inversin productiva en la
agricultura y particularmente en materia de riego, saneamiento de tierras y vialidad
rural.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
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SERVICIOS

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BASES LEGALES

Para compensar las desventajas propias de la actividad agrcola se tomarn acciones


en el mbito nacional y en las relaciones internacionales. Entre tales desventajas estn
la rigidez estructural de la oferta agrcola, la estructura agroindustrial concentrada como
demandante de materias primas y proveedora de bienes de consumo intermedio y final,
los subsidios a la produccin que utilizan los principales pases exportadores y es sesgo
importador que se introduce por la abundancia relativa de divisas del pas.

53

A travs de los lineamientos anteriormente sealados, se podrn lograr los siguientes


objetivos:

Desarrollar el nuevo modelo productivo endgeno como base econmica del Socialismo
del Siglo XXI y alcanzar un crecimiento sostenido.

Incrementar la soberana alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria.

Fomentar la ciencia y la tecnologa al servicio del desarrollo nacional y reducir


diferencias en el acceso al conocimiento.

Desarrollar la industria bsica no energtica, la manufactura y los servicios bsicos.

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PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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BASES LEGALES

Garantizar la seguridad y soberana agroalimentaria de la poblacin y, por ende, la


implementacin de polticas que tiendan al desarrollo armonioso, coordinado, eficaz y
eficiente de los medios y modos de produccin que posee el Estado.

Ofrecer productos agropecuarios con descuentos de 40 a 60%, en relacin con los


precios de la empresa capitalista Agroislea.

54

AGROPATRIA EL TIGRE, I

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
Coordinador de
OPERACIONES
DE VENTAS,
Tienda
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Administrador

Especialista de
Ventas

Cajero

Jefe de
Almacn
Asesor Legal

55
Auxiliar de
Almacn

Mantenimiento

Fuente: propia (2012)


Vigilante

AGROPATRIA EL TIGRE, I

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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OBJETIVOS

GENERAL:
Optimizar el control de los procedimientos administrativos para las operaciones de ventas y
prestacin de servicios por parte de la empresa, a travs de un instructivo que establezca los
lineamientos para su ejecucin.
ESPECIFICOS:

Delimitar las responsabilidades y las funciones asignadas a cada unidad departamental


56

de la empresa Agropatria El Tigre, I.

Describir los procedimientos administrativos en la empresa Agropatria El Tigre, I.

Generar un mayor control en la realizacin de cada una de las funciones administrativas


en la empresa Agropatria El Tigre, I.

AGROPATRIA EL TIGRE, I

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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DESCRIPCIN DE CARGOS
Gerente
Tiene la responsabilidad de dirigir y controlar eficientemente los recursos materiales,
humanos y financieros, disear planes de gestin de ventas, controlar el inventario de
insumos, elaborar y cooperar con el programa de capacitacin del personal, coordinar y
mantener excelente relaciones comerciales e interinstitucionales con los proveedores,
coordinar actividades con los consejos comunales del rea de influencia de la organizacin
para el beneficio de los pequeos y medianos productores, velar por el cumplimiento de las
normas de higiene, seguridad industrial y ambiente de la Empresa y hacer cumplir las leyes y
normas de control interno que rigen las funciones de la empresa.
57

Administrador
Tiene como funciones: preparar y analizar informes administrativos y contables sobre la
situacin financiera de la organizacin, velar por el cumplimiento de las polticas generales y
planes estratgicos anuales de la empresa, analizar los diferentes reportes que genera el
sistema tales como: inventario, utilidad, financieros, ventas y cuenta por cobrar, elaborar y
procesar documentos requeridos para la gestin administrativa de la organizacin, elaborar
informes de necesidades de materiales de oficina y de bienes, controlar y supervisar la gestin
de inventarios de la empresa y cooperar en el cumplimiento de las funciones del Gerente.

AGROPATRIA EL TIGRE, I

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
OPERACIONES DE VENTAS,
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

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DESCRIPCIN DE CARGOS
Ejecutivo de Ventas
Tiene asignadas las funciones de: efectuar la dispensacin y expendio de insumos,
teniendo en cuenta las normas establecidas para tal efecto, revisar que todos los documentos
del productor estn completos y debidamente soportados para el momento de la venta,
registrar al productor o cliente en la base de datos y mantener actualizado el registro de
cliente, facturar los insumos solicitados por el productor o cliente, efectuar asistencia y soporte
tcnico de los insumos a comercializar, constatar que la calidad de los productos cumplan con
las especificaciones tcnicas establecidas, llevar estadsticas de los volmenes de mercanca
vendida, colaborar con el estudio tcnico de mercado, cumplir con las normas de seguridad en
el manejo de los productos, elaborar cotizaciones, facturas y otros instrumentos contables.
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Cajero
Tiene la responsabilidad de manejar dinero en efectivo y cheques, imprimir facturas por
concepto de ventas de insumos, efectuar revisin de los documentos emitidos por el productor
por diversos conceptos (carta, orden u otro documento), efectuar revisin de la relacin de
ingresos de cheques y efectivos, elaborar depsitos bancarios, suministrar al administrador los
recaudos diarios del movimiento de caja, realizar facturas por conceptos de ingresos y egresos
de caja, elaborar notas de entregas y balance de caja.

