TALLER ESTUDIO DE CASOS

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

ARACELY CAUSIL VIDAL

SARA HERNANDEZ LOPEZ
EVIS POLO PEREZ
DALIA ESCOBAR ARRIETA
YISETH CALDERIN MARTINEZ

Instructor:
FERNEL MORALES SANCHEZ

SENA REGIONAL CRDOBA

CENTRO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DE CRDOBA
GESTIN ADMINISTRATIVA
MONTERIA - CRDOBA
20014

CASO 1.
El gerente de una empresa comercial decide eliminar ciertos documentos que
hacen parte del archivo de gestin, porque considera que ya no se requieren y
adems, porque no se guardan ordenadamente y l considera que lo que hacen
es enredar la oficina. Se trata de comunicaciones y otros documentos que, al
parecer, han perdido su valor para la empresa. Toma los documentos del ao
anterior y se los entrega a la secretaria para que los tire en la basura; ella le
obedece y coloca las carpetas en el basurero ms cercano.
CAUSAS:
- No haba orden de archivos
-Actu a su parecer sin tener conocimiento de que se trataban los documentos
-no se aplic la respectiva valoracin de los documentos.
FALTAS:
- supresin de documentos, articulo 292 del cdigo penal

PENAS Y SANCIONES:
-Para la desorganizacin de archivos se viola el Artculo 20 se la constitucin
poltica de Colombia que este dice que la informacin debe ser organizada y debe
estar a disposicin, debe contener un orden y una coherencia, tiene que ser
suministrada en tiempo real de manera veraz e imparcial.
-Para el incumplimiento del artculo 60 del cdigo de comercio que nos habla
sobre el ciclo vital de los documentos y de su correcta destruccin har incurrir al
responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondr la cmara de
comercio o la superintendencia bancaria o de sociedades, segn el caso, de oficio
o a peticin de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales
correspondientes. Los libros en los que se cometen dichas irregularidades
carecern, adems, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que
los lleve.
Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas
infracciones, sern solidariamente responsables del pago de la multa el propietario
de los libros, el contador y el revisor fiscal, si este incurre en culpa.
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
-Teniendo pleno conocimiento de la ley y norma de los documentos y archivos.
-Tambin tena que mirar que contenan los archivos, si eran importantes o no y
aplicar el ciclo vital de los documentos.

CASO 2.
El jefe de Amelia sale de viaje con frecuencia y la dej encargada para firmar en
su nombre los documentos que sean necesarios enviar, ella lo ha hecho siempre,
pero en una ocasin, su jefe se entera de que firm algo que no debi y lo hizo en
su nombre, con lo cual lo implica en un problema serio, el jefe se enfurece con
ella y la culpa por el error.
CAUSAS:
-exceso de confianza del jefe hacia a Amelia para firmar los documentos.
-no hay conocimiento de las leyes en cuanto a que se debe dejar encargado a
alguien de las actividades administrativas propias de la empresa y la autorizacin
para firmar documentos importantes.
FALTAS:
-falsificacin de firma.
-suplantacin de identidad, Artculos 285 y 296 del cdigo penal colombiano.
ARTCULO 285 - Falsedad marcaria. El que falsifique marca, contrasea, signo,
firma o rbrica usados oficialmente para contrastar, identificar o certificar peso,
medida, calidad, cantidad, valor o contenido, o los aplique a objeto distinto de
aquel a que estaba destinado, incurrir en prisin de uno (1) a cinco (5) aos y
multa de uno (1) a veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
ARTCULO 296 - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho
para s o para otro, o causar dao, sustituya o suplante a una persona o se
atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurdicos,
incurrir en multa, siempre que la conducta no constituya otro delito.
SANCIONES:
Las sanciones que se toman si se presenta este delito son carcelarias y van de
uno (1) a cinco (5) aos y multa de (1) a veinte (20) salarios mnimos legales
mensuales vigentes
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
Esta situacin se habra evitado si el jefe de Amelia hubiera dejado sentado en un
acta o en un documento legalmente constituido que la encargada de firmar los
documentos durante su ausencia es Amelia y que esto lo hara en nombre de su
propia persona (Amelia).

