Como criar uma mala direta no Libre

Office Writer

Para os usurios acostumados a trabalhar com o Microsoft Word, criar uma mala direta
no Libre Office Writer pode ser uma tarefa bastante desafiadora e, principalmente,
pouco intuitiva.
Para eliminar essas dificuldades, vamos mostrar como conseguir essa tarefa de forma
simples, e sem complicaes.
Em nosso exemplo, vamos mostrar como criar uma mala direta a partir de uma planilha
do Calc (o excel do Libre Office) e preencher um certificado do Writer (o word do
Libre Office). Alm disso, vamos mostrar como fazer as adaptaes de gnero no texto
do certificado, de acordo com o sexo do aluno:

Observe que os campos anotados em vermelho indicam os dados que sero preenchidos
automaticamente, a partir dos dados armazenados na planilha. J os campos marcados
na cor azul sero preenchidos conforme o sexo do aluno (M ou F).

1Criao da planilha
A primeira etapa abrir o Libre Office Calc e criar uma planilha com as colunas
necessrias para preencher nosso certificado. Pela anlise do certificado acima, concluise que precisamos criar uma planilha com as seguintes colunas: Aluno,
Sexo, Curso, Incio, Fim, Carga horria.
A planilha, portanto, deve ficar assim:

A primeira clula (linha 1) de cada coluna deve ser preenchida com o ttulo desejado
para a coluna e, logo abaixo, devero ser colocados os dados desejados. Essa
observao importante pois o ttulo da coluna servir de base para o banco de dados
que ser criado com as informaes para o certificado.

2Criao do banco de dados

O passo seguinte justamente o detalhe que mais causa confuso aos usurios no
acostumados com o Libre Office.
que os dados da mala direta devero estar em um banco de dados. Sendo assim, a
nica coisa que precisamos fazer converter a planilha com as informaes em um banco
de dados.
Para isso, abra qualquer software do pacote Libre Office (writer, calc, base, etc) e
clique em Arquivo Novo Banco de dados. A partir da, ele abrir uma janela com
um assistente para criar seu banco de dados:

No painel acima, o passo 1 corresponde configurao inicial. Selecione a

opo Conectar a um banco de dados existente e escolha o item Planilha.
Em seguida, clique no boto Prximo (ou no passo n 2 do menu esquerda) para ver a
seguinte tela:

Na tela acima, devemos clicar no boto Procurar e navegar at a pasta onde est nossa
planilha (criada no passo 1). Aps selecionar, clicar no boto Prximo (ou no passo n 3
do menu esquerda).
Por ltimo, devemos configurar a seguinte tela:

Note que fundamental deixar marcada a opo Sim, registre o banco de dados para
mim. justamente esse registro que permite aos diversos programas do pacote Libre
Office (Writer, Calc, etc) utilizarem a tabela que est sendo criada.
Quanto opo Abrir o banco de dados para edio, ela pode ser desmarcada sem
problema algum (caso voc esquea de desmarcar, ele abrir o Libre Office Base com
o banco de dados criado assim que voc salv-lo. Se esse for o caso, basta fechar o
programa.).
Aps finalizar, clique em Concluir. Ele perguntar o nome do arquivo (do banco de
dados) e o local onde voc quer salv-lo. Escolha a pasta desejada (pode ser a mesma
pasta onde est salva a planilha), digite o nome desejado para o arquivo e clique
em Salvar, conforme a tela a seguir:

3Criao do documento
A prxima etapa criar (ou configurar) o documento que receber os dados da mala
direta. Em nosso exemplo, vamos abrir o arquivo chamado certificado.odt. Esse
arquivo contm o texto onde queremos inserir nossos dados.

Inicialmente, devemos posicionar o cursor imediatamente antes do texto Aluno (em

vermelho no nosso certificado) e clicar em Inserir campos outros (ou
simplesmente clicar nas teclas Control + F2 do teclado). Ele abrir um painel com
vrias abas. Devemos ento selecionar a aba banco de dados, para que ele exiba o
seguinte painel:

Observe que, por padro, o painel esquerdo vem selecionado com o item de menu
chamado Campos da mala direta. Isso deve ser mantido e, caso no esteja
selecionado, devemos selecion-lo.
Em seguida, deve-se clicar duas vezes sobre o nome do banco de dados onde esto as
informaes para a mala direta (no nosso exemplo, possumos somente o banco de
dados Alunos registrado), ou clicar somente uma vez sobre a setinha preta que fica
esquerda desse nome (Em algumas verses do Libre Office, essa seta substituda pelo
sinal +).
Ele exibir o nome das planilhas disponveis no banco de dados (geralmente, quando
criamos um documento com somente uma planilha, o nome dela Planilha1). Clique
duas vezes sobre esse nomePlanilha1 (ou sobre a seta esquerda).

