Nota tcnica:

Contabilidad para principiantes

Daniel Nstor Gallo

1. El balance
La contabilidad de una empresa tiene por finalidad mantener un registro actualizado de los
bienes y derechos que una entidad posee y de las obligaciones asumidas frente a terceros.
Como consecuencia, la diferencia entre lo que ella tiene y lo que debe es su patrimonio neto. Es
neto porque se restan activos menos pasivos.
Ese registro, que es la contabilidad, puede, por lo tanto, ser visto como un inventario
permanente de activos (bienes ms derechos contra terceros) y pasivos (obligaciones hacia
terceros). La contabilidad permite, entonces, determinar la riqueza que le corresponde a los
dueos de una entidad calculada a travs de esa simple ecuacin antes mencionada: todo lo
que tiene menos todo lo que debe es, en definitiva, el patrimonio neto.
El mencionado inventario de activos y pasivos puede ser mirado desde otro punto de vista: los
propietarios aportaron y los terceros prestaron recursos al ente. Ambos, unos como dueos y
otros como acreedores son quienes lo han financiado. Con esa financiacin, el ente realiz
inversiones (pudo incorporar activos) de los que pretende obtener beneficios.
En cualquiera de los dos casos, se concluye en lo mismo. Los contadores, con la inteligencia que
los caracteriza, le dan el nombre de balance general o estado de situacin patrimonial al
producto bsico y esencial de la contabilidad. Este reporte es la sntesis, a un momento dado,
del inventario de bienes, derechos y obligaciones y tiene la siguiente estructura:

Pasivo
Activo
Patrimonio
neto

Seguidamente, se definen con mayor precisin los trminos contables utilizados hasta ahora:
Activo
Pasivo
Patrimonio neto

2. El activo, el pasivo y el patrimonio neto en el balance

Activo:
a) El activo comprende a todos los bienes materiales o inmateriales que tienen:
valor de cambio (pueden ser cambiados por otros bienes o ser vendidos o ser usados
para cancelar obligaciones o para ser distribuidos entre los dueos) o
valor de uso (pueden ser usados para crear otros bienes que tendrn valor de cambio,
un ejemplo son las maquinarias).
Los activos, siempre, deben ser capaces de generar un flujo positivo de fondos futuros. No
importa si un activo es material o inmaterial. La basura o los desechos industriales son algo
material que, generalmente, no tiene valor. Por lo tanto, no pueden ser considerados
activos ya que no se pueden cambiar por otro activo ni pueden ser usados para generar
valor. Una patente, en cambio, representa algo inmaterial que sirve para crear bienes con
valor. Si una patente no sirviera para producir nada ni pudiese ser vendida tampoco podra
considerarse un activo porque no producira un flujo positivo de fondos.
b) Asimismo, desde el punto de vista contable, para que algo forme parte del activo de
alguien, no es necesario que se tenga la propiedad del bien. Basta con tener el control de
los beneficios econmicos que el bien genera (si los beneficios son para Juan, es un activo
de Juan). Por tal razn, en algunos casos (por ejemplo en el leasing financiero), un bien que
se ha arrendado y del que no se es propietario forma parte del activo aunque, al mismo
tiempo, se deba reconocer el pasivo por las cuotas que se deben pagar.
c) Como el balance es un inventario de bienes a una fecha1, para que un activo pueda
incorporarse a la contabilidad, debe existir desde antes de ese momento. No deben
considerarse como activos a los bienes que se van a fabricar en el prximo ejercicio, la soja
que se cosechar el ao prximo o al dinero que se va a recibir por alquileres futuros de un
inmueble.
d) Otro requisito fundamental para que algo pueda ser considerado activo es que se lo pueda
valorizar objetivamente. Son valores objetivos el costo pagado por un bien que se ha
comprado o la cotizacin que ese bien tiene en el mercado. No es un valor objetivo lo que al
dueo de un bien le parece que vale el bien. Una empresa puede tener personal altamente
calificado o una clientela muy fiel pero, hasta ahora, es imposible asignar, a estos
elementos, un valor objetivo. Cualquier valor que se determine podra arbitrario, no
objetivo o sesgado.
1

Es una foto instantnea.

