INSTITUTO TECNOLOGICO DE LOS MOCHIS

ADMINISTRACION DE PROYECTOS
TRABAJO UNIDAD IV:
CONTROL Y CIERRE DE PROYECTO
ALUMNO:
FIERRO ROSAS JOEL NAIM
PROFESOR
ING. LOPEZ MANZANAREZ JOSE MIGUEL
Los Mochis Sinaloa, Mxico, diciembre 2014
0

INDICE
4.- CONTROL Y CIERRE DE PROYECTO

4.1. CONTROL: IMPORTANCIA Y MTODOS DE CONTROL.............2

4.1.1. Graficas de avance...................................................................................4
4.1.2. Graficas de rendimiento..........................................................................5

4.2. CIERRE DEL PROYECTO..............................................................................6

4.2.1. Objetivos del cierre de proyecto...........................................................10
4.2.2. Aceptacin del proyecto........................................................................10
4.2.3. Informe del cierre del proyecto..12
4.4.4. Evaluacin y retroalimentacin..14
Bibliografa.16

4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

4.1 control: importancia y mtodos de control

El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo

que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario,
ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisin tanto
el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto
total.
El proceso de seguimiento y control tiene el objetivo de observar los
desempeos y recomendar acciones correctivas, as como controlar los cambios
al alcance del proyecto para poder aprobar y formalizar actualizaciones que dan
como resultado una nueva lnea base del proyecto.

Ejecuci
n

(Re)
Planificaci
n

Seguimient
y
o
control

Figura 5.1 interaccin de los procesos

De lo anterior se desprende que las fases de ejecucin y de seguimiento y
control coinciden en el tiempo e interactan entre s para obtener los entregables
de acuerdo con los requerimientos del cliente o destinatario. Por otro lado, el
2

control afecta tambin el proceso de planificacin, como podemos ver en la fi gura

5.1.

Al efectuar el proceso de seguimiento y control se verifica por un lado el logro

de los productos de acuerdo con el alcance predeterminado y se formaliza la
aceptacin del cliente conforme se van logrando.
Por otro lado (como vemos en la tabla 5.3) se observa y mide regularmente el
rendimiento del equipo de trabajo para detectar variaciones en el plan del
proyecto y recomendar acciones correctivas. Del mismo modo, durante este
proceso se realiza el control de los cambios, analizando y aprobando o
rechazando solicitudes de modificaciones al plan del proyecto en todos sus
aspectos. Este seguimiento y control incluye estar al pendiente del alcance, el
cronograma, el presupuesto, el recurso humano, la calidad y los riesgos.
Seguimiento y control
1.

supervisar el trabajo

2.

gestionar el control de cambios

3.

verificar el alcance de los productos obtenidos

4.

controlar el alcance, cronograma, costos y calidad

5.

administrar al personal

6.

reportar el desempeo del proyecto

7.

operar el control de la respuesta a riesgos

8.

administrar los contratos

Tabla 5.3 subprocesos del seguimiento y control del proyecto

Adicionalmente se administra o cultiva la relacin con los interesados en el
proyecto manejando el proceso de comunicacin de manera tal que se informe a
3

todos de los cambios aprobados y se resuelvan posibles problemas entre ellos.

Por ltimo, en este proceso se administran los contratos con proveedores para el
logro de los objetivos establecidos.
Tcnicas sugeridas
1.

bitcoras

2.

revisin entre pares

3.

revisiones tcnicas y administrativas

4.

seguimiento y control de hitos

Tabla 5.4 tcnicas de seguimiento y control del proyecto

4.1.1 grficas de avance

La curva de avance, es un documento muy til cuando llegamos a la etapa
de ejecucin del proyecto. Es un documento adicional de programacin donde se
ve, grficamente, el avance del proyecto a travs de una escala de tiempo, en %
de avance del proyecto total.
Esto se logra a travs de sumar los avances parciales de cada una de las
actividades en un perodo de tiempo.
La curva de avance, se elabora en dos modalidades, una curva de avance
programado y tambin sobre este mismo grfico, se traza la curva de avance real,
durante la ejecucin de los trabajos.

