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BPM Business Process Management

Captulo 1
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Introduccin a BPM

Al finalizar el captulo, el alumno podr:

Comprender la importancia de la Gestin de Procesos y la mejora


continua de los mismos.

Identificar los diferentes procesos existentes en una organizacin.

Reconocer los conceptos principales relacionados con BPM.

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Temas:
1.

La organizacin y los procesos

2.

Gestin de procesos y la Mejora Continua

3.

Definicin de BPA (Anlisis de Procesos de Negocio)

4.

Definicin de BPEL (Lenguaje de Ejecucin de Procesos de Negocio)

5.

Definicin de SOA (Arquitectura Orientada a Servicios)

6.

Relacin entre BPA, BPM, BPEL y SOA

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Captulo N 1:
Introduccin a BPM

I.

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1. La organizacin y los procesos

1.1. La Organizacin

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Definicin
De acuerdo al Diccionario de la Real Academia Espaola: organizacin
es una "asociacin de personas regulada por un conjunto de normas en
funcin de determinados fines".
Segn Henry Dutton, la organizacin es el arte de emplear, eficientemente,
los recursos disponibles, a fin de alcanzar un determinado objetivo.
El trmino Organizacin puede ser una entidad o actividad donde:
Una entidad hace referencia a una empresa, institucin o un grupo
funcional como, una empresa privada o pblica, universidades,
hospitales, hoteles, cooperativas, Clubes deportivos, etc.
Como actividad se relaciona con el proceso de organizar, es decir, la
forma de ordenar los medios o recursos disponibles para alcanzar
objetivos determinados.
Una Empresa es una entidad en la que a travs de la administracin de los
recursos disponibles se producen o intercambian bienes y/o servicios, con el
fin de satisfacer las necesidades de los clientes actuales y potenciales.
Las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de:
Clientes y consumidores.
Accionistas.
Empleados.
El estado.
La sociedad en su conjunto.

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1.2.

Proceso
Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman
elementos de entrada en elementos de salida, con valor aadido para el
cliente.
Puede ser entendido tambin, como una serie de acciones u operaciones que
conducen a un fin.

Valor agregado
Representa todo cambio, ajuste, forma o funcin del material (insumos)
para cumplir los requerimientos del cliente.
Es todo aquello que reduce tiempo y esfuerzo para lograr el objetivo, es
decir algo por lo que el cliente est dispuesto a pagar.

Para identificar un valor agregado se deber examinar en forma detallada


cada fase de un proceso, para determinar si contribuye a las necesidades o
requisitos del cliente (grupos de inters de la organizacin).

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Una actividad de no valor agregado es una actividad que consume tiempo,


recursos o espacio; pero no aade valor al producto vendido. La actividad
puede ser necesaria en condiciones normales; pero no aade valor desde
la perspectiva del cliente. Es decir, actividades que agregan costo pero no
valor al producto o servicio.

Actividades que
aportan valor
Planificacin
Ejecucin
Prevencin
Diseo
Administracin

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1.3.

Actividades que NO aportan


valor

Preparacin
Almacenaje,
movimiento
y
manipulacin
Sobre control
Procesamiento
de
documentacin errnea
Piezas defectuosas y reproceso
Movimiento de personal
Esperas

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Organizacin - Proceso
Toda organizacin tiene una visin y misin soportada en valores, y
desplegada en un plan estratgico, donde todo ello debe ser integrado
mediante la gestin de la organizacin, los procesos de negocio, la
tecnologa, as como, la formacin y desarrollo del personal principal soporte
de toda organizacin.
En las organizaciones, la informacin fluye de abajo hacia arriba; por su
parte, las polticas y decisiones son desplegadas hacia abajo; mientras que
los eventos suceden horizontalmente, es por ello que los procesos se dan de
modo horizontal para atender los requerimientos de los clientes.
toda organizacin, unidad o proceso, primero se deber indagar cul es
razn de ser, es decir, identificar el objetivo fundamental, conocer qu
hace (producto/servicio), para quin (quines son los clientes) y cmo
hace (procesos/actividades).