CASO 3.
Jorge trabaja como asistente en un banco. En una ocasin, revisando unos
documentos, nota una adulteracin en un cheque que ha sido pagado por otro
cajero y que debe tramitar, l le cuestiona a su compaero el por qu cometi ese
error, l le pide que lo calle y que a cambio de su silencio, le dar dinero. Jorge
acepta y tramita los documentos como si estuvieran correctos.
CAUSAS:
Las causas de este problema son las irregularidades que comete uno de los
cajeros para obtener beneficios econmicos y soborna a su compaero para no
tener problemas legales convirtiendo a este cmplice del delito.
FALTAS:
Las faltas que se cometieron son: falsedad de documento privado
ARTCULO 289 - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento
privado que pueda servir de prueba, incurrir, si lo usa, en prisin de uno (1) a seis
(6) aos.
SANCIONES:
Las sanciones legales que se aplican para este caso son: segn el artculo 289 del
cdigo penal colombiano se le dar de uno (1) a seis (6) aos para la persona que
falsifique el documento privado.
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
Se hubiese podido evitar si Jorge denuncia las irregularidades encontradas en el
cheque.
CASO 4.
.
Un periodista conocido en la ciudad llega a la oficina del asistente de un
funcionario pblico en una Alcalda y le solicita informacin sobre los proyectos
que tiene su jefe para llevar a cabo en el municipio, lo cual es informacin de
inters general. El funcionario le niega la informacin, argumentando que es de
carcter confidencial. El periodista lo amenaza con denunciarlo por atentar contra
el derecho a la informacin, pero l le repite al periodista que no le puede dar la
informacin solicitada.

CAUSAS:
-Las causas de esta situacin, es que el asistente no le brindo la informacin que
necesitaba el periodista, Sabiendo as que esta informacin era de inters general
y no confidencial.
-El periodista tal vez no saba que existe el derecho a la informacin.
FALTAS:
-Violacin a la informacin pblica
SANCIONES:
Por haber negativo la informacin se asistente se le aplicara la sancin presentada
en el cdigo penal ARTCULO 293 - Destruccin, supresin y ocultamiento de
documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un
documento privado que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de uno (1) a
seis (6) aos.
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
La mejor solucin para evitar este inconveniente es estar informado sobre los
delitos o sanciones a los que nos podemos enfrentar al negar una informacin de
carcter pblico
CASO 5.
Va a llegar una visita de auditora a la empresa y todos los trabajadores andan
apurados organizando los libros contables y otros documentos pues tienen la
contabilidad atrasada y los archivos en desorden. Los auditores notan que faltan
muchos documentos que deben soportar algunas transacciones hechas que no
fueron registradas. El Contador acusa a su auxiliar de ser el responsable de la
situacin. La empresa es sancionada.
CAUSAS:
-Los colaboradores no cumplieron con sus responsabilidades en la organizacin y
gestin de los documentos de la empresa
-Desorganizacin de los documentos contables
-Desorden con los procesos de los libros contables
-La falta de algunos documentos pertenecientes a algunas actividades
-Desconocimiento del ciclo vital de los documentos
-El auxiliar no estuvo pendiente de los respectivos procesos que se tenan que
realizar

FALTAS:
-no llevar Contabilidad debidamente como as lo exige la norma, sin la observancia
de las normas y principios que le son aplicables.
SANCIONES:
Sancin por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los
costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios
y dems conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean
plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sancin por
libros de contabilidad ser del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el
patrimonio lquido y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin sin
exceder 20.000 UVT
COMO EVITAR ESAS SITUACIONES:
-Que los colaboradores sigan los procesos pertinentes para la organizacin de los
documentos.
-Estar pendiente de todas las actividades que realice la organizacin en cuanto a
los libros contables.
-Proporcionar una capacitacin acerca del ciclo vital de los documentos
-Guardar todos los registros de todos los procesos que se realicen en la empresa.
-El contador y el l auxiliar estn ms pendiente de los procesos que se estn
realizando.
-Tener todo en orden para no ser sancionados.