La principal utilidad que tiene esta grfica, es la de visualizar de manera

resumida y rpida, el desarrollo en la ejecucin del proyecto, y le sirve al jefe del
proyecto para efectuar un anlisis de las desviaciones que van ocurriendo a lo
largo del proyecto, con lo cual puede tomar las decisiones ms acertadas para
llevar a cabo acciones preventivas y/o correctivas, incluso para reprogramar todo
el proyecto.

4.1.2. Graficas de rendimiento

La grfica de rendimiento nos va a servir para observar el ritmo o velocidad
de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el
transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y
en la abscisa los das de duracin del proyecto ms la tolerancia calculada. En
esta grafica se seala la meta final que se encuentra en el rengln del 100 % de
eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

4.2. Cierre del proyecto

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el

momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cmo de bien
o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos
(beneficios) previstos.
Un proyecto ha finalizado cuando:

desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado
por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para
llevarlos a cabo.

desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes

adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente,
(independientemente de que an no se hayan cobrado).

El cierre del proyecto incluye la aceptacin oficial del proyecto y la finalizacin

del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes
y la documentacin de todo lo aprendido a lo largo de la ejecucin del proyecto.
En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de
valorarse y adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y
prevista del proceso de ejecucin del proyecto.
Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de
diseo, las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material,
contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniera y de impacto por parte de
terceros, por citar algunos. Ms all de la ejecucin de los cambios en el terreno,

el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se

construye.
Roles principales en el proceso de cierre
rol

responsabilidad

administrador

Entregar los productos finales del proyecto al

del proyecto

cliente y solicitar su aceptacin formal. Ordenar y

guardar la documentacin del proyecto. Finiquitar
documentalmente los contratos.

equipo de trabajo
cliente
destinatario
patrocinador

Terminar los productos.

o Aceptar formalmente, en su caso, los productos

del proyecto.
Mantenerse atento al cierre del proyecto.
Tabla 4.2 roles y responsabilidades en el proceso de cierre

Proceso de cierre

El proceso de cierre, realizado por el administrador en estrecha interaccin con

el cliente, permite terminar todos los procesos asociados con la administracin del
proyecto y retomar la verificacin del alcance en su parte terminal para realizar la
entrega de los productos del proyecto y constatar su aceptacin formal por el
cliente. Se debe obtener si es el caso un documento de entera satisfaccin
del cliente a la entrega de los productos o servicios finales.

Cierre
1.

cierre del proyecto

2.

cierre del contrato

3.

documentacin de lecciones aprendidas

Tabla 4.3 subprocesos del cierre del proyecto

Por otro lado, durante esta fase el administrador ordena, protege y guarda en
forma conveniente la documentacin del proyecto. sta ser til posteriormente
para la planificacin de proyectos futuros, por lo que deber quedar en un lugar
de fcil acceso.
Asimismo, mediante este proceso se finiquita el o los contratos con el cliente y
con los proveedores, lo cual debe hacerse formalmente, es decir, se debe de
producir un documento de finiquito legal firmado por las partes. Conviene por otra
parte solicitar al cliente si corresponde, una carta de recomendacin, ya que
puede constituir un valioso instrumento de acreditacin para ventas futuras.
Finalmente, como un ejercicio de recuperacin de la experiencia, el
administrador y su equipo analizan su desempeo y el de otros involucrados
durante las diversas fases del proyecto, y realizan correcciones y actualizaciones
a los activos organizacionales de la empresa donde laboran.

