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Gesto de bases de dados e listas

Uma das tarefas mais comuns em que so utilizadas folhas de clculo a gesto
de listas (listas de nmeros de telefone, listas de clientes, listas de tarefas, listas de
transaces, listas de activos e passivos, etc.)
Respondendo a esta necessidade, o Microsoft Excel 2000, facilita a organizao e
anlise deste tipo de informaes.

Conceitos Bsicos
A estrutura de uma tabela ou lista, para poder ser tratada como base de dados,
basicamente a seguinte:

cada coluna da tabela representa um campo, ou seja, uma categoria em que


dividimos a informao que queremos registar;

cada linha da tabela representa um registo, ou seja, um conjunto de dados


estruturado de acordo com os campos da tabela;

necessria a existncias de uma linha de cabealho com o nome dos


campos.

Figura 88 - Exemplo de uma tabela/lista de dados: as colunas correspondem aos campos e as linhas
contm os registos.

Nota: No devem ser deixadas linhas em branco entre os registos nem entre a linha dos
cabealhos e as dos registos.

Joel Casteleira

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Idealmente, a folha de clculo s dever conter a lista. Se tal no for possvel, a


lista dever ser separada de quaisquer outras informaes por uma linha e uma coluna
em branco.

Elaborao de uma Lista de dados


A elaborao de uma lista de dados no Excel uma tarefa muito simples, embora
possa ser mais ou menos trabalhosa consoante a quantidade de informao a introduzir.
Para comear, necessrio efectuar uma anlise informao que se quer registar
e definir os campos da tabela/lista, ou seja, as categorias dos dados em que a informao
pode ser dividida.
Por exemplo, na figura seguinte, os campos da tabela/lista so: Cdigo, descrio,
preo unitrio, Stock, montante do stock.

Figura 89 - Exemplo de uma tabela/lista de dados correspondente a um catlogo de produtos de


uma empresa.

importante ter em conta que a primeira linha da tabela vai passar a ser
considerada o cabealho da lista de dados, portanto, onde se encontram os nomes dos
campos da nossa base de dados. Cada uma das linhas seguintes que contm dados
considerada um registo. Pode, se assim o desejar, continuar a acrescentar registos lista.
Tambm se pode eliminar alguns registos; nesse caso, deve-se eliminar a prpria linha.
Os comandos especficos do Excel para tratamento da informao encontram-se
no menu "Dados".
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Utilizar um formulrio para adicionar, alterar, consultar ou


eliminar registos
Depois de elaborada a Tabela/lista de dados, com a respectiva linha de cabealho
ou ttulos dos campos, pode-se adicionar, alterar, consultar ou eliminar registos lista
de dados em formulrio prprio ( semelhana do que existe habitualmente nos
programas de bases de dados). Para tal, necessrio, antes de mais, posicionar o cursor
numa qualquer clula da tabela ou lista de dados.
Em seguida, executa-se o comando "Formulrio" do menu "Dados", o qual, abre
uma caixa de dilogo tpica de formulrio, com os nomes dos campos atribudos lista
de dados.

Figura 90 - Caixa de dilogo tpica de formulrio.

Para passar de um campo para outro, pode-se utilizar o ponteiro do rato ou a tecla
de tabulaes.
Para passar de um registo para outro, pode-se usar:

as teclas das setas para baixo ou para cima;

as teclas Page Down e Page Up (10 registos de cada vez);

um clique com o ponteiro do rato sobre o boto do elevador da barra de


deslocamento (desloca um nmero de registos proporcional ao
deslocamento do boto);

Boto Localizar anterior ou Localizar seguinte.

Botes:
Boto Novo abre um novo registo (com os espaos dos campos em branco, onde se
introduz novos dados.)
Boto "Eliminar" - exclui o registo corrente na tabela/lista da folha de trabalho.
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Boto "Critrios" - os campos da caixa de formulrio passam a apresentar espaos em


branco, nos quais pode-se introduzir critrios de consulta ou filtragem da base de dados.
Boto Fechar Fecha a caixa de formulrio.