Como se v na imagem acima, cada um dos campos disponveis para a mala direta
corresponde a uma das colunas criadas com os nossos dados. Aps selecionar a
coluna Aluno, devemos clicar no boto Inserir. Note que o painel continuar aberto.
Voc poder ento essa janela do Assistente um pouco para o lado (para conseguir ver o
certificado que est por trs) e continuar posicionando o cursor nas demais reas do seu
documento (marcadas em vermelho) e mandar inserir os demais campos da mala direta.
O documento ficar assim:

Agora precisamos cuidar dos campos que se alteram de acordo com o sexo do aluno.
Em nosso certificado original, eles esto exibidos com alternativas ([ao/] e [o/a]).
Posicione o cursor imediatamente antes do primeiro campo marcado na cor azul [ao/].
Ainda nesse painel de insero de campos, clique na aba superior chamada Funes.
esquerda desse painel, existem uma srie de alternativas. Devemos selecionar a
primeira, chamadaTexto condicional, e preencher os dados conforme o exemplo
abaixo:

Perceba que no campo Condio, inserimos o seguinte comando:

Alunos.Planilha1.Sexo==M
Onde:
Alunos Nome do nosso banco de dados
Planilha1 Nome da planilha dentro do documento que criamos no Calc
Sexo Nome da coluna em nossa planilha
== Esses dois simbolos de igualdade significam que estamos realizando uma
comparao.
M Essa o valor que estamos comparando
Logo, estamos dizendo para o programa fazer uma comparao e verificar se a clula
com o sexo do aluno contm a letra M.

Em seguida, preenchemos os campos Ento e Seno, da seguinte forma:

Ento o valor que dever ser colocado no certificado se a condio ocorrer.

Seno o valor que dever ser colocado no certificado se a condio no ocorrer.

Aps preencher esses campos, clique em Inserir.

Logo em seguida, posicione o curso em frente ao outro campo azul e aproveite que a
janela continua aberta para fazer a mesma condio, mudando apenas os valores que
sero preenchidos:

Quando concluir, clique no boto Inserir. Aps selecionar a coluna desejada, devemos
clicar no botoFechar. O certificado ficar assim:

Perceba que ainda permanecem os textos originais em vermelho [Nome], [nome do

curso], etc. Esses trechos haviam sido inseridos no documento original somente para
servirem de base para os campos de mala direta e j podem ser apagados, ficando o
documento assim:

4Configurao da mala direta

Agora que formatamos o nosso documento e indicamos quais campos de mala direta
devem ser peenchidos chegou a hora de montar efetivamente a mala direta. Para isso,
clique em Ferramentas Assistente de Mala Direta. Ele abrir o seguinte painel:

Assim como o Assistente de Banco de Dados, o Assistente de Mala Direta tambm

formado por passos. No entanto, nem todos so necessrios para configurar nosso
documento.No primeiro passo, exibido na imagem acima, devemos selecionar a
opo Utilizar o documento atual, pois j configuramos o documento que conter os
campos de nossa mala direta.Portanto, podemos pular diretamente para o passo n 6
(clicando no menu equerda do painel), para configurar a seguinte tela:

Observe que, nessa tela, ser possvel navegar com as setas para esquerda e para a direta
e, medida que vamos clicando no boto, possvel ver no fundo como ficaro nossos
certificados prontos:

Observe que, ao navegar no certificado, a palavra curso est repetida, pois foi inserida
tanto no certificado original quanto na tabela da planilha. exatamente para corrigir
esses erros, bastante comuns, que o Assistente disponibiliza no passo n 6 o boto Editar
Documento.
Clique no boto e exclua a palavra curso do certificado. Essa correo ser feita em
todos os certificados gerados, pois estamos editando o documento principal. Note que,
enquanto estamos editando o documento principal, o programa deixa um pequeno boto
no canto da tela, que deve ser clicado quando concluirmos os ajustes:

Durante a navegao pelos documentos, conseguimos perceber no s erros que afetam

todos os documentos, mas tambm alguns erros individuais:

O certificado acima ficou com o nome maior que a linha destinada, e est ocupando
duas linhas do documento.
Para corrigir esse tipo de erro individual, devemos continuar no Assistente, clicando no
boto Prximoou, simplesmente, selecionar o prximo passo (n 7) no menu esquerda,
que exibir a seguinte tela:

Quando clicamos no boto Editar Documento Individual, ele gera um documento do

Writer com todos os nossos certificados preenchidos.
Agora sim podemos corrigir nosso certificado especfico que est com problema
(podemos selecionar o texto e escolher um tamanho de fonte menor para ele). Observe
que essa mudana valer somente para aquele documento especfico.
Ao concluir os ajustes nos documentos individuais, necessrio clicar no boto:

Por ltimo, devemos salvar nosso documento pronto. Para isso, clique no
boto Prximo ou, simplesmente, selecione o prximo passo (passo n 8) no menu
equerda, que exibir a seguinte tela:

Nessa tela, devemos marcar a opo Salvar documentos mesclados para que ele salve
no computador os certificados j prontos.
Alm disso, devemos definir se queremos salvar todos os nossos certificados em um
nico documento ou se queremos criar diversos documentos individuais para cada
certificado. Essa uma escolha pessoal, de acordo com o seu projeto.
Aps concluir essa etapa, clique em Salvar Documentos e escolha o nome do arquivo, o
local onde ser salvo e clique no boto Salvar.
Quando estiver tudo pronto, feche o Assistente de Mala Direta e no esquea de salvar o
documento (no exemplo, o certificado) original, pois ele estar com todos os ajustes
realizados durante a criao da mala direta.