CASO 6.
Un paciente muy enfermo va al archivo clnico de una IPS a solicitar una copia de
su historia clnica. El empleado le pide su documento de identidad y le solicita que
diligencie un formato para poder entregarle la documentacin requerida. El
paciente le suministra la informacin y el empleado le informa que puede
recogerla por la tarde. Despus de buscar la historia clnica infructuosamente, el
encargado no la puede encontrar. Cuando el paciente se acerca a recogerla, le
dice al paciente que su historia no aparece. El paciente se enfurece, tras darse
cuenta de que la historia ha desaparecido del archivo. El paciente no ha podido
ser atendido por esta situacin y su problema de salud se agrava.
CAUSAS:
-perdida de documento.
-los Archivos no estaban ordenadamente.
-el paciente no ha podido ser atendido.

FALTAS:
-desacato hacia la normas de Archivo en cuanto al orden, seguridad y cuidado que
se debe tener para cada documento.
-atentar contra la salud del paciente al no ser atendido gracias a la
irresponsabilidad del archivista.

SANCIONES:
-Art. 92.- Cuando el interesado se oponga a la ejecucin de un acto Administrativo
alegando que ha perdido fuerza ejecutoria, quien lo produjo Podr suspenderla y
deber resolver dentro de un trmino de quince (15) das. El acto que decida la
excepcin no ser susceptible de recurso alguno, pero podr ser impugnado por
va jurisdiccional.
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
Se hubiese evitado si el personal de archivo organizara todos los documentos de
historias clnicas o los tuviesen en una base de datos que al momento de buscar
se les hiciera ms fcil.

CASO 7.
Camilo, el asistente de la oficina de Gestin Humana, quien tiene acceso a las
historias laborales de los trabajadores, es muy amigo de Luca, una secretaria de
la empresa. sta ha sido sancionada por indisciplina e incumplimiento de normas
de la empresa y le pide a su amigo que le retire de su historia laboral el
memorando en el que la sancionan. Camilo accede, sustrae el memorando del
expediente y lo destruye.
CAUSAS:
- abuso del cargo
- exceso de confianza
FALTAS
-destruccin de documentos, supresin de documentos

SANCIONES:
ARTCULO 293 - Destruccin, supresin y ocultamiento de documento privado. El
que destruya, suprimau oculte, total o parcialmente un documento privado que
pueda servir de prueba, incurrir en prisin deuno (1) a seis (6) aos.
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
Que si camilo, no hubiese accedido a la propuesta de luca, se hubiese evitado
sanciones posterior a este problema con su cargo y no hubiera incurrido a un
delito

CASO: 8
Carolina, asistente de Gerencia, est muy afanada esta maana porque son
muchas las tareas que debe cumplir en la oficina. Hay un documento de alta
confidencialidad que debe tramitar y, sin darse cuenta, lo ha dejado sobre su
escritorio. El documento contiene informacin muy reservada y personal del
Gerente, pero como est al acceso de la vista de todos, la informacin se filtra y
llega a odos de personas que no debieron enterarse. El Gerente se entera y llama
la atencin a Carolina porque dio a conocer informacin tan confidencial. Ella dice
que no tiene nada que ver, porque no le cont a nadie. Carolina es sancionada.
CAUSAS:
-Falta de personal en el rea
-Mal manejo de los documentos confidenciales de la empresa
-Irresponsabilidad de parte de carolina en las funciones de su cargo
FALTAS:
Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de
2002, es un deber de cada servidor pblico custodiar y cuidar la documentacin e
informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustraccin, destruccin,
ocultamiento o utilizacin indebidos. As mismo y de acuerdo con el numeral 13
del artculo 35 de la mencionada ley, est prohibido a los servidores pblicos
ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones.
SANCIONES:
-Por violar el derecho a la intimidad, segn la Constitucin Poltica de Colombia

-Segn el archivo general de la nacin no aplican sanciones penales siempre y

cuando no incurra en otros delitos
-prdida de su cargo, de acuerdo al reglamento interno de la empresa
COMO EVITAR ESA SITUACIN:
-Establecer polticas documentales.
-elaborar programas de gestin documental, en cuya aplicacin atendern los
principios y procesos archivsticos.
-Asignar un responsable de la gestin documental.