Metodologia MODULO II

17/10/2014
METODOLOGIA PARA LA GESTION DE

PROYECTOS
METODOLOGIA PARA LA GESTION

DE PROYECTOS
MODULO II
Gerencia Corporativa de Proyectos y Tecnologa
Informacin propiedad
de Servicio Pan Americano de Proteccin,
www.serviciopanamericano.com

PROYECTOS
Ciclo de vida del Proyecto
CONCEPTUALIZACIN
DEL PROYECTO
Documento de
Definicin
PLANEACIN
DEL PROYECTO
EJECUCIN
DEL PROYECTO
CIERRE
DEL PROYECTO
Documento de
Planeacin
Documentos de
Desarrollo
Documento de
Cierre
PRODUCTO
MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO
Plan Control del Proyecto
(1) Denominada como Iniciacin en el PMBOK

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17/10/2014

PROYECTOS
Fase: CONCEPTUALIZACION
CONCEPTUALIZACION
PLANEACION
CONTROL
EJECUCION
CIERRE
Concepcin de la idea inicial del proyecto

Entregable principal: Documento de Definicin del proyecto
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PROYECTOS
Fases de un Proyecto
Hay mucho
trabajo entre una
buena idea y un
buen producto
Steve Jobs
* Denominada como Iniciacin en el PMBOK

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17/10/2014

PROYECTOS
Fase: CONCEPTUALIZACION
Los proyectos se inician a partir de una decisin corporativa

relacionada con la estrategia de la Empresa
La fase de Conceptualizacin asegura el respaldo del proyecto y
garantiza el otorgamiento de los recursos necesarios para su
desarrollo
La Definicin permite construir las bases sobre las que se
desarrollarn el resto de las actividades de administracin del
Proyecto
El tiempo que se dedique a la definicin del proyecto debe ser
consistente con el tamao y el nivel de riesgo involucrados
05

PROYECTOS
Documento de Definicin del Proyecto
Exposicin de antecedentes
Definicin del problema
Ttulo del proyecto
Objetivos
Alcance del proyecto
Beneficios
Premisas
Restricciones
Riesgos preliminares
Hoja de aprobacin
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17/10/2014

PROYECTOS
Exposicin de antecedentes
Describe los aspectos que conllevan a la identificacin de un problema,

una necesidad o una oportunidad, que determina la realizacin del
Proyecto
Incluye condiciones claves que ponen en evidencia situaciones, riesgos,

oportunidades, etc. que conducen a la existencia de una problemtica
que con la ejecucin del Proyecto puede mejorarse o potenciarse
Elementos clave
Documentar la descripcin en forma clara y precisa

Esbozar las posibles causas de la problemtica
Exponer consecuencias y afectacin a procesos
No describir el problema, solo los elementos que lo
evidencian
07

PROYECTOS
Exposicin de antecedentes. Caso de estudio
Como parte del Plan Estratgico de Negocio formulado por el Comit Gerencial de Servicio Pan Americano de
Proteccin bajo la direccin de la Vicepresidencia Ejecutiva de la Empresa, se adelant una encuesta de satisfaccin
de Clientes de los servicios de recogida y entrega de valores, la cual evidenci una serie de necesidades importantes
que deben ser atendidas tanto a nivel de Proyectos nuevos como de mejora en las Operaciones asociadas a este
servicio.
La Gerencia de Servicio Post-Venta conjuntamente con la Gerencia de Mercadeo, categorizaron las necesidades
expuestas por los encuestados y determinaron que en los primeros lugares se encontraban invariablemente los
requerimientos asociados a la informacin que demandan los Clientes en el da a da acerca del estado de las rutas
que cubren sus puntos contratados. Los mayores niveles de insatisfaccin se referan a la poca informacin
disponible en el Centro de Servicio al Cliente, relacionada con los tiempos estimados de atencin y sobre todo con
el desconocimiento de los posibles incumplimientos debido a razones de diferente ndole.
En vista de los hallazgos se efectu un levantamiento de informacin con el apoyo del Centro de Servicio al Cliente y
la Gerencia General de Operaciones y se pudo determinar que parte de la problemtica se ocasionaba como
resultado de la estructura actual de las Coordinaciones Operativas.
En este sentido se identificaron mltiples requerimientos a nivel de las comunicaciones, los servicios de localizacin
en lnea (GPS), los procedimientos de gestin operativa diaria y algunos otros relacionados con los sistemas de
computacin que soportan la operacin, que impiden que se pueda dar una respuesta oportuna al Centro de
Servicio al Cliente, para satisfacer la demanda de informacin de valor agregado para el Cliente, cuando se trata de
conocer el estado de los servicios diarios de RE.
Una vez ejecutado el levantamiento de informacin y validadas las experiencias de otras filiales de la Corporacin,
la VPE de la Empresa decidi formalizar un proyecto para el diseo e implementacin de un nuevo modelo
Coordinacin Operativa piloto, el cual deber ser implementado en todas los blindados de la empresa una vez que
se hayan evidenciado sus beneficios en la Oficina Piloto.
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17/10/2014

