MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender
adecuadamente la dinmica organizacional.
En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para
su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por
objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de
Ia empresa.
Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los
miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:
La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros
de la organizacin
Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.
Segn Franklin F (2004)
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y
sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempee mejor su tarea.
Ventajas
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil
reunir.
2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada

3.

4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

12.

momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trmite a travs del tiempo.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia
en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que
le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades
segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.

Desventajas.
1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que
sean tiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin, entre ellos tenemos
A.- Manual de Organizacin.

B.- Manual de Polticas.

C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen
un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben
ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a
travs de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito
de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no
se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar
difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones
registradas a travs de comunicados aislados. A continuacin se agrega otra
clasificacin:

Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia:

Su propsito es proporcionar informacin

histrica sobre la organizacin: sus comienzos, crecimiento, logros,
administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama
introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y
aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a
sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma
detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de
los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos, y las relaciones.
Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El conocer a la organizacin proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de
polticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales
como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos:

Es la expresin analtica de los

procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer
las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de
actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no
justifique la elaboracin y utilizacin de

Distintos manuales: puede ser conveniente la confeccin de este tipo de

manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de
"historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se
interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual
de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en
secciones

Por su funcin especfica.

Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar.
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar

las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr
su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de
produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin,
los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;
consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar,
los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del
trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas
(polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de
ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las

responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin,
contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la
organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de
bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control
de la elaboracin de informacin financiera.
Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito
de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms
importantes que puede contener este tipo de manual estn los
siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos
como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin
operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos
de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual
tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesora.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular,

son comnmente mas detallados que un manual de

procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es
que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de
los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de
adiestramiento "explica como debe ejecutarse el
encendido de la Terminal de la computadora y emitir
su seal", mientras que un manual de procedimientos
omitir esta instruccin y

Comenzara con el primer paso activo del proceso. El

manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto
evaluacin para comprobar el nivel de comprensin
del contenido por el usuario. Otra clasificacin
aceptada de los manuales administrativos se refiere a
las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a
su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales
con una cobertura mayor o menor.

General:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de

este tenemos a los siguientes manuales:

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin

organizacional y abarca todo el organismo, indicando

la organizacin formal y definiendo su estructura
funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la
planeacin, contiene los procedimientos de todas las

unidades orgnicas que conforman en un organismo

social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y

actitud de la direccin superior; para toda la empresa,

estas polticas generales establecen lneas de gua, un

marco dentro del cual todo el personal puede actuar
de acuerdo a condiciones generales.
Especifico:

Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de

una rea especfica (personal). Y contiene la definicin

uniforme respecto al reclutamiento

personal en una organizacin.

seleccin

Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicacin especifica a determinados

tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna

en forma particular.
Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir
"polticas", pero de un rea especifica de la organizacin,

sealando las guas u orientacin respecto a

cuestiones de personal, tales como: contratacin,
permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los

procedimientos en el orden de importancia de un rea

especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de
secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a
proveedores, etc.

TIPOS DE MANUALES
Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms
representativos por su uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las
bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en
forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que
una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en
consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada uno de ellos.
Manual De Organizacin
Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las
diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el
Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica.
Objetivos del manual de organizacin
a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos,
dentro de la institucin.
c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.

d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,

ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin).
e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa.
Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:

Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la

Organizacin.
Funciones Bsicas
Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende
Responsabilidad
Caractersticas, y
Especificaciones de la Posicin.

Esquema Para La Elaboracin Del Manual De Organizacin

TITULO I:
GENERALIDADES

Finalidad del manual

Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas
que contiene el Manual.
Base legal
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y
gestin.
Alcance
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
Aprobacin
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia
el Manual.

TITULO II:
DEL DISEO ORGNICO

Funciones generales del rgano

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como
parte integrante de la organizacin institucional.
Estructura orgnica del rgano
Sealar la distribucin de las unidades orgnicas que comprende la
institucin, en orden decreciente, desde el ms alto nivel de decisin hasta el
ltimo escaln organizativo:

De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
De Apoyo
De Asesora,

De Control
De descentralizacin

Relacin jerrquica de unidades orgnicas

Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Lneas de
Coordinacin.
Organigrama de la institucin
Establecer el diseo grfico de la estructura orgnica de la empresa.
Cuadro de distribucin de cargos por rganos
Consignar la relacin de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y
clasificada.

