CLASSIFICAÇÃO DE
FUNDOS:
Critério Funcional
São Paulo
Outubro de 2.001
2
QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO
DE FUNDOS:
Critério Funcional
3
SUMÁRIO
QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO
DE FUNDOS1
GRUPOS FUNCIONAIS:2
1.0 GOVERNO
2.0 ADMINISTRAÇÃO
3.0 FINANÇAS
4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS
5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS
1
O Quadro de Classificação de Fundos para Arquivos Municipais elaborado pela Mesa de Trabalho sobre Organização de
Arquivos Municipais, publicado na Espanha em 1996, serviu de embasamento teórico para a proposta do Quadro de
Classificação de Fundos Funcional, que ora apresentamos, tendo como fundamento a legislação brasileira.
2
Participaram da elaboração do Quadro Funcional os membros da Equipe Técnica Permanente da Secretaria de
Administração, Grupos Setoriais de Avaliação de Documentos – GSADs, Grupos Especializados de Trabalho, oficialmente
nomeados para a implantação de processo de avaliação de documentos públicos do Município de São José dos Campos.
5
2.0 ADMINISTRAÇÃO
.
3.0 FINANÇAS
4 .0 SERVIÇOS JURÍDICOS
5.7 ABASTECIMENTO
3
A Secretaria de Esportes e Lazer de São José dos Campos não desenvolve atividades relacionadas ao Turismo.
11
— Séries Documentais:
— Séries Documentais:
— Séries Documentais:
1.0.03.01 Programa Multi-Setorial Integrado – PMI (28 projetos incluem o Programa- recursos
do BNDS)
1.0.03.02 Projetos de Incentivo Fiscal para o Desenvolvimento Econômico
1.0.03.03 Relatórios Mensais de desempenho (15.000 empregos gerados) da Sala do
Empreendedor
1.0.03.04 Licença de Funcionamento para Micro e Pequenas Empresas (Fundo de Quintal)
1.0.03.05 Processos de Inscrição Municipal e Funcionamento de Empresas
1.0.03.06 Processos de Licença e Funcionamento de Empresas – Industriais, Comerciais e
Prestadoras de Serviços
1.0.03.07 Processos de Pedido de Isenção Fiscal- Lei Geral de Incentivo Fiscal
1.0.03.08 Incentivo Fiscal para Condomínios Industriais, Loteamentos Industriais,
Loteamentos Industriais e Imóveis de Uso Múltiplo
1.0.03.09 Dossiê do projeto — "Sala do Empreendedor - Fábrica de Empregos"
1.0.03.10 Processo de Inscrição Municipal (IM) de firmas
— Séries Documentais:
— Séries Documentais
— Séries Documentais:
— Séries Documentais:
1.0.06.02.01 Correspondência
1.0.06.02.02 Certificados
1.0.06.02.03 Discursos
1.0.06.02.04 Vídeos e Fitas Institucionais
1.0.06.02.05 Documentos relativos à organização de eventos (Festas Típicas)
14
- Séries Documentais
1.0.06.03.01 Filipetas
1.0.06.03.02 Folders
1.0.06.03.03 Catálogos
1.0.06.03.04 Cartazes
1.0.06.03.05 Arte Final
- Séries documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
4
Em São José dos Campos essa função é exercida pela Secretaria Especial da Defesa do Cidadão, criada pela Lei n.º
5.791/00 de 22 de dezembro de 2.000
5
Sub-função da Guarda Civil Municipal
15
- Séries documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais:
— Séries Documentais:
— Séries Documentais:
— Séries Documentais:
— Séries Documentais
2.0.03.01 Cautelas
2.0.03.02 Processos relativos a Atestado de Capacidade Técnica
2.0.03.03 Processos de compra direta
2.0.03.04 Processos de dispensa de licitação
2.0.03.05 Processos de inscrição de registro cadastral de habilitação – IRCH
2.0.03.06 Processos de licitação – Concorrência Pública - medicamentos
2.0.03.07 Processos de licitação – Concorrência Pública – Obras
2.0.03.08 Processos de licitação – Convite
19
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
2.0.05.01 Minutas de Lei, Decretos, Portarias e Atos Normativos para a Gestão de Documentos e
Sistemas de Informação
2.0.05.02 Calendários e cronograma de atividades
2.0.05.03 Convocações para reuniões de Grupos de Trabalho
2.0.05.04 Manuais de normalização de procedimentos arquivísticos
2.0.05.05 Tabelas de Temporalidade
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— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
6
No Município de São José dos Campos essa função é exercida pelo Instituto de Previdência Municipal, criado
pela Lei n.º 4.220/92 de 08 de julho de 1992.