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DESCRIPCIN DE CARGOS
Almacenista
Tiene las funciones de controlar la correcta recepcin y despacho de insumos, realizar y
programar las logsticas para los despachos siguiendo los lineamientos de la empresa, cumplir
con las normas de seguridad, llevar un archivo actualizado de todas las guas de despacho y
recepciones, administrar el inventario de insumos de la organizacin.
Ayudante de Almacn
Se encarga de colaborar con el almacenista en la ejecucin de sus funciones y de
mantener debidamente organizada el rea de Almacn.

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PROCEDIMIENTOS

De Ventas y Facturacin
1. Ingreso al Sistema de Ventas
2. Se selecciona al cliente
2.1.

Si el cliente no existe, se registran datos del mismo.

3. Se van cargando en la factura cada uno de los artculos requeridos por el cliente.
4. Si los artculos tienen alguna oferta o descuentos se le cargan automticamente el
porcentaje.
4.1.

Sino lo posee y se le quiere agregar, se ingresa en la opcin definir ofertas o


descuentos por renglones

5. Luego se indica la cantidad de productos requeridos.


6. Se verifica la existencia de la mercanca en los almacenes
6.1.

Si no hay la cantidad suficiente, se realizan los ajustes de inventario.


60

7. Finalmente, luego de cargar todos los artculos requeridos por el cliente y verificar
totalidad de la factura, se le otorga la oferta o descuento correspondiente, si lo hay, o se
le coloca manualmente.
8. Se selecciona en el sistema el almacn donde va a ser despachada la mercanca.
9. Se emite la factura correspondiente.
9.1.

Si no se desea factura, se anula la transaccin en sistemas.

10. Se procesa el pago de la factura, en la opcin aprobar pago de factura, para cargar el
dinero en caja.
11. Se enva la orden de entrega de los artculos facturados.
12. Se procesa el movimiento de la mercanca de los inventarios.
13. Se entrega la mercanca, luego de ser verificada junto con la factura
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PARA LAS OPERACIONES DE VENTAS,
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CONCLUSIONES
El informe es el resultado un trabajo minucioso de investigacin realizado en la empresa
Agropatria El Tigre I, del cual se obtuvieron las siguientes conclusiones:

El Manual de Normas y Procedimientos es un instrumento indispensable para las

labores administrativas de la empresa Agropatria El Tigre I, a fin de garantizar la


calidad y eficiencia en las operaciones de venta y servicios que all se prestan a toda
la comunidad dedicada a las labores agrcolas.

En la medida del cumplimiento por parte de los responsables de la ejecucin de estas


funciones de venta

y servicios, las actividades mejorarn en su transcurso y se

lograra como resultado una disminucin y hasta posible ausencia de errores; ya que
este permite auxiliar en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal.

El diseo e implementacin del Manual de Normas y Procedimientos servir para el


anlisis o revisin de los procedimientos de una actividad, simplificando el trabajo,
ahorro de tiempo y delegando autoridad.

Para la empresa es de vital importancia la elaboracin de normas y procedimientos


que sirvan de gua y apoyo en la realizacin de las actividades diarias.

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CONCLUSIONES
La implementacin del manual de normas y procedimientos administrativos para el
control, direccin y ejecucin para las operaciones de ventas y servicios en la empresa
Agropatria El Tigre, I. Estado Anzotegui, permitir a esta organizacin:

Garantizar la eficiencia organizacional, y lo ms importante, ofrecer un servicio de


calidad a los pequeos y medianos productores en el ramo agrcola.

Desarrollar el nuevo modelo productivo endgeno como base econmica del


Socialismo del Siglo XXI y alcanzar un crecimiento sostenido.

Incrementar la soberana alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria.

Fomentar la ciencia y la tecnologa al servicio del desarrollo nacional y reducir


diferencias en el acceso al conocimiento.

Desarrollar la industria bsica no energtica, la manufactura y los servicios bsicos.

Delimitar las responsabilidades en funcin de las actividades asignadas a cada unidad


departamental de la empresa

Contribuir con la Misin Agrovenezuela, la cual tiene como objetivo fundamental,


incentivar el registro masivo de todas y todos los venezolanos con posibilidades de
producir alimentos, as como garantizar el apoyo financiero tanto de la Banca pblica
como de la privada en la produccin de alimentos.

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RECOMENDACIONES

Poner en prctica el Manual de Normas y Procedimientos para la efectiva ejecucin de


las actividades de ventas y servicios por parte de la empresa Agropatria El Tigre I.

El manual debe ser actualizado en la medida que los procedimientos inherentes al


rea de ventas y servicios de Agropatria El Tigre I, surtan cambios considerables en
sus procedimientos.

El personal que labora en el rea de ventas y servicios de Agropatria El Tigre I, debe


ser capacitado de acuerdo a los procedimientos establecidos en el manual de normas
y procedimientos elaborado.

El personal de Agropatria El Tigre I, debe aplicar la divisin del trabajo a travs de un


equipo multidisciplinario para agilizar las actividades laborales y brindar un servicio de
calidad en la atencin al cliente.

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Publicacin Interna. Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui.
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