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SIARQ/UNICAMP

Digitalizao de Documentos
Neire do Rossio Martins (SIARQ)
Alice Reiney (CCUEC)
Reinaldo Pires (CCUEC)

Junho/2001

Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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ndice
ndice __________________________________________________ 2
Transmisso de conhecimento ao longo da histria ______________ 3
O que digitalizao? _____________________________________ 3
Avaliao de documentos __________________________________ 3
Resultados da avaliao ___________________________________ 3
Os documentos a serem digitalizados podem ser: _______________ 3
Vantagens do armazenamento em meio eletrnico ______________ 4
Desvantagens do armazenamento em meio eletrnico ___________ 4
Parmetros para avaliao de custos de digitalizao ____________ 4
Mtodo para automao de arquivos _________________________ 5
Plano de Contingncia para Arquivos Eletrnicos________________ 5
Aes para cada tem _____________________________________ 5
Riscos envolvendo hardware________________________________ 6
Riscos envolvendo dados __________________________________ 6
Outros riscos ____________________________________________ 6
Mdias x Condies Ambientais x Durabilidade__________________ 7
Medida de Recuperao ___________________________________ 7
Tarefas de Converso para Arquivos Digitalizados_______________ 7
Preparao do Documento _________________________________ 8
Digitalizao e Escaners ___________________________________ 8
Inspecionando Imagens____________________________________ 8
Indexao e Capacidade de Acesso __________________________ 9
Compactao da Imagem __________________________________ 9
Certificao da Qualidade (Controle de Qualidade) ______________ 9
Referncias:_____________________________________________ 9

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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Transmisso de conhecimento ao longo da histria

Fala
Escrita
Imprensa
Eletrnica

O que digitalizao?
Reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte
de alta densidade permitindo a visualizao do documento em terminal
ou sua impresso em papel.

Avaliao de documentos
Processo de anlise visando estabelecer sua temporalidade e
destinao
Como deve ser:
Levantamento de documentos pelos rgos sob orientao do
Arquivo Central
Consolidao das tabelas

Resultados da avaliao
Planos de destinao/tabelas de temporalidade

Instrumentos que permitem encaminhar os documentos guarda


temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo
Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica. AAB/SP 1996

Os documentos a serem digitalizados podem ser:


Voz - Informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais
informaes verbais esto deixando o carter informal e assumindo
importncia no mundo dos negcios. Voc pede uma pizza, aplica
no banco e altera a sua aplice de seguro. Tudo isso por telefone.
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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Texto - Informaes normalmente mais formais. Vo de cartas a


contratos, planilhas, manuais etc.
Imagem - Informaes que no podem ser representadas nas
formas anteriores: mapas, fotografias, assinaturas etc.

Vantagens do armazenamento em meio eletrnico

Reduo de reas de arquivamento


Reduo no tempo de recuperao da informao
Rapidez para atualizao dos dados
Possibilidade de acesso por mais de um usurio
Possibilidade de manter cpias de segurana

Desvantagens do armazenamento em meio eletrnico


Constantes mudanas de mdia com custos associados
imprevisveis
Obrigatoriedade da existncia de equipamento e software para
recuperao do dado
Inexistncia de valor jurdico

Parmetros para avaliao de custos de digitalizao

Tamanho e tipo do documento


Volume de documentos
Nveis de indexao
Softwares e hardwares envolvidos
Resoluo da imagem
Tipo de scanner (alimentador automtico)
Resoluo do scanner
Velocidade de scan (x pgs p/ min.)
Velocidade do processador
Sistema operacional
Se contrato de leasing, possibilidade de troca de media

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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Homem/hora
Preservao

Mtodo para automao de arquivos


Constituir grupo de estudo
Avaliar a necessidade:
Base 10 000 documentos
Mdia mensal de crescimento e consulta
Localizao geogrfica das consultas
software dever ser escolhido dependendo do tipo de
documento (imagem, texto,...)
O hardware dever ser escolhido de acordo com o volume, a mdia
mensal de crescimento de documentos e de consulta
Consultar o mercado para verificar possveis softwares
Visitar instituies

Plano de Contingncia para Arquivos Eletrnicos


(Para garantir a preservao das informaes com mdias eletrnicas)