En sntesis, las caractersticas que se requieren para que algo sea incorporado como activo al
balance de un ente son:
tener valor de cambio o de uso,
tener la propiedad o el control de los beneficios econmicos que puede generar,
existir o tener un origen anterior al momento de la incorporacin, y
poder ser medido de manera objetiva.

Pasivo:
a) El pasivo comprende las obligaciones hacia terceros de entregar dinero, bienes o servicios.
Si existen esa obligaciones es porque hay deudas que cancelar. Por lo tanto, esta expresin
implica que ser necesario sacrificar activos para liberarse de la obligacin.
b) Otro requisito es que la cancelacin o el pago (el sacrificio de activos) debe ser ineludible.
No es deuda algo que podra ser pagado si el deudor quiere. Sin embargo, tambin se
consideran equivalentes a ineludibles a aquellos compromisos asumidos voluntariamente
como ser ciertos pagos complementarios al personal (gratificaciones) o donaciones
decididas que todava no se efectivizaron. Si bien se podran eludir, la decisin tomada los
incorpora al pasivo.
c) Al igual que el activo, las obligaciones que forman parte del pasivo deben existir desde
antes de la fecha a la que se refiere el inventario (balance). Hoy no se puede se tiene un
pasivo porque el prximo ao habr que pagar los sueldos del personal o porque se
proyecta comprar un auto. El balance es una foto tomada un da determinado: para salir en
la foto hay que estar presente. Todava no existe la deuda porque el auto no ha sido
comprado ni los servicios del personal se han prestado.
d) Un pasivo tambin debe ser cuantificable de manera objetiva para que pueda ser incluido
en el balance. Si no se pudiera cuantificar no se lo puede incluir, cul sera su valor? Se
informar: hay una obligacin por un juicio que seguramente se perder, pero que no se
incluye en el balance porque se desconoce el monto que habra que incorporar. Esta
informacin forma parte de las notas al balance.
En definitiva, las caractersticas que se deben reunir para que algo pueda ser incorporado al
pasivo del balance de un ente son:
requerir un sacrificio de activos,
ser ineludibles,
existir o tener un origen anterior al momento de su incorporacin, y
poder ser medidos de manera objetiva.
La posibilidad de valuar objetivamente2 una partida es requisito fundamental para que tanto un
activo como un pasivo puedan ser incluidos en el balance. No se admiten partidas cuya
valuacin pueda ser arbitraria. Si fuese posible incorporar partidas arbitrarias en los balances, la
informacin seguramente sera sesgada.
2

Las estimaciones de valor son admitidas en la contabilidad siempre que sean objetivas.

Patrimonio neto
Por ltimo, el patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo. Es el neto que le
pertenece a los propietarios del ente. El patrimonio neto est siempre compuesto slo por dos
conceptos:
a) los aportes que hicieron los propietarios y
b) los resultados que se fueron acumulando porque no fueron retirados por los dueos
(los resultados que no se llevaron se asemejan a nuevos aportes de capital).
No puede haber otro concepto dentro del patrimonio neto. Aportes y resultados acumulados
(no retirados), indudablemente, les pertenecen a los dueos.
Los aportes que hicieron los dueos constituyen el capital del ente independientemente de la
forma jurdica que se les haya dado (capital, aportes a capitalizar, primas de emisin, etc.). Las
ganancias (o prdidas) acumuladas incrementan sus derechos ya que son para ellos. Si se utiliz
dinero que estaba en el activo para adquirir un bien que luego se vendi en una suma mayor,
ahora hay ms dinero. Ese plus le pertenece a los dueos que ahora tienen derechos sobre una
suma mayor que la que tenan antes.

Reunin del activo, pasivo y patrimonio neto en el balance general

Como se dijo antes, el balance o estado de situacin patrimonial tambin puede ser visto como
un estado de financiacin e inversin.

Inversin

Financiacin

Pasivo
Activo
Patrimonio
neto
El pasivo y el patrimonio neto muestran los aportes de fondos que la entidad recibi de los
propietarios.
El pasivo, lo que proveyeron los acreedores: prestamistas, proveedores de mercaderas
(que estn o estuvieron en el activo y a quienes an no se le pag), etc.
El patrimonio neto, los fondos que aportaron los propietarios: el capital y las ganancias
que todava no han retirado.