21
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
3.0.04.01 Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF
3.0.04.02 Atualização de pagamentos dos contribuintes
3.0.04.03 Cadastro municipal mobiliário
3.0.04.04 Certidão para cancelar débitos ajuizados
3.0.04.05 Críticas dos dados de pagamento
3.0.04.06 Atualização e baixa de Dívida Ativa
25
— Séries Documentais
— Séries Documentais
3.0.06.01 Atualização de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano)
3.0.06.02 Cadastro de Engenheiros
3.0.06.03 Cadastro de Logradouros
3.0.06.04 Cadastro de numeração (manuscritos)
3.0.06.05 Cadastro imobiliário – ficha
3.0.06.06 Cadastro logradouro – ficha
3.0.06.07 Cadastro numeração – fichas
3.0.06.08 Cópias de plantas de loteamento/quadras
3.0.06.09 Lançamento de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano)
28
— Séries Documentais
— Séries Documentais
— Séries Documentais
—
4.0.02.01 Cartas de adjudicação
4.0.02.02 Contratos de Concessão de uso
4.0.02.03 Contratos de permissão de uso
4.0.02.04 Escrituras públicas
4.0.02.05 Fichas/relações de denominação de ruas
4.0.02.06 Minutas de textos legais (Minuta de projeto de lei, decreto)
4.0.02.07 Processos de alienação de imóveis públicos/venda/doação/dação em pagamento
4.0.02.08 Processos de aquisição de imóveis públicos/dação/permuta/desapropriação
4.0.02.09 Processos relativos à certidão de vias públicas/dação em pagamento/penhora
4.0.02.10 Processos relativos a termo de autorização de uso
4.0.02.11 Processos relativos a termo de ocupação e posse
4.0.02.12 Processos relativos a termo de cooperação técnica
4.0.02.13 Minutas de Convênios, Acordos, Ajustes e Contratos
4.0.02.14 Contratos relativos à permissão /concessão de uso
4.0.02.15 Minutas de Atos Normativos (Portaria, Resolução, Orientação Normativa, Instrução,
Ordem Interna, Estatuto, Regimento, Regulamento)
30
- Séries Documentais
7
Estudos do Consórcio de Desenvolvimento Integrado do Vale do Paraíba –CODIVAP- 1971; A Ampliação da Via Dutra e São José dos
Campos- 1975; Estudos do Macro Eixo Paulista 1978; Estudo de Viabilidade Técnico-Econômica da Via Leste (atual Rodovia Carvalho Pinto)-
1980; Estudos do Macro Zoneamento do Vale do Paraíba – MAVALE -1992, este último realizado pelo Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais
- INPE, em São José dos Campos.
8
Estatutos do Comitê Executivo de Estudos Integrados da Bacia Hidrográfica do Rio Paraíba do Sul (CEEIVAP), depois chamado Comitê de
Integração do Vale do Paraíba (CEIVAP), atualmente chamado Comitê de Bacias Hidrográficas do Paraíba do Sul e Serra da Mantiqueira (CBH);
Consórcio de Desenvolvimento Integrado do Vale do Paraíba –CODIVAP; Conselho Municipal de Meio Ambiente – COMAM; Conselho Municipal
de Desenvolvimento Urbano - CMDU; e Conselho Municipal de Patrimônio Histórico, Artístico e Cultural - COMPHAC
31
Séries Documentais
5.1.02.01.01 Estudos de impacto ambiental e Relatórios de Impacto Ambiental (EIA/RIMA)
5.1.02.01.02 Relatório Ambiental Preliminar
5.1.02.01.03 Licenças/Autorizações de funcionamento de indústrias e atividades modificadoras de
meio ambiente ( pode integrar o Processo de Inscrição Municipal para indústrias).
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
Séries Documentais
Séries Documentais
- Séries Documentais
Séries Documentais
Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
9
Os Projetos originais são arquivados pela SABESP.(SP) SANEPAR (PR), por exemplo. Eventualmente as Prefeituras Municipais realizam
tais obras, pelo Encontro de Contas (pagamento de dívida com obras).
36
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais:
- Séries Documentais
5.1.09.09 Processos relativos à multas (transporte clandestino, alternativo, escolar, fretado, táxi ) e
não renovação de alvarás
10
Alguns municípios expedem esta Certidão de proteção de vôo, certificando o atendimento da Portaria do Ministério da Aeronáutica n°
1.141/GM5, de 8 de dezembro de 1987, que dispõe sobre Zonas de Proteção e aprova o plano Básico de Aeródromos.
