11 buenas prcticas para redactar un mail

profesional
El mail es el medio de comunicacin ms utilizado en la
oficina, aprende cmo utilizarlo y qu no debes hacer en
el comunicado electrnico.

Un correo electrnico es como una carta, la redaccin y ortografa son muy

importantes.
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20-08-2014
@altonivel
POR: Tatiana Gutirrez
Los correos electrnicos son un arma de informacin en las oficinas. De acuerdo con un
estudio realizado por la Escuela de Computacin Interactiva del Instituto Georgia Tech, un

usuario de cuenta corporativa enva alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral.
Te suena familiar?
Pero, cul es la forma correcta de escribir un mail profesional? Renata Roa, consultora en
imagen Pblica y Comunicacin Facial, asegura que el correo electrnico es una carta, que
no tardar dos meses en llegar, pero s necesita una estructura y desarrollo adecuado.
Para ello tambin existe un manual de buenas recomendaciones que tal vez deberas de
poner en accin:

1. Pon atencin en el ttulo

Es una recomendacin de todo experto, y es que el subject o ttulo es el que garantiza que te
lean, te archiven o te excluyan. De acuerdo con la experta el ttulo debe simplificar el
objetivo del mail. El ttulo debe ser especfico y corto. Asimismo se recomienda utilizar la
opcin de respuesta automtica al ser ledo y la alerta de importancia, siempre y cuando la
situacin lo amerite.

2. El saludo debe ser atemporal

Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de
manera directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo ser atemporal, esto
ayudar a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cundo se ha enviado, indica la
experta. Se recomienda saludos como: Querido, Estimado, Buen da, entre otros.

3. El cuerpo del mail

Evita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directivos o gerentes, quienes reciben
ms de 300 correos al da, es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te
exijas simplificar informacin.
La extensin adecuada de un mail no debe rebasar los tres prrafos.

4. Necesitas una despedida

Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, ste necesita una despedida. Los
expertos aseguran que demuestra profesionalismo. Basta con un: Que tengas un buen da,
Saludos cordiales, Agradeciendo tu atencin o Saludos.

5. Utiliza firmas personalizadas

Esto te facilitar el trabajo y te ahorrar tiempo, as como dar presentacin y cuerpo al mail.
Asegrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas. Todo servicio de mensajera
va mail tiene esta opcin.

6.- Cuida tu ortografa

Esto no es especfico de un mail, cualquier profesionista debe tener sumo cuidado al

momento de redactar cualquier documento, correo electrnico, mensajes de texto o estatus
en redes sociales, es muy importante. Asegrate de cuidar, tambin, la redaccin, es
importante para hacer llegar el mensaje tal cual.

7.- Elimina las conversaciones anteriores

Cuando contestamos de manera rpida cometemos el error de no revisar los mails
completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario,
cuida que esto no suceda. Roa recomienda dejar las ltimas dos, as sabr el destinatario de
qu trata, en caso de que se pierda un poco.

8.- CC y CCO
Pon mucha atencin a estas opciones, asegrate de enviar la informacin a la persona
adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera automtica si ya se tiene
grabado la direccin. Evita incomodar a otras personas con informacin que no les
corresponde. Tambin cuida que tu informacin no se difunda personas que no les
corresponda.

9.- Contesta de manera casi inmediata

Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios especficos para contestar los mails, sin
embargo, tambin recomiendan que las respuestas se den en no ms de 24 horas despus de
la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenven la informacin o que haya
incertidumbre en la persona que lo envi.
Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. Tambin puedes utilizar:
Enterado o Recibido."

10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada

Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar ms de minutos, cuando la informacin
sea muy importante se recomienda realizar una llamada despus de enviarlo, as sabrs si
lleg adecuadamente y tambin alertars a la persona de que la informacin es importante y
urgente.

11.- Aprende a utilizar tu correo

Lo ms importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrnico.
Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de
importancia sonoras, respuestas automatizadas, informacin compartida y dems. Saber
cmo utilizarlo te ayudar a explotar sus beneficios.

Evita los siguientes errores

Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al
principio, esto demerita tu profesionalismo y adems no es correcto utilizarlo.
Maysculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con
maysculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas maysculas, acentalas!
Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseador
te ayude con esta parte, as que la recomendacin es evitarlos.
Enviado desde Los aparatos tecnolgicos traen consigo una firma establecida, puede
decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina
Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presuncin o pose.
Evita contestar enojado. El estado de nimo se transmite hasta en un correo electrnico,
evita hacerlo cuando ests molesto, esto podra perjudicar en conversaciones futuras.
Qu otros consejos brindaras para que tus mails sean profesionistas? Cul es tu
regla de oro para utilizarlos?

Cmo redactar un email laboral

Dbora De S Seguir
Info 4 comentarios 233 votos positivos

Una vez que entramos al mundo laboral comenzamos a aprender los trucos y a poner en prctica
todas las herramientas que conocemos para desempear nuestro trabajo, pero son pocas las
empresas que ofrecen a sus empleados adiestramiento en el rea del lenguaje empresarial, as
muchos desconocen cul es la forma correcta de comunicarse de manera escrita dentro de una
organizacin de que modo debemos iniciar un texto?, cmo dirigirme a mi superior o a mis
compaeros?. En unComo.com te aclaramos algunos puntos bsicos para que sepas cmo
redactar un email laboral
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Nivel de la comunicacin

Si tu eres quien inicia la comunicacin, debes establecer el nivel de formalidad del email.
No es lo mismo la forma en la que te comunicas por escrito con tus compaeros cercanos,
que con tu jefe o con un desconocido. Independientemente de la confianza lo importante
es que siempre uses un lenguaje claro y correcto