condiciones para el cierre del proyecto

normales
La circunstancia ms comn para el cierre del proyecto es tan slo un proyecto
terminado. En el caso de proyectos llave en mano, tal como la construccin de
una nueva instalacin de manufactura o la creacin de un sistema de informacin
8

personalizada, la terminacin est marcada por la transferencia de la propiedad al

cliente. Para muchos proyectos de desarrollo, el final incluye la terminacin del
diseo definitivo a produccin y la creacin de un nuevo producto o lnea de
servicio. Para otros proyectos internos, tales como ascensos en el sistema o la
creacin de nuevos sistemas de control de inventario, el final ocurre cuando la
produccin se incorpora en las operaciones

perpetuas
Al parecer, algunos proyectos nunca terminan; es decir, parece que
desarrollan vida propia. Aunque estos proyectos estn plagados de retrasos, se
consideran deseables cuando por fin terminan.
proyecto fracasado
En circunstancias raras, los proyectos tan slo fallaron por una diversidad de
razones. Por ejemplo, el desarrollo del prototipo de un producto de nueva
tecnologa puede mostrar el concepto original como imposible de trabajar.

4.2.1 objetivo del cierre del proyecto

Objetivos principales

 analizar desde la perspectiva econmica; balance de los recursos gastados y los

beneficios obtenidos.
diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las
previsiones iniciales y el resultado.
corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios
consolidar los resultados tcnicos del proyecto en el curriculum de la empresa
(conocimientos adquiridos, tecnologa utilizada, documentacin, productos, etc.).
Evaluacin de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas a partir de la consecucin del proyecto y darle continuidad
con nuevos contratos.
El cierre provoca obligatoriamente la facturacin y las reuniones de
evaluacin; donde se examinar cul ha sido el transcurso en fase del proyecto,
cul es el margen obtenido de beneficios y se extraern conclusiones sobre ello.

4.2.2. Aceptacin del proyecto

Con el fin de evitar ambigedades que se propagan hasta el momento de la
aceptacin del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro
antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algn documento.
Los administradores del proyecto, interno y externo, acuerdan utilizar el
siguiente formato para cerrar legalmente el proyecto de consultora. Consultan
con el departamento legal de la empresa para su aprobacin.

Formato de aceptacin formal

10

nombre del proyecto:

administrador

fecha:
del

proyecto:

nombre del cliente:

nombre del patrocinador:

aceptacin formal
Los abajo firmantes aceptan la terminacin bajo
completa satisfaccin del proyecto identificado
lneas arriba. Y estn de acuerdo en que los
productos entregados como resultado de este
esfuerzo satisfacen plenamente los requisitos
relativos a alcance, calidad, cronograma, y costo,
de manera tal que todo compromiso contractual y
legal ha sido cubierto y no tienen nada qu
reclamar.
nombre

firma

de lugar y fecha:

firma

de lugar y fecha:

firma

de lugar y fecha:

aceptacin:
nombre

aceptacin:
nombre

aceptacin:

Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado los trabajos
presentados y que est conforme con ellos.

4.2.3 informe del cierre del proyecto

11

El informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el

proyecto y usado por la directiva de la organizacin para evitar que persistan an
faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para
detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas,
riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese
momento.
De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y
cualquier elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido
una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los
clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razn. Se recomienda
siempre hacer un informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el
caso de que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea
mucho ms simple.
A continuacin se muestran algunos elementos que se considera importante
incluir en el informe, aunque puede definirse un formato propio con los acpites
que se entiendan necesarios:
Descripcin del proyecto: resumen con la descripcin general del proyecto, que
brinde una visin global acerca de sus objetivos.
Razones de ejecucin del cierre: definir por qu est cerrndose el proyecto, ya
sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusin ha llegado,
o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podra ser cerrado por
otras razones, como cambios en las polticas y prioridades de la organizacin.
Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razn mencionada
anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el
tomar las decisiones correspondientes.
Equipo de proyecto: describe los roles y la estructura que existe, los elementos
que fueron tenidos en cuenta, as como su comportamiento a lo largo del ciclo de
12