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En
su
se
se

1.4.

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2.1. Calidad

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2. Gestin de los Procesos y la Mejora Continua

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El trmino Calidad, procede del latn qualitas. Puede ser definida como un
conjunto de cualidades que constituyen la manera de ser de una persona o
cosa". De acuerdo, a la definicin de la Real Academia de la Lengua Espaola.

A su vez, el Organismo Internacional de Normalizacin ISO, define el trmino


Calidad, como: "el conjunto de propiedades o caractersticas de un producto o
servicio que le confieren la aptitud para satisfacer necesidades.
Asimismo, Edwards Deming, afirma que "la calidad no es otra cosa ms que
una serie de cuestionamientos hacia una mejora continua". Para el Dr. J.
Juran la calidad es: "la adecuacin para el uso satisfaciendo las necesidades
del cliente". Mientras que Kaoru Ishikawa define a la calidad como:
"desarrollar, disear, manufacturar y mantener un producto de calidad que
sea el ms econmico, til y siempre satisfactorio para el consumidor.

2.2

Calidad Total
Es un sistema administrativo enfocado hacia las personas, que busca un
incremento continuo en la satisfaccin del cliente a un costo real cada vez
ms bajo.
Puede ser visto como un enfoque total de sistemas (no un rea ni un
programa independiente) y parte integral de una estrategia de alto nivel;
adems, funciona horizontalmente en todas las funciones y departamentos,
comprende a todos los empleados desde el nivel ms alto hasta el nivel ms
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bajo, y se extiende hacia atrs y hacia delante para incluir la cadena de


proveedores, as como, la cadena de clientes.
Asimismo, la calidad total destaca el aprendizaje y la adaptacin al cambio
continuo como claves para el xito de una organizacin. Posee un
fundamento filosfico, ya que se sustenta en el mtodo cientfico, as como,
en valores que resaltan la dignidad del individuo y el poder de la accin de la
comunidad.
Adems, incluye sistemas, mtodos y herramientas. Los sistemas permiten
el cambio, pero la filosofa permanece igual.

2.3 Principios de la Calidad Total


Enfoque en clientes y accionistas. Para satisfacer o exceder las
expectativas del cliente, las organizaciones deben identificar todos los
atributos de sus productos y servicios, que contribuyen al valor del cliente, y
originan satisfaccin y lealtad.

Participacin y trabajo en equipo. En cualquier organizacin, siempre


habr una persona que realizar las mejoras del producto/servicio.

Mejora continua y aprendizaje. Las principales mejoras en el tiempo de


respuesta pueden requerir simplificacin importante de los procesos de
trabajo y con frecuencia, impulsan mejoras simultneas en la calidad y la
productividad.

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Estos principios deben sustentarse en:

Infraestructura, se refiere a los sistemas administrativos bsicos


necesarios para operar, de manera eficiente y poner en prctica los
principios de la calidad total.
Prcticas, son las actividades que ocurren dentro de cada elemento de
la infraestructura para lograr objetivos de alto desempeo.
Herramientas, son una variedad de mtodos grficos y estadsticos
para planificar las actividades laborales, recopilar informacin, analizar
resultados, supervisar el avance y solucionar problemas.

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Adems, existen Normas para el proceso de cambio:

La Organizacin debe creer que el cambio es importante y valioso para


su futuro.
Debe existir una visin que describa el estado futuro deseado.
Debe suministrarse entrenamiento para las nuevas tcnicas requeridas.
Deben establecerse sistemas de retroalimentacin, evaluacin y
recompensa.

2.4. Enfoque de Procesos


El enfoque de procesos busca la intervencin (rediseo o mejora continua) de
aquellos procesos que se han arraigado en reas funcionales, para alinearlos
a los requerimientos interfuncionales demandados por una estructura gil,
funcional y flexible.

El enfoque de procesos implica ver a la organizacin desde el punto de


vista del cliente.