PROYECTOS
Definicin del problema
Define en forma explcita el problema o la oportunidad
Define en forma concisa y precisa el problema con base en el impacto

sobre los objetivos y metas de la Organizacin
La definicin puede expresar una situacin que est sucediendo o la

ausencia de la misma (problemas u oportunidades)
Elementos clave
Definir el problema en trminos del por qu se considera tal

y para quien los es
Puede definirse en forma individual o como una conjuncin
de varios problemas interrelacionados
09

PROYECTOS
Definicin del problema. Caso de estudio
Existencia de un modelo de Coordinacin de Operaciones con

limitaciones a nivel de estructura, equipamiento y procedimientos
para atender de manera eficiente y oportuna las necesidades de
informacin de los Clientes, acerca del estado de sus servicios de
Recogida y Entrega de Valores en la gestin diaria de las Operaciones
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17/10/2014

PROYECTOS
Ttulo del Proyecto
Identifica el Proyecto
Expone el nombre del Proyecto que debe ser desarrollado
Expresa en su contenido la solucin o potenciacin de las situaciones

planteadas en el problema
Elementos clave
Expresar el ttulo en una sola frase corta y concisa

Indicar en forma general y resumida qu se har
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PROYECTOS
Ttulo del Proyecto. Caso de estudio
Diseo, desarrollo e implantacin piloto de un nuevo modelo estndar

de Coordinacin Operativa
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17/10/2014

PROYECTOS
Objetivo del Proyecto
Define especficamente cuales son los resultados esperados o los

productos finales a exponer
Expresa los resultados esperados de forma tal que sean alcanzables y

cuantificables (por ejemplo: nuevo proceso, nuevo producto)
Lo ideal es expresar los objetivos secundarios en trminos de diseo,

operacin y negocio
Elementos clave
Redactar de forma tal que el logro puede identificarse con

facilidad
Expresar el resultado esperado de forma tal que sea tangible
Evitar ambigedades en la definicin de los objetivos
Expresar el objetivo con la accin fundamental que involucrar
la ejecucin (P.ej.: Disear, Implantar, Racionalizar)
13

PROYECTOS
Objetivo del Proyecto. Caso de estudio
Disear y desarrollar un nuevo modelo de Coordinacin Operativa e
implantar una oficina piloto en el primer semestre del 2015
DISEO
Disear un modelo de equipamiento estndar que permita visualizar la

planificacin diaria de servicios y el desplazamiento de las rutas en lnea
Disear y documentar los procedimientos operativos asociados al nuevo
modelo
Estandarizar los procedimientos operativos de la Coordinacin
OPERACION
Fortalecer el rol de la Coordinacin Operativa en la prestacin de un

servicio de calidad al Cliente
Incrementar la calidad y oportunidad de la informacin de respuesta a
Clientes, relacionada con el estado diario de los servicios de RE
NEGOCIO
Proveer servicios de informacin

diferenciadores del Servicio
al
Cliente
que
sean
factores
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PROYECTOS
Alcance del Proyecto
Define los aspectos que incluye el proyecto, delimitados por fases con
tiempos estimados de ejecucin (los tiempos solo si estn disponibles)
Informa a los interesados acerca de los aspectos que se encuentran

dentro de la influencia del proyecto y cuales no lo estn (a pesar de
estar relacionados)
Permite a los interesados conocer a nivel preliminar cual ser el nivel

de participacin o afectacin que tendrn dentro del proyecto
Elementos clave
Exponer en forma clara los aspectos que incluye el proyecto y

aquellos que no estn incluidos en el mismo
Importante: Las modificaciones posteriores al alcance del
proyecto, deben manejarse a travs de un control de cambio
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PROYECTOS
Alcance del Proyecto. Caso de estudio
Incluido dentro del alcance
Seleccin y adquisicin de equipamiento para la

oficina Piloto
Desarrollo de nuevos procedimientos Operativos
Implementacin de la Oficina Piloto end-to-end
Ejecucin de cambios en aplicativos, siempre y
cuando estn relacionados con el objetivo del
Proyecto
ETAPA
OBJETIVO
Evaluacin de recursos humanos

actualmente asignados al rea
Mejoras y cambios en aplicativos
involucrados en el proyecto, que no estn
directamente asociados con los objetivos
del mismo
ENTREGABLES
Levantar y documentar la situacin 1.

actual, efectuar un anlisis detallado de
la misma y presentar alternativas de
solucin
Desarrollo de solucin y pruebas 1.