Los recursos aportados por ambas fuentes de financiacin (acreedores y dueos) fueron
invertidos en activos: se compraron mercaderas o mquinas, se prestaron a clientes, se
compraron acciones, se mantuvieron en efectivo en la caja, etc.
En el fondo, ambos enfoques son iguales y responden a una ecuacin que los contables,
sintindose matemticos3, llaman ecuacin patrimonial y que puede plantearse de dos
maneras:

Activo

Pasivo

Patrimonio neto

Activo

Pasivo

Patrimonio neto

Ambas ecuaciones reflejan lo que se ha venido explicando y develan el misterio de por qu el

debe ser igual al haber. Los acreedores (haber) son los que proveyeron recursos; pueden
ser terceros (acreedores) y dueos (capital). El activo le debe su existencia a aqullos. Una
entidad no puede tener una cantidad de activos que sea mayor o menor que la financiacin
recibida de los acreedores y de los dueos.
Las ganancias son parte del haber ya que se agregan a lo que aportaron los dueos y que ellos
podran retirar si quisieran. Mientras las dejen en la empresa, permiten aumentar la inversin
en activos. Las prdidas son parte del debe porque, a la inversa que las ganancias, reducen los
derechos de los dueos y disminuyen las inversiones que pueden hacerse en activos. En
definitiva, los resultados acumulados son el neto de ganancias y prdidas no retiradas.
Por lo expuesto, la paridad entre el debe y el haber no se rompe nunca. La partida doble es
perfecta.

3. Formato del balance general

Como se dijo al comienzo, el balance no es otra cosa que un inventario de los activos y pasivos
de un ente. Ese inventario contiene muchos (a veces muchsimos) activos y pasivos. Los
contadores los agrupan segn sus caractersticas y nombran a cada grupo utilizando una
terminologa especfica que puede variar de pas en pas. Por muchos que sean los activos y
pasivos diferentes que haya, en el balance se muestran en una limitada cantidad de categoras
para permitir su lectura rpida.
La primera clasificacin que se advierte en el ejemplo de ms abajo, tanto para activos como
para pasivos, es la divisin entre corrientes y no corrientes. Los activos corrientes son aqullos
que se espera se conviertan en dinero en efectivo antes de que pasen doce meses. Los pasivos

La contabilidad es considerada la madre de todas las ciencias.

corrientes son los que vencen antes de que transcurra ese mismo plazo4. Esta divisin se realiza
al solo efecto de permitir extraer algo de informacin sobre la situacin financiera de la
empresa: deudas que vencen pronto (antes de un ao) y activos que se convertirn en dinero
(tambin antes de un ao) para afrontarlas.
Estado de situacin patrimonial o balance general al.............
Activo

Pasivo

Activos corrientes
Caja y bancos
Inversiones
Clientes
Otros crditos
Bienes de cambio o existencias
Total de activos corrientes

Pasivos corrientes
Cuentas por pagar
Prstamos
Deudas sociales y fiscales
Total de pasivos corrientes

Activos no corrientes
Clientes
Otros crditos
Inversiones
Bienes de uso
Activos intangibles
Total del activo no corriente

Total del activo

Pasivos no corrientes
Prstamos
Previsiones
Total del pasivo no corriente
Total del pasivo
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
Total del pasivo y patrimonio neto

Tanto dentro del activo corriente como dentro del no corriente, los activos se ordenan segn su
grado de liquidez: primero los ms lquidos5, como el efectivo y los depsitos en bancos y
luego los que tienen un grado menor de liquidez. Las inversiones en ttulos con cotizacin son
ms lquidas que lo que deben los clientes por las ventas realizadas. Las cuentas a cobrar a
clientes son ms lquidas que las mercaderas ya que stas deben ser primero vendidas antes
de que se conviertan en efectivo.
Los montos que se cobrarn a otras personas no clientes (por ejemplo un prstamo a un
empleado o lo que se debe cobrar por la venta de una mquina que ya no se usa) se muestran
separados de los clientes porque no tienen por origen las operaciones que hacen al objeto
esencial de la empresa (ventas) y se presentan bajo la denominacin de otros crditos.
Las mercaderas de reventa, los productos elaborados y las materias primas que se tienen para
producir algo destinado a la venta tienen una caracterstica comn: su destino es venderlos a
los clientes. Se los denomina bienes de cambio o existencias.