Validaes de entradas de dados


O Microsoft Excel permite introduzir mecanismos de validao dos dados a
introduzir numa tabela/lista na folha de clculo.
O comando "Validao..." do menu "Dados", abre uma caixa de dilogo chamada
"Validao de dados", onde se pode definir critrios de validao para as entradas de
dados numa clula ou intervalo de clulas seleccionadas previamente.

Figura 91 - Caixa de dilogo Validao de dados.

Na caixa de listagem relativa aos critrios de validao so apresentados os


diferentes tipos de dados, aos quais se pode aplicar restries.
Em seguida, deve-se especificar melhor, em conformidade com o tipo de dados
anteriormente escolhido, qual o critrio a aplicar. Por exemplo, se se tratar de nmeros,
pode-se querer definir critrios como: menor que; maior que; um intervalo de valores
entre x e y; etc.

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Figura 92 - Caixa de dilogo Validao de dados, definio de critrios.

Para retirar um critrio de validao introduzido numa clula ou intervalo de


clulas deve-se comear por seleccionar a(s) clula(s) e abrir a caixa de dilogo
"Validao de dados" e, a, clicar no boto Limpar tudo.
Pode-se inserir, em associao com um critrio de validao, uma "Mensagem de
entrada" e um "Aviso de erro". Para isso basta nos respectivos separadores "Mensagem
de entrada" e "Aviso de erro" definir a as mensagens pretendidas.

Figura 93 - Caixa de dilogo Validao de dados, separado Aviso de erro.

Figura 94 Mensagem de Erro

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Ordenar dados numa Tabela/Lista


Para efectuar uma ordenao numa tabela/lista de dados, deve-se comear por
posicionar o cursor numa qualquer clula da tabela ou lista de dados.
Para uma ordenao rpida da tabela/lista (com base no campo seleccionado)
pode-se utilizar um dos botes de ordenao da barra de ferramentas: "Ascendente"
(AZ)

ou "Descendente" (ZA).

Desta forma, a ordenao feita

automaticamente, sem que o utilizador possa definir nenhum critrio.


Para uma ordenao da tabela/lista mais controlada por parte do utilizador, devese executar o comando "Ordenar", no menu "Dados", o qual abre uma caixa de dilogo
especfica.

Figura 95 - Caixa de dialogo Ordenar.

A caixa de dilogo Ordenar, permite ordenar com base em mais de uma coluna.
Nas caixas de listagem: Ordenar por, Depois por e Depois por, pode-se
seleccionar o campo da tabela/lista que se pretende ter em conta na ordenao; e em
cada caso o tipo de ordenao. (ascendente ou descendente)
A opo "Tem linha de cabealho" indica que a primeira linha da lista deve ser
considerada como a linha de cabealhos (Nomes de campos), portanto, no deve ser
includa na ordenao dos dados. A opo "No tem linha de cabealho" indica que a
lista no tem cabealhos e, por isso, os dados da primeira linha tambm sero includos
na ordenao.

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Exemplo de uma ordenao de uma tabela/lista, ordenada por cdigo com tipo de
ordenao ascendente e depois por Preo unitrio tipo de ordenao descendente.

Utilizar filtros para anlise de uma tabela/lista


Filtrar uma Tabela/lista significa ocultar todas as linhas excepto aquelas que
correspondem a determinados critrios. O Excel disponibiliza dois comandos de
filtragem: Filtro automtico, para critrios simples, e Filtro avanado, para critrios
mais complexos.

Filtro automtico
Para utilizar o comando Filtro automtico, comece por seleccionar qualquer
clula da tabela/lista. A seguir, escolha Filtro automtico no submenu Filtro do
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menu Dados; o Excel apresenta setas pendentes ao lado de todos os cabealhos de


coluna da lista.
Se fizer clique sobre a seta ao lado de um cabealho, ver uma lista dos valores
unvocos desse cabealho, que poder utilizar para especificar critrios de filtragem.

Figura 96 Aplicao de Filtro automtico.

Figura 97 Tabela/lista Filtrada .

Repare que a numerao das linhas da figura anterior no seguida (7,10,11).