integrales sobre una Unidad de la 2.
OFICINA PILOTO (Valores)
3.
ETAPA
1
ETAPA
2
Fuera del alcance
Propuesta de solucin
FECHA
ENTREGA
Febrero 2015
Infraestructura instalada
Julio 2015
Cambios en aplicativos
desarrollados e implantados
Procedimientos desarrollados e
implantados
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17/10/2014

PROYECTOS
Beneficios del Proyecto
Define las expectativas de mejora o solucin que se obtendrn con la

puesta en marcha del proyecto
Expone los beneficios de forma tal que pueden medirse a travs de

resultados tangibles
Los beneficios debe clasificarse por rea de influencia e incluir los

aportes indirectos que representa el Proyecto en cada una de ellas
Elementos clave
Exponer el valor agregado que generarn los productos del

proyecto
Visualizar y documentar los beneficios como aportes directos o
indirectos
Garantizar que los aportes del Proyecto sean cuantificables
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PROYECTOS
Beneficios del Proyecto. Caso de estudio
Diseo de un modelo estndar de Coordinacin Operativa que puede ser

implementado con facilidad en todas las oficinas operativas
Diseo de un modelo de infraestructura y equipamiento que permite
aprovechar los recursos tecnolgicos existentes
Diseo y documentacin de procedimientos estandarizados a nivel
nacional para la gestin operativa diaria, lo que mejora la imagen del
servicio de cara al Cliente
Incremento de los niveles de seguridad de las rutas, al disponer de
informacin en lnea acerca del desplazamiento y ubicacin con relacin
a la planificacin de servicios
Fortalecimiento del rol de las Coordinaciones Operativas en el
seguimiento y control de la ejecucin de servicios
Cambio de imagen de las Coordinaciones Operativas para convertirlas en
unidades con mayor nivel de especializacin
Mejora en los niveles de seguridad de la informacin a nivel interno
como resultado del cambio de filosofa de trabajo de las Coordinaciones
Operativas (Modelo torre de control)
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17/10/2014

PROYECTOS
Premisas
Comunica a los interesados los aspectos considerados como verdades

sobre los que se apoya el proyecto
Permite establecer criterios fundamentales sobre los que existe

consenso y que representan lineamientos o entradas del proyecto
Las premisas no estn sujetas a negociacin ya son determinantes para

aspectos del Plan del Proyecto
Elementos clave
Definir aspectos claves que regulan el proyecto

Las premisas deben incluir elementos de comn aceptacin por
todos los miembros del proyecto
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PROYECTOS
Premisas. Caso de estudio
Por directrices corporativas el proyecto ser administrado bajo el

concepto de economa de inversin de forma tal de aprovechar el
capital tecnolgico existente a nivel de los sistemas de GPS y SISREV
La nueva infraestructura ser operada por el mismo personal que
actualmente trabaja en la Coordinacin Operativa
Es imprescindible considerar las mejores prcticas en servicios de
Coordinacin Operativa de otras filiales de la Corporacin
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10
17/10/2014

PROYECTOS
Restricciones
Lista los eventos, situaciones, recursos o cualquier otro elemento que

pueda limitar el desempeo del proyecto
Permite advertir sobre situaciones que pudieran impedir el

cumplimiento del cronograma de actividades, de forma tal de poder
accionar a tiempo sobre los mismos
Elementos clave
No confundir restricciones con riesgos

Incluir limitaciones que puedan impactar el proyecto en forma
directa o indirecta
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PROYECTOS
Restricciones. Caso de estudio
El desarrollo del Proyecto se regir por la normativa legal vigente

(Ver Anexo documento de definicin)
No se debe considerar ningn tipo de inversin en divisas
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17/10/2014

PROYECTOS
RIESGOS

PROYECTOS
Riesgos (preliminares)
Permite documentar los principales riesgos del proyecto, es decir

aquellos que es posible identificar, incluso antes de ejecutar el anlisis
de riesgos detallado del proyecto
Por lo general, los riesgos que se identifican tempranamente son los

que resultan de mayor impacto para el Proyecto
Elementos clave
Identificar problemas potenciales que tienen una alta

probabilidad de ocurrir
Seleccionar a nivel preliminar aquellos con una alta
probabilidad de ocurrencia y una alto impacto para el proyecto
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17/10/2014

