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Hay un antiguo refrn que dice:
Cuando todos son responsables, nadie es responsable.
Y este es precisamente uno de los principales problemas que presentan muchas
organizaciones: la falta de definicin clara y precisa de los roles y responsabilidades.
Si es el caso de tu empresa, quiz este artculo te interese.
La gestin de los recursos humanos en cualquier organizacin consiste
fundamentalmente en llevar a cabo las acciones necesarias para asegurar que se han
identificado y asignado los mejores recursos humanos disponibles en la organizacin a
cada una de las reas, departamentos o puestos de la misma, con el objetivo de obtener
la mayor eficiencia posible de cada uno de ellos.
Si esa asignacin de responsabilidades no es clara y precisa, de forma que permita
monitorear de forma efectiva el desempeo, lo ms habitual es que se produzcan
consecuencias negativas para la organizacin, en forma de:
Para evitar este tipo de consecuencias, existe una til herramienta conocida como
Matriz de Asignacin de Responsabilidades o Matriz RACI.
Se trata de una herramienta frecuentemente utilizada en la gestin de proyectos
(aunque es vlida para cualquier organizacin y/o actividad) y que se centra
especficamente en la gestin de los recursos humanos.
En el mbito de la gestin de proyectos, la matriz RACI tiene como utilidad,
fundamentalmente, clarificar las responsabilidades de los diferentes miembros del
proyecto sobre las distintas actividades del mismo. De esta forma, se asegura que cada
uno de los componentes del alcance est asignado a un individuo o equipo de trabajo.
En trminos ms generales, la Matriz RACI se utiliza para relacionar actividades con
personal, clarificando roles y responsabilidades, as como las relaciones entre los
integrantes de un equipo, departamento, etc.
Matriz RACI
El acrnimo RACI proviene del ingls y hace referencia a las responsabilidades ms
frecuentemente incluidas en la matriz:
Responsible (responsable)
Aquellos recursos que hacen el trabajo para lograr la tarea. Normalmente hay un solo
rol con el tipo de participacin de responsable, aunque otros pueden asumir el mismo
al ser delegada dicha responsabilidad para ayudar en el trabajo requerido.
Accountable (aprobador)
Persona que rinde cuentas sobre la actividad, tambin definido como la autoridad final
de aprobacin. En otras palabras, es a quien le corresponde firmar la aprobacin del
trabajo que es proporcionado por el Responsable.
Slo debe haber un Accountable especificado para cada tarea o entrega.
Consulted (consultado)
Excesivas R en una misma tarea: es posible que la tarea est duplicada y que
sea necesario subdividirla en sub-tareas ms especficas
Inexistencia de R: es posible que nadie vea determinada tarea como propia y,
por tanto, que nadie la ejecute. Tambin puede ser necesario definir un nuevo
rol actualmente inexistente
Demasiadas C: Cabe plantearse si son necesarias / beneficiosas tantas
consultas
Excesivas I: normalmente, seal de excesiva burocracia
Conclusin
La Matriz RACI se presenta como una interesante herramienta.
No cabe duda que, sin una clara definicin de roles y responsabilidades, las
organizaciones se vuelven ms propensas a incurrir en errores o problemas de
organizacin.
Cuando la gente conoce exactamente lo que se espera de ellos, es ms fcil completar
sus respectivos trabajos en tiempo, dentro del presupuesto asignado y el nivel de
calidad requerido.