Quando utiliza os comandos Filtro automtico ou Filtro avanado para apresentar
um subconjunto da lista principal, o Excel limita-se a ocultar todas as linhas que no
satisfazem os seus critrios. Para o lembrar de que filtrou a lista, o programa apresenta
tambm os nmeros das linhas filtradas e setas pendentes numa cor contrastante.
possvel especificar critrios de filtragem automtica para o nmero de colunas
que desejar. Basta filtrar a lista com base numa coluna, depois filtrar a lista resultante
com base noutra coluna, e assim sucessivamente.
necessrio ter em conta que, caso se aplique um filtro a um determinado campo
sem se ter retirado algum eventual filtro aplicado anteriormente num outro campo, esses
dois filtros conjugam-se e os dados apresentados sero resultantes da combinao dos
dois filtros, o que, por vezes, d resultados inesperados e errneos.

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Os 10 Mais
Use o filtro automtico para encontrar os n itens mximos ou mnimos de uma
lista, ou aqueles que constituem a percentagem n mxima ou mnima do total de uma
coluna. Faa clique sobre a seta pendente da coluna e, em seguida, seleccione 10 Mais
na lista. O Excel apresenta a caixa de dilogo Filtro automtico dos 10 mais.

Figura 98 Caixa de dilogo Filtro automtico dos 10 mais .

A caixa de dilogo contem trs caixas. Na primeira, pode seleccionar Superior ou


Inferior. Na segunda, pode especificar qualquer nmero entre 1 e 500. Na terceira, pode
seleccionar Itens ou Percentagem.
Filtro automtico personalizado
Com a ajuda da opo Personalizar, possvel filtrar com base numa
desigualdade ou encontrar linhas que correspondam a um intervalo de valores. Para a
utilizar, abra a lista pendente da coluna pretendida e seleccione Personalizar. Ver a
caixa de dilogo Filtro automtico personalizado.

Figura 99 Caixa de dilogo Filtro automtico personalizado .

Pode introduzir um ou dois critrios na caixa de dilogo Filtro automtico


Personalizado. As caixas de listagem pendentes do lado esquerdo da caixa de dilogo
disponibilizam uma seleco de relaes ( igual a, diferente de, maior que, etc.), e

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as caixas de listagem do lado direito permite seleccionar os valores que constam da


lista.
Remover filtros automticos
Para remover um filtro automtico de uma determinada coluna, abra a lista
pendente dessa coluna e seleccione Tudo. Para remover todos os filtros automticos
actualmente em vigor; no menu Dados, escolha Filtro e, a seguir, Mostrar tudo.
Para remover todos os filtros automticos e as setas pendentes, escolha
novamente o comando Filtro automtico, removendo assim a marca da caixa de
verificao ao lado do seu nome no submenu Filtro do menu Dados.

Filtro Avanado
Ao contrrio do comando Filtro automtico, o comando Filtro avanado permitelhe fazer o seguinte:

Especificar critrios envolvendo duas ou mais colunas e a disjuno OU.


Por exemplo, pode restringir a sua lista de pessoal a todos os empregados
que tenham mais de 50 anos ou ganhem mais de $50.000. (Tambm pode
usar o filtro avanado se quiser ver linhas que satisfaam ambos os
critrios, >50 e >$50.000, mas ser mais simples usar o comando Filtro
automtico por duas vezes sucessivas.)

Especificar critrios calculados. Poder, por exemplo, enumerar s os


empregados cujos salrios sejam superiores ao salrio mdio em mais de
25 por cento.

Alm disso, o comando Filtro avanado pode ser usado para extrair linhas da
lista, colocando cpias dessas linhas noutra localizao da folha de clculo actual.
Tambm possvel criar reas de extraco com o comando Filtro automtico, mas,
nesse caso, ter de fazer a cpia e a colagem. O comando Filtro avanado, pelo
contrrio, far essas operaes por si.
Para executar um filtro avanado, escolha Filtro avanado no submenu Filtro
do menu Dados; o Excel apresenta a seguinte caixa de dilogo.

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Figura 100 Caixa de dilogo Filtro avanado .