Para los activos se debe hacer una estimacin del momento en que se convertirn en efectivo. Para los pasivos
importa la fecha de vencimiento.
5
El activo ms lquido es el dinero en efectivo porque se escapa, chorreando como el agua, de las manos.

Las maquinarias, instalaciones y edificios empleados o usados para la actividad de la empresa

son agrupadas bajo la denominacin de bienes de uso o propiedad, planta y equipo.
Las patentes, marcas u otros activos con caractersticas similares se agrupan como activos
intangibles.
Puede haber activos del mismo grupo clasificados como corrientes o no corrientes. Ello
depende del plazo en que se convertirn en dinero. Ciertos clientes pagarn a corto plazo y
otros con un plazo mayor. Asimismo, un mismo cliente puede deber una parte a corto plazo y
otra a largo plazo: por ejemplo, si pagar en veinte cuotas mensuales, doce sern corrientes y
ocho no corrientes.
Con respecto al pasivo, la clasificacin se realiza segn el origen de la deuda. Las cuentas por
pagar incluyen a las deudas con proveedores de bienes y servicios.
Los prstamos muestran lo que se debe a bancos y acreedores financieros.
El rengln de remuneraciones y cargas sociales y el de fiscales (en el ejemplo estn unificados)
a los sueldos, contribuciones a la seguridad social e impuestos que se adeudan.
Las previsiones son deudas con una caracterstica especial: no son deudas ciertas sino
contingentes (un juicio contra la compaa con una alta probabilidad de fallo en contra que
determinar la necesidad de afrontar el pago de una indemnizacin no es una deuda cierta
todava, pero tiene una alta probabilidad de serlo).
Con respecto al patrimonio neto, la divisin entre capital (lo aportado por los socios o
propietarios) y los resultados acumulados que tambin les pertenece a ellos (las ganancias
incrementan y las prdidas reducen lo aportado) es la nica posible. Es inimaginable que el
patrimonio neto pueda contener otra cosa6 aunque a veces aparezcan muchas cuentas. Todas
ellas caben en uno de los dos grupos: aportes o resultados acumulados.
Un balance confeccionado bajo normas internacionales podra invertir el orden: en el activo
primero lo no corriente y luego lo corriente y del otro lado primero el patrimonio neto y luego
los pasivos no corrientes y finalmente los corrientes.

4. Asignacin de un valor a cada activo y pasivo

Lo expresado hasta aqu parece muy sencillo. Las complicaciones comienzan a aparecer cuando
se deben asignar valores a los distintos activos y pasivos que tiene una empresa. Se plantean
aqu algunas cuestiones:

Sin perjuicio de algunas cuestiones especiales referidas a temas de contabilidad superior (que se tratarn ms
adelante) y que exceden al alcance de esta nota tcnica.

 Qu valor se le asigna a las mercaderas compradas? El costo soportado cuando se

compraron, el costo de reposicin de este momento o el precio al que se espera venderlas?
Por cunto debe figurar un depsito a inters en un banco? Por lo colocado, por lo que se
recibir al vencimiento o por algn otro valor?
Cmo reflejar el desgaste de los bienes de uso (propiedad, planta y equipo)?
Todos los clientes a los que se le vendi a fiado son cobrables hasta que se demuestre lo
contrario o todos son incobrables hasta que paguen?
Qu hacer con los juicios que se iniciaron contra la empresa? Se espera a que el juez falle7
para registrar una deuda? O se contabiliza algn importe desde que se conoce que se tiene
una demanda?
Cmo tratar los juicios iniciados por la empresa contra otras partes? Son activos por lo que
se estima que se cobrar o no?
Se incluyen entre los activos intangibles los gastos de publicidad realizados?
Cundo se reconoce la ganancia por una obra que demorar cinco aos? Al iniciarla, al
concluirla o en algn otro momento?
Los costos incurridos para sembrar soja son un activo o un gasto?
Una plantacin de maz se incluye en el activo cuando se siembra, cuando brota la plantita,
cuando est ms crecida o recin cuando se haga la cosecha?
Qu valor se le asigna al ganado que se est criando?

No se est sugiriendo que el juez se equivocar.