vida. Define, en el caso de que sea necesario, qu pasos se darn con cada
miembro del equipo, o qu sugerencias se tienen para su incorporacin a nuevas
tareas.
Gestin de conflictos: identifica los problemas que an perduran o que pueden
aparecer, y cmo se proceder a partir del cierre.
Gestin de riesgos: identifica los riesgos que sern transferidos con el producto
en operacin y cmo se debe proceder para su monitoreo.
Gestin financiera: identifica cualquier problema financiero, tales como fondos
excedentes, y define o propone cmo sern manejados.
Gestin de los recursos: describe los recursos que fueron adquiridos por el
proyecto y qu uso posterior se les dar.
Gestin documental: identifica cada elemento de la documentacin a almacenar,
indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, adems de dnde sern
ubicadas sus copias, ya sean duras o electrnicas, definir al responsable de esta
actividad.
Responsabilidades post proyecto: lista todas las responsabilidades que an se
tienen con el proyecto, qu acciones se requieren y quin es el responsable a
partir de ese momento. Aqu pueden incluirse salidas que no han sido entregadas,
o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajndose, cmo se
realizar el mantenimiento y soporte de los productos en operacin, entre otras
cosas.
Recomendaciones: lista cualquier recomendacin que se tengan, tales como
continuar la operacin, cmo solucionar problemas que se enfrenten, etc.

13

 Anexos: incluir cualquier documento que pueda brindar informacin adicional

importante, tales como copias de la aceptacin por parte del cliente para cada
entregable, copias de revisiones o evaluaciones previas del proyecto, etc.

4.2.4 evaluacin y retroalimentacin

procedimiento de evaluacin
Cuando las actividades se adelantan en su ejecucin a las fechas
programadas, generalmente no modifican sus costos directos y en cambio s
disminuyen los costos indirectos. En trminos generales podemos decir que
benefician los resultados de los presupuestos al terminar las actividades antes de
la fecha programada. Tambin es sencilla la decisin para adelantar la actividad
siguiente a aquella terminada con anticipacin y slo debe investigarse la
posibilidad de hacerlo en cuanto a tener en ese momento los recursos humanos y
materiales

que

se

requieren.

Tratndose de retardos, la evaluacin y la decisin no son tan sencillas porque,

por regla general, se modifican los costos, se trastornan las secuencias y se
pierde la disponibilidad del tiempo, por lo que hay necesidad de tener un
procedimiento de evaluacin que permita determinar todas las consecuencias de
un

retraso

en

una

actividad

del

proyecto.

Los retrasos deben ser absorbidos por las holguras y en el caso de que no
existan stas, aquellos deben neutralizarse por medio de compresiones en las
actividades.

14

 retroalimentacin
Tener una junta de evaluacin a posteriori con el cliente o patrocinador es
tan importante como tener juntas internas para evaluar el proyecto a posteriori en
la organizacin del proyecto. El objeto de la junta debe ser determinar si el
proyecto proporcion al cliente los beneficios que esperaba, evaluar el grado de
satisfaccin del cliente y obtener retroalimentacin que sirva para relaciones de
negocios futuras con ese cliente u otros. La junta debe contar con la participacin
del gerente del proyecto, los miembros clave del equipo y los representantes clave
de la organizacin del cliente involucrados en el proyecto. El gerente debe
programar la junta en una fecha cuando el cliente est en posicin de poder
determinar realmente si el proyecto cumpli sus expectativas y produjo los
beneficios que esperaba. En caso de un proyecto para crear un folleto de ocho
pginas a color para un cliente, la junta podra tener lugar poco despus de que el
folleto impreso ha sido entregado al cliente, porque ste sabr enseguida si el
folleto cumpli sus expectativas.

Bibliografa

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Rivera Martnez Francisco, Hernndez Chvez Gisel. Administracin de

proyectos: gua para el aprendizaje. Mxico, Pearson education, 1ra ed. 2010
F. Gray Clifford, W. Larson Erik. Administracin de Proyectos. Mxico,
Mcgraw gill, 4ta ed. 2009
Guido Jack, P Clements James. Administracion exitosa de proyectos.
Mxico, cengage learning, 5ta ed. 2012
http://www.marcoteorico.com/curso/49/administracion-de-proyectos#438
https://articulospm.files.wordpress.com/2012/04/cierre-de-los-proyectos.pdf

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