40
5.1.10 Cemitérios
- Séries Documentais
- Séries Documentais
11
Planilhas relativas ao Sistema de Informação de Atenção Básica – SIAB. As siglas SSA2 e PMA2
são siglas utilizadas pelo Ministério da Saúde.
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- Séries Documentais
∗
SISVAN –
PCCN – Programa de Combate às Carências Nutricionais
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- Séries Documentais
5.2.02.03.01 Avisos de transferência de pacientes
5.2.02.03.02 Avisos de alta
5.2.02.03.03 Avisos de óbito
5.2.02.03.04 Fichas de controle de soro
5.2.02.03.05 Fichas de identificação de leito
5.2.02.03.06 Relatórios de recepção de vítimas de violência
5.2.02.03.07 Requisição de material de estoque
5.2.02.03.08 Controle de distribuição de roupas da lavanderia por unidades
5.2.02.03.09 Planilhas de controle de atendimento na ortopedia
5.2.02.03.10 Planilhas de controle de medicamentos não padronizados
5.2.02.03.11 Escalas mensais de revezamento de funcionários
5.2.02.03.12 Controle de dietas de pacientes
5.2.02.03.13 Controle de leitos do Hospital Dia
5.2.02.03.14 Planilhas de controle de devolução de material
5.2.02.03.15 Boletins diários de atendimento – BDA
5.2.02.03.16 Cadastro de internação
5.2.02.03.17 Correspondência referente ao convênio AIDS I e AIDS II
5.2.02.03.18 Solicitações de refeições ao Hospital Municipal
5.2.02.03.19 Planilhas de solicitação de materiais e medicamentos
5.2.02.03.20 Livros de protocolo de exames
5.2.02.03.21 Livros de agendamento de paciente de CD4 e carga viral
5.2.02.03.22 Formulários de nutrição parenteral
5.2.02.03.23 Cautelas de equipamentos
5.2.02.03.24 Prontuários de pacientes
5.2.02.03.25 Fichas de cadastro do paciente
5.2.02.03.26 Relatórios de manutenção de capela ( equipamento )
12
No Município de São José dos Campos o atendimento ambulatorial é realizado nas seguintes Unidades:
- Pronto Atendimento - UPA
- Unidade de Pronto Atendimento em Saúde Mental - UPA Saúde Mental
- Hospital Municipal Dr. José de Carvalho Florence
- Hospital de Clínicas Sul
- Hospital Dia DST/AIDS
49
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Local
- Regional ( Distrito) / consolidado
- anual / unidade
- Central- consolidado mensal por Distrito e Geral
- Total
- Com Informações Parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência das
UBS, Distrito, condições de alta
- Total
- Com Informações Parciais: bairro de residência, área de abrangência da UBS, Distrito,
condições de alta (desde 1984)
- Com informações Parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência das
UBS, Distrito, condições de alta
13
Setor Vigilância Epidemiológica (VE) – “ Entende-se por Vigilância Epidemiológica um conjunto de ações que proporciona o
conhecimento, detecção ou prevenção de qualquer mudança nos fatores determinantes e condicionantes de saúde individual ou
coletiva, com a finalidade de recomendar e adotar as medidas de prevenção e controle das doenças e agravos” ,
51
- Local
- Regional
- Local
- Regional
- Central
- Local
- Regional
- Local
- Regional
- Central
- Séries Documentais
- Séries Documentais
14
Projetos: executados pela Secretaria Municipal de Saúde, são realizados com financiamento de órgão governamentais ou internacionais.
Estes projetos são dirigidos para problemas nacionais e/ou mundiais, quando só esforços concentrados em todo território poderá mudar a
situação epidemiológica de determinado problema de saúde pública. Estes projetos são por tempo limitado. O órgão executor apresenta o
projeto ao órgão que financiará definindo sua contrapartida, após aprovado são repassados os recursos aos órgãos executores. Ao final , o
executor deve apresentar prestação de contas: execução financeira e do impacto alcançado durante a execução no problema.
Exemplos: Plano Emergencial de Controle da Tuberculose – financiado pelo Ministério da Saúde, financiou 250 projetos apresentados por
250 municípios prioritários do País, responsáveis por 75% dos casos de tuberculose.
Programas: São políticas de Saúde onde se define ações e metas para alcançar impacto (mudança) na saúde de grupos populacionais mais
vulneráveis ou problemas de saúde que atinge parcela significativa da população.