Especificar um intervalo de critrios


O comando Filtro avanado, ao contrrio do filtro automtico, requer que
especifique critrios de filtragem num intervalo de folha de clculo separado da sua
lista. Uma vez que linhas inteiras se encontram ocultas quando o filtro executado, no
aconselhvel colocar o intervalo de critrios ao lado da lista. Em vez disso, coloque-o
acima ou abaixo da lista. Se pensa que a sua lista pode aumentar com o tempo, ser
provavelmente mais conveniente guardar o intervalo de critrios acima da lista ou numa
outra folha de clculo.
Um intervalo de critrios tem de compreender duas linhas, pelo menos. Introduzse um ou mais cabealhos de coluna na linha de cima, e os critrios de filtragem na
segunda linha e nas linhas subsequentes. Salvo para os critrios calculados, os
cabealhos do seu intervalo de critrios tm de ser exactamente iguais aos da sua lista.
Para evitar qualquer falha, a melhor maneira de criar estes cabealhos seleccionar os
cabealhos de coluna da sua lista e utilizar os comandos Copiar e Colar do menu
Editar para colar as respectivas cpias na primeira linha do intervalo de critrios.
Tenha presente que um intervalo de critrios no tem de incluir os cabealhos de
todas as colunas da lista. As colunas que no esto envolvidas no processo de seleco
podem ser eliminadas.

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Exemplo:
Pretende-se filtrar uma lista (figura seguinte), de modo a apresentar as linhas em
que o Stock se situe entre 10 e 125 para alm do Stock que seja inferior a 3.

Figura 101 Filtragem de uma lista utilizando o Filtro avanado.

Figura 102 Lista filtrada resultante da aplicao do Filtro avanado.

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Exemplos de critrios de filtragem avanados


Os critrios de filtragem avanados podem incluir mltiplas condies aplicadas
numa s coluna, mltiplos critrios aplicados a mltiplas colunas e condies criadas
como resultado de uma frmula.
Vrias condies numa nica coluna- Se tiver duas ou mais condies numa s
coluna, escreva os critrios directamente abaixo uns dos outros em linhas separadas. Por
exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta as linhas que contm Davolio,
Buchanan ou Suyama na coluna Vendedor.

Uma condio em duas ou mais colunas- Para localizar dados que correspondam a
uma condio em duas ou mais colunas, introduza todos os critrios na mesma linha do
intervalo de critrios. Por exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta todas as
linhas que contm Produtos na coluna Tipo, Davolio na coluna Vendedor e valores
de vendas superiores a 1.000 contos.

Uma condio numa ou noutra coluna- Para localizar dados que correspondam a uma
condio numa coluna ou a uma condio noutra coluna, introduza os critrios em
linhas diferentes do intervalo de critrios. Por exemplo, o intervalo de critrios seguinte
apresenta todas as linhas que contm Produtos na coluna Tipo, Davolio na coluna
Vendedor ou valores de vendas superiores a 1.000 contos.

Um de dois conjuntos de condies para duas colunas- Para localizar linhas que
correspondam a um de dois conjuntos de condies, em que cada conjunto inclui
condies para mais de uma coluna, escreva os critrios em linhas separadas. Por
exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta as linhas que contm Davolio na
coluna Vendedor e valores de vendas superiores a 3.000 contos e tambm apresenta as
linhas para o vendedor Buchanan com valores de vendas superiores a 1.500 contos.

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Condies criadas como sendo o resultado de uma frmula- Pode utilizar um valor
calculado que resulte de uma frmula como critrio. Quando utilizar uma frmula para
criar um critrio, no utilize um rtulo de coluna como rtulo de critrio. Deixe o rtulo
de critrio em branco ou utilize um rtulo que no seja um rtulo de coluna na lista. Por
exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta as linhas cujo valor da coluna G
maior do que a mdia das clulas E5: E14. Este intervalo de critrios no utiliza um
rtulo de critrio.