5. Determinacin de los resultados del ejercicio

El inventario patrimonial o balance puede confeccionarse a fin de cada mes, trimestre, ao o en
cualquier fecha. Su preparacin permite conocer si se obtuvieron ganancias o no desde que se
hizo el anterior balance o inventario. Para ello slo habra que comparar el patrimonio neto
final con el inicial. As, sabremos si la riqueza o patrimonio neto de la entidad creci o
disminuy durante el perodo como consecuencia de los resultados que se fueron acumulando
y que pueden haber sido positivos o negativos. Analizaremos un ejemplo simple.

1. Se constituye una sociedad cuyo objeto es la compraventa de pifusios8. Si los socios realizan
un aporte $ 1.000 en efectivo, inicialmente, el inventario patrimonial mostrar lo siguiente:
Activo

Pasivo

Caja y bancos

1.000
Total del pasivo

Total del activo

1.000

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000

Total del pasivo y patrimonio neto

1.000

1.000

2. En la primera operacin se compran 600 pifusios a $ 1 cada uno y se los paga al contado. La
situacin patrimonial se modifica como se ve ms abajo. El activo es el mismo, slo se
modific su composicin. Hay menos dinero pero ahora se tienen $ 600 de mercaderas.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Mercaderas

400
600

Total del activo

1.000

Total del pasivo

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000

Total del pasivo y patrimonio neto

1.000

1.000

3. Luego se venden 400 unidades a $ 1,50 cada una a cobrarse en 90 das lo que vuelve a
modificar el inventario patrimonial. Se han cambiado 400 pifusios cuyo costo haba sido de
$ 400 por una cuenta por cobrar de $ 600. El patrimonio se increment en $ 200 por la
ganancia obtenida. Se ha reemplazado un activo de $ 400 por otro de $ 600.
8

Producto de consumo masivo an no inventado.

Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

400
600
200

Total del activo

1.200

Total del pasivo

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000
200
1.200

Total del pasivo y patrimonio neto

1.200

4. Ahora se venden 100 pifusios ms a $ 1,50 en cuenta corriente. El balance vuelve a

modificarse. Se cambiaron 100 pifusios que costaron $ 100 por una nueva cuenta por
cobrar de $ 150. La ganancia es de $ 50.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

400
750
100

Total del activo

1.250

Total del pasivo

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000
250
1.250

Total del pasivo y patrimonio neto

1.250

5. Se cobra la mitad de lo que deba el primer cliente (el de la operacin 3): $ 300. El balance
vuelve a cambiar. Hay ms efectivo y menos cuentas por cobrar.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

700
450
100

Total del activo

1.250

Total del pasivo

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000
250
1.250

Total del pasivo y patrimonio neto

1.250

6. Ahora se compran 300 pifusios adicionales a $ 1 cada uno a pagar en 180 das. Hay ms
mercaderas y, como esa mercadera no se pag, aparece una deuda.

10

Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

700
450
400

Total del activo

1.550

Proveedores
Total del pasivo

300
300

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000
250
1.250

Total del pasivo y patrimonio neto

1.550

7. Lo siguiente es el pago de sueldos al personal por $ 100. Se achican los fondos de la caja y
baja el patrimonio ya que se trata de un gasto.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

600
450
400

Total del activo

1.450

Proveedores
Total del pasivo

300
300

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.000
150
1.150

Total del pasivo y patrimonio neto

1.450

8. Finalmente, antes de terminar el ejercicio, los socios refuerzan el capital con un nuevo
aporte de $ 500 en efectivo.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

1.100
450
400

Total del activo

1.950

Proveedores
Total del pasivo

300
300

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.500
150
1.650

Total del pasivo y patrimonio neto

1.950

Como consecuencia de todas estas transacciones, el patrimonio pas desde los $ 1.000 que
fueron el aporte inicial a $ 1.650. Creci $ 650. Se ganaron $ 650?

Ese crecimiento es consecuencia de dos hechos:

i. el nuevo aporte de socios ($ 500) y
ii. las ganancias que se acumularon durante el perodo.
11

Vale decir que el crecimiento del patrimonio neto ($ 650) excluido el segundo aporte de los
propietarios ($ 500) es el resultado del perodo que va desde la constitucin de la sociedad
hasta el da que se emiti el inventario patrimonial (o balance) anterior.
Se puede decir que el resultado del ejercicio puede representarse por la siguiente frmula:

Resultado del ejercicio = PNF (PNI + AS RS)

PNF: Patrimonio neto final

PNI: Patrimonio neto inicial
AS: Aportes nuevos realizados por los dueos durante el ejercicio
RS: Retiros de los dueos en el ejercicio (de resultados acumulados o por reduccin del
capital).