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Los procesos son la estructura por la cual la organizacin genera valor


para el cliente.
Una buena medida de desempeo de un proceso debe implicar la
satisfaccin del cliente lograda con la salida del proceso.

2.5. Gestin de Procesos


Constituye un sistema enfocado a perseguir la mejora continua del
funcionamiento de las actividades de una organizacin. Se logra mediante la
identificacin y seleccin de los procesos, la documentacin, representacin /
modelado y mejora continua de los mismos.
Una empresa con criterios de gestin de calidad debe conocer perfectamente
sus procesos y stos deben llevar a cabo sus actividades, teniendo en cuenta
las necesidades y expectativas de sus clientes.

Con la Gestin de procesos se logra:

Mejora continua de las actividades desarrolladas.


Reducir la variabilidad innecesaria.
Eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades.
Optimizar el empleo de los recursos.

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Por tanto, es fundamental la relacin entre los procesos de gestin y el


organigrama de la organizacin.

Las empresas que gestionan sus procesos obtienen las siguientes ventajas:

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Responsabilidad sobre los procesos.


Procesos integrados.
Evitar ceguera funcional.
Satisfaccin del cliente.
Anlisis de proceso y su mejora.
Control y estandarizacin de procesos.
Agilidad y Flexibilidad.
Aprendizaje organizacional.

2.6 Identificacin de procesos

Esta etapa requiere que la empresa (si no lo est) cambie su visin


vertical por la de una organizacin horizontal.
Conviene identificar los principales servicios y productos, as como, las
principales reas a las que se puede denominar Macroprocesos o
Grandes gestiones.

El inventario de los procesos consiste en:

Documentar los datos generales de cada proceso.


En esta documentacin se debe mencionar la importancia del proceso
respecto de los objetivos de la empresa.

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2.7 Clasificacin de los procesos


o Procesos estratgicos: engloban la planificacin, toma de decisiones y
despliegue de planes y polticas. Adems, gestionan la relacin mercado
empresa.
o Procesos operativos: componen el saber hacer y el negocio. Son los
procesos que generan valor.
o Procesos de apoyo:
operativos.

dan

apoyo

proporcionan

recursos

los

No obstante, tambin existe otro criterio de clasificacin.

o Procesos clave: son aquellos de los cuales la organizacin tiene una


gran dependencia y estn orientados al cliente. Adems, involucran un
alto porcentaje de los recursos de la organizacin.
El cumplimiento de la misin, el progreso de la visin y el logro de los
objetivos estratgicos dependen en gran parte de ellos.

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o Procesos crticos: son aquellos que por su situacin actual necesitan un


tratamiento especial. Asimismo, suponen un alto riesgo tcnico o
requieren de personal especializado. Presentan problemas de forma
continua o espordica, adems, no cumplen con los requerimientos del
cliente, pero existen oportunidades de mejorarlos.

2.8 Mapa de procesos

Es la representacin grfica de todos los procesos que constituyen las


actividades de la empresa y sus interrelaciones, tanto entre s, como con
el exterior.
Se aconseja recoger los macroprocesos y procesos operativos de la
organizacin, as como, prescindir de los detalles (procesos de orden
inferior o subprocesos).
La tarea de identificacin y diseo del mapa de procesos est asociada al
establecimiento de la visin y planificacin estratgica de la organizacin.

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Objetivo:

Identificar los diferentes procesos en una empresa y cmo tipificarlos.

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Tomar como ejemplo, dicha organizacin para permitir tener referencia sobre la
tipificacin de los procesos de acuerdo al tipo de organizacin.

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Definicin de BPA (Anlisis de Procesos de Negocio)

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BPA es una documentacin de modo sistemtico de todas las operaciones de la


empresa, en cada una de las diferentes reas funcionales. Para ello, se
requiere un conjunto de mtodos, herramientas y tecnologas, utilizados en el
anlisis y mejora de los procesos de negocio de la Organizacin.

3.

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En esta fase se procede a modelar los procesos de negocio de la organizacin,


lo cual ya supone una mejora importante por dos motivos:
1.
2.