TITULO III
DEL MANUAL

Funciones generales del rgano

Describir las funciones generales del rgano

Funciones especfica de los cargos
Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente
esquema:

Denominacin del cargo

Naturaleza del cargo (funcin resumen)
Funciones especficas del cargo
Lnea de dependencia de los cargo
Grado de responsabilidad
Canales de coordinacin
Requisitos mnimos de los cargos
Conocimiento y/o Instruccin
Experiencia laboral

Manual de procedimientos.
Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas.
Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as
como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los
miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de

Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista
Actuante.
Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la
forma de actualizacin.
Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o
Flujograma: representacin grfica que describe en forma
clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan
columnas para representar las reas involucradas (IRAM:

34503) Grupos de Smbolos para la representacin grfica

(IRAM 34501).
Descripcin de los Procedimientos.
Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
Glosario
ndice Temtico.
Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

Manual de calidad
Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para
lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la
empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Identificacin

Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Nombre del manual.
Numero de procedimientos.
Nivel de revisin y/o aplicacin.
Titulo del procedimiento.
Fecha de revisin.
rea responsable de manejar el procedimiento.
Lugar y fecha de elaboracin.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
Numero de pginas.
Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.

ndice O Contenido.

En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.

Alcance.

Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las

normas internacionales aplicables.

Introduccin.

Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la

organizacin.

Objetivos generales

Planteamiento de los propsitos de la organizacin en trminos de.

1.
2.
3.
4.
5.

La mejora de los procesos.

adecuada atencin a los clientes.
rentabilidad.
El liderazgo en el mercado.
El desarrollo del capital humano

Estructura organizacional.

Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus

relaciones.

Responsabilidades.

Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema

de calidad.

Documentos y referencias aplicables.

Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin.

Elementos del sistema de calidad

Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una

organizacin, pueden variar de una organizacin a otra, segn la norma de
aplicacin, su naturaleza, giro, tamao etc.

Definiciones.

Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual

de calidad.

Lista de distribucin

Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el

manual.

Apndice para la codificacin de procedimientos

Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la

norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar

un manual de procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente
conveniente, tanto por su calidad tcnica como por el efecto de generalidad que se
logra con su uso, tomar como parmetro base lo establecido en la Norma IRAM
34.551, que se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de
procedimientos administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos:

Marco Introductorio
a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos:

nombre oficial de la dependencia;

nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
nmero de identificacin del o de los procedimientos sealados;
lugar y fecha de elaboracin;
responsables de su elaboracin; y
Cantidad de ejemplares impresos.

b. ndice. Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos

constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el
manual.
c. Introduccin. Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir
la circunstancia operativa o estratgica que genera u obliga la elaboracin del
manual de procedimientos administrativo. Tambin sintetiza cmo se utilizar el
manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele incluir un mensaje del
titular del organismo.
d. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y
precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el
manual.
e. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicacin de las
reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos,
en qu circunstancias se harn y cules sern los lmites de esa aplicabilidad.
La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn el orden en
que intervienen dentro del procedimiento.

f. Polticas y normas de operacin. Las polticas o normas de operacin deben

prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los
procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu lineamientos
deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o
no estn previstos en la diagramacin del procedimiento.
g. Instrucciones para el uso del manual. En esta seccin, se debe explicar cmo
usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo,
teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia
o para cubrir los nuevos requerimientos. La seccin debe incluir los siguientes
puntos:

Estructura: indica la disposicin de las partes en que est

ordenado el manual;
Codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de
codificacin usados; y

Actualizacin: se deber indicar la forma de identificar las revisiones,

modificaciones, actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por qu medios y
cmo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.
Cuerpo Principal
Normas de trmite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los
procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos
aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:

momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;

responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso;
informacin requerida;
medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o
procesamiento;
decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de
posible aplicacin; y
controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del
control.
Archivos utilizados; debe incluir:
informacin a contener;
mtodo de clasificacin de la informacin contenida;
mtodo de bsqueda de la informacin contenida;
perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo; y
responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y
esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el
manual debe incluir modelos de llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a
los responsables de la emisin de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo
tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin
de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del
manual de procedimiento es el glosario que se usa para listar las definiciones de
los trminos tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la
interpretacin.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE.