Aplicando la frmula al ejemplo planteado antes:

1.650 (1.000 + 500 0) = 150
Como puede apreciarse, con el balance general es suficiente para saber cul fue el resultado del
perodo.
Sin embargo, los contadores, para mejorar la calidad de la informacin contable inventaron el
estado de resultados o el cuadro de prdidas y ganancias. Pensaron que si bien el balance
puede informar cual fue el resultado del ejercicio, no dice como gener. Entonces,
inteligentemente9, desagregaron, en otro cuadro, el importe que en el balance aparece en el
rengln de los resultados acumulados (slo la parte acumulada durante este ejercicio).
Estado de resultados del perodo.............
Ventas
Costo de ventas
Ganancia bruta
Gastos operativos
Ganancia del perodo

750
-500
250
-100
150

Como puede apreciarse, la informacin se ha enriquecido. Se conocen los motivos por los
cuales se produjo la ganancia de $ 150. Se vendieron en $ 750 bienes que haban sido
comprados en $ 500 y se gastaron $ 100 en el pago de sueldos. Antes slo se saba que se
haban ganado $ 150.

Se vuelve sobre un tema explicado antes.

Los contadores son muy inteligentes.

12

En el enfoque inicial se dijo que el pasivo y el patrimonio neto representaban a los acreedores
(el haber) ya que ellos fueron quienes aportaron los recursos (financiacin) para que sean
invertidos en activos (inversin), y por eso el activo era deudor (el debe) de aqullos, podremos
entender mejor el signo de las ganancias y de las prdidas.
Las ganancias son acreedoras (van al haber) porque aumentan los derechos de los propietarios,
permiten que se invierta ms en activos. Las prdidas, en cambio, son deudoras (van al debe)
porque tienen el efecto contrario sobre la riqueza de los dueos y, para soportarlas, se han
tenido que consumir activos o asumir deudas10.

6. El ejercicio siguiente
9. El siguiente ejercicio (o ao en la vida de la empresa) tiene como inventario patrimonial
inicial el que fue final del anterior. Cuando finalice y se emita el nuevo balance, debe
tenerse muy en claro cuales fueron los resultados acumulados durante este perodo. El
cuadro que sigue es la repeticin del final anterior. As comienza el nuevo ejercicio.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

1.100
450
400

Total del activo

1.950

Proveedores
Total del pasivo

300
300

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto

1.500
150
1.650

Total del pasivo y patrimonio neto

1.950

10. La primera transaccin del segundo ejercicio es la venta de 300 pifusios a $ 1,80 cada uno.
La operacin no se realiza al contado sino que se otorga un plazo al cliente. Se dan de baja
300 pifusios que estn valuados a $ 1 cada uno y se incorpora al activo una cuenta por
cobrar de $ 450. Se han ganado $ 150. Los resultados se comienzan a acumular dese cero
para poder conocer el resultado de este ejercicio. Para ver esto con ms claridad, se usa una
cuenta de resultados acumulados diferente de la que contiene los resultados acumulados
del ejercicio pasado11.

10

Proverbio chino: Los activos y las prdidas tienen saldo deudor. Los pasivos, el capital y las ganancias tienen
saldo acreedor. Puede haber activos o prdidas si alguien las financia; siempre le deben su existencia a alguien.
Los pasivos, el capital y las ganancias son acreedores; ellos pusieron el dinero.

11

Muchas empresas utilizan una sola cuenta para agrupar a todos los resultados acumulados pero para conocer el
resultado del ejercicio tienen en cuenta esta situacin.