Programa: governante expõe sua política de saúde, quais são suas prioridades de governo, e quais esforços serão realizados para alcançar as
metas propostas. Ex.: Programa de Saúde da Criança - Objetivo: Reduzir a mortalidade infantil .(entrevista com Dr.a Fátima Ribeiro , então
responsável pelo Setor de Vigilância Epidemiológica da Secretaria da Saúde do Município de São José dos Campos).
53
- Séries Documentais
- Séries Documentais
16
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- - Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
,
5.2.05.01 Agenda de consultas / cirurgias / exames
17
Funções da Divisão de Avaliação, Controle e Auditoria –DIACAUD, antigo Núcleo de Controle da Área da Saúde – NAC-
criado em 1994.
56
- Séries Documentais
Séries Documentais
5.2.05.02.01 Relatórios de visitas e vistorias técnicas aos serviços de Saúde
5.2.05.02.02 Relatórios de entrevistas com pacientes
5.2.05.02.03 Laudos de vistoria técnica
5.2.05.02.04 Relatórios consolidados de qualidade dos serviços
57
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
-Séries Documentais
no Município:
Governo Estadual:
-Educação Especial
-Programa Educação Pré-Escolar
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
5.4.02 Gestão dos Recursos e Projetos Beneficiados Pela Lei de Incentivos Fiscais - LIF
(Função)
- Séries Documentais
5.4.02.01 Projetos Beneficiados pela Lei de Incentivos Fiscais - LIF (Projeto; Cronograma de
Execução; Cronograma/Financeiro; Orçamento; Pareceres Técnicos; Documentos Fiscais;
Prestação de Contas pela Fundação Cultural Cassiano Ricardo -FCCR.18
- Séries Documentais
5.4.03.01. Projetos Institucionais das Comissões Municipais Setoriais de Música/ Teatro/ Cinema e
Vídeo/ Dança/ Folclore/ Fotografia/ Arquitetura/ literatura
5.4.03.02 Projetos Técnicos Institucionais das áreas de : música, teatro, cinema e vídeo, dança
folclore, fotografia, arquitetura ,literatura.
5.4.03.03 Projetos de Ação Cultural Descentralizada.
5.4.03.04 Programação mensal
5.4.03.05 Escala de serviço de funcionários
5.4.03.06 Planilha de cursos
64
- Séries Documentais
18
A Fundação Cultural Cassiano Ricardo – FCCR é o organismo responsável pela definição, implementação e execução da política cultural ,
preservação do patrimônio cultural e implantação de gestão de documentos, através do Arquivo Público Municipal, em São José dos
Campos.
65
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
Séries Documentais
Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
19
A Secretaria de Esportes e Lazer de São José dos Campos não desenvolve atividades relacionadas ao Turismo.
71
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais
5.6.12.01 Balancetes
5.6.12.02 Balanços e Livros Diário/ Razão
5.6.12.03 Boletim de Caixa
5.6.12.04 Borderô Bancário
5.6.12.05 Controle Bancário
5.6.12.06 Movimentos Caixa/ Banco
5.6.12.07 Movimento de Estoque
5.6.12.08 Plano Plurianual
5.6.12.09 Orçamentos
5.6.12.10 Processos de Compra Direta/ Carta Convite/ Licitação
5.6.12.11 Controles Gerais de Correio Interno da Secretaria
5.6.12.12 Relatórios Mensais de Xerox
5.6.12.13 Controle de Correspondências enviadas ao Correio
5.6.12.14 Processos de Bolsa de Estudo para Funcionários e Adolescentes
5.6.12.15 Processos de Sindicância
5.6.12.16 Processos de Prestação de Serviço por Tempo Determinado
5.6.12.17 Controles Diários de Entrada de Bicicletas na Portaria
5.6.12.18 Controles Diários de Entrada e Saída de Visitantes e Fornecedores
5.6.12.19 Controles Diários de Saída de Veículos
5.6.12.20 Controles de Quilometragem da Frota
5.6.12.21 Controles de Consumo de Combustível por Veículo
5.6.12.22 Controles de Abastecimento por Veículo
5.6.12.23 Controles de Tráfego de Veículo da Frota
5.6.12.24 Boletins de Uniformes de Crianças, Adolescentes e Funcionários
5.6.12.25 Relatórios Mensais de Produção
- Séries Documentais
Séries Documentais
- Séries Documentais
20
Em São José dos Campos a vigilância sanitária é exercida pela Secretaria Municipal da Saúde e pelo Serviço de Inspeção
Municipal a ser assumido pela Divisão de Abastecimento. Ambos os órgãos desenvolvem ações conjuntas e integradas.
79
- Séries Documentais
- Séries Documentais
- Séries Documentais