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La cuarta y ltima fase del ciclo de vida del proyecto es la terminacin del proyecto.
Comienza despus de que el trabajo de este se ha completado. Existen varias acciones
para cerrar el proyecto en forma apropiada. El propsito de terminar de manera
apropiada un proyecto es aprender de la experiencia adquirida en su desarrollo con el
fin de mejorar el desempeo en proyectos futuros. Por consiguiente, las actividades
asociadas con la terminacin del proyecto deben identificarse e incluirse en el plan
inicial. No deben considerarse solo como ideas espontaneas de ltimo momento. Estas
actividades podran incluir la organizacin y el archivo de documentos del proyecto, la
recepcin y ejecucin de los pagos finales y la realizacin de reuniones de evaluacin
posteriores al proyecto, tanto dentro de la empresa del contratista como de la
empresa del cliente.
La fase de terminacin empieza cuando el desempeo del proyecto se completa y el
resultado es aceptado por el cliente. En algunas situaciones, esto podra ser un suceso,
de alguna manera formal, en el cual un sistema automatizado satisface un conjunto de
criterios o pasa pruebas que se establecieron en el contrato. Otros proyectos, como un
fin de semana de actividades de regreso a clases en una universidad, completan tan
solo con el paso del tiempo.
Cuando un contratista completa un proyecto para un cliente, debe verificar que todos
los productos y servicios por entregar acordados previamente, en efecto se
entregaron. Estos productos y servicios por entregar podran incluir manuales de
capacitacin o de procedimientos, dibujos, diagramas de flujo, equipo, software,
folletos, informes y datos.
Durante la terminacin del proyecto, el contratista o la organizacin que realizaron el
proyecto debe de asegurar que las copias de la documentacin apropiada relacionada
con este se organicen y archiven en forma adecuada, de manera que puedan
recuperarse con rapidez para utilizarlas en el futuro, de ser necesario. En el futuro, el
contratista tal vez quiera utilizar alguna informacin real del costo y del programa de
este proyecto terminado, como ayuda para desarrollar el programa y las estimaciones
de costo para un proyecto propuesto. O si el proyecto es, por ejemplo, la organizacin
de un festival de arte, el equipo de proyecto debe organizar toda su documentacin,
incluir sugerencias para mejorar aspectos del festival, para que el equipo de proyecto
que organizara el festival del ao siguiente las utilice.
Otra actividad que debe de realizarse durante la fase de terminacin del proyecto es
asegurar que el cliente haya hecho todos los pagos. Muchos contratistas incluyen una
clausula de pago segn el avance, la cual establece que el cliente har el pago final al
terminar el proyecto. En algunos casos, el pago final es un alto porcentaje del precio
total del proyecto. De modo parecido, debe verificarse que se han hecho todos los
pagos a los subcontratistas o consultores y por cualquier material o articulo comprado.
Una vez que se han recibido todos los pagos, los libros del proyecto o registros de
contabilidad se cierran y se hace un anlisis financiero del proyecto, en el cual los
costos se comparan con el presupuesto del proyecto.
Durante la fase de terminacin, el gerente de proyecto debe preparar una evaluacin
por escrito del desempeo de cada miembro del equipo y mencionar como cada uno
ha ampliado sus conocimientos como resultado de trabajar en el proyecto, as como
que reas se necesitan desarrollar ms. Si un miembro de un equipo de determinado
proyecto no reporta directamente al gerente de proyecto dentro de la estructura
organizacional de la empresa, este ltimo debe proporcionar una copia de la
evaluacin del desempeo al supervisor inmediato de la persona.
Por ltimo ningn proyecto exitoso debe terminar sin algn tipo de celebracin. Esto
puede variar desde una fiesta informal con pizzas despus del trabajo a un evento mas
formal, con oradores de la organizacin del cliente y premios o certificados de
reconocimiento para lo que participaron en el proyecto.
Otra actividad importante durante la fase de terminacin es realizar reuniones de
evaluacin posteriores al proyecto. Estas reuniones deben de realizarse internamente,
en la organizacin que realizo el proyecto, as como con el cliente, el propsito de las
mismas es evaluar el desempeo del proyecto, determinar si los beneficios previstos
se lograron en realidad e identificar que se puede hacer para mejorar el desempeo en
proyectos futuros.