Tabelas Dinmicas
As tabelas dinmicas (pivot tables) constituem um recurso do Excel para
organizar tabelas ou listas de dados. Quando cria uma tabela dinmica, especifica os
campos em que est interessado, e como quer organizar a tabela. Depois de ter
construdo a tabela, poder reorganiz-la para visualizar os seus dados de outras
perspectivas. esta capacidade de "dinamizar" as dimenses da tabela - por exemplo,
transpor cabealhos de coluna para posies de linha - que d o nome tabela dinmica
e faz dela uma ferramenta extremamente poderosa.

Figura 103 Exemplo da utilizao de Tabela dinmica.

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Figura 104 Esquema de uma tabela dinmica.

Quando utilizar um relatrio de tabela dinmica?


Utilize um relatrio de tabela dinmica quando quiser comparar totais
relacionados, principalmente quando tem uma longa lista de valores a resumir e quiser
comparar diversos aspectos de cada valor. Utilize relatrios de tabela dinmica quando
quiser que o Microsoft Excel ordene, calcule subtotais e totais automaticamente. No
exemplo acima, pode facilmente observar como as vendas relacionadas com o golfe
durante o terceiro trimestre, na clula F5, se destacam em relao s vendas dos outros
desportos e aos outros trimestres ou em relao s vendas dos totais gerais. Devido
interactividade do relatrio de tabela dinmica, pode, ou outros utilizadores podem,
alterar a vista dos dados para visualizar mais detalhes ou calcular sumrios diferentes.

Criar uma Tabela Dinmica


possvel criar tabelas dinmicas a partir de quatro tipos de dados:
1. Uma lista do Excel.
2. Uma origem de dados externa.
3. Vrios intervalos de "consolidao" (listas separadas do Excel que o
comando Relatrio de tabelas e de grficos dinmicos consolidar ao
construir a sua tabela dinmica).
4. Outra tabela dinmica.
Para criar uma tabela dinmica, comece por seleccionar qualquer clula da lista a
partir da qual pretende criar a sua tabela dinmica. A seguir, escolha o comando

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Relatrio de tabelas e de grficos dinmicos no menu Dados do Excel. Esta aco


convoca o Assistente de tabelas e grficos dinmicos, que inicia o processo de criao
da tabela. O assistente pedir-lhe- que siga os seguintes passos:
1. Especifique o tipo de origem de dados em que a tabela ir basear-se e se
quer criar uma tabela dinmica ou um grfico dinmico.
2. Indique a localizao da sua origem de dados.
3. Indique onde pretende que a tabela aparea.

Passo 1: Especificar o tipo da origem de dados e tipo de relatrio

Figura 105 Caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos dinmicos passo 1 de 3.

Note que o Excel utiliza imagens no lado esquerdo desta caixa de dilogo para
confirmar a sua seleco. Se seleccionar Origem de dados externa, por exemplo, a
imagem esquerda passa a mostrar um mainframe a transferir dados para um terminal
de secretria. Se escolher Grfico dinmico, a imagem no canto inferior esquerdo da
caixa de dilogo muda de uma tabela para um grfico.
Depois de indicar o tipo da sua origem de dados e tipo de relatrio faa clique
sobre o boto Seguinte.

Passo 2: Indicar a localizao da origem de dados


Se tiver baseado a sua tabela dinmica numa lista do Excel e seleccionado uma
clula nessa lista antes de invocar o Assistente de tabelas e grficos dinmicos, o
assistente j conhece a localizao dos seus dados e s lhe pede para a confirmar. Se a
sua origem de dados for uma lista do Excel que no est aberta, pode fazer clique sobre
o boto Procurar, na caixa de dilogo mostrada acima, para a localizar. Mesmo depois

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de ter especificado o ficheiro, ter de introduzir um nome ou uma referncia de


intervalo para que o assistente saiba que parte do ficheiro deseja utilizar.

Figura 106 Caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos dinmicos passo 2 de 3.

Se estiver a construir uma tabela dinmica a partir de uma origem de dados


externa, ver a caixa de dilogo ilustrada na figura seguinte. Faa clique sobre o boto
Obter dados desta caixa de dilogo.

Figura 107 Caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos dinmicos passo 2 de 3, origem
de dados externos.

Se a sua origem de dados for outra tabela dinmica ou outro grfico dinmico, o
assistente apresentar uma lista das tabelas dinmicas e dos grficos dinmicos
existentes, permitindo-lhe escolher o que vai querer usar.