Saludo inicial

El nivel de formalidad y de confianza te permitir establecer el saludo inicial, por ejemplo

con un desconocido o un superior lejano a ti podras comenzar escribiendo un saludo
formal "Estimado Pablo Perez", con tu jefe quiz podra ser "Buen da Juan" o "Buen da
Sr. Juan" y con tus compaeros cercanos, un "hola" u "hola qu tal", que es ms informal
y cercano sin dejar de ser adecuado

Presentacin

Si estas escribiendo un email laboral para un proveedor o algn contacto de la empresa

que an no te conozca es muy importante que te presentes con tu cargo tras el saludo,
para que el lector pueda ubicarte rpidamente. "Estimado Pablo Perez, mi nombre es
Fulano de Tal, redactor del sitio web unComo.com"

Claridad en el contenido

Tras haberte presentado enuncia el propsito de tu email con claridad y de la forma ms

breve posible, por ejemplo "lo contacto para conocer el status de la impresin de las 2000
tarjetas de presentacin encargadas a su empresa el pasado mes de Enero"

Despedida y contacto

Una vez que hayas terminado de redactar el email laboral, agradece al lector, ya sea por la
informacin que estar a punto de facilitarte, por su ayuda, etc. Establece una despedida
cordial, donde adems estn todos tus datos de contacto, por ejemplo:
De antemano mil gracias
Saludos cordiales (o Saludos, si hay ms confianza)
Fulano de Tal
Redactor de unComo.com
Email xxxx
Telfono xxx

Evita mensajes confusos

No des informacin de ms si no ests claro, no confundas a tu lector e intenta plasmar

todas las dudas, deseos, o necesidades que tengas en el email, de manera tal que no te
veas en la obligacin de escribir otro nuevamente para decir "aaah se me olvid
comentar...". Una vez que finalices el email SIEMPRE lelo antes de enviarlo, as podrs
corregir los errores o mejorar lo que haga falta

Si deseas leer ms artculos parecidos a cmo redactar un email laboral, te

recomendamos que entres en nuestra categora de Aprende a escribir y a leer.

Consejos

Es importante que, sea cual sea el propsito del email: informar, solicitar, expresar, etc, el
contenido est claro para el lector, que no se preste a confusiones
No uses palabras confusas que puedan prestarse a enredos, en algunas ocasiones menos
es ms, recurdalo
Revisa siempre el email antes de enviarlo, para estar seguro de que no has cometido
ningn error y de que estas diciendo lo que deseas

Sigue leyendo: http://educacion.uncomo.com/articulo/como-redactar-un-email-laboral4981.html#ixzz3G91yqY6x

http://educacion.uncomo.com/articulo/como-redactar-un-email-laboral-4981.html

Cmo redactar un correo electrnico

formal
26/11/2013
El correo electrnico es el principal medio de comunicacin utilizado en los negocios.
Aprende cmo redactarlo de manera profesional

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El correo electrnico contina siendo el medio elegido por los profesionale Foto: Universia
La claridad, la capacidad de ser conciso y correcto son claves para elaborar un buen correo
electrnico
Pese a las nuevas tecnologas disponibles en materia de comunicacin, el correo electrnico
contina siendo el medio elegido por los profesionales para la comunicacin interna de la empresa
y para con clientes, proveedoresLa consultora en Imagen Pblica y Comunicacin Facial Renata
Roa explica que el correo electrnico debe redactarse del mismo modo que una carta formal. De
este modo te aseguras que cuidas la imagen de la empresa y la de uno mismo. Aprende a redactar
tus correos de manera profesional y toma nota de los siguientes consejos.
Qu necesitas evitar en un correo electrnico formal
A modo de intentar acercarte al otro, ya sea cliente, colega, proveedorintentas utilizar un cierto
tipo de frases, pero siempre es bueno establecer lmites y no excederlos. Por ello es bueno que
no optes por frases clichs como espero ests bien, querido seor, espero no quitarte

mucho tiempo, te deseo un lindo dao espero todo se haya entendido.

No utilices saludos o despedidas de plantilla, como tampoco conviene que recurras a frases
largas en el asunto del mail. Asegrate de cuidar la direccin del destinatario y no recurrir a
cadenas, puesto que puede resultar peligroso, dependiendo del tipo de correo que enves y la
informacin que contenga.
Debes recordar que el correo no es un chat, por lo que no conviene que lo uses as. Cuida la
ortografa y gramtica y evita el uso de emoticones. S breve, ya que el tiempo es fundamental en
los negocios. Si escribes demasiado o adjuntas demasiados archivos es probable que no lean tu
correo.
Si tratas temticas importantes como aumentos de salario, problemas con subalternos, jefes,
colaboradores o clientes, o si pretendes presentar tu renuncia, conviene que lo hables en
persona, ya que puede terminar en manos equivocadas.
Cmo redactar correctamente un correo formal
Recuerda que es fundamental incluir la direccin del correo electrnico y el asunto que trata la
comunicacin. No utilices direcciones personalizadas o informales, ya que te restan credibilidad
profesional. Tampoco conviene que utilices o juegues con las maysculas y minsculas.
No recurras a frases o saludos informales en el asunto, sino que conviene que te asegures de que
sea concreto de inters para quien lo reciba. Utiliza un saludo formal sin caer en los clichs, s
breve y conciso, claro y completo, y a menos que sea completamente necesario no adjuntes
archivos.
Para la despedida conviene que evites frases como sinceramente, un cordial saludo, besos,
abrazos o dems frases, y recuerda que la firma debe incluir el nombre completo, logo de la
empresa, telfonos y redes sociales.

Fuente: Altonivel
Autor: Universia Espaa
http://noticias.universia.es/en-portada/noticia/2013/11/26/1065583/redactar-correo-electronicoformal.html