Instalaes / Infra-estrutura
Conexes
Hardware
Software
Suprimentos

Aes para cada item

Identificar dependncias crticas


Idealizar solues alternativas
Desenvolver processos de recuperao
Testar os processos
Revisar os processos periodicamente

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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Riscos envolvendo hardware

Incndio
Parada do Sistema
Roubo
Falta de Energia
Rede
Sabotagem
Raios e enchentes
Fonte: National Computing Centre / UK 1994

Riscos envolvendo dados

Vrus
Erros no Software
Uso inadequado
Hackers
Fonte: National Computing Centre / UK 1994

Outros riscos

Fogo / Calor
Umidade / Vapores
Fumaa / Gases Corrosivos
Poeira
Exploso
Magnetismo

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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Mdias x Condies Ambientais x Durabilidade


Nome da Mdia
CD-ROM

CD-R

MAGNETOPTICO
Microfilme com
Qualidade
Arquivstica
(Prata)

Temp. C Umidade Relativa % Durabilidade Anos


40
80
2
30
60
10
20
40
50
10
25
200
40
80
2
30
60
5
20
40
30
10
25
100
40
80
2
30
60
5
20
40
30
10
25
100
40
80
20
30
60
50
20
40
200
10
25
500

Tabela do Jornal MUNDO DA IMAGEM n 26 (maro/abril 98), p. 12. -CENADEM

Medida de Recuperao
o processo de planejar procedimentos afim de manter o
fornecimento de servios aos usurios no caso de falha ou desastre
tanto pela volta dos servios normalidade como pela tomada de
aes alternativas para suportar aplicaes crticas.

Tarefas de Converso para Arquivos Digitalizados

Preparao do documento
Digitalizao
Inspeo
Indexao
Compactao da Imagem
Gravao da mdia
Certificao da qualidade (Controle de Qualidade)

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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Preparao do Documento
Pode ser realizada por sua prpria equipe ou por um bir
Ocorre antes da digitalizao do documento
Remoo manual de encadernaes, grampos e clipes, alm do
conserto de pginas rasgadas
Treinar a equipe para a remoo e destruio de duplicatas

Digitalizao e Escaners
Os documentos so pr-classificados antes da digitalizao, em
lotes
Ajustar o escaner para a digitalizao de acordo com o tamanho ou
cor do documento
Escolher a extenso da imagem digitalizada
A qualidade de uma imagem digitalizada medida em pixels por
polegada, quanto mais pixels, maior a qualidade, podendo ser 100,
200, 300 ou 400 pixels por polegada
medida que a qualidade da imagem e o nmero de pixels
aumentam, a velocidade de digitalizao diminui e aumentam os
requisitos de armazenamento em mdias

Inspecionando Imagens
As imagens de documentos podem ser inspecionadas
imediatamente aps a digitalizao
Se as imagens estiverem ilegveis, os documentos podem ser
digitalizados novamente
Quando aprovadas, as imagens so gravadas em discos
Podem ocorrer aprimoramento de imagens, tornando-as legveis de
acordo com o padro e gravadas a seguir

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Processo de Digitalizao de Imagens/Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


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Indexao e Capacidade de Acesso


necessrio ter um ndice preciso, pois atravs dele que os
documentos sero localizados, selecionados e recuperados para
visualizao e cpia
A indexao pode ser por assunto, tpico, pasta e palavras-chave
A indexao pode ser feita antes ou aps a digitalizao do
documento

Compactao da Imagem
A compactao reduz o tamanho da imagem digitalizada para
armazenamento e transmisso
A compactao pode ser realizada controlando a resoluo da
imagem digitalizada, o seu tamanho e a extenso de gravao em
mdia

Certificao da Qualidade (Controle de Qualidade)


Auditoria realizada posteriormente em cada lote convertido, para
verificar se os requisitos de hardware, software, indexao e
qualidade das imagens esto sendo respeitados

Referncias:

Apresentao PowerPoint da Palestra: Conservao Eletrnica de


Documentos, Neire do Rossio Martins, Alice Romi e Reinaldo Pires,
19/06/1997, SISA DGA/UNICAMP

GED de A a Z Tudo sobre Gerenciamento Eletrnico de Documentos, Don M.


Avedon, Editora Cenadem

www.cenadem.com.br

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