Passo 3: Indicar ao assistente onde colocar a tabela dinmica

Figura 108 Caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos dinmicos passo 3 de 3.

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Na ltima caixa de dilogo do assistente indicar onde quer colocar a tabela


dinmica. Para colocar a tabela numa nova folha de clculo (o que sempre uma
escolha segura), seleccione a opo Nova folha de clculo. Caso contrrio, seleccione
Folha de clculo existente e fornea uma referncia ou um nome de intervalo na caixa
de edio.
Antes de fazer clique sobre Concluir, pode fazer clique sobre Opes e
especificar informaes como um intervalo de actualizao automtica para a sua
tabela.
Se preferir criar tabelas dinmicas como fazia no Microsoft Excel 97 e verses
anteriores, faa clique sobre o boto Esquema da caixa de dialogo Assistente de
tabelas e Grficos dinmicos passo 3 de 3. Conforme indicado na caixa de dilogo
Assistente de tabelas e grficos dinmicos - esquema a construo da tabela e feita
arrastando os botes referentes aos campos da tabela original para o diagrama
representativo, que contm quatro reas diferentes (LIN linhas, COL colunas,
DADOS e PGINA).

Figura 109 Caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos dinmicos esquema.

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Estruturar a Tabela Dinmica


No caso de no ter utilizado a caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos
dinmicos esquema para definir a estrutura da tabela dinmica, e, depois de ter feito
clique sobre o boto Concluir, o Excel apresenta um esquema de tabela em branco
semelhante ao mostrado na figura seguinte. Apresenta ainda a barra de ferramentas
Tabela dinmica, que integra botes para cada campo da origem de dados.

Figura 110 Esquema de organizao da tabela dinmica e barra de ferramentas Tabela


Dinmica.

A organizao inicial da sua tabela criada arrastando botes de campo da barra


de ferramentas para o esquema de pgina.

Figura 111 Tabela dinmica resultante da estruturao.

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Exemplo:
Para criar a tabela dinmica mostrada na figura anterior, arraste o boto Preo
Unitrio para o eixo das linhas (a rea assinalada com Largue os campos de linha
aqui), o boto Descrio para o eixo das colunas (a rea assinalada com Largue os
campos de coluna aqui), o boto Stock para a rea de dados (a rea assinalada com
Largue os itens de dados aqui) e o boto Cdigo para a rea de Pgina (a rea
assinalada com Largue os campos de pgina aqui). Pode colocar o nmero de campos
que quiser em qualquer das reas do esquema. Para remover um campo, arraste o
respectivo boto para fora do esquema.

Figura 112 Processo de Organizao da tabela dinmica de exemplo.

Figura 113 Processo de Organizao da tabela dinmica, arrastamento dos botes

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Depois de ter concludo o processo de criao de uma tabela dinmica pode-se em


qualquer momento manipul-la de mltiplas formas. Para isso o Excel disponibiliza
uma barra de ferramentas prpria para Tabelas dinmicas.

Figura 114 Barra de ferramentas Tabela dinmica.

Criar grficos dinmicos


Pode criar um grfico dinmico a partir do Assistente de tabelas e grficos
dinmicos, ou pode criar primeiro uma tabela dinmica e depois, fazer clique sobre o
boto Assistente de Grfico da barra de ferramentas Tabela dinmica. Se optar pelo
primeiro mtodo, o Excel cria uma nova tabela dinmica e um novo grfico dinmico.
Se optar pelo segundo mtodo, o Excel cria um grfico dinmico baseado na tabela
dinmica actual.
Pode reorganizar um grfico dinmico exactamente da mesma maneira que uma
tabela dinmica, arrastando botes de campo de um eixo para outro. Para adicionar
campos, arraste-os da barra de ferramentas Tabela dinmica. Para remover campos,
arraste-os para fora do grfico. (Dado que grfico e tabela esto sempre ligados em
cadeia, tambm pode reorganizar um grfico reorganizando a tabela a que esse grfico
est ligado.).

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Figura 115 Grfico dinmico

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