PROYECTOS
Riesgos
Zona de
identificacin
temprana de
riesgos
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PROYECTOS
Riesgos. Caso de estudio
RIESGO
IMPACTO
ACCIONES
Imposibilidad de ubicar equipos requeridos Diseo de infraestructura

para implementar el modelo de
infraestructura propuesto
Consideracin de varias opciones

de equipamiento, incluyendo la
utilizacin de recursos existentes
Resistencia al cambio por parte del

personal involucrado en la
implementacin del nuevo modelo de
Coordinacin Operativa
Retraso en el proyecto
Involucrar tempranamente a los

usuarios finales en el diseo de la
solucin
Documentar
y
exponer
ampliamente los beneficios del
nuevo modelo bajo el concepto
de la cultura ACT
Imposibilidad del rea de Sistemas de

completar los cambios previstos en los
aplicativos requeridos por el Proyecto
Retraso en el proyecto
Considerar en forma temprana la

posibilidad de sub-contratar los
servicios de programacin de
cambios en los aplicativos en
coordinacin con la Gerencia de
Sistemas
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17/10/2014

PROYECTOS
Hoja de aprobacin de Proyecto
Permite registrar la aprobacin para dar inicio al Proyecto
Todo proyecto debe tener un patrocinador quien impulsa el desarrollo

del esfuerzo a nivel Corporativo
El proyecto tiene un dueo de proceso asociado, quien es responsable

de la direccin del rea de mayor afectacin por parte del proyecto
Los stakeholders se refieren a responsables de otras reas de la

Organizacin que estn interesados y tienen algn nivel de inherencia
o inters con los resultados del proyecto
La aprobacin del documento de Definicin del Proyecto, habilita al

Gerente para continuar con la planeacin del proyecto
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PROYECTOS
Hoja de aprobacin del documento de Definicin
TITULO DEL PROYECTO
CODIGO DEL PROYECTO
Diseo, desarrollo e implantacin piloto de un nuevo modelo estndar de

Coordinacin Operativa
PROY2015-003
ROL
NOMBRE
CARGO
PATROCINADOR
ANDRES SUCRE
GERENTE GENERAL
DUEO DEL PROCESO
JESUS MENDOZA
GERENTE GENERAL DE OPERAC.
PRINCIPALES STAKEHOLDERS
LUIS HIMIOB
GERENTE NAC. PROCESOS OP.
RODOLFO PONTE
GERENTE NAC. PROCESOS OP.
LIDER
LIDER
GERENTE DE PROYECTO
FECHA ESTIMADA DE INICIO
01/01/2015
FECHA ESTIMADA CIERRE
REPOSITORIO DE DOCUMENTOS
Julio 2015
APROBACION DE INICIO DE PROYECTO
LIDER DEL PROYECTO
GERENTE DE PROYECTO
DUEO DEL PROCESO
PATROCINADOR
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17/10/2014

PROYECTOS
Errores a evitar en la Fase de Conceptualizacin
Definir el alcance de manera inadecuada, obviar aspectos

fundamentales y/o incluir aspectos no competentes con el Proyecto
Incluir aspectos de la solucin en la formulacin del Problema
Confundir objetivos con beneficios
Formular objetivos ambiguos o imprecisos
Confundir riesgos preliminares con problemas
29

PROYECTOS
PREGUNTAS?
Servicio Pan Americano de Proteccin, C.A.

Gerencia Corporativa de Proyectos y Tecnologa
30
15

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Describe los aspectos que conllevan a la identificacin de un problema,

Incluye condiciones claves que ponen en evidencia situaciones, riesgos,

Documentar la descripcin en forma clara y precisa

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Definicin del problema

Define en forma explcita el problema o la oportunidad

Define en forma concisa y precisa el problema con base en el impacto

La definicin puede expresar una situacin que est sucediendo o la

Definir el problema en trminos del por qu se considera tal

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Existencia de un modelo de Coordinacin de Operaciones con

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Ttulo del Proyecto

Expone el nombre del Proyecto que debe ser desarrollado

Expresa en su contenido la solucin o potenciacin de las situaciones

Expresar el ttulo en una sola frase corta y concisa

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Diseo, desarrollo e implantacin piloto de un nuevo modelo estndar

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Objetivo del Proyecto

Define especficamente cuales son los resultados esperados o los

Expresa los resultados esperados de forma tal que sean alcanzables y

Lo ideal es expresar los objetivos secundarios en trminos de diseo,

Redactar de forma tal que el logro puede identificarse con

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Disear un modelo de equipamiento estndar que permita visualizar la

Fortalecer el rol de la Coordinacin Operativa en la prestacin de un

Proveer servicios de informacin

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Informa a los interesados acerca de los aspectos que se encuentran

Permite a los interesados conocer a nivel preliminar cual ser el nivel

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Desarrollo de solucin y pruebas 1.

Fuera del alcance

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Define las expectativas de mejora o solucin que se obtendrn con la

Expone los beneficios de forma tal que pueden medirse a travs de

Los beneficios debe clasificarse por rea de influencia e incluir los

Exponer el valor agregado que generarn los productos del

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Comunica a los interesados los aspectos considerados como verdades

Permite establecer criterios fundamentales sobre los que existe