13

Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

1.100
990
100

Total del activo

2.190

Proveedores
Total del pasivo

300
300

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto

1.500
150
240
1890

Total del pasivo y patrimonio neto

2.190

11. Despus de la venta anterior, se pagan $ 100 de sueldos lo que reduce las ganancias de este
ejercicio a $ 100.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

1.000
990
100

Proveedores
Total del pasivo

300
300

Patrimonio neto

Total del activo

2.090

Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto

1.500
150
140
1790

Total del pasivo y patrimonio neto

2.090

12. Se pagan $ 300 al proveedor que haba vendido, en el ejercicio anterior, 300 pifusios (ver
operacin 6). Esto disminuye el activo y tambin el pasivo pero no genera ningn resultado.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

700
990
100

Proveedores
Total del pasivo

0
0

Patrimonio neto

Total del activo

1.790

Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto

1.500
150
140
1790

Total del pasivo y patrimonio neto

1.790

14

13. Se cobran los $ 300 pendientes del cliente de la operacin 3. Aumenta el activo Caja pero
disminuye, al mismo tiempo, el activo Clientes.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

1.000
690
100

Total del activo

1.790

Proveedores
Total del pasivo

0
0

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto

1.500
150
140
1790

Total del pasivo y patrimonio neto

1.790

14. Finalmente, los socios deciden retirar $ 130 de los $ 150 de ganancia que obtuvieron en el
primer ejercicio. Se reduce el saldo de la Caja y tambin se achica el patrimonio neto por el
retiro de parte de las ganancias. Por eso, los resultados acumulados anteriores bajan a $ 20.
Activo

Pasivo

Caja y bancos
Clientes
Mercaderas

870
690
100

Total del activo

1.660

Proveedores
Total del pasivo

0
0

Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto

1.500
20
140
1.660

Total del pasivo y patrimonio neto

1.660

Se acumularon durante este ejercicio $ 140 de ganancias nuevas las que se muestran separadas
de las anteriores. Se recuerda que la finalidad de arrancar de nuevo con las cuentas de
resultado es poder determinar el resultado de cada ejercicio. El estado de resultados de este
ejercicio, donde se desagrega la acumulacin de resultados del balance es el que sigue:
Estado de resultados de este perodo.............
Ventas
Costo de ventas
Ganancia bruta
Gastos operativos
Ganancia del perodo

540
-300
240
-100
140

15

El balance o estado de situacin patrimonial es una foto de lo que se tiene y de lo que se debe a
una fecha determinada. En cambio el estado de resultados muestra la pelcula o lo que ocurri
durante un perodo.
Se calcula el resultado global por diferencia patrimonial con la frmula presentada antes:

Resultado del ejercicio = PNF (PNI + AS RS)

1.660 (1.650 + 0 130) = 140

7. Funcionamiento de la contabilidad
La contabilidad es, como se dijo, un sistema de inventario permanente12. El balance, el estado
de situacin patrimonial o el estado de situacin financiera (como se lo llame) es la sntesis de
ese inventario.
La complejidad de los patrimonios de las empresas no permite, en la prctica, que puedan
utilizarse tan pocos agrupamientos como los que se emplearon en el ejemplo anterior. As, lo
que se expuso como mercaderas, normalmente se agrupa con otros cuyo destino final es ser
vendidos (materias primas, productos elaborados, productos en curso de elaboracin,
mercaderas de reventa, etc. u otras denominaciones ms adecuadas al tipo de bienes con que
opera la empresa) bajo la denominacin Bienes de cambio o Existencias.
Si bien en el balance, que es sinttico, se muestra todo en el rengln bienes de cambio o
existencias, en el manejo diario se utilizan cuentas con denominaciones ms especficas.
stas, a su vez, se componen de subcuentas (por ejemplo una subcuenta para cada tipo de
mercadera).
La necesidad de una contabilidad minuciosa reconoce diferentes causas:

12

Los patrimonios de las empresas son complejos ya que incluyen infinidad de bienes,
derechos y obligaciones diferentes.

La contabilidad no slo tiene por finalidad informar sintticamente sobre el

patrimonio y los resultados de una empresa a los terceros interesados en contratar
con ella. La informacin ms detallada ayuda, de manera significativa, a quienes la
administran y deben tomar decisiones.

La contabilidad es tambin un valioso instrumento de control del patrimonio de una

empresa. Si la contabilidad, que ayuda a mantener actualizado el inventario dice
que tiene que haber una cierta cantidad de cuentas por cobrar a clientes o una cierta
cantidad de mercaderas, ello facilita el control patrimonial contra errores o
irregularidades. Si la contabilidad dice que tiene que haber $ 34.798 en la caja el
recuento deber arrojar ese total (a menos que haya un error o desfalco).

Qu brillante definicin!