Que toda la organizacin va a hablar el mismo lenguaje y ser visual


(un dibujo).
Estos modelos se van a compartir para que todas las personas que
intervienen en ellos, puedan proponer mejoras.

El anlisis de negocio como disciplina tiene un componente importante en el


mbito de optimizacin operativa y en mejora organizativa, centrando el
asesoramiento en la identificacin de puntos crticos para que se alcancen los
objetivos
estratgicos.
Estos cambios incluyen modificaciones en las estrategias, en las estructuras, en
las polticas, en los procesos y en los sistemas de informacin.

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4. Definicin de BPEL (Lenguaje de Ejecucin de


Procesos de Negocio)

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BPEL es un lenguaje de orquestacin; un lenguaje de alto nivel que lleva el


concepto de servicio un paso adelante, al proporcionar mtodos de definicin y
soporte para flujos de trabajo y procesos de negocio. Adems, permite proveer
funciones de manipulacin simple de datos, requeridas para definir datos de
procesos y flujos de control, as como, usar servicios Web como modelo para
la descomposicin y ensamblaje de procesos.
Un modelo de orquestacin provee un mbito, especficamente, enfocado en
la vista de un participante en particular. En cambio, un modelo coreogrfico
abarca todos los participantes y sus interacciones asociadas, dando una vista
global del sistema. Las diferencias entre orquestacin y coreografa estn
basadas en analogas: la orquestacin describe un control central del
comportamiento como un director de orquesta, mientras que la coreografa
trata sobre el control distribuido del comportamiento donde participantes
individuales realizan procesos basados en eventos externos.
Al imaginar un flujo de negocio determinado, con una entrada A y una salida Z,
ste se podra componer de muchos procesos internos que se lanzaran
dependiendo de valores y respuestas anteriores. BPEL sera el encargado de
orquestar todo el proceso ordenando qu proceso ejecutar (servicio Web) y en
qu momento.

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5. Definicin de SOA (Arquitectura Orientada a


Servicios)

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SOA es un criterio de diseo de software que define la utilizacin de servicios


para dar soporte a los requisitos de negocio (tomado de Wikipedia)
Asimismo, es un diseo de aplicaciones basado en servicios que encapsulan
piezas de software de negocio usadas en la web para coordinar procesos de
negocio de empresa. (Mary E. Shacklett)
SOA es una forma de disear aplicaciones, que consiste en juntar servicios
segn las necesidades. El objetivo no es programar servicios, si no componer
nuevos servicios basndose en otros ms bsicos ya programados
(dicSOAnario de Pensando en T.I.)1
Las principales acciones para aplicar SOA seran:

Asegurarse de que los servicios que se identifican y construyen, pueden


ser consumidos por el resto de la organizacin.
Que el mismo servicio no se implemente n veces.
Acordar un lenguaje comn para los servicios.
Que los datos o campos que son parmetros de entrada / salida de los
servicios estn bien definidos y no se repitan.

http://pensandoensoa.com/tag/dicsoanario/
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Definicin de BPM

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BPM es una metodologa empresarial para la gestin de procesos de


negocio, mediante su automatizacin. Es una orquesta la ejecucin del
proceso.
Obliga a las organizaciones a pensar en el proceso como el elemento central.
Asimismo, permite optimizar los procesos de negocio. Adems, posee ms
flexibilidad y rapidez para cambiar los procesos de negocio.

6.1

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6. Relacin entre BPA, BPM, BPEL y SOA

La relacin que existe entre BPA, BPM, BPEL y SOA resulta


complementaria en las organizaciones que las aplican, ya que la gestin de
los procesos es el punto de partida para definir una arquitectura de TI
orientada a servicios, la cual permite elevar la productividad de la Gestin de
TI en las organizaciones.

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Objetivo:

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Intercambiar conceptos sobre los temas vertidos en este captulo, propiciar


el intercambio de experiencias y conocimientos del tema desde la
perspectiva de cada participante.

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