Eventualmente cada proyecto llega a su fin, En algunos proyectos el final puede no ser
tan claro como se podra esperar. Aunque la declaracin del alcance puede definir una
terminacin clara de un proyecto, la conclusin real puede o no corresponder. Por
fortuna, la mayora de los proyectos tienen la bendicin de un final bien definido, las
auditorias regulares del proyecto y un equipo de prioridades identificaran los
proyectos que deben tener finales distintos a los planeados.
proyecto (prioridad) en el esquema total de las cosas se vuelve aparente con mucha
rapidez. Si el proyecto ya no contribuye en forma significativa a la estrategia de la
organizacin, el grupo de auditora o de prioridad necesita recomendar que se termine
el proyecto. En muchas situaciones de terminacin, estos proyectos se integran en
proyectos relacionados u operaciones rutinarias diarias.
La terminacin de los proyectos de prioridad modificada no es una tarea fcil. La
percepcin del equipo del proyecto puede ser que la prioridad aun es alta en relacin
con otros proyectos. Los egos y, quizs en algunos casos, los trabajos estn en juego,
los individuos o los equipos piensan que el xito esta apenas del horizonte, darse por
vencido es equivalente al fracaso. Por lo general, se dan recompensas por permanecer
con un proyecto en tiempos difciles, pero no por darse por vencido. Esos temas
emocionales hacen difcil la terminacin del proyecto.
incentivo para terminar el proyecto tan pronto como sea posible y moverse hacia
nuevos desafos.
Comunicar el plan de terminacin y el programa con anticipacin permite al equipo del
proyecto:
1) aceptar el hecho psicolgico que el proyecto a terminado.
2) prepararse para seguir adelante. El escenario ideal es tener lista la siguiente
asignacin de los miembros del equipo cuando se anuncie la terminacin. Por el
contrario, un dilema importante en la fase de terminacin es si los participantes
esperan los proyectos futuros u otras oportunidades. El desafo del administrador del
proyecto es mantener al equipo enfocado en las actividades del proyecto y la entrega
al cliente hasta que este este completo. Los administradores del proyecto deben tener
el cuidado de mantener su entusiasmo para terminar el proyecto y hacer que la gente
sea responsable de los vencimientos, que son propensos a tener retrasos durante
ciertas etapas decrecientes del proyecto.
Llevar a cabo el plan de cierre incluye varias actividades de conclusin. Muchas
organizaciones desarrollan listas largas de los proyectos de cierre conforme obtienen
experiencia. Estas son muy tiles y aseguran que nada pase inadvertido. La realizacin
del cierre incluye cinco actividades importantes.
1.- obtener la aceptacin de entrega del cliente.
2.- cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos.
3.- Reasignar a los miembros del equipo de proyecto.
4.- Cerrar las cuentas y ver que todas las notas se paguen.
5.- Evaluar al equipo del proyecto, a los miembros de este y al administrador del
proyecto.
En la siguiente figura se describe una lista de verificacin de cierre parcial del Euro
Conversion Project para una empresa espacial.
trabajo con otros elementos del equipo. Por supuesto que el gerente del proyecto
tiene que asignar a los integrantes que cualquier revelacin que le hagan se
mantendr como confidencial. Una vez que se terminen con la reuniones individuales,
el gerente de proyecto puede identificar temas comunes, despus, con esta
informacin el gerente de proyectos, puede elaborar una agenda para una reunin de
grupo con todo el equipo.
En la reunin con el equipo el gerente de proyecto debe discutir lo que ocurri durante
la realizacin del proyecto e identificar recomendaciones especficas para mejoras. Se
pueden mencionar algunos temas que se pudieran discutir en la agenda.
1.- Desempeo Tcnico.
2.- Desempeo en cuanto a costo.
3.- Desempeo del programa.
4.- Planeacin y control del proyecto.
5.- Relaciones con el cliente.
6.- Relaciones con el equipo.
7.- Comunicacin.
8.- Identificacin y solucin de problemas.
9.- Recomendaciones.