16

Si en una fbrica de autos se utilizara slo el rubro bienes de cambio para acumular todo lo que
finalmente se destina al intercambio, no sera posible mantener un control adecuado sobre las
innumerables partes en existencia ni asignar responsabilidades a las personas en caso de
faltantes de existencias fsicas.
Lo mismo ocurre con los clientes; no basta tener una bolsa con el total que hay para cobrar a
los clientes; es necesario saber cuanto debe cada uno para poder gestionar adecuadamente las
cobranzas.
La denominacin de las cuentas por utilizar se define en el llamado plan de cuentas. ste es
variable de empresa en empresa y se ajusta a las necesidades de informacin de cada una. El
plan de cuentas incluye cuentas patrimoniales que reflejan los activos, pasivos y patrimonio
neto de la empresa y que se muestran (agrupadas) en el balance.
Las cuentas de resultados tienen por finalidad clasificar las causas por las que se obtuvieron
ganancias y prdidas. Son, en la prctica, subcuentas en las que se detalla lo que aparece en el
balance como resultados acumulados aumentando o disminuyendo el patrimonio neto(la parte
de este ejercicio).
Las cuentas de orden13 no tienen efecto patrimonial. Reflejan bienes de terceros en depsito y
contingencias. Su objeto es que estas cuestiones queden registradas. Las cuentas de orden son,
en muchos casos, reemplazadas por las notas con informacin complementaria.
La organizacin contable y administrativa de una empresa debe asegurar que la contabilidad
capte todas las transacciones que modifican su patrimonio de manera de poder mantener
actualizado los registros. Este ordenamiento hace a la diferencia entre una empresa ordenada y
bien administrada y otra que no lo es.
Los libros de contabilidad han ido variando con el tiempo hasta llegar a sistemas integrados en
los que una transaccin dispara la emisin de la documentacin de respaldo y todas las
anotaciones contables y extracontables relacionadas.
Sin perjuicio de ello, los libros habituales de contabilidad ms conocidos son:

Diario14: Se anota cada transaccin con el formato de un asiento.

Mayor: Se acumulan rodos los movimientos relacionados con una misma cuenta para
obtener su saldo. Una cuenta puede llamarse Deudores por ventas.

Sub-diarios: Con la finalidad de sistematizar las anotaciones, todas las transacciones

del mismo tipo se vuelcan en registros o diarios especficos.

Sub-mayores: Se acumulan todos los movimientos relacionados con una misma subcuenta para obtener su saldo. La sumatoria de los saldos de las sub-cuentas debe
coincidir con el saldo de la cuenta. Hay una subcuenta para cada cliente donde figura

13

Dados los objetivos de este curso, por ahora se recomienda olvidarlas. Consisten en anotaciones que se incluyen
en las notas al balance.
14
Hay obligacin legal de llevarlo cumpliendo ciertos requisitos.

17

lo que l debe. La sumatoria de las subcuentas debe coincidir con la cuenta Deudores
por ventas.

Inventario y balances15: Se vuelcan los balances que se emiten y se detallan las

partidas que componen el patrimonio de la empresa a esa fecha.

Cada transaccin se convierte en un asiento que modifica la situacin patrimonial y,

frecuentemente, los resultados de la empresa. Al cierre del ejercicio o perodo, a veces es
necesario ajustar la valuacin de un activo o de un pasivo mediante un asiento16.
Los cambios patrimoniales alteran la proteccin de los acreedores, el valor de la accin, los
dividendos a accionistas. Por ello es necesario que cada asiento tenga el debido respaldo
documental de manera de que se pueda verificar su legitimidad para una eventual rendicin
de cuentas ante socios, inversores, el estado o como prueba en un litigio.
La documentacin de respaldo de los asientos reconoce diferentes orgenes. Puede haber sido:
Emitida por terceros y controlada en al empresa (facturas de compras, recibos por pagos
efectuados, etc.).
Emitida por la empresa y completada por terceros (remito conformado que respalda la
factura de venta, recibos por el pago de sueldos, etc.).
Emitida por la empresa de carcter interno (informes de produccin, papeles de trabajo
para el clculo de las amortizaciones, estimacin de provisiones y previsiones, etc.).

15
16

Tambin es obligatorio
Si en una transaccin se registr la compra de acciones por $ 20.000 la cuenta Acciones tendr ese saldo. Es
necesario ajustarlo para llevar el saldo a lo que valen al cierre (por ejemplo $ 19.000 o $ 21.000).

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