Organizados en grupos, los participantes con ayuda del material investigaran y

discutirn aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar
en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades.

1. Explique que utilidad tiene el Manual para una Organizacin?

2. Cuales son los fines que persiguen los manuales?
3. Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboracin de
un Manual Administrativo?
4. Seleccione en su comunidad una organizacin pblica o privada, con la cual
este familiarizado y proceda a recolectar informacin relacionada con:
a) Objetivos
b) Naturaleza de la funcin que ejecuta.
c) Estructura.
d) Funciones asignadas.
e) Normas.
f)

Procedimientos, formularios.

g) Instructivos.
5. Ordene y clasifique la informacin recabada.
6. Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere:
Estructura, Funciones, Normas y Procedimientos.

Unidad VIII.
Metodologa de simplificacin del trabajo
1)
2)
3)
4)
5)
6)

Planteamiento Del Problema

Recoleccin De Los Datos
Anlisis De Los Datos
Formulacin De Recomendaciones
Implantacin
Seguimiento, Evaluacin Y Control

OBJETIVOS

1) Analizar la secuencia lgica y sistemtica de los pasos a seguir en la

elaboracin de trabajos de organizacin y sistemas.
2) Aplicar correctamente los pasos de la metodologa para la simplificacin del
trabajo en una situacin dada

METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO.

El concepto de simplificacin del trabajo no es ms que aplicar el sentido
comn, en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones
de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar
un buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los
proyectos a estudiar, y analizarlos a travs de graficas, estimando, al final nuestra
capacidad para conseguir un resultado efectivo.
Se necesita entonces poseer un conocimiento de las tcnicas y este
conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados
afectados por la medidas de simplificacin y mejoramiento, los factores bsicos
con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por
que?, dnde, cundo, quin y cmo, y las conductas inmediatas a seguir estn
vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar lugares, cambiar
personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace necesario
conocer el nmero de unidades, el elemento tiempo, la distribucin etc.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en
trabajos tcnicos de nacionalizacin de estructura y procedimientos, hayan
establecido y aplicado con sus propias lneas de actuacin y por consiguiente
ellos, con muy buen criterio, sabrn determinar que cosas deben omitirse y a
cuales debe drsele especial importancia, dentro del mbito de la metodologa que
se desarrolla.
Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para
encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del
trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de
costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros
recursos y de los interesados en la empresa, presupone el mejor mtodo de
trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace
que la superacin personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una
modalidad conveniente y continua.
Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con
la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente,
por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades
costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases:
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el
alcance, los resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial
humano requerido y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:

Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situacin econmica, poltica, social del pas etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organizacin.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la
investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las
limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada
dependencia.
RECOLECCIN DE DATOS.

En relacin a la situacin actual de la organizacin se recomienda se obtengan

datos relacionados a:
a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las dems unidades.
b. Organizacin y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.
c. Estadsticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecucin de
operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.
e. Ambientacin material.
f. Relacin o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos
sern obtenidos a travs de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la
observacin directa y la investigacin documental, dependiendo de las variables o
elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se
desea obtener, posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma
escrita para su anlisis, haciendo uso de herramientas como el organigrama,
grficos de distribucin de espacios, planes y programas de trabajo, cuadros de
distribucin del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
ANLISIS DE LOS DATOS.

Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crtico de la

situacin actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que
impiden su ptima ejecucin y verificar como puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo
que se esta haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes
y tienen una secuencia lgica, para esto se recomienda:
Relacionar los objetivos de la institucin y de los procedimientos.
Relacionar factores, tales como el personal que participa en la tarea, el volumen
de demanda y la duracin de las etapas del trabajo.
Necesidad y uso de los requisitos exigidos.
Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento.
Sistema de trmite documentario que se utiliza.
Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin.
Composicin de la estructura organiza, especialmente niveles de decisin.
En este proceso de anlisis se sugiere algunas interrogantes bsicas que
pudieran emplearse, para determinar si existe la necesidad de cambiar, simplificar
o eliminar pasos y requisitos innecesarios.

INTERROGANTES PARA EL ANLISIS CRTICO

Propsito

Lugar

Qu se hace?

Sucesin

Persona

Medios

Cantidad

Dnde se hace?

Cundo se
hace?

Quin lo hace?

Cmo se hace?

Qu cantidad de
trabajo realiza?

se

Por qu se hace
all?

Por qu se hace
entonces?

Por qu lo hace
esa persona?

Por qu se hace
de ese modo?

Qu constante
es el trabajo?

Qu otra cosa
podra hacerse?

En que otro lugar

podra hacerse?

Cundo podra
hacerse?

Qu otra
persona podra
hacerlo?

De que otro
modo podra
hacerse?

Cules son las

tareas que
absorben mayor
tiempo

Qu
hacerse?

Dnde debera
hacerse?

Cundo debera
hacerse o
realizarse?

Quin debera
hacerlo?

Cmo debera
hacerse?

Cunto cuesta?

Qu tiempo
tomar realizarlo?

Qu es lo que
hace?

Cmo se esta
realizando?

Cunto se
necesita?

Para
hace?

qu

deber

Cules son los

pasos?

Estn
comprendidos
todos?

Por qu es
necesario este
paso?

Dnde debera
realizarse este
paso?

1) FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos
de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en practica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan
dificultad para la modificacin e implantacin de los sistemas o procedimientos
racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del problema.
Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes
aspectos:
a. Eliminacin de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo
de formularios, registros o informes; eliminacin de tareas y movimientos
intiles, disminucin de la carga de trabajo de cada puesto, eliminacin de
equipos obsoletos. Etc.
b. Incorporacin de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a travs de la
estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificacin de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificacin
de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de
trabajo.
e. Simplificacin de los mtodos de trabajo, de las funciones, de la estructura
orgnica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinacin, as como el de
toma de decisiones.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas
deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentacin necesaria que
fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal
manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y
oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introduccin, un

cuerpo principal que especifique hechos, argumentos y justificaciones,

conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apndices.
IMPLANTACIN

Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa

anterior para solucionar el problema que origino el estudio. Se deben definir las
actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realizacin,
asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrn de iniciarse y terminar cada una
de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material,
planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y
documentos utilizados por trabajadores y usuarios.
Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables
de la ejecucin del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de
organizacin y sistemas
a travs de sus tcnicos, las responsables de
implementar los cambios, contando con la participacin de las unidades
involucradas, Ser necesario fijar el mtodo de implementacin entre los cuales
tenemos: mtodo instantneo recomendado cuando el sistema o procedimiento
diseado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos,
operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas. Otro mtodo es el
de proyecto piloto, se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte
de la organizacin introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se
requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organizacin para luego
hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las
desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una
parte de la institucin lo sea para otra.Tenemos tambin el mtodo de
implementacin en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran
envergadura, consiste en la operacin simultanea por un periodo determinado,
esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes
problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento
vaya asentndose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se
suspendan las operaciones del sistema anterior. Finalmente tenemos tambin el
mtodo de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o
procedimiento o pequeas fases del mismo, e implementarlas procurando no
generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que
se haya consolidado suficientemente la anterior.
Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial
humano para su capacitacin en funcin de que realice de manera correcta y
adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o
procedimiento, tambin se har necesario evaluar los recursos materiales que
previamente se estimaron necesarios.
Cuando se inicie la implementacin ser necesario enviar comunicaciones con
el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.

SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL.

En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicacin de las

medidas de mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de
que se estn aplicando de acuerdo a los estudios realizados.
Posteriormente se hace preciso, en la fase de evaluacin comprobar la eficacia
de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas
convenientemente. La experiencia recomienda hacer una revisin peridica de los
sistemas y procedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los
mismos, cuestin que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la
organizacin en su conjunto.
Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de
normas y procedimientos diseados por los rganos centrales de control, para
realizar la comprobacin de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas
o